Przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Przesyłanie faktur do KSeF możliwe jest zarówno z Comarch ERP XL jak z poziomu aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Użytkownik musi zdecydować czy faktury będą przesyłane do KSeF od razu po wystawieniu z aplikacji Mobile Sprzedaż czy później z poziomu XLa, kiedy dokument zostanie zaimportowany.
Aby faktury mogły być rejestrowane bezpośrednio w Comarch Mobile Sprzedaż należy ustawić na definicji dokumentu: Faktura sprzedaży, w centrum powiązanym z oddziałem Comarch Mobile, parametr Wysyłanie dokumentu do KSeF: Poza systemem lub Zależnie do kontrahenta.
Przy ustawieniu Poza Systemem faktury sprzedaży VAT wystawiane w aplikacji Mobile będą automatycznie wysyłane do systemu KSeF. Od razu będzie również pobierane UPO. Przy ustawieniu Zależnie do kontrahenta faktura będzie wysyłana do KSeF pod warunkiem, że kontrahent będzie miał ustawioną opcję Poza Systemem.
Podczas przesyłania dokumentów z Comarch Mobile Sprzedaż do Comarch ERP XL będą przekazywane dane KSeF takie jak numer faktury w KSeF, data wysłania i przyjęcia w KSeF, numer referencyjny dokumentu, numer sesji, link weryfikacyjny oraz status wysłania. Dane te można podejrzeć w XLu na zakładce [KSeF] wystawionej faktury. Status takiego dokumentu ustawia się na: Wysłano/odebrano UPO. Dokument ma również zaznaczone i nieaktywne parametry Wyślij oraz Poza systemem.
Jeśli podczas wysyłki faktury z aplikacji Mobile do KSeF nie uda się od razu pobrać UPO, dokument również zostanie wysyłany do XLa, jednak jego status ustawi się: Wysłano/nie odebrano UPO. Po wysłaniu faktury do XLa nie ma już możliwości pobrania UPO z poziomu aplikacji Mobile, pobranie UPO możliwe będzie z poziomu Comarch ERP XL podczas wykonywania standardowej opcji pobrania UPO czy to z listy faktur (pobranie wszystkich brakujących UPO), czy też z formularza dokumentu za pomocą przycisku Pobierz UPO dostępnego na zakładce [KSeF].
Jeśli z jakiegoś powodu nie uda się wysłać faktury z Mobile do KSeF nie będzie możliwe zatwierdzenie faktury. Zostanie ona zostanie zapisana do bufora i po przywróceniu połączenia z KSeF możliwe będzie ponowienie próby zapisania i wysłania do KSeF.
Zarządzanie parametrem „Wysyłaj do KSeF” z poziomu Comarch Mobile
Od wersji 2026.0 Comarch ERP XL użytkownicy mają pełną kontrolę nad parametrem decydującym o wysyłce dokumentów do KSeF bezpośrednio z poziomu aplikacji Comarch Mobile, zarówno dla nowych, jak i obecnych kontrahentów.
- Ustawianie parametru w MOS: Podczas dodawania nowego kontrahenta lub edycji już istniejącego, można określić wartość dla parametru Wysyłaj do KSeF.
- Synchronizacja z Comarch ERP XL: Informacja o wybranym ustawieniu jest XL standardowej synchronizacji kartoteki kontrahenta. Informacja ta jest widoczna na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe].
Wystawianie e-Faktur w trybie awaryjnym (Offline KSeF)
Aby zapewnić ciągłość sprzedaży wprowadzono mechanizm obsługi e-Faktur w trybie awaryjnym. Funkcjonalność ta pozwala na bezproblemowe wystawianie dokumentów w systemie Comarch Mobile Sprzedaż w przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów (KSeF) lub chwilowego braku połączenia z Internetem.
Tryb awaryjny w systemie Comarch Mobile Sprzedaż
Gdy system napotka problemy z komunikacją z KSeF, faktura VAT jest rejestrowana w specjalnym trybie offline. W ramach tego procesu system Mobile Sprzedaż automatycznie:
- Nadaje dokumentowi specjalny status, informujący o wystawieniu faktury w trybie awaryjnym.
- Generuje plik XML zgodny ze strukturą KSeF.
- Generuje kod QR wraz z linkiem weryfikacyjnym – jest on niezbędny, aby nabywca mógł zweryfikować dokument wygenerowany poza systemem KSeF (zgodnie z wymogami ustawowymi).
Synchronizacja dokumentów wystawianych podczas awarii
- Przekazanie informacji o konieczności wysyłki faktury do KSeF z poziomu aplikacji ERP XL: Dokument trafia do systemu XL z zaznaczonym parametrem Wyślij do KSeF. Oznacza to, że po ustąpieniu awarii, to z poziomu Comarch ERP XL należy dostarczyć dokument do KSeF.
- Oznaczenie trybu Offline: Informacja o tym, że faktura powstała w czasie awarii, jest przekazywana do systemu XL i odpowiednio ewidencjonowana na dokumencie. Dzięki temu zachowana jest pełna spójność informacji o statusie dokumentu pomiędzy systemami.
- Przekazywanie załączników (plików XML): Faktura przygotowana w Comarch Mobile w trybie offline jest przesyłana do systemu XL wraz z wygenerowanym plikiem XML faktury ustrukturyzowanej w formie załącznika. Dzięki temu plik źródłowy dokumentu jest od razu zarchiwizowany i dostępny również z poziomu systemu ERP. Podczas wysyłki faktury do KSeF z poziomu XLa system pobiera plik wygenerowany w aplikacji mobilnej i przekazuje bezpośrednio do portalu KSeF.
Kontrola i rozliczanie limitu licencji KSeF
Wprowadzono zautomatyzowane mechanizmy weryfikacji oraz rozliczania (tzw. „spalania”) licencji Comarch KSeF na styku aplikacji Mobile Sprzedaż i Comarch ERP XL.
Weryfikacja licencji w Comarch Mobile Sprzedaż
Aplikacja Mobile Sprzedaż sprawdza podczas wysyłania faktur do KSeF czy firma posiada aktywną licencję KSeF i dostępny limit w pakiecie.
- Jeśli licencja jest aktywna, praca z e-Fakturami przebiega bez zakłóceń
- W przypadku braku licencji lub wyczerpania pakietu, system zablokuje próbę komunikacji z Ministerstwem Finansów, wyświetlając odpowiedni komunikat ostrzegawczy.
Zmniejszanie pakietu licencji (spalanie pakietu)
Kluczowym momentem zliczania zużytego limitu jest synchronizacja dokumentów z Mobile Sprzedaż do systemu ERP XL. System analizuje każdy dokument i podejmuje decyzję według jasnych reguł:
- Limit zostanie pomniejszony, gdy: Dokument trafi do systemu XL jako poprawnie wysłany i zarejestrowany w KSeF z poziomu aplikacji Mobile. Oznacza to, że faktura musi posiadać nadany Numer KSeF, numer referencyjny oraz datę przyjęcia.
- Limit nie zostanie pomniejszony, gdy:
- Dokument został wystawiony w trybie awaryjnym (offline) i obowiązek jego wysłania spoczywa na systemie ERP XL. W takiej sytuacji licencja zostanie rozliczona dopiero w momencie faktycznej wysyłki dokumentu z poziomu systemu XL.
- Dokument w ogóle nie podlega wysyłce do KSeF
