Spis treści
- Czym są Kampanie marketingowe
- Lista kampanii marketingowych
- Dodawanie kampanii marketingowej
- Pola formularza kampanii
- Etapy kampanii
- Podgląd i edycja kampanii marketingowej
- Uczestnicy kampanii
- Kampanie na kartach leada, osoby do kontaktu i kontrahenta
- Kampania źródłowa szansy sprzedaży
- Statusy i cykl życia
- Uprawnienia
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym są Kampanie marketingowe
Kampania marketingowa to obiekt CRM opisujący inicjatywę marketingową, której celem jest pozyskanie i rozwijanie potencjalnych klientów. Zastępuje ona arkusze do śledzenia działań marketingowych i automatycznie wylicza wskaźniki efektywności, takie jak koszt na leada i współczynnik konwersji.
Kampanie marketingowe są wykorzystywane przez specjalistów marketingu, handlowców oraz menedżerów oceniających efektywność działań marketingowych. Uczestnikami kampanii mogą być leady, osoby do kontaktu i kontrahenci.
Lista kampanii jest dostępna w menu CRM pod pozycją „Kampanie”. Kampania łączy marketing ze sprzedażą: szansa sprzedaży może wskazywać kampanię, z której pochodzi, w polu „Kampania źródłowa”.
Najważniejsze właściwości kampanii marketingowych:
- Automatyczne wyliczanie wskaźników efektywności (np. koszt na leada, współczynnik konwersji).
- Możliwość śledzenia uczestników kampanii (leady, osoby do kontaktu, kontrahenci).
- Integracja z szansami sprzedaży poprzez pole „Kampania źródłowa”.
- Dostępność listy kampanii w menu CRM pod pozycją „Kampanie”.
Lista kampanii marketingowych
Lista kampanii marketingowych wyświetla następujące kolumny: Nazwa, Typ i status, Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Uczestnicy, Współczynnik konwersji leadów, Współczynnik konwersji ogólny, CPL, CPA i Opiekun.
Domyślnie lista pokazuje kampanie w statusach Planowany, Aktywny i Wstrzymany, których opiekunem jest zalogowany operator, posortowane od najpóźniejszej daty rozpoczęcia.
W górnej części listy znajduje się pole Wyszukaj kampanię, które umożliwia wyszukiwanie kampanii po fragmencie nazwy.
Nad listą dostępne są szybkie filtry Status i Opiekun oraz przycisk Filtry, gdzie można dodatkowo zawęzić wyniki według typu, kategorii, daty rozpoczęcia, daty zakończenia i budżetu.
Dla kampanii aktywnych lub wstrzymanych, których data zakończenia minęła, wyświetlana jest ikona z podpowiedzią „Data zakończenia kampanii minęła. Rozważ zmianę statusu na Zakończony.”.
Menu trzykropka (⋮) na końcu wiersza kampanii zawiera opcje: Zmień status na: … (dla dozwolonych przejść), Duplikuj i Usuń.
Lista nie umożliwia zaznaczania wierszy ani wykonywania operacji masowych na kampaniach.
Dodawanie kampanii marketingowej
Aby dodać nową kampanię marketingową, należy wybrać przycisk „Dodaj” na liście kampanii, co otworzy formularz „Dodaj kampanię”. Wymagane są tylko pola „Nazwa” i „Typ”; pozostałe pola formularza oraz etapy kampanii są opcjonalne. Nowa kampania ma domyślnie status „Planowany”, a jej opiekunem jest zalogowany operator. Nazwa kampanii nie musi być unikalna; przy zapisie kampanii o istniejącej nazwie system tylko ostrzega. Po zapisaniu nowej kampanii pojawia się komunikat „Dodano kampanię”. Opcja „Duplikuj” tworzy kopię kampanii z dopiskiem „(kopia)” w nazwie, statusem „Planowany” i zalogowanym operatorem jako opiekunem; kopiowane są dane i etapy, ale nie uczestnicy ani notatki.
Pola formularza kampanii
Formularz kampanii marketingowej składa się z dwóch głównych sekcji: Dane podstawowe i Harmonogram i budżet.
Sekcja „Dane podstawowe”
- Nazwa: nazwa kampanii (wymagana). Nie musi być unikalna — przy powtórzonej nazwie system tylko ostrzega.
- Typ: Wybór z predefiniowanego słownika typów kampanii zarządzanego przez administratora w Comarch ERP XL.
- Kategoria: Wybór z predefiniowanego słownika kategorii kampanii zarządzanego przez administratora w Comarch ERP XL.
- Status: Określa aktualny status kampanii.
- Opiekun: Przypisany użytkownik odpowiedzialny za kampanię.
- Opis: Dodatkowy opis kampanii.
Sekcja „Harmonogram i budżet”
- Data rozpoczęcia: Data, od której kampania jest aktywna.
- Data zakończenia: Data, do której kampania jest aktywna. Nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia.
- Docelowa liczba uczestników: Planowana liczba uczestników kampanii.
- Docelowy współczynnik konwersji leadów: Planowany procent konwersji leadów.
- Docelowy CPL: Planowany koszt na jednego leada.
- Budżet: Całkowity planowany budżet kampanii.
- Waluta: Wybór waluty dla budżetu i przychodów.
- Planowany przychód: Szacowany przychód z kampanii.
- Koszty stałe: Stałe koszty związane z kampanią.
- Koszty rzeczywiste: Rzeczywiste koszty poniesione w trakcie kampanii.
Etapy kampanii
Etapy kampanii to kolejne kroki, przez które przechodzą uczestnicy kampanii; dodaje się je na formularzu kampanii w sekcji „Etapy” przyciskiem „Dodaj”.
Każdy etap zawiera:
- Nazwa etapu – wymagane pole, musi być unikalne w obrębie kampanii.
- Szansa powodzenia – opcjonalne pole, określające szacowaną szansę konwersji uczestnika (wartość od 0 do 100).
- Czas realizacji (dni) – opcjonalne pole, sugerujące czas pobytu uczestnika w etapie; ma charakter informacyjny i nie blokuje przepływu.
- Opis – opcjonalne pole, umożliwiające dodanie dodatkowych informacji o etapie.
Kolejność etapów można zmieniać przez przeciąganie.
Kampania może nie mieć etapów; wtedy uczestnicy są przypisywani bez etapu.
Podgląd i edycja kampanii marketingowej
Aby wyświetlić podgląd kampanii marketingowej, należy kliknąć jej nazwę na liście kampanii. Otwiera to kartę kampanii z belką podsumowania zawierającą informacje takie jak Kategoria, Typ, Okres, Liczba uczestników i Opiekun. Karta kampanii składa się z zakładek umożliwiających szczegółowy podgląd i edycję różnych aspektów kampanii.
Zakładki karty kampanii
- Ogólne: zawiera sekcje Dane ogólne, Metryki efektywności, Etapy i Uczestnicy.
- Notatki: umożliwia dodawanie, edycję i usuwanie notatek tekstowych związanych z kampanią.
- Szanse sprzedaży: pokazuje szanse sprzedaży powiązane z kampanią, wraz z podsumowaniem KPI.
- Załączniki: pozwala na dodawanie plików do kampanii.
Edycja danych ogólnych
W zakładce Ogólne, w sekcji Dane ogólne, dostępny jest przycisk Edytuj, który otwiera formularz Edytuj dane ogólne kampanii. Edycja jest możliwa w każdym statusie kampanii.
Metryki efektywności
Sekcja Metryki efektywności wyświetla kluczowe wskaźniki, takie jak:
- Liczba uczestników,
- Liczba leadów,
- Leady skonwertowane,
- Współczynnik konwersji leadów,
- Współczynnik konwersji ogólny,
- CPL (koszt na jednego leada),
- CPA (koszt na jednego uczestnika),
- Łączna wartość leadów,
- Wartość skonwertowanych,
- Planowany ROI,
- Rzeczywisty ROI,
- Wykorzystanie budżetu.
Wskaźniki CPL i CPA są obliczane jako koszt rzeczywisty podzielony przez liczbę leadów lub uczestników. Jeśli koszt rzeczywisty nie jest podany, używany jest budżet. Metryki są aktualizowane przy każdym otwarciu karty kampanii i zamrażane po zmianie statusu na Zakończony.
Notatki
Na zakładce Notatki operator może dodawać, edytować i usuwać notatki tekstowe (do 1024 znaków). Notatki innych operatorów są widoczne, ale edycja i usuwanie możliwe są tylko dla własnych notatek. Notatki można wyszukiwać i filtrować po autorze oraz dacie utworzenia.
Szanse sprzedaży
Zakładka Szanse sprzedaży wyświetla szanse powiązane z kampanią, w tym:
- Kontrahent,
- Lejek,
- Etap,
- Planowana data zamknięcia,
- Opiekun.
Pod listą szans znajduje się Panel KPI, który pokazuje:
- Łączna liczba szans,
- Otwarte,
- Wygrane,
- Utracone,
- Odłożone,
- Łączna wartość,
- Łączna wartość wygranych,
- % wygranych ze wszystkich szans.
Wartości w panelu KPI uwzględniają filtry ustawione na liście szans i są przeliczane na walutę systemową. Dane na tej zakładce są aktualne i mogą różnić się od metryk na zakładce Ogólne.
Załączniki
Na zakładce Załączniki można dodawać pliki do kampanii w każdym statusie.
Edycja etapów
Etapy kampanii można edytować osobno, korzystając z przycisku Edytuj w sekcji Etapy. Edycja jest możliwa tylko w kampaniach o statusie Planowany, Aktywny lub Wstrzymany.
Uczestnicy kampanii
Przypisywanie uczestników
Aby przypisać uczestników do kampanii, należy wybrać przycisk Przypisz w sekcji Uczestnicy. Otwiera to okno Wybierz obiekty z zakładkami Leady, Osoby do kontaktu i Kontrahenci, gdzie można zaznaczyć wiele obiektów różnych typów jednocześnie. Uczestników można przypisywać tylko do kampanii w statusie Planowany lub Aktywny. W oknie wyboru nie są widoczne obiekty już przypisane do kampanii, leady niezakwalifikowane lub skonwertowane, archiwalne osoby do kontaktu i kontrahenci oraz kontrahent jednorazowy. Nowy uczestnik otrzymuje pierwszy aktywny status uczestnika oraz pierwszy etap kampanii, jeśli kampania ma etapy.
Lista uczestników
Lista uczestników zawiera kolumny: Uczestnik, Etap kampanii, Status uczestnika, Skonwertowany, Wartość, Opiekun i Data przypisania. Kolumny Skonwertowany i Wartość dotyczą tylko leadów. Uczestników można wyszukiwać oraz filtrować po typie uczestnika, statusie uczestnika i etapie kampanii.
Zmiana etapu i statusu uczestnika
Menu wiersza uczestnika zawiera opcje Zmień etap, Zmień status uczestnika i Odepnij od kampanii. Opcja zmiany etapu jest dostępna tylko w kampanii z etapami. Status uczestnika można zmieniać w dowolnym kierunku. Odpięcie uczestnika usuwa tylko jego powiązanie z kampanią; lead, osoba do kontaktu lub kontrahent pozostaje w systemie bez zmian.
Operacje masowe
Po zaznaczeniu uczestników na liście dostępne są operacje masowe Odepnij, Zmień etap kampanii i Zmień status uczestnika. Jedna operacja masowa obejmuje najwyżej 100 uczestników.
Automatyczne przypisywanie etapów
Po dodaniu pierwszego etapu do kampanii, która ma już uczestników, wszyscy uczestnicy bez etapu zostają przypisani do tego etapu po potwierdzeniu. Po usunięciu etapu jego uczestnicy przechodzą do pierwszego pozostałego etapu, a gdy był to ostatni etap, zostają w kampanii bez etapu.
Ograniczenia w statusach kampanii
W kampanii w statusie Zakończony lub Anulowany nie można zmieniać etapu ani statusu uczestników; odpinać uczestników można w kampanii anulowanej, ale nie w zakończonej. Konwersja leada nie zmienia jego uczestnictwa ani statusu uczestnika w kampanii; zmienia się tylko oznaczenie Skonwertowany.
Kampanie na kartach leada, osoby do kontaktu i kontrahenta
Karty leada, osoby do kontaktu i kontrahenta zawierają zakładkę Kampanie, która wyświetla listę kampanii, w których obiekt uczestniczy lub uczestniczył. Na karcie osoby do kontaktu i kontrahenta zakładka jest widoczna dla operatora z uprawnieniem „Dostęp do modułu CRM”; na karcie kontrahenta jednorazowego jej nie ma.
Lista kampanii na zakładce “Kampanie”
Lista kampanii na zakładce Kampanie zawiera kolumny: Nazwa, Typ i status, Etap kampanii, Status uczestnika oraz Data przypisania. Kliknięcie w nazwę kampanii otwiera jej kartę.
Przypisywanie kampanii
Przycisk Przypisz umożliwia przypisanie obiektu do kampanii. Po jego kliknięciu otwiera się okno Wybierz kampanię, które wyświetla kampanie w statusie Aktywny lub Planowany, w których obiekt jeszcze nie uczestniczy. Przycisk ten jest ukryty na leadzie skonwertowanym lub niezakwalifikowanym oraz na archiwalnej osobie do kontaktu i archiwalnym kontrahencie.
Podgląd uczestnictwa w kampanii
Opcja Podgląd uczestnictwa pokazuje szczegóły uczestnictwa obiektu w kampanii, w tym:
- dane kampanii,
- bieżący etap i status uczestnika,
- historię zdarzeń uczestnictwa z datą, zdarzeniem i operatorem.
Historia uczestnictwa rejestruje przypisanie, zmiany statusu i etapu oraz odpięcie. Zdarzenia wykonane automatycznie mają jako operatora System.
Zarządzanie uczestnictwem z zakładki “Kampanie”
Z zakładki Kampanie można:
- zmienić etap kampanii,
- zmienić status uczestnika,
- odpiąć obiekt od kampanii.
Operacje te działają tak samo jak na karcie kampanii.
Filtr “Kampania” na listach
Listy leadów, osób do kontaktu i kontrahentów mają w oknie filtrów pole Kampania, które pozwala zawęzić listę do obiektów uczestniczących w wybranych kampaniach.
Kampania źródłowa szansy sprzedaży
Pole Kampania źródłowa na szansie sprzedaży wskazuje kampanię, z której pochodzi transakcja. Jest to pole opcjonalne.
Automatyczne uzupełnianie pola
Przy konwersji leada uczestniczącego w kampanii pole Kampania źródłowa uzupełnia się automatycznie. Jeśli lead uczestniczył w kilku kampaniach, wybierana jest ta, do której został przypisany najpóźniej.
Ręczne uzupełnianie pola
Przy dodawaniu szansy z karty osoby do kontaktu lub kontrahenta pole podpowiada kampanie, w których ten obiekt uczestniczy. W pozostałych przypadkach można wybrać dowolną kampanię aktywną lub planowaną.
Edycja pola
Pole Kampania źródłowa może zmienić tylko opiekun szansy i tylko wtedy, gdy szansa ma status Otwarty. Każda zmiana jest rejestrowana w historii szansy.
Inne zasady
Przy duplikowaniu szansy pole Kampania źródłowa nie jest kopiowane. Kampanii, która jest kampanią źródłową choć jednej szansy sprzedaży, nie można usunąć.
Statusy i cykl życia
Statusy i cykl życia kampanii marketingowych
Kampania marketingowa w systemie Comarch ERP XL Web może mieć następujące statusy: Planowany, Aktywny, Wstrzymany, Zakończony i Anulowany. Przejścia między statusami są określone i zależą od aktualnego stanu kampanii.
Przejścia między statusami
- Z statusu Planowany można przejść do Aktywny lub Anulowany.
- Ze statusu Aktywny można przejść do Wstrzymany, Zakończony lub Anulowany.
- Z statusu Wstrzymany i Zakończony można wrócić tylko do Aktywny.
- Ze statusu Anulowany można wrócić tylko do Planowany.
Zmiana statusu
Status kampanii można zmienić za pomocą opcji „Zmień status na: …” w menu wiersza listy, w menu „Więcej” na karcie kampanii lub w formularzu edycji.
Wymagania dotyczące zmiany statusu
- Aktywacja kampanii wymaga podania daty rozpoczęcia.
- Zakończenie kampanii wymaga podania daty zakończenia.
- Brakującą datę można uzupełnić w oknie zmiany statusu.
Ostrzeżenia przed zmianą statusu
Przed zmianą statusu system może wyświetlić ostrzeżenia, np. o dacie rozpoczęcia w przyszłości lub braku etapów. Ostrzeżenia te nie blokują zmiany statusu.
Anulowanie kampanii
Przy anulowaniu kampanii można podać „Powód anulowania”, który będzie widoczny w danych kampanii.
Przywracanie kampanii
- Przywrócenie anulowanej kampanii do statusu Planowany czyści datę zakończenia, a uczestnicy pozostają przypisani.
- Przywrócenie zakończonej kampanii do statusu Aktywny wznawia przeliczanie metryk.
Ograniczenia dla statusów końcowych
Kampanie w statusie Wstrzymany, Zakończony lub Anulowany nie przyjmują nowych uczestników, ale istniejący uczestnicy pozostają przypisani.
Usuwanie kampanii
Kampanię można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma uczestników i nie jest kampanią źródłową żadnej szansy sprzedaży. Usunięcie kampanii powoduje również usunięcie jej etapów i notatek.
Uprawnienia
Dostęp do listy kampanii marketingowych oraz możliwość wykonywania operacji na nich zależy od uprawnień nadanych operatorowi. Bez uprawnień operator widzi i zmienia tylko kampanie, których jest twórcą lub opiekunem. Nadanie dostępu do CRM domyślnie zaznacza jednak uprawnienie „Podgląd”, więc operator widzi też kampanie innych operatorów. Uprawnienia do kampanii innych operatorów nadaje się w sekcji „Kampanie” formularza uprawnień CRM. Dostępne uprawnienia to: „Podgląd”, „Dodawanie i duplikowanie”, „Edycja”, „Zmiana statusu”, „Usuwanie” oraz „Zarządzanie uczestnikami”.
Podgląd
Uprawnienie „Podgląd” umożliwia operatorowi przeglądanie listy kampanii, ich kart oraz uczestników, nawet jeśli nie jest ich twórcą ani opiekunem. Bez tego uprawnienia operator, który nie jest twórcą ani opiekunem żadnej kampanii, widzi pustą listę z informacją o konieczności uzyskania uprawnienia.
Dodawanie i duplikowanie
Uprawnienie „Dodawanie i duplikowanie” pozwala operatorowi na tworzenie nowych kampanii lub ich duplikowanie. Operator staje się twórcą nowej kampanii.
Edycja
Uprawnienie „Edycja” umożliwia modyfikację istniejących kampanii.
Zmiana statusu
Uprawnienie „Zmiana statusu” pozwala na zmianę statusu kampanii.
Usuwanie
Uprawnienie „Usuwanie” umożliwia usuwanie kampanii.
Zarządzanie uczestnikami
Uprawnienie „Zarządzanie uczestnikami” pozwala na przypisywanie i zarządzanie uczestnictwem leadów, osób do kontaktu lub kontrahentów w kampanii. Opiekun obiektu może przypisać go do kampanii i zarządzać jego uczestnictwem z zakładki „Kampanie” na karcie obiektu. Na karcie osoby do kontaktu i kontrahenta zakładka jest widoczna dla operatora z uprawnieniem „Dostęp do modułu CRM”; na karcie kontrahenta jednorazowego jej nie ma.
Podsumowanie uprawnień
- Podgląd: dostęp do listy, karty i uczestników kampanii innych operatorów.
- Dodawanie i duplikowanie: tworzenie nowych kampanii.
- Edycja: modyfikacja istniejących kampanii.
- Zmiana statusu: zmiana statusu kampanii.
- Usuwanie: usuwanie kampanii.
- Zarządzanie uczestnikami: przypisywanie i zarządzanie uczestnictwem w kampanii.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Dlaczego nie mogę usunąć kampanii, która ma uczestników?
Kampanii z uczestnikami nie można usunąć bezpośrednio; najpierw należy odpiąć wszystkich uczestników.
2. Dlaczego przycisk „Przypisz” jest niewidoczny w mojej kampanii?
Przycisk „Przypisz” nie jest dostępny w kampaniach wstrzymanych, zakończonych lub anulowanych.
3. Czy mogę przypisać ten sam obiekt do kampanii wielokrotnie?
Ten sam obiekt może być uczestnikiem danej kampanii tylko raz.
4. Co się dzieje, gdy usunę leada, osobę do kontaktu lub kontrahenta?
Usunięcie leada, osoby do kontaktu lub kontrahenta automatycznie odpina go od kampanii.
5. Dlaczego statusy uczestników nie aktualizują się automatycznie?
Statusy uczestników zmienia się ręcznie; system nie aktualizuje ich na podstawie otwarć lub kliknięć w wiadomościach.
6. Czy mogę przypisać kontrahenta jednorazowego do kampanii?
Kontrahenta jednorazowego nie można przypisać do kampanii.