Firmy posiadają kasy i konta bankowe, a także dokonują i akceptują płatności kartami kredytowymi. Każdy z tych elementów musi posiadać osobną ewidencję księgową dotyczącą przychodów i rozchodów. W tym celu w programie dostępny jest obiekt Formy płatności.

Lista form płatności

Lista form płatności dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja --> Finanse pod przyciskiem [Formy płatności]. Domyślnie w systemie zdefiniowane są następujące formy płatności: Bon własny, Bon zewnętrzny, Gotówka, Kompensata, Polecenie zapłaty, Przelew. Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.

Uwaga

Forma płatności typu Czek jest niedostępna we francuskiej wersji językowej systemu.

 

Uwaga

Z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Dostępność obiektów --> panel Formy płatności dla poszczególnych centrów struktury firmy dostępne są parametry konfiguracyjne dotyczące form płatności. Szczegółowy opis parametrów znajduje się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.

 

Definiowanie nowej formy płatności

Użytkownik może zdefiniować własne formy płatności. W tym celu należy z menu Lista wybrać przycisk [Dodaj]. Na liście pojawi się nowa pozycja, na której należy uzupełnić dane:

• Nazwa – nazwa formy płatności musi być unikalna i może się składać z maksymalnie 200 znaków
• Typ – wybierany z predefiniowanej, rozwijalnej listy. Dostępne wartości to: Gotówka, Bank, Karta, Czek, Bon własny, Bon zewnętrzny.
• Aktywny – parametr aktywujący, dezaktywujący formę płatności w systemie. Jest on domyślnie włączony, z możliwością zmiany przez użytkownika.
• Grupowanie (domyślnie ukryta) – parametr możliwy do zaznaczenia wyłącznie dla formy płatności typu Karta. Formy płatności z zaznaczonym parametrem są grupowane w jedną formę płatności w Comarch POS.
• Typ parametru (domyślnie ukryta) – pole z rozwijaną listą wartości: Prefix, Regex, Custom, które definiują pole Wartość, czyli wskazują która część numeru karty będzie identyfikować jej numer.
• Wartość (domyślnie ukryta) – numer zawarty w numerze karty

Uwaga

Formy płatności: Bon własny oraz Bon zewnętrzny są domyślnie nieaktywne. Aby możliwe było wybranie tych form na płatności, należy je aktywować z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Dostępność obiektów --> Formy płatności. Dodatkowo, w celu regulowania zobowiązań oraz należności poprzez płatność bonem, należy zaznaczyć parametry Sprzedaż oraz Zakup.

 

Formaty przelewów wykorzystywane są podczas importowania wyciągów bankowych oraz eksportowania plików zawierających przelewy do banku. W programie dostępnych jest kilka predefiniowanych formatów do importu wyciągów bankowych oraz dwa formaty typu Web service, służące do bezpośredniej wymiany danych pomiędzy bankiem a systemem za pomocą usług sieciowych. Nie podlegają one edycji i nie można ich usunąć. Lista formatów przelewów dostępna jest z poziomu Konfiguracja → Finanse pod przyciskiem [Format przelewów].

Uwaga

Formaty typu Web service dostępne są wyłącznie, jeżeli na definicji centrum typu Firma zaznaczono parametr Wymiana danych za pomocą Web service ING Bank Śląski.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Importuj] – umożliwia import formatów z pliku z rozszerzeniem .xml
• [Eksportuj] – umożliwia eksport zaznaczonych formatów przelewów do pliku z rozszerzeniem .xml

Lista formatów składa się z następujących kolumn: Nazwa, Typ, Rozszerzenie pliku, Rodzaj, Opis. Dla formatu dostarczonego wraz z instalacją systemu kolumna Typ przyjmuje wartość Predefiniowany. Na liście dostępny jest parametr Tylko aktywne, dzięki któremu listę formatów można zawęzić tylko do pozycji aktywnych.

Definiowanie nowego formatu przelewów

W celu dodania nowego formatu przelewów, należy z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz formatu przelewów składa się z elementów:

• Nazwa
• Opis
• Typ
  • Definiowalny – opcja domyślna, format definiowany ręcznie przez użytkownika
  • Specjalny – po wybraniu tego typu aktywne staje się pole Komponent, w którym należy wskazać odpowiedni plik dll obsługujący dany format
• Rodzaj
  • Import – format przeznaczony do importu plików zawierających wyciągi bankowe
  • Eksport – format przeznaczony do eksportu plików zawierających przelewy bankowe
• Format daty – format daty wybierany z predefiniowanej listy
• Kodowanie – format kodowania znaków wybierany z predefiniowanej listy
• Komponent – pole aktywne wyłącznie dla formatu o typie Specjalny, służy do wskazania ścieżki do pliku dll obsługującego dany format
• Aktywny – parametr jest domyślnie zaznaczony, determinuje możliwość użycia danego formatu podczas importu/eksportu plików
• Rozszerzenie pliku – rozszerzenie importowanego/eksportowanego pliku
• Znak separatora pól – znak oddzielający poszczególne pola w pliku, zaznaczenie parametru umożliwia określenie sposobu oddzielania pól (Enter, Tab lub Inny)
• Znak separatora linii – znak dzielenia linii (najczęściej średnik)
• Znak ograniczenia tekstu – znak oddzielający kolejne wyrazy w pliku
• Znak dziesiętny – znak oddzielający część dziesiętną kwoty
• Znak separatora tysięcy – znak grupowania cyfr
• (Zmieniaj w tekście) Znaki ograniczenia tekstu na: – możliwość zmiany znaku oddzielającego kolejne wyrazy w pliku na inny
• (Zmieniaj w tekście) Małe litery na wielkie
• (Ilość linii) Nagłówka – określa ilości linii nad liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import
• (Ilość linii) Stopki – określa ilości linii pod liniami transakcji, które mają zostać pominięte podczas wczytywania importowanego pliku; parametr dotyczy wyłącznie formatu o rodzaju Import

Uwaga

W przypadku tworzenia formatu przelewu z ustawionym kodowaniem: ASCII bez znaków specjalnych można uzyskać w systemie kodowanie liter bez polskich znaków. Kodowanie to zapisuje znaki w formacie ASCII, pomijając wcześniej znaki specjalne.

• Rodzaje pól – pozwala użytkownikowi na wybranie oraz ustalenie kolejności danych, które mają zostać wyeksportowane z programu lub które są zawarte na importowanych wyciągach bankowych

Uwaga

Pole Tytułem - numery dokumentów pobiera numer obcy z płatności, a w przypadku jego braku - numer systemowy dokumentu. Pole Tytułem - numery systemowe dokumentów pobiera zawsze numer systemowy dokumentu, natomiast pole Tytułem - numery systemowe i kwoty dokumentów pobiera numer systemowy oraz kwotę płatności.

Uwaga

Podczas eksportu przelewów, w polach Tytułem, Tytułem - numery dokumentów, Tytułem - numery i kwoty dokumentów, Tytułem - numery systemowe dokumentów, Tytułem - numery systemowe i kwoty dokumentów system domyślnie przenosi maksymalnie 50 znaków do wygenerowanego pliku. Aby zmienić to ustawienie, w oknie danego formatu przelewu należy wyedytować konkretne pole Tytułem i w sekcji Szerokość wprowadzić preferowaną wartość liczbową.

Uwaga

Płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność mogą być eksportowane za pomocą tego samego formatu przelewów, co zwykłe płatności, jednakże w tym celu może okazać się konieczna jego modyfikacja. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych

.  

Numeracja dokumentów w module Finanse jest nadawana zgodnie z poniższymi zasadami:

• Podczas dodawania nowego dokumentu, w członie numeratora z segmentem Numer wyświetlana jest opcja AUTO.

• Po ręcznym lub automatycznym zapisie dokumentu (np. automatyczny zapis operacji k/b poprzez powiązanie jej z płatnością na zakładce Rozliczenia) system nadaje mu konkretny numer. Jest to pierwszy wolny numer zgodnie z datą wykorzystaną w numeratorze konkretnego typu dokumentu.
• Użytkownik ma możliwość wykorzystania wolnego numeru poprzez jego ręczne wskazanie w numeratorze w polu z numerem, przy czym musi posiadać uprawnienia do wykorzystania wolnego numeru (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów --> Inne uprawnienia --> parametr Możliwość wykorzystania wolnego numeru).

 

Uwaga

Po wyborze wolnego numeru w nagłówku dokumentu użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian. Wybrany numer dokumentu jest również automatycznie zapisywany w przypadku zamknięcia całego systemu.

• Podczas edycji dokumentu, przy zmianie daty dokumentu lub elementu np. rejestru kasowo-bankowego, który bezpośrednio wpływa na numer, system automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer dla daty danego dokumentu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, jeżeli dla określonej daty istnieje kilka wolnych numerów. Nowy numer systemowy jest automatycznie zapisywany, a poprzedni zwalniany (może zostać wykorzystany na innym dokumencie). Użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisywania zmian.
• Numeracja operacji kasowych/bankowych tworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentu uzależniona jest od parametru Domyślna numeracja automatyczna. Zmiana numeru dokumentu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.

 

Rejestry kasowe/bankowe są narzędziami księgowymi wykorzystywanymi w celu rejestracji operacji związanych z przepływem pieniężnym, czyli wpływów i wydatków w kasie lub na rachunku bankowym. Każdy rejestr kasowy odpowiada jednemu stanowisku kasowemu, natomiast każdy rejestr bankowy odpowiada jednemu rachunkowi bankowemu. Lista rejestrów kasowych/bankowych dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Rejestry kasowe/bankowe]. Na liście widoczne są wszystkie rejestry kasowe/bankowe dostępne w danej firmie. Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Odczytaj saldo rachunku] – przycisk aktywny jest wyłącznie dla rejestrów typu Bank, powiązanych z bankiem, na którym został zaznaczony parametr Wymiana danych za pomocą Web Service. Po wybraniu przycisku nawiązywane jest połączenie z adresem usługi wskazanym w formacie importu typu Web service. Po prawidłowym pobraniu salda wyświetlone zostaje okno Bieżące saldo rachunku, zawierające informacje o numerze rachunku w formacie IBAN, zaksięgowanym saldzie oraz dostępnych środkach.

Definiowanie nowego rejestru kasowego/bankowego

W celu zdefiniowania nowego rejestru należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista.

Formularz rejestru składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Sekcja Ogólne Pola obligatoryjne do wypełnienia:

• Kod – skrócona nazwa rejestru. Kod może zawierać do 50 znaków (liter i/lub cyfr) i musi być unikalny.
• Nazwa – nazwa może zawierać do 50 znaków (liter i/lub cyfr)

Pozostałe pola:

• Typ – typ rejestru wybierany z predefiniowanej listy. Dostępne do wyboru typy to: Kasa lub Bank.
• Rodzaj – rodzaj rejestru wybierany z predefiniowanej listy. Dostępne to wyboru rodzaje to: Lokalny i Odległy.
• Okres raportu – domyślny okres obowiązywania raportu w danym rejestrze. Dostępne do wyboru wartości to: Dzień, Tydzień, Miesiąc oraz Dowolnie zdefiniowany. Wybrany na rejestrze okres będzie następnie proponowany na nowo tworzonych raportach, z możliwością zmiany przez użytkownika.
• Aktywny – parametr jest domyślnie włączony i warunkuje aktywność rejestru. Jego odznaczenie dezaktywuje dany rejestr i uniemożliwia jego dalsze wykorzystywanie w systemie.
• Dedykowany dla firmy głównej – parametr decyduje, czy rejestr jest przeznaczony do pracy w firmie głównej. Parametr jest nieaktywny, jeżeli rejestr jest dołączony do jakiegokolwiek centrum typu Firma.

Wartość domyślna parametru podczas dodawania nowego rejestru kasowego/bankowego:

• z poziomu listy rejestrów kasowych/bankowych dla użytkownika zalogowanego w firmie głównej lub centrum będącym w gałęzi bezpośrednio pod firmą główną – parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
• z poziomu listy rejestrów kasowych/bankowych dla użytkownika zalogowanego w centrum typu Firma lub centrum podrzędnym do centrum typu Firma – parametr odznaczony bez możliwości zaznaczenia
• z poziomu struktury praw w firmie głównej – parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
• z poziomu struktury praw w centrum typu Firma – parametr odznaczony bez możliwości zaznaczenia

Sekcja Księgowe

• Okres obrachunkowy – wskazuje bieżący okres obrachunkowy, pole nieedytowalne
• Konto księgowe – pozwala na wskazanie konta księgowego z planu kont. Po wybraniu przycisku konto jest usuwane z tego pola.
• Dziennik cząstkowy – pozwala wskazać dziennik ze zdefiniowanej listy dzienników cząstkowych

Sekcja Numer rachunku bankowego – aktywna wyłącznie dla rejestru o typie Bank

• Bank – nazwa banku prowadzącego rachunek bankowy. Wybranie przycisku otwiera listę zdefiniowanych w systemie banków.
• Numer – numer konta bankowego
• Typ – typ numeracji rachunku bankowego stosowany przez bank. Dostępne do wyboru typy to: IBAN, NRB i Inne. Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego (IBAN) używany jest przez banki w rozliczeniach transgranicznych. Numer Rachunku Bankowego (NRB) stosowany jest w rozliczeniach krajowych.

Sekcja Waluta

• Waluta – symbol waluty, w jakiej prowadzony jest rejestr. Należy wybrać walutę z listy.

W przypadku wybrania waluty innej niż systemowa, w sekcji Waluta pojawiają się dodatkowe pola:

• Waluta systemowa – waluta systemowa danej firmy, pole nieedytowalne
• Typ kursu zakupu – pozwala na wybór kursu walut dla dokumentów zakupu. Szczegółowy opis znajduje się w artykule Rejestry walutowe.
• Typ kursu sprzedaży – pozwala na wybór kursu walut dla dokumentów sprzedaży. Szczegółowy opis znajduje się w artykule Rejestry walutowe.

Podczas dodawania nowego rejestru kasowego/bankowego lub edycji istniejącego rejestru istnieje możliwość zdefiniowania nowej waluty lub nowego typu kursu, używając do tego odpowiednio przycisków [Dodaj] lub [Dodaj typ kursu].

Zakładki Historia zmian, Atrybuty

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki, Historia zmian.

W systemie istnieje możliwość przypisania waluty do danego rejestru. Domyślnie każdy nowy rejestr dodawany jest w walucie systemowej. Jeżeli ma to być rejestr w innej walucie niż systemowa, użytkownik powinien ustawić walutę na formularzu rejestru, a następnie wybrać z listy typ kursu zakupu i typ kursu sprzedaży.

Uwaga

Zmiana waluty rejestru jest możliwa wyłącznie, jeżeli do rejestru nie został jeszcze dodany żaden raport.

W przypadku rejestrów bankowych kurs jest ustalany przez bank. Oznacza to, że przelew w EUR na konto w PLN będzie przeliczany kursem określonym przez bank, w którym konto jest założone, a nie na podstawie średniego kursu NBP. Rejestr powinien mieć przypisany typ kursu zakupu i sprzedaży. Dzięki tak zdefiniowanemu rejestrowi, będzie można wykonywać m.in. poprawne przeliczenia przychodów/rozchodów oraz salda na raporcie w zależności od rodzaju operacji. Jeżeli rejestr ma przypisaną:

• walutę systemową, wówczas do raportu w tym rejestrze mogą zostać wprowadzone operacje w dowolnej walucie
• walutę inną niż systemowa, wówczas do raportu w tym rejestrze mogą zostać wprowadzone wyłącznie operacje w walucie rejestru

Przedsiębiorstwa mogą posiadać rozbudowaną strukturę rejestrów kasowych/bankowych wynikającą z posiadania wielu kas gotówkowych oraz kont bankowych. Dodatkowo, przedsiębiorstwa posiadają zazwyczaj dużą ilość zdefiniowanych form płatności. W związku z powyższym, w systemie istnieje możliwość powiązania formy płatności z danym rejestrem kasowym/bankowym. Po dokonaniu takiego powiązania, przy każdorazowym wyborze danej formy płatności w oknie automatycznej zapłaty lub na płatności podpowie się domyślny rejestr kasowo/bankowy. Przypisania takiego dokonuje się z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Dostępność obiektów, panel Formy płatności, kolumna Rejestr- zapłata.

W kolumnie Rejestr - zapłata możliwe do wyboru są rejestry dostępne w danym centrum struktury firmy. Użytkownik może wybrać także opcję <brak> co oznacza, że do danej formy płatności nie jest przypisany domyślny rejestr k/b i należy wybrać go ręcznie w oknie automatycznej zapłaty bądź na płatności. Na operacji kasowej/bankowej wygenerowanej automatycznie podczas zapłaty, ustawiany jest rejestr wybrany w oknie automatycznej zapłaty. Użytkownik ma możliwość zmiany rejestru w zakresie rejestrów dostępnych dla danego typu dokumentu w centrum, które jest wystawcą dokumentu. System umożliwia przypisanie do danego kontrahenta określonej formy płatności. Tę formę płatności system automatycznie podpowiada na dokumentach dla tego kontrahenta. Dodatkowo, na szczegółach płatności dokumentu podpowiada się rejestr, który w Konfiguracji jest przypisany do tej formy płatności. W przypadku zmiany formy płatności na nagłówku dokumentu, system automatycznie zaktualizuje przypisany do niej rejestr.  

Raporty kasowe i bankowe są zestawieniem wszystkich operacji kasowych lub bankowych w ciągu określonego okresu.

Lista raportów kasowych/bankowych

Lista raportów kasowych/bankowych dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Kasowe]/[Bankowe]. Na liście znajdują się Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Otwórz raport] – przycisk aktywny wyłącznie dla raportu będącego w stanie zamkniętym; pozwala otworzyć wskazany na liście raport oraz raporty wprowadzone do tego samego rejestru z późniejszą datą
• [Renumeruj raporty] – służy do uzyskania poprawnej numeracji raportów w przypadku powstania luk w numeracji
• [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania zamkniętego raportu z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz kont przeciwstawnych wskazanych na operacjach

Na liście widoczne są wyłącznie te raporty, które są wystawione w rejestrach dostępnych w danym centrum.

Lista raportów składa się z kolumn:

• Numer – wprowadzany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora
• Numer obcy – numer obcy dla raportu kasowego oraz numer wyciągu dla raportu bankowego
• Kasa/rachunek – rejestr, do którego należy dany raport
• Data otwarcia raportu – data i godzina założenia raportu
• Data zamknięcia raportu – data i godzina zamknięcia raportu
• Saldo otwarcia
• Przychody – kwota przychodów w raporcie
• Rozchody – kwota rozchodów w raporcie
• Saldo zamknięcia raportu
• Waluta raportu
• Stan – stan raportu: Otwarty, Zamknięty lub Zaksięgowany
• Waluta systemowa (domyślnie ukryta)

Dodawanie raportu kasowego/bankowego

Sposób wypełniania formularzy raportów jest taki sam dla raportów kasowych oraz bankowych. W celu dodania raportu należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista.

Formularz raportu składa się z elementów:

Zakładka Nagłówek

• Numer obcy/Numer wyciągu – dowolny numer ewidencyjny wprowadzany przez użytkownika. Dla raportów kasowych jest to Numer obcy, dla raportów bankowych jest to Numer wyciągu.
• Kasa gotówkowa/Rachunek bankowy – rejestr, do którego należy dany raport. Dla raportów kasowych podpowiadają się wyłącznie rejestry typu Kasa, natomiast dla bankowych rejestry typu Bank. Lista jest zawężona do rejestrów, do których użytkownik ma dostęp w danym centrum struktury firmy.
• Otwarcia – saldo otwarcia raportu. W przypadku pierwszego (najstarszego) raportu w danym rejestrze pole to jest aktywne i użytkownik ma możliwość wprowadzenia kwoty otwarcia. Kwota Otwarcia na pierwszym raporcie może zostać także uzupełniona poprzez wybranie z menu Dodatki --> Funkcje Specjalne przycisku Odbudowa stanów kas. Podczas dodawania kolejnych raportów pole Otwarcia jest wyszarzone - kwota otwarcia raportu jest automatycznie uzupełniana na podstawie kwoty zamknięcia poprzedniego raportu w tym rejestrze i nie podlega edycji. W przypadku raportów w walucie innej niż systemowa, zmiana wartości salda dla pierwszego raportu jest przeliczana na wartość systemową po kursie waluty podanym na formularzu. W przypadku wystąpienia zaburzeń sald, użytkownik ma możliwość ich naprawy za pomocą funkcji Odbudowy stanów kas.
• Przychody – kwota przychodów w raporcie
• Rozchody – kwota rozchodów w raporcie
• Zamknięcia – saldo zamknięcia raportu
• Data otwarcia – data i godzina założenia raportu
• Data zamknięcia – data i godzina zamknięcia raportu
• Stan - określa stan, w jakim znajduje się raport. Do wyboru są dwa stany: Otwarty oraz Zamknięty.

Uwaga

Istnieje możliwość wprowadzenia kilku raportów tego samego dnia w tym samym rejestrze, pod warunkiem, że ich daty otwarcia i zamknięcia nie będą na siebie nachodzić. Ponadto, system nie wymusza ciągłości dat.

 

Przykład

Użytkownik wprowadził raporty dzienne z datami:

• 1.01.2019 (poniedziałek)
• 2.01.2019 (wtorek)
• 3.01.2019 (środa)
• 4.01.2019 (czwartek)
• 5.01.2019 (piątek)
• 8.01.2019 (poniedziałek)
• 9.01.2019 (wtorek)

System nie wymusza, aby 6.01.2019 i 7.01.2019 były wprowadzone raporty. Okres trwania raportu jest uzależniony od ustawień na definicji rejestru. Raporty mogą być tworzone, jako dzienne, tygodniowe, miesięczne, bądź w okresie dowolnym.

 

Przykład

Data systemowa: 23.01.2019. Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc. W rejestrze nie ma żadnych raportów. Użytkownik dodaje raport, daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 01.01.2019
• Data zamknięcia: 31.01.2019

Użytkownik zmienia okres raportu w rejestrze na Tydzień. Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 01.02.2018 (piątek)
• Data zamknięcia: 03.02.2018 (niedziela)

Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 04.02.2018 (poniedziałek)
• Data zamknięcia: 10.02.2018 (niedziela)

Użytkownik zmienia okres raportów w rejestrze na Miesiąc. Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 11.02.2018
• Data zamknięcia: 28.02.2018

 

Przykład

Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc. W rejestrze jest wprowadzony raport miesięczny z datami:

• Data otwarcia: 01.10.2018
• Data zamknięcia: 31.10.2018

Użytkownik dodaje nowy raport – daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 01.11.2018
• Data zamknięcia: 30.11.2018

 

Przykład

Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc. W rejestrze jest wprowadzony raport miesięczny z datami:

• Data otwarcia: 01.01.2019
• Data zamknięcia: 14.01.2019

Użytkownik dodaje nowy raport – daty podpowiadają się następująco:

• Data otwarcia: 15.01.2019
• Data zamknięcia: 31.01.2019

 

Uwaga

W przypadku raportów obejmujących operacje z więcej niż jednego dnia, zalecane jest księgowanie pojedynczych operacji, aby daty rozrachunków były poprawne. W przeciwnym razie mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy rozliczeniami i rozrachunkami.

  Dla raportu należącego do rejestru w walucie innej niż systemowa, na formularzu raportu pojawiają się dodatkowe pola dla kwot: Otwarcia, Przychody, Rozchody, Zamknięcia, prezentujące przeliczenie wartości na walutę systemową.

 

Uwaga

Jeżeli raport firmy jest zdefiniowany w jej walucie systemowej, to dodatkowe kontrolki dotyczące waluty nie są wyświetlane, bez względu na walutę systemową firmy, w której raport jest wyświetlany.

  Przeliczenie wartości w walucie rejestru na walutę systemową nie jest możliwe w przypadku braku kursu na dzień otwarcia raportu. Przy zmianie typu kursu użytkownik jest informowany o braku notowania podanego kursu waluty i ma możliwość określenia wartości kursu na dzień otwarcia raportu dla waluty rejestru. System umożliwia zdefiniowanie kursu zarówno dla typu kursu sprzedaży, jak i zakupu.

Zakładka Operacje

Na zakładce Operacje możliwe jest dodawanie operacji bezpośrednio do danego raportu na zasadach opisanych w artykule Dodawanie operacji kasowych/bankowych.

Uwaga

Dla operacji niedostępnych w danym centrum niektóre kolumny podlegają maskowaniu. Saldo otwarcia, saldo zamknięcia, przychody i rozchody danego raportu są zawsze liczone po uwzględnieniu wszystkich operacji - dostępnych i niedostępnych w danym centrum.

  Dla operacji niedostępnych w danym centrum maskowaniu podlegają następujące kolumny:

• Numer dokumentu
• Kod podmiotu
• Nazwa podmiotu
• Dostępność
• Właściciel
• Tytułem
• Konto przeciwstawne
• Forma płatności
• Numer obcy
• Opis
• Rodzaj bonu
• Numer bonu

Zakładki Atrybuty, Historia zmian, Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

W celu zamknięcia raportu kasowego/bankowego, należy podnieść go do edycji, a następnie z listy rozwijalnej w polu Stan wybrać opcję Zamknięty. Użytkownik decyduje, czy otwiera/zamyka tylko jeden konkretny raport, czy również wszystkie późniejsze/wcześniejsze raporty w ramach danego rejestru. W momencie zamykania raportu, system wyświetli komunikat: „Czy chcesz zamknąć wszystkie wcześniejsze raporty? Tak/Nie”:

• Wybór Tak powoduje zamknięcie wszystkich poprzednich raportów w ramach danego rejestru
• Wybór Nie powoduje zamknięcie tego jednego konkretnego raportu

W momencie otwierania raportu, system wyświetli komunikat: „Czy chcesz otworzyć wszystkie raporty z datą późniejszą? Tak/Nie”:

• Wybór Tak powoduje otwarcie wszystkich kolejnych raportów w ramach danego rejestru
• Wybór Nie powoduje otwarcie tego jednego konkretnego raportu

Użytkownik ma możliwość edycji następujących danych na operacji kasowej/bankowej w zamkniętym, ale niezaksięgowanym raporcie kasowym/bankowym:

• pole Rozliczenie
• pole Saldo
• pole Konto księgowe
• parametr Załóż konto
• pole Tytułem
• pole Opis
• pole Rachunek
• dane na zakładce Opis analityczny
• dane na zakładce Atrybuty

 

Z poziomu menu Dodatki dostępna jest opcja [Odbudowa stanów kas], która pozwala na naprawę sald otwarcia i zamknięcia raportów danego rejestru.

Uwaga

Przycisk [Odbudowa stanów kas] dostępny jest wyłącznie w sytuacji, gdy wszystkie zakładki w programie są zamknięte.

Przed wykonaniem odbudowy należy określić wartości dla parametrów:

• Rejestr kasowo-bankowy – rejestr, dla którego ma zostać wywołana procedura odbudowy, możliwy jest wybór jednego rejestru lub wszystkich zdefiniowanych rejestrów
• Saldo otwarcia 1. raportu – wartość salda jest automatycznie pobierana z pierwszego raportu, z możliwością zmiany przez użytkownika
• Saldo otwarcia 1. raportu w walucie obcej – parametr widoczny wyłącznie, gdy do odbudowy został wybrany rejestr walutowy. Wartość salda jest automatycznie pobierana z pierwszego raportu w walucie obcej, z możliwością zmiany przez użytkownika
• Wykonano kopię bezpieczeństwa – warunkiem koniecznym do uruchomienia procedury jest potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa bazy danych. Zaznaczenie tego parametru nie spowoduje fizycznego wykonania kopii, należy to zrobić z poziomu menedżera baz.

Po określeniu parametrów należy wybrać przycisk Odbuduj dostępny z listy przycisków Akcje, który uruchomi procedurę.  

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Finanse, należy z poziomu System --> Konfiguracja --> Księgowość w sekcji Operacje kasowe/bankowe skonfigurować parametry:

• Automatyczne wypełnianie pola „Tytułem” – użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy podczas rozliczania operacji kasowych/bankowych pole Tytułem ma być automatycznie uzupełniane. W przypadku włączonego parametru pole Tytułem na formularzu operacji wypełniane jest według następujących zasad:
  • Następuje automatyczne uzupełnienie pola Tytułem numerami dokumentów, z którymi rozliczana jest operacja
  • Dla operacji o typie Przychód – pobierany jest zawsze numer systemowy
  • Dla operacji o typie Rozchód – pobierany jest numer obcy. Jeżeli numer obcy nie został określony to pobierany jest numer systemowy.
  • W przypadku pobrania numeru z kilku dokumentów rozdzielane są one znakiem „ ,”
  • W przypadku usunięcia rozliczenia – numer dokumentu jest usuwany z pola Tytułem
• Domyślna numeracja automatyczna – użytkownik może wybrać sposób numeracji operacji k/b tworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentów. Jeżeli parametr Domyślna numeracja automatyczna jest:
  • zaznaczony – numeracja dla wszystkich operacji k/b jest nadawana zgodnie ze zdefiniowanym numeratorem
  • odznaczony – dla operacji k/b utworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentu jako Numer dokumentu zostaje ustawiony numer rozliczanego dokumentu, natomiast dla operacji dodanych ręcznie Numer dokumentu jest nadawany zgodnie ze zdefiniowanym numeratorem

Przykład

W konfiguracji systemu odznaczony parametr Domyślna numeracja automatyczna. Użytkownik wprowadził dokument FZ/1/01/2019 i rozliczył go za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty. Została automatycznie wygenerowana operacja rozchodowa o numerze FZ/1/01/2019.

• Przenoszenie ustawienia parametru „Rozliczenie” na dekret – jeżeli parametr jest:
  • zaznaczony – w przypadku, gdy na operacji zaznaczona jest opcja Nie podlega rozliczeniom na dekrecie automatycznie zostanie ustawiona opcja Nie podlega rozrachunkom. Jeżeli natomiast na operacji zaznaczono Podlega rozliczeniom to na dekrecie automatycznie zostanie ustawiona opcja Podlega rozrachunkom.
  • odznaczony – na dekretach księgowych domyślnie ustawiana jest opcja Podlega rozrachunkom, niezależnie od wartości parametru Rozliczenie na operacji.
• Wprowadzanie ujemnych operacji – parametr domyślnie wyłączony na wszystkich wersjach językowych bazy i możliwy do włączenia wyłącznie w polskiej, angielskiej i niemieckiej wersji. Po zaznaczeniu parametru zostaje aktywowana możliwość wprowadzania operacji k/b z ujemną wartością.
• Automatyczna korekta – decyduje o typie operacji korygującej. Parametr domyślnie przyjmuje wartość Operacja o przeciwnym typie. Możliwość zmiany wartości na Operacja o przeciwnym znaku jest dostępna wyłącznie w przypadku posiadania uprawnień do wprowadzania ujemnych operacji k/b. Jeżeli parametr ustawiony jest jako:
  • Operacja o przeciwnym typie – skorygowanie operacji przychodowej za pomocą przycisku [Koryguj] utworzy korektę w postaci operacji rozchodowej o tej samej wartości, natomiast skorygowanie operacji rozchodowej utworzy korektę w postaci operacji przychodowej o tej samej wartości
  • Operacja o przeciwnym znaku – skorygowanie operacji przychodowej za pomocą przycisku [Koryguj] utworzy korektę w postaci operacji przychodowej o wartości przeciwnej, natomiast skorygowanie operacji rozchodowej utworzy korektę w postaci operacji rozchodowej o wartości przeciwnej

• Ogranicz listę płatności przy dodawaniu operacji – podczas dodawania operacji, jeżeli parametr jest:
  • zaznaczony, a na operacji nie został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia nie są wyświetlane żadne płatności
  • zaznaczony, a na operacji został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla danego podmiotu, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne
  • odznaczony, a na operacji nie został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla wszystkich podmiotów, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne
  • odznaczony, a na operacji został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla danego podmiotu, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne

Lista operacji kasowych/bankowych to lista wpłat i wypłat, które odpowiadają wpływom i rozchodom środków finansowych w kasie lub na rachunku bankowym. Lista operacji kasowych/bankowych dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Operacje k/b]. Widoczność operacji kasowych/bankowych na liście jest uzależniona od centrum, do którego zalogowany jest operator. Operacja jest widoczna na liście, jeżeli:

• została dodana przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
• została dodana przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• została dodana przez centrum, które udostępnia ją (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Dodatkowo na liście widoczne są wyłącznie te operacje, na których wskazany jest rejestr kasowy/bankowy dostępny w danym centrum.

Uwaga

Na operacji k/b widoczna jest zawsze waluta systemowa firmy, w której operacja została wystawiona.

Na liście znajdują się Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Dodaj] – dodaje operację o typie Przychód z możliwością zmiany na Rozchód
• [Dodaj wpłatę] – dodaje operację o typie Przychód
• [Dodaj wypłatę] – dodaje operację o typie Rozchód
• [Renumeruj Lp] – służy do uzyskania poprawnej numeracji operacji w przypadku powstania luk w numeracji
• [Koryguj] – umożliwia dodanie korekty do zaznaczonej na liście operacji
• [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania operacji z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz konta przeciwstawnego wskazanego na operacji
• [Operacje] – umożliwia wykonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych operacji. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na operacjach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji operacji. Elementy, które mogą zostać zmienione:
  • Forma płatności
  • Data dokumentu
  • Rejestr
  • Status rozliczenia
  • Płatnik
  • Konto księgowe
  • Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)

[Atrybuty] – umożliwia seryjną aktualizację atrybutów dla zaznaczonych operacji. Po wybraniu tego przycisku wyświetlone zostaje okno służące do określenia parametrów zmiany seryjnej. Lista operacji k/b składa się z kolumn:

• Lp.
• Numer raportu – numer raportu, do którego należy dana operacja k/b
• Numer dokumentu – numer operacji zależny od ustawienia parametru Domyślna numeracja automatyczna dostępnego w konfiguracji systemu
• Data dokumentu
• Kod podmiotu
• Przychód – wartość operacji o typie Przychód
• Nazwa podmiotu
• Rozchód – wartość operacji o typie Rozchód
• Waluta – zależna od waluty ustawionej w filtrze
• Status
  • R - rozliczona
  • N - nierozliczona
  • NP - nie podlega rozliczeniu
• Tytułem
• Konto przeciwstawne – konto księgowe wskazane na operacji
• Do wysłania – kwota do wysłania

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data operacji
• Do rozliczenia
• Dostępność – stanowisko POS, na którym ma być dostępna dana operacja
• Forma płatności
• Godzina – godzina dodania operacji
• Kasa/Rachunek – nazwa rejestru, do którego została wprowadzona operacja
• Korekta – dla operacji korygującej w tej kolumnie wyświetlany jest wykrzyknik
• Kwota VAT – kwota operacji o typie Podzielona płatność – Operacja VAT
• NIP podmiotu
• Numer obcy
• Numer bonu
• Opis
• Podzielona płatność
  • Nie – zapłata bez użycia mechanizmu podzielonej płatności
  • Zapłata – zapłata z użyciem mechanizmu podzielonej płatności
  • Operacja VAT – zapis techniczny przeksięgowania na rachunek VAT
• Rodzaj bonu
• Rozliczono – kwota, która została już rozliczona
• Stan – informacja o tym, czy dokument został zaksięgowany
• Typ – informacja o tym, czy jest to operacja przychodowa czy rozchodowa
• Uzgodniono – informacja o tym, czy zostało uzgodnione, że dane z wyciągu bankowego są zgodne z zapisami księgowymi. Więcej informacji znajduje się w kategorii Bank Reconciliation.
• Waluta systemowa – waluta systemowa firmy, w której została wystawiona dana operacja
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Wpływa na saldo
• Stan – prezentuje jeden z dwóch stanów operacji: Zaksięgowany lub Niezaksięgowany.

Uwaga

Aby możliwe było sumowanie pod listą operacji kasowych/bankowych, należy wybrać w filtrze konkretną walutę lub opcję Wszystkie w walucie systemowej.

  Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.  

W systemie istnieje możliwość dodawania operacji kasowych/bankowych za pomocą przycisków:

• [Dodaj wpłatę]/[Dodaj wypłatę] – na operacji zostaje automatycznie ustawiony jej typ (Przychód/Rozchód), bez możliwości zmiany
• [Dodaj] – na operacji zostaje automatycznie ustawiony typ Przychód, z możliwością zmiany przez użytkownika

 

Dodawanie operacji za pomocą przycisków [Dodaj wpłatę]/[Dodaj wypłatę]

Sposób wypełniania formularzy operacji jest taki sam dla operacji przychodowych i rozchodowych. Aby dodać operację wpłaty, należy z poziomu Finanse --> Operacje kasowe/bankowe wybrać przycisk [Dodaj wpłatę] z grupy przycisków Lista.

W menu formularza operacji kasowej/bankowej dostępne są standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Powiąż] – rozlicza operację z płatnością zaznaczoną na liście Dokumenty do rozliczenia
• [Usuń powiązanie] – usuwa rozliczenie pomiędzy operacją a płatnością zaznaczoną na liście Dokumenty rozliczone
• [Rozlicz] – pozwala rozliczyć operację oraz zarejestrować potrącenie
• [Skompensuj] – pozwala skompensować operację oraz zarejestrować potrącenie
• [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania operacji z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz konta przeciwstawnego wskazanego na operacji
• [Preliminarz] – wybranie przycisku otwiera okno preliminarza płatności danego kontrahenta, z poziomu którego istnieje możliwość dokonania rozliczenia/kompensaty płatności.
• [Podgląd] – wyświetla w trybie do odczytu kartę kontrahenta wskazanego na operacji
• [Historia] – wyświetla historię wszystkich transakcji dokonywanych z udziałem kontrahenta wskazanego na operacji

Uwaga

Jeżeli operacja jest powiązana z bonem, niemożliwe jest zaksięgowanie jej z poziomu szczegółów operacji. Taką operację należy zapisać, a następnie zaksięgować z listy operacji kasowych/bankowych.

  Formularz operacji składa się z elementów:

Panel boczny

Typ – określa, czy dana operacja jest typu przychodowego czy rozchodowego. Jest to pole informacyjne, niedostępne do edycji. Pod polem Typ system wyświetla numer wprowadzanej operacji nadawany automatycznie przez system. Wartość – wartość i waluta operacji. Jest to pole obligatoryjne. Automatycznie ustawiana jest waluta przypisana do wybranego rejestru. Dla rejestru w walucie systemowej użytkownik ma możliwość zmiany waluty operacji na obcą. Dla rejestru w walucie obcej nie ma możliwości zmiany waluty operacji. Rozliczono – kwota operacji, która została rozliczona. Pole nie podlega edycji. Do rozliczenia – kwota wyliczana jako różnica wartości operacji i kwoty rozliczonej. Pole nie podlega edycji. Numer obcy – zależny od ustawienia parametru Domyślna numeracja automatyczna w konfiguracji systemu. Jeżeli parametr jest:

• zaznaczony – dla operacji dodawanych automatycznie jest to numer dokumentu, z którym rozliczona jest dana operacja, a dla operacji wprowadzanych ręcznie jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika
• odznaczony – jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika

Data dokumentu – data ta wpływa na wyliczenie salda raportu oraz datę rozliczenia dokumentu Data operacji – pole pozwalające na zaewidencjonowanie daty zdarzenia gospodarczego powiązanego z daną wpłatą lub wypłatą, np. data wystawienia dokumentu źródłowego (faktury gotówkowej, kwitu), data zlecenia przelewu  

Przykład

Operacja kasowa została wprowadzona z datą dokumentu 15.05.2019 i datą operacji 19.05.2019. Raporty są prowadzone w okresach dziennych. Operacja trafi do raportu z datą 15.05.2019.

  Rejestr – rejestr, do którego trafi dana operacja Płatność – forma płatności operacji. Można ją wybrać z listy form płatności. Raport – pole jest automatycznie wypełniane numerem raportu przypisanym do wybranego rejestru i zgodny ze wskazaną datą dokumentu. Jeżeli taki raport nie istnieje, pole pozostanie puste, a w menu uaktywni się przycisk [Dodaj raport]. Użytkownik będzie mógł dodać raport, do którego trafi dana operacja. Jest to pole obligatoryjne. Nr pozycji – pole uzupełniane automatycznie jako kolejny numer w danym raporcie Rozliczenie – w ramach pola do wyboru są dwie wartości: Podlega, Nie podlega

Uwaga

Podczas dodawania operacji kasowej/bankowej, początkowo domyślnie ustawiany jest status rozliczenia operacji na podlega.  Jeżeli na operacji nie zostanie wskazany podmiot, to przy zapisie operacji jej status zostanie przestawiony na nie podlega oraz wyświetlony zostanie komunikat ostrzegający.

Saldo – parametr warunkuje, czy dana operacja będzie miała wpływ na saldo rejestru Podmiot – pole służące do wskazania podmiotu, z którym powiązana jest operacja. Dla operacji przychodowej domyślnie podpowiadany jest typ podmiotu Nabywca, natomiast dla operacji rozchodowej Dostawca. Użytkownik ma możliwość zmiany typu podmiotu na jedną z wartości: Dostawca, Nabywca, Pracownik, Bank, Urząd. W przypadku wskazania wartości Nabywca użytkownik ma możliwość wywołania listy, której zawartość uzależniona jest od wartości parametru Pokaż nabywców/dostawców:

• lista nabywców – w przypadku odrębnych list kontrahentów, tj. parametr Pokaż nabywców/dostawców jest zaznaczony,
• lista kontrahentów ograniczona wyłącznie do nabywców poprzez filtr Podział – w przypadku wspólnej listy kontrahentów, tj. parametr Pokaż nabywców/dostawców jest odznaczony. Użytkownik ma możliwość zmiany wartości określonej w filtrze.

W przypadku wybrania wartości Dostawca mechanizm wywołania zawartości listy jest analogiczny. Wypełnienie pola Podmiot na formularzu operacji jest nieobowiązkowe. W przypadku braku określenia podmiotu, przy zapisie/zatwierdzaniu operacji zostaje wyświetlony komunikat: „Podmiot operacji nie został określony. Czy na pewno zapisać/zatwierdzić i zaksięgować operację k/b? Tak/Nie.” Użytkownik ma możliwość wyłączenia komunikatu poprzez zaznaczenie parametru Nie pokazuj tego komunikatu ponownie. Ponadto jeżeli nie zostanie wskazany żaden podmiot, a w polu Konto księgowe zostanie wskazane konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem, to przy zapisie operacji wyświetlane jest ostrzeżenie: „Podmiot operacji nie został określony, a wskazano konto słownikowe. Czy na pewno zapisać operację k/b? Tak/Nie.” Wybór opcji Nie spowoduje powrót do edycji operacji. Wybór opcji Tak spowoduje zapisanie operacji. Konto księgowe

• Jeżeli konto wyświetlane jest na zielono, oznacza to, że nie istnieje ono w planie kont i zostało zaproponowane przez system. Zaznaczenie parametru Załóż konto automatycznie założy konto dla wybranego podmiotu po zapisie operacji.
• Jeżeli konto wyświetlane jest na czarno, oznacza to, że jest założone.

Reguły podpowiadania konta na operacjach:

• Pobierane jest konto przypisane do danego słownika (kontrahenta, pracownika, banku lub urzędu) w firmie, w której zalogowany jest użytkownik
• W przypadku niewskazania podmiotu, konto księgowe nie jest podpowiadane
• Niemożliwa jest zmiana numeru konta księgowego na operacji kasowej/bankowej, jeżeli właścicielem operacji jest inna firma niż firma aktualnie zalogowana
• Dla wspólnej listy kontrahentów (parametr Pokaż dostawców/nabywców zaznaczony):
  • Na operacji przychodowej podpowiadane jest konto nabywcy
  • Na operacji rozchodowej podpowiadane jest konto dostawcy
• Dla rozdzielnych list kontrahentów (parametr Pokaż dostawców/nabywców odznaczony) oraz dla wspólnej listy kontrahentów, gdy kontrahent jest tylko odbiorcą bądź tylko dostawcą:
  • Po wskazaniu nabywcy podpowiadane jest konto nabywcy
  • Po wskazaniu dostawcy podpowiadane jest konto dostawcy
• W przypadku: pracownika podpowiadane jest konto wynagrodzenia, banku - konto rozliczenia, urzędu celnego - konto cła, urzędu skarbowego - konto podatku dochodowego
• Konto na operacjach zaimportowanych podpowiadane jest wyłącznie, jeżeli operator importujący operacje miał ustawiony bieżący okres obrachunkowy

Załóż konto – zaznaczenie parametru skutkuje automatycznym założeniem konta księgowego dla podmiotu, jeśli jeszcze nie istniało. Konto może zostać założone wyłącznie przez operatora z ustawionym bieżącym okresem obrachunkowym. Tytułem - pole to służy do wprowadzenia nazwy/tytułu operacji w celu łatwiejszej klasyfikacji. Pole może być wypełniane automatycznie w zależności od ustawienia parametru Automatyczne wypełnianie pola Tytułem. Podczas księgowania operacji przez konto przeciwstawne treść pola Tytułem zostaje przeniesiona na zapis księgowy tej operacji. Rachunek – automatycznie ustawiany jest domyślny numer rachunku podmiotu wskazanego na operacji. Użytkownik ma możliwość jego zmiany w ramach wszystkich aktywnych rachunków podmiotu. Bank – kod i nazwa banku właściwego dla danego podmiotu. Po wyborze rachunku pole to jest automatycznie uzupełniane. Jest to pole nieedytowalne. Waluty – w ramach tego pola użytkownik ma możliwość wyboru typu kursu. Automatycznie podpowiadany jest domyślny typ ustawiony na rejestrze kasowym/bankowy, w ramach którego dodawana jest operacja kasowa/bankowa. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego jest zdefiniowane notowanie dla danej waluty i daty, to kurs zostanie automatycznie pobrany na dokument. W przypadku typu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla komunikat „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania parametrów dotyczących daty pobierania kursu, czyli ustalenia daty, która ma być brana pod uwagę i na ile dni przed tą datą ma być ustawiona data pobrania kursu. Może tego dokonać na definicji typu dokumentu (Wpłata kasowo-bankowa lub Wypłata kasowo-bankowa) dostępnej w centrum struktury firmy.

Zakładka Rozliczenia

Zakładka składa się z dwóch sekcji: Dokumenty do rozliczenia, Dokumenty rozliczone oraz pola Opis. Na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlane są:

• dla wpłaty o wartości dodatniej – wszystkie nierozliczone należności o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wypłaty o wartości dodatniej – wszystkie nierozliczone zobowiązania o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wpłaty o wartości ujemnej – wszystkie nierozliczone zobowiązania o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wypłaty o wartości ujemnej – wszystkie nierozliczone należności o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem

Dodatkowo, poza powyższymi zasadami, wyświetlanie płatności na liście Dokumenty do rozliczenia uzależnione jest od ustawienia parametru Ogranicz listę płatności przy dodawaniu operacji. Szczegółowy opis działania tego parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi. Nad listą Dokumenty do rozliczenia dostępny jest parametr Kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostają płatności przeciwnego typu powiązane z tym samym kontrahentem (np. dla wpłaty o wartości dodatniej wyświetlone zostają nierozliczone wypłaty o wartości dodatniej i nierozliczone wpłaty o wartości ujemnej) Szczegółowy opis wykonywania kompensat znajduje się w kategorii Kompensaty. Obok parametru Kompensaty znajduje się pole Właściciel, które pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty na liście wyłącznie do dokumentów wystawionych w wybranym centrum. Domyślna wartość tego pola to Wszystkie dostępne obiekty. Jeśli użytkownik nie ma uprawnienia do odczytu danej operacji, nie będzie ona widoczna na liście. Lista Dokumenty do rozliczenia składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kwota w walucie systemowej
• Nazwa podmiotu
• Pozostaje w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem

Uwaga

Jeżeli został odznaczony parametr Ogranicz listę płatności przy dodawaniu operacji a podmiot na operacji nie został wskazany,  na liście nierozliczonych płatności zostaną wyświetlone płatności wszystkich podmiotów. Możliwe jest wówczas wykonanie rozliczenia a  podmiot i kwota  zostaną  automatycznie uzupełnione na podstawie wskazanych pozycji- kwota zostanie ustalona na podstawie  sumy kwot pozostających do rozliczenia a podmiot zgodnie z pierwszą wskazaną pozycją. Jeżeli parametr jest zaznaczony, lista nierozliczonych płatności będzie pusta a rozliczenie i automatyczne uzupełnienie  kwoty  będzie możliwe dopiero po wskazaniu podmiotu.

Szczegółowy opis rozliczania operacji z poziomu zakładki Rozliczenia znajduje się w artykule Rozliczanie płatności za pomocą przycisków [Powiąż], [Powiąż zaznaczone], [Rozlicz], [Zapłać]. Na liście Dokumenty rozliczone prezentowane są dokumenty, z którymi operacja została rozliczona lub skompensowana. Dokumenty, do których użytkownik nie ma uprawnień, wyświetlane są z zamaskowanymi danymi. Lista Dokumenty rozliczone składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Do rozliczenia w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona z daną operacją
• Kwota rozliczenia w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona z daną operacją wyrażona w walucie systemowej
• Kwota w walucie systemowej – wartość operacji/płatności w walucie systemowej
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Zakładka Podmiot

Zakładka Podmiot zawiera dane o podmiocie związanym z daną operacją. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze podmiotu w panelu bocznym operacji.

Zakładka Dokumenty skojarzone

Zakładka wyświetla dokumenty, z którymi została rozliczona dana operacja.

Zakładki Opis analityczny, Atrybuty, Historia zmian, Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian

Dodawanie operacji przy użyciu przycisku [Dodaj]

W przypadku dodawania operacji za pomocą przycisku [Dodaj] z poziomu Finanse --> Operacje kasowe/bankowe, istnieje możliwość wyboru typu operacji bezpośrednio na formularzu. Domyślnie podpowiadany jest typ Przychód. Zmiana typu operacji jest możliwa wyłącznie do momentu zapisu operacji lub całkowitego/częściowego jej rozliczenia. Przy każdorazowej zmianie typu operacji aktualizowany jest typ podmiotu oraz dokumenty do rozliczenia.

Uwaga

W przypadku braku uprawnień do dodawania wpłaty kasowej/bankowej przycisk [Dodaj] jest nieaktywny. W przypadku braku uprawnień do dodawania wypłaty kasowej/bankowej zmiana typu operacji po wybraniu przycisku [Dodaj] nie jest możliwa. Uprawnienia te są dostępne z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> zakładka Obiekty.

 

Dodawanie operacji z ujemnym znakiem jest możliwe wyłącznie, jeżeli z poziomu System --> Konfiguracja --> Księgowość został zaznaczony parametr Wprowadzanie ujemnych operacji. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi. Zasady rozliczania operacji z ujemnym znakiem:

• wpłata k/b może zostać rozliczona z płatnościami o typie Zobowiązanie, skompensowana z wpłatą o dodatnim znaku lub skompensowana z wypłata o ujemnym znaku
• wypłata k/b może zostać rozliczona z płatnościami o typie Należność, skompensowana z wypłatą o dodatnim znaku lub skompensowana z wpłatą o ujemnym znaku

Przykład

W systemie dostępna możliwość rejestracji operacji z ujemnym znakiem. Wprowadzono KP/1 na kwotę -1 000 PLN. W dokumentach do rozliczenia system wyświetlił zobowiązania:

• FZ/1 na kwotę 246 PLN
• FZ/2 na kwotę 123 PLN

Rozliczono KP/1 z FZ/1 i FZ/2. Prezentacja danych na KP/1 po rozliczeniu:

• Wartość: -1 000 PLN
• Rozliczono: 369 PLN
• Do rozliczenia: -631 PLN

W celu dodania operacji korygującej obrót środkami pieniężnymi należy na liście operacji kasowych/bankowych zaznaczyć odpowiednią operację, do której użytkownik chce wystawić korektę, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Koryguj]. Typ operacji korygującej zależny jest od ustawienia parametru Automatyczna korekta dostępnego z poziomu System --> Konfiguracja --> Księgowość --> sekcja Operacje kasowe/bankowe. Użytkownik ma możliwość wyboru, czy operacja korygująca będzie ewidencjonowana jako operacja przeciwnego typu o tym samym znaku czy operacja tego samego typu o przeciwnym znaku. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi.

Uwaga

Przycisk [Koryguj] jest aktywny wyłącznie dla operacji, których właścicielem jest firma, do której jest zalogowany operator.

  Użytkownik ma możliwość weryfikacji, czy dana operacja jest korektą. Informacja ta jest prezentowana w kolumnie do wyboru Korekta dostępnej z poziomu listy operacji k/b. Dla operacji korygujących w kolumnie Korekta wyświetlany jest symbol wykrzyknika.

Na zakładce Dokumenty skojarzone, zarówno z poziomu operacji korygującej, jak również operacji korygowanej, wyświetlana jest informacja o powiązaniu pomiędzy tymi operacjami. Dodatkowo, w przypadku dodania korekty do operacji nierozliczonej, system dokona automatycznej kompensaty pomiędzy operacją korygującą i operacją korygowaną. Użytkownik ma możliwość usunięcia tego rozliczenia.  

W przypadku anulowania dokumentów handlowych, faktur VAT i dokumentów windykacyjnych oraz usuwania faktur VAT następuje automatyczne usunięcie rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który zostanie anulowany/usunięty. Użytkownik zostaje o tym poinformowany komunikatem: „Czy na pewno chcesz anulować zaznaczoną fakturę? Powiązane rozliczenia zostaną usunięte”. Dodatkowo, jeżeli na definicji centrum typu firma został zaznaczony parametr Zgodność z francuskimi przepisami VAT, podczas anulowania dokumentu handlowego istnieje możliwość automatycznego wygenerowania dokumentu korygującego obrót pieniężny. Przy zaznaczonym parametrze, podczas anulowania dokumentu handlowego, którego płatność jest rozliczona z operacją k/b, zostanie wyświetlony komunikat: „Czy skorygować automatycznie powiązane operacje? Tak/Nie”. Po wyborze opcji Tak zostaną automatycznie usunięte rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który został anulowany oraz zostanie utworzona operacja korygująca o przeciwnym typie i takiej samej kwocie co operacja korygowana. W przypadku wybrania opcji Nie, zostaną automatycznie usunięte rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który został anulowany.

Przykład

Na definicji centrum typu firma jest zaznaczony parametr Zgodność z francuskimi przepisami VAT. W systemie są wprowadzone następujące dokumenty:

• KW na kwotę 500 PLN
• FZ/1 na kwotę 360 PLN brutto
• FZ/2 na kwotę 240 PLN brutto

Dokument KW został rozliczony z FZ/1 na kwotę 360 i z FZ/2 na kwotę 140. Anulowano FZ/1. Udzielono odpowiedzi Tak na pytanie: „Czy na pewno chcesz anulować zaznaczoną fakturę? Powiązane rozliczenia zostaną usunięte”. System wyświetlił komunikat : „Czy skorygować automatycznie powiązane operacje?” Wybrano opcję Tak. Rozliczenie KW z FZ/1 na kwotę 360 PLN zostało usunięte. Został wygenerowany dokument KP na kwotę 500 PLN.

 

Możliwość edycji poszczególnych pól na operacji kasowej/bankowej jest uzależniona od stanu operacji oraz stanu raportu kasowego/bankowego, w którym dana operacja się znajduje. W systemie obowiązują następujące zasady edycji operacji:

• Operacje nierozliczone i niezaksięgowane w otwartym raporcie Przy edycji operacji z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse --> Operacje kasowe/bankowe), listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest zmiana wartości pól:
  • Wartość
  • Numer obcy
  • Data dokumentu
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Podmiot
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Waluty
  • Właściciel
  • Opis

Dodatkowo, przy edycji operacji z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse --> Operacje kasowe/bankowe) oraz list płatności w finansach możliwa jest zmiana wartości pola Rejestr.

• Operacje nierozliczone i niezaksięgowane w zamkniętym raporcie Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:
  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

• Operacje nierozliczone/częściowo rozliczone i zaksięgowane – niezależnie od statusu raportu (otwarty/zamknięty) Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Rachunek

• Operacje częściowo rozliczone i niezaksięgowane w otwartym raporcie Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:
  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

Dodatkowo, z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse Operacje kasowe/bankowe) oraz list płatności w finansach istnieje możliwość zmiany wartości pola Rejestr.

• Operacje częściowo rozliczone i niezaksięgowane w zamkniętym raporcie Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:
  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

• Operacje rozliczone i niezaksięgowane – niezależnie od statusu raportu (otwarty/zamknięty) Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Podzielona płatność
  • Opis

• Operacje rozliczone i zaksięgowane
Dla operacji zaksięgowanej i całkowicie rozliczonej dostępne do edycji jest wyłącznie pole Podzielona płatność.

Uwaga

Zmiana wartości w polu Rozliczenie jest możliwa wyłącznie, jeżeli na operacji został wskazany podmiot. Operacje bez określonego podmiotu są automatycznie ustawiane jako niepodlegające rozliczeniu, bez możliwości zmiany.

W systemie istnieje możliwość wykorzystania formatów predefiniowanych do importu: ING Bank Śląski – Web service, Swift MT940, Swift MT940 Alior, Swift MT940 BGŻ, Swift MT940 BZ WBK, Swift MT940 Deutsche Bank Polska, Swift MT940 ING, Swift MT940 mBank oraz formatów zdefiniowanych przez użytkownika. Przed rozpoczęciem importu wyciągów bankowych, należy:

• zdefiniować numer rachunku bankowego podmiotu, na który zostały wystawione operacje kasowe/bankowe (zakładka Rachunki bankowe na karcie danego podmiotu)
• przypisać numer rachunku bankowego dla rejestru, do którego zostaną zaimportowane operacje

Uwaga

Jeżeli ten sam rachunek bankowy jest przypisany jako domyślny do kilku podmiotów, to system pobiera dane pierwszego podmiotu tzn. tego, który posiada niższy numer ID w bazie danych.

Uwaga

W celu umożliwienia importu operacji z systemu bankowego za pomocą formatu o typie Web service konieczne jest zainstalowanie w systemie Windows certyfikatów dostarczonych przez bank, w magazynie certyfikatów osobistych

Funkcjonalność importu wyciągów bankowych dostępna jest po wybraniu z menu Finanse przycisku Import. Na liście pozycji wyciągu bankowego dostępne są Standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Wczytaj plik] – pozwala na wczytanie z dysku pliku zawierającego wyciąg bankowy. Przycisk dostępny dla formatów o typie: Predefiniowany, Definiowalny, Specjalny. [Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala na pobranie wyciągu ze wskazanego dnia poprzez usługę sieciową bezpośrednio z systemu bankowego. [Wczytaj plik – Wczytaj historię operacji] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala wczytać historię operacji za wskazany okres. [Zaimportuj zaznaczony] – importuje zaznaczone na liście operacje Nad listą pozycji wyciągu znajdują się pola:

• Format pliku – umożliwia wybór zdefiniowanego w systemie formatu do importu pliku
• Kodowanie – dla predefiniowanych formatów MT940 możliwy jest wybór kodowania z listy. Opcje możliwe do wyboru: ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO-8859-2, UTF-8. Dla formatów definiowanych przez użytkownika wyświetlane jest kodowanie pobrane z definicji danego formatu, bez możliwości edycji.
• Rejestr – pole dostępne wyłącznie, jeżeli w polu Format pliku został wybrany format typu Web service. Do wyboru dostępne są wyłącznie rejestry powiązane z bankiem z zaznaczonym parametrem Wymiana danych za pomocą Web service.

Aby zaimportować operacje, należy:

• Wskazać format pliku
• Wskazać rejestr, jeżeli jako format pliku wskazano format o typie Web service
• Wybrać przycisk:
  • [Wczytaj plik] dla formatu o typie Predefiniowany, Definiowalny lub Specjalny i wskazać plik z dysku komputera
  • [Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] dla formatu o typie Web Service i wskazać dzień, z którego ma zostać pobrany wyciąg
• Zaznaczyć operacje na liście wczytanych pozycji wyciągu bankowego i wybrać przycisk [Zaimportuj zaznaczony]

Uwaga

Pozycje wyciągu bankowego, które zostały tylko wczytane, oznaczone są kolorem czarnym, natomiast pozycje wczytane i zaimportowane oznaczone są kolorem niebieskim.

 

Uwaga

Podczas wczytywania pozycji wyciągu oraz historii operacji formatem o typie Web service obowiązuje kontrola duplikacji tzn. pomijane są pozycje, które już występują w danym rejestrze.

W oknie pozycji wyciągu bankowego widoczne są kolumny:

• Data dokumentu – data pobrana z importowanego pliku
• Kwota uznania – kwota operacji przychodowej
• Kwota obciążenia – kwota operacji rozchodowej
• Kod podmiotu – kod podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Tytułem – treść zaczytana z pola Tytułem na operacji

Uwaga

Podczas wczytywania wyciągu za pomocą formatu o typie Web Service dokonywana jest weryfikacja zgodności salda otwarcia raportu bankowego, do którego zaczytywane będą operacje, z saldem początkowym na wyciągu. Po zakończeniu procesu importu dokonywana jest aktualizacja salda zamknięcia raportu, do którego zostały  zaimportowane operacje oraz weryfikacja, czy stan ten jest zgodny z saldem końcowym wyciągu. W przypadku wystąpienia niezgodności wyświetlane są odpowiednie komunikaty ostrzegające.

Zaimportowane wyciągi bankowe dostępne są w systemie z poziomu Finanse → Operacje k/b. Właścicielem zaimportowanych operacji jest centrum, do którego zalogowany jest użytkownik dokonujący importu. Rejestr bankowy i podmiot na importowanych operacjach ustalane są na podstawie numerów rachunków bankowych. W przypadku, gdy nie został zaimportowany numer rachunku, z którym wiąże się dana operacja (również w sytuacji, gdzie pole Numer Rachunku nie zostało zdefiniowane w formatach przelewów) przy próbie zapisu pojawia się komunikat: „BŁĄD: Numer rachunku własnego z wyciągu nie jest zgodny z żadnym numerem rachunku rejestru w systemie.” Podczas importu operacji w systemie obowiązuje mechanizm kontroli aktywności rachunków bankowych. Oznacza to, że jeżeli do dwóch rejestrów bankowych został przypisany ten sam numer rachunku bankowego, a jeden z tych rejestrów został dezaktywowany, system rozpoznaje aktywny rejestr i pozwala na zaimportowanie do niego operacji.

Uwaga

W przypadku importowania operacji z różnymi datami, aby wszystkie operacje znalazły się w tym samym raporcie, przed rozpoczęciem importu należy dodać raport za okres obejmujący daty operacji. W przeciwnym wypadku podczas importu zostaną automatycznie dodane raporty dzienne zgodnie z datami operacji.

 

Przykład

Użytkownik zamierza zaimportować wyciąg bankowy do systemu. W pliku znajdują się operacje z różnymi datami, ale w zakresie jednego miesiąca i roku (5.01.2019, 23.01.2019 oraz 31.01.2019). Użytkownik chce, aby wszystkie operacje z danego miesiąca znalazły się w jednym raporcie. W tym celu należy:

• na karcie rejestru wybrać miesięczny okres raportu,
• dodać raport z datą otwarcia 01.01.2019 oraz datą zamknięcia 31.01.2019,
• zaimportować plik do systemu.

 

  Szczegółowy opis importowania operacji związanych z mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych.  

Uwaga

Obsługa czeków dostępna jest wyłącznie na bazach wykreowanych w języku angielskim i niemieckim.

  Czek jest dokumentem zawierającym polecenie wystawcy czeku, skierowane do banku, wypłacenia określonej kwoty okazicielowi czeku lub wymienionej osobie. Wypłata odbywa się ze środków wystawcy czeku. Polecenie wypłacenia środków pieniężnych jest bezwarunkowe.

Lista czeków

Lista czeków dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Czeki].

Lista czeków składa się z kolumn:

• Data – data wystawienia czeku
• Numer – wprowadzony ręcznie przez użytkownika lub automatycznie przez system zgodnie z definicją numeratora, w zależności od sposobu dodania czeku
• Remitent – osoba na rzecz, której ma zostać wypłacone zobowiązanie wynikające z czeku
• Przychód – wartość czeku o typie Wpłata
• Rozchód – wartość czeku o typie Wypłata
• Waluta – waluta w jakiej wystawiono czek
• Rozliczono – dotychczas rozliczona kwota czeku
• Rejestr – rejestr kasowy lub bankowy, do jakiego trafi dany czek
• Notatka
• Status
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą czeku

Na liście czeków znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.

Uwaga

Dany czek można wydrukować tylko jeden raz.

  Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodawanie czeku

Czek może zostać wprowadzony za pomocą przycisków:

• [Dodaj wpłatę] lub [Dodaj wypłatę] – numer czeku jest wprowadzany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora i nieedytowalny
• [Dodaj wpłatę ręczną] lub [Dodaj wypłatę ręczną] – numer czeku uzupełniany jest przez użytkownika

Sposób wypełniania formularzy czeków jest taki sam dla wpłat oraz wypłat. W celu dodania czeku wpłaty należy wybrać przycisk [Dodaj wpłatę] z grupy Lista. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.

• Numer – numer uzupełniany automatycznie w przypadku czeku dodawanego za pomocą przycisku [Dodaj wpłatę] i [Dodaj wypłatę] lub uzupełniany przez użytkownika w przypadku czeku dodawanego przyciskiem [Dodaj wpłatę ręczną] i [Dodaj wypłatę ręczną]. Jest to pole obligatoryjne.
• Data – automatycznie podpowiadana jest data systemowa, z możliwością edycji
• Wartość – należy wprowadzić kwotę oraz walutę czeku. Jest to pole obligatoryjne.
• Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona. Pole nie podlega edycji.
• Do rozliczenia – różnica pomiędzy wartością czeku i kwotą rozliczoną. Pole nie podlega edycji.
• Notatka – pole to służy do szerszego opisania czeku. Przy drukowaniu czeku zawartość pola będzie przenosiła się na wydruk.

Zakładka Ogólne

• Saldo
  • Wpływa na saldo – przy zaznaczonym parametrze kwota czeku będzie miała wpływ na saldo końcowe raportu
  • Nie wpływa na saldo – przy zaznaczonym parametrze kwota czeku nie będzie miała wpływu na saldo końcowe raportu
• Rozliczenie – dotyczy stanu rozliczeń związanych z czekiem
  • Podlega rozliczeniu – przy zaznaczonym parametrze kwota czeku podlega rozliczeniu
  • Nie podlega rozliczeniu – przy zaznaczonym parametrze kwota czeku nie podlega rozliczeniu
• Płatne od/Płatne dla – pole służące do wprowadzenia Nabywcy, Dostawcy lub Pracownika, z którymi powiązany jest czek.
• Forma płatności – możliwe do wyboru są wyłącznie formy o typie Czek. Jest to pole obligatoryjne.
• Kasa gotówkowa/Rachunek bankowy – należy wskazać, do jakiego rejestru trafi zapłata za ten czek. Jest to pole obligatoryjne.
• Raport – pole zostaje automatycznie wypełnione numerem raportu przypisanym do wybranego rejestru i zgodnym ze wskazaną datą. Jeżeli taki raport nie istnieje, pole pozostanie puste. Dodatkowo, w menu uaktywni się przycisk Dodaj raport za pomocą, którego użytkownik będzie mógł dodać raport, do którego trafi dany czek. Jest to pole obligatoryjne.
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Waluty – sekcja widoczna wyłącznie w przypadku, gdy waluta czeku jest inna niż systemowa. W ramach sekcji dostępne są parametry:
  • Typ kursu
  • Typ daty
  • Data
• Dane przelewu – dane banku i rachunku bankowego. Pole dotyczy wyłącznie czeków, dla których wybrano rejestr o typie Bank.
  • Bank – nazwa banku właściwego dla płatnika, który należy wybrać z listy zdefiniowanych w systemie banków
  • Numer konta – numer rachunku płatnika

Zakładka Nabywca

Na zakładce znajdują się dane adresowe oraz identyfikacyjne Nabywcy, dla którego wystawiany jest czek.

Zakładka Opis analityczny

Szczegółowy opis zakładki Opis analityczny znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  

Preliminarz dostarcza informacji o stanie rozliczeń oraz posiadanych środków pieniężnych. Lista Preliminarz dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Preliminarz]. Składa się ona z dwóch zakładek - Preliminarz oraz Kalendarz.

Widoczność danych w preliminarzu uzależniona jest od centrum, do którego jest zalogowany operator. Płatności wyświetlane są w oparciu o właściciela dokumentu źródłowego. Dokument jest widoczny na liście, jeżeli:

• został dodany przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
• został dodany przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• został dodany przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Uwaga

W preliminarzu wyświetlane są wszystkie płatności, niezależnie od dostępności w bieżącym centrum rejestrów wskazanych na tych płatnościach. Jeżeli na płatności wskazany jest rejestr niedostępny w danym centrum, płatność taka możliwa jest do edycji jedynie w trybie do podglądu.

 

Uwaga

W preliminarzu wyświetlane są wyłącznie operacje wprowadzone do rejestrów dostępnych w bieżącym centrum.

 

Uwaga

Na dokumencie widoczna jest zawsze waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony.

 

Zakładka Preliminarz pozwala przeprowadzić analizę stanu płatności i operacji kasowych/bankowych oraz dokonać rozliczeń. Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Dodaj] – otwiera rozwijalną listę z typami płatności: Należność, Zobowiązanie. Płatności dodane z poziomu preliminarza nie podlegają rozliczeniu.
• [Dokument źródłowy] – umożliwia podgląd dokumentu źródłowego zaznaczonej na liście płatności
• [Powiąż zaznaczone] – rozlicza zaznaczone płatności
• [Rozlicz] – pozwala rozliczyć daną płatność
• [Skompensuj] – pozwala skompensować daną płatność
• [Zapłać] – wyświetla formularz Potwierdzenie zapłaty, za pomocą którego można uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie operacji kasowej/bankowej
• [Kompensaty] – generuje dokument kompensaty dla wskazanych płatności
• [Płatności] – umożliwia dokonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych płatności. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na płatnościach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji płatności. Elementy, które mogą zostać zmienione:
  • Forma płatności
  • Termin płatności
  • Rejestr
  • Status rozliczenia
  • Płatnik
  • Rachunek płatnika
  • Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)

  

• [Operacje] – umożliwia wykonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych operacji. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na operacjach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji operacji. Elementy, które mogą zostać zmienione:
  • Forma płatności
  • Data dokumentu
  • Rejestr
  • Status rozliczenia
  • Płatnik
  • Konto księgowe
  • Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)
• [Atrybuty] – umożliwia seryjną aktualizację atrybutów dla zaznaczonych płatności. Po wybraniu tego przycisku wyświetlone zostaje okno służące do określenia parametrów zmiany seryjnej.

W prawym górnym rogu listy dostępny jest parametr Pokaż dni zwłoki, którego zaznaczenie powoduje wyświetlenie dodatkowej kolumny Dni zwłoki na liście płatności. Kolumna prezentuje liczbę dni, która upłynęła od terminu płatności nierozliczonej należności/zobowiązania. Lista Preliminarz składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji
• Kod podmiotu – kod płatnika na płatności i kod podmiotu na operacji
• Wpływy – kwota należności lub przychodu
• Wydatki – kwota zobowiązania lub rozchodu
• Termin/Data – termin płatności dla płatności lub data dokumentu dla operacji k/b
• Waluta – waluta dokumentu, zależna od ustawień w filtrze
• Forma płatności
• Status
  • R - rozliczona
  • N - nierozliczona
  • NP - nie podlega rozliczeniu

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data dokumentu/operacji – dla płatności jest to data dokumentu z formularza płatności, natomiast dla operacji data z formularza operacji
• Dni zwłoki – liczba dni, która upłynęła od terminu płatności nierozliczonej należności/zobowiązania. Po zaznaczeniu parametru Pokaż dni zwłoki kolumna zostaje automatycznie wyświetlona na liście.
• Kasa/Bank – nazwa rejestru wskazanego na dokumencie
• Kwota VAT – wyświetlana wyłącznie dla płatności i operacji bankowych, na których został zaznaczony parametr Podzielona płatność
• Należność – kwota płatności o typie Należność lub operacji rozchodowej
• Należność – pozostaje - kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Nazwa podmiotu – nazwa płatnika wskazanego na płatności i nazwa podmiotu na operacji
• NIP podmiotu
• Numer bonu – numer bonu wskazany na płatności lub operacji
• Opis – opis płatności dla płatności i zawartość pola Tytułem dla operacji kasowej/bankowej
• Opis dokumentu – opis wprowadzony na dokumencie źródłowym płatności i opis operacji dla operacji kasowej/bankowej
• Polecenia przelewów – numer dokumentu zestawienia poleceń przelewów, na którym została ujęta dana płatność
• Pozostaje – kwota operacji/płatności pozostająca do rozliczenia. Należności wykazywane są ze znakiem plus, a zobowiązania ze znakiem minus, zgodnie z zasadami przedstawionymi w poniższej tabeli.

Klasyfikacja kwot Typ obiektu	Typ kwoty	Znak
Planowana płatność (dokumentu źródłowego)	Należność >0	Należność, znak dodatni
Planowana płatność (dokumentu źródłowego)	Zobowiązanie >0	Zobowiązanie, znak ujemny
Operacja kasowa/bankowa	Przychód >0	Zobowiązanie, znak ujemny
Operacja kasowa/bankowa	Rozchód >0	Należność, znak dodatni

• Rodzaj bonu – rodzaj bonu wskazany na płatności lub operacji
• Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona
• Waluta systemowa – waluta firmy, w której został wystawiony dokument
• Wartość – wartość płatności lub operacji k/b z punktu widzenia rozliczeń (należność ze znakiem plus, a zobowiązanie ze znakiem minus)
• Windykacja – numer dokumentu windykacyjnego, na którym została ujęta dana płatność
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Wpływa na saldo – wskazuje, czy dana operacja lub płatność ma wpływ na saldo rejestru
• Zaległość – jeżeli dana płatność jest przeterminowana (dni zwłoki > 0), w kolumnie zostanie wyświetlony wykrzyknik
• Zobowiązanie – kwota płatności o typie Zobowiązanie lub operacji przychodowej
• Zobowiązanie – pozostaje - kwota zobowiązania pozostająca do rozliczenia

Uwaga

W kolumnach Wpływy i Wydatki dla płatności wykazywane są kwoty pozostające do rozliczenia, a dla operacji kasowych/bankowych wartość dokumentu.

 

Filtrowanie na zakładce Preliminarz

Na zakładce Preliminarz dostępne są następujące obszary filtrowania:

• Ogólne – pozwala filtrować według:
  • Podmiotu wskazanego na płatności/operacji – Wszyscy, Kontrahent, Wszyscy kontrahenci, Pracownik, Wszyscy pracownicy, Urząd, Wszystkie urzędy, Bank, Wszystkie banki, Brak
  • Waluty – w ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, <Wszystkie w walucie syst.> oraz aktywne waluty
  • Formy płatności – w ramach filtra dostępne są aktywne formy płatności
  • Korekty podatku – w ramach filtra dostępne są wartości: VAT, Podatek dochodowy, Brak. Po wybraniu wartości VAT i przefiltrowaniu listy, zostaną wyświetlone wyłącznie płatności oraz pojawią się dodatkowe kolumny: Termin płatności dla VAT oraz Dni zwłoki dla VAT (wartość ze znakiem minus oznacza liczbę dni pozostająca na uregulowanie płatności, natomiast wartość ze znakiem plus oznacza liczbę dni po terminie płatności). Pozwala to uzyskać informacje na temat płatności, które powinny zostać uregulowane w celu uniknięcia konieczności korygowania podatku VAT naliczonego oraz na temat płatności, które nie zostały zapłacone przez kontrahentów i dają prawo do obniżenia podatku VAT należnego. Po wybraniu wartości Podatek dochodowy i przefiltrowaniu listy, zostaną wyświetlone wyłącznie płatności o terminie płatności późniejszym niż 31 grudnia 2019 roku oraz pojawią się dwie dodatkowe kolumny: Pł. dla podatku doch. (termin płatności powiększony o 90 dni ) oraz Dni zwłoki dla pod. doch. (wartość ze znakiem minus oznacza liczbę dni pozostającą do terminu płatności dla podatku dochodowego, natomiast wartość ze znakiem plus liczbę dni po terminie płatności dla podatku dochodowego).
• Zakres dat – umożliwia filtrowanie według terminu płatności dla płatności oraz według daty dokumentu dla operacji k/b. W ramach filtra dostępne są wartości: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
• Płatności – umożliwia filtrowanie według:
  • Typu płatności – <Wszystkie>, Należności, Zobowiązania, Brak
  • Stanu rozliczeń płatności – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające
  • Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
  • Parametru Podzielona płatność na płatności –filtr widoczny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu. W ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, Nie, Tak
  • Terminowości – <Wszystkie>, Nieprzeterminowane, Przeterminowane, Dzisiejsze
• Operacje – umożliwia filtrowanie według:
  • Typu operacji – <Wszystkie>, Wpłaty, Wypłaty, Brak
  • Stanu rozliczeń operacji – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające
  • Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
  • Parametru Podzielona płatność na operacji – filtr widoczny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu. W ramach filtra dostępne są wartości: <Wszystkie>, Nie, Nie + Zapłaty, Zapłaty, Operacje VAT, Zapłaty + Operacje VAT
  • Typu rejestru – wyświetlane są rejestry dostępne w danym centrum. Wartość Wszystkie oznacza wszystkie rejestry dostępne w bieżącym centrum, natomiast wartości <Kasowe>, <Bankowe> oznaczają wszystkie rejestry danego typu dostępne w bieżącym centrum.

Uwaga

Sumowanie na liście preliminarza jest możliwe wyłącznie po wybraniu w filtrze konkretnej waluty lub opcji Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa wyświetlonych płatności jest różna, w podsumowaniu wyświetlana będzie wartość 0.

  Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Odwołanie do preliminarza z poziomu listy kontrahentów/ karty kontrahenta

Z poziomu listy kontrahentów oraz karty danego kontrahenta, za pomocą przycisku [Preliminarz], system przenosi użytkownika do okna preliminarza, gdzie wyświetlane są płatności i operacje dla danego kontrahenta. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy płatności w dowolny sposób oraz wykonywania rozliczeń i kompensat.

Zakładka Kalendarz na preliminarzu pozwala uzyskać informacje o stanie środków finansowych firmy według przedziałów czasowych. Zakładka Kalendarz prezentuje dane zgodnie z kryteriami wskazanymi na zakładce Preliminarz.

Uwaga

Jeżeli w filtrze na preliminarzu wybrano opcję <Wszystkie w walucie systemowej> przy przechodzeniu na zakładkę Kalendarz kontrolowane jest, czy wszystkie dokumenty mają taką samą walutę systemową. Jeżeli waluta jest różna, próba wejścia na zakładkę Kalendarz zakończy się komunikatem: „Nie jest możliwe wyświetlenie kalendarza dla różnych walut systemowych. Wskaż inną wartość w filtrze.”

Zakładka Kalendarz posiada strukturę drzewiastą i następujący układ:

• Poziom 1 – okres analizy
• Poziom 2 – elementy struktury wpływów i wydatków:
  • Środki pieniężne – wartości operacji k/b
  • Płatności – płatności powiązane z dokumentami
  • Planowane – płatności wprowadzone bezpośrednio z poziomu preliminarza lub listy należności/zobowiązań

Poziom drugi wyświetlany jest wyłącznie w przypadku, gdy w filtrze został zaznaczony parametr Wg struktury wpływów i wydatków

• Poziom 3 – dokument

Lista Kalendarz składa się z kolumn:

• Okres/Numer dokumentu – dla poziomu pierwszego prezentowany jest okres, dla poziomu drugiego nazwy elementów struktury wpływów i wydatków, natomiast dla poziomu trzeciego numer systemowy dokumentu. Okres jest uzależniony od wartości parametru Grupuj dostępnego w filtrze.
• Numer obcy – prezentowany dla poziomu trzeciego
• Kod podmiotu – prezentowany dla poziomu trzeciego
• Wpływy – na poziomie trzecim prezentowana jest kwota należności lub przychodu dla danego dokumentu, natomiast na poziomie pierwszym i drugim suma wszystkich kwot z poziomu trzeciego
• Wydatki – na poziomie trzecim prezentowana jest kwota zobowiązania lub rozchodu dla danego dokumentu, natomiast na poziomie pierwszym i drugim suma wszystkich kwot z poziomu trzeciego
• Bilans – prezentowany na poziomie pierwszym i drugim. Jest wyliczany jako różnica pomiędzy wpływami a wydatkami.
• Saldo – saldo rejestru na koniec danego okresu, prezentowane na poziomie pierwszym

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kasa/Bank
• Nazwa podmiotu
• Opis
• Opis dokumentu
• Pozostaje
• Rozliczono
• Wartość
• Właściciel
• Wpływa na saldo

Szczegółowy opis kolumn domyślnie ukrytych znajduje się w artykule Zakładka Preliminarz.

Filtrowanie na zakładce Kalendarz

Lista Kalendarz posiada filtr ogólny, pozwalający filtrować wg parametrów:

• Wg struktury wpływów i wydatków – parametr domyślnie wyłączony, w przypadku jego włączenia prezentowany jest poziom 2
• Grupuj – parametr decyduje o sposobie agregacji wartości na liście:
  • Dziennie – wartość domyślna
  • Tygodniowo
  • Miesięcznie
  • Kwartalnie
  • Rocznie
• Pomijaj okresy bez obrotów – parametr domyślnie włączony

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.  

Polecenie przelewu jest podstawową i uniwersalną formą rozliczeń bezgotówkowych, polegającą na wydaniu bankowi przez właściciela rachunku polecenia przelania określonej kwoty z jego rachunku na wskazany przez niego rachunek w dowolnym banku. Polecenie przelewu używane jest do regulowania zobowiązań.

Ustawienia konfiguracyjne

Z poziomu System → Konfiguracja → Wymiana danych → sekcja Przelewy możliwy jest wybór katalogu plików wymiany oraz folderu plików usługi sieciowej dla dokumentu Zestawienie poleceń przelewów. Ścieżki te ustawiane są następnie jako domyślne na formularzu ZPP - odpowiednio dla danego typu formatu przelewu.

Lista zestawień poleceń przelewów

Lista zestawień poleceń przelewów dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Przelewy]. Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Plik] – służy do wygenerowania pliku ZPP do katalogu plików wymiany

Lista zestawień poleceń przelewów składa się z kolumn:

• Dokument – numer systemowy dokumentu ZPP, zgodny z definicją numeratora
• Data wystawienia
• Ilość zleceń – liczba pozycji zestawienia
• Wartość – suma wartości wszystkich pozycji
• Stan – stan dokumentu ZPP. Kolumna przyjmuje wartości: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Anulowany, Wysłany.
• Plik – nazwa oraz ścieżka dostępu do wygenerowanego pliku
• Opis
• Waluta – waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodawanie zestawienia poleceń przelewów

Aby dodać zestawienie poleceń przelewów, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Formularz dokumentu ZPP składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

• Numer – numer dokumentu automatycznie nadawany przez system zgodnie z definicją numeratora
• Stan dokumentu – uzupełniany automatycznie przez system i nieedytowalny
• Numer obcy – umożliwia wprowadzenie przez użytkownika dodatkowego numeru dla dokumentu
• Data wystawienia – domyślnie ustawiana jest data bieżąca z możliwością zmiany
• Data przelewu – do momentu wprowadzenia pierwszej pozycji zestawienia użytkownik ma możliwość wyboru z listy rozwijalnej jednej z trzech opcji:
  • Bieżąca – data systemowa
  • Termin płatności – nie ma możliwości określenia daty na nagłówku dokumentu. Dla poszczególnych elementów ZPP pobierany jest termin płatności z pierwszej dodanej na element płatności.
  • Podana – po wybraniu tej opcji aktywne staje się pole umożliwiające wprowadzenie dowolnej daty przelewu
• Wartość – suma wartości pozycji przeliczona na walutę systemową
• Format pliku – lista rozwijalna umożliwiająca wybór formatu do eksportu ze zdefiniowanych w konfiguracji formatów. Zmiana formatu jest możliwa do momentu wygenerowania pliku.
  Uwaga

  Wybór formatu eksportu o typie Web Service jest możliwy wyłącznie w przypadku, jeżeli na nagłówku ZPP został wskazany rejestr, który jest powiązany z bankiem mającym zaznaczony parametr Wymiana danych za pomocą Web service.

• Plik – nazwa i ścieżka dostępu do wygenerowanego pliku. Domyślnie ustawiany jest numer dokumentu oraz ścieżka wskazana z poziomu System → Konfiguracja → Wymiana danych → sekcja Przelewy, z możliwością zmiany. W przypadku, gdy podana zostanie tylko nazwa pliku, bez wskazania ścieżki jego lokalizacji plik zostanie zapisany w katalogu instalacyjnym Comarch ERP Altum.
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu – parametr jest domyślnie zaznaczony i możliwy do odznaczenia do momentu dodania elementów do dokumentu. Przy zaznaczonym parametrze istnieje możliwość dodania na dokument ZPP zarówno płatności, jak i elementów, a zobowiązania wobec tego samego podmiotu (numeru rachunku bankowego) są grupowane w jedno polecenie przelewu podczas generowania pliku. Przy odznaczonym parametrze na dokument ZPP można dodać płatności, natomiast nie można dodać elementów.
• Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności – parametr służący do grupowania płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność
• Tytułem – tytuł przelewu
• Rejestr – lista rozwijalna umożliwiająca wybór rejestru bankowego. Wskazany rejestr jest automatycznie ustawiany na następnie dodawanych elementach, bez możliwości zmiany. W przypadku niewskazania rejestru, zostanie on automatycznie uzupełniony na podstawie pierwszego dodanego elementu ZPP. Zmiana rejestru na nagłówku ZPP zawierającego elementy spowoduje automatyczną aktualizację rejestru na wszystkich elementach.

Zakładka Ogólne → Elementy

Lista elementów ZPP składa się z kolumn:

• Data przelewu
• Kod podmiotu
• Nazwa podmiotu
• Kwota
• Waluta
• Z rachunku – numer rachunku bankowego dla wskazanego na elemencie ZPP rejestru
• Na rachunek – numer rachunku bankowego kontrahenta wskazanego na danym elemencie ZPP

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Podzielona płatność – informacja czy dana płatność podlega mechanizmowi podzielonej płatności
• Kwota VAT – kwota VAT dla płatności typu podzielona płatność

Aby dodać nowy element należy wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz elementu składa się z następujących zakładek:

Zakładka Ogólne:

Sekcja Przelew

• Data przelewu – data przelewu wskazana na nagłówku
• Kwota – suma kwot przelewu dla płatności danego elementu w walucie tych płatności
• Rejestr – rejestr, który został wskazany na nagłówku, bez możliwości zmiany. Jeżeli na nagłówku nie został wskazany żaden rejestr to istnieje możliwość wybrania rejestru z listy rozwijalnej.
• Z rachunku – numer rachunku bankowego przypisany do wybranego rejestru. Jest to pole nieedytowalne.
• Bank – nazwa banku przypisanego do wybranego rejestru. Jest to pole nieedytowalne.

Sekcja Płatnik

• Dostawca – umożliwia wybór typu podmiotu (Dostawca, Pracownik, Urząd), a następnie wskazanie konkretnego podmiotu danego typu.
• Rachunek – umożliwia wybranie z listy rozwijalnej rachunku bankowego spośród wszystkich aktywnych rachunków wskazanego podmiotu.
• Bank – pole uzupełniane automatycznie o kod i nazwę banku właściwego dla wybranego rachunku bankowego.

Sekcja Płatności

• Dokument – numer systemowy dokumentu
• Termin – termin płatności
• Do wysłania – kwota pozostająca do wysłania
• Kwota przelewu – domyślnie ustawiana jest kwota z kolumny Do wysłania z możliwością zmiany
• Waluta – waluta w jakiej został wprowadzony dokument
• Źródłowy – numer obcy dokumentu źródłowego
• Podzielona płatność – informacja czy dana płatność podlega mechanizmowi podzielonej płatności
• Kwota VAT – kwota VAT dla płatności typu podzielona płatność
• Data wpływu – data wpływu z dokumentu źródłowego, a w przypadku jej braku – data dokumentu z płatności (domyślnie ukryta)

Dodanie płatności do elementu ZPP jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy:

• dokument ZPP nie jest zatwierdzony
• został zaznaczony parametr Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu
• na elemencie został wskazany podmiot

Aby dodać płatność do elementu ZPP należy wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie wtedy otwarta lista zobowiązań z zaznaczonym parametrem Do wysłania i odfiltrowana ze względu na podmiot i rejestr wybrany na elemencie. W prawym górnym rogu listy dostępny jest parametr Data skonta, w którym wyświetlana jest:

• data przelewu z nagłówka ZPP – dla wskazanych w nagłówku ZPP opcji Data przelewu: Bieżąca lub Data przelewu: Podana
• wartość Termin płatności – dla wskazanej w nagłówku ZPP opcji Data przelewu: Termin płatności

Data skonta prezentowana jest informacyjnie, bez możliwości edycji. Dodatkowo, wśród kolumn domyślnie ukrytych, dostępna jest kolumna Wartość skonta, w której prezentowana jest wartość skonta dla danej płatności. Data skonta oraz kwota skonta wpływają na wyliczenie kwoty w kolumnie Do wysłania. Skonto na zestawieniu poleceń przelewów naliczane jest wyłącznie od pełnej kwoty płatności.

Przykład

Dnia 09.02.2020 wystawiono FZ/2020/00001 na kwotę 1.230,00 PLN brutto.

1. Termin płatności faktury: 09.03.2020
2. Skonto: 10%, 10 dni
3. Kwota pozostająca do rozliczenia z uwzględnieniem skonta: 1.107,00 PLN

Dnia 12.02 użytkownik dodał ZPP/1 i ujął na nim FZ/10/2019. Kwota do wysłania dla tej płatności z uwzględnieniem skonta wynosi 1107,00 PLN. Użytkownik zmienił kwotę przelewu dla tej płatności na 1000,00 PLN. Użytkownik dodał ZPP/2 i ujął na nim FZ/10/2019. Kwota do wysłania dla tej płatności wynosi 107,00 PLN (kwota pozostająca do rozliczenia z uwzględnieniem skonta – suma kwot przelewów dla tej płatności = 1107,00 – 1000,00 = 107,00)

Uwaga

Na liście zobowiązań podnoszonej z poziomu zestawienia poleceń przelewów, oprócz standardowych przycisków, dostępny jest przycisk [Import statusów przelewów], który pozwala na aktualizację statusu płatności wysłanej za pomocą usługi sieciowej. Więcej informacji na temat tego przycisku dostępnych jest w artykule Lista należności/zobowiązań.

Na dokument ZPP można dodać wyłącznie płatność pochodzącą z zatwierdzonego dokumentu (wyjątek stanowi dokument bilansu otwarcia, którego płatność można dodać również jeżeli BO znajduje się w buforze).

Uwaga

Nie jest wymagane, aby na płatności powiązanej z danym elementem wskazany był ten sam rejestr, co na nagłówku elementu.

Dodać można płatność, która:

• podlega rozliczeniu
• nie jest całkowicie rozliczona
• ma niezerową kwotę do wysłania
• jest zgodna z elementem co do podmiotu, waluty i numeru rachunku (jeżeli na elemencie został określony numer rachunku)
• jest zgodna z elementem co do daty przelewu, jeżeli w nagłówku dokumentu ZPP wybrano opcję Data przelewu: Termin płatności. Warunek ten nie dotyczy dodawania pierwszej płatności elementu.

Uwaga

Podczas dodawania płatności do elementu zestawienia poleceń przelewów sprawdzana jest zgodność rachunku bankowego wskazanego na płatności z rachunkiem kontrahenta na tzw. białej liście podatników. Weryfikacja dokonywana jest wyłącznie, jeżeli jako typ podmiotu na płatności został wskazany kontrahent krajowy o statusie Podmiot gospodarczy oraz wartość brutto dokumentu jest większa lub równa niż limit kontroli wskazany w konfiguracji firmy. Jeżeli numer rachunku z płatności nie jest zgodny z numerem na białej liście to zostanie wyświetlony komunikat „Wybrany numer rachunku bankowego kontrahenta nie widnieje w wykazie podatników VAT. Czy na pewno chcesz wysłać przelew z takim numerem? Tak/Nie.” Jeżeli zostanie wybrana odpowiedź Tak to płatność zostanie dodana na zestawienie, natomiast w przypadku wyboru Nie płatność nie zostanie dodana na zestawienie.

Jeżeli na elemencie ZPP nie wskazano numeru rachunku podmiotu, a na dodawanej płatności jest on określony, zostaje on automatycznie przypisany do elementu. Dla płatności dostępna jest edycja Kwoty przelewu bezpośrednio w tej kolumnie, do momentu zatwierdzenia dokumentu ZPP. Edycja jest możliwa w zakresie od 0 do wysokości kwoty Do wysłania.

Zakładka Atrybuty

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.   W szczegółach pozycji ZPP, oprócz standardowych przycisków, dostępna jest grupa przycisków Kontrahent, a w jej ramach przyciski:

• [Karta] – wyświetla kartę kontrahenta wskazanego na ZPP. Dokonanie zmiany danych kontrahenta oraz zapisanie karty skutkuje zaktualizowaniem danych również na edytowanym elemencie ZPP.
• [Historia] – wyświetla historię wszystkich transakcji dokonywanych z udziałem kontrahenta wskazanego na ZPP
• [Preliminarz] – otwiera okno preliminarza płatności, gdzie użytkownik ma możliwość dokonania rozliczenia/kompensaty płatności.

Zakładka Ogólne --> Płatności

Na zakładce Płatności prezentowana jest lista wszystkich płatności dołączonych do danego ZPP.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski. Lista płatności składa się z następujących kolumn:

• Dokument – numer systemowy dokumentu
• Kod podmiotu
• Nazwa podmiotu
• Termin – termin płatności
• Do wysłania – kwota pozostająca do wysłania
• Kwota przelewu – domyślnie ustawiana jest kwota Do wysłania z możliwością zmiany
• Waluta – waluta płatności dokumentu
• Źródłowy – numer obcy dokumentu źródłowego
• Podzielona płatność – informacja czy dana płatność podlega mechanizmowi podzielonej płatności
• Kwota VAT – kwota VAT dla płatności typu podzielona płatność
• Data wpływu – data wpływu z dokumentu źródłowego, a w przypadku jej braku – data dokumentu z płatności (domyślnie ukryta)

Aby dodać nową płatność należy wybrać przycisk [Dodaj], który otwiera listę zobowiązań z zaznaczonym parametrem Do wysłania oraz odfiltrowana ze względu na rejestr wskazany na nagłówku. Płatność jest uwzględniana, jeżeli ma niezerową kwotę, podlega rozliczeniu i nie jest całkowicie rozliczona.

Uwaga

Podczas dodawania płatności do zestawienia poleceń przelewów sprawdzana jest zgodność rachunku bankowego wskazanego na płatności z rachunkiem kontrahenta na białej liście podatników. Weryfikacja odbywa się na takich samych zasadach jak podczas dodawania płatności do elementu zestawienia poleceń przelewów.

Uwaga

Jeżeli zobowiązanie jest regulowane częściowo (np. faktura zakupu opłacana w kilku przelewach, a przez co uwzględniana na kilku dokumentach ZPP), to aby na kolejnym ZPP system wyliczył prawidłową kwotę do wysłania wszystkie poprzednio dodane ZPP muszą zostać zapłacone.

Zatwierdzeniu podlega wyłącznie dokument ZPP, na którym:

• do każdego kontrahenta przypisane jest konto bankowe z numerem rachunku
• do każdego rejestru przypisane jest konto bankowe z numerem rachunku
• płatności mają wartość niezerową

Uwaga

Zatwierdzenie dokumentu ZPP z płatnościami typu podzielona płatność jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy na płatnościach zostały uzupełnione kwota VAT, NIP kontrahenta i numer dokumentu. Szczegółowe informacje dotyczące obsługi mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu ZPP znajdują się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas importu wyciągów bankowych oraz eksportu Zestawień poleceń przelewów.

Zakładka Opis

Służy do szerszego opisania Zestawienia poleceń przelewów.

Zakładka Atrybuty, Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.

Zakładka Historia zmian

Na tej zakładce wyświetlane są informacje dotyczące zapisania, zatwierdzenia oraz eksportu zestawienia poleceń przelewów, a także weryfikacji zgodności rachunku bankowego kontrahenta na płatnościach z rachunkiem w wykazie podatników VAT.  

Eksport poleceń do pliku

Wygenerowanie pliku przelewu z dokumentu ZPP możliwe jest wyłącznie, gdy dokument jest zatwierdzony oraz ma określony w nagłówku format pliku i katalog, w którym ma zostać umieszczony. Plik można wygenerować z poziomu listy dokumentów ZPP oraz z poziomu formularza dokumentu ZPP, po wybraniu przycisku [Plik] z grupy przycisków Generowanie. Po wygenerowaniu pliku stan dokumentu ZPP ulega zmianie na Wysłany.

Uwaga

Podczas eksportu pliku zestawienia poleceń przelewów sprawdzana jest zgodność rachunków bankowych wskazanych na płatnościach z rachunkami kontrahentów na tzw. białej liście podatników. Weryfikacja dokonywana jest wyłącznie, jeżeli jako typ podmiotu na płatności został wskazany kontrahent krajowy o statusie Podmiot gospodarczy oraz wartość brutto dokumentu jest większa lub równa niż limit kontroli wskazany w konfiguracji firmy. Jeżeli numer rachunku z płatności nie jest zgodny z numerem na białej liście to zostanie wyświetlony komunikat „Wybrany numer rachunku bankowego kontrahenta nie widnieje w wykazie podatników VAT. Czy na pewno chcesz wysłać plik  z takimi numerami? Tak/Nie” Jeżeli zostanie wybrana odpowiedź Tak to plik zostanie wyeksportowany, natomiast w przypadku wyboru Nie plik nie zostanie wyeksportowany.

Uwaga

Jeżeli na zestawieniu wskazano format przelewu typu Web Service, to po wybraniu przycisku [Plik] wyświetlone zostaje okno Podpisywanie zlecenia przelewów, w którym istnieje możliwość podpisania zlecenia wybranym certyfikatem i wyeksportowania go do banku lub też wyeksportowania zlecenia bez podpisu. Wysłanie zlecenia przelewu nieopatrzonego certyfikatem autoryzacyjnym powoduje konieczność jego zatwierdzenia do realizacji z poziomu systemu bankowego.

W uzasadnionych przypadkach (np. nie został wprowadzony format pliku lub została dodana płatność, która nie powinna się znaleźć w zestawieniu) można cofnąć stan dokumentu ZPP. Z poziomu menu kontekstowego dokumentu ZPP dostępne są dwie opcje cofnięcia stanu dokumentu:

• [Cofnij wysłanie] – opcja jest aktywna wyłącznie dla dokumentu będącego w stanie Wysłany i powoduje cofnięcie do stanu Zatwierdzony
• [Cofnij zatwierdzenie] – opcja jest aktywna wyłącznie dla dokumentu będącego w stanie Zatwierdzony i powoduje cofnięcie do stanu Niezatwierdzony

Po dokonaniu zmian na dokumencie, plik można wygenerować ponownie.

 

Polecenie zapłaty to bezgotówkowa forma rozliczeń bankowych, określana w Europie jako direct-debit. Jest ona najczęściej wykorzystywana w przypadku transakcji cyklicznych. Polecenia zapłaty dotyczą płatności o typie Należność - stroną inicjującą rozliczenie jest wierzyciel.

Ustawienia konfiguracyjne

Z poziomu System --> Konfiguracja --> Wymiana danych --> sekcja Przelewy możliwy jest wybór katalogu plików wymiany dla dokumentu Zestawienie poleceń zapłaty. Ścieżka ta ustawiana jest następnie jako domyślna na formularzu ZPZ.

Lista zestawień poleceń zapłaty

Lista zestawień poleceń zapłaty dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Polecenia zapłaty].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Plik] – służy do wygenerowania pliku ZPZ do katalogu plików wymiany wskazanego w konfiguracji systemu Lista Zestawień poleceń zapłaty składa się z kolumn:

• Dokument – numer systemowy dokumentu ZPZ, zgodny z definicją numeratora
• Data wystawienia
• Ilość zleceń – liczba pozycji zestawienia
• Wartość – suma wartości wszystkich pozycji
• Stan – stan dokumentu ZPZ. Kolumna przyjmuje jedną z wartości: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Anulowany, Wysłany.
• Plik – nazwa oraz ścieżka dostępu do wygenerowanego pliku
• Opis
• Waluta – waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodawanie zestawienia poleceń zapłaty

Dodawanie zestawienia poleceń zapłaty odbywa się analogicznie do dodawania zestawienia poleceń przelewów, co zostało opisane szczegółowo w artykule Zestawienia poleceń przelewów.

Eksport poleceń do pliku

Eksport zestawień poleceń zapłaty do pliku odbywa się analogicznie do eksportu zestawienia poleceń przelewów, co zostało szczegółowo opisane w artykule Zestawienia poleceń przelewów.

Uwaga

Zestawienia operacji są dostępne wyłącznie na francuskiej i hiszpańskiej wersji językowej bazy danych.

  Zestawienia operacji służą do przekazywania do banku weksli celem ich realizacji. Ujmowane są na nich nierozliczone operacje przychodowe. Lista zestawień operacji dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Operacje].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Plik] – służy do wygenerowania pliku ZO do katalogu plików wymiany wskazanego w konfiguracji systemu Lista zestawień operacji składa się z kolumn:

• Dokument – numer systemowy dokumentu ZO, zgodny z definicją numeratora
• Data wystawienia
• Ilość zleceń – liczba pozycji zestawienia
• Wartość – suma wartości wszystkich pozycji
• Stan – stan dokumentu ZO. Kolumna może przyjąć jedną z wartości: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Anulowany, Wysłany.
• Plik – nazwa oraz ścieżka dostępu do wygenerowanego pliku
• Opis
• Waluta – waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Dodawanie zestawienia operacji

Dodawanie zestawienia operacji odbywa się analogicznie do dodawania zestawienia poleceń przelewów, co zostało opisane szczegółowo w artykule Zestawienia poleceń przelewów.

Uwaga

Podczas zapisywania elementu ZO/ całego dokumentu ZO lub zatwierdzania dokumentu ZO nie jest wymagane, aby pola Z rachunku i Na rachunek były uzupełnione. Walidacja ta jest przeprowadzana dopiero przy próbie wysłania dokumentu ZO do pliku.

 

Eksport poleceń do pliku

Eksport zestawienia operacji do pliku odbywa się analogicznie do eksportu zestawienia poleceń przelewów, co zostało szczegółowo opisane w artykule Zestawienia poleceń przelewów.  

Lista Należności/Zobowiązania dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Należności]/[Zobowiązania].

Widoczność danych na listach uzależniona jest od centrum, do którego zalogowany jest operator. Dokument jest widoczny na liście jeżeli:

• został dodany przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
• został dodany przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• został dodany przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Uwaga

Na listach wyświetlane są wszystkie płatności, niezależnie od dostępności w danym centrum rejestrów kasowych/bankowych wskazanych na tych płatnościach. Jeżeli na płatności wskazany jest rejestr niedostępny w danym centrum struktury, płatność nie jest dostępna do edycji, a wyłącznie do podglądu.

Na listach należności i zobowiązań znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski oraz dodatkowo: [Importuj statusy przelewów] – przycisk dostępny wyłącznie na liście Zobowiązania. Służy do aktualizacji statusu płatności wysłanej za pomocą usługi sieciowej. Wybranie przycisku wyświetla okno, w którym należy wskazać parametry:

• Format pliku – do wyboru są formaty przelewów o typie Web Service
• Rejestr – do wyboru są rejestry powiązane z bankiem ING z zaznaczonym parametrem Wymiana danych za pomocą Web Service

[Połącz] – pozwala połączyć kilka płatności w jedną [Podziel] – pozwala podzielić płatność [Dokument źródłowy] – przycisk jest dostępny wyłącznie dla płatności powstałych automatycznie podczas dodawania dokumentu. Pozwala wyświetlić dokument źródłowy płatności. [Rozlicz] – pozwala rozliczyć daną płatność [Skompensuj] – pozwala skompensować daną płatność [Zapłać] – wybranie przycisku wyświetla formularz Potwierdzenie zapłaty, za pomocą którego można uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie operacji kasowej/bankowej [Monity] – przycisk dostępny wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować monit dla zaznaczonych płatności. [Wezwania do zapłaty] – przycisk znajduje się wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować wezwanie do zapłaty dla zaznaczonych na liście płatności . [Noty odsetkowe] – przycisk znajduje się wyłącznie na liście należności. Pozwala wygenerować notę odsetkową dla zaznaczonych na liście płatności. Lista Należności/Zobowiązania składa się z kolumn:

• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu
• Numer obcy – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji
• Kod podmiotu – kod płatnika wskazanego na płatności
• Kwota – wartość płatności
• Pozostaje – kwota płatności pozostająca do rozliczenia
• Do wysłania – kwota przelewu do wysłania
• Termin – termin płatności
• Waluta – waluta płatności, zależna od ustawień w filtrze
• Forma płatności
• Windykacja – kolumna dostępna wyłącznie na liście należności. Wyświetla numer dokumentu windykacyjnego, na którym została ujęta dana płatność.

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data dokumentu – data dokumentu z formularza płatności
• Data wpływu – data wpływu z dokumentu źródłowego, a w przypadku jej braku data dokumentu z płatności
• Kasa/Bank – nazwa rejestru wybranego na płatności
• Kwota VAT – wyświetlana wyłącznie dla płatności, na których został zaznaczony parametr Podzielona płatność
• Nazwa podmiotu – nazwa płatnika wskazanego na płatności
• NIP podmiotu
• Numer bonu – numer bonu wskazany na płatności
• Opis – opis wprowadzony na płatności
• Opis dokumentu – opis wprowadzony na dokumencie źródłowym płatności
• Rodzaj bonu – rodzaj bonu wskazany na płatności
• Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona
• Podzielona płatność – informuje, czy na danej płatności został zaznaczony parametr Podzielona płatność
• Spodziewany termin – spodziewany termin płatności
• Status
  • R - rozliczona
  • N - nierozliczona
  • NP - nie podlega rozliczeniu
• SEPA – kolumna dostępna wyłącznie na liście Zobowiązania. Informuje, czy płatność jest realizowana przelewem SEPA.
• Waluta systemowa – waluta firmy, w której został wystawiony dokument
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Wpływa na saldo – wskazuje, czy dana płatność ma wpływ na saldo rejestru
• Data wysłania Web Service – kolumna dostępna wyłącznie na liście Zobowiązania. Wyświetla datę wysłania przelewu z daną płatnością do banku.
• Komunikat Web Service – kolumna dostępna wyłącznie na liście Zobowiązania
• Data komunikatu Web Service – kolumna dostępna wyłącznie na liście Zobowiązania. Wyświetla datę odebrania ostatniego komunikatu z banku.

Uwaga

Należności/zobowiązania częściowo rozliczone posiadają status N - nierozliczona.

W prawym górnym rogu listy należności/zobowiązań dostępne są dwa parametry:

• Pokaż dni zwłoki – zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie na liście dodatkowej kolumny Dni zwłoki, w której prezentowana jest liczba dni zwłoki po terminie płatności
• Data skonta – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, bez możliwości zmiany. Data skonta wpływa na wyliczanie kwoty Do wysłania na zestawieniu poleceń przelewów. Więcej informacji znajduje się w artykule Zestawienia poleceń przelewów.

Na liście Należności/Zobowiązania dostępne są następujące obszary filtrowania:

• Ogólne – pozwala filtrować według:
  • Stanu rozliczeń płatności – nierozliczone, rozliczone, niepodlegające, do wysłania
  • Podmiotu wskazanego na płatności – Wszyscy, Kontrahent, Wszyscy kontrahenci, Pracownik, Wszyscy pracownicy, Urząd, Wszystkie urzędy, Bank, Wszystkie banki
  • Waluty – <Wszystkie>, <Wszystkie w walucie syst.> oraz aktywne waluty zdefiniowane z poziomu Konfiguracja → Waluty
  • Formy płatności – <Wszystkie> oraz aktywne płatności zdefiniowane z poziomu Konfiguracja → Finanse → Formy płatności
  • Statusu dokumentu – <Wszystkie>, Zaksięgowane, Niezaksięgowane
• Termin – pozwala filtrować według wartości:
  • Wg terminu – termin płatności. Dostępne opcje: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
  • Wg spodziewanego terminu – spodziewany termin płatności. Dostępne opcje: Dowolny, Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
  • Terminowość – <Wszystkie>, Nieprzeterminowane, Przeterminowane, Dzisiejsze
  • Dni zwłoki – dostępny po zaznaczeniu parametru Pokaż dni zwłoki. Zakres dni umożliwia wybór konkretnego przedziału.
• Kwota – w ramach filtra dostępne są opcje:
  • Kwota – całkowita kwota płatności. Zakres kwot umożliwia wybór konkretnego przedziału kwotowego.
  • Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia. Zakres kwot umożliwia wybór konkretnego przedziału kwotowego.

Uwaga

Sumowanie na liście Należności/Zobowiązania jest możliwe wyłącznie po wybraniu w filtrze konkretnej waluty lub opcji Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa wyświetlonych płatności jest różna, w podsumowaniu wyświetlana będzie wartość 0.

  Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.  

Należności/zobowiązania mogą zostać utworzone ręcznie z poziomu listy Należności/Zobowiązania/Preliminarz lub powstawać automatycznie podczas dodawania dokumentu posiadającego płatność.

Uwaga

Należności i zobowiązania wprowadzone ręcznie nie podlegają rozliczeniu.

W celu dodania płatności z poziomu listy należności/zobowiązań, należy z poziomu menu Finanse → Należności/Zobowiązania wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz płatności składa się z elementów:

Panel boczny

• Typ – typ płatności. Pole jest nieedytowalne i może przyjąć wartość: Należność, Zobowiązanie.
• Wartość – kwota oraz waluta płatności. Jest to pole obligatoryjne.
• Rozliczono – kwota dokumentu, która została rozliczona. Jest to pole nieedytowalne.
• Do rozliczenia – różnica pomiędzy wartością należności/zobowiązania, a kwotą rozliczoną. Jest to pole nieedytowalne.
• Numer – dla płatności dodawanych ręcznie jest to pole obligatoryjne, uzupełniane przez użytkownika. Dla płatności powstałych automatycznie pole uzupełniane jest o numer systemowy dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji.
• Numer obcy – dla płatności wprowadzanych ręcznie jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji. Dla płatności powstałych automatycznie pole uzupełniane jest o numer obcy dokumentu źródłowego, z możliwością edycji przez użytkownika.
• Data dokumentu – dla płatności dodawanych ręcznie jest to data wprowadzenia do systemu, którą można dowolnie edytować. Dla płatności powstałych automatycznie jest to data wystawienia dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji.
• Płatność – forma płatności, którą należy wybrać z listy rozwijalnej.
• Termin płatności – termin w jakim należy uregulować płatność
• Ilość dni zwłoki – liczba dni, o którą może nastąpić przesunięcie terminu płatności
• Spodziewany termin – termin płatności skorygowany o ilość dni zwłoki
• Rejestr – rejestr kasowy/bankowy, który należy wybrać z listy rozwijalnej. W przypadku przypisania rejestru do formy płatności (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Dostępność obiektów), zostanie on automatycznie uzupełniony po wybraniu tej formy na płatności.
• Rozliczenie – dla płatności wprowadzanych ręcznie pole przyjmuje wartość Nie podlega, bez możliwości zmiany. Dla płatności powstałych automatycznie do wyboru są dwie wartości: Podlega i Nie podlega.
• Płatnik – pole służące do wskazania podmiotu, z którym powiązana jest płatność. Dla należności domyślnie podpowiadany jest typ podmiotu Nabywca, natomiast dla zobowiązania Dostawca, z możliwością zmiany.
• Waluty – typ, data i wartość kursu dla waluty płatności
• Rachunek – automatycznie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego płatnika wskazanego na należności/zobowiązaniu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany w ramach wszystkich aktywnych rachunków płatnika.
• Bank – pole jest automatycznie uzupełniane o kod i nazwę banku właściwego dla rachunku bankowego. Przy każdorazowej zmianie rachunku bankowego na płatności pole jest aktualizowane.
• Podzielona płatność – parametr dostępny wyłącznie, jeżeli na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości lub W księgowości i w handle. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Obsługa podzielonej płatności na płatnościach.
• SEPA – parametr dostępny jest wyłącznie na płatności typu Zobowiązanie, jeżeli na definicji centrum typu Firma został zaznaczony parametr Wymiana danych za pomocą Web Service ING Bank Śląski. Parametr jest możliwy do zaznaczenia wyłącznie dla zobowiązań w walucie EUR.
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą płatności. Dla płatności powstałych automatycznie ustawiany jest właściciel dokumentu, z którym powiązana jest dana płatność, bez możliwości zmiany.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie, do którego została wygenerowana płatność, został wskazany kontrahent będący podmiotem gospodarczym oraz wartość dokumentu przekracza limit kontroli określony w konfiguracji firmy, to przed zapisaniem dokumentu następuje weryfikacja formy płatności na płatności dokumentu. Jeżeli została wskazana forma płatności typu Gotówka to wyświetlony zostanie komunikat: „Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Tak/Nie.” Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Zakładka Kwoty.

Na polskiej wersji językowej bazy danych w panelu bocznym płatności dokumentów: FS, FSV, FZ, FZV, PAR, TF znajdują się dodatkowe parametry:

• VAT-ZD
  • Tak – płatność zostanie uwzględniona na dokumencie Zawiadomienie ZD
  • Nie – płatność nie zostanie uwzględniona na dokumencie Zawiadomienie ZD
  • Poza systemem – płatność zostanie wykazana na dokumencie Zawiadomienie ZD po dokonaniu zapłaty

Zawiadomienie ZD – numer zawiadomienia, na którym została ujęta płatność  

Zakładka Rozliczenia

Zakładka dostępna jest wyłącznie na płatności powstałej automatycznie podczas dodawania dokumentu posiadającego płatność. Składa się ona z trzech sekcji: Dokumenty do rozliczenia, Dokumenty rozliczone, Zestawienia poleceń przelewów oraz pola Opis. Dla należności lista Dokumenty do rozliczenia wyświetla wszystkie nierozliczone operacje kasowe/bankowe o typie przychód i wartości dodatniej oraz o typie rozchód i wartości ujemnej, powiązane z tym samym kontrahentem co dana należność. Dla zobowiązań lista Dokumenty do rozliczenia wyświetla wszystkie nierozliczone operacje kasowe/bankowe o typie rozchód i wartości dodatniej oraz o typie przychód i wartości ujemnej, powiązane z tym samym kontrahentem co dane zobowiązanie. Nad listą Dokumenty do rozliczenia dostępny jest parametr Kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostają płatności przeciwnego typu powiązane z tym samym płatnikiem (dla należności wyświetlone zostają nierozliczone zobowiązania, natomiast dla zobowiązania nierozliczone należności). Szczegółowy opis dokonywania kompensat płatności znajduje się w artykule Kompensata za pomocą przycisków [Powiąż], [Skompensuj]. Obok parametru Kompensaty znajduje się pole Właściciel, które pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty na liście wyłącznie do dokumentów wystawionych w wybranym centrum. Domyślna wartość tego pola to Wszystkie dostępne obiekty. Jeśli użytkownik nie ma uprawnienia do odczytu danej płatności, nie będzie ona widoczna na liście. Lista Dokumenty do rozliczenia składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kwota w walucie systemowej
• Nazwa podmiotu
• Pozostaje w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota rozliczona wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem

Na liście Dokumenty rozliczone prezentowane są dokumenty, z którymi płatność została rozliczona lub skompensowana. Dokumenty, do których użytkownik nie ma uprawnień, wyświetlane są z zamaskowanymi danymi. Lista Dokumenty rozliczone składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Do rozliczenia w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona z daną płatnością
• Kwota rozliczenia w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona z daną płatnością, wyrażona w walucie systemowej
• Kwota w walucie systemowej – wartość operacji/płatności w walucie systemowej
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Szczegółowy opis rozliczania płatności z poziomu zakładki Rozliczenia znajduje się w artykule Rozliczanie płatności za pomocą przycisków [Powiąż], [Powiąż zaznaczone], [Rozlicz], [Zapłać]. Na liście Zestawienia poleceń przelewów wyświetlane są dokumenty ZPP, na których znajduje się dana płatność. Lista ta składa się z kolumn:

• Numer – numer dokumentu ZPP
• Data przelewu – data przelewu z dokumentu ZPP
• Kwota – kwota przelewu wskazana na ZPP dla danej płatności
• Stan – stan dokumentu ZPP

Zakładka Podmiot

Zakładka zawiera dane płatnika tj. kod, nazwę, NIP, regon, pesel, adres, dane osoby kontaktowej. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze płatnika w panelu bocznym płatności.

Zakładka Skonto

Zakładka dostępna jest wyłącznie na płatności powstałej automatycznie podczas dodawania dokumentu. Zawiera ona informacje dotyczące skonta zdefiniowanego na danej płatności. Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Definiowanie skonta.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegóły opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  

Dzielenie płatności

Podziału płatności można dokonać za pomocą przycisku [Podziel] z poziomu:

• zakładki Kwoty dokumentu posiadającego płatność
• listy należności/zobowiązań

Uwaga

Nie można podzielić płatności rozliczonej i częściowo rozliczonej, płatności noty memoriałowej, płatności bilansu otwarcia i płatności dokumentu zaksięgowanego.

  Po wybraniu przycisku [Podziel] wyświetlone zostaje okno składające się z dwóch zakładek - Nowa płatność i Dzielona płatność.

Na zakładce Nowa płatność należy wskazać kwotę nowo powstałej płatności, która musi być liczbą większą od 0 i mniejszą od wartości płatności dzielonej. Pozostałe dane są automatycznie przenoszone z dzielonej płatności. Na zakładce Nowa płatność użytkownik może zmienić walutę oraz wartości pól: Numer obcy, Płatność, Termin płatności, Ilość dni zwłoki, Spodziewany termin, Rejestr, Rozliczenie, Płatnik, Rachunek, VAT-ZD. Na zakładce Dzielona płatność nie ma możliwości edycji żadnych danych. Program automatycznie aktualizuje kwotę dzielonej płatności jako różnicę pomiędzy kwotą pierwotnej płatności a kwotą nowej płatności

Przykład

Użytkownik wprowadził FS/1/2019 na kwotę 300 PLN z płatnością realizowaną przelewem. Okazało się jednak, że należność będzie realizowana w dwóch ratach – 250 PLN przelewem i 50 PLN gotówką. W celu podziału płatności należy: zaznaczyć daną płatność na liście należności wybrać przycisk [Podziel] w oknie podziału planowanej płatności wpisać 50 PLN jako kwotę nowej płatności zmienić formę płatności nowej płatności na gotówkę System automatycznie zmienił kwotę dzielonej płatności na 250 PLN. Po zapisaniu płatności na liście należności/zobowiązań pojawiły się dwie niezależne płatności.

 

Uwaga

Przy zmianie waluty płatności przy jej dzieleniu pobierany jest automatycznie domyślny kurs dla waluty płatności, bez możliwości edycji.

 

Łączenie płatności

W systemie istnieje możliwość połączenia płatności dotyczących tego samego dokumentu. W tym celu należy:

• zaznaczyć dane płatności z poziomu szczegółów dokumentu (zakładka Kwoty) lub na liście należności/zobowiązań
• wybrać przycisk [Połącz]

Wyświetlone zostanie okno nowo powstałej płatności, której wartość jest równa sumie wszystkich zaznaczonych płatności. Wartość oraz waluta nowej płatności nie podlegają edycji. Pozostałe informacje zostają przejęte z połączonych płatności, z możliwością zmiany. Jeżeli połączone płatności różnią się formą płatności, rejestrem lub płatnikiem, to nowo powstała płatność nie będzie miała wybranej żadnej formy płatności, rejestru lub płatnika, z możliwością ręcznego wskazania tej wartości przez użytkownika. Zasady łączenia płatności:

• nie można łączyć płatności rozliczonych
• nie można łączyć płatności o różnych typach, np. należności z zobowiązaniem
• nie można łączyć płatności o różnych walutach
• nie można łączyć płatności w walutach obcych o różnych kursach wymiany walut
• nie można łączyć płatności powiązanych z różnymi dokumentami, np. dwóch płatności, z których jedna dotyczy FS/2013/00001 a druga FS/2013/00002
• nie można łączyć płatności powiązanych z dokumentami handlowymi z płatnościami dodanymi ręcznie
• nie można łączyć płatności podlegających rozliczeniu z płatnościami niepodlegającymi rozliczeniu
• można łączyć płatności dla różnych płatników - na nowo powstałą płatność nie zostaje przeniesiony żaden płatnik
• można łączyć płatności o różnych formach płatności/rejestrach - nowo powstała płatność nie będzie miała wybranej żadnej formy płatności/rejestru

Funkcja rozliczeń umożliwia:

• kojarzenie ze sobą otrzymanych bądź dokonanych zapłat (operacji kasowych/bankowych) z należnościami lub zobowiązaniami
• kompensowanie dokumentów, których przepływ środków finansowych jest przeciwny np. operacja przychodowa z operacją rozchodową lub należność z zobowiązaniem

Uwaga

Rozliczeniu podlegają wyłącznie płatności zatwierdzonych dokumentów. Wyjątek stanowią płatności bilansu otwarcia, które podlegają rozliczeniu również w przypadku, gdy dokument bilansu otwarcia znajduje się w buforze.

  W systemie można rozliczać dokumenty wyłącznie w obrębie jednej firmy i będąc do niej zalogowanym. Dokumenty wystawione w obrębie tej samej firmy, ale w różnych centrach, można rozliczyć zarówno z poziomu tej firmy jak również z poziomu jej centrów, jednakże w tym celu konieczna jest konfiguracja ustawień. Z poziomu centrum będącego właścicielem dokumentów należy udostępnić dokumenty centrom, w obrębie których będą one rozliczane. Dodatkowo z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Dostępność obiektów konieczne jest dołączenie rejestrów kasowych/bankowych do centrów. Jeżeli dokument jest dostępny w danym centrum, to widoczna jest również jego płatność. W przypadku, gdy płatność udostępnionego dokumentu została rozliczona z operacją niedostępną w danym centrum lub firmie, wartości danej operacji są maskowane. Rozliczenia mogą być wykonywane z poziomu:

• Szczegółów płatności danego dokumentu
• Szczegółów operacji kasowych/bankowych
• List płatności (należności, zobowiązań)
• Rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• Preliminarza płatności
• List dokumentów i szczegółów dokumentu

Aby użytkownik mógł wykonywać rozliczenia we wszystkich dostępnych miejscach w systemie, z poziomu Konfiguracja --> Grupa operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> Inne uprawnienia, należy zaznaczyć parametr Wykonywanie rozliczeń.

Uwaga

Wraz z anulowaniem dokumentów handlowych, faktur VAT, korekt faktur VAT i dokumentów windykacyjnych oraz usunięciem faktur VAT i korekt faktur VAT następuje automatyczne usunięcie rozliczenia/kompensaty dokumentu, który ma zostać anulowany/usunięty. Użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem: Czy na pewno chcesz anulować zaznaczoną fakturę? Powiązane rozliczenia zostaną usunięte.

 

Potwierdzenie zapłaty – informacje ogólne

Za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty można całkowicie lub częściowo uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie się operacji kasowej/bankowej, rozliczonej z daną płatnością. Okno Potwierdzenie zapłaty może zostać wywołane:

• automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu oraz przy zatwierdzaniu z jednoczesnym księgowaniem
• ręcznie poprzez wybranie przycisku [Zapłać]

Rozliczanie płatności dokumentu za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty przy zatwierdzaniu dokumentu jest dostępne wyłącznie, jeżeli na definicji danego dokumentu został zaznaczony parametr Potwierdzenie zapłaty. Parametr ten jest domyślnie zaznaczony dla dokumentów:

• FZ, KWFZ, KIFZ, FZL, KFZL, FZV, KFZV
• FS, KWFS, KIFS, FSL, KFSL, FSV, KFSV
• PAR, KIPAR, KWPAR

Rozliczenia płatności w oknie Potwierdzenie zapłaty poprzez wybranie przycisku [Zapłać] można dokonać z poziomu:

• preliminarza płatności
• listy należności/zobowiązań
• rozliczeń z kontrahentami
• listy dokumentów handlowych (faktur zakupu, faktur sprzedaży, paragonów)
• szczegółów faktury sprzedaży

Opcja ta jest dostępna wyłącznie dla dokumentów wystawionych w firmie, do której zalogowany jest użytkownik. Jeżeli zapłata dotyczy kilku płatności, to wystąpienie niezgodności przynajmniej na jednym z nich uniemożliwi zarejestrowanie zapłaty.

Uwaga

Rozliczanie dokumentów za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty może być dokonywane również przez operatorów, którzy nie mają nadanych praw do wykonywania rozliczeń.

 

Elementy okna potwierdzenia zapłaty

W górnej części okna Potwierdzenie zapłaty prezentowana jest lista planowanych płatności zdefiniowanych na dokumencie. Lista ta składa się z kolumn:

• Zapłać – parametr warunkuje, czy dana płatność ma zostać zapłacona
• Numer dokumentu – numer dokumentu, z którego pochodzi płatność
• Kwota – kwota płatności
• Waluta
• Forma płatności – forma, w jakiej płatność zostanie uregulowana
• Pozostaje – kwota pozostała do rozliczenia
• Kod podmiotu – kod podmiotu wskazanego na płatności

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data ważności skonta – data, do której musi nastąpić uregulowanie płatności, aby zostało udzielone skonto
• Do uregulowania – kwota, która pozostaje po skorygowaniu wartości płatności o wartość skonta
• Ilość dni – ilość dni, w przeciągu których musi nastąpić uregulowanie płatności, aby skonto zostało udzielone
• Nazwa podmiotu
• Podstawa skonta – kwota płatności wyliczona na podstawie elementów dokumentu oznaczonych jako podlegające warunkom skont
• Skonto [%] – wartość procentowa upustu
• Wartość niepodlegająca skontu – różnica pomiędzy kwotą płatności a podstawą skonta
• Wartość skonta – wartość udzielanego upustu

Wartości kolumn domyślnie ukrytych dotyczących skonta pobierane są z zakładki Skonto, dostępnej na płatności danego dokumentu. Szczegółowy opis tych kolumn znajduje się w artykule Definiowanie skonta. Operator ma możliwość zadecydowania, czy w oknie Potwierdzenie zapłaty wyświetlanym w wyniku zatwierdzania dokumentu handlowego mają pojawiać się wszystkie nierozliczone płatności dokumentu, czy tylko te o określonym typie. W tym celu, z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dostępność obiektów --> obiekt Formy płatności należy zaznaczyć/odznaczyć parametr Potwierdzenie zapłaty dla danej formy płatności. Jeżeli okno Potwierdzenie zapłaty jest uruchamiane w wyniku wybrania przycisku [Zapłać] już po zatwierdzeniu dokumentu, będzie ono zawierało wszystkie nierozliczone płatności, bez względu na wartość parametru Potwierdzenie zapłaty dla formy płatności. Dolna część okna Potwierdzenie zapłaty składa się z elementów:

• Nabywca/Dostawca – domyślnie podpowiadany jest kontrahent wskazany na płatności dokumentu, z możliwością zmiany
• Forma zapłaty – domyślnie wskazana jest forma wybrana na płatności dokumentu, z możliwością zmiany
• Rejestr – domyślnie podpowiadany jest rejestr powiązany ze wskazaną formą płatności, z możliwością zmiany
• [Dodaj raport] – umożliwia dodanie raportu do wybranego rejestru. Przycisk jest aktywny, gdy w systemie nie został jeszcze zdefiniowany raport o zakresie czasowym uwzględniającym datę dokumentu potwierdzenia zapłaty.
• Do zapłaty – kwota płatności dokumentu pozostająca do rozliczenia. Dla płatności wyrażonej w innej walucie niż systemowa, kwota do zapłaty będzie prezentowana w dwóch walutach – walucie płatności oraz walucie systemowej. Jest to pole nieedytowalne.
• Zapłacono – domyślnie podpowiadana jest kwota do zapłaty, z możliwością zmiany. Dla płatności wyrażonej w innej walucie niż systemowa, kwota do zapłaty będzie prezentowana w dwóch walutach – walucie płatności oraz walucie systemowej.
• Reszta – różnica pomiędzy kwotą pobraną od płatnika a kwotą do zapłaty. Jeżeli płatność wyrażona jest w innej walucie niż systemowa, kwota reszty jest prezentowana w dwóch walutach – walucie płatności i walucie systemowej, a w dolnej części okna wyświetlana jest sekcja z przelicznikiem walut. Użytkownik ma możliwość wyboru kursu waluty takiej płatności. W przypadku dokonywania zapłaty za kilka dokumentów, system pozwala na każdym z dokumentów wprowadzić odrębny kurs.
• Data dokumentu – data i godzina ewidencji operacji w systemie. Domyślnie podpowiadana jest data systemowa, z możliwością zmiany.
• Tytułem – pole tekstowe zawierające parametr Automatycznie. Domyślne ustawienie tego parametru zależy od ustawienia parametru Automatyczne wypełnianie pola Tytułem, z możliwością zmiany przez użytkownika. Jeżeli parametr Automatycznie jest:
  • zaznaczony, to pole tekstowe jest ukrywane. Na operacji powstałej w wyniku rozliczania należności, w polu Tytułem zostanie pobrany numer systemowy płatności. Na operacji powstałej w wyniku rozliczania zobowiązania w polu Tytułem zostanie pobrany numer obcy płatności, a w przypadku jego braku numer systemowy płatności.
  • odznaczony, to istnieje możliwość wpisania dowolnego tekstu w polu Tytułem
• Opis – pole tekstowe umożliwiające wprowadzenie dodatkowej adnotacji, która zostanie zapisana na operacji powstałej w wyniku rozliczania danej płatności. Jeżeli na rozliczanej płatności wprowadzono opis, zostanie on przeniesiony do tego pola.

Rozliczanie płatności z uwzględnieniem istniejących operacji

W systemie istnieje możliwość rozliczenia płatności dokumentu za pomocą okna potwierdzenia zapłaty z uwzględnieniem już istniejących operacji kasowych/bankowych. W tym celu na definicji danego dokumentu należy zaznaczyć parametr Nierozliczone operacje. Przy zapłacie za ten dokument zostanie otwarte okno z listą nierozliczonych operacji powiązanych z danym kontrahentem.

Na liście prezentowane są te operacje kasowe/bankowe, które mają status Nierozliczone oraz spełniają wymagania domyślnie określone w filtrze pod listą. Nad listą prezentowana jest kwota Do rozliczenia. Jest to kwota płatności aktualnie rozliczanego dokumentu.

W celu dokonania rozliczenia płatności z dokumentu z wybraną operacją, należy zaznaczyć tę operację i wybrać przycisk [Powiąż]. Istnieje możliwość powiązania z dokumentem więcej niż jednej operacji. System pozwala także na edytowanie operacji widocznych na liście.

Ponadto, operator posiadający uprawnienia do wykonywania kompensat ma również możliwość dokonania kompensaty płatności z poziomu okna Dokumenty do rozliczenia. W tym celu należy zaznaczyć parametr Kompensaty, dostępny w filtrze pod listą, co spowoduje pojawienie się na liście płatności przeciwnego typu do rozliczanej w danym momencie płatności. Dodatkowo zostanie automatycznie zmieniona nazwa kolumny Data dokumentu na Data/Termin, w której wyświetlana będzie data dokumentu z operacji kasowej/bankowej lub termin płatności z płatności przeciwnego typu. W celu dokonania kompensaty należy zaznaczyć odpowiednią płatność na liście i wybrać przycisk [Powiąż].

Po dokonaniu stosownych powiązań należy wybrać przycisk [Zapisz] lub [Zamknij]. Przycisk [Zamknij] przerywa operację rozliczania płatności, przy czym zapamiętuje wszystkie dokonane rozliczenia. Wybranie przycisku [Zapisz] powoduje zamknięcie okna (jeżeli płatność została już całkowicie rozliczona) lub otwiera okno Potwierdzenie zapłaty (jeżeli dla płatności pozostała jeszcze kwota do rozliczenia).

Rozliczanie płatności za pomocą opcji Zapłać wszystko

Po zaznaczeniu więcej niż jednej płatności na liście preliminarza płatności lub liście należności/zobowiązań, a następnie wybraniu przycisku [Zapłać], zostanie podniesione okno potwierdzenia zapłaty z aktywnym parametrem Zapłać wszystko. Jeżeli parametr jest:

• zaznaczony – zostanie utworzona jedna zbiorcza płatność na kwotę będącą sumą wszystkich płatności, na której płatnik, forma zapłaty i rejestr zostanie pobrany z pierwszej płatności
• odznaczony – dane dotyczące płatnika, kwot, rejestru, daty dokumentu, formy zapłaty będą wyświetlane osobno dla poszczególnych płatności, po podświetleniu każdej z nich

Uwaga

Po zaznaczeniu kilku płatności przycisk [Zapłać] jest aktywny wyłącznie, jeżeli wskazano płatności tego samego typu.

 

Skonto w oknie potwierdzenia zapłaty

Jeżeli dana płatność ma przypisanych kilka skont, to pobrane zostanie to, które wyznaczono na podstawie daty dokumentu wskazanej w oknie Potwierdzenie zapłaty. Po zmianie daty dokumentu wartość skonta będzie aktualizowana.

Przykład

Na płatności faktury na kwotę 4 000,00 PLN z terminem 30.04.2019 znajdują się następujące skonta:

• 10% w terminie 2 dni, data ważności 10.04.2019, kwota do uregulowania 3 600,00 PLN
• 5% w terminie 7 dni, data ważności 15.04.2019, kwota do uregulowania 3 800,00 PLN

Poniższa tabela prezentuje kwoty do zapłaty, w zależności od daty dokumentu wskazanej w oknie Potwierdzenie zapłaty:

Data dokumentu	Wartość skonta	Kwota do zapłaty
9.04.2019	10%	3 600 PLN
12.04.2019	5%	3 800 PLN
15.04.2019	5%	3 800 PLN
17.04.2019	-	4 000 PLN

 

Rejestracja reszty w oknie potwierdzenia zapłaty

W systemie istnieje możliwość rejestrowania reszty w walucie zapłaty z poziomu okna Potwierdzenie zapłaty. Z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dostępność obiektów --> obiekt Formy płatności można dla wybranego centrum określić, czy dla danej formy płatności ma być rejestrowana reszta. Parametr Rejestrowanie reszty jest domyślnie zaznaczony dla form płatności Bon zewnętrzny oraz Bon własny, bez możliwości odznaczenia. Dla pozostałych form płatności parametr ten jest odznaczony i możliwy do zmiany w dowolnym momencie.

Jeżeli parametr Rejestrowanie reszty jest odznaczony dla danej formy płatności centrum, to w przypadku zapłaty za zobowiązanie z resztą w tej samej walucie zostanie utworzona operacja tylko na kwotę z pola:

• Do zapłaty – gdy w polu Zapłacono wskazano kwotę większą lub równą kwocie z pola Do zapłaty
• Zapłacono – gdy w polu Zapłacono wskazano kwotę mniejszą niż kwota z pola Do zapłaty

Gdy parametr Rejestrowanie reszty jest zaznaczony dla danej formy płatności centrum, to dla zapłaty z resztą w walucie zapłaty tworzona jest także operacja kasowa/bankowa na kwotę reszty. Operacja związana z resztą jest automatycznie kompensowana z operacją zapłaty utworzoną przy pomocy okna Potwierdzenie zapłaty. Dodatkowo na zakładkach Dokumenty skojarzone tych operacji wyświetlana jest informacja o powiązaniu między operacją zapłaty oraz operacją związaną z rejestracją reszty.

Przykład

Forma płatności Gotówka, parametr Rejestrowanie reszty zaznaczony:

1. Dodano FS1 na kwotę 70 PLN płatną gotówką
2. Kontrahent zapłacił 100 PLN, więc w oknie Potwierdzenia zapłaty wprowadzono tę kwotę w polu Zapłacono
3. Utworzone zostały dwie operacje kasowe: KP1 na kwotę 100 PLN rozliczone z FS1 i KW1 oraz KW1 na kwotę 30 PLN rozliczone z KP1

 

Przykład

Forma płatności Gotówka, parametr Rejestrowanie reszty odznaczony:

1. Dodano FS1 na kwotę 70 PLN płatną gotówką
2. Kontrahent zapłacił 100 PLN, więc w oknie Potwierdzenia zapłaty wprowadzono tę kwotę w polu Zapłacono
3. Utworzona została jedna operacja kasowa: KP1 na kwotę 70 PLN rozliczona z FS1

 

Rozliczenia płatności mogą być dokonywane za pomocą przycisków:

Graficzny znak przycisku	Przycisk jest dostępny z poziomu:
	szczegółów operacji kasowych/bankowych szczegółów płatności
	preliminarza rozliczeń z kontrahentami
	preliminarza rozliczeń z kontrahentami listy należności/zobowiązań szczegółów operacji kasowej/bankowej szczegółów płatności
	preliminarza rozliczeń z nabywcami/dostawcami listy zobowiązań/należności listy dokumentów handlowych szczegółów faktury sprzedaży

Rozliczanie za pomocą przycisku [Powiąż]

Przycisk [Powiąż] dostępny jest z poziomu szczegółów płatności i szczegółów operacji kasowej/bankowej, na zakładce Rozliczenia.

Zakładka Rozliczenia na płatności została szczegółowo opisana w artykule Dodawanie należności/zobowiązania.

W celu rozliczenia danej płatności należy na liście Dokumenty do rozliczenia zaznaczyć odpowiedni dokument, a następnie wybrać przycisk [Powiąż] lub dwukrotnie kliknąć myszką na zaznaczony dokument. Po dokonaniu rozliczenia w sekcji Dokumenty rozliczone pojawi się dokument rozliczający daną płatność. Dodatkowo jeżeli dokument ten został całkowicie rozliczony, to zniknie on z listy Dokumenty do rozliczenia.

Uwaga

Na liście Dokumenty do rozliczenia znajdują się tylko operacje oraz płatności przeciwnego typu związane z danym podmiotem, którego płatność jest aktualnie rozliczana.

  W celu usunięcia rozliczenia, należy na liście Dokumenty rozliczone zaznaczyć odpowiedni dokument, następnie wybrać przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć myszką na ten dokument. Po usunięciu rozliczenia dokument znika z listy Dokumenty rozliczone i pojawia się ponownie na liście Dokumenty do rozliczenia.

Rozliczanie za pomocą przycisku [Powiąż zaznaczone]

W celu dokonania rozliczenia należy na liście preliminarza lub liście rozliczeń z kontrahentami zaznaczyć co najmniej dwa dokumenty, które mają zostać ze sobą powiązane, a następnie wybrać przycisk [Powiąż zaznaczone].

Rozliczenie za pomocą przycisku [Rozlicz]

Rozliczenia za pomocą przycisku [Rozlicz] można dokonać z poziomu:

• preliminarza
• rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• listy należności/zobowiązań
• szczegółów operacji kasowej/bankowej
• szczegółów płatności

Wybranie przycisku [Rozlicz] powoduje otwarcie listy wszystkich nierozliczonych dla danego kontrahenta operacji (w przypadku rozliczania płatności) lub płatności (w przypadku rozliczania operacji). Po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów do rozliczenia należy wybrać przycisk [Powiąż]. System pozwala także na edytowanie dokumentów widocznych na liście.

Dokumenty są wyświetlane w oknie nierozliczonych operacji/nierozliczonych płatności wyłącznie, jeżeli użytkownik posiada uprawnienia do odczytu płatności lub operacji. Dodatkowo na liście nierozliczonych operacji/nierozliczonych płatności, widoczne są wszystkie obiekty dostępne w centrum, do którego aktualnie zalogowany jest użytkownik.

Rozliczanie za pomocą przycisku [Zapłać]

Rozliczanie płatności za pomocą przycisku [Zapłać] zostało opisane w artykule Rozliczanie płatności za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty.  

W systemie możliwe jest rozliczanie dokumentów w niższej kwocie niż ta, na którą zostały one wystawione.

Przykład

Zarejestrowano operację przychodową od kontrahenta ABC na kwotę 10 000,00 PLN. Po wybraniu przycisku [Rozlicz] na liście nierozliczonych płatności tego kontrahenta znajdowały się dwie płatności:

• pierwsza płatność na kwotę 10 000,00 PLN (do rozliczenia: 6 000, 00 PLN)
• druga płatność na kwotę 3 000,00 PLN (do rozliczenia: 3 000,00 PLN)

Zaznaczono parametr Częściowe rozliczenia, a następnie, bezpośrednio w kolumnie Do rozliczenia, zmieniono kwotę do rozliczenia dla pierwszej płatności na 4 000,00 PLN. Zaznaczono płatności i wybrano przycisk [Powiąż]. W wyniku tych operacji:

• pierwsza płatność została częściowo rozliczona (rozliczono: 4 000 PLN, do rozliczenia: 2 000 PLN)
• druga płatność została całkowicie rozliczona
• operacja została częściowo rozliczona (rozliczono: 7 000 PLN, do rozliczenia: 3 000 PLN)

Przykład

Zarejestrowano FZ na kwotę 1 000,00 PLN. W oknie Potwierdzenie zapłaty wskazano zapłatę w kwocie 200,00 PLN. Po dokonaniu rozliczenia na płatności faktury zakupu do rozliczenia pozostaje kwota 800,00 PLN. Automatycznie utworzona operacja została w całości rozliczona.

   

W programie istnieje możliwość rozliczenia płatności wyrażonych w walucie systemowej z operacjami kasowymi/bankowymi wyrażonymi w walucie obcej. Podczas rozliczania takich dokumentów nie zostanie naliczona różnica kursowa.

Przykład

Wprowadzono operację przychodową na kwotę 1 000,00 EUR po kursie 1 EUR = 4,30 PLN oraz fakturę sprzedaży na kwotę 700,00 PLN. Rozliczono dokumenty, wskutek czego:

• Faktura sprzedaży została całkowicie rozliczona
• Operacja została częściowo rozliczona:
  • Rozliczono w walucie systemowej: 700,00 PLN
  • Rozliczono w walucie obcej: 162,79 EUR
  • Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie systemowej: to 3 600,00 PLN
  • Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie obcej: 837,21 EUR

Przyjęcie wpłaty w walucie obcej do płatności w walucie systemowej działa analogicznie do rozliczania dokumentów w różnych walutach. W tym przypadku w oknie Potwierdzenie zapłaty użytkownik ma możliwość wskazania waluty zapłaty oraz waluty reszty.

 

Uwaga

W przypadku wybrania bonu jako formy płatności, zapłata oraz wydanie reszty możliwe jest wyłącznie w walucie systemowej.

 

Lista rozliczeń z nabywcami/dostawcami dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Nabywcy]/[Dostawcy]. Widoczność danych na liście uzależniona jest od centrum, do którego zalogowany jest operator. Dokument jest widoczny na liście, jeżeli:

• został dodany przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
• został dodany przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• został dodany przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Uwaga

Na liście wyświetlane są wszystkie płatności, niezależnie od dostępności w bieżącym centrum rejestrów wskazanych na tych płatnościach. Jeżeli na płatności wskazany jest rejestr niedostępny w danym centrum, płatność taka możliwa jest do edycji jedynie w trybie do podglądu.

  Na liście wyświetlane są wyłącznie operacje wprowadzone do rejestrów dostępnych w bieżącym centrum. Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Powiąż zaznaczone] – rozlicza zaznaczone płatności
• [Rozlicz] – pozwala rozliczyć daną płatność
• [Skompensuj] – pozwala skompensować daną płatność
• [Zapłać] – wyświetla formularz Potwierdzenie zapłaty, za pomocą którego można uregulować płatność poprzez automatyczne utworzenie operacji kasowej/bankowej

Lista rozliczeń z dostawcami/nabywcami składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji
• Kod podmiotu – kod płatnika na płatności i kod podmiotu na operacji
• Należność – kwota płatności o typie Należność lub operacji rozchodowej
• Zobowiązanie – kwota płatności o typie Zobowiązanie lub operacji przychodowej
• Należność – pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Zobowiązanie – pozostaje – kwota zobowiązania pozostająca do rozliczenia
• Termin/Data – termin płatności dla płatności lub data dokumentu dla operacji k/b
• Waluta – waluta dokumentu, zależna od ustawień w filtrze
• Forma płatności
• Status
  • R – rozliczona
  • N – nierozliczona
  • NP – nie podlega rozliczeniu

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data dokumentu/operacji – w przypadku płatności to data dokumentu, w przypadku operacji to data operacji widoczna na formularzu operacji
• Dni zwłoki – liczba dni, która upłynęła od terminu płatności. Kolumna pojawia się automatycznie po zaznaczeniu parametru Pokaż dni zwłoki.
• Kasa/Bank – nazwa rejestru wskazanego na dokumencie
• Kwota VAT – kwota VAT wyświetlana wyłącznie dla płatności i operacji bankowych, na których został zaznaczony parametr Podzielona płatność
• Nazwa podmiotu – nazwa płatnika wskazanego na płatności i nazwa podmiotu na operacji
• Numer bonu – numer bonu wskazany na płatności lub operacji
• Opis – opis płatności dla płatności i zawartość pola Tytułem dla operacji kasowej/bankowej
• Opis dokumentu – opis wprowadzony na dokumencie źródłowym płatności i opis operacji dla operacji kasowej/bankowej
• Rodzaj bonu – rodzaj bonu wskazany na płatności lub operacji
• Rozliczono – kwota, która została dotychczas rozliczona
• Waluta systemowa – waluta firmy, w której został wystawiony dokument
• Wartość – wartość płatności lub operacji k/b z punktu widzenia rozliczeń (należność ze znakiem plus, a zobowiązanie ze znakiem minus)
• Właściciel – centrum struktury firmy, w której wystawiono dokument
• Wpływa na saldo – wskazuje, czy dana operacja lub płatność ma wpływ na saldo rejestru

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych oraz w artykule Zakładka Preliminarz.

Uwaga

Aby możliwe było sumowanie pod listą rozliczeń, należy wybrać w filtrze konkretną walutę lub opcję Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa wyświetlonych płatności nie jest taka sama, wyświetlana będzie wartość 0.

 

Generowanie faktury zaliczkowej na liście rozliczeń z nabywcami/dostawcami

Na liście rozliczeń z nabywcami/dostawcami możliwe jest generowanie faktury zaliczkowej na podstawie nierozliczonych operacji kasowych/bankowych. Funkcja ta jest dostępna wyłącznie, jeżeli waluta operacji jest zgodna z walutą zamówienia, do którego generowana jest faktura. W celu wystawienia faktury zaliczkowej należy

• zaznaczyć konkretną operację kasową/bankową
• wybrać przycisk [Generuj FSL]/[Generuj FZL] z grupy przycisków Generowanie. Przyciski te są dostępne, jeżeli w filtrze Operacje wskazano wartość Wpłaty lub Wypłaty. Wybranie przycisku otwiera listę zamówień sprzedaży/zakupu dla kontrahenta wskazanego na danej operacji.
• zaznaczyć zamówienie I wybrać przycisk [Wybierz]. Akcja ta otwiera nowy dokument faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu.

Szczegółowe informacje na temat faktur zaliczkowych dostępne są w artykule Faktury zaliczkowe.  

Ustawienia konfiguracyjne dotyczące mechanizmu podzielonej płatności

Płatność za nabytą usługę lub towar z użyciem mechanizmu podzielonej płatności odbywa się w kwocie brutto. Następnie kwota VAT zostaje przeksięgowana przez bank na oddzielny rachunek. W efekcie kwota płatności zostaje podzielona na:

• kwotę sprzedaży netto, która przekazywana jest na rachunek dostawcy lub usługodawcy
• kwotę podatku, która zostaje przeksięgowana na rachunek VAT dostawcy lub usługodawcy

Możliwość stosowania mechanizmu podzielonej płatności w księgowości jest dostępna wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich wybrano wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu.

Uwaga

Parametr Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich jest widoczny wyłącznie dla firm z walutą systemową PLN.

W systemie istnieje możliwość wskazania, aby rozliczenia z daną grupą kontrahentów lub konkretnym kontrahentem odbywały się domyślnie w trybie podzielonej płatności. Dedykowany do tego parametr znajduje się na formularzu grupy kontrahentów oraz na karcie kontrahenta. Parametr można zaznaczyć, jeżeli zostały spełnione łącznie następujące warunki:

• Status kontrahenta ustawiony jako Podmiot gospodarczy
• Kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• Waluta płatności – PLN

Uwaga

Parametr Podzielona płatność jest widoczny na formularzu grupy kontrahentów/karcie kontrahenta wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich wybrano wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu.

Płatność za nabytą usługę lub towar z użyciem mechanizmu podzielonej płatności odbywa się w kwocie brutto. Następnie kwota VAT zostaje przez bank przeksięgowana na oddzielny rachunek. W efekcie kwota płatności zostaje podzielona na:

• kwotę netto na rachunku wskazanym przez sprzedawcę
• kwotę podatku VAT na dedykowanym rachunku VAT

W panelu bocznym płatności dostępny jest parametr Podzielona płatność. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlenie dodatkowych pól:

• Kwota VAT
• NIP dostawcy/nabywcy

Wartości w tych polach są automatycznie uzupełniane na podstawie dokumentu źródłowego.

Uwaga

Parametr Podzielona płatność jest widoczny na oknie płatności wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich wybrano wartość W księgowości lub W księgowości i handlu.

Parametr Podzielona płatność w oknie płatności jest aktywny wyłącznie w przypadku, gdy płatność jest w walucie PLN. W przypadku, gdy na płatności został zaznaczony parametr Podzielona płatność w momencie zmiany waluty na obcą system wyświetla komunikat: „Płatność jest oznaczona do realizacji w formie Podzielonej płatności. Zmiana waluty to uniemożliwi. Płatności zostaną ustalone jako zwykłe płatności. Czy zmienić walutę? Tak/Nie.” Wybór opcji Tak powoduje zmianę waluty oraz odznaczenie parametru Podzielona płatność. W przypadku wybrania opcji Nie, waluta na płatności nie zostanie zmieniona.

Parametr Podzielona płatność jest domyślnie zaznaczony na płatności, jeżeli na dokumencie źródłowym wskazano formę płatności typu Bank oraz na karcie kontrahenta wskazanego na dokumencie źródłowym został zaznaczony parametr Podzielona płatność. Dodatkowo, zaznaczenie parametru Podzielona płatność na nagłówku faktury VAT powoduje automatyczne zaznaczenie parametru Podzielona płatność na wszystkich płatnościach dokumentu, jeżeli:

• Waluta płatności = PLN
• Forma płatności jest typu Bank
• Płatność nie została ujęta na ZPP
• Płatność nie jest rozliczona

Zasada ta dotyczy płatności dokumentów:

• FZ, KIFZ, KWFZ
• FS, KIFS, KWFS
• PAR, KIPAR, KWPAR
• FZL, KFZL, FSL, KFSL
• FSV, KFSV, FZV, KFZV
• ZS, ZZ
• OS, OZ

Na płatnościach NM i BO parametr Podzielona płatność jest zawsze domyślnie odznaczony, z możliwością zmiany przez użytkownika. W przypadku podziału płatności oznaczonej jako Podzielona płatność, na nowo powstałych płatnościach zostanie automatycznie zaznaczony parametr Podzielona płatność, z możliwością zmiany przez użytkownika. System uzupełni NIP dostawcy/nabywcy oraz kwotę VAT na nowych płatnościach (proporcjonalnie do kwoty płatności) oraz zaktualizuje kwotę VAT na dzielonej płatności.

Przykład

Płatność z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność w kwocie 1230,00 PLN do dokumentu FZ (Netto 1000,00 PLN, VAT 230,00 PLN, Brutto 1230,00 PLN) podzielono na dwie płatności:

• Płatność 1: 700,00 PLN
• Kwota VAT = 700 / 1230 * 230 = 130,89 PLN

Program automatycznie uzupełnił kwotę VAT na płatności w wysokości 130, 89 PLN

• Płatność 2: 530,00 PLN
• Kwota VAT = 530 / 1230 * 230 = 99,11 PLN

Program automatycznie uzupełnił pole Kwota VAT na płatności wartością 99,11 PLN

Jeżeli użytkownik zmieni kwotę VAT na płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność na mniejszą niż to wynika z dokumentu źródłowego, a następnie dokona podziału tej płatności, to na nowych płatnościach kwota VAT zostanie automatycznie uzupełniona, natomiast na dzielonej płatności kwota VAT nie zostanie zaktualizowana.

Przykład

Na płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność w kwocie 1230,00 PLN do dokumentu FZ (Netto 1000,00 PLN, VAT 230,00 PLN, Brutto 1230,00 PLN) zmieniono kwotę VAT na 23,00 PLN. Następnie płatność została podzielona.

• Dzielona płatność:
  • Wartość = 730,00 PLN
  • Kwota VAT = 23,00 PLN
• Nowa płatność:
  • Wartość = 500,00 PLN
  • Kwota VAT = 500 / 1230 * 230 = 93,50 PLN

 

Użytkownik może zmienić kwotę VAT na płatności. Zmiany można dokonać do wysokości różnicy pomiędzy kwotą VAT całego dokumentu, a sumą kwot VAT wszystkich pozostałych płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność tego dokumentu.

Przykład

  Płatność typu z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność w kwocie 1230 PLN do dokumentu FZ (Netto 1000 PLN, VAT 230 PLN, Brutto 1230 PLN) podzielono na trzy płatności  - każda w kwocie 410 PLN. Program automatycznie uzupełnił kwotę VAT na płatnościach:

• Kwota VAT na płatności pierwszej: 76,67 PLN
• Kwota VAT na płatności drugiej: 76,67 PLN
• Kwota VAT na płatności trzeciej: 76,66 PLN

Użytkownik może zmienić wartość kwoty VAT w przedziale: 0,00 PLN – 76,66 PLN

 

Przykład

Płatność z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność w kwocie 1230 PLN do dokumentu FZ (Netto 1000 PLN, VAT 230 PLN, Brutto 1230 PLN) podzielono na trzy płatności :

• Płatność pierwsza w kwocie 410 PLN została oznaczona jako Podzielona płatność. Program automatycznie uzupełnił kwotę VAT na płatności pierwszej w wysokości 76,67 PLN..
• Płatność druga w kwocie 410 PLN nie została oznaczona jako Podzielona płatność
• Płatność trzecia w kwocie 410 PLN została oznaczona jako Podzielona płatność. Program automatycznie uzupełnił kwotę VAT na płatności trzeciej w wysokości 76,67 PLN.

Użytkownik może zmienić wartość kwoty VAT w przedziale: 0,00 PLN – 153,33 PLN

 

Na listach Preliminarz i Rozliczenia z nabywcami/dostawcami użytkownik ma możliwość filtrowania płatności oznaczonych jako Podzielona płatność oraz wyświetlenia domyślnie ukrytej kolumny prezentującej kwotę VAT dla tych płatności.

W systemie istnieje możliwość zdefiniowania rejestru bankowego służącego do ewidencjonowania operacji dokonywanych na wydzielonym rachunku VAT, powiązanym z rachunkiem bieżącym. W tym celu na karcie rejestru typu Bank należy zaznaczyć parametr Rachunek VAT dla podzielonej płatności.

Uwaga

Parametr Rachunek VAT dla podzielonej płatności widoczny jest wyłącznie wtedy, jeżeli na definicji centrum typu Firma wybrano dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich wartość W księgowości lub W księgowości i w handlu.

Parametr Rachunek VAT dla podzielonej płatności jest aktywny, gdy spełnione są łącznie warunki:

• Waluta rejestru – PLN
• Typ rejestru ustawiony jako Bank
• Rodzaj rejestru ustawiony jako Lokalny

Po zaznaczeniu parametru zablokowana jest możliwość zmiany waluty, typu i rodzaju rejestru. Na liście rejestrów kasowych/bankowych dostępna jest kolumna Rachunek VAT (domyślnie ukryta), informująca o tym, czy na definicji danego rejestru został zaznaczony parametr Rachunek VAT dla podzielonej płatności.

Uwaga

Rejestru z zaznaczonym parametrem Rachunek VAT dla podzielonej płatności nie można wskazać na płatności oraz na nagłówku i elemencie ZPP. Nie można go także przypisać do formy płatności.

Transakcja dotycząca podzielonej płatności składa się z dwóch zapisów:

• operacji głównej na pełną kwotę brutto
• operacji technicznej, która przeksięgowuje kwotę VAT pomiędzy rachunkiem bieżącym, a rachunkiem VAT

W panelu bocznym operacji bankowej dostępny jest parametr Podzielona płatność, który w zależności od rodzaju operacji może przyjąć wartość:

• Nie – oznaczenie zapłaty należności/zobowiązania bez użycia mechanizmu podzielonej płatności
• Zapłata – oznaczenie zapłaty należności/zobowiązania z użyciem mechanizmu podzielonej płatności
• Operacja VAT – oznaczenie operacji przeksięgowującej kwotę VAT na rachunek VAT

Uwaga

Parametr Podzielona płatność jest widoczny wyłącznie na operacjach wprowadzanych do rejestru bankowego w PLN.

 

Na operacji wprowadzonej do rejestru oznaczonego jako Rachunek VAT dla podzielonej płatności zostanie automatycznie zaznaczony parametr Podzielona płatność: Operacja VAT, bez możliwości zmiany oraz ustawiona wartość Nie podlega w kolumnie Rozliczenie, z możliwością zmiany. Na listach Preliminarz płatności oraz Rozliczenia z nabywcami/dostawcami użytkownik ma możliwość filtrowania operacji bankowych dotyczących mechanizmu podzielonej płatności. Służy do tego filtr Podzielona płatność z wartościami:

• <Wszystkie>
• Nie
• Nie + Zapłaty
• Zapłaty
• Operacje VAT
• Zapłaty + Operacje VAT

Możliwe jest także wyświetlenie kolumny Kwota VAT (domyślnie ukryta), prezentującej kwotę VAT dla operacji bankowej oznaczonej jako Podzielona płatność: Operacja VAT.

W systemie istnieje możliwość wyeksportowania zestawień poleceń przelewów zawierających płatności oznaczone jako Podzielona płatność oraz zaimportowania operacji bankowych podlegających mechanizmowi podzielonej płatności – operacji zapłaty oraz operacji przeksięgowujących kwotę VAT.

Eksport zestawień poleceń przelewów

Płatności zaznaczonym parametrem Podzielona płatność mogą być eksportowane za pomocą tego samego formatu, co pozostałe płatności lub za pomocą oddzielnie zdefiniowanego formatu przelewów. Aby prawidłowo obsłużyć kod transakcji podzielonych płatności, należy na definicji formatu przelewów zmodyfikować zmienną, która odpowiada za tę transakcję. W tym celu można wykorzystać pole Stała wartość. Po wybraniu tego pola na definicji formatu należy podnieść je do edycji, a następnie uzupełnić pole Wartość dla podzielonej płatności  zgodnie z wymaganiami danego banku.

Obsługa przelewów bankowych dotyczących mechanizmu podzielonej płatności może odbywać się:

• za pomocą pól dedykowanych dla podzielonej płatności dostępnych na definicji formatu przelewów
• z wykorzystaniem parametru Obsługuj podzielona płatność dostępnego dla wszystkich pól Tytułem na definicji formatu

Obsługa przelewów za pomocą dedykowanych pól

Pola dostępne na definicji formatu, które mogą zostać wykorzystane do obsługi przelewów bankowych podlegających mechanizmowi podzielonej płatności:

• Podzielona płatność - kwota VAT – kwota VAT do wysłania z płatności lub w przypadku przelewów zbiorczych – kwota VAT dla wszystkich płatności na zestawieniu
• Podzielona płatność - NIP – NIP podmiotu przenoszony z płatności z pominięciem myślników oraz prefiksu
• Podzielona płatność - numer dokumentu – numer obcy z płatności lub w przypadku przelewów zbiorczych – zakres dat wpływu w formacie DD.MM-DD.MM.RRRR

Parametr Obsługuj podzieloną płatność

Drugi sposób obsługi przelewów bankowych podlegających mechanizmowi podzielonej płatności polega na wykorzystaniu parametru Obsługuj podzieloną płatność, który jest dostępny na definicji formatu przelewów do eksportu dla pól:

• Tytułem
• Tytułem - numery dokumentów
• Tytułem - numery i kwoty dokumentów
• Tytułem - numery systemowe dokumentów
• Tytułem - numery systemowe i kwoty dokumentów

Po wybraniu odpowiedniego pola na definicji formatu, należy podnieść je do edycji, a następnie zaznaczyć parametr Obsługuj podzieloną płatność. Dla płatności oznaczonych jako podzielona płatność system automatycznie doda przed tytułem przelewów ciąg znaków: /VAT/Kwota VAT/IDC/NIP kontrahenta/INV/Numer dokumentu/TXT/Opis płatności.

Na zestawieniu poleceń przelewów, w zakładkach Elementy i Płatności, oprócz standardowych kolumn dostępne są trzy kolumny: Podzielona płatność, Kwota VAT i Data wpływu. Dwie pierwsze kolumny zawierają informacje, czy dana płatność została oznaczona jako Podzielona płatność oraz o wartości kwoty VAT do wysłania dla danej płatności. Ustawienie kolumny Podzielona płatność jest pobierane zgodnie z ustawieniem parametru Podzielona płatność na płatności. Wartość w kolumnie Kwota VAT na ZPP jest przenoszona z płatności. W przypadku zmiany kwoty przelewu na zestawieniu, kwota VAT jest automatycznie aktualizowana (proporcjonalnie do kwoty przelewu). Kolumna Data wpływu prezentuje datę wpływu z dokumentu źródłowego, a w przypadku jej braku – datę dokumentu z płatności.

Przykład

Utworzono przelew dla płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność do dokumentu FZ (Netto 1000,00 PLN, VAT 230,00 PLN, Brutto 1230,00 PLN). Kwota do wysłania wynosi 1230,00 PLN. Kwotę przelewu zmieniono na 500,00 PLN. Kwota VAT = 500 / 1230 * 230 = 93,50 PLN

 

Zatwierdzenie oraz wyeksportowanie ZPP z płatnościami oznaczonymi jako podzielone jest możliwe tylko wtedy, gdy na płatnościach uzupełnione są pola:

• Kwota VAT
• NIP kontrahenta
• Numer dokumentu

Płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność podlegają oddzielnemu grupowaniu przelewów niż płatności z odznaczonym parametrem. Za grupowanie przelewów dotyczących mechanizmu podzielonej płatności dopowiada parametr Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności. Na zestawienie poleceń przelewów z zaznaczonym parametrem Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności istnieje możliwość dla danego kontrahenta dodania płatności wyłącznie jednego typu – z zaznaczonym lub z odznaczonym parametrem Podzielona płatność. Dodatkowo, na zestawieniu poleceń przelewów z zaznaczonym parametrem Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności mogą zostać dodane wyłącznie podzielone płatności, których data wpływu jest zawarta tym samym miesiącu.

Uwaga

Jeżeli płatność została ujęta na zestawieniu poleceń przelewów to na dokumencie źródłowym płatności nie ma możliwości zmiany daty wpływu.

Import wyciągów bankowych

Podczas importowania wyciągu bankowego użytkownik otrzyma dla każdej transakcji z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność dwa zapisy:

• zapis operacji głównej na pełną kwotę brutto
• zapis operacji podzielona płatność przeksięgowujący kwotę VAT pomiędzy rachunkiem bieżącym, a rachunkiem VAT

W przypadku importowania większości wyciągów bankowych formatem MT940 oraz plików o płaskiej strukturze, w kolumnie Tytułem użytkownik otrzyma tę samą treść zarówno dla operacji głównej, jak również dla przeksięgowania technicznego VAT pomiędzy rachunkami. Po zaimportowaniu wyciągu na operacjach zostaną automatycznie zaznaczone parametry:

• Podzielona płatność: Zapłata – na operacjach głównych
• Podzielona płatność: Operacja VAT – na operacjach przeksięgowania technicznego VAT

Na operacjach rozpoznanych jako Podzielona płatność: Operacja VAT wartość parametru Rozliczenie zostanie automatycznie ustawiona na Nie podlega, z możliwością zmiany przez użytkownika.

 

Kompensata pozwala na zewidencjonowanie wzajemnego potrącenia wierzytelności/wymagalnych należności, czyli powiązania pomiędzy należnościami a zobowiązaniami danego podmiotu lub ich grupy.

Kompensaty mogą być dokonywane poprzez rejestrację dokumentu kompensaty lub za pomocą przycisków [Powiąż] lub [Skompensuj].

Aby użytkownik mógł wykonywać kompensaty we wszystkich dostępnych miejscach w systemie, z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> Inne uprawnienia, należy zaznaczyć parametr Wykonywanie kompensat. Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kompensat uzależniona jest natomiast od zaznaczenia parametrów dostępnych z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupa operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> Obiekty --> obiekt Kompensata. Aby możliwe było kompensowanie wszystkich obiektów (operacji/płatności) użytkownik musi posiadać także uprawnienia do odczytu płatności oraz operacji kasowych/bankowych.

Kompensata za pomocą przycisku [Powiąż]

Kompensaty za pomocą przycisku [Powiąż] można dokonać z poziomu:

• szczegółów operacji kasowej/bankowej
• szczegółów płatności

Mechanizm wykonywania kompensaty jest taki sam zarówno z poziomu szczegółów operacji, jak również płatności. W celu dokonania kompensaty z poziomu szczegółów operacji należy:

• edytować formularz danej operacji
• zaznaczyć parametr Kompensaty dostępny na zakładce Rozliczenia nad listą dokumentów do rozliczenia. Po zaznaczeniu tego parametru na liście Dokumenty do rozliczenia zostaną wyświetlone operacje o przeciwnym typie. Oznacza to, że w przypadku rozliczania operacji przychodowej na liście zostaną wyświetlone dodatkowo wszystkie nierozliczone operacje rozchodowe, a w przypadku rozliczania operacji rozchodowej, lista wyświetli dodatkowo wszystkie nierozliczone operacje przychodowe.
• na liście dokumentów do rozliczenia zaznaczyć operację, z którą ma zostać skompensowany edytowany dokument
• z grupy przycisków Rozliczenia wybrać przycisk [Powiąż]. Taki sam efekt można uzyskać poprzez dwukrotne kliknięcie na daną operację/płatność.

Po dokonaniu kompensaty na liście Dokumenty rozliczone pojawi się dokument rozliczający daną operację. Dodatkowo, jeżeli dokument ten został całkowicie rozliczony, przestanie być on wyświetlany na liście Dokumenty do rozliczenia.

Uwaga

Operacje/płatności o zerowej wartości nie są wyświetlane na liście Dokumenty do rozliczenia.

 

Uwaga

Na liście Dokumenty do rozliczenia znajdują się wyłącznie operacje/płatności związane z podmiotem, którego płatność jest aktualnie kompensowana.

Kompensata za pomocą przycisku [Skompensuj]

Kompensatę za pomocą przycisku [Skompensuj] można dokonać z poziomu:

• preliminarza
• szczegółów operacji kasowej/bankowej
• szczegółów płatności
• listy rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• listy należności/zobowiązań

Mechanizm dokonywania kompensaty jest analogiczny z wszystkich poziomów.

W celu dokonania kompensaty płatności z poziomu preliminarza należy zaznaczyć na liście płatność i wybrać przycisk [Skompensuj]. Zostanie otwarta lista wszystkich nierozliczonych płatności przeciwnego typu powiązanych z tym samym kontrahentem, z której należy wybrać dokument lub dokumenty do kompensaty. Po zaznaczeniu płatności należy wybrać przycisk [Powiąż].

Przykład

Zostały wprowadzone faktury na kontrahenta ABC: FS/2019/001 na kwotę 200,00 PLN oraz FZ/2019/KR/002 na kwotę 320,00 PLN. Na mocy porozumienia z kontrahentem ustalono, że płatności tych faktur zostaną skompensowane. Należy zatem wykonać następujące czynności:

• Na liście preliminarza zaznaczyć fakturę FS/2019/001
• Z grupy przycisków Rozliczenia wybrać przycisk [Skompensuj]
• Na liście nierozliczonych zobowiązań podmiotu wyszukać i zaznaczyć fakturę FZ/2019/KR/002
• Z grupy przycisków Operacje na liście wybrać przycisk [Powiąż]

Po wykonaniu tych czynności:

• Płatność do FS/2019/001 została całkowicie rozliczona
• Płatność do FZ/2015/KR/00025 została rozliczona częściowo:

Kwota rozliczenia to 200,00 PLN Kwota pozostająca do rozliczenia to 120,00 PLN

 

Dokumenty kompensat pozwalają na zaewidencjonowanie wzajemnego potrącenia wierzytelności/wymagalnych należności, czyli dokonanie powiązania pomiędzy należnościami a zobowiązaniami danego podmiotu lub ich grupy. Funkcjonalność rejestrowania dokumentów kompensat jest dostępna wyłącznie w przypadku, gdy na definicji firmy został zaznaczony parametr Rejestracja kompensat. Parametr ten jest:

• włączony na bazach wygenerowanych w języku polskim, z możliwością jego wyłączenia w dowolnym momencie
• wyłączony na bazach wygenerowanych w języku angielskim i niemieckim, z możliwością jego włączenia w dowolnym momencie
• wyłączony na bazach wygenerowanych w języku francuskim i hiszpańskim, bez możliwości jego włączenia

Lista dokumentów kompensat dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Kompensaty]. Dokument kompensaty jest widoczny na liście, jeżeli:

• został wystawiony przez centrum, w ramach którego użytkownik jest aktualnie zalogowany
• został wystawiony przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• został wystawiony przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.

Lista składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Data kompensaty
• Kod podmiotu
• Nazwa podmiotu
• Adres – adres podmiotu wskazanego na kompensacie
• Wartość – kwota kompensaty
• Waluta
• Stan – stan dokumentu kompensaty (Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Zaksięgowany, Anulowany)

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer obcy – numer służący dodatkowej identyfikacji dokumentu
• Skompensuj dokumenty – pozwala filtrować dokumenty kompensat ze względu na wartość parametru Skompensuj dokumenty
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.  

W celu dodania dokumentu kompensaty należy z poziomu Finanse --> Kompensaty wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz kompensaty.

Uwaga

Dodanie dokumentu kompensaty jest możliwe wyłącznie, jeżeli w systemie istnieje forma płatności o nazwie Kompensata.

 

Na formularzu kompensaty znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Skompensuj dokumenty] – wybranie przycisku powoduje utworzenie płatności dokumentu kompensaty oraz powiązanie ich z płatnościami dokumentów wskazanych na elementach kompensaty. Dodatkowo, w panelu bocznym formularza kompensaty automatycznie zaznaczony zostaje parametr Skompensuj dokumenty.
• [Preliminarz] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano kontrahenta Wybranie przycisku powoduje otwarcie listy preliminarza, przefiltrowanej ze względu na danego kontrahenta.
• [Podgląd] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano kontrahenta. Po wybraniu przycisku wyświetlona zostaje karta danego kontrahenta.
• [Historia] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano konkretnego kontrahenta. Wybranie przycisku powoduje otwarcie historii wszystkich transakcji dokonywanych z udziałem danego kontrahenta.

Formularz dokumentu kompensaty składa się z elementów:

Panel boczny

• Stan dokumentu – stan, w jakim jest aktualnie otwarty dokument
• Numer – wprowadzany przez system automatycznie, zgodnie z definicją numeratora
• Wartość – kwota kompensaty
• Należności – suma kwot należności dokumentu
• Zobowiązania – suma kwot zobowiązań dokumentu
• Pozostaje – suma kwot Pozostaje elementów dokumentu
• Numer obcy – numer służący dodatkowej identyfikacji dokumentu
• Podmiot – wskazanie podmiotu z listy: kontrahentów, pracowników, banków lub urzędów. Wypełnienie pola podmiot na formularzu kompensaty jest nieobowiązkowe, jednakże ułatwia rejestrację kompensaty dokonywanej z jednym podmiotem.
• Data wystawienia – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany
• Data kompensaty – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany. Jeżeli dokument nie zawiera elementów, to w przypadku zmiany daty wystawienia program automatycznie zmienia datę kompensaty na taką samą.
• Data potwierdzenia – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany do momentu zaksięgowania dokumentu kompensaty
• Skompensuj dokumenty – parametr decyduje o utworzeniu płatności dokumentu kompensaty oraz powiązaniu ich z płatnościami wskazanymi jako elementy kompensaty. Więcej informacji na temat działania parametru znajduje się w opisie zakładki Płatności.
• Treść – domyślnie pobierana jest treść wiadomości ustawiona na definicji dokumentu kompensaty, z możliwością zmiany. Użytkownik ma możliwość dodania nowej treści wiadomości z poziomu Konfiguracja --> Słowniki uniwersalne --> Ogólne --> Treść wiadomości e-mail.
• Waluty – na dokumencie domyślnie ustawiana jest waluta przypisana do wybranego podmiotu, z możliwością zmiany. W przypadku, gdy waluta przypisana do danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustawiona waluta systemowa. Zmiana waluty jest możliwa wyłącznie, jeżeli dokument kompensaty nie posiada elementów. Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Struktura praw --> edycja danej firmy --> zakładka Dokumenty). W przypadku, gdy użytkownik wybierze opcję Brak kursu to dla utworzonych płatności zostanie pobrany kurs z elementów dokumentu kompensaty.
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu. Zmiana właściciela możliwa jest wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie kompensaty. Dokumenty pochodzące z tej samej firmy, ale z innego centrum, są dostępne do edycji. Dokumenty pochodzące z innych firm są dostępne wyłącznie do podglądu.
• Opis – pole służące dodatkowej identyfikacji dokumentu

Zakładka Elementy

Na zakładce wyświetlane są listy należności oraz zobowiązań dodanych na dokument kompensaty. Listy te składają się z kolumn:

• Lp. – liczba porządkowa elementu
• Dokument – numer systemowy dokumentu
• Numer obcy
• Termin – termin płatności dla płatności lub data dokumentu dla operacji
• Należność/Zobowiązanie – kwota płatności/operacji pozostająca do rozliczenia bez uwzględniania bieżącej kompensaty. Kwoty należności i operacji rozchodowych są wykazywane w kolumnie Należność, natomiast kwoty zobowiązań i operacji przychodowych są wykazywane w kolumnie Zobowiązanie.
• Kompensata – kwota podlegająca skompensowaniu
• Pozostaje – kwota płatności/operacji pozostająca do rozliczenia po uwzględnieniu bieżącej kompensaty. Kwoty należności są wykazywane ze znakiem dodatnim, natomiast kwoty zobowiązań ze znakiem ujemnym.

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kod podmiotu – kod podmiotu wskazanego na płatności lub operacji k/b
• Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu wskazanego na płatności lub operacji k/b

Wybranie przycisku [Dodaj] na liście elementów powoduje wyświetlenie listy preliminarza z opcją zaznaczania wybranych pozycji. Na liście widoczne są wyłącznie nierozliczone płatności dla podmiotu i waluty wskazanych na dokumencie kompensaty. Jeżeli nie został wskazany żaden podmiot, preliminarz zostaje wyświetlony z automatycznie wskazanym parametrem Wszyscy kontrahenci w sekcji filtra dotyczącej podmiotu, co umożliwia dodanie na dokument kompensaty płatności różnych podmiotów.

Uwaga

Nie ma możliwości dodania elementów z poziomu zakładki Kalendarz.

 

Na preliminarzu wyświetlonym podczas dodawania elementów kompensaty dostępny jest parametr Częściowe kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście zostaje wyświetlona dodatkowa kolumna Do kompensaty, prezentująca kwotę podlegającą kompensacie dla danej płatności/operacji. Domyślnie kwota podlegająca kompensacie jest równa kwocie pozostającej do rozliczenia, jednakże użytkownik ma możliwość jej zmiany w zakresie [0; Pozostaje]. W kolumnie Do kompensaty wszystkie kwoty prezentowane są w wartości bezwzględnej. Do podsumowania kolumny dane uwzględniane są natomiast ze znakiem dodatnim lub ujemnym, w zależności od rodzaju płatności/operacji (należność oraz operacja rozchodowa ze znakiem plus, a zobowiązanie i operacja przychodowa ze znakiem minus).

System kontroluje, czy dana płatność nie została już wskazana na tym konkretnym dokumencie oraz wyświetla podsumowanie zaznaczonych rekordów w danej sekcji.

Uwaga

Elementami kompensaty mogą być wyłącznie dokumenty podlegające rozliczeniom, czyli: operacje, płatności dokumentów zatwierdzonych lub płatności dokumentów: faktura VAT, nota memoriałowa, bilans otwarcia.

  Po wyborze elementów z preliminarza płatności pojawia się okno z informacją o elementach, które zostaną bądź nie zostaną dodane na kompensatę:

Przykład

Na dokument kompensaty zostały dodane następujące elementy: Należności:

• FS 1/2017 na kwotę 4 000, pozostaje do rozliczenia: 1 000, termin płatności: 10.12.2017
• FS 2/2017 na kwotę 12 000, pozostaje do rozliczenia: 2 000, termin płatności: 04.04.2017
• FS 3/2017 na kwotę 6 000, pozostaje do rozliczenia: 4 000, termin płatności: 03.09.2017

Zobowiązania:

• FSK 1/2017 na kwotę 40 000, pozostaje do rozliczenia: 20 000, termin płatności: 10.12.2017
• FZ 2/2017 na kwotę 12 000, pozostaje do rozliczenia: 2 000, termin płatności: 04.04.2017

Operacje przychodowe:

• KP 1/2017 na kwotę 4 000, pozostaje do rozliczenia: 4 000, data dokumentu: 12.03.2017

Operacje rozchodowe:

• KW 1/2017 na kwotę 5 000, pozostaje do rozliczenia: 1 000, data dokumentu: 12.03.2017

Sumy kwot pozostających do rozliczenia:

• Należności: 1 000 + 2 000 + 4 000 +1 000 = 8 000
• Zobowiązania: 20 000 + 2 000 + 4 000 = 26 000

Kompensata będzie wykonana na kwotę 8 000. Zawartość dokumentu prezentuje poniższa tabela:

Lp	Dokument	Termin	Należność	Zobowiązanie	Kompensata	Pozostaje
Należności
1	KW1/2017	12.03.2017	1 000,00	0,00	1 000,00	0,00
2	FS 2/2017	04.04.2017	2 000,00	0,00	2 000,00	0,00
3	FS 3/2017	03.09.2017	4 000,00	0,00	4 000,00	0,00
4	FS 1/2017	10.12.2017	1 000,00	0,00	1 000,00	0,00
Zobowiązania
5	KP 1/2017	12.03.2017	0,00	4 000,00	4 000,00	0,00
6	FZ 2/2017	04.04.2017	0,00	2 000,00	2 000,00	0,00
7	FSK1/2017	10.12.2017	0,00	20 000,00	2 000,00	-18 000,00
Suma			8 000,00	26 000,00	8 000,00	-18 000,00
Wartość (kwota kompensaty) : 8 000,00

• Należność na kwotę 8 000 zostanie powiązana z pozycjami 5,6,7.
• Zobowiązanie na kwotę 8 000 zostanie powiązana z pozycjami 1,2,3,4.

 

Przykład

Na dokument kompensaty z włączonym parametrem Skompensuj dokumenty zostały dodane następujące elementy: Należności:

• FS 1/2018 na kwotę 2 000, na preliminarzu w kolumnie Do kompensaty została wskazana kwota 1 000
• FS 2/2018 na kwotę 400, na preliminarzu w kolumnie Do kompensaty została wskazana kwota 100

Zobowiązania :

• FZ 1/2018 na kwotę 3 000, na preliminarzu w kolumnie Do kompensaty została wskazana kwota 2 000

Kompensata zostanie wykonana na kwotę 1 100 Zawartość dokumentu prezentuje poniższa tabela:

	Należność	Zobowiązanie	Kompensata/Wartość	Pozostaje
FS 1/2018	1 000,00	0,00	1 000,00	1 000,00
FS 2/2018	100,00	0,00	100,00	300,00
FZ 1/2018	0,00	2 000,00	1 100,00	-1 900,00
Nagłówek dokumentu KMP	1 100,00	2 000,00	1 100,00	-600,00

• Została utworzona płatność o typie Należność na kwotę 1 100 Płatność została skompensowana z zobowiązaniem z tytułu FZ 1/2018

• Została utworzona płatność o typie Zobowiązanie na kwotę 1 100 Płatność została skompensowana z należnościami z tytułu FS 1/2018 i FS 2/2018

 

Uwaga

Przy usuwaniu elementów kompensaty należy zwrócić uwagę, czy zaznaczone zostały dokumenty na odpowiedniej liście, gdyż po wybraniu przycisku [Usuń] zostaną usunięte wszystkie zaznaczone elementy - zarówno z listy należności jak również zobowiązań. W celu uniknięcia pomyłek, przed zaznaczeniem elementów do usunięcia zalecane jest wybranie przycisku [Odznacz wszystko].

 

Zakładka Płatnik

Wyświetlane są na niej dane podmiotu wskazanego w panelu bocznym dokumentu. System przenosi domyślny adres podmiotu, który jest następnie pobierany na wydruk dokumentu kompensaty. Jeżeli w panelu bocznym dokumentu nie został wskazany żaden podmiot, na wydruku w sekcji z adresem prezentowane są dane wszystkich podmiotów wskazanych na płatnościach.

Zakładka Płatności

Na zakładce wyświetlane są płatności dokumentu kompensaty, powiązane z płatnościami wskazanymi jako elementy. Utworzenie płatności jest zależne od wartości parametru Skompensuj dokumenty:

• Jeżeli parametr jest zaznaczony, to dla elementów kompensaty wyznaczana jest kwota kompensaty, a następnie generowane są płatności kompensaty i rozliczane z płatnościami wskazanymi jako elementy kompensaty. Na listach należności i zobowiązań kompensaty oraz na płatnościach wskazanych jako elementy zostaje zaktualizowana kwota pozostająca do rozliczenia o kwotę kompensaty.
• Jeżeli parametr jest odznaczony, płatności kompensaty nie zostają utworzone, a kwota pozostająca do rozliczenia zostaje zaktualizowana wyłącznie na listach należności i zobowiązań dokumentu kompensaty.

Parametr Skompensuj dokumenty jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik ma możliwość jego odznaczenia do momentu zatwierdzenia dokumentu kompensaty. W przypadku odznaczenia parametru na dokumencie posiadającym elementy, zostanie wyświetlony komunikat informujący o usunięciu płatności dokumentu kompensaty: Status dokumentu zostanie zmieniony a istniejące rozliczenia usunięte. Czy kontynuować? Tak/Nie. Status parametru Skompensuj dokumenty (zaznaczony/odznaczony) jest zapamiętywany dla danej sesji. Utworzenie i rozliczenie płatności kompensaty odbywa się według następujących zasad:

• Na podstawie sumy należności i operacji rozchodowych podlegających kompensacie dla danego podmiotu tworzona jest płatność o typie Zobowiązanie, która zostaje automatycznie skompensowana z tymi należnościami i operacjami.
• Na podstawie sumy zobowiązań i operacji przychodowych podlegających kompensacie dla danego podmiotu tworzona jest płatność o typie Należność, która zostaje automatycznie skompensowana z tymi zobowiązaniami i operacjami.

Użytkownik nie ma możliwości ręcznego rozliczenia płatności dokumentu kompensaty, czy też usunięcia istniejącego powiązania. Ponadto płatności kompensat nie można scalić ani podzielić.

Przykład

Na dokument kompensaty z włączonym parametrem Skompensuj dokumenty zostały dodane następujące elementy: Należności :

• FS 1/2018 na kontrahenta A na kwotę 1 000
• FS 2/2018 na kontrahenta A na kwotę 2 000
• FS 3/2018 na kontrahenta B na kwotę 1 200

Zobowiązania:

• FZ 1/2018 na kontrahenta C na kwotę 4 000
• FZ 2/2018 na kontrahenta C na kwotę 300

Sumy kwot pozostających do rozliczenia:

• Należności: 1 000 + 2 000 + 1 200 = 4 200
• Zobowiązania: 4 000 + 300 = 4 300

Kompensata została wykonana na kwotę 4 200

• Została utworzona płatność o typie Zobowiązanie z kontrahentem A na kwotę 3 000

Płatność została skompensowana z należnościami z tytułu FS 1/2018 i FS 2/2018

• Została utworzona płatność o typie Zobowiązanie z kontrahentem B na kwotę 1 200

Płatność została skompensowana z należnością z tytułu FS 3/2018

• Została utworzona płatność o typie Należność z kontrahentem C na kwotę 4 200

Płatność została skompensowana z zobowiązaniem z tytułu FZ 1/2018 oraz częściowo skompensowana z zobowiązaniem z tytułu FZ 2/2018 na kwotę 200

 

Uwaga

Nie można zatwierdzić dokumentu kompensaty z odznaczonym parametrem Skompensuj dokumenty.

  Dla płatności/operacji będącej elementem dokumentu kompensaty z włączonym parametrem Skompensuj dokumenty zostaje zablokowana możliwość:

• wyboru tej płatności jako element dokumentu ZPP/ZPZ/ZO,
• dokonania rozliczenia lub kompensaty tej płatności/operacji,
• usunięcia rozliczenia lub kompensaty tej płatności/operacji,
• wyboru tej płatności/operacji jako element na kolejnym dokumencie kompensaty.

Użytkownik zostanie poinformowany o włączonej blokadzie komunikatem: Brak możliwości wykonania akcji. Dokument został wybrany na (numer dokumentu kompensaty).

Uwaga

Anulowanie dokumentu kompensaty powoduje usunięcie płatności dokumentu.

 

Zakładka Dokumenty skojarzone

Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu dokumentu kompensaty, jak również dokumentu źródłowego płatności wskazanej na kompensacie.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  

Dokumenty kompensat mogą być generowane bezpośrednio z poziomu preliminarza. W tym celu, należy zaznaczyć na liście płatności/operacje, które mają zostać skompensowane, a następnie wybrać przycisk [Kompensaty] dostępny w sekcji Generowanie. Otwarte zostaje wtedy okno, w którym należy wskazać datę kompensaty (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca) oraz wybrać jedną z opcji:

• Zbiorczy dokument kompensaty – zostanie wygenerowany oraz otworzony zbiorczy dokument kompensaty w stanie Zainicjowany. Dokument może zostać utworzony wyłącznie, jeżeli zaznaczone płatności są wyrażone w tej samej walucie oraz zostały wystawione w firmie, do której jest zalogowany użytkownik. W przypadku, gdy do kompensaty wskazano płatności dotyczące wyłącznie jednego podmiotu, w panelu bocznym wygenerowanego dokumentu zostanie wskazany ten podmiot, a na zakładce Płatnik zostaną uzupełnione jego dane. Jeżeli natomiast zaznaczono płatności kilku różnych podmiotów, dokument kompensaty zostanie utworzony bez wskazania podmiotu.
• Indywidualne dokumenty kompensat dla podmiotu – dla każdego podmiotu oraz waluty płatności zostaną wygenerowane indywidualne, niezatwierdzone dokumenty kompensat. Dokumenty zostaną utworzone wyłącznie dla płatności wystawionych w firmie, do której jest zalogowany użytkownik.

Pola dostępne do edycji na wygenerowanych dokumentach kompensaty (niezależnie od wybranej opcji):

• Numer obcy
• Treść
• Właściciel
• Opis
• Data wystawienia
• Data potwierdzenia
• Parametr Skompensuj dokumenty

         

Podczas rozliczania operacji k/b istnieje możliwość uwzględnienia potrącenia za nierozliczone płatności przeciwnego typu i faktury korygujące. Potrącenie można zarejestrować poprzez bezpośrednie powiązanie dokumentów lub z użyciem dokumentu kompensaty. Operację k/b można powiązać z już istniejącym dokumentem kompensaty lub też z dokumentem wygenerowanym bezpośrednio z poziomu operacji podczas dokonywania rozliczenia. Potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie przez operatorów, którzy należą do grupy posiadającej do tego uprawnienie (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> zakładka Inne uprawnienia, parametr Uwzględnianie potrąceń podczas rozliczeń). Podczas kreacji i konwersji parametr ten jest:

• domyślnie zaznaczony oraz dostępny do edycji w dowolnym momencie dla grupy operatorów, która posiada uprawnienia do wykonywania kompensat (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów --> edycja określonej grupy operatorów --> zakładka Inne uprawnienia, parametr Wykonywanie kompensat)
• domyślnie odznaczony i niedostępny do edycji dla grupy operatorów z brakiem uprawnień do wykonywania kompensat

Rejestrację potrącenia można wykonać po wybraniu przycisku [Rozlicz] lub [Skompensuj] podczas dodawania lub edycji operacji k/b. W celu rejestracji potrącenia za pomocą przycisku [Rozlicz] należy:

• wybrać opcję [Rozlicz] z grupy przycisków Rozliczenia na formularzu operacji k/b, co spowoduje wyświetlenie listy nierozliczonych płatności
• zaznaczyć parametr Pokaż płatności przeciwnego typu, przez co na liście należności zostaną wyświetlone dodatkowo nierozliczone zobowiązania, natomiast na liście zobowiązań - nierozliczone należności
• zaznaczyć na liście te płatności, dla których chcemy zarejestrować potrącenie
• z grupy przycisków Potrącenia wybrać jedną z opcji: [Skompensuj zaznaczone] lub [Generuj kompensatę]

Wybranie opcji Skompensuj zaznaczone powoduje bezpośrednie rozliczenie płatności przeciwnego typu. Działanie to jest analogiczne do opisanego w artykule Rozliczanie płatności za pomocą przycisków: [Powiąż], [Powiąż zaznaczone], [Rozlicz], [Zapłać]. Za pomocą opcji Generuj kompensatę istnieje możliwość rozliczenia płatności przy pomocy automatycznie utworzonego dokumentu kompensaty. Generowanie dokumentu kompensaty jest poprzedzone wyświetleniem okna, w którym użytkownik może wskazać datę kompensaty oraz zdecydować, czy do kompensaty ma zostać uwzględniona bieżąca operacja. Proces generowania kompensaty został szczegółowo opisany w artykule Generowanie dokumentu kompensaty z poziomu preliminarza. Mechanizm rejestracji potrącenia za pomocą opcji [Skompensuj] jest analogiczny.

Uwaga

Płatności przeciwnego typu na liście wyświetlonej za pomocą przycisków [Rozlicz] oraz [Skompensuj] są prezentowane w kolumnach: Kwota, Pozostaje, Rozliczono ze znakiem przeciwnym. W kolumnie Do rozliczenia jest natomiast prezentowana zawsze wartość bezwzględna.

 

Przykład

Z kontrahentem ABC zostały zarejestrowane następujące transakcje:

• FS/1/2018 na kwotę 11 070 (pozostało do rozliczenia 9 000)
• FS/2/2018 na kwotę 123 000
• FZ/1/2018 na kwotę 36 900
• KWFS/1/2018 na kwotę -123
• KWFS/2/2018 na kwotę -492
• KWFZ/1/2018 na kwotę -246

Użytkownik posiadający uprawnienie do uwzględniania potrąceń podczas rozliczeń wprowadził operację o typie wpłata na kontrahenta ABC, a następnie wybrał przycisk [Rozlicz]. Na liście zostały wyświetlone nierozliczone należności:

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	FS/1/2018	11 070,00	2 070,00	9 000,00	9 000,00
2	FS/2/2018	123 000,00	0,00	123 000,00	123 000,00
3	KWFZ/1/2018	246,00	0,00	246,00	246,00

Użytkownik zaznaczył parametr Pokaż płatności przeciwnego typu. Na liście zostały dodatkowo wyświetlone nierozliczone zobowiązania. Dodatkowo, dla FS/2/2018 użytkownik wskazał jako kwotę do rozliczenia 28 000.

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	FS/1/2018	11 070,00	2 070,00	9 000,00	9 000,00
2	FS/2/2018	123 000,00	0,00	28 000,00	123 000,00
3	FZ/1/2018	-36 900,00	0,00	36 900,00	-36 900,00
4	KWFS/1/2018	-123,00	0,00	123,00	-123,00
5	KWFS/2/2018	-492,00	0,00	492,00	-492,00
6	KWFZ/1/2018	246,00	0,00	246,00	246,00

Użytkownik zaznaczył pozycje : 1, 2, 3, 5 oraz wybrał przycisk [Skompensuj zaznaczone]. Zostały wykonane następujące powiązania:

• Rozliczono FS/1/2018 i FZ/1/2018 na kwotę 9 000
• Rozliczono FZ/1/2018 i FS/2/2018 na kwotę 27 900
• Rozliczono KWFS/2/2018 i FS/2/2018 na kwotę 100

Po wykonaniu powiązań lista nierozliczonych należności/zobowiązań została zaktualizowana.

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	FS/2/2018	123 000,00	28 000,00	95 000,00	95 000,00
2	KWFS/1/2018	-123,00	0,00	123,00	-123,00
3	KWFS/2/2018	-492,00	-100,00	392,00	-392,00
4	KWFZ/1/2018	246,00	0,00	246,00	246,00

Użytkownik zaznaczył pozycje 2 i 4, a następnie wybrał przycisk [Generuj kompensatę]. W oknie z parametrami zaakceptował datę oraz odznaczony parametr Uwzględnij bieżącą operację. Wygenerowany został dokument kompensaty z danymi:

• Wartość: 123,00
• Należności: 246,00
• Zobowiązania: 123,00
• Pozostaje: 123,00

Po zapisaniu dokumentu kompensaty lista nierozliczonych należności/zobowiązań została zaktualizowana.

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	FS/2/2018	123 000,00	28 000,00	95 000,00	95 000,00
2	KWFS/2/2018	-492,00	-100,00	392,00	-392,00
3	KWFZ/1/2018	246,00	123,00	123,00	123,00

 

Przykład

Wprowadzono operację przychodową KP/3/2018 na kontrahenta ABC na kwotę 18 000 z datą dokumentu 06.12.2018, data systemowa: 05.12.2018. Po wybraniu przycisku [Skompensuj] zostały wyświetlone nierozliczone operacje rozchodowe.

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	KW/1/2018	20 000,00	0,00	20 000,00	20 000,00

Po zaznaczeniu parametru Pokaż płatności przeciwnego typu na liście zostały dodatkowo wyświetlone nierozliczone operacje przychodowe.

	Numer	Kwota	Rozliczono	Do rozliczenia	Pozostaje
1	KW/1/2018	20 000,00	0,00	20 000,00	20 000,00
2	KP/1/2018	-2 000,00	0,00	2 000,00	-2 000,00
3	KP/2/2018	-3 000,00	0,00	3 000,00	-3 000,00

Zaznaczono operacje 1 i 3 i wybrano przycisk [Generuj kompensatę]. W oknie z parametrami zmieniono datę kompensaty z 06.12.2018 na 02.12.2018 oraz zaznaczono parametr Uwzględnij bieżącą operację. Wygenerowany został dokument kompensaty z danymi:

• Data wystawienia: 05.12.2018
• Data kompensaty: 02.12.2018
• Wartość kompensaty: 20 000
• Należności: 20 000
• Zobowiązania: 21 000
• Pozostaje: -1 000

	Dokument	Należność	Zobowiązanie	Kompensata	Pozostaje
1	KW/1/2018	20 000,00	0,00	20 000,00	0,00
2	KP/2/2018	0,00	3 000,00	3 000,00	0,00
3	KP/3/2018	0,00	18 000,00	17 000,00	-1 000,00

W programie istnieje możliwość kompensowania operacji wyrażonych w różnych walutach, czyli kompensowania operacji w walucie systemowej z operacją w walucie obcej. Podczas kompensowania nie zostaje naliczona różnica kursowa. Kompensowanie operacji w różnych walutach jest dostępne z poziomu:

• formularza operacji kasowych/bankowych (przycisk [Skompensuj] na zakładce Rozliczenia)
• listy rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• listy preliminarza

Przykład

Wprowadzono operację KP na kwotę 1 000,00 EUR po kursie 1 EUR = 4,30 PLN oraz operację KW na kwotę 700,00 PLN. Skompensowano ze sobą operacje, w wyniku czego :

• Operacja KW została w całości rozliczona
• Operacja KP została rozliczona częściowo:
  • Kwota rozliczenia w walucie systemowej: 700, 00 PLN (wartość operacji o niższej kwocie)
  • Kwota rozliczenia w walucie obcej (EUR): 700,00 PLN / 4,30 PLN = 162,79 EUR
  • Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie systemowej: 4 300 PLN – 700 PLN = 3 600 PLN
  • Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie obcej (EUR): 3 600,00 / 4,30 PLN = 837,21 EUR

 

Dokument różnicy kursowej powstaje w wyniku rozliczania dokumentów w walucie obcej o różnych kursach waluty transakcji. Dokument ten jest tworzony także w momencie rozrachowania (z rozliczeniem) dwóch dekretów, które mają różne kursy walut. Cechy charakterystyczne dokumentu różnicy kursowej:

• różnica kursowa tworzona jest automatycznie w chwili powiązania dokumentów wprowadzonych po różnych kursach waluty
• kwota różnicy kursowej jest automatycznie wyliczana przez program i nieedytowalna
• jako data wystawienia różnicy kursowej ustawiana jest domyślnie data późniejszego z rozliczanych dokumentów, z możliwością zmiany
• w momencie usunięcia rozliczenia skojarzonych dokumentów automatycznie usuwany jest dokument różnicy kursowej

Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli:

• wartość przychodu wynikająca z faktury jest niższa niż rzeczywiście otrzymana zapłata od kontrahenta
• wartość poniesionego kosztu jest wyższa niż rzeczywiście dokonana zapłata

Ujemna różnica kursowa powstaje w przypadku, gdy:

• wartość przychodu wynikająca z faktury jest wyższa niż rzeczywiście otrzymana zapłata od kontrahenta
• wartość poniesionego kosztu jest niższa niż rzeczywiście dokonana zapłata

Przykład

Wystawiono fakturę sprzedaży w dniu 15.01.2019 na kwotę 100,00 EUR płatną przelewem. W dniu wystawienia FS obowiązywał kurs 1 EUR = 4 PLN. Powstała płatność o typie należność w kwocie 100 EUR = 400 PLN. W dniu 27.02.2019 otrzymano zapłatę za fakturę w kwocie 100 EUR. W dniu zapłaty obowiązywał kurs 1 EUR= 4,05 PLN. Wprowadzono KP z datą dokumentu 27.02.2019 na kwotę 100 EUR = 405 PLN. Dokonano całkowitego rozliczenia należności i operacji przychodowej. Rozliczona kwota w EUR jest taka sama i wynosi 100 EUR, jednak wartość w PLN dla każdego z dokumentów jest inna. System automatycznie utworzył różnicę kursową w kwocie 5 PLN, o typie Dodatnia i dacie wystawienia 27.02.2019.

 

Przykład

Otrzymano fakturę zakupu na kwotę 200 EUR płatną gotówką. W dniu wpływu FZ obowiązywał kurs 1 EUR = 4,20 PLN. Po wprowadzeniu faktury do systemu powstała płatność o typie zobowiązanie w kwocie 400 EUR = 840 PLN. Zapłacono część kwoty o wartości 100 EUR. W dniu zapłaty obowiązywał kurs 1 EUR = 4,30 PLN. System automatycznie utworzył różnicę kursową w kwocie 10 PLN (100 x 4,30 – 100 x 4,20 = 10), o typie Ujemna.

 

Lista dokumentów różnic kursowych

Lista dokumentów różnic kursowych dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Różnice kursowe].

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski. Lista składa się z kolumn:

• Numer – numer systemowy dokumentu różnicy kursowej, nadawany przez program zgodnie z numeratorem
• Przychód – wartość różnicy kursowej o typie Dodatnia
• Rozchód – wartość różnicy kursowej o typie Ujemna
• Dokument rozliczany – numer systemowy dokumentu rozliczanego
• Dokument rozliczający – numer systemowy dokumentu rozliczającego
• Waluta – waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data wystawienia
• Status – status różnicy kursowej, możliwe wartości: Przychody, Koszty, Kompensaty, Inne
• Typ – typ różnicy kursowej, możliwe wartości: Ujemna, Dodatnia
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Formularz dokumentu różnicy kursowej

W celu edycji lub podejrzenia szczegółów dokumentu różnicy kursowej należy zaznaczyć dany dokument na liście, a następnie wybrać przycisk [Edytuj].

Edycja dokumentu różnicy kursowej możliwa jest wyłącznie dla dokumentów pochodzących z tej samej firmy. Dokumenty pochodzące z innych firm są dostępne tylko do podglądu. Formularz dokumentu różnicy kursowej składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Sekcja Ogólne

• Numer – numer systemowy dokumentu różnicy kursowej, nadawany zgodnie z numeratorem
• Typ różnicy – typ różnicy kursowej: Dodatnia, Ujemna. Jest to pole nieedytowalne.
• Status – status różnicy kursowej:
  • Przychody (typ powiązania: należność i operacja)
  • Koszty (typ powiązania: zobowiązanie i operacja)
  • Kompensaty (typ powiązania: należność i zobowiązanie lub operacja przychodowa i operacja rozchodowa),
  • Inne

Istnieje możliwość zdefiniowania nowego statusu z poziomu Konfiguracja --> Słowniki Uniwersalne --> Ogólne --> Status różnicy kursowej.

• Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, pobierana automatycznie z późniejszego z rozliczonych dokumentów, z możliwością edycji
• Wartość różnicy – wartość powstałej różnicy kursowej
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu. Zmiana właściciela możliwa jest wyłącznie na niezaksięgowanym dokumencie różnicy kursowej.

Sekcja Dokumenty rozliczone

• Kod podmiotu – kod podmiotu wskazanego na płatności/operacji
• Dokument – numer systemowy dokumentu
• Rozliczono – wartość rozliczenia w walucie obcej oraz systemowej
• Kurs – kurs dokumentu źródłowego
• Typ – typ operacji (Przychód/Rozchód) lub płatności (Należność/Zobowiązanie)

Zakładka Opis analityczny, Atrybuty, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  

Sprawozdanie finansowe w Polsce sporządza się, co do zasady, w polskich złotych. Tym samym wszystkie posiadane przez jednostkę aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych (zarówno zagraniczne, jak i krajowe) wymagają przeliczenia na polskie złote. Na dzień bilansowy przeliczenia tego dokonuje się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. W przypadku rozrachunków, na dzień bilansowy przelicza się te, które nie zostały uregulowane. Jeżeli kursy walut z dnia zarachowania aktywów i zobowiązań różnią się od ich kursów średnich obowiązujących na dzień bilansowy, powstaną różnice kursowe dodatnie lub ujemne.

Dodatnie różnice kursowe powstają, gdy:	Ujemne różnice kursowe powstają, gdy:
kurs na dzień powstania (zarachowania) należności jest mniejszy od kursu średniego NBP na dzień bilansowy, kurs na dzień powstania (zarachowania) zobowiązania jest większy od kursu średniego NBP na dzień bilansowy.	kurs na dzień powstania (zarachowania) należności jest większy od kursu średniego NBP na dzień bilansowy, kurs na dzień powstania (zarachowania) zobowiązania jest mniejszy od kursu średniego NBP na dzień bilansowy.

Przepisy bilansowe nie określają terminu ani sposobu przeprowadzenia rozliczenia ustalonych na koniec roku obrotowego różnic kursowych. W praktyce stosuje się trzy metody rozliczania różnic:

• wystornowanie ustalonych na koniec roku obrotowego różnic kursowych pod datą 1 stycznia roku następnego
• wystornowanie ustalonych na koniec roku obrotowego różnic kursowych z chwilą faktycznej regulacji rozrachunków
• ewidencjonowanie tylko zrealizowanych różnic kursowych ustalonych między kursem z wyceny bilansowej, a kursem z dnia zapłaty

Wybrana przez jednostkę metoda powinna zostać zapisana w polityce rachunkowości i być stosowana w sposób ciągły.

W związku z powyższym, użytkownik ma możliwość ewidencji niezrealizowanych różnic kursowych wyliczonych na dzień bilansowy (tzw. statystyczne różnice kursowe) w postaci dekretu dokumentu bilansu otwarcia i dokumentu noty memoriałowej (dokument BO wykorzystywany jest w momencie rozpoczęcia pracy z systemem, natomiast dokument noty memoriałowej w kolejnych okresach obrachunkowych). Wprowadzając różnicę kursową na bilansie otwarcia i na nocie memoriałowej, użytkownik wprowadza na konto walutowe oraz najczęściej na konto przychodów/kosztów finansowych wyłącznie wartość w walucie systemowej (wartość w walucie obcej jest równa 0). Dodatkowo na stan początkowy zapisu w BO może się składać wiele dokumentów, które mogą mieć różne kursy. Użytkownik wie, jaka jest wartość takiego zapisu w walucie obcej oraz w walucie systemowej, jednakże nie jest mu znany średni kurs (wynika on z wielu kursów).

Na dokumentach:

• BO
• Nota memoriałowa
• Polecenie księgowania

dla konta walutowego możliwy jest wybór typu kursu <brak>. Po wyborze typu kursu <brak> zostają ukryte pola odpowiedzialne za wartość kursu. Dzięki temu, użytkownik może wprowadzić dowolną wartość w polu z walutą obcą i systemową. System nie dokonuje wyliczeń wartości w walucie obcej pomnożonej przez kurs w celu uzyskania wartości w walucie systemowej. Możliwe jest również wprowadzenie na konto walutowe wyłącznie wartości w walucie systemowej (wartość w walucie obcej równa 0).

W polskiej wersji bazy danych z poziomu listy Rozrachunki dostępny jest pomocniczy wydruk: Przeszacowanie walut, prezentujący dane historyczne, tj. uwzględniające stan na wskazany przez użytkownika dzień. Wydruk wykonywany jest dla kont rozrachunkowych. Prezentuje wartość nierozrachowanych dekretów wyrażonych w walucie, przeliczonych wg kursu na dzień ujęcia w księgach oraz wartość tych dekretów wg kursu na dzień bilansowy, wraz z wyliczeniem dodatnich bądź ujemnych różnic kursowych. Samo ujęcie różnic kursowych w księgach powinno zostać wykonane ręcznie przez użytkownika.

Uwaga

Aby wydruk prezentował prawidłowe dane, konieczne jest zaksięgowanie wszystkich różnic kursowych będących wynikiem rozrachunków dekretów wprowadzonych na analizowane konto.

  W celu poprawnego wykonania wydruku Przeszacowanie walut należy odpowiednio uzupełnić poniższe parametry:

• Waluta – wybór z listy waluty innej niż waluta systemowa
• Wartość w walucie obcej – przelicznik kursu w walucie obcej
• Wartość kursu w walucie systemowej – przelicznik kursu w walucie systemowej
• Stan na dzień – data, na którą wykonywany jest wydruk
• Pokazuj dekrety – po wybraniu opcji Tak na wydruku będą prezentowane poszczególne dekrety danego konta wraz ze szczegółowymi wyliczeniami. Po wybraniu opcji Nie prezentowane będzie wyłącznie zbiorcze saldo dla danego konta.
• Drukować numer systemowy – po wybraniu opcji Tak na wydruku będzie prezentowany, oprócz numeru w dzienniku oraz numeru dokumentu z dekretu, także numer systemowy dokumentu źródłowego. Po wybraniu opcji Nie numer systemowy dokumentu źródłowego nie będzie prezentowany.
• Konto od/Konto do – parametry dotyczące wskazania kont, dla których ma zostać wykonany wydruk. Konta o innej walucie niż wskazana w parametrze Waluta nie zostaną wykazane na wydruku. Jeżeli użytkownik nie uzupełni tych parametrów, na wydruku zostaną uwzględnione wszystkie konta powiązane z walutą wskazaną w parametrze.

Przykład

Dekret z dnia 14.08.2019 na koncie 201-COMARCH-EUR dotyczący FS na kwotę 1000 EUR został rozrachowany z dekretem z dnia 30.09.2019 na koncie 201-COMARCH-EUR dotyczącym KP na kwotę 600 EUR. Różnica kursowa wynikająca z rozrachunku dekretów po różnych kursach została zaksięgowana pod datą wystawienia tj. 30.09.2019. Data systemowa - 31.12.2019 Wydruk przeszacowania - Stan na dzień: 31.08.2019 Dekret dotyczący dokumentu FS zostanie uwzględniony na wydruku jako nierozrachowany. Wydruk przeszacowania - Stan na dzień: 30.09.2019 Dekret dotyczący FS zostanie uwzględniony na wydruku jako częściowo rozrachowany. Jako kwota do przeszacowania będzie wykazywana kwota pozostająca do rozrachunku, czyli 400 EUR. Dnia 22.10.2019 została dokonana całkowita zapłata za dokument FS, w wyniku czego dekret dotyczący FS został całkowicie rozrachowany. Różnice kursowe zostały zaksięgowane pod datą wystawienia. Wydruk przeszacowania - Stan na dzień: 31.10.2019 Dekret dotyczący FS nie zostanie uwzględniony na wydruku.

 

Skonto to procentowe zmniejszenie sumy należności udzielane nabywcy przez dostawcę, jeżeli nabywca ureguluje zapłatę należności przed umówionym terminem.

Lista typów skont

Lista typów skont dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja → Finanse → Typy skont. Składa się ona z elementów: Okno Typy skont

• Nazwa
• Aktywny – parametr warunkujący możliwość użycia skonta w systemie

Okno Pozycje – prezentuje informacje o zaznaczonym skoncie

• [%] – procent udzielanego upustu
• Liczba dni – termin obowiązywania skonta, liczony od daty wystawienia dokumentu

Definiowanie typu skonta

W celu zdefiniowania typu skonta należy z grupy przycisków Typ skonta wybrać przycisk [Dodaj], a następnie wprowadzić unikalną nazwę skonta. Parametr Aktywny jest domyślnie zaznaczony, z możliwością zmiany w dowolnym momencie. W celu zdefiniowania pozycji typu skonta należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Skonto, a następnie określić procent udzielanego rabatu i liczbę dni jego obowiązywania. W systemie istnieje możliwość dodania więcej niż jednego typu skonta o takich samych pozycjach.

Uwaga

Typu skonta, który został już użyty w systemie, nie można usunąć.

Uwaga

Modyfikacja typu skonta nie spowoduje zmian wartości skonta na płatnościach, na których zostało już ono użyte.

Przypisanie skonta do płatności dokumentu

Sposoby przypisywania skonta do płatności dokumentu: wybór zdefiniowanego w konfiguracji typu skonta w kolumnie Skonto na zakładce Kwoty dokumentu dodanie nowego typu skonta na zakładce Skonto na płatności dokumentu

Wybór typu skonta na zakładce Kwoty dokumentu

W celu przypisania skonta do płatności należy z poziomu szczegółów dokumentu przejść na zakładkę Kwoty, a następnie w kolumnie Skonto wybrać odpowiedni typ skonta.

Dodanie skonta z poziomu zakładki Skonto na płatności dokumentu

W celu dodania skonta należy z poziomu płatności dokumentu przejść na zakładkę Skonto, a następnie z grupy przycisków Skonto wybrać przycisk [Dodaj]. Dla pozycji należy uzupełnić pola:

• Skonto [%] – wartość procentowa skonta (należy wpisać liczbę z zakresu 0-100)
• Ilość dni – liczba dni, w przeciągu których musi zostać uregulowana płatność, aby zostało udzielone skonto. Ilość dni liczona jest od daty wystawienia dokumentu. Po wskazaniu daty ważności skonta ilość dni jest uzupełniana automatycznie.
• Data ważności skonta – data, do której musi nastąpić uregulowanie płatności, aby zostało udzielone skonto. Data ważności skonta nie może być późniejsza niż termin płatności. Po określeniu ilości dni data ważności skonta jest uzupełniana automatycznie.
• Podstawa skonta – kwota płatności, którą stanowi wartość elementów dokumentu oznaczonych jako podlegające skontu. Szczegółowy opis uwzględniania/nieuwzględniania artykułu w skoncie znajduje się w artykule Wyłączenie artykułu od naliczania skonta
• Wartość niepodlegająca skontu – różnica pomiędzy całkowitą kwotą płatności a podstawą skonta
• Wartość skonta – wartość udzielanego skonta. Jest to iloczyn wartości procentowej skonta i wartości płatności
• Kwota do uregulowania – kwota, która pozostaje po skorygowaniu wartości płatności o wartość skonta
• Waluta – symbol waluty operacji skonta

Uwaga

Skonto może zostać udzielone wyłącznie dla płatności nierozliczonych i podlegających rozliczeniu, które nie zostały ujęte na zestawieniu poleceń przelewów.

Uwaga

Na płatność faktury wygenerowanej z zamówienia przenoszone są warunki skonta zdefiniowanego na zamówieniu.

W systemie istnieje możliwość wskazania, do którego rejestru kasowego/bankowego ma trafiać operacja skonta. Rejestr ten należy wybrać z listy rozwijanej rejestrów na definicji dokumentu Skonto w danym centrum. Na liście możliwe do wyboru są wszystkie rejestry dostępne w danym centrum struktury oraz opcja <Brak>. Po rozliczeniu płatności z przypisanym skontem, operacja typu skonto będzie tworzona we wskazanym rejestrze - w raporcie ustalonym na podstawie daty dokumentu operacji rozliczającej.

Uwaga

Jeżeli zostanie wybrana opcja <Brak> i parametr Wg zapłaty będzie odznaczony, to przy próbie rozliczenia płatności, dla której powinna zostać wygenerowana operacja skonta, system wyświetli komunikat: Nie zdefiniowano rejestru dla skonta. Należy określić go w definicji dokumentu. Rozliczenie płatności nie będzie możliwe do czasu wskazania rejestru.

Dodatkowo, obok rejestru kasowego/bankowego, dostępny jest parametr Wg zapłaty. Jego zaznaczenie spowoduje, iż operacja typu Skonto będzie tworzona w tym samym rejestrze co operacja zapłaty za daną płatność.

Uwaga

Zmiana rejestru kasowo/bankowego możliwa jest w dowolnym momencie.

Udzielone skonto zostaje w systemie udokumentowane, jako operacja skonto. Formularz tej operacji jest identyczny jak operacji kasowej/bankowej. Operacja skonto jest możliwa tylko do odczytu, użytkownik nie ma możliwości wprowadzania na niej zmian.

Cechy operacji skonto:

• Nie podlega rozliczeniu (wersja polska) lub jest rozliczana (pozostałe wersje)
• Jest powiązana z płatnością
• Nie może istnieć samoistnie, tzn. bez powiązania z żadną płatnością
• Powstaje w wyniku rozliczania płatności (nie można jej dodać ręcznie)
• Nie można jej usunąć (usunięcie następuje w momencie usunięcia rozliczenia płatności)
• Podlega księgowaniu

Przykład

W dniu 13.11.2017 została wystawiona (zatwierdzona) FS na wartość = 350,00 PLN. Jej płatność została podzielona na 2 różne, o wartościach: 100,00 PLN i 250,00 PLN. Każda z tych płatności rozliczana jest oddzielnie. W poniższym przykładzie jako pierwsza rozliczana jest płatność w wysokości 100,00 PLN, do której zostało przypisane skonto.

• Wartość płatności = 100,00 PLN z datą wystawienia 13.11.2017
• Skonto: 10%, 15 dni
• Opóźnienie płatności: 30 dni
• Planowany termin płatności: 13.12.2017
• Data ważności skonta: 28.11.2017
• Operacja = 100,00 PLN z datą do 28.11.2017 (warunek skonta spełniony)

Przed rozliczeniem: Płatność: 

• Wartość = 100,00 PLN
• Rozliczono = 0,00 PLN
• Udzielone skonto = 0,00 PLN
• Do rozliczenia = 100,00 PLN

Operacja:

• Wartość = 100,00 PLN
• Rozliczono = 0,00 PLN
• Do rozliczenia = 100,00 PLN

Rozliczenie operacji: Płatność:

• Wartość = 100,00 PLN
• Rozliczono = 100,00 PLN
• Udzielone skonto = 10,00 PLN (100,00 PLN * 10%)
• Do rozliczenia = 0,00 PLN

Operacja:

• Wartość = 100,00 PLN
• Rozliczono = 90,00 PLN (100,00 PLN – skonto 10,00 PLN)
• Do rozliczenia = 10,00 PLN
• Powstała operacja skonto na wartość = 10

W systemie istnieje możliwość udzielenie skonta także na dokumentach wyrażonych w walutach obcych. Mechanizm ten jest analogiczny jak w przypadku dokumentów w walucie PLN. Poniższy przykład prezentuje udzielnie operacji skonta na fakturze zakupu w walucie EUR.

Przykład

• Dodano Skonto 3 o warunkach: 30%, 2 dni
• Na karcie kontrahenta określono termin płatności jako 30 dni oraz przypisano Skonto 3
• Na FZ dodano artykuł : Towar 3 - podlegający operacji skonto. Kwota FZ wynosi 100,00 EUR, kurs 1:4.
• Na płatności FZ na zakładce Skonto system prezentuje wartości na fakturze jakie zostaną wyliczone jeśli warunki skonta zostaną spełnione:

• Termin płatności dla FZ: 27.06.2019, płatność uregulowano w dniu: 28.05.2019 – warunki skonta zostały spełnione. Płatność rozliczono operacją KW po kursie 1:4,5.
• W ramach zapłaty za FZ, system automatycznie wygenerował dokumenty:
  • KWFZ o wartości 30,00 EUR
  • SK o wartości 30,00 EUR w ramach naliczonego rabatu

• W ramach rozliczenia FZ z KW po różnych kursach, system utworzył automatycznie dokument różnicy kursowej o wartości: 35,00 PLN.

W ramach powstania operacji skonto następuje powiązanie pomiędzy dokumentami związanymi z tą operacją. Dlatego też, w systemie może wystąpić blokada, która nie pozwoli na usunięcie rozliczenia. Jeśli korekta powstała w ramach naliczenia skonta została zaksięgowana, nie ma możliwości usunięcia rozliczenia. Podczas takiej próby system wyświetli komunikat: „Błąd: Nie można usunąć rozliczenia, ponieważ istnieje do niego rozrachunek”. W takim przypadku w pierwszej kolejności należy odksięgować korektę, a w następnym kroku usunąć rozliczenie dokumentów. Natomiast, jeśli pozostałe dokumenty biorące udział w naliczeniu skonta zostaną zaksięgowane, nie blokuje to możliwości usunięcia tego rozliczenia.

 

W celu naliczenia skonta z pominięciem wartości pozycji określonych artykułów należy odznaczyć parametr Uwzględnij w skoncie na kartach tych artykułów.

Uwaga

Parametr Uwzględnij w skoncie jest odznaczony oraz nieaktywny, jeżeli artykuł jest powiązany z bonem (parametr bon zaznaczony).

Przykład

W systemie zdefiniowane są:

• Skonto1 o warunkach: 10%, 15 dni
• Towar_1 z zaznaczonym parametrem Uwzględnij w skoncie
• Towar_2 z odznaczonym parametrem Uwzględnij w skoncie
• Kontrahent_1, dla którego ustalono termin płatności 30 dni

Wprowadzono fakturę sprzedaży z dwoma pozycjami: Towar_1 – podlega naliczaniu skonta, 10 szt., cena: 1,00 PLN/szt. Towar_2 – nie podlega naliczaniu skonta, 20 szt., cena: 2,00 PLN/szt. Do płatności faktury sprzedaży przypisano Skonto1. W efekcie, na zakładce Skonto prezentowane są wartości: Skonto [%]: 10,0000 Ilość dni: 15 Data ważności skonta: 12.06.2019 – data wystawienia faktury powiększona o ilość dni określonych w warunkach skonta (11+15) Podstawa skonta: 12,30 PLN – wartość pozycji FS na Towar_1 (kwota netto + VAT) Wartość niepodlegająca skontu: 49,20 PLN – wartość pozycji FS na Towar_2 (kwota netto + VAT) Wartość skonta: 1,23 PLN (10% z kwoty 12,30 PLN) Kwota do uregulowania: 60,27 PLN – wartość całej płatności pomniejszona o wartość skonta Waluta: PLN Jeżeli płatność za fakturę nastąpi do dnia 12.06.2019, to skonto zostanie udzielone.

W systemie możliwe są dwa warianty rozliczania płatności, dla której zostało zdefiniowane skonto i zostały spełnione jego warunki. To, z jakim dokumentem zostanie rozliczona płatność, uzależnione jest od wartości parametru Rozliczenie na definicji dokumentu skonta.

Uwaga

Na polskiej, francuskiej i hiszpańskiej wersji językowej bazy parametr Rozliczenie przyjmuje domyślnie wartość nie podlega, z możliwością zmiany. Na niemieckiej i angielskiej wersji językowej bazy parametr Rozliczenie przyjmuje domyślnie wartość podlega, z możliwością zmiany.

Jeżeli parametr Rozliczenie przyjmuje wartość:

• Nie podlega – płatność, dla której zostało zdefiniowane skonto jest rozliczana z płatnością faktury korygującej
• Podlega – płatność, dla której zostało zdefiniowane skonto jest rozliczana z operacją skonta

Uwaga

Płatności z przypisanym skontem nie można rozliczyć z operacją w innej walucie.

Przykład

Na definicji dokumentu Skonto dla parametru Rozliczenie wybrana jest wartość nie podlega. Jeżeli operacja skonta zostanie utworzona podczas rozliczania: faktury sprzedaży to: zostanie wygenerowana faktura korygująca KWFS do dokumentu FS zostanie wygenerowany dokument KFSV w rejestrze VAT do faktury korygującej KWFS płatność do FS zostanie rozliczona z płatnością do KWFS operacja skonta zostanie oznaczona jako niepodlegająca rozliczeniu faktury sprzedaży VAT to: zostanie wygenerowana faktura korygująca KFSV do dokumentu FSV płatność do FSV zostanie rozliczona z płatnością do KFSV operacja skonta zostanie oznaczona jako niepodlegająca rozliczeniu

Przykład

Na definicji dokumentu Skonto ustawiono parametr Rozliczenie na Podlega. Jeżeli operacja skonta zostanie utworzona podczas rozliczania: faktury zakupu to: zostanie wygenerowana faktura korygująca KWFZ do dokumentu FZ zostanie wygenerowany dokument KFZV w rejestrze VAT do faktury korygującej KWFZ płatność do FZ zostanie rozliczona z operacją skonta płatność do KWFZ zostanie oznaczona jako niepodlegająca rozliczeniu faktury zakupu VAT to: zostanie wygenerowana faktura korygująca KFZV do dokumentu FZV płatność do FZV zostanie rozliczona z operacją skonta płatność do KFZV zostanie oznaczona jako niepodlegająca rozliczeniu

Przykład

Uwaga

Jeżeli korekta powstała w ramach naliczenia skonta jest zaksięgowana, nie ma możliwości usunięcia rozliczenia.

Zdefiniowany w konfiguracji typ skonta można przypisać do konkretnego kontrahenta. W tym celu należy na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe, w polu Skonto wybrać odpowiedni typ skonta.

Jeżeli kontrahent z przypisanym skontem zostanie wybrany na dokumencie, to do płatności tego dokumentu zostanie domyślnie przypisany ten sam typ skonta.

W każdej firmie istotna jest bieżąca analiza należności oraz prowadzenie działań związanych z monitoringiem i windykowaniem należności przeterminowanych. Należności przeterminowane to nieuregulowane (nierozliczone) należności, których termin płatności już upłynął.

Działania te, obejmują m.in. wysyłanie do klientów monitów przypominających o nieuregulowanych płatnościach, jak również wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych.

Dokumenty windykacyjne można wystawić tylko dla dokumentów zatwierdzonych. Wyjątkiem jest dokument bilansu otwarcia.

W przypadku braku wpłaty należności w terminie, naliczana jest dodatkowa opłata za każdy dzień zwłoki, tzw. odsetki za zwłokę. Wysokość tej opłaty, wynika ze stopy procentowej wskazanej w regulacjach ustawowych lub umowach handlowych. Wysokość opłaty może być zmienna w czasie, zatem na danej stawce wskazuje się jej datę obowiązywania. Zdefiniowane stopy procentowe odsetek są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów. Kwota zaległości jest wyliczana w oparciu o wartość płatności danego dokumentu. Odsetki ustalane są z poziomu menu: Konfiguracja --> Finanse --> Odsetki.

Po wyborze odsetek z poziomu konfiguracji wyświetlane jest okno o nazwie Odsetki, o następującym układzie:

Użytkownik ma możliwość wprowadzania własnych progów odsetkowych:

• Wartość [%] – wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek
• Rodzaj – wskazanie rodzaju stawki, możliwy jest wybór wartości wprowadzonej w obrębie słowników uniwersalnych

W systemie kontrolowana jest unikalność wartości w przypadku tej samej daty i typu.

Rodzaje stawek

Rodzaje stawek odsetek dostępne są z poziomu Konfiguracja --> Ogólne --> Słowniki uniwersalne. Użytkownik może dodać te wartości na standardowych zasadach.

Odsetki na karcie kontrahenta

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia obowiązujących odsetek na karcie kontrahenta, na zakładce Księgowe.

Na karcie kontrahenta w sekcji Odsetki znajdują się dwa pola: Odsetki oraz Rodzaj. W polu Odsetki dostępne są do wyboru odsetki ustawowe oraz umowne. W przypadku wyboru odsetek ustawowych, pole wypełniane jest wartością domyślną słownika uniwersalnego – Rodzaj stawek odsetek. Pole Rodzaj dostępne jest wyłącznie w przypadku odsetek ustawowych. Po wybraniu odsetek umownych użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości.

Podczas wprowadzania umownych odsetek na karcie kontrahenta, dostępne są następujące kolumny w tabeli:

• Wartość – należy wpisać wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek

Uwaga

System kontroluje unikalność wartości w przypadku wprowadzenia tej samej daty.

Treść oraz temat wiadomości email wysłanej w dokumentach windykacji

Użytkownik ma możliwość ustawienia treści oraz tematu maila, jaki będzie dołączony do wydruku poszczególnych dokumentów. Może to zrobić z menu Konfiguracja --> Ogólne --> Słowniki uniwersalne, w gałęzi Ogólne --> Treść wiadomości email/Temat wiadomości email. Treść wiadomości email jest dostępna na dokumencie windykacyjnym oraz podlega edycji.

Monit jest przypomnieniem płatnikowi o nieuregulowanych w terminie należnościach. Definicja dokumentu monitu dostępna jest z menu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Monit.

Na typie dokumentu monit, użytkownik ma możliwość ustawienia:

• Typu kursu – w przypadku monitów walutowych
• Typu daty - w przypadku monitów walutowych (wyłącznie data wystawienia), z jaką będzie pobierany kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku monitów walutowych
• Ilości dni po terminie – liczba dni, po których nastąpi wysłanie monitu
• Treści wiadomości - treść jaka zostanie dołączona do wydruku monitu

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (-99:99). Wprowadzenie wartości ujemnej daje możliwość prowadzenia działań windykacyjnych/monitorujących jeszcze przed nadejściem terminu płatności.

Lista monitów

Aby otworzyć listę monitów, należy wybrać z menu Finanse, sekcja Windykacja --> Monity. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zatwierdzeniu pierwszego monitu w systemie
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan

Lista monitów posiada filtr ogólny umożliwiający filtrowanie po:

• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz monitu

Zakładka Ogólne Na monicie dostępne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnego monitu, zgodny z numeratorem
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu monit. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Monit.
• Zwłoka –Wartość określana z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokument → Monit → Ogólne → sekcja Ilość dni po terminie. Przykładowo liczba dni: 14 oznacza, że na dokument mogą zostać dodane płatności, których termin zapłaty minął, co najmniej 14 dni temu.
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zaległość – suma kwot Pozostaje z listy należności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnej wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu monitu
• Razem – suma wartości Zaległość i Koszty

Przy zapisie lub zatwierdzaniu dokumentu, na wskazanych na monicie płatnościach pole Spodziewany termin jest ustawiane na podstawie terminu płatności wskazanego w nagłówku monitu.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności Jest to lista zaległości wskazana na danym monicie, składająca się z kolumn:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy – numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą wystawienia monitu
• Należność – kwota należności
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia

Wybranie [Dodaj] nad listą należności powoduje wywołanie listy z należnościami. Na liście widoczne są tylko nierozliczone płatności, należące do kontrahenta wskazanego w nagłówku monitu.

Zakładka Nabywca

Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacjach kasowych/bankowych.

Zakładka Płatności

Na tej zakładce pojawia się płatność o typie należność, na kwotę kosztów monitu. Waluta oraz kurs są zgodne z wartościami na dokumencie.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu monitu jak i dokumentu źródłowego płatności.  

Wezwanie do zapłaty jest kolejnym przypomnieniem płatnikowi o nieuregulowanych w terminie należnościach, które może zawierać również odsetki naliczone ze względu na brak wpłaty w terminie.

Wezwanie do zapłaty może opcjonalnie zawierać również odsetki związane z nieterminową częściową wpłatą nieuregulowanych należności.

Definicja dokumentu wezwania do zapłaty dostępna jest z poziomu menu: Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Wezwanie do zapłaty.

Na typie dokumentu wezwanie do zapłaty, użytkownik może określić:

• Typ kursu - w przypadku wezwań walutowych
• Typ daty - w przypadku wezwań walutowych, wyłącznie data wystawienia, z jaką pobrany zostanie kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku wezwań walutowych
• Ilość dni po terminie - liczba dni, po których nastąpi wysłanie wezwania
• Treści wiadomości – treść, jaka zostanie dołączana do wydruku wezwania do zapłaty

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (0:99).

Grupa parametrów Odsetki:

• Naliczaj do – możliwe terminy to:
  • Termin płatności - liczy odsetki za ilość dni od terminu płatności faktury do daty wystawienia wezwania
  • Termin wezwania - liczy odsetki za ilość dni od terminu płatności faktury do terminu płatności wezwania. Parametr ten został dodany na prośbę rynku niemieckiego, w Polsce raczej nie jest używany.
• Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę
• Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty

Przykład

Zasady naliczania odsetek i prezentacji danych przedstawiono w poniższej tabeli:

LP	Ustawienia parametrów	Działanie
1.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów
2.	Naliczaj do: termin wezwania Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów
3.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: tak	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem uwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów i odsetek
4.	Naliczaj do: termin wezwania Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: tak	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem uwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów i odsetek
5.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: tak Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są odsetki za zwłokę oraz za nieterminową wpłatę w stosunku do każdej z płatności i rozliczonej z nią zapłaty W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności i zapłaty wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów Na liście płatności wezwania wyświetlana jest dodatkowa kolumna Data zapłaty, a w niej data operacji k/b rozliczającej daną płatność

Przykład

Wystawiono fakturę FS 1/2017 z terminem płatności 10.05.2017 na kwotę 10 000,00 PLN Obowiązujące odsetki: 10%. W dniu 20.05.2017 zarejestrowano wpłatę 2 000,00 PLN (rozliczoną z płatnością faktury). Na dzień wystawienia wezwania do zapłaty: 10.06.2017 płatność pozostaje nierozliczona. W definicji wezwania wskazano: naliczanie do terminu płatności i uwzględnianie odsetek za nieterminową wpłatę. Wartości: Wartość należności: 10 000,00 PLN Wartość wpłaty po terminie 2000,00 PLN. Ilość dni po terminie dla wpłaty: 10. Odsetki od nieterminowej wpłaty = 2 000,00 PLN * 10 * 0,1 / 365 = 5,48 PLN Wartość zaległości: 8 000,00 PLN. Ilość dni jaka minęła od terminu płatności (od 10.05 do 10.06): 32 dni. Odsetki za zwłokę = 8 000,00 PLN * 32 * 0,1 / 365 = 70,14 PLN Należności na wezwaniu prezentowane będą następująco:

Dokument	Termin	Data zapłaty *	Dni zwłoki	Należność	Pozostaje	Stopa [%]	Odsetki
FS 1/2017	10.05.2017	20.05.2017	10	2 000	-	10	5,48
FS 1/2017	10.05.2017	-	32	10 000	8 000	10	70,14

* Data zapłaty prezentowana będzie wyłącznie gdy na dokumencie naliczano odsetki od nieterminowej wpłaty

Lista wezwań do zapłaty Lista wezwań do zapłaty dostępna jest w Comarch ERP Altum z poziomu: Finanse --> Wezwania. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zatwierdzeniu pierwszego wezwania do zapłaty w systemie.
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Odsetki
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan
• Lista wezwań do zapłaty posiada filtr ogólny pozwalający filtrować po:
• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz wezwania do zapłaty

Dokument wezwania do zapłaty dostępny jest z menu Finanse --> Wezwanie do zapłaty.

Zakładka Ogólne Na formularzu dokumentu wezwanie do zapłaty dostępne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnego wezwanie do zapłaty, zgodny z numeratorem
• Data wystawienia – data systemowa, niedostępna do modyfikacji. W oparciu o tę datę naliczane są odsetki.
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu wezwanie do zapłaty. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Wezwanie do zapłaty.
• Zwłoka – Wartość określana z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty → Wezwanie do zapłaty → Ogólne → sekcja Ilość dni po terminie. Przykładowo liczba dni: 14 oznacza, że na dokument mogą zostać dodane płatności, których termin zapłaty minął co najmniej 14 dni temu.
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zaległość – suma kwot Pozostaje z listy należności
• Odsetki – suma wartości odsetek naliczonych dla płatności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu wezwania do zapłaty
• Razem – suma wartości Zaległość i Koszty

Powyższe pola są dostępne do zmiany wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności Jest to lista zaległości wskazana na danym wezwaniu do zapłaty, składająca się kolumn:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy - numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności dokumentu
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą wystawienia wezwania
• Należność – kwota należności
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Stopa [%] – stopa odsetek obowiązująca do naliczenia
• Odsetki – kwota odsetek naliczona dla należności

Wybranie przycisku [Dodaj] nad listą należności, powoduje wywołanie listy należności. Na liście widoczne są tylko nierozliczone płatności na kontrahenta wskazanego na nagłówku wezwania do zapłaty.

Zakładka Nabywca Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacji kasowej/bankowej. Zakładka Płatności Na tej zakładce pojawia się płatność o typie należność, na kwotę kosztów wezwania do zapłaty. Waluta oraz kurs są zgodne z wartościami na dokumencie. Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu wezwania do zapłaty, jak i dokumentu źródłowego płatności.  

Nota odsetkowa jest dokumentem, na którym zostają naliczone odsetki związane z nieterminową zapłatą za należności. Definicja dokumentu noty odsetkowej dostępna jest z menu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Nota odsetkowa.

Na typie dokumentu nota odsetkowa, użytkownik może określić:

• Typ kursu - w przypadku walutowych not odsetkowych
• Typ daty - w przypadku walutowych not odsetkowych, wyłącznie data wystawienia, z jaką pobrany zostanie kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku walutowych not odsetkowych
• Ilość dni po terminie - liczba dni, po których nastąpi wysłanie noty
• Treści wiadomości – treść, jaka zostanie dołączana do wydruku noty odsetkowej

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (1:99).

Lista not odsetkowych

Aby otworzyć listę not odsetkowych, należy wybrać z menu o Finanse --> Noty. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zaksięgowaniu pierwszej noty odsetkowej wprowadzonej do systemu
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Odsetki
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan

Lista not odsetkowych posiada filtr ogólny, pozwalający filtrować po:

• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz noty odsetkowej

Zakładka Ogólne Na nocie odsetkowej widoczne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnej noty odsetkowej, zgodny z numeratorem
• Data wystawienia – data systemowa
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu noty. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Nota odsetkowa.
• Zaległość – suma kwot należność z listy należności
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zwłoka – Wartość określana z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy Firma Dokumenty --> Nota odsetkowa --> Ogólne --> sekcja Ilość dni po terminie.
• Odsetki – suma wartości odsetek naliczonych dla płatności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnej wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu noty
• Razem – suma wartości Odsetki i Koszty

Powyższe pola są dostępne do edycji wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie. Przy zapisie lub zatwierdzaniu dokumentu, na wskazanych na nocie odsetkowej płatnościach pola Ilość dni zwłoki i Spodziewany termin są ustawiane na podstawie terminu płatności wskazanego w nagłówku noty odsetkowej.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności

Na liście należności rozliczonych po terminie wyświetlane są informacje o wpłatach po terminie kontrahenta wskazanego na nocie, jako płatnik, ograniczone do waluty wskazanej w nagłówku noty oraz dla których liczba dni zwłoki jest większa lub równa wartości wskazanej na dokumencie.

Na liście tej widoczne są następujące kolumny:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy - numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności
• Data zapłaty – data zapłaty. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest data ostatniej (najnowszej) zapłaty.
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą zapłaty. W przypadku kilku zapłat prezentowane są dni zwłoki w stosunku do ostatniej zapłaty.
• Należność – kwota wpłaty po terminie. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest suma poszczególnych wpłat.
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Stopa [%] - stopa odsetek obowiązująca do naliczenia
• Odsetki – kwota odsetek naliczona dla należności. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest suma odsetek naliczonych dla poszczególnych wpłat.

Wybranie przycisku [Dodaj] nad listą należności, powoduje wywołanie listy należności. Na liście widoczne są płatności rozliczone (całkowicie lub częściowo) po terminie.

Kolumna Windykacja wskazuje, czy dla danej płatności został już wystawiony inny dokument windykacyjny. Zakładka Nabywca Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacji kasowej/bankowej. Zakładka Płatności Na tej zakładce pojawiają się płatności typu należność na kwotę kosztów noty oraz wartości odsetek, waluta i kurs jest zgodny z wartościami na dokumencie. Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu noty odsetkowej, jak i dokumentu źródłowego płatności. W Comarch ERP Altum możliwe jest również seryjne generowanie not odsetkowych za pomocą procesu BPM o nazwie: Powiadomienie o zaległych płatnościach – noty odsetkowe (NO). Proces dla każdego kontrahenta generuje noty odsetkowe, na których zostają naliczone odsetki związane z nieterminową zapłatą za należności, które następnie mogą być przesłane drogą mailową do kontrahenta.

Poza wystawieniem dokumentu typu: monit, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa dla danego kontrahenta, użytkownik ma możliwość wykonania takiej operacji seryjnie – tj. dla wielu płatności różnych kontrahentów. Operacje seryjne dla dokumentów windykacyjnych można wykonywać z poziomu Finanse --> Należności.

Uwaga

Aby możliwe było dokonywanie operacji seryjnych, należy na liście należności odpowiednio ustawić filtry:

• Opcja Monity/Wezwania dostępna jest tylko gdy wybrano na liście płatności nierozliczone
• Opcja Noty odsetkowe dostępna zarówno dla płatności rozliczonych jak i nierozliczonych
• W/w opcje są aktywne wyłącznie wtedy, gdy jako podmiot wskazano konkretnego kontrahenta lub opcję Wszyscy kontrahenci oraz przeterminowane należności

W przypadku wyboru podmiotu innego niż kontrahent, wyświetlony zostaje komunikat: "Dokumenty windykacyjne mogą być wygenerowane wyłącznie dla kontrahentów. Zmień ustawienia w filtrze listy".

Monity

Po wybraniu z grupy przycisków Generowanie --> Monity, pojawia się formularz monitu.

Formularz generowania monitu z listy należności zawiera pola:

• Treść monitu – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji monitu)
• Koszty monitu – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji, wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.

Monity tworzone posiadają stan niezatwierdzony, użytkownik ma możliwość edycji takiego dokumentu. Tworzenie odbywa się na zasadzie: najpierw grupowane są płatności wg płatnika, następnie ze względu na walutę – tzn. płatności tego samego płatnika, ale w różnych walutach znajdują się na odrębnych dokumentach.

Wezwania do zapłaty

Po wybraniu z grupy przycisków Generowanie --> Wezwania do zapłaty, pojawia się formularz wezwania do zapłaty.

Formularz generowania wezwania do zapłaty z listy należności zawiera pola:

• Treść wezwania – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji wezwania do zapłaty)
• Koszty wezwania – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.
• Odsetki:
  • Z karty kontrahenta – odsetki naliczane są w sposób analogiczny jak przy dodaniu wezwania z listy
  • Indywidualne – pojawia się dodatkową kontrolka do wprowadzenia wartości
• Minimalna wysokość odsetek – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości; na dokumencie wykazywane są wtedy tylko takie rekordy, dla których wartość naliczonych odsetek jest większa lub równa wprowadzonej wartości

Noty odsetkowe

Po wybraniu Generowanie Noty odsetkowe, pojawia się formularz noty odsetkowej.

Formularz generowania noty odsetkowej z listy należności zawiera pola:

• Treść noty – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji wezwania noty odsetkowej)
• Koszty noty – użytkownik ma możliwość wprowadzenie wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.
• Odsetki:
  • Z karty kontrahenta – odsetki naliczane są w sposób analogiczny jak przy dodaniu noty odsetkowej z listy
  • Indywidualne – pojawia się dodatkową kontrolka do wprowadzenia wartości
• Minimalna wysokość odsetek – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości; na dokumencie wykazywane są wtedy tylko takie rekordy, dla których wartość naliczonych odsetek jest większa lub równa wprowadzonej wartości.

Na listach wszystkich dokumentów windykacji (monitów, wezwań do zapłaty, not odsetkowych), w grupie: Wydruki znajduje się przycisk [Wyślij]. Z poziomu dokumentu oraz listy dokumentów użytkownik ma możliwość wysłania maili do kontrahentów wskazanych, jako płatnicy na dokumentach. Wysyłanie odbywa się na następujących zasadach:

• Użytkownik ma możliwość wysyłki seryjnej dla zaznaczonych dokumentów
• Mail zostanie wysłany do każdego z kontrahentów wskazanych na dokumentach
• Adres e-mailowy pobierany jest z karty kontrahenta wskazanego w nagłówku monitu/wezwania do zapłaty/noty (kontakty w adresie głównym)
• W tematach wiadomości umieszczany jest opis pobrany z wartości słownika Temat wiadomości przypisanej w definicji danego typu dokumentu
• W treści wiadomości umieszczany jest:
  • Opis pobrany z wartości słownika Treść wiadomości przypisanej w definicji danego typu dokumentu
  • Jako załącznik – zapisany do PDF domyślny wydruk dokumentu