Zgodnie z niemieckimi przepisami, w czasie kontroli podatkowej, firmy są zobligowane do przekazywania na żądanie istotnych podatkowo danych w formie elektronicznej. Wymagania, jakie muszą spełniać dostarczane dane są ujęte w dokumencie “Zasady dostępu do danych i kontrolowalności dokumentów cyfrowych” (“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, czyli GDPdU). Administracja skarbowa nie określa konkretnych pól i specyfikacji dostarczanych danych, ponieważ w zależności od systemu komputerowego, struktury i wielkości przedsiębiorstwa różne dane mogą być istotne podatkowo.
Eksport z systemu danych uznanych przez producenta oprogramowania za istotne podatkowo dostępny jest z poziomu menu Główne à Eksport GDPdU, jeżeli na formularzu firmy, w sekcji Księgowość, aktywowano parametr Eksport GDPdU.
Po wybraniu przycisku [Eksport GDPdU]zostanie otwarte okno, w którym należy wskazać:
- zakres danych, które mają zostać wyeksportowane
- okres, dla którego będą eksportowane dane – wymagany, jeżeli wybrano dane z sekcji Księgowość. Wskazana data nie może być wcześniejsza niż 01.01.1900 i późniejsza niż 31.12.2079.
- lokalizację, w której zostaną zapisane wyeksportowane pliki
Zakres eksportowanych danych:
- Kontrahenci
- Typ – parametr determinuje, dla jakich kontrahentów będą eksportowane niżej wskazane dane: Wszyscy, Nabywcy, Dostawcy
- Dane podstawowe – kod, nazwa, NIP, odsetki, konta księgowe, formy płatności itp. Konta księgowe eksportowane są dla okresu wyznaczonego wskazanym zakresem dat.
- Dane adresowe – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp..
- Rachunki bankowe – dane dotyczące rachunków bankowych przypisanych do poszczególnych kontrahentów
- Dane adresowe kontrahentów jednorazowych – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp.
- Księgowość
- Plan kont:
- plan kont dla okresu obrachunkowego wyznaczonego wskazanym zakresem dat. Jeżeli zakres dat obejmuje więcej niż jeden okres obrachunkowy, to dane zostaną wyeksportowane dla okresu późniejszego.
- typy kont
- Zestawienie obrotów i sald – obroty i salda poszczególnych kont księgowych dla wskazanego okresu
- Zapisy księgowe:
- dane dotyczące zapisów księgowych dla wskazanego okresu: numer w dzienniku, data księgowania, kwota itp.
- dane o centrach struktury firmy i oddziałach
- informacje o możliwych stanach danego typu dokumentu
- dane dotyczące dzienników cząstkowych dla wskazanego okresu
- Nierozliczone płatności
- formy płatności
- płatności, których termin płatności zawiera się we wskazanym zakresie dat i są nierozliczone na moment wykonywania eksportu (numer dokumentu, numer obcy, kod podmiotu, waluta, kwota pozostająca do rozliczenia itp.)
- Plan kont:
- Pozostałe
- Skonto – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie typów skont
- Stawki VAT – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie stawek VAT
Po zaznaczeniu odpowiednich parametrów należy wybrać przycisk [Utwórz] w celu dokonania eksportu. We wskazanej wcześniej lokalizacji zostaną utworzone:
- pliki z rozszerzeniem .csv zawierające wyeksportowane dane
- plik indeksowy opisujący strukturę danych
- stały plik gdpdu-01-09-2004.dtd
Poniższa tabela przedstawia, z jakich tabel/procedur/widoków pobierane są poszczególne dane podczas eksportu:
Sekcja | Dane | Tabela/Procedura/Widok |
---|---|---|
Kontrahenci | Dane podstawowe | Dictionaries.CustomerInterestValues dbo.Dic_CustomerData dbo.Dic_Customers SecDictionaries.Dic_PaymentForms |
Dane adresowe | Address.Addresses Address.AddressData |
|
Rachunki bankowe | Dictionaries.BankAccounts | |
Dane adresowe kontrahentów jednorazowych | Address.Addresses Address.AddressData |
|
Księgowość | Plan kont | SecAccountingStructure.Accounts AccountingStructure.AccountTypesTable |
Zestawienie obrotów i sald | AccountingStructure.CalculateSAB | |
Zapisy księgowe | AccountingDocuments.AccountingAdviceDocuments AccountingDocuments.Decrees SecAccountingStructure.PartialJournals CompanyStructure.CompanyUnits DT.States |
|
Nierozliczone płatności | BanksRegisters.vPaymentPlanEntities SecDictionaries.Dic_PaymentForms |
|
Pozostałe | Skonto | Dictionaries.Terms |
Stawki VAT | Dic_VatRates |