Uzgadnianie stanu magazynu z kontami
Rolą wydruku jest wskazanie różnic między wartościami dokumentów, mającymi wpływ na stan magazynu, a wartością dekretów powstałych na koncie magazynowym. Wykazanie ich powinno pomóc w znalezieniu przyczyny rozbieżności między wartością magazynów, wyliczaną przez wydruk: Stan magazynu na dzień, a wartościami związanych z nimi kont.
Najczęstsze powody niezgodności pomiędzy wartościami magazynów i kontami
Przykładowe powody niezgodności:
- Dokument niezaksięgowany
- Dokument zaksięgowany na złe konto
- Dokument zaksięgowany na złą wartość
- Rozbieżność między miesiącem wydania/przyjęcia a datą księgowania
- Dokument zaksięgowany po niewłaściwej stronie konta
Opis działania wydruku
Wydruk uruchamiany jest z poziomu listy towarów (zakładki: Wszystkie wg kodu, Wszystkie wg nazwy, Wszystkie wg symbolu).
Do wydruku przekazywany jest filtr z aplikacji oraz ustawienia z listy towarów. Oznacza to, że do analizy uwzględnione zostaną jedynie towary znajdujące się na liście.
W sytuacji, gdy w okresie, dla którego wykonywana jest analiza miał miejsce obrót niewyświetlanym na liście towarem, wszystkie dekrety powstałe w wyniku zaksięgowania dokumentów, mających wpływ na stan magazynowy tych towarów będą wykazywane jako błędne.
Analogiczna sytuacja ma miejsce dla towarów Archiwalnych.
Przy uruchomieniu wydruku należy podać:
- Zakres dat – w trakcie analizy uwzględniane są tylko te dokumenty, dla których data operacji w magazynie (przyjęcia/wydania) znajduje się w tym zakresie. Ma on również wpływ na dekrety uwzględnione w wydruku. Wydruk uwzględnia tylko dekrety z tego okresu.
- Konto związane z magazynem/magazynami
Na wydruku pojawią się wszystkie dokumenty obracające towarami w zadanym okresie i mające wpływ na stan magazynu na dzień końcowy wybranej analizy. Pozwala to na przeanalizowanie wartości dokumentów, mających wpływ na stan magazynu.
- Magazyny, dla których wykonywana jest analiza – wybierane na liście towarów (kontrolka Magazyn).
- Czy mają być uwzględnione dekrety bez dokumentu źródłowego oraz dekrety powstałe w wyniku zaksięgowania na wskazane konto, dokumentów operujących na innych magazynach?
Przypadek ten szczegółowo opisano w punkcie: Dokument zaksięgowany na złe konto.
- Czy w wydruku niezgodności mają zostać uwzględnione dekrety bilansu otwarcia (BO/BOK) oraz BOA/BOAK?
- Czy uwzględnić spinacze dokumentów?
Aby spinacze były uwzględnione w wydruku różnic, operator musi zaznaczyć również parametr wskazujący odpowiedni typ dokumentu (np. jeśli w wydruku różnic ma być uwzględniony (S)FRR należy zaznaczyć oba parametry: Uwzględnij spinacze dokumentów oraz FRR/FRK).
- Typy dokumentów, które mają być brane pod uwagę w analizie.
Opis procedury serwerowej
Wydruk wykonywany jest w oparciu o procedurę serwerową CDN.StanMagazynuNaDzien_Uzgadnianie, która zwraca dokumenty, dla których występuje niezgodność między wartościami pochodzącymi z dokumentu, a wartościami dekretów powstałych w wyniku zaksięgowania go na koncie magazynowym.
Procedura podzielona jest na trzy spójne części:
Tabela tymczasowa #TmpTwrKarty przechowująca informacje o towarach, które mają być analizowane. Zapisywane są do niej informacje o towarach i produktach (Twr_Typ in (1,2)) spełniających warunki przekazane w filtrze i wybranych na liście towarów ustawieniach. Tylko dla nich będzie wykonywana analiza.
Część nazwana DokSprzedaz odpowiedzialna za uwzględnienie wszystkich dokumentów handlowych (pierwszy select odpowiada za dokumenty proste, drugi za spinacze np. RA, RS). Wykorzystywane są w niej informacje tylko dla towarów zawartych w tabeli #TmpTwrKarty. W analizie uwzględniane są tylko te dokumenty, dla których TrN_DataMag znajduje się w przedziale dat określonych przy uruchomieniu wydruku.
Część nazwana Dekrety odpowiedzialna za uwzględnienie wszystkich zapisów księgowych związanych z danym kontem podanym przy uruchomieniu wydruku przez Użytkownika. W części tej wyszukiwane są tylko te dekrety, których data znajduje się w przedziale dat określonych przy uruchomieniu wydruku.
Wartości prezentowane na wydruku
Na wydruku wyświetlane są tylko te dokumenty i dekrety, które mają wpływ na niezgodności między wartością magazynu, a stanem na koncie księgowym dla tego magazynu. W szczególności są to pozycje, dla których wartość kosztu wynikająca z dokumentu jest różna od kwoty dekretu.
Opis poszczególnych kolumn prezentowanych na wydruku:
- Zaks. – Informacja o tym czy dokument został zaksięgowany.
- Dokument – Numer dokumentu.
- Koszt na dokumencie – Suma kosztów zapisanych na subelementach dokumentu (TrS_KosztKsiegowy), uwzględnionych podczas analizy (wyliczana przy pomocy funkcji CDN.TrSKsiegowa).
- Data wydania/przyjęcia – Data operacji magazynowej zapisana w nagłówku dokumentu (TrN_DataMag).
- Data zapisu – Data zapisu księgowego powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu.
- Kwota dekretu – Kwota zapisu księgowego związanego z dokumentem.
- Dekret/Dokument BO – Numer dekretu.
Przykłady rozbieżności wraz z propozycją naprawy
Poniżej zaprezentowane zostały przykłady sytuacji powodujących rozbieżności pomiędzy wartościami magazynów a kont z nimi związanych oraz propozycje ich naprawy.
Dokument nie został zaksięgowany
Jednym z powodów występowania różnic pomiędzy stanami księgowymi a magazynowymi jest występowanie w bazie niezaksięgowanych dokumentów na dany magazyn. Sytuacja taka skutkuje tym, że pewne zasoby zostają wprowadzone na stan magazynu i jednoczenie nie są one ujmowane po stronie księgowej.
Na wydruku taki dokument nie posiada odpowiednika po stronie dekretu. W kolumnie Zaks. widnieje wartość: NIE.
W celu doprowadzenia do spójności danych księgowych i magazynowych, należy zaksięgować wszystkie wykazane przez wydruk dokumenty na konta księgowe przypisane do odpowiednich magazynów.
Dokument zaksięgowany na złe konto
Może zdarzyć się, że dokument został zaksięgowany na inne konto magazynowe, niż wskazują jego subelementy. Taka sytuacja doprowadza do rozbieżności między magazynami a kontami im odpowiadającymi. Błędne wartości wykazują zarówno konto magazynu, na które odbyło się księgowanie oraz konta magazynu, z którego został pobrany (wprowadzono) towar.
W sytuacji gdy badana jest zgodność konta z magazynem, na którym odbywał się ruch magazynowy, na wydruku taki dokument nie posiada odpowiednika po stronie dekretu. W kolumnie Zaks. widnieje wartość TAK.
Gdy analizowana jest zgodność magazynu z kontem, na który został wprowadzony dekret, a dokument nie wykonywał ruchów na tym magazynie, na wydruku dekret nie posiada odpowiednika po stronie dokumentu. Aby w raporcie pojawiły się pozycje odpowiadające błędnym dekretom należy podczas uruchamiania wydruku zaznaczyć parametr: Uwzględnij dekrety bez źródłowych dokumentów handlowych.
W celu uzyskania spójności danych należy odksięgować dokumenty i zaksięgować je ponownie na odpowiednie konta magazynowe schematem zawierającym księgowanie na konto magazynu zgodnie z magazynem na elementach transakcji.
Księgowanie schematem zawierającym dekret z pozycją *MAGKONTO gwarantuje, że zawsze będzie zgodność pomiędzy magazynem a kontem księgowym, nawet w sytuacji kiedy w dostawach (w subelementach), będą różne magazyny.
Dokument zaksięgowany na inną wartość niż wynika to z wartości zapisanych w bazie danych
Taka sytuacja może mieć kilka przyczyn. Wydruk Stan magazynu na dzień oraz raport zgodności między kontem a stanem magazynu wylicza wartości dla dokumentów na podstawie kosztu księgowego zapisanego w subelementach dokumentu (tabela CDN.TraSElem, pole TrS_KosztKsiegowy). W przypadku gdy suma wartości tych pól, operująca na wybranym magazynie, dla dokumentu jest różna od powiązanego z nim dekretu, wystąpi różnica między kontem księgowym oraz stanem magazynu.
Część subelementów wskazuje na inny magazyn niż konto magazynowe
Jedną z przyczyn rozbieżności jest zaksięgowanie całej wartości kosztu z dokumentu na konto księgowe jednego magazynu, mimo tego, że część subelementów pobrało zasoby z innego magazynu. Wartość wykazanych przez raport rozbieżności dla dokumentu będzie różna od kosztu dla całego dokumentu, a tym samym od wartości dekretu powstałego na koncie. Sytuacja ta skutkuje również rozbieżnościami dla pozostałych magazynów, z których dokument pobrał zasoby.
W celu uzgodnienia zapisów należy odksięgować taki dokument i zaksięgować ponownie, tak aby dekrety powstały na kontach odpowiadających magazynom, z których dokument pobrał towary. Należy użyć schematu zawierającego księgowanie dotyczące konta magazynu.
Schemat powinien być zdefiniowany w następujący sposób:
Istotne jest w tym przypadku księgowanie wartości kosztu zakupu na konto związane z magazynem.
Konto magazynu jest przypisywane z poziomu modułu Administrator, menu: Firma, pozycja: Magazyny, karta konkretnego magazynu, przycisk: Konto.
Zdefiniowanie pozycji księgowanej na konto zasobów, w oparciu o konto magazynu z karty magazynu gwarantuje, że wartość kosztu własnego, czyli wartość towarów w cenie zakupu zostanie zaksięgowana na konto tego magazynu, z jakiego faktyczne nastąpiło wydanie towarów.
Różna wartość kosztu księgowego dla dokumentów przychodowych oraz jego wartości dokumentu
Sytuacja taka wynika z nieprawidłowo działającego systemu. Dla dokumentów przychodowych wartości kosztu księgowego powinny być zgodne z wartością dokumentu. Zaksięgowanie dokumentu w oparciu o jej wartość, w sytuacji gdy koszt jest inny, spowoduje występowanie różnic między kontem a stanem magazynu.
Należy uzgodnić wartość kosztu z wartością dokumentu. Konieczna jest zmiana wartości w polach TrS_KosztKsiegowy, TrS_KosztRzeczywisty (tabela CDN.TraSElem) oraz TrE_KosztKsiegowy, TrS_KosztRzeczywisty (tabela CDN.TraElem). Wartości zapisane w polach TrE_KosztKsiegowy i TrE_KosztRzeczywisty powinny być zgodne z wartością TrE_KsiegowaNetto. Wartości dla subelementów należy wyliczyć w oparciu o ich ilości.
Niestety zwykle modyfikacja tych pól pociąga za sobą konieczność wykonania odbudowy również wartości zasobów oraz dostaw. Odbudowę można wykonać przy pomocy funkcji specjalnej Naprawa Stanu Towarów.
Daty na dokumentach i zapisach księgowych
Wydruk: Stan magazynu na dzień podczas wyliczenia wartości magazynu uwzględnia jedynie dokumenty z datą operacji magazynowej (data wydania/przyjęcia) mniejszą lub równą od daty, dla której jest wykonywany.
Jeśli data magazynowa dla dokumentu jest różna od tej, z jaką został on zaksięgowany, to może okazać się, że dla pewnego okresu saldo konta magazynowego jest różne od stanu magazynu. Jest to szczególnie istotne na przełomie okresów operacji handlowych i księgowych (koniec roku, koniec kwartału, itp.). Może się to zdarzyć jeśli dla dokumentu data magazynowa jest różna od daty operacji handlowej (sprzedaży/zakupu), a w oparciu o nią ustalana jest data dekretu.
Na wydruku: Niezgodności między magazynem a kontem księgowym taka sytuacja może być wykazywana w dwojaki sposób.
Data dekretu nie mieści się w przedziale wybranym na raporcie
W sytuacji gdy data dekretu nie mieści się w przedziale wybranym na raporcie, dokument jest wykazywany jako zaksięgowany (w kolumnie Zaks. wartość TAK), ale obok niego nie ma dekretu. Sytuacja taka została przedstawiona na Rysunku: Uzgadnianie stanu magazynu z kontami: przykład dokumentów zaksięgowanych na inne konto niż wskazane podczas uruchamiania wydruku.
Data wydania/przyjęcia nie mieści się w przedziale wybranym na raporcie
W sytuacji gdy data wydania/przyjęcia z dokumentu nie mieści się w przedziale wybranym na raporcie, obok dekretu nie ma dokumentu będącego jego źródłem. Przykład został przedstawiony na Rysunku: Uzgadnianie stanu magazynu z kontami: przykład dekretów, których źródłem są dokumenty operujące na innym magazynie niż wybrany na liście towarów, z której uruchomiono wydruk.
Dokument zaksięgowany po niewłaściwej stronie konta
Inną z sytuacji która wpływa na występowanie rozbieżności między kontem magazynowym a stanem magazynu jest zaksięgowanie dokumentu po niewłaściwej stronie konta. Rozbieżność wynika z tego, że w przypadku gdy koszt z dokumentu (np. faktury sprzedaży) pomniejsza wartość magazynu to wartość na dekrecie zwiększy jego wartość.
Koszty z dokumentów pomniejszających wartość magazynu (np. dokumentów rozchodowych) prezentowane są na wydruku ze znakiem ujemnym. Również z takim znakiem prezentowane są dekrety zapisane po stronie Credit.
Dla dokumentów zaksięgowanych po niewłaściwej stronie wartości w kolumnach Koszt na dokumencie i Kwota dekretu będą miały przeciwne znaki. W takim przypadku należy zweryfikować sposób zaksięgowania dokumentu i w przypadku dekretu po niewłaściwej stronie konta, powinien być on usunięty, a dokument zaksięgowany ponownie w prawidłowy sposób.
W celu poprawy błędu należy dokument odksięgować i ponownie zaksięgować po właściwej stronie konta.
Księgowanie dokumentów rozchodowych
Dokumenty rozchodowe czyli np. WZ/FS/FSE/WZE/RW w schemacie księgowym powinny zawierać pozycję księgującą rozchód z magazynu po stronie Ma (Credit) konta zapasów magazynowych, towarów czy materiałów.
Księgowanie dokumentów przychodowych
Schematy dla dokumentów przychodowych czyli np. PZ/FZ/PZI/PW powinny zawierać pozycję księgująca przychód na magazyn po stronie Winien (Debet) konta zapasów magazynowych, towarów czy materiałów.
Księgowanie dokumentów przesunięć międzymagazynowych
Księgowanie dokumentów MMW i MMP
Księgowanie dokumentów wewnętrznych przesunięć międzymagazynowych (MMP oraz MMW), powinno przebiegać w oparciu o schematy zawierające pozycję księgująca wartość dokumentu na konta zapasów magazynowych oraz na konto przejściowe. Dla dokumentu MMP po stronie Debet będzie księgowany przychód na magazyn docelowy, czyli ten na który towar jest przyjmowany za pomocą dokumentu MMP, a po stronie Ct powinno następować księgowanie na konto przejściowe. Dla dokumentu MMW po stronie Credit będzie księgowany rozchód z magazynu źródłowego, czyli z którego towar jest wydawany dokumentem MMW, a po stronie Dt powinno następować księgowanie na konto przejściowe.
Podwójne zaksięgowanie kosztów z dokumentu
Najtrudniejszą do wykrycia przyczyną niezgodności między saldem konta magazynowego a wartością magazynu jest podwójne zaksięgowanie dokumentu. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku spinaczy i dokumentów spiętych.
Rozważania można przeprowadzić na podstawie dokumentów PA-RS-RA. Paragon (PA) może być spięty równocześnie do dwóch spinaczy: raportu sprzedaży (RS) i rachunku (RA), będącego odpowiednikiem faktury fiskalnej. Koszty z obu spinaczy mogą zostać zaksięgowane, choć tylko raz pomniejszyły wartość magazynu. Co więcej również paragon mógł zostać zaksięgowany. W takiej sytuacji rozbieżność będzie jeszcze większa.
W celu uniknięcia pomyłek należy przyjąć zasadę, które z dokumentów mają być księgowane na konta magazynowe. Jeśli przyjęto zasadę, że nie są księgowane paragony (PA) oraz rachunki (RA), to podczas wykonywania raportu różnic nie należy zaznaczać tych dokumentów. Dekrety, które powstały w wyniku zaksięgowania tych dokumentów zostaną wydrukowane bez dokumentu źródłowego.
W celu poprawy błędu należy odksięgować jeden z dokumentów.
Analogiczny błąd może występować dla innych spinaczy ((S)FS, (S)FZ, (S)FRR oraz ich korekt). Podczas uruchamiania raportu różnic Operator decyduje czy do wydruku mają być uwzględnione spinacze, których nie wymieniono w liście dokumentów. Odpowiada za to parametr: Uwzględnij spinacze dokumentów.
