Zasady księgowania dokumentów w strukturze wielofirmowej
W strukturze wielofirmowej księgowanie dokumentów możliwe jest tylko w kontekście firmy, do której zalogowany jest użytkownik – tj. jej bieżącego okresu obrachunkowego i obowiązujących w nim schematów księgowań.
- dokumenty wystawione w firmie, w której zalogowany jest użytkownik mogą być zaksięgowane
- dokumenty wystawione w innym centrum niż zalogowany jest użytkownik, ale w obrębie tej samej firmy, mogą być zaksięgowane
- dokumenty wystawione w innej firmie niż zalogowany jest użytkownik nie zostaną zaksięgowane
Dostępne sposoby księgowania
- Przy zatwierdzaniu dokumentu
Podczas zatwierdzania dokumentu dostępny jest przycisk [Zatwierdź i Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli został zdefiniowany poprawny schemat księgowy. W przeciwnym przypadku dokument zostanie zatwierdzony, ale nie zaksięgowany.
- Z listy dokumentów/ poziomu dokumentu
Zatwierdzony dokument może podlegać księgowaniu z poziomu listy lub szczegółów dokumentu po wybraniu przycisku [Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli schemat księgowy został prawidłowo zdefiniowany.
Użycie opcji [Zaksięguj] bez wskazania danego schematu (zaznaczony parametr Użyj schematu domyślnego) – wykonuje księgowanie z zapamiętaną predekretacją, o ile ta istniała. Z kolei wybranie opcji [Zaksięguj] ze wskazaniem schematu (odznaczony parametr Użyj schematu domyślnego, może to być również schemat domyślny) – wykonuje księgowanie zgodnie z definicją schematu (ewentualna istniejąca predekretacja jest ignorowana).
- Księgowanie poprzez konto przeciwstawne
Przycisk [Księguj poprzez konto przeciwstawne] aktywny jest wyłącznie dla operacji k/b i zamkniętych raportów k/b. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli do operacji zostało przypisane konto przeciwstawne, a do rejestru wybranego na operacji zostało przypisane konto i dziennik cząstkowy.
- Ręcznie z poziomu zapisów księgowych
Poprzez dodanie zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Dodawanie zapisu księgowego.
- Za pomocą procesu BPM Automatyczne księgowanie dokumentów
Zasady księgowania schematem księgowym
- Schematy księgowe budowane są odrębnie dla każdego typu dokumentu. Do jednego typu dokumentu może być przypisanych wiele schematów księgowych. Jeden z nich musi być ustawiony jako domyślny.
- Dokumenty zaksięgowane domyślnie prezentowane są na liście w kolorze niebieskim
- Tylko zatwierdzone dokumenty handlowe i magazynowe podlegają księgowaniu
- Dokumenty magazynowe mogą być księgowane, jeśli mają ustalony koszt własny sprzedaży/ustaloną wartość dostawy. Jeśli powyższe wartości nie zostały określone, a dokumenty mimo to mają zostać zaksięgowane, należy zaznaczyć parametry Ustalono koszt własny sprzedaży/Ustalona wartość dostawy.
- Dokumenty wygenerowane na podstawie innych dokumentów mogą być księgowane, tak jak dokumenty źródłowe
- Księgowanie faktur VAT posiadających dokument źródłowy:
- gdy dokument źródłowy jest już zaksięgowany, nie można zaksięgować faktury VAT. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
- gdy faktura VAT jest zaksięgowana nie można zaksięgować faktury źródłowej. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
- Dokumentu, który został zaksięgowany, nie można anulować
- Zapis księgowy powstały podczas księgowania schematem ma status W buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis.
- Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu posiada status W buforze, może być usunięty. Po usunięciu zapisu księgowego dokument będzie można anulować lub ponownie zaksięgować.
- Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu został zatwierdzony, nie może być bezśladowo usunięty. W celu odksięgowania dokumentu konieczne jest wygenerowanie storna zapisu księgowego. Po zatwierdzeniu storna dokument zostanie odksięgowany i można go anulować lub ponownie zaksięgować.