XL178-Mapowanie danych na strukturę logiczną schematu FA(3) e-faktury KSeF w wersji 2025.1

Wstęp

Celem niniejszego biuletynu jest zapoznanie Użytkowników systemu Comarch ERP XL z zasadami wypełniania poszczególnych linii pliku .xml faktury wysyłanej do KSeF wg schematu FA(3).

Budowa ww. pliku omówiona jest w broszurze udostępnionej przez Ministerstwo Finansów pod adresem j.n..:

https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/

Wszystkie dane przesyłane przez Comarch ERP XL w ww. pliku ustalane są za pomocą funkcji/procedur, o których mowa w dalszej części dokumentu. Jeżeli standardowy sposób ustalania przez System tych danych jest niewystarczający/niesatysfakcjonujący Klienta, wówczas Partner/ zespoły IT Klienta mogą je zamienić poprzez modyfikację stosownej procedury. Nie ma natomiast możliwości, aby Użytkownik samodzielnie dodał obsługę pola nieprzewidzianego w standardowej obsłudze w Comarch ERP XL. Jeżeli Klient będzie miał potrzebę obsługi pola niewymienionego w niniejszym biuletynie, wówczas powinien to zgłosić. Obsługa nowych, zgłaszanych przez Klientów pól będzie sukcesywnie dodawana w kolejnych wersjach Systemu.

Mapowanie danych na schemat e-faktury

Podmiot1 (Sprzedawca)

Dane dotyczące Sprzedawcy wysyłane są na podstawie danych zdefiniowanych na pieczątce przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy.

Prefiks NIP Sprzedawcy

Dane identyfikacyjne Sprzedawcy

Nazwa Sprzedawcy ustalana jest na podstawie na podstawie poszczególnych kontrolek nazwy z zakładki {Ogólne} pieczątki firmy.

Adres Sprzedawcy

Dane adresowe ustalane są na podstawie danych wprowadzonych na zakładce {Deklaracje cd.} pieczątki firmy.

System ustala ich składowe i wysyła je wszystkie w polu AdresL1. Dane ustalane są w kolejności: ulica wraz z numerem domu i numerem lokalu, kod pocztowy, miasto, województwo, gmina, powiat, poczta, przy czym nazwą składowej adresowej poprzedzone są: gmina, powiat i poczta.

Kraj Sprzedawcy identyfikowany jest na podstawie kraju przypisanego na zakładce {Deklaracje cd.} pieczątki firmy. Użytkownik powinien na pieczątce wprowadzić nazwę kraju, a na jej podstawie System ustali jego symbol.

Aby System prawidłowo zidentyfikował dany kraj konieczne jest, aby wprowadzona w pieczątce firmy nazwa kraju była zgodna z nazwą kraju w tabeli KrajeCelne (KPC_NazwaPL). W przypadku błędnego podania nazwy kraju lub nie podania go w ogóle jako kraj przyjmowana jest Polska.

Dane kontaktowe Sprzedawcy

Ww. dane wysyłane są wyłącznie, jeżeli w Konfiguracji systemu włączony jest parametr Podczas eksportu wysyłaj/Dane kontaktowe Sprzedawcy.

Ww. informacje wysyłane są na podstawie adresu E-mail sekretariatu oraz numeru telefonu zdefiniowanych na zakładce {Deklaracje c.d.} pieczątki firmy.

Podmiot2 (Nabywca)

Dane jw. wysyłane są na podstawie adresu kontrahenta głównego użytego na wysyłanym dokumencie, z zastrzeżeniem pól JST i GV o czym w dalszej części dokumentu.

Dane identyfikacyjne Nabywcy

Dla Nabywcy należy podać numer, przy pomocy którego można go zidentyfikować. Służy do tego pole NIP lub komplet linii: KodUE (kod kraju UE) i NrVatUE lub pole NrId (identyfikator inny). Pole BrakID z wartością 1 należy przesłać dla podmiotu nieposiadającego numeru NIP, ani też innego identyfikatora podatkowego.

Wartość dla ww. linii ustalana jest w oparciu o NIP przypisany do adresu kontrahenta głównego dokumentu (KnA_NIP) oraz dodatkowo w oparciu o wartość atrybutu KSEF_Nabywca_NrID przypisanego do wysyłanego dokumentu wg poniższych zasad:

NIP wysyłany jest dla transakcji innych niż wewnątrzwspólnotowe, gdy kraj nabywcy (KnA_Kraj) jest pusty lub wypełniony wartością PL i NIP został podany (niepusty Kna_NIP).

Linie: KodUE i NrVatUE wysyłane są dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. KodUE ustalany jest na podstawie prefiksu NIP, NrVatUE zaś na podstawie KnA_NIP.

NrID wysyłany jest dla transakcji innych niż wewnątrzwspólnotowe, gdy kraj nabywcy (KnA_Kraj) jest wypełniony i ma wartość inną niż PL i KnA_NIP jest wypełniony oraz wówczas, jeżeli do dokumentu przypisano atrybut o nazwie KSEF_Nabywca _NrID i podano jego wartość. W tym ostatnim przypadku inne warunki (poza atrybutem) nie są sprawdzane.

Pole BrakID jest wysyłane wówczas, jeżeli NIP nie został podany (KnA_NIP jest pusty) i do dokumentu nie przypisano wartości ww. atrybutu

Nazwa Nabywcy wysyłana jest na podstawie zawartości kontrolki/kontrolek Nazwa formatki adresu kontrahenta głównego na dokumencie (pola: Kna_Nazwa1, Kna_Nazwa2 i Kna_Nazwa3).

Adres Nabywcy

Dane adresowe Nabywcy ustalane są na podstawie danych wprowadzonych na formatce adresu kontrahenta głównego na dokumencie i wysyłane w polu AdresL1. Ww. dane wysyłane są w kolejności: ulica wraz z numerem domu i numerem lokalu, kod pocztowy, miejscowość, województwo, gmina, powiat, przy czym nazwą składowej adresowej poprzedzone są: gmina i powiat.

W Systemie Comarch ERP XL na formatkach kart kontrahentów i ich adresów nie ma odrębnych pól na miasto (miejscowość) i pocztę, stąd informacja ta wysyłana jest jeden raz i traktowana jest jako miejscowość.

Ulica, numer domu i numer lokalu wysyłane są na podstawie zawartości obu kontrolek Ulica formatki adresu kontrahenta (KnA_Ulica, KnA_Adres)

W przypadku miejscowości bez nazw ulic Użytkownicy powinni stosować jedną z poniższych zasad definiowania adresu:

Kontrolkę Ulica pozostawić pustą, natomiast w kontrolce Miasto podać zarówno nazwę miejscowości jak i numer domu i lokalu

Numer domu i lokalu wpisać w kontrolce Ulica, ale poprzedzić ją nazwą miejscowości

Dane kontaktowe Nabywcy

ID Nabywcy

ID Nabywcy to unikalny klucz powiązania danych nabywcy w fakturach korygujących, w przypadku gdy dane nabywcy w fakturze korygującej zmieniły się w stosunku do danych w fakturze korygowanej.

Pole IDNabywcy przewidziane zostało dla sekcji Podmiot2 (nabywca), sekcji Podmiot3 z rolą=4 (dodatkowy Nabywca) oraz sekcji Podmiot2K. Są to pola właściwe dla korekt typu korekta danych. Za pomocą tego dodatkowego identyfikatora podaje się informację o tym, którego nabywcę dotyczy zmiana danych dokonywana tą korektą. W standardzie Systemu Comarch ERP XL dodatkowi Nabywcy oraz ich identyfikatory nie są obsługiwani, taką obsługę może wprowadzić Partner/dział IT Klienta stosownie modyfikując procedury zwracające ww. dane.

Pola JST i GV

W wersji 2025.1 na formatkę wzorca kontrahenta i kartę kontrahenta dodane zostały parametry: JST – Jednostka podrzędna samorządu terytorialnego oraz GV – Członek grupy VAT.

Dla faktury na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony parametrem JST wysyłane są poniższe dane:

w sekcji Podmiot2 wysyłany jest znacznik JST=1

w sekcji Podmiot3 wysyłane są dane kontrahenta docelowego z Rolą=8

Dla faktury, na której jako kontrahent docelowy zastanie wprowadzony podmiot oznaczony parametrem GV wysyłane są poniższe dane:

w sekcji Podmiot2 wysyłany jest znacznik GV=1

w sekcji Podmiot3 wysłane są dane kontrahenta docelowego z Rolą=10

Podmiot3

Schemat e-faktury umożliwia przesłanie informacji dotyczących podmiotów trzecich takich jak faktor, odbiorca, podmiot pierwotny, dodatkowy nabywca, wystawca faktury, dokonujący płatności, jednostka samorządu terytorialnego – wystawca, jednostka samorządu terytorialnego – odbiorca, członek grupy VAT – wystawca, członek grupy VAT – odbiorca, pracownik.

Podmiot3 – obsługiwane role

W Systemie Comarch ERP XL za pomocą ww. sekcji wysyłana jest informacja o odbiorcy faktury, płatniku, jednostce samorządu terytorialnego – odbiorcy, członku grupy VAT – odbiorcy oraz o pracowniku.

Obsługa innych podmiotów trzecich możliwa jest wdrożeniowo poprzez stosowną modyfikację procedury używanej do wysyłania danych w tej sekcji. Partner/dział IT Klienta mogą w tej sposób wpłynąć na pole Rola, w którym podaje się rodzaj podmiotu trzeciego oraz wysłać informacje w polu Udzial (pole podawane dla dodatkowego nabywcy tj. podmiotu z Rolą 4), IDNabywcy (identyfikator dodatkowego nabywcy na korekcie danych). Pola Udzial i IDNabywcy nie są w standardzie wypełniane.

Podmiot3 z rolą 11 – pracownik

Na formatce osoby u kontrahenta dodany został parametr Wysyłaj dane osoby do KSeF. Jeżeli na karcie danej osoby zostanie włączony ten parametr i osoba ta zostanie przypisana jako osoba u kontrahenta głównego na wysyłanej fakturze, wówczas jej dane wysyłane są w sekcji Podmiot3 z rolą 11.

Podmiot3 – zasady wysyłania danych

Obsługa pola IDWew podczas wysyłania danych Podmiotu3

Identyfikator wewnętrzny to wytworzony w KSeF unikalny identyfikator zakładu/oddziału osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Podatnik może utworzyć takie identyfikatory w Aplikacji Podatnika i się nimi posługiwać. Identyfikator wewnętrzny dla Podmiotu3 jest wysyłany do KSeF w oparciu o atrybut KSeF_Podmiot3_IDWew.

Faktura: waluta, daty, numer oraz związane dokumenty WZ

Waluta faktury

Dla dokumentów FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL i ich korekt wysyłany jest symbol waluty użytej na dokumencie, ze szczególnym uwzględnieniem waluty ZŁ, dla której wysyłany jest symbol PLN. Dla dokumentów FS, (A)FS, (s)FS, (S)FS, RA, FSL i ich korekt wysyłany jest symbol PLN.

Data wystawienia [P_1] – data wystawienia wysyłanej faktury/korekty

Data sprzedaży [P_6]

W zakresie przekazywania informacji o dacie sprzedaży wysyłanej faktury sprzedaży obsłużone są poniższe metody:

• Możliwość podania okresu którego dotyczy faktura zamiast podawania jednej daty sprzedaży tj. wysyłanie pól P_6_Od i P_6_Do w oparciu o atrybuty typu data o nazwach: KSEF_P_6_Od i KSEF_P_6_Do przypisane do nagłówka wysyłanego dokumentu
• Możliwość podania różnych dat sprzedaży dla poszczególnych elementów faktury zamiast podawania jednej daty sprzedaży, tj. wysyłanie pola P_6A dla poszczególnych elementów FAWiersz w oparciu o atrybut typu data o nazwie KSEF_P_6A przypisany do poszczególnych elementów faktury
• Możliwość nieprzesyłania daty sprzedaży (np. wówczas, gdy nie jest ona jeszcze znana): data ta nie jest wysyłana, jeżeli do nagłówka dokumentu przypisany zostanie atrybut o nazwie KSEF_DataDostawy z wartością <Nieokreślona>.
• Data P_6 nie jest również przesyłana wówczas, jeżeli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia
• W innych niż ww. przypadkach w polu P_6 wysyłana jest data sprzedaży (Trn_Data3) faktury
• W przypadku faktur korekt obowiązują poniższe zasady wysyłania daty P_6:
• Możliwość nieprzesyłania daty korekty: data ta nie jest wysyłana, jeżeli do nagłówka dokumentu przypisany zostanie atrybut o nazwie KSEF_DataDostawy z wartością <Nieokreślona>.
• Data P_6 nie jest również przesyłana wówczas, jeżeli data korekty jest taka sama jak data jej wystawienia
• W innych niż ww. przypadkach w polu P_6 wysyłana jest data korekty (Trn_Data3 wysyłanego dokumentu)

Numer faktury [P_2]

Jako numer dokumentu wysyłany jest numer obcy dokumentu z kontrolki Faktura zakładki [Nagłówek] formatki dokumentu (Trn_DokumentObcy), lub numer własny dokumentu, zależnie od parametru Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu: Obcy/Własny w Konfiguracji firmy.

Ww. zasada ustalania i wysyłania numeru dokumentu dotyczy numeru faktury sprzedaży, numeru korekty faktury sprzedaży, numeru dokumentu WZ, z którym powiązana jest faktura, numeru Umowy oraz numeru faktury zaliczkowej odliczanej na wysyłanej fakturze końcowej.

Dokumenty WZ

Informacja o numerach WZ, WZE, WKA i ich korektach wysyłana jest dla dokumentów (S)FS, (s)FS, (S)FSE, (s)FSE i ich korekt, z wyjątkiem korekt zbiorczych. Każdy kolejny numer ww. dokumentów wysyłany jest w kolejnej linii WZ. Jako numer wysyłany jest numer obcy lub numer własny dokumentu, zależnie od ww. opcji w Konfiguracji firmy.

Dodatkowo dla Użytkowników którzy nie rejestrują dokumentów WZ jako obiektów w Systemie Comarch ERP XL obsłużono wysyłanie numeru WZ w oparciu o wartość atrybutu u nazwie KSEF_WZ przypisanego do wysyłanej faktury. Jeżeli takich dokumentów jest wiele, wówczas należy zdefiniować i przypisać atrybut wielowartościowy.

Faktura: wartość netto, kwota podatku, należność i kurs faktury zaliczkowej

Wartość netto, kwota podatku, należność

Zestaw pól dla wartości netto i kwot podatku to pola od P_13_1 do P_13_11, w polu P_15 podaje się łączną należność z tytułu faktury. To, w którym polu wykazuje się poszczególne wartości faktury zależy od stawki Vat i rodzaju transakcji. Dana faktura może więc być wykazana w wielu spośród ww. pól.

Wartości netto dla poszczególnych typów transakcji i stawek VAT danej faktury oraz wielkości tegoż podatku należy wykazywać w walucie dokumentu. Dodatkowo, w przypadku dokumentów w walucie obcej wykazywana jest kwota podatku w PLN. Wielkość należności z tytułu faktury wykazywana jest w walucie dokumentu.

W przypadku dokumentów FS, (A)FS, (s)FS, (S)FSE, RA, FSL i ich korekt, dla których wartość netto, wartość VAT i należność wykazywane są w PLN, dane te wysyłane są wprost na podstawie zapisów w bazie danych Systemu.

W przypadku dokumentów FSE, (S)FSE, (s)FSE, FEL w walucie obcej i ich korekt przyjęto zasadę, zgodnie z którą te wielkości, które są wprost zapisywane w bazie Systemu są przesyłane wprost do KSeF (wartość netto w walucie, VAT w PLN), natomiast wielkości, które w bazie nie są zapisywane (w szczególności VAT w walucie obcej) jest stosownie wyliczany.

Wartość netto w walucie obcej

Ww. wartość ustalana jest na podstawie Trv_WartoscWal (w przypadku dokumentów rejestrowanych metodą od brutto na jej podstawie obliczana jest wartość netto i to ona jest przesyłana)

VAT w walucie obcej

W Systemie Comarch ERP XL wielkość podatku VAT w walucie obcej nie jest zapisywana/prezentowana, natomiast wartość brutto dokumentu walutowego ustalana jest jako suma netto w walucie i VAT-u w PLN przeliczonego na walutę obcą po kursie z dokumentu. W związku z tym VAT w walucie obcej na potrzeby KSEF ustalany jest wg tej samej zasady (podobnie jak w JPK_FA) tj. w oparciu o VAT w PLN i kurs dokumentu.

VAT w PLN

Ww. wielkość wysyłana jest na podstawie wartość VAT zapisanego w tabeli TraVAT (Trv_VatR).

Należność w walucie obcej

Wartość należności w walucie obcej ustalana jest wg identycznych zasad jakie obowiązują na formatce dokumentu walutowego tj.: dla dokumentu rejestrowanego metodą od brutto na podstawie pola TrN_WartoscWal, dla dokumentu rejestrowanego metodą od netto na podstawie suma wartości netto w walucie i kwoty VAT w PLN przeliczonej na walutę dokumentu po kursie z jego nagłówka.

Znaczenie poszczególnych linii w zakresie wartości netto oraz kwot podatku VAT i zasady kwalifikowania do nich transakcji rejestrowanych w Systemie przedstawia poniższa tabela.

Kurs na fakturze zaliczkowej

Adnotacje na fakturze

Sekcja Adnotacje służy do wprowadzania na fakturze dodatkowych informacji dotyczących danej transakcji, np. metoda kasowa, mechanizm podzielonej płatności itp.

Dla tych spośród ww. specyficznych transakcji, które nie są obsługiwane w Comarch ERP XL adnotacje zostały oparte na atrybutach o stosownej nazwie. Wiele spośród nich obsługiwanych jest już w JPK_FA. Aby Użytkownicy stosujący te specyficzne transakcje nie byli zmuszeni do definiowania odrębnych atrybutów na potrzeby JPK_FA i odrębnych na potrzeby KSeF podczas wysyłki faktur do KSeF System honoruje dwie nazwy atrybutów dla danego pola, zarówno te z JPK w nazwie, jak i te z KSeF w nazwie. Podobną dualność obsłużono w zakresie adnotacji faktura VAT-marża dla usług turystycznych – System honoruje tu zarówno procedurę MR_T przypisaną na zakładce {VAT} dokumentu jak i atrybut o stosownej nazwie.

Adnotacje: metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie i MPP

Adnotacje: Zwolnienie

Adnotacje: Nowe środki transportu

Adnotacje: P_23

Adnotacje: Procedura marży

Rodzaj faktury

Schemat e-faktury przewiduje przedstawione w poniższej tabeli oznaczenia rodzaju faktur.

Dane nagłówkowe na fakturze korygującej

Przyczyna korekty wysyłana jest na podstawie wartości przypisanej w kontrolce Przyczyna kor. na zakładce {Nagłówek} korekty

Dane dotyczące faktury korygowanej

Dla faktury korygowanej (każdej z faktur korygowanych w przypadku korekty zbiorczej) wysyłane są poniższe informacje

• Data wystawienia i numer faktury korygowanej, rozumiany jako numer obcy z kontrolki Faktura zakładki [Nagłówek] formatki dokumentu korygowanego (Trn_DokumentObcy), lub numer własny dokumentu korygowanego, zależnie od parametru Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu: Obcy/Własny w Konfiguracji firmy
• Znacznik, informujący o tym, że faktura korygowana była wysyłana do KSeF (NrKseF=1) lub znacznik informujący o tym, że nie była ona wysyłana do KSeF (NrKSeFN=1)
• W przypadku znacznika NrKseF=1 wysyłany jest numer KSeF faktury korygowanej

Dla korekty zbiorczej (Z)FSK, (Z)FKE przesyłane są dane dotyczących kolejnych dokumentów korygowanych daną korektą zbiorczą. Występuje więc wiele powtórzeń sekwencji dotyczących poszczególnych faktur korygowanych. Dla korekt innych niż korekty zbiorcze wysyłana jest jedna sekwencja z danymi faktury korygowanej. Dla korekty ręcznej FSK, (A)FSK, FKE dane faktury korygowanej przesyłane są na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkownika na zakładce {Nagłówek} formatki korekty ręcznej, w tym numer KSeF wprowadzony w kontrolce Nr KSeF oryg.

Okres faktury korygowanej

Ww. informacja wysyłana jest dla korekty zbiorczych (Z)FSK, (Z)FKE na podstawie dat podanych w kontrolkach Data od i Data do formatki korekty zbiorczej.

Dane nabywcy na dokumencie korygowanym (Podmiot2K)

W sekcji Podmiot2K schematu e-faktury przewidziano możliwość wskazania danych Nabywcy ujętych w fakturze korygowanej. W przypadku korekty danych nabywcy należy podać w niej kompletne dane tego podmiotu występujące w fakturze korygowanej.

Ww. sekcja została obsłużona w Comarch ERP XL dla korekt danych. System porównuje adresy kontrahenta głównego na wysyłanej korekcie danych i na dokumencie korygowanym i wysyła sekcję Podmiot2K w oparciu o adres kontrahenta głównego dokumentu korygowanego o ile te adresy są różne.

• Dane identyfikacyjne dla Podmiotu2K obsługiwane są wg identycznych zasad jak opisane w pkt 2.2.1
• Adres dla Podmiotu2K obsługiwany jest wg identycznych zasad jak opisane w pkt 2.2.2,
• IDNabywcy w standardzie Systemu Comarch ERP XL nie jest obsługiwane, taką obsługę może wprowadzić Partner/dział IT Klienta stosownie modyfikując procedurą zwracającą tą informację.

Zaliczka Częściowa

Ww. sekcja obsługiwana jest w poniższych okolicznościach:

W przypadku faktur zaliczkowych FSL, FEL wówczas, jeżeli dokumentuje ona więcej niż jedną wpłatę, a dokładniej rzecz ujmując, wpłaty dokonana w różnych datach

W przypadku FS, (A)FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE sekcja wysyłana jest wówczas, jeżeli dokonano na nich rozliczenia z zapisami kasowymi/bankowymi przyjętymi przed datą sprzedaży

W przypadku faktur FS, (A)FS, (s)FS, (S)FS ww. kwoty wykazywane są w walucie systemowej, bez względu na walutę użytą na tym dokumencie, w przypadku zaś FSE, (s)FSE, (S)FSE są to kwoty w walucie dokumentu.

Ilość wysyłanych powtórzeń sekcji wynika z ilości różnych terminów, w jakich przyjęto wpłaty typu zaliczka odjęte danym dokumentem.

Pole KursWalutyZW nie jest przez System obsługiwane.

Znaczniki FP i TP

Dodatkowe opisy nagłówka i elementów dokumentu

W sekcji tej wysyłane są poniższe informacje

Opis z nagłówka dokumentu

Opisy poszczególnych elementów dokumentu, o ile w Konfiguracji/KSeF włączony jest parametr Podczas eksportu wysyłaj/Opis elementu.

Wartości atrybutów przypisanych czy to do nagłówka dokumentu, czy to do poszczególnych elementów faktury, które zostały oznaczone parametrem KSeF. Na podstawie każdego z tak oznaczonych atrybutów wysyłana jest sekwencja danych:

• Nr wiersza: numer elementu faktury, dla której zdefiniowano ten atrybut, pole nie jest wysyłane, jeżeli atrybut zdefiniowany został dla nagłówka dokumentu
• Klucz: nazwa klasy atrybutu
• Wartość: wartość atrybutu

Kwoty do zapłaty z poszczególnych płatności dokumentu

Wykorzystanie dodatkowego opisu do wysyłania informacji o kwotach do zapłaty wynika ze zmian jakie dokonane zostały w schemacie FA(3) w sekcji Platności. Więcej na ten temat w dalszej części dokumentu.

Numery faktur zaliczkowych i znacznik Zwrot Akcyzy

Sekcja FakturaZaliczkowa wysyłana jest:

podczas wysyłania faktur końcowych (odliczających zaliczkowe). System wysyła wówczas kolejne numery tych odliczanych faktur

podczas wysyłania faktury zaliczkowej FSL, FEL – System wysyła kolejne numery poprzednich faktur zaliczkowych zarejestrowanych do danego zamówienia

W przypadku tych faktur zaliczkowych, które zostały wysłane do KSeF podaje się ich numery KSeF, w przypadku zaś faktur zaliczkowych, które do KSeF nie zostały wysłane podaje się numer dokumentu.

Elementy towarowe faktury

Ogólne zasady wysyłania elementów

W FAWiersz wykazuje się dane dotyczące poszczególnych elementów (towarów/usług) faktury/korekty faktury.

W zakresie sekcji elementów obowiązują poniższe zasady:

Ww. sekcja elementów nie jest wysyłana dla faktur zaliczkowych i ich korekt, jak również dla korekty typu korekta danych

W przypadku faktur (A)FS, (A)FSK rejestrowanych bez elementów a jedynie z użyciem tabeli VAT sekcja elementów ustalana jest w oparciu o kolejne rekordy tabeli VAT.

W przypadku pozostałych dokumentów wysyłana jest lista elementów faktury/korekty

Obsłużone są dwa modele wysyłania elementów korekt: metoda różnicowa oraz metoda Przed/Po korekcie. Więcej o tych metodach w dalszej części dokumentu.

O tym, czy System prześle do KSeF ilość i cenę dla jednostki głównej czy pomocniczej elementu transakcji decyduje ustawienie opcji Ilość/cenę dla jednostki: podstawowej/pomocniczej sekcji Podczas eksportu wysyłaj w Konfiguracji Systemu, zakładka {KSeF}.

W zakresie wysyłania informacji o elementach faktur typu spinacz nagłówkowy (S)FS, (S)FSE, RA obowiązują poniższe zasady:

• Lista elementów wysyłana jest w oparciu o elementy PA/WZ/WKA/WZE spięte w danym spinaczu
• Podczas ustalania ilości/ceny/wartości/stawki VAT dla każdego z ww. elementów System honoruje nie tylko dany element, ale również elementy korekt odwołujące się do tego elementu, spięte w tym spinaczu

Przykład 1: WZ-1 T1 3szt x 10 PLN =30 PLN WZK-2 T1 -1szt (S)FS z WZ-1 i WZK-2 Do KSeF zostanie wysłany element: T1 2szt x 10PLN=20 PLN Przykład 2: WZ-1 T1 10szt x 10PLN=100; stawka 23% WZK-2 T1 -1szt WZK-3 T1 korekta wartości -9,00 WZK-4 T1zmiana stawki VAT na 8% (S)FS z ww. dokumentów Do KSeF zostanie wysłany element: T1 9szt x 9,00=81,00; stawka 8%

Powyższe nie oznacza, że podczas tej operacji System grupuje elementy. System nadal wysyła każdy z elementów WZ/WZE/WKA/PA oddzielnie, nawet, jeżeli dotyczą tego samego towaru w tej samej cenie i stawce, łączenie elementów ma miejsce wyłącznie w odniesieniu do elementu korygowanego i elementu korygującego.

Przykład 3: WZ1: LP1 T1 3szt x 10PLN Lp2 T2 4szt x 10PLN WZ2: Lp1 T1 2szt x 10PLN Lp2 T3 3szt x 10PLN WZK do WZ1: Lp1 T1 -1szt Lp2 T2 -4szt (S)FS ze wszystkich ww. dokumentów Do KSeF zostaną wysłane elementy: T1 2szt x 10PLN T1 2szt x 10PLN T3 3szt x 10PLN

Wysyłanie elementów faktur korekt

Struktura faktury KSeF przewiduje dwie alternatywne metody przekazywania informacji o elementach korekty:

Metoda różnicowa polega na wykazywaniu różnic tj. wielkości korekty, w której to metodzie dla danej korygowanej pozycji przesyłany jest jeden zestaw pól sekcji FaWiersz

Metoda przed/po polega na przekazaniu dla danej korygowanej pozycji informacji o stanie elementu przed korektą oraz o stanie elementu po korekcie, w której to metodzie dla danej korygowanej pozycji przesyłane są dwa zestawy pól sekcji FaWiersz

Przykład: FS: T1 3szt x 90 PLN zł, wartość netto 270 FSK: -1szt Metoda różnicowa: T1: -1szt x 90= -90 Metody przed/Po: T1: 3szt x 90=270 T1: 2szt x 90=180

Metoda według której System przesyła informacje o elementach korekty zależna jest od wskazanej przez Użytkownika opcji w Konfiguracji Systemu.

W zakresie metody wysyłania elementów korekt występują pewne wyjątki – dla poniższych przypadków, niezależnie od wskazanej w Konfiguracji opcji wysyłanie elementów odbywa się metodą różnicową:

• (A)FSK do (A)FS bez elementów
• (S)FSK/FKE/RAK spinająca dokument nie będący korektą
• Dokument zawierający element korekty ceny dla części ilości

Dla innych niż ww. przypadki System wysyła elementy korekt metodą wskazaną w Konfiguracji.

Faktura: Płatność

W ramach ww. sekcji wysyłane są poniższe informacje

Informacja o dokonanej zapłacie

Jeżeli przyjęto całościową zapłatę za fakturę, wówczas wysyłany jest stosowny znacznik zapłaty całościowej oraz termin dokonania takiej zapłaty, tj. wysyłane jest pole Zaplacono oraz DataZaplaty.

W przypadku całościowej zapłaty, ale dokonanej w wielu różnych terminach wysyłany jest ZnacznikZaplatyCzesciowej z wartością 2.

W przypadku zapłaty częściowej wysyłany jest ZnacznikZaplatyCzesciowej z wartością 1.

W sekcji ZaplataCzesciowa wysyłane są informacje o kwotach i terminach zapłat częściowych, w tym takich, które łącznie stanowią całościową zapłatę.

Termin płatności

W sekcji tej wysyłane są w kolejnych powtórzeniach pola Termin terminu płatności na podstawie daty Do tych płatności dokumentu, które nie zostały rozliczone.

Alternatywnie, zamiast wysyłania ww. terminów płatności System wysyła sekwencję pól TerminOpis służącą do innego niż data sposobu określenia terminu płatności np. 12 dni od daty wystawienia. Pola te zostały obsłużone w oparciu o atrybuty KSEF_TerminPlatnosci_Ilosc, KSEF_TerminPlatnosci_Jednostka, KSEF_TerminPlatnosci_ZdarzeniePoczatkowe

Forma płatności

Na formatce formy płatności udostępniona została kontrolka Płatność KSeF, w której Użytkownik ma możliwość jednoznacznego przypisania tej formie odpowiadającej jej nazwy KSeF poprzez wybór wartości spośród przewidzianych w schemacie e-faktury. Przypisanie to pozwala na jednoznaczne mapowanie użytej na wysyłanym dokumencie formy płatności na formę dozwoloną w KSeF.

W zakresie wysyłania informacji o formie płatności obowiązują poniższe zasady:

• Forma płatności wysyłana jest na podstawie formy użytej w nagłówku dokumentu (Trn_FormaNr), niezależnie od formy użytej na poszczególnych płatnościach dokumentu
• Dla ww. systemowej formy płatności ustalana jest przypisana przez Użytkownika w kontrolce Płatność KSeF nazwa formy płatności właściwa dla KSeF i to ona jest wysyłana
• Jeżeli dla danej systemowej formy płatności nie przypisano ww. wartości, wówczas zamiast pola FormaPlatnosci wysyłany jest znacznik PlatnoscInna a w polu OpisPlatnosci wysyłana jest wprost nazwa systemowa formy płatności

Numer rachunku bankowego

W Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Link do płatności

Ww. pole obsłużone jest w oparciu o atrybut KSEF_LinkDoPlatnosci przypisany do nagłówka dokumentu

Identyfikator płatności

Ww. pole obsłużone jest w oparciu o atrybut KSEF_IPKSeF przypisany do nagłówka dokumentu.

Informacja o kwotach nierozliczonych płatności w sekcji Dodatkowy opis

W związku ze zmianą budowy schematu FA(3) e-faktury w zakresie sekcji Terminy Płatności nie ma już możliwości przekazania w węźle Płatności informacji o tym w taki sposób tj. na jakie kwoty, terminy i formy zostały rozbite płatności dokumentu. W przykładach przygotowanych przez Ministerstwo informacje takie wysyłane są jako dodatkowe opisy dokumentu. Taki też sposób przekazywania tych danych został przyjęty w Systemie Comarch ERP XL. W sekcji Dodatkowy Opis wysyłane są dane o nierozliczonych płatnościach. W polu Klucz wysyłana jest wartość zbudowana w oparciu o stałą frazę: Kwota do zapłaty w terminie oraz termin płatności, a jako Wartość wysyłana jest forma płatności, kwota do zapłaty i waluta. Obrazuje to przykład j.n.

Warunki transakcji: Umowy, Zamówienia i Numery partii towaru

Numer umowy

W sekcji tej wysyłane są daty i numery Umów powiązanych z daną fakturą. O tym, czy System wysyła numer pod jakim ta umowa została zarejestrowana w Systemie czy też numer jakim posługuje się Nabywca decyduje parametr w Konfiguracji/KSeF/Eksport/Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu: Obcy lub Systemowy

Dodatkowo dla Użytkowników którzy nie rejestrują Umów jako obiektów w Systemie Comarch ERP XL obsłużono wysyłanie numeru umowy w oparciu o wartość atrybutu u nazwie KSEF_NrUmowy przypisanego do nagłówka wysyłanej faktury. Jeżeli takich umów jest wiele, wówczas należy zdefiniować i przypisać atrybut wielowartościowy.

Numer zamówienia

W sekcji Zamowienia wysyłana jest informacja o numerze/numerach zamówienia, które jest związane z fakturą/realizowane daną fakturą. Informacja ta jest wysyłana dla faktur zaliczkowych FSL i FEL oraz tych faktur sprzedaży, które są związane z zamówieniem/wieloma zamówieniami. Sekcja nie jest wysyłana dla faktur korygujących.

W zakresie wysyłania informacji o zamówieniach powiązanych z fakturą obowiązują poniższe zasady:

O tym, czy System wysyła numer pod jakim to zamówienie zostało zarejestrowane w Systemie Comarch ERP XL czy też numer zamówienia jakim posługuje się Nabywca decyduje parametr w Konfiguracji/KSeF/Eksport/Podczas eksportu wysyłaj/Numer zamówienia: Obcy lub Systemowy

Wysyłane są kolejno wszystkie numery zamówień realizowane daną fakturą (w przypadku (S)FS/(s)FS realizowane spiętymi w nich dokumentami/elementami)

Dla dokumentu FS/FSE niezwiązanego z zamówieniem systemowym wysyłany jest numer zamówienia wprowadzony przez Użytkownika samodzielnie w kontrolce U kontrahenta

Numer partii towaru

Struktura e-faktury umożliwia przesyłanie informacji o numerach partii towarów, z której/których pochodzą towary będące przedmiotem transakcji dokumentowanej fakturą. Ww. dane przesyłane są wówczas, jeżeli w Konfiguracji systemu włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/ Numer partii towaru.

Jako partia towaru wysyłana jest wartość tekstowa ustalona na podstawie: kodu towaru, cechy dostawy, EAN-u dostawy i daty ważności dostawy, o ile dostawy posiadają takie dane.

Wartość i elementy zamówienia dla faktury zaliczkowej

Pola sekcji Zamowienie wysyłane są dla faktur zaliczkowych FSL, FEL.

Wartość zamówienia

Elementy zamówienia

Stopka faktury i dodatkowe oznaczenie Sprzedawcy

Wykorzystanie atrybutów podczas wysyłki dokumentu do KSeF

W poniższej tabeli zebrano wszystkie atrybuty za pomocą których można przekazać do KSeF te informacje, które nie są obsługiwane/zapisywane wprost w Systemie Comarch ERP XL. Atrybuty te zostały omówione we wcześniejszej części dokumentu.

Procedury wykorzystywane podczas wysyłki dokumentu do KSeF

Wszystkie dane przesyłane przez Comarch ERP XL w pliku e-faktury ustalane są za pomocą funkcji/procedur przedstawionych w poniższej tabeli. Procedury te mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Specyficzne transakcje w wysyłce do KSeF

Faktury sprzedaży w walucie obcej

W Systemie Comarch ERP XL jako dokumenty w walucie obcej traktowane są wyłącznie faktury FSE, (S)FSE, (s)FSE, FEL oraz ich korekty FKE, (S)FKE, (s)FKE, (Z)FKE, KEL w walucie innej niż PLN. Pozostałe dokumenty sprzedaży podlegające wysyłce do KSeF traktowane są jak dokumenty w PLN, niezależnie od waluty na nich użytej i dla takowych wysyłane jest wyłącznie cena/wartość/tabela VAT w PLN.

Faktura VAT marża w wysyłce KSeF

W Systemie Comarch ERL XL nie są obsługiwane faktury VAT-marża. Dla tych, Klientów, którzy zobowiązani są je rejestrować proponowane jest rozwiązanie pomocnicze, pozwalające na ich prawidłowe ujęcie w JPK a obecnie również prawidłowo wysłanie do KSeF poprzez wystawianie na tą okoliczność dwóch dokumentów:

Faktura sprzedaży: udokumentowanie sprzedaży VAT brutto w stawce np

Faktura wewnętrzna: wprowadzenie marży, z dwoma rekordami tabeli Vat

• Rekord in minus w stawce np
• Rekord in plus w stawce krajowej na kwotę marży

Na potrzeby KSeF ww. fakturę sprzedaży należy oznaczyć za pomocą procedury MR_T przypisanej na zakładce {VAT} dokumentu lub za pomocą jednego z atrybutów przypisanych do dokumentu: KSEF_P_PMarzy_3_1, KSEF_P_PMarzy_3_2, KSEF_P_PMarzy_3_3 o czym więcej w rozdziale Adnotacje na fakturze.

Jak napisano powyżej na ww. fakturze należy użyć stawki NP., tylko bowiem wartość w takiej stawce zostanie wykazana w polu P_13_11 przeznaczonym dla faktur VAT-marża. Wartości w stawkach innych niż NP. zostaną przez System wykazane w polach przeznaczonych dla tych stawek.

Użytkownik powinien oznaczać faktury ww. znacznikami w rozważny sposób, w szczególności, jeżeli niesłusznie oznaczy nimi faktury rejestrowane w stawce NP dla specyficznych rodzajów transakcji, wówczas kwoty netto zostaną wykazane dwukrotnie: dla pola Vat-marża i dla pola właściwego dla tej specyficznej transakcji (np. Podatnikiem jest nabywca, sprzedaż z rodzajem „Usługi rozlicza odbiorca”, dostawa opodatkowana poza terytorium kraju).

Jeżeli przyjęty w Systemie sposób obsługi tych pól dla tak oznaczonych faktur nie odpowiada Użytkownikowi, wówczas może on dokonać stosownych zmian w procedurach obsługujących te pola.

Kwalifikacja transakcji wg jej rodzaju a stawki Vat na elementach

Stawka VAT elementu (pole P_12) wysłana jest na podstawie stawki użytej na elemencie, z wyjątkiem transakcji Podatnikiem jest Nabywca w stawce NP, kiedy to wysyłane jest oznaczenie oo, z wyjątkiem faktur oznaczonych znacznikiem Vat-marża w stawce np, kiedy to stawka nie jest wysyłana oraz z wyjątkiem WSTO w procedurze OSS, kiedy to zamiast stawki krajowej wysyłane jest w polu P-12_XII stawka kraju konsumenta. Użytkownik powinien więc stosować na elementach stawki właściwe dla danego rodzaju transakcji, w przeciwnym razie faktura może zostać potraktowana przez organy kontrolne jako niewłaściwa. Jeżeli przyjęty w Systemie sposób mapowania poszczególnych rodzajów transakcji na pola struktury e-faktury czy też sposób obsługi pola P_12 nie odpowiada Użytkownikowi, wówczas może on dokonać stosownych zmian w procedurach obsługujących te pola.

Szczególne przypadki przedstawiono poniżej:

Transakcja „Usługi rozlicza odbiorca” (ExpoNorm 6, 7, 21 i RodzajZakupu=8). Tego typu transakcje wykazywane są w polu P_13_9. Właściwą dla niej stawką jest stawka NP (do KSeF wysyłana np II) i to taką stawkę powinien użyć Użytkownik. System nie dokonuje żadnej podmiany stawki VAT, wysyła w polu P_12 wprost stawkę podaną przez Operatora.

Transakcja wewnątrzwspólnotowej dostawy opodatkowanej poza terytorium kraju o rodzaju innym niż ww. (ExpoNorm=21, RodzajZakupu<>8). W polu P_13_8 (dostawa opodatkowana poza terytorium kraju) ujmowane są wartości w stawce NP, ZW i 0, natomiast System nie dokonuje żadnej podmiany stawki, wysyła w polu P_12 wprost stawkę podaną przez Operatora. Użytkownik powinien więc rozważyć rezygnację użycia stawki innej niż NP.

Transakcja inna zagraniczna opodatkowana poza terytorium kraju (ExpoNorm=23) w stawce NP i ZW wykazywana jest w polu P_13_8 (dostawa opodatkowana poza terytorium kraju), natomiast System nie dokonuje żadnej podmiany stawki, wysyła w polu P_12 wprost stawkę podaną przez Operatora. Użytkownik powinien więc rozważyć rezygnację ze stawki ZW na takim dokumencie.

Transakcja inna zagraniczna opodatkowana poza terytorium kraju (ExpoNorm=23) w stawce 0% wykazywana jest zależnie od ustawienia parametru Interpretuj transakcje dost. opodatkowanej poza terytorium kraju w stawce 0% jako krajowe. Jeżeli parametr jest włączony, wówczas transakcja taka wykazywana jest w polu P_13_6_1 (kraj 0%), jeżeli wyłączony, wówczas w polu P-13_8 (dostawa opodatkowana poza terytorium kraju), natomiast System nie dokonuje żadnej podmiany stawki, wysyła w polu P_12 wprost stawkę użytą na elemencie. Jeżeli więc ww. parametr jest wyłączony, wówczas Użytkownik nie powinien używać stawki 0% na takim dokumencie.

Faktury rejestrowane aplikacją CDNAVAT a wysyłka do KSeF

Aplikacja CDNAVAT ma za zadanie wspierać Użytkowników w tych sytuacjach, kiedy to dla danej transakcji zastosowanie ma inny kurs dla podatku dochodowego (CIT/PIT) a inny dla podatku VAT. W Systemie Comarch ERP XL na dokumentach w walucie obcej kurs ustalany jest wg zasad obowiązujących dla podatku dochodowego, tj. na podstawie mniejszej z dat: wystawienia i sprzedaży. Jeżeli kurs dla VAT jest inny, wówczas przy użyciu CDNAVAT Użytkownicy mogą wygenerować do takich dokumentów fakturę (A)FS po innym kursie. W takiej sytuacji to nie dokument źródłowy, ale powiązana z nim (A)FS jest ujmowana w JPK_VAT.

Jeżeli chodzi o kwestię CDNAVAT w KSeF, to przyjęte zostały poniższe założenia:

na dokumentach pierwotnych (FSE, FEL) parametr Wyślij do KSeF ustalany jest wg ogólnych zasad, tj. na podstawie definicji dokumentu i karty kontrahenta

na generowanych aplikacją CDNAVAT dokumentach (A)FS ww. parametr jest domyślnie wyłączony, niezależnie od definicji FS i niezależnie od ustawienia ww. parametrów na dokumencie pierwotnym. Uwaga: planowane są w tym zakresie zmiany tj. oznaczanie takich faktur parametrem Wyślij/Poza systemem i kopiowanie numeru KSeF w celu prawidłowego wykazania tych dokumentów w JPK.

jeżeli dla dokumentu FEL/FSE w walucie obcej czy też ich korekcie wygenerowana zostanie aplikacją CDNAVAT faktura (A)FS, wówczas

• jako kurs wysyłanego dokumentu ustalony zostaje kurs z powiązanej (A)FS
• kwota podatku VAT w PLN zostaje obliczona na podstawie kursu z (A)FS.

Ww. zasada wysyłania kursu i kwoty VAT na podstawie powiązanej (A)FS jest domyślną zasadą w Systemie, jeżeli Użytkownik nie chce z niej skorzystać, wówczas może ją wyłączyć w cdn.Konfig (Kon_Komentarz= KSeF- dla FSE kurs z (A)FS wygenerowanej w CDNAVAT).

Użytkownik powinien wziąć pod uwagę fakt, że na standardowym wydruku ww. FSE/FEL drukowany jest kurs/podatek VAT wprost na podstawie FSE/FEL, dlatego taki wydruk nie powinien być udostępniany Klientowi. Nabywca powinien pobrać go z KSeF. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się przekazać Klientowi fakturę w tradycyjny sposób powinien przygotować dedykowany do tego wydruk.

W przypadku dokumentów FSL/FS ww. zasada nie obwiązuje, jak już napisano we wcześniejszej części dokumentu, w kontekście KSeF traktowane są jako dokumenty rejestrowane w walucie systemowej, bez względu na walutę użytą na nagłówku tego dokumentu, co za tym idzie, w przypadku FS wysyłane są ceny, wartości i tabela VAT wyłącznie w PLN. W przypadku dokumentów sprzedaży w walucie obcej Użytkownik powinien stosować dokumenty walutowe FEL/FSE.

Specjalna obsługa dokumentu (A)FSK związanego z rabatem retro

Rabat retrospektywny (rabat retro) polega na udzieleniu rabatu posprzedażowego, zazwyczaj z tytułu osiągnięcia w danym okresie określonej wielkości obrotu. W Systemie Comarch ERP XL należny Nabywcy rabat retro można rozliczać nie tylko za pomocą korekty zbiorczej (Z)FSK/FKE, ale również za pomocą ręcznej korekty A-vista (A)FSK. Taki dokument (A)FSK jest traktowany w sposób szczególny, jako zbiorcza korekta rabatowa z zastosowaniem poniższych zasad:

• W sekcji DaneFaKorygowanej wysyłane są dane dotyczące faktur, dla których naliczono rabat retro
• Wysyłane jest pole OkresFaKorygowanej, a w nim zakres dat ustalony na podstawie okresu retro
• Sekcja FaWiersz nie jest wysyłana. Jeżeli Użytkownik chce, aby elementy korekty były wysyłane, wówczas do rozliczania rabatu retro powinien stosować korekty zbiorcze (Z)FSK/FKE zamiast dokumentu (A)FSK.
  

Wysyłka do KSeF a nieznana data zakończenia dostawy

W Systemie Comarch ERP XL jako data zakończania dostawy rozumiana jest data sprzedaży podana na formatce faktury. Podanie tej daty jest obowiązkowe, w oparciu o nią ustalana jest bowiem cena początkowa, promocje itp. warunki handlowe. Użytkownik nie ma możliwości, aby na dokumencie w jakiś sposób podać informację o tym, że ostateczna data zakończenia dostawy nie jest jeszcze znana. Dotychczas Użytkownik ustalał datę sprzedaży na określonym poziomie, zatwierdzał fakturę, drukował ją bez daty sprzedaży (możliwość wskazania stosownej opcji w parametrach wydruku okna pojawiającego się podczas drukowania faktury), a następnie uprawniony do tego Operator zmieniał datę sprzedaży na fakturze wówczas, gdy okazała się ona inna, niż pierwotnie ustalona na fakturze.

Aby realizacja ww. scenariusza była nadal możliwa z chwilą gdy Użytkownik zamiast drukowania faktury będzie zobowiązany wysłać ją do KSeF dokonane zostały poniższe zmiany w zakresie obsługi daty sprzedaży:

• Pole P_6 (data zakończenia dostawy) nie jest wysyłane, jeżeli do dokumentu przypisany zostanie atrybut o nazwie KSEF_DataDostawy z wartością <Nieokreślona> i/lub data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia.
• Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może edytować datę sprzedaży na dokumencie zatwierdzonym, w tym również na fakturach wysłanych do KSeF.