XL186 – Krajowy System e-Faktur (KSeF) – import

Import faktur z KSeF: opcja za okres oraz import konkretnej faktury Kontrahenci, po wybraniu której Użytkownik może przypisać na formatkę kontrahenta/listę kontrahentów, co oznacza, że System ma zaimportować z KSeF wyłącznie faktury wystawione przez tych Dostawców. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana w następujących przypadkach:

Ww. import faktur od konkretnych dostawców dokonywany jest za okres podany przez Użytkownika w kontrolkach Od i Do.

Lista Dostawców od których dokonywany jest import faktur KSeF jest przez System zapamiętywana i stosownie aktualizowana dla każdego Operatora dokonującego takiego importu. Nie ma więc potrzeby każdorazowego definiowania listy Dostawców, System domyślnie podpowiada ją na podstawie listy kontrahentów poprzednio wykonanego importu.

Import faktur w paczkach

Środowisko API KSeF nakłada na Użytkowników limity w zakresie ilości zapytań w określonym czasie. Szczegółowe informacja na ten temat znajdują się w dokumentacji opublikowanej pod poniższym linkiem:

https://github.com/CIRFMF/ksef-docs/blob/main/limity/limity-api.md

Na dzień powstawania niniejszego dokumentu limity te ustalone były na przedstawionym w poniższej tabeli poziomie.

Dotychczas stosowana w Systemie Comarch ERP XL metoda importowania pojedynczo kolejnych faktur z KSeF powodowała, że w przypadku Użytkowników importujących duże ilości faktur ww. limity wyczerpywane były zbyt szybko. Aby temu zaradzić udostępniona została metoda import faktur paczkami, przy czym Użytkownik ma możliwość określenia poniższych parametrów tego importu:

Domyślnie import paczkami odbywa się wówczas, jeśli zgodnie z kryteriami importu (zakres czasowy, konkretni dostawcy itp.) System będzie importował co najmniej pięć faktur i odbędzie się on wówczas paczkami zawierającymi nie więcej niż 250 dokumentów. Użytkownik może te wielkości zmienić w Konfiguracja/KSeF/Import/Import paczkami odpowiednio w kontrolce Próg oraz Ilość w paczce. Dozwolony zakres edycji od 10 do 250 w kontrolce Ilość w paczce wynika z zakresu dozwolonego w KSeF. W konsekwencji również próg można ustawić w zakresie od 1 do 250.

Opcjonalne pomijanie faktur zaimportowanych z KSeF poza systemem

Podczas importu faktur zakupu z KSeF System pomija te faktury, które zostały już zaimportowane do Systemu Comarch ERP XL i znajdują się na liście Faktury zakupu z KSeF. W przypadku, gdy Użytkownik zarejestrował w Systemie fakturę zakupu i samodzielnie nadał jej numer KSeF, włączając uprzednio parametr Źródłowy z KSeF/Poza systemem faktura o takim numerze KSeF była importowana na listę Faktury zakupu z KSeF.

Zachowanie Systemu w tym zakresie zostało sparametryzowane i zależy od ustawienia parametru Pomijaj faktury zaimportowane poza systemem w Konfiguracja/KSeF/Import.

Włączenie parametru oznacza, że podczas importu pomięte zostaną nie tylko faktury zaimportowane z KSeF bezpośrednio przez Comarch ERP XL ale również zarejestrowane w nim na podstawie faktur KSeF pobranych samodzielnie z aplikacji podatnika, czy też przez inny system np. BPM.

Faktury zakupu z KSeF

Dla każdej z zaimportowanych z KSeF faktur prezentowane są poniższe dane:

Użytkownik może wstępnie określić czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Można to uczynić wybierając na formatce szczegółów faktury z KSeF jedną z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT w kontrolce Kwalifikacja.

Właściciel

Lista faktur z KSeF ograniczana jest standardowo wg Właściciela, jak inne listy w Systemie. Podczas importu faktur z KSeF Właściciel ustalany jest na podstawie centrum, w kontekście którego zalogowany jest Operator dokonujący takiego importu. Tak ustalonego Właściciela można zmienić na formatce szczegółów danego rekordu, a w jednej z kolejnych wersji również seryjnie za pomocą stosownej opcji w menu kontekstowym. W ten sposób Użytkownik może wskazać, które centrum ma mieć dostęp do danej puli faktur z KSeF, czyli które centrum powinno zarejestrować na ich podstawie faktury zakupu w Systemie. Właściciel poszczególnych faktur KSeF prezentowany jest w stosownej kolumnie listy faktur KSeF.

Faktura

Jeżeli na podstawie danej faktury zaimportowanej z KSeF został utworzony dokument w Systemie, wówczas jego numer prezentowany jest w kolumnie Faktura. Numer ten prezentowany jest w kolorystyce właściwej dla stanu, w jakim się on znajduje.

Opis

Kontrolka Opis dostępna na formatce faktury zaimportowanej z KSeF służy do wprowadzanie przez Użytkownika dowolnych adnotacji, które prezentowane są również bezpośrednio na liście.

Data wystawienia

ustalana na podstawie daty wystawienia przesłanej w polu P_1 pliku e-faktury

Data sprzedaży 

ustalana na podstawie daty sprzedaży przesłanej w polu P_6, jeżeli pole nie zostało przesłane, wówczas na podstawie pola P_6_Od, jeżeli żadne z tych pól nie zostało przesłane, wówczas na podstawie daty wystawienia faktury, przesłanej w polu P_1

Wartości netto i kwoty podatku VAT 

obsłużone zostało samodzielne ustalanie przez System Comarch ERP XL wartości netto oraz kwoty VAT tych importowanych z KSeF dokumentów, dla których Dostawca nie przekazał wielkości netto/VAT na poziomie podsumowania faktury (brak/puste pola od P_13_1 do P_13_11) ale wyłącznie na poziomie elementów (kolejnych powtórzeń sekcji FaWiersz) faktury. Dla takich dokumentów API KSeF nie zwraca wartości netto i kwoty VAT, w konsekwencji czego na fakturze zaimportowanej z KSeF do Systemu Comarch ERP XL były one dotąd zerowe. Aby temu zaradzić System samodzielnie ustala i zapisuje wartość netto i kwotę VAT faktury KSeF w oparciu o elementy faktury. Taki mechanizm uruchamiany jest o ile zachodzą oba poniższe warunki:

Wartości brutto

w tabeli KSeFDokumenty dla importowanych faktur oprócz wartości netto (w walucie dokumentu) i kwoty podatku VAT (w PLN) zapisywana jest również wartość brutto (w walucie dokumentu) i to ona prezentowana jest na liście faktur KSeF i formatce faktury KSeF w kolumnie/kontrolce: Wartość brutto.

Identyfikator oddziału 

ustalany na podstawie pola IDWew przesłanego w sekcji Podmiot3 z rolą 2

Filtry na liście Faktur zakupu z KSeF

Lista faktur zakupu z KSeF została wyposażona w szereg filtrów:

Operacje dostępne na liście Faktur zakupu z KSeF

Udostępnione zostały poniższe operacje dla dokumentów zaimportowanych z KSeF:

Spinanie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie

Fakturę KSeF można spiąć z dokumentem handlowym zakupu lub z fakturą zakupu A-vista zarejestrowaną wprost w Rejestrze VAT. Służy do tego stosowny przycisk pod listą oraz stosowna opcja w menu kontekstowym listy. Po wywołaniu operacji System otwiera listę faktur zakupu lub listę Rejestr VAT w trybie do wybory i dokonuje wiązania faktury KSeF ze wskazanym dokumentem. Operacja spinania dostępna jest dla faktury KSeF, która nie została odrzucona i nie została dotąd spięta z dokumentem XL-owym. Do wykonania operacji spięcia z dokumentem, który został już zatwierdzony wymagane jest prawo Operatora Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Podczas spinania dokumentów System dokonuje weryfikacji zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu XL-owego, sprawdzany jest: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj i kwalifikacja. W przypadku braku zgodności prezentowane jest stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie stanowi przeszkody do spięcia dokumentów.

Oprócz dostępnej od kilku wersji Systemu funkcjonalności spinania dokumentu zarejestrowanego w Systemie z fakturą zaimportowaną z KSeF polegającej na wskazaniu przez Użytkownika dokumentu do spięcia udostępniona została opcja spinania Spinaj wg NIP i numeru, w której to System sam identyfikuje dokument do spięcia i takiego spięcia dokonuje. Identyfikacja dokumentu do spięcia polega na odszukaniu dokumentu o zgodnym numerze NIP kontrahenta i zgodnym numerze własnym faktury.

• KSF_NIPSprzedawcy zgodny z KnA_NIP
• KSF_DokumentObcy zgodny z Trn_DokumentObcy

Nowa opcja spinania została udostępniona:

Rozłączenie faktury KSeF z dokumentem systemowym

Za pomocą operacji rozłączenia faktury KSeF dostępnej jako przycisk pod listą oraz opcja w menu kontekstowym listy, w tym jako operacja seryjna, Użytkownik może wycofać operację spięcia. Aby dokonać rozpięcia z dokumentem systemowym, który został już zatwierdzony Operator musi mieć prawo Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Podgląd dokumentu utworzonego na podstawie faktury KSeF

Jeżeli dana faktura KSeF została już związana z dokumentem zarejestrowanym w Systemie, wówczas dostępny jest jej podgląd. Służy do tego stosowna opcja w menu przycisku lupy oraz opcja w menu kontekstowym listy.

Zmiana właściciela

Operacja zmiany Właściciela pozwoli na szybką, seryjną zmianę centrum na wskazanych fakturach KSeF, a tym samym zmianę zasad dostępu poszczególnych Operatorów/centrów praw do tych dokumentów.

Zmiana kwalifikacji

Za pomocą ww. opcji Użytkownik będzie mógł dokonać przypisania/zmiany kwalifikacji na wskazanych fakturach KSeF tj. ustalić jaki typ dokumentu ma został zarejestrowany na jego podstawie: dokument handlowy czy dokument rejestrowany wprost w Rejestrze VAT, bez konieczności podnoszenia formatki szczegółów faktury.

Na karcie kontrahenta i wzorca kontrahenta w sekcji KSeF/Zakup dodana została kontrolka Kwalifikacja, w której Użytkownik może wskazać jedną z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT. Wskazanie jednego z tych typów dokumentów oznacza, że na podstawie faktur importowanych z KSeF pochodzących od tego Dostawcy Użytkownik rejestruje zawsze dokumenty handlowe lub dokumenty kosztowe (dokumenty VAT). Pozostawienie tej kontrolki pustej oznacza, że takiego przypisanie nie można jednoznacznie dokonać, ponieważ od takiego kontrahenta firma otrzymuje zarówno faktury handlowe jak i kosztowe.

Ww. kontrolka pełni na razie wyłącznie funkcję informacyjną, w jednej z kolejnych wersji Systemu będzie wykorzystywana podczas operacji Ustal kwalifikację dokonywaną seryjnie przez System dla dokumentów zaimportowanych z KSeF.

Odrzucenie/Przywrócenie faktury KSeF

Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dokonywane jest na formatce szczegółów faktury, natomiast w kolejnej wersji dostępne będzie również jako operacja seryjna w menu kontekstowym. Faktury odrzucone prezentowane są w szarym kolorze.

Formatka podglądu faktury KSeF

Dane dotyczące danej faktury KSeF prezentowane są na dedykowanej do tego formatce, składającej się z dwóch sekcji. W sekcji lewej prezentowane są podstawowe dane dotyczące tej faktur, w sekcji prawej zaś podgląd faktury KSeF na podstawie pliku html tejże faktury.

Ww. załącznik podłączany do importowanej faktury tworzony jest podobnie jak to ma miejsce podczas wysyłki faktury tj. zależnie od opcji w Konfiguracji/KSeF zapisywany jest w bazie lub jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku plik zapisywany jest z lokalizacji wskazanej przez Użytkownika wg następującej zasady: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Na formatce prezentowane są poniższe dane:

Na prawej belce formatki dostępne są operacje: Spinaj z dokumentem i Rozłącz pozwalające na spięcie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie lub wycofanie takiej operacji, wg zasad opisanych we wcześniejszej części dokumentu.

Użytkownik może przypisać atrybuty i załączniki do zaimportowanej faktury KSeF wg zasad jak dla innych obiektów w Systemie.

Operacje seryjne na liście faktur zakupu z KSeF

Na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF obsłużone zostały poniższe operacje seryjne:

Seryjna zmiana Kwalifikacji, pozwalająca na wstępne określenie czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Zmiana dokonywana jest poprzez wybór jednej z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT 

Seryjne Odrzucanie i Przywracanie faktur. Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dotąd dokonywane było wyłącznie na formatce szczegółów faktury, w wersji 2024.0 dostępne zostało jako operacja seryjna.

Generowanie dokumentów na podstawie faktury zaimportowanej z KSeF

W Systemie Comarch ERP XL udostępniona została funkcjonalność generowania poniższych typów dokumentów na podstawie faktury zaimportowanej z KSeF:

Generowanie dokumentów na podstawie KSeF z rozpoznawaniem typu tworzonego dokumentu

Generowanie z listy faktur KSeF

Generowania poszczególnych typów dokumentów na podstawie faktur zaimportowanych z KSeF można dokonywać poprzez wybór danego typu dokumentu. Dodatkowo udostępniona została operacja, w której to System samodzielnie rozpoznaje typ dokumentu jaki powinien zostać utworzony kolejno dla wskazanych faktur KSeF.

Rozpoznawanie typu generowanego dokumentu odbywa się w oparciu o kilka parametrów:

Dodatkowe kryteria typu dokumentu ustalane w Konfiguracji systemu:

Rozpoznawanie przez System typu dokumentu generowanego na podstawie faktury KSeF odbywa się wg poniższych zasad:

Generowanie FZ/(A)FZ na podstawie faktury zaimportowanej z KSeF

Fakturę zakupu FZ oraz (A)FZ z pozycjami można utworzyć na podstawie dokumentu KSeF o rodzaju VAT, UPR oraz ROZ, natomiast fakturę (A)FZ bez pozycji dodatkowo na podstawie dokumentu o rodzaju ZAL. Przed generowaniem dokumentu System sprawdza, czy faktura KSeF nie została przez Użytkownika odrzucona, jak również to, czy nie utworzono już na jej podstawie dokumentu w Systemie. Podczas tworzenia danego typu dokumentu System nie kontroluje ustalonej dla danej faktury KSeF Kwalifikacji (dokument handlowy, dokument VAT), kwalifikacja ta jest jedynie podpowiedzią/sugestią dla Operatora jaki typ dokumentu powinien on utworzyć (FZ, czy (A)FZ).

Generowanie ww. dokumentów udostępnione zostało:

Przed generowaniem dokumentu System sprawdza, czy plik .xml będący załącznikiem do faktury KSeF jest zgodny ze schematem e-faktury. Weryfikacja ta jest opcjonalna, decyduje o niej stosowny parametr w System/Konfiguracja/KSeF/Import.

Nie przewiduje się możliwości tworzenia FZ na podstawie KSeF na liście dokumentów magazynowych. Jeżeli Użytkownik najpierw rejestruje dokument PM/AWD, a dopiero później fakturę, wówczas powinien postępować w jeden z poniższych sposobów:

Funkcjonalność generowania na podstawie faktury KSeF dokumentu FZ realizującego zamówienie zakupu odbywa się podczas tworzenia faktury z listy faktur KSeF oraz z listy dokumentów FZ i została opisana w dalszej części dokumentu. Generowanie dokonywane na liście zamówień zakupu odbywa się według dotychczasowych zasad. Jeżeli więc Użytkownik będzie nadal generował FZ z listy zamówień, wówczas tak utworzoną fakturę powinien samodzielnie spiąć z fakturą KSeF za pomocą operacji Spinaj z KSeF.

Podobnie należy postępować rejestrując w Systemie inne niż FZ/(A)FZ typy dokumentów zakupu – należy je zarejestrować w dotychczasowy sposób, a następnie dokonać ich samodzielnego spięcia z fakturą KSeF.

Kontrahent na FZ/(A)FZ tworzonej na podstawie faktury KSeF

Podczas importu faktur zakupu ze środowiska KSeF System odczytuje i zapisuje w tabeli cdn.KSeFDokumenty dane dotyczące Sprzedawcy, przesłane w pliku e-faktury. Dane te są następnie wykorzystywane podczas identyfikacji kontrahenta w Systemie, czy też podczas zakładania karty kontrahenta głównego ustalanego na tworzonym dokumencie FZ/(A)FZ.

Identyfikacja kontrahenta dokonywana jest na podstawie numeru NIP Sprzedawcy wg zasad przedstawianych na poniższym rysunku i opisanych w dalszej części dokumentu.

Identyfikacja kontrahenta na podstawie adresu podstawowego

Identyfikacja kontrahenta przebiega wg poniższych zasad:

Identyfikacja kontrahenta na podstawie adresu dodatkowego

Jeżeli w Systemie nie zdefiniowano karty kontrahenta (adresu podstawowego) o danym numerze NIP, wówczas System poszukuje adresu dodatkowego o takim numerze NIP i jeżeli takowy znajdzie, wówczas ustala kontrahenta głównego na jego podstawie. Jeżeli takich adresów jest wiele, wówczas System ustala kontrahenta na podstawie 1-go z nich. Zachowanie Systemy w przypadku, gdy adresu o danym numerze NIP nie udało się odnaleźć opisane zostało w rozdziale poniżej.

Sprzedawca niezidentyfikowany w Systemie

Jeżeli System nie odnajdzie kontrahenta o danym numerze NIP, wówczas dalsze zachowanie zależne jest od ustawienia stosownych opcji w System/Konfiguracja/KSeF/Import:

Zakładanie nowej karty przez Operatora dokonywane jest za pośrednictwem okna pomocniczego, w którym prezentowane są podstawowe dane Sprzedawcy odczytane z e-faktury. Na formatce tej dostępne są poniższe operacje:

Za pomocą przycisku Utwórz kartę kontrahenta Użytkownik ma możliwość utworzenia na podstawie ww. danych nowej karty kontrahenta. Po wywołaniu tej operacji System tworzy nowego kontrahenta i podnosi jego kartę, dzięki czemu Użytkownik może dokonać jeszcze ewentualnych zmian w zakresie jego danych. Po zapisie karty kontrahenta zostaje ona przypisana na formatkę pomocniczą

Zamiast tworzenia nowej karty Operator może wskazać kartę już istniejącego kontrahenta. Odbywa się to za pomocą przycisku Kontrahent, otwierającego listę kontrahentów w trybie do wyboru lub poprzez podanie Akronimu tego kontrahenta w kontrolce za tym przyciskiem

Odpięcie niewłaściwie przypisanego kontrahenta odbywa się poprzez usunięcie wartości w ww. kontrolce

Przycisk lupy służy do podniesienie karty przypisanego/utworzonego kontrahenta w trybie do edycji

Ostatecznie, po akceptacji okna pomocniczego System ustala na dokumencie kontrahenta przypisanego na formatkę pomocniczą (przypisanego z listy kontrahenta lub utworzonego przez Operatora).

Karta nowego kontrahenta dodawana jest w kontekście grupy wskazanej w Konfiguracji. Akronim zakładanej karty kontrahenta nadawany jest zależnie od ustalonej tam stosownej opcji:

Zasady ustalania poszczególnych parametrów tworzonej karty kontrahenta i jego adresu podstawowego przedstawia poniższa tabela.

Kontrahent na generowanej (s)FZ

Identyfikacja kontrahenta dokonywana jest na podstawie numeru NIP Sprzedawcy przesłanego w pliku KSeF i obsłużona została w podobny sposób, jak podczas generowania FZ na podstawie KSeF. W pierwszej kolejności System dokonuje identyfikacji w oparciu o adres podstawowy kontrahenta:

Jeżeli w Systemie nie zdefiniowano karty kontrahenta (adresu podstawowego) o danym numerze NIP, wówczas System poszukuje adresu dodatkowego o takim numerze NIP i jeżeli takowy znajdzie, wówczas ustala kontrahenta na jego podstawie. Jeżeli takich adresów jest wiele, wówczas System ustala kontrahenta na podstawie 1-go z nich.

Jeżeli System nie odnajdzie kontrahenta o danym numerze NIP, wówczas operacja generowania (s)FZ zostaje przerwana. System, w odróżnieniu od operacji generowania FZ nie zakłada nowej karty kontrahenta podczas generowania (s)FZ. W Systemie Comarch ERP XL faktury typu spinacz (s)FZ tworzone są zawsze w powiązaniu z dokumentami PZ, skoro więc w bazie nie ma kontrahenta, którego dotyczy dana faktura KSeF nie ma więc i dokumentów PZ, na podstawie których taki spinacz byłby tworzony.

Adres kontrahenta głównego na tworzonej FZ

W przypadkach kiedy System zidentyfikuje w bazie kontrahenta o danym numerze NIP lub Użytkownik wskaże go spośród wielu kontrahentów adres ustalany jest wg poniższych zasad:

W przypadkach, kiedy System nie zidentyfikował kontrahenta i Użytkownik wskazał go samodzielnie ustalany jest adres bieżący wskazanego kontrahenta.

Jeżeli na dokumencie ustalany jest kontrahent Jednorazowy, wówczas przypisywany jest jego 1-wszy y adres.

W przypadku, kiedy zakładana jest nowa karta kontrahenta ustalany jest adres bieżący zakładany wraz z tą kartą.

Kontrahent Docelowy i Płatnik na FZ/(A)FZ

Jako kontrahent docelowy na generowanej FZ/(A)FZ ustalany jest kontrahent zgodny z kontrahentem głównym dokumentu, adres kontrahenta docelowego ustalany jest w standardowy sposób tj.

Płatnik i jego adres również ustalany jest standardowo tj. Płatnik na podstawie płatnika przypisanego do karty kontrahenta głównego, adres zaś wg poniższych zasad:

Waluta i kurs na fakturze generowanej na podstawie dokumentu KSeF

Waluta tworzonego dokumentu FZ/(A)FZ ustalana jest na podstawie waluty przekazanej w e-fakturze KSeF w polu KodWaluty, kurs zaś na dokumencie walutowym ustalany jest zależnie od ustawienia stosownych parametrów w System/Konfiguracja/KSeF/Import w sekcji Kurs na tworzonym dokumencie.

Jeżeli ustawiono opcję Z importowanej faktury, wówczas kurs ustalany jest na podstawie kursu przesłanego w polu:

Jeżeli w fakturze KSeF kurs nie został przesłany lub jest on różny dla poszczególnych elementów faktury, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od ustawienia parametru Wylicz, jeśli nie został podany. Jeżeli jest on włączony, wówczas System wylicza przybliżony kurs na podstawie innych wielkości przesłanych w e-fakturze (kwota VAT w PLN i kwota VAT w walucie) i taki ustala na dokumencie. W przypadku dokumentów na których VAT nie został naliczony i nie przekazano kursu ustalony zostaje kurs bieżący.

Jeżeli ww. parametr jest wyłączony, wówczas na tworzonym dokumencie ustalany jest kurs bieżący. Podobnie się dzieje wówczas, jeżeli opcja ustalania kursu ustalona jest na Bieżący.

Przez ww. kurs bieżący należy rozumieć kurs ustalany w Systemie standardowo tj. na podstawie rodzaju daty i ilości dni przed tą datą z definicji dokumentu FZ i dat ustalonych na generowanym dokumencie.

Waluta i kurs na generowanej (s)FZ

Waluta generowanego dokumentu (s)FZ ustalana jest na podstawie waluty przesłanej w fakturze KSeF. Na tak tworzony dokument spinane są wyłącznie PZ/PKA w walucie zgodnej w walutą faktury KSeF. Jeżeli przesłana w fakturze KSeF waluta nie została zdefiniowana w Systemie, wówczas operacja generowania (s)FZ jest przerywana.

W zakresie ustalania kursu na (s)FZ przyjęte zostały poniższe zasady:

Domyślnie System proponuje jedną z poniższych opcji

Numer obcy oraz daty na generowanej FZ/(A)FZ

Numer obcy generowanej faktury ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury.

Faktura KSeF pozostaje do dyspozycji Nabywcy z dniem jej przyjęcia w KSeF, w związku z czym data wpływu faktury tworzonej na jej podstawie, a co za tym idzie pozostałe parametry zależne od tej daty takie jak rok/miesiąc w numeracji dokumentu, rok/miesiąc ujęcia faktury w deklaracji, prawo do odliczenia itp. ustalane są na podstawie daty przyjęcia faktury w KSeF. Na podstawie tej daty ustalana jest również data wystawienia dokumentu.

Data zakupu zaś ustalana jest podstawie daty zakończenia dostawy faktury KSeF tj. na podstawie pola P_6 lub P_6_Do, w zależności od tego, które z tych pól zostało przekazane.

Numer obcy oraz daty na generowanej (s)FZ

Numer obcy generowanej (s)FZ ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury. Daty dokumentu zaś ustalane są następująco:

Podczas tworzenia dokumentu System prezentuje stosowne ostrzeżenie w przypadku, kiedy w Systemie istnieje już dokument od tego Dostawcy z identycznym numerem. Stosowne ostrzeżenie prezentowane jest również wówczas, jeżeli w Systemie istnieje już dokument o takim samym numerze KSeF.

Forma, termin płatności i rachunek bankowy na generowanej FZ/A)FZ

Jeżeli w Systemie istnieje forma płatności zgodna z formą przesłaną w polu FormaPlatnosci faktury KSeF, wówczas to ona zostaje ustalona jako forma płatności na dokumencie oraz na tworzonej płatności. Termin płatności ustalany jest na podstawie daty przesłanej w 1-wszym polu TerminPlatnosci, o ile data ta nie jest wcześniejsza niż data, w oparciu o którą zgodnie z definicją tworzonego dokumentu ustalany jest termin płatności.

Obsłużone zostało opcjonalne dodawanie do karty kontrahenta rachunku bankowego przekazanego w pliku e-faktury o ile nie został dotąd przypisany. Odbywa się ono wówczas, jeżeli włączono parametr Podczas tworzenia dokumentu dodawaj/ Rachunki bankowe kontrahentów. Operacja ta dokonywana jest dla 1-go spośród rachunków przekazanych w e-fakturze.

Tak dodany rachunek bankowy posiada stosowną adnotację w sekcji Uwagi.

Forma, termin płatności i rachunek bankowy na (s)FZ

Ww. parametry ustalane są na podstawie faktury KSeF. Interpretowane są:

Na (s)FZ, podobnie jak na FZ tworzona jest standardowo jedna płatność, z wyjątkiem przypadku, kiedy to na karcie kontrahenta głównego włączony jest parametr Podziel płatności z wyodrębnieniem kwoty VAT. W takim wypadku System tworzy dwie płatności – jedną na kwotę netto, 2-gą na kwotę VAT-u.

Kopiowanie numeru zamówienia na generowaną (A)FZ/FZ

Obsłużone zostało przenoszenie informacji o zamówieniu przekazanym w polu NrZamowienia faktury ustrukturyzowanej KSeF na generowaną na jej podstawie:

Identyfikacja towarów na fakturze FZ generowanej z dokumentu KSeF

Identyfikacja towarów dokonywana jest na podstawie pól: GTIN, Indeks oraz P_7 (nazwa) przesłanych w pliku e‑faktury. W pierwszej kolejności interpretowane jest pole GTIN, a jeżeli nie zostało ono przesłane lub za jego pomocą nie udało się zidentyfikować towaru, wówczas interpretowane jest pole Indeks. Jeżeli i po tym polu nie udało się odszukać towaru, wówczas jego identyfikacja odbywa się w oparciu o pole P_7 (nazwa).

Opisane w niniejszym rozdziale zasady identyfikacji towaru dotyczą tworzenia FZ na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji jego tworzenia i ustalane są albo w oparciu o dokument KSeF albo w oparciu o elementy zamówienia, o czym więcej w dalszej części dokumentu.

Identyfikacja towaru na podstawie pola GTIN

Kolejność identyfikacji towaru na podstawie pola GTIN jest następująca:

Jeżeli taki towar nie istnieje, wówczas System przechodzi do identyfikacji w oparciu o pole Indeks.

Identyfikacja towaru na podstawie pola Indeks

Zasady i kolejność identyfikacji towaru wg pola Indeks są identyczne, jak opisane wyżej dla GTIN, tj. towar poszukiwany jest wg: kodu u dostawcy, EAN-u własnego, Kodu własnego.

Jeżeli towaru nie uda się zidentyfikować, wówczas System przechodzi do identyfikacji w oparciu o pole P_7 (nazwa towaru).

Identyfikacja towaru na podstawie pola P_7

Kolejność identyfikacji towaru na podstawie pola P_7 jest następująca:

Jeżeli takiego towaru nie ma w bazie, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależne jest od stosownych parametrów Konfiguracji.

Generowanie elementów FZ/(A)FZ dla których nie podano ilości

Obsłużono generowanie elementów FZ/(A)FZ na podstawie tych powtórzeń FaWiersz faktury KSeF, dla których w pliku nie przesłano ilości. Dla takich przypadków na generowanym elemencie ustalana jest ilość 1x jednostki miary przesłana w pliku e-faktury, a jeśli jednostka miary również nie została przesłana, wówczas ustalana jest ilość 1x jednostka podstawowa towaru.

Generowanie elementów FZ/(A)FZ dla których nie podano stawki VAT

Stawka VAT elementu faktury FZ/(A)FZ generowanej na podstawie faktury KSeF ustalana jest na podstawie pola P_12 pliku e-faktury. W związku z tym, że zdarzają się faktury, zwłaszcza dotyczące specyficznych typów transakcji, w których Sprzedawca nie przesyła stawki VAT elementu zmieniona została obsługa takich przypadków: dla tych powtórzeń sekcji FaWiersz dla których nie przesłano wartości pola P_12 System sprawdza tabelę VAT e-faktury i to na jej podstawie ustala stawkę VAT elementu. Zasady identyfikacji stawki, w tym kolejność tej identyfikacji przedstawia poniższa tabela:

Generowanie elementów A-vista dla których nie podano jednostki miary

Obsłużono generowanie elementów faktury (A)FZ na podstawie tych powtórzeń FaWiersz faktury KSeF, dla których w pliku nie przesłano jednostki miary. Dla takich przypadków na generowanym elemencie ustalana jest jednostki miary przypisana na karcie towaru A-vista.
Dla zwykłych kartotek towarowych ww. zasada obowiązuje już od kilku wersji Systemu.

Towar niezidentyfikowany w Systemie

Jeżeli towar nie zostanie w bazie zidentyfikowany, wówczas zachowanie Systemu zależy od stosownych parametrów w System/Konfiguracja/KSeF/Import:

Karta nowego towaru dodawana jest w kontekście grupy wskazanej w Konfiguracji. Parametry ustalane dla tworzonej karty towaru przedstawia poniższa tabela:

Zakładanie karty towaru z udziałem Operatora

Zakładanie nowych kart towarowych z udziałem Operatora odbywa się w oknie pomocniczym, w którym prezentowana jest lista tych elementów faktury, dla których nie udało się zidentyfikować towaru. Dla każdego z tych towarów prezentowane są:

Formatka wyposażona została w poniższe operacje:

Ostatecznie, po akceptacji okna pomocniczego System ustala na elementach towary przypisane/utworzone przez Użytkownika. Dla tych rekordów, dla których Użytkownik nie wskaże towaru elementy FZ nie są dodawane.

Elementy generowanej faktury (s)FZ

Elementy (s)FZ tworzone ją na podstawie tych niezafakturowanych elementów wskazanych PZ/PKA, które występują na fakturze KSeF na podstawie której to generowania się odbywa.

Identyfikacja towarów

Identyfikacja towarów będących przedmiotem transakcji dokonywana jest wg identycznych zasad, jak podczas generowania FZ na podstawie faktury KSeF tj. odbywa się na podstawie pól: GTIN, Indeks oraz P_7 (nazwa) przesłanych w pliku e‑faktury. W pierwszej kolejności interpretowane jest pole GTIN, a jeżeli nie zostało ono przesłane lub za jego pomocą nie udało się zidentyfikować towaru, wówczas interpretowane jest pole Indeks. Jeżeli i po tym polu nie udało się odszukać towaru, wówczas jego identyfikacja odbywa się w oparciu o pole P_7 (nazwa). Więcej informacji na temat identyfikacji towarów znajduje się w dokumencie Zmiany funkcjonalne wprowadzone w Comarch ERP XL Web w wersji 2024.1

https://pomoc.comarch.pl/xl/index.php/dokumentacja/zmiany-funkcjonalne-wprowadzone-w-comarch-erp-xl-web-w-wersji-2024-1/

Jeżeli towaru nie uda się zidentyfikować, wówczas dany element faktury KSeF jest pomijany, nowe karty towarów nie są zakładane.

Generowanie elementów (s)FZ

Informacja o tych elementach faktury KSeF, dla których uda się zidentyfikować towar jest przekazywana do funkcji tworzenia spinacza (s)FZ. W tej funkcji z kolei odbywa się weryfikacja czy i na jaką ilość można taki element utworzyć, na dokumencie (s)FZ mogą się bowiem znaleźć wyłącznie niezafakturowane elementy wskazanych PZ/PKA w ilości nie większej niż ilość dotąd niezafakturowana. Tak więc elementy (s)FZ tworzone są na mniejszą spośród ilości: występującej na fakturze KSeF i możliwej do zafakturowania ze spinanych PZ/PKA.

Sposób tworzenia poszczególnych elementów (s)FZ zależny jest od parametru Spinacz elementów/Edycja ceny w karcie Operatora:

W zależności od ww. parametru ilość tworzonych elementów (s)FZ może być różna. W przypadku włączonego parametru, czyli wówczas, gdy System ma swobodę w ustalaniu ceny na elementach (s)FZ System dąży do tworzenia elementów w ilości takiej jaka jest na fakturze KSeF. W przypadku wyłączonego parametru, czyli wówczas, gdy System ma utrzymać ceny z dokumentu/ów PZ ilość elementów (s)FZ wynika nie tylko z tego ile jest elementów na fakturze KSeF, ale również z tego w ilu różnych cenach dany towar został przyjęty na dokumentach PZ. Bywają więc przypadki, gdy na podstawie jednego elementu faktury KSeF System tworzy wiele elementów (s)FZ.

Podczas tworzenia elementów (s)FZ System mapuje elementy PZ i elementy faktury KSeF wg zgodności w zakresie: towaru, stawki VAT, waluty i ceny oraz jednostki. Jeżeli takiej zgodności nie uda się uzyskać, wówczas mapowanie odbywa się w sposób bardziej elastyczny, poprzez rezygnację kolejno z poszczególnych parametrów zgodności.

Po identyfikacji odpowiedniego elementu PZ zostaje na jego podstawie utworzony element (s)FZ a następnie, jeżeli ilość na tym elemencie jest mniejsza niż ilość na elemencie faktury KSeF odbywa się dołączenie do niego innych elementów PZ. Podczas takiego dołączania kontrolowana jest zgodność towaru, stawki VAT, jednostki i jej przelicznika, a w przypadku gdy Operator nie ma prawa Spinacz elementów/Edycja ceny również zgodność waluty i ceny.

Algorytm tworzenia elementu/ów na (s)FZ na podstawie danego elementu faktury KSeF przebiega wg poniższych zasad:

Cena/wartość generowanego elementu (s)FZ

Jeżeli na karcie operatora generującego dokument (s)FZ parametr Spinacz elementów/Edycja ceny jest wyłączony, wówczas cena elementu (s)FZ ustalana jest na podstawie źródłowego elementu PZ/PKA. Taka sama zasada (bez względu na ww. prawo operatora) dotyczy elementów PZ, których dostawy brały udział w podmianie dostaw na korektach przychodu.

W pozostałych przypadkach tj. podczas generowania (s)FZ przez Operatora z ww. prawem i dla elementów innych niż z podmianą dostaw System honoruje cenę/wartość elementu faktury KSeF, przy czym obowiązują w tym zakresie poniższe zasady:

W szczególnym przypadku generowania elementu (s)FZ na podstawie elementu PZ, którego dostawa uczestniczyła w podmianie dostaw na korekcie przychodu niezależnie od ww. prawa Operatora cena elementu (s)FZ ustalana jest na podstawie ceny elementu PZ. Taki element PZ jest dołączany do innego elementu (s)FZ wyłącznie w przypadku zgodności ich cen. Taka sama zasada obowiązuje podczas dołączania innych elementów PZ do elementu (s)FZ powstałego na podstawie elementu PZ z taką dostawą.

Element faktury FZ – wybrane aspekty

Zasady ustalania parametrów elementu FZ dotyczą tworzenia dokumentu na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji jego tworzenia i ustalane są albo w oparciu o dokument KSeF albo w oparciu o elementy zamówienia.

Jednostka pomocnicza na elemencie (Tre_JmZ)

Jednostka pomocnicza elementu ustalana jest na podstawie jednostki przesłanej w pliku e-faktury w polu P_8A o ile taka jednostka została w Systemie zdefiniowana dla danego towaru. Jeżeli towar nie posiada takiej jednostki, wówczas zachowanie Systemu jest standardowe tj. jako jednostka pomocnicza na elemencie FZ ustalana jest domyślna jednostka zakupu tego towaru, jeżeli takowa została zdefiniowana, w przeciwnym wypadku jednostka pomocnicza jest zgodna z podstawową.

Przelicznik jednostki ustalany jest standardowo tj. na podstawie przelicznika zdefiniowanego na ustalonej jw. jednostce pomocniczej towaru.

Ilość na elemencie (Tre_Ilosc)

Ilość na elemencie ustalana jest w oparciu o pole P_8B pliku e-faktury, przy czym jeżeli jednostka przekazana w P_8A jest jednostką pomocniczą towaru, wówczas przekazana w P_8B wielkość traktowana jest jako ilość w tejże jednostce pomocniczej. W takim wypadku System oblicza ilość w jednostce głównej na podstawie pola P_8B i przelicznika jednostki i tak ustaloną ilość ustala na elemencie. W pozostałych przypadkach (tj. brak pola P_8A lub przesłana w nim jednostka nie jest przypisana do towaru czy też przesłana jednostka jest zgodna z jednostką podstawową towaru) ilość przekazana w P_8B traktowana jest jako ilość w jednostce podstawowej i taka ilość ustalana jest na elemencie faktury.

Stawka VAT

Stawka VAT elementu ustalana jest na podstawie pola P_12. Jeżeli pole to jest przekazane i dana stawka istnieje w Systemie, wówczas to ona zostaje ustalona na elemencie, w przeciwnym razie ustalana jest stawka zakupu z karty towaru.

Cena i wartość na elemencie FZ

Wartość elementu FZ ustalana jest na podstawie pola P_11 (przypadek dokumentu od netto) lub P_11A (przypadek dokumentu od brutto). Cena zaś ustalana jest wtórnie, tj. jako iloraz: wartość/ilość.

Zmiany w zakresie ww. funkcji dotyczą poniższych przypadków:

Zmiany w ww. zakresie dotyczą generowania dokumentów: FZ, (A)FZ z elementami oraz (s)FZ.

Dokumenty rejestrowane metodę od netto

Dla ww. dokumentów obowiązują przedstawione w poniższej tabeli zasady ustalania cen i wartości na generowanym elemencie zależnie od rodzaju danych przesyłanych w pliku e-faktury.

Dokumenty rejestrowane metodę od brutto

Dla ww. dokumentów obowiązują przedstawione w poniższej tabeli zasady ustalania cen i wartości na generowanym elemencie zależnie od rodzaju danych przesyłanych w pliku e-faktury.

Tabela VAT dokumentu FZ tworzonego na podstawie faktury KSeF

W zakresie sposobu tworzenia rekordów tabeli VAT dokumentu FZ/(A)FZ z elementami, a co za tym idzie wartości całego dokumentu i jego płatności przyjęto rozwiązanie, którego celem było z jednej strony zachowanie integralności dokumentu w Systemie, z drugiej zaś honorowanie danych przekazanych w fakturze od Dostawcy, w tym stosowanie przez niego innej niż obowiązująca w Systemie Comarch ERP XL metody naliczania podatku VAT.

Aby spełnić ww. wymagania przyjęte zostały w tym zakresie poniższe zasady:

Ww. mechanizm dwuetapowego tworzenia tabeli VAT dotyczy generowania faktury zakupu na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika metody generowania faktury.

Ww. mechanizm nie dotyczy również tworzenia (A)FZ bez elementów.

Odliczanie faktur zaliczkowych podczas tworzenia (s)FZ

Lista faktur zaliczkowych proponowanych do odliczenia podczas tworzenia faktur zakupu typu spinacz (s)FZ zależna jest od:

Zasady proponowania faktur zaliczkowych do odliczenia z uwzględnieniem ww. parametrów przedstawia poniższa tabela.

Wartość i tabela VAT generowanej (s)FZ

W zakresie tworzenia i modyfikacji tabeli VAT na (s)FZ przyjęte zostały zasady podobne jak podczas tworzenia FZ na podstawie faktury KSeF:

Weryfikacja dokumentu (s)FZ przez Użytkownika

Podobnie jak dla innych typów dokumentów zakupu rejestrowanych na podstawie faktury KSeF również dla faktury typu spinacz elementów (s)FZ udostępniono narzędzia ułatwiające weryfikację zgodności utworzonego dokumentu z fakturą KSeF:

Generowanie FZ na podstawie KSeF, a realizacja zamówień zakupu

Podczas generowania faktury zakupu FZ System honoruje przekazaną w fakturze KSeF informację o zamówieniu/zamówieniach, których ta faktura dotyczy. System odczytuje z e-faktury kolejne powtórzenia pól NrZamowienia i dla każdego z nich identyfikuje w bazie zamówienie zakupu od danego Dostawcy. W pierwszej kolejności odszukiwane jest zamówienia z numerem obcym (Zan_DokumentObcv) zgodnym z wartością pola NrZamowienia, a jeżeli nie zostanie znalezione, wówczas odszukiwane jest zamówienie ZZ z numerem systemowym zgodnym z wartością NrZamowienia.

Po zidentyfikowaniu zamówień System prezentuje ich listę i jego dalsze zachowanie zależy od decyzji Użytkownika, w tym od wybranej przez niego opcji Utwórz dokument na podstawie: Faktury KSeF/Zamówienia oraz od tego, czy dla zamówień tych istnieją dokumenty magazynowe niezwiązane z handlowymi (czyli takie, które wymagają zafakturowania).

Przebieg procesu tworzenia dokumentu FZ w powiazaniu z ZZ przedstawia poniższy diagram. Szczegóły omówione zostały w dalszej części dokumentu.

Faktura zakupu do zamówień niepowiązanych z PM/AWD

W przypadku, gdy faktura KSeF dotyczy zamówienia/zamówień niezwiązanych z dokumentami magazynowymi sposób generowania faktury zakupu FZ zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji na liście zidentyfikowanych zamówień:

Faktura zakupu do zamówień realizowanych dokumentami magazynowymi

Niezależnie od wybranej na liście zamówień opcji tworzenia dokumentu generowanie dokumentu FZ w oparciu o dokumenty magazynowe PM/AWD przebiega według dotychczasowych zasad, tj. elementy, towary i ich ilości ustalane są na podstawie elementów/ilości z dokumentu PM/AWD, ceny zaś na podstawie cen ustalonych w zamówieniu, niezależnie od towarów/ilości/cen przesłanych w fakturze KSeF.

W zakresie prezentacji dokumentów magazynowych powiązanych z zamówieniami obowiązują poniższe zasady:

W procesie rejestrowania faktury zakupu realizującej zamówienie, dla którego zarejestrowano już dokumenty magazynowe Użytkownik powinien wziąć pod uwagę to, na ile dana faktura pokrywa się z poprzedzającym ją dokumentem magazynowym i na ile warunki handlowe na zamówieniu są zgodne z fakturą otrzymywaną od danego Dostawcy i wybrać taki wariant tworzenia dokumentu, który dla danego przypadku będzie optymalny. Użytkownik ma możliwość realizacji ww. na wiele sposobów, z których niektóre wymieniono poniżej:

Odliczanie faktur zaliczkowych podczas tworzenia FZ

Lista faktur zaliczkowych proponowanych do odliczenia podczas tworzenia faktur zakupu FZ zależna jest od:

W fakturze KSeF informacja o odliczanych fakturach zaliczkowych przesyłana jest w przypadku faktur o rodzaju ROZ, a Dostawca może przesłać numer KSeF lub numer własny odliczonej faktury zaliczkowej. Identyfikacja faktur zaliczkowych FZL od danego Dostawcy odbywa się więc w Systemie albo na podstawie numeru KSeF tj. identyfikacja odbywa się w tabeli KSeFDokumenty albo na podstawie numeru u Dostawy (Trn_DokumentObcy).

Zasady proponowania faktur zaliczkowych do odliczenia z uwzględnieniem ww. parametrów przedstawia poniższa tabela.

Lista faktur zaliczkowych dla FZ generowanej na podstawie zamówienia

Jeżeli faktura z KSeF dotyczy transakcji realizującej zamówienia i w oknie z listą zidentyfikowanych zamówień Użytkownik wybierze opcję Utwórz dokument na podstawie: Zamówienia, wówczas zachowanie Systemu jest takie samo, jak podczas generowania FZ wprost z listy zamówień tj.

Przy ww. opcji na liście zidentyfikowanych zamówień informacja o fakturach zaliczkowych zawarta w pliku e-faktury nie jest interpretowana.

Lista faktur zaliczkowych dla FZ na podstawie faktury KSeF z realizacją ZZ

Jeżeli faktura z KSeF dotyczy transakcji realizującej zamówienia i w oknie z listą zidentyfikowanych zamówień Użytkownik wybrał opcję Utwórz dokument na podstawie: Faktury KSeF wówczas lista prezentowanych faktur zaliczkowych złożona jest z dwóch sekcji:

Lista faktur zaliczkowych dla FZ niezwiązanej z zamówieniem

Jeżeli faktura z KSeF nie jest powiązana z zamówienie, wówczas lista faktur zaliczkowych pojawia się w dwóch okolicznościach:

Weryfikacja dokumentu przez Użytkownika

Podczas generowania faktury zakupu na podstawie dokumentu zaimportowanego z KSeF prezentowanych jest szereg ostrzeżeń, których celem jest zasygnalizowanie Użytkownikowi tych aspektów, na które powinien zwrócić uwagę weryfikując poprawność utworzonego dokumentu. Przykładowe ostrzeżenia przedstawione zostały w poniższej tabeli.

Aby ułatwić Użytkownikowi weryfikację poprawności utworzonego dokumentu, w tym jego zgodności z dokumentem KSeF formatka dokumentu zakupu wyposażona została w podgląd dokumentu źródłowego wraz z możliwością jego wydruku.

Fakt dokonania przez Użytkownika weryfikacji dokumentu powinien zostać przez niego odnotowany. Służy do tego opcja Oznacz jako zweryfikowany w menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF oraz stosowna opcja w menu kontekstowym listy dokumentów FZ/listy Rejestr VAT. Dodatkowo dostępna jest ona w menu przycisku dodawania faktur na podstawie KSeF. Faktury nie uda się zatwierdzić, jeżeli nie zostanie ona zweryfikowana. Odszukanie dokumentów do weryfikacji ułatwia filtr Status KSeF, pozwalający na ograniczanie listy m.in do faktur niezweryfikowanych.

Parametry KSeF na formatkach faktur zakupu

Na dokumentach zakupu udostępnione zostały informacje dotyczące powiązania danego dokumentu z fakturą źródłową pobraną ze środowiska KSeF. Dane te prezentowane są na zakładce [KSeF] formatek dokumentów:

W przypadku faktury (A)FZ, rejestrowanej na formatce uproszczonej podstawowe dane dotyczące KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne].

Włączony parametr Źródłowy z KSeF oznacza, że dany dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF. Włączony parametr Poza systemem oznacza, że dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF, ale faktura KSeF nie będzie importowana do systemu Comarch ERP XL, lecz Użytkownik poda jej numer i datę samodzielnie. Aby mógł to uczynić, musi mieć przydzielone prawo Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.

Jeżeli natomiast Użytkownik dokona spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF, o którym więcej w dalszej części dokumentu, wówczas jej Numer i Data przyjęcia w KSeF wypełniane są na ww. zakładce/sekcji automatycznie. Data odebrania to data zaimportowania faktury KSeF do Systemu. Na formatce prezentowana jest również informacja o Operatorze, który Odebrał tj. zaimportował tą fakturę z KSeF.

Domyślnie parametry: Źródłowy z KSeF i Poza systemem ustalane są na podstawie definicji dokumentu i karty kontrahenta. Jeżeli na definicji FZ/FZL w sekcji Dokument źródłowy z KSeF została wybrana opcja Nie dotyczy, wówczas parametry są wyłączone, jeżeli wybrana została opcja Pobrany z KSeF, wówczas parametr Źródłowy z KSeF jest włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano Poza systemem, wówczas oba parametry są włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas ustawienie parametrów zależne jest od ustawienia parametru Źródłowy z KSeF i Poza systemem na karcie kontrahenta.

Ustawienie parametrów aktualizowane jest podczas zmiany kontrahenta oraz podczas zmiany rodzaju transakcji na dokumencie, o ile dany dokumencie nie został dotąd związany z fakturą KSeF.

Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawienia ww. parametrów. Parametr Źródłowy z KSeF jest dostępny do edycji, o ile spełnione są poniższe warunki:

Parametr Poza systemem jest dostępny do edycji o ile spełnione są poniższe warunki:

Zmiany ustawienia ww. parametrów można dokonać również seryjnie, przy pomocy udostępnionych w menu kontekstowym opcji: Zaznacz parametr KSeF i Odznacz parametr KSeF.

Dla ww. dokumentów zakupu/korekt dokumentu zakupu udostępniona została możliwość spięcia danego dokumentu z fakturą zaimportowaną z KSeF oraz rozłączenia tych dokumentów, jeżeli takiego spięcia dokonano niesłusznie. Operacja Spinaj z KSeF dostępna jest z formatki dokumentu zakupu, zakładka [KSeF] oraz z menu kontekstowego listy FZ. Po wywołaniu tej operacji System otwiera listę Faktury zakupu z KSeF w trybie do wybory i wiąże dany dokument systemowy ze wskazaną fakturą KSeF. Operacja spięcia dla danego dokumentu systemowego dokonywana jest, o ile spełnione są poniższe warunki:

Spięcie ze wskazaną fakturą KSeF uda się, o ile faktura ta nie została odrzucona i nie została dotąd związana z dokumentem systemowym. Podczas spinania dokumentów System weryfikuje zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu systemowego: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj, kwalifikacja i w przypadku braku zgodności prezentuje stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie jest jednak przeszkodą do dokonania spięcia.

Za pomocą operacji Rozłącz z KSeF dostępnej na formatce dokumentu zakupu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu Użytkownik może wycofać operację spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF. Operacja rozłączenia danego dokumentu jest dokonywana wówczas, jeżeli spełnione są poniższe warunki:

Faktura systemowa, dla której dokumentem źródłowym jest faktura zaimportowana z KSeF powinna zostać zweryfikowana przez Użytkownika pod względem jego zgodności z zaimportowanym dokumentem. Oznaczenia dokumentu jako zweryfikowanego oraz cofnięcia dokumentu do weryfikacji można dokonać za pomocą opcji: Oznacz jako zweryfikowany i Cofnij do: niezweryfikowany dostępnych w menu przycisku na prawej belce formatki dokumentu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu.

Dokumentu zakupu powiązanego z dokumentem KSeF nie można zatwierdzić, jeżeli nie zostanie on oznaczony jako zweryfikowany.

Znacznik Awaria na fakturach zakupu

Znacznik Awaria został udostępniony również na formatkach dokumentów zakupu: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (Z)/FZK, (A)FZK, KZL. Oznaczenie dokumentu tym parametrem oznacza, że otrzymano fakturę od Dostawcy w tradycyjny sposób z powodu awarii systemu KSeF.

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które mają włączony parametr Źródłowy z KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili powiązania dokumentu z fakturą KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na ww. dokumentach handlowych zakupu oraz fakturach (A)FZ, (A)FZK prezentuje poniższa tabela.

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały powiązane z fakturą KSeF prezentowany jest stosowny status KSeF listy dokumentów, obsłużone zostało również filtrowanie listy dokumentów wg tego statusu. Więcej na ten temat w dalszej części dokumentu.

Typ awarii na liście dokumentów zakupu

Na liście faktur zakupu – w kolumnie Status prezentowany jest typ awarii ustalony na danym dokumencie. Podobnie jak dla faktur sprzedaży również dla dokumentów zakupowych prezentowany jest wyższy status.

Na liście faktur zakupu oprócz możliwości odfiltrowania listy wg statusu Awaria udostępniona została możliwość filtrowania po określonym typie awarii: tryb awaryjny lub awaria całkowita.

Kontrola duplikacji numeru KSeF na dokumentach zakupu

Aby wesprzeć Użytkownika w procesie rejestrowania faktur zakupu, w szczególności w przypadkach, gdy będą one otrzymywane z różnych źródeł, wprowadzono stosowne ostrzeżenie w przypadkach, gdy w Systemie zarejestrowano już fakturę zakupu o takim samym numerze KSeF. Ostrzeżenia takie prezentowane są podczas:

Wizualizacja faktury KSeF na formatce faktury zakupu

Formatka dokumentu zakupu powiązanego z fakturą KSeF została obsłużona podobnie jak FZ wczytana przez OCR. Na prawej belce dostępny jest stosowny przycisk włączający/wyłączający specjalny tryb formatki, przy którym jest ona dzielona na sekcję lewą właściwą dla dokumentu i sekcję prawą z podglądem faktury KSeF. Dokonywana w sekcji prawej wizualizacja faktury KSeF dokonywana jest na podstawie pliku xml będącego załącznikiem faktury KSeF, z którą spięty jest bieżący dokument. Użytkownik ma możliwość dokonania wydruku tej wizualizacji.

W menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF dostępne są opcje pozwalające na oznaczenie dokumentu jako zweryfikowanego przez Użytkownika oraz cofanie go do stanu niezweryfikowanego. Wygląd przycisku zależny jest do tego, czy dokument został już zweryfikowany czy też nie. System nie pozwala na zatwierdzenie dokumentu zakupu powiązanego z KSeF, jeżeli nie został on oznaczony jako zweryfikowany. Operacja oznaczania dokumentu jako zweryfikowanego/cofania do stanu niezweryfikowanego dostępna jest również jako opcja w menu kontekstowym listy.

Dodawanie dokumentów na podstawie faktury KSeF z listy faktur zakupu

Operacja dodawania faktur zakupu na podstawie dokumentów zaimportowanych z KSeF udostępniona została bezpośrednio na liście faktur zakupu FZ. Służy do niej przycisk Dodaj dokument na podstawie faktury KSeF.

Po wskazaniu faktur na otwieranej za pomocą ww. przycisku liście faktur KSeF System ustala właściwy typ dokumentu, który ma zostać wygenerowany z poszczególnych faktur KSeF i przystępuje do ich tworzenia. Ww. typ generowanego dokumentu ustalany jest wg poniższych zasad

Aktualizacja wartości dostawy na podstawie faktury KSeF

Na liście faktur KSeF oprócz generowania poszczególnych typów dokumentów udostępniona została możliwość aktualizowania wartości dostawy PZ/PKA na podstawie faktury KSeF, którą Użytkownik może wykonać jako operację poprzedzającą tworzenie faktury typu spinacz. Aktualizacja taka dokonywana jest na tych zidentyfikowanych na podstawie danej faktury dokumentach PZ/PKA, na których wyłączony jest parametr Ustalana wartość dostawy. Dzięki tej operacji Użytkownik może ustalić ceny/wartości elementów PZ/PKA na podstawie cen/wartości otrzymanej od Dostawcy faktury.

Ww. operacji można dokonać na podstawie faktury KSeF o rodzaju VAT, UPR, ROZ, która nie została odrzucona ani spięta z dokumentem systemowym. Aktualizacja cen/wartości odbywa się pod warunkiem, że Operator ma prawo do edycji danego dokumentu PZ/PKA.

Identyfikacja i weryfikacja dokumentów PZ/PKA

Identyfikacja dokumentów PZ/PKA odbywa się na podstawie kolejnych powtórzeń pola WZ faktury KSeF. System odszukuje dokumenty PZ, PKA zarejestrowane na danego Dostawcę, identyfikowanego wg identycznych jak opisane dla generowania (s)FZ zasad, których numer obcy (Trn_DokumentObcy) jest zgodny z wartością przesłaną w polu WZ i prezentuje ich listę. Użytkownik ma możliwość samodzielnego dołączenia dokumentu PZ na ww. listę, jeżeli Systemowi nie udało się zidentyfikować danego dokumentu.

Operacja aktualizacji PZ/PKA dokonywana jest dla tych spośród wskazanych przez Operatora dokumentów, które spełniają poniższe warunki:

Aktualizacja PZ/PKA na podstawie faktury KSeF

Aktualizacja dokumentu PZ/PKA polega na ustaleniu ceny lub wartości elementu na podstawie ceny/wartości elementu faktury KSeF dla danego towaru. Opcjonalnie System dokonuje również zmiany kursu w nagłówku i na elementach PZ w walucie obcej, ustalając go na podstawie kursu faktury KSeF wg poniższych zasad:

Aktualizacja cen/wartości elementów PZ/PKA przebiega w następujący sposób:

Dokonywana aktualizacja nie wpływa na zmianę ustawienia parametru Ustalana wartość dostawy, to Użytkownik powinien zweryfikować poprawność dokumentu PZ, w tym jego zgodność z fakturą KSeF i samodzielnie zaznaczyć ten parametr czy to na formatce PZ/PKA, czy to za pomocą opcji Zatwierdź wartość dostawy menu kontekstowego listy PZ/PKA.

Wizualizacja faktury KSeF na formatce dokumentu PZ

Aby ułatwić Użytkownikowi weryfikację zgodności dokumentu PZ z fakturą KSeF na formatce przyjęcia zewnętrznego udostępniony został podgląd faktury KSeF na podstawie której dokonano aktualizacji. Podgląd ten jest realizowany poprzez zapisanie w DokZwiazane powiązania tych obiektów. Do włączania/wyłączania podglądu służy stosowny przycisk na prawej belce formatki PZ. Dostępna w menu tego przycisku opcja Rozłącz z KSeF usuwa to powiązanie.

Lista faktur zakupu

Na liście faktur zakupu dodane zostały kolumny sekcji KSeF: Status, Numer, Data przyjęcia. W kolumnie Numer prezentowany jest numer KSeF dokumentu źródłowego, na podstawie którego zarejestrowany został dany dokument, w kolumnie Data przyjęcia zaś data przyjęcia tego dokumentu źródłowego w KSeF. Kolumna Status wypełniana jest wartościami j.n.

Pod listą faktur zakupu udostępniony został filtr Status KSeF pozwalający na ograniczanie listy do faktur niespiętych, spiętych (wszystkich, niezweryfikowanych, zweryfikowanych), takich, których KSeF nie dotyczy oraz tych, które zostały zarejestrowane podczas awarii systemu KSeF.

Generowanie (A)FZ na podstawie faktury KSeF

Operacja tworzenia dokumentu (A)FZ z elementami przebiega według zasad opisanych dla faktury zakupu FZ, z zastrzeżeniem ustalania na każdym z jej elementów towaru A-vista.

Generowanie faktury kosztowej (A)FZ bez elementów, a jedynie z tabelą VAT przebiega wg odmiennych zasad. W tym wypadku tabela VAT dokumentu tworzona jest wprost na podstawie wartości netto i kwot VAT dokumentu KSeF przesłanych w polach od P_13_1 do P_13_11. System najpierw mapuje dane pole na właściwą stawkę VAT, następnie sprawdza, czy dana stawka w Systemie jest zdefiniowana, a następnie tworzy dla niej stosowny rekord tabeli VAT.

W przypadku faktur w PLN kwota podatku VAT ustalana jest na takich rekordach wprost na podstawie podatku PLN z faktury KSeF, w przypadku dokumentu w walucie obcej zaś jest wyliczana przez System w oparciu o podstawę VAT i stawkę VAT. W przypadku takich dokumentów po wstępnym utworzeniu rekordu tabelki VAT System stosuje dodatkowo mechanizm uzgadniania kwoty podatku w PLN ustaloną wstępnie na (A)FZ z przekazaną w fakturze KSeF wg identycznych zasad, jak opisane w części dotyczącej tworzenia dokumentu FZ.

Generowanie (A)FZ/(A)FZK bez elementów na podstawie faktury KSeF nieposiadającej tabeli VAT

Dotychczas tabelka VAT dokumentu (A)FZ/(A)FZK bez elementów tworzona była na podstawie wartości netto i kwot VAT podsumowania dokumentu KSeF przesłanych w polach od P_13_1 do P_13_11.

Ww. obsługa faktur A-vista została zachowana, natomiast oprócz niej obsłużone zostały te przypadki, w których Dostawca nie przesyła tabeli VAT faktury (nie przesyła pól P_13_1 – P_13_11) a jedynie wartości i kwoty VAT dla poszczególnych elementów faktury w kolejnych powtórzeniach sekcji FaWiersz. W takich przypadkach na potrzeby ustalenia rekordów tabeli VAT System samodzielnie ustala stawkę VAT, podstawę VAT (wartość netto lub brutto dla danej stawki zależnie od kierunku Vat na dokumencie) oraz kwotę VAT na podstawie wartości/kwot VAT elementów faktury. Taki mechanizm uruchamiany jest dla faktur spełniających oba poniższe warunki:

Generowanie (A)FZ dla specyficznych rodzajów transakcji

Funkcjonalność generowania dokumentów (A)FZ/(A)FZK bez elementów oraz dokumentów FZL/KZL na podstawie faktur KSeF wzbogacona została o stosowną interpretację specyficznych rodzajów transakcji j.n.:

Dodawanie dokumentów (A)FZ na podstawie KSeF w Rejestrze VAT

Operacja rejestrowania faktur kosztowych (A)FZ na podstawie dokumentów zaimportowanych z KSeF dostępna jest również w Rejestrze VAT/zakup. W tym celu udostępniony został stosowny przycisk, a w jego menu dwie opcje:

Przycisk/opcja w menu otwiera listę faktur zaimportowanych z KSeF. Po wskazaniu konkretnych dokumentów System tworzy na ich podstawie kolejne dokumenty (A)FZ według zasad opisanych we wcześniejszej część dokumentu.

Generowanie (S)FZ na podstawie faktury KSeF

Fakturę zakupu typu spinacz nagłówkowych (S)FZ można wygenerować na podstawie faktury o typie VAT, UPR, ROZ.

Tworzenie spinacza (S)FZ odbywa się w oparciu o dokumenty PZ/PKA zidentyfikowane w Systemie na podstawie kolejnych powtórzeń pola WZ pliku e-faktury. Dokument (S)FZ nie posiada własnych elementów, jego elementami są wszystkie elementy dokumentów w nim spiętych. Co za tym idzie na dokumencie (S)FZ znajdzie się cała zawartość tychże dokumentów.

Kontrahent na (S)FZ tworzonej na podstawie faktury KSeF

Identyfikacja kontrahenta podczas generowania (S)FZ na podstawie faktury KSeF dokonywana jest według identycznych zasad jak opisane powyżej podczas generowania FZL.

Identyfikacja dokumentów PZ podczas generowania (S)FZ

Po ustaleniu kontrahenta System przystępuje do identyfikacji dokumentów PZ/PKA na podstawie których ma zostać utworzony dokument (S)FZ. Identyfikacja ta odbywa się na podstawie kolejnych powtórzeń pola WZ faktury KSeF. System odszukuje niezafakturowane dokumenty PZ, PZK, PKA, PKK zarejestrowane na ww. Dostawcę, których numer obcy (Trn_DokumentObcy) jest zgodny z wartością przesłaną w polu WZ i prezentuje Użytkownikowi ich listę. Lista ta uzupełniana jest o korekty do dokumentów PZ/PKA zidentyfikowanych jw. nawet jeżeli identyfikator tych korekt nie jest w fakturze KSeF przesyłany. Użytkownik ma możliwość samodzielnego dołączenia dokumentu PZ na ww. listę, jeżeli Systemowi nie udało się zidentyfikować danego dokumentu.

Po akceptacji dokumentu/ów PZ przez Użytkownika System generuje (S)FZ i spina na niego te ze wskazanych dokumentów, dla których takie spięcie jest możliwe. Podczas takiego spinania kontrolowane są standardowe warunki takie jak stan dokumentu, zgodność kierunku VAT, ustalona wartość dostawy itp.

Jeżeli nie uda się zidentyfikować w bazie żadnego z ww. dokumentów PZ, czy też Użytkownik żadnego z nich nie zaakceptuje, wówczas System tworzy pusty spinacz (S)FZ tj. bez dokumentów spiętych.

Waluta i kurs na generowanej (S)FZ

Waluta na dokumencie (S)FZ ustalana jest na podstawie pierwszego spośród dokumentów PZ spinanych na generowany (S)FZ, kurs zaś ustalany jest wg ogólnych zasad tj. zgodnie z rodzajem daty i ilością dni przed tą datą z definicji dokumentu FZ. Kurs ten wpływa jedynie na płatność własną dokumentu (S)FZ.

Numer obcy oraz daty na generowanej (S)FZ

Numer obcy generowanej (S)FZ ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury. Daty dokumentu zaś ustalane są następująco:

Forma, termin płatności i rachunek bankowy na (S)FZ

Ww. parametry ustalane są na podstawie faktury KSeF, przy czym w przypadku spinaczy nagłówkowych (S)FZ opisane poniżej parametry płatności dotyczą płatności własnej dokumentu (S)FZ, płatności dziedziczone z dokumentów spinanych PZ nie są modyfikowane. Interpretowane są:

Dokument (S)FZ a faktury zaliczkowe

W przypadku spinacza nagłówkowego (S)FZ odliczane faktury zaliczkowe są dziedziczone ze spinanych dokumentów PZ. Aby więc dana faktura zaliczkowa została odliczona na (S)FZ, odliczenie to musi zostać dokonane na dokumencie PZ. Podczas generowania (S)FS System nie dokonuje już identyfikacji faktur zaliczkowych, są one odliczane wyłącznie, jeżeli zostały odliczone na spinanych PZ.

Jeżeli Użytkownik nie odliczył faktur zaliczkowych na PZ, wówczas przed utworzeniem (S)FZ powinien samodzielnie dołączyć FZL na dokumencie PZ (uprawniony do tego Użytkownik może to uczynić na zatwierdzonym PZ).

Tabela VAT generowanego (S)FZ

Na generowanym dokumencie (S)FZ obowiązują poniższe zasady tworzenia tabeli VAT dokumentu:

Weryfikacja dokumentu (S)FZ przez Użytkownika

Podobnie jak dla innych typów dokumentów zakupu rejestrowanych na podstawie faktury KSeF, również dla faktury typu spinacza nagłówkowy (S)FZ udostępniono narzędzia ułatwiające weryfikację zgodności utworzonego dokumentu z fakturą KSeF:

Podgląd elementów dokumentów spiętych na (S)FZ i (S)FZK

Na formatce spinaczy nagłówkowych (S)FZ i (S)FZK powiązanych z fakturą KSeF udostępnione zostało okno pomocnicze z podglądem elementów (towarów) znajdujących się dokumentach PZ/PKA/PZK/PKK spiętych w danym spinaczu. Dzięki temu Użytkownik może dokonać weryfikacji zgodności elementów tegoż spinacza z elementami faktury KSeF z nim powiązanej bez konieczności oglądania zawartości kolejnych dokumentów spiętych w (S)FZ/FZK. Formatka pomocnicza elementów dokumentów spiętych dostępna jest na (S)FZ/FZK powiązanych z fakturą KSeF, tj. czy to wygenerowanych na podstawie faktury KSeF, czy też ręcznie spiętych z fakturą KSeF.

Formatka podzielona jest na dwie zakładki, na 1-wszej z nich prezentowane są wprost kolejne elementy dokumentów spiętych, na drugiej zaś elementy dokumentów spiętych pogrupowane wg towaru, ceny i stawki VAT.

Generowanie FZL na podstawie faktury KSeF

Generowanie faktur zaliczkowych na podstawie faktur KSeF udostępnione zostało na liście Faktury zakupu z KSeF. Dokument taki można utworzyć z faktury o rodzaju ZAL. Przed generowaniem dokumentu System sprawdza, czy faktura KSeF nie została przez Użytkownika odrzucona, jak również to, czy nie utworzono dotąd na jej podstawie dokumentu w Systemie. Podczas tworzenia danego typu dokumentu System nie kontroluje ustalonej dla danej faktury KSeF Kwalifikacji (dokument handlowy, dokument VAT), kwalifikacja ta jest jedynie podpowiedzią/sugestią dla Operatora jaki typ dokumentu powinien on utworzyć (FZL, czy (A)FZ).

Kontrahent na FZL tworzonej na podstawie faktury KSeF

Identyfikacja kontrahenta dokonywana jest na podstawie numeru NIP Sprzedawcy przesłanego w pliku KSeF i obsłużona została w podobny sposób, jak podczas generowania FZ na podstawie KSeF. W pierwszej kolejności System dokonuje identyfikacji w oparciu o adres podstawowy kontrahenta:

Jeżeli w Systemie nie zdefiniowano karty kontrahenta (adresu podstawowego) o danym numerze NIP, wówczas System poszukuje adresu dodatkowego o takim numerze NIP i jeżeli takowy znajdzie, wówczas ustala kontrahenta na jego podstawie. Jeżeli takich adresów jest wiele, wówczas System ustala kontrahenta na podstawie 1-go z nich.

Jeżeli System nie odnajdzie kontrahenta o danym numerze NIP, wówczas operacja generowania FZL zostaje przerwana. System, w odróżnieniu od operacji generowania FZ nie zakłada nowej karty kontrahenta podczas generowania FZL. W Systemie Comarch ERP XL faktury zaliczkowe tworzone są zawsze w powiązaniu z zamówieniem zakupu ZZ, skoro więc w bazie nie ma kontrahenta, którego dotyczy dana faktura KSeF nie ma więc i zamówienia, z którym można byłoby powiązać fakturę zaliczkową.

Identyfikacja zamówienia Dostawcy

Po ustaleniu jw. kontrahenta System przystępuje do identyfikacji zamówienia, którego dana faktura KSeF dotyczy. System odczytuje z e-faktury kolejne powtórzenia pól NrZamowienia i dla każdego z nich identyfikuje w bazie zamówienie zakupu od danego Dostawcy. W pierwszej kolejności odszukiwane jest zamówienie z numerem obcym (Zan_DokumentObcv) zgodnym z wartością pola NrZamowienia, a jeżeli nie zostanie znalezione, wówczas odszukiwane jest zamówienie ZZ z numerem systemowym zgodnym z wartością NrZamowienia.

Po zidentyfikowaniu zamówień System prezentuje ich listę w trybie jednokrotnego wyboru, a Użytkownik wskazuje z którym spośród zidentyfikowanych zamówień należy powiązać tworzoną fakturę zaliczkową. System tworzy FZL o ile wskazane/zaakceptowane przez Użytkownika zamówienie spełnia oba poniższe warunki:

Jeżeli nie uda się zidentyfikować żadnego zamówienia lub Użytkownik nie zaakceptuje żadnego z nich, czy też wskazane przez Użytkownika zamówienie nie spełnia ww. warunków, wówczas operacja tworzenia FZL zostaje przerwana.

Tworzona faktura zaliczkowa FZL jest wiązana z płatnością zamówienia oznaczoną parametrem Zaliczka do faktury zarejestrowaną w walucie i wartości zgodnej z walutą i wartością faktury KSeF. Jeżeli na zamówieniu nie ma takiej płatności, wówczas jest ona przez System tworzona.

Waluta i kurs na fakturze FZL

Waluta tworzonego dokumentu FZL ustalana jest na podstawie waluty przekazanej w e-fakturze KSeF w polu KodWaluty (i zgodna z walutą zamówienia, z którym wiązana jest FZL). Kurs na dokumencie ustalany jest zależnie od ustawienia stosownych parametrów w System/Konfiguracja/KSeF/Import w sekcji Kurs na tworzonym dokumencie.

Jeżeli ustawiono opcję Z zaimportowanej faktury wówczas kurs ustalany jest w oparciu o kurs przesłany w fakturze KSeF w polu Fa/KursWalutyZ. Jeżeli w fakturze KSeF kurs nie został przesłany, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od ustawienia parametru Wylicz, jeśli nie został podany. Jeżeli jest on włączony, wówczas System wylicza przybliżony kurs na podstawie innych wielkości przesłanych w e-fakturze (kwota VAT w PLN i kwota VAT w walucie) i taki ustala na dokumencie. Jeżeli ww. parametr jest wyłączony, wówczas na tworzonym dokumencie ustalany jest kurs bieżący. Podobnie się dzieje wówczas, jeżeli opcja ustalania kursu ustalona jest na Bieżący. Przez ww. kurs bieżący należy rozumieć kurs ustalany w Systemie standardowo podczas generowania dokumentu z zamówienia zakupu tj. stosownie do opcji dotyczących kursu ustalonych na tym zamówieniu (Bieżące/Ustalone/Ustalone do daty ważności, potem bieżące).

Tabela VAT dokumentu FZL

Tabela VAT dokumentu FZL tworzona jest na podstawie wartości netto i kwot VAT dokumentu KSeF przesłanych w polach od P_13_1 do P_13_11. System mapuje dane pole na właściwą stawkę VAT, następnie sprawdza, czy dana stawka została zdefiniowana w Systemie i jeżeli ten warunek jest spełniony wówczas tworzy dla niej rekord TraVat metodą od brutto. W przypadku faktury KSeF w walucie obcej ww. wartości najpierw zostają przeliczone na wielkości w PLN, w Systemie Comarch ERP XL bowiem w tabeli VAT FZL zapisywane są wyłącznie wielkości w walucie systemowej.

W przypadku faktur w walucie obcej po wstępnym utworzeniu rekordów tabeli VAT System dodatkowo stosuje mechanizm uzgadniania kwoty podatku w PLN ustaloną na FZL z wielkością przekazaną w fakturze KSeF wg identycznych zasad, jak zastosowane przy tworzeniu FZ tj.

Obsłużone zostało prezentowanie ostrzeżenia dla przypadków tworzenia dokumentu o wartości niezgodnej z wartością dokumentu od Dostawcy. Dla dokumentów w walucie systemowej porównywana jest sumę wartości netto tabeli VAT faktury z KSeF z wartością netto utworzonej FZL oraz suma kwot podatku VAT faktury z KSeF z łączną wielkością VAT-u na FZL. W przypadku dokumentów w walucie obcej porównanie dokonywane jest w zakresie łącznej wielkości podatku VAT w PLN.

Numer obcy oraz daty na generowanej FZL

Numer obcy generowanej faktury ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury. Daty dokumentu FZL zaś ustalane są następująco:

Forma, termin płatności i rachunek bankowy na FZL

Zasady ustalania ww. parametrów na FZL są identyczne, jak podczas tworzenia FZ z faktury KSeF.

Weryfikacja dokumentu FZL przez Użytkownika

Aby ułatwić Użytkownikowi weryfikację poprawności utworzonego dokumentu, w tym jego zgodności z dokumentem KSeF, formatka FZL wyposażona została w podgląd dokumentu źródłowego wraz z możliwością jego wydruku. Funkcjonalność ta dostępna jest już od wersji 2024.0, w której można było jedynie spinać dokument utworzony w Systemie z dokumentem KSeF. W przypadku faktury FZL wygenerowanej z dokumentu zaimportowanego z KSeF takie spięcie dokonywane jest automatycznie.

Fakt dokonania przez Użytkownika weryfikacji dokumentu powinien zostać przez niego odnotowany. Służy do tego opcja Oznacz jako zweryfikowany dostępna w menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF oraz w menu kontekstowym listy dokumentów.

Podczas zapisu/zatwierdzania dokumentu FZL dokonywana jest kontrola unikalności numeru KSeF dokumentu. W przypadkach, gdy w Systemie zarejestrowano już fakturę zakupu o takim samym numerze KSeF jak numer zapisywanej/zatwierdzanej faktury zaliczkowe FZL pojawia się stosowne ostrzeżenie.

Generowanie KZL na podstawie faktury KSeF

Na podstawie faktury KSeF można wygenerować korektę faktury zaliczkowej zakupu KZL. Operacja ta dostępna jest z listy Faktury zakupu z KSeF dla faktury o rodzaju KOR_ZAL. Przed generowaniem dokumentu System standardowo sprawdza, czy faktura KSeF nie została przez Użytkownika odrzucona, jak również to, czy nie utworzono już na jej podstawie dokumentu w Systemie.

Identyfikacja kontrahenta i faktury korygowanej

Identyfikacja kontrahenta podczas generowania KZL na podstawie faktury KSeF dokonywana jest według identycznych zasad jak opisane powyżej podczas generowania FZL. Po ustaleniu kontrahenta odszukiwana jest faktura zaliczkowa, korygowana danym dokumentem KSeF. Jeżeli taka FZL zostanie zidentyfikowana, wówczas operacja generowania KZL jest kontynuowana, jeżeli zaś takiego dokumentu nie uda się odnaleźć, wówczas pojawia się stosowny komunikat i KZL nie jest tworzona.

Identyfikując dokument korygowany System poszukuje zatwierdzonej FZL wystawionej dla danego Dostawcy i numerem zgodnym z przesłanym w dokumencie KSeF:

Waluta i kurs na dokumencie KZL

Zarówno waluta jak i kurs na dokumencie KZL ustalane są na podstawie waluty i kursu korygowanej FZL niezależnie od waluty/kursu przesłanego w fakturze KSeF. Ww. ustalanie kursu na podstawie korygowanej FZL jest standardowym zachowaniem Systemu Comarch ERP XL. Jeżeli Dostawca z jakiegoś powodu użyje innego kursu, wówczas wartości: utworzonej FZL i faktury KSeF będą różne, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.

Tabela VAT i wartość generowanego dokumentu KZL

Korekta faktury zaliczkowej zakupu KZL tworzona jest na podstawie wartości netto i kwot VAT dokumentu KSeF przesłanych w polach od P_13_1 do P_13_11. W przypadku faktury KSeF w walucie obcej ww. wartości najpierw zostają przeliczone na wielkości w PLN, w Systemie Comarch ERP XL bowiem w tabeli VAT KZL zapisywane są wyłącznie wielkości w walucie systemowej. Do tego przeliczenia zastosowany zostanie kurs ustalony na KZL, a on pobierany jest z korygowanej FZL.

System, podobnie jak dla FZL najpierw mapuje dane pole na właściwą stawkę VAT, a następnie sprawdza, czy dana stawka występuje na korygowanej FZL i czy pozostaje dla niej niezerowa wartość nieodliczona/nieskorygowana, po czym tworzy dla niej rekord tabeli VAT wyłącznie, jeżeli ten warunek jest spełniony. Wartość tworzonego rekordu tabeli VAT KZL ustalana jest albo na podstawie wartości brutto przesłanej w dokumencie KSeF albo na poziomie wartości możliwej do skorygowania. Wartość możliwa do skorygowania determinowana jest przez wartość korygowanej FZL, dotychczasowe korekty zarejestrowane do tego dokumentu oraz przez wielkość zaliczki odliczonej już na dokumentach końcowych.

Jeżeli całość faktury FZL została już skorygowana, czy też odliczona na dokumentach końcowych, wówczas KZL nie jest tworzona. Operacja przerywana jest również wówczas, jeżeli istnieje niezatwierdzona korekta do korygowanej FZL.

System Comarch ERP XL nie posiada funkcjonalności korekt faktur zaliczkowych zwiększających ich wartość, stąd podczas ww. operacji generowania KZL pomijane są rekordy faktury KSeF o wartości dodatniej.

Numer obcy oraz daty na generowanej KZL

Numer obcy generowanej KZL ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury. Daty dokumentu KZL zaś ustalane są następująco:

Weryfikacja dokumentu KZL przez Użytkownika

Podobnie jak dla dokumentu FZL również dla jego korekty KZL udostępniono narzędzia ułatwiające weryfikację zgodności utworzonego dokumentu z fakturą KSeF: