1 Opis zagadnienia
Aplikacja Artykuły służy do wprowadzania istotnych danych podstawowych artykułu. W zależności od zastosowania, np. w Zakupach lub Sprzedaży, dane podstawowe mogą być różne. W przypadku systemów z funkcją wielofirmowości dane te mogą różnić sie dodatkowo w zależności od wybranej organizacji.
Dokument zawiera opis aplikacji Artykuły oraz dostępnych w niej funkcji podstawowych. Kolejne dokumenty dotyczące aplikacji zawierają opisy poszczególnych widoków dostępnych w aplikacji Artykuły.
Instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji Artykuły, np. jak dodać lub edytować artykuł, znajdują się w dokumencie Sposoby postępowania: Artykuły.
Dokument Wprowadzenie: Artykuły zawiera informacje ogólne, między innymi odniesienia do innych aplikacji, w których tworzone są dane podstawowe artykułów.
2 Definicje pojęć
Alias
Artykuły typu alias określane są często jako „artykuły wirtualne”. Służą one do zastosowania w sprzedaży tego samego artykułu pod innym numerem lub inna nazwą. Tego typu artykuły nie istnieją w rzeczywistości jako samodzielne artykuły. Nie są produkowane, składowane ani nabywane. Atrykuły typu alias służą pozwalają na sprzedaż tego samego artykułu w różnych cenach.
Artykuł alternatywny
Każdemu artykułowi można przyporządkować wiele artykułów alternatywnych. Artykułem alternatywnym jest artykuł, który można zastosować jako zamiennik dla żądanego, aktualnie niedostępnego artykułu. Artykuł alternatywny posiada np. te same lub zbliżone właściwości (nieznacznie się różni).
Szarża
Szarża produkcyjna jest jedną z możliwych specyfikacji artykułu. Obsługa szarży oznacza, że część zapasów tego artykułu oznakowana jest numerem szarży. Każdej szarży produkcyjnej przyporządkowana jest data ważności. Stany magazynowe prowadzone są na poziomie artykułu i szarży.
Europejski Kod Towarowy (EAN)
Europejski Kod towarowy (EAN) określa, jak system ustala nadawany wewnętrznie numer EAN i jakie kryteria kontroli musi on spełniać.
Artykuł zastępczy
Artykuł zastępczy jest samodzielnym artykułem, zarejestrowanym w systemie jako unikalny nastepca innego artykułu. Stosuje się go w przypadku, gdy żądany artykuł nie może już być w asortymencie, ponieważ nie jest już produkowany lub nabywany. Jest to następca artykułu wycofanego.
Środki załadunku
Środki załadunku to ogólne określenie środków składowania i opakowań stosowanych w magazynowaniu, transporcie i wysyłce towarów. Środki załadunku są artykułami posiadającymi typ materiału Środki załadunku. Środki załadunku wielokrotnego użytku dzielą się na opakowania zwrotne i kontenery.
Artykuły referencyjne
Artykuł referencyjny należy rozpatrywać w powiązaniu z wariantami artykułu. Nie są to prawdziwe artykuły podlegające sprzedaży czy nabyciu. Służą one jedynie jako nośnik ważnych informacji dla powiązanych z nimi wariantów i służą jako szablon do tworzenia nowych wariantów.
Numery seryjny
Numer seryjny jest jedną z możliwych specyfikacji artykułu. Zastosowanie numerów seryjnych oznacza, że każda jednostka artykułu w systemie posiada numer seryjny, który jednoznacznie identyfikuje artykuł. W przeciwieństwie do szarży i partii numer seryjny nadawany jest dokładnie dla jednego artykułu w podstawowej jednostce artykułu. Numerów seryjne dzielą sie na numery seryjne z ewidencją zapasów i numery seryjne bez ewidencji zapasów.
Zestawy
Zestaw stanowi typ materiału. Służą one jako podstawa do tworzenia listy składników zestawu. Lista składników zestawu zawiera artykuły należące do zestawu.
Warianty
Warianty stanową dalsze kryteria podziału artykułu. W przypadku wariantów można zastosować dowolne określenia, np. kolor lub rodzaj. Takie pojęcie identyfikuje wariant artykułu. Może być on związany z identyfikacją jako rozszerzeniem identyfikacji artykułu referencyjnego lub stanowić samodzielny wariant artykułu z inna identyfikacją niż artykuł referencyjny.
Na poziomie wariantu może odbywać się zarządzanie zapasami oraz ich wycena, pełne określenie ceny i zapotrzebowania materiałowego. W zależności od sposobu wykorzystania wariantów funkcjami specjalnymi można zarządzać tylko w odniesieniu do artykułów referencyjnych. Następnie mają one zastosowanie do wszystkich powiązanych wariantów.
Pseudoartykuły
Pseudoartykuł to artykuł jednorazowego zapotrzebowania. Również artykuły o niskiej wartości lub te, które nie są wprowadzone do asortymentu, mogą być ujęte jako pseudoartykuły. Dane pseudoartykułu są wprowadzane do systemu. Dane artykułu obejmują dane sprzedażowe i zakupowe. Ponieważ pseudoartykuł nie podlega magazynowaniu, brak jest danych logistycznych, a co za tym idzie danych dotyczących produkcji i planowania dotyczących pseudoartykułu.
3 Zestawienie zastosowań
Poniżej przedstawiona jest tabela zastosowań obiektu Artykuł.
3.1 Klasyfikacja typów artykułów, zastosowań i typów materiału
Poniższa tabela przedstawia zależności pomiędzy typami artykułów, zastosowaniami i typami materiałów.
| Typ artykułu | Zastosowania artykułu | ||||
| Zakupy | Sprzedaż | Logistyka magazynowa | Produkcja | Planowanie | |
| Alias | |||||
| Usługa | + | + | |||
| Artykuł rozliczeniowy | + | + | |||
| Produkcja obca | + | ||||
| Pseudoartykuł | + | + | |||
| Materiał typu: – Artykuł magazynowy – Środek załadunkowy – Artykuł referencyjny – Wariant artykułu – Zestaw (Artykuł zastępczy/alternatywny) |
+ | + | + | + | + |
3.2 Przykłady zastosowań
Opis funkcji, w których artykuł ma istotną rolę:
- Artykuły stanowią podstawę do zarządzania ewidencją stanu, planowania stanów i ich wyceny. Stany magazynowe i zapotrzebowania są analizowane i planowane dla każdego artykułu.
- W przypadku artykułów własnych można przyporządkować zestawienia materiałowe i marszruty, aby określić, jak i z jakich komponentów artykuł ma być produkowany. Komponenty w zestawieniu materiałowym są również artykułami.
- Ceny artykułów i warunki są zapisywane oddzielnie w cennikach, aby możliwe były kupno i sprzedaż artykułów.
- W środowiskach wielofirmowych poszczególne dane dotyczące artykułów mogą być zapisywane centralnie lub oddzielnie dla każdej organizacji.
- Jeśli artykuły różnią się tylko nieznacznie, można je ująć w systemie jako warianty. Warianty artykułów mogą być np. kolorami lub rodzajami artykułu właściwego, identycznego pod każdym innym względem. Rozmaite warianty artykułu są zawsze powiązane z artykułem referencyjnym, który posiada wspólne cechy i z którego pochodzą poszczególne warianty.
- Możliwe jest również łączenie wariantów i specyfikacji. Specyfikacje mogą identyfikować w jednoznaczny sposób pewną część zapasu.
- Do jednego artykułu można przyporządkować różne artykuły zastępcze oraz wiele artykułów alternatywnych i aliasów:
- Przykładowo artykuł alternatywny jest przypisywany, jeśli żądany artykuł nie jest dostępny. Alternatywne artykuły są klasyfikowane za pomocą tych samych lub podobnych właściwości.
- Artykuł zastępczy jest artykułem zastępującym produkt, który został wycofany z produkcji lub zamówień. Artykuł zastępczy posiada własne dane podstawowe, które nie opierają się na danych podstawowych artykułu które jest zastępowany. Wymiana artykułu na artykuł zastępczy jest elementem zarządzania procesem wygaszania produkcji.
- Aliasy określane są często jako „artykuły wirtualne”. Służą one do zastosowania w sprzedaży tego samego artykułu pod innym numerem lub inna nazwą. Tego typu artykuły nie istnieją w rzeczywistości jako samodzielne artykuły. Aliasowi można przyporządkować indywidualne cechy, np. nr artykułu, nazwę lub ceny. Nie są produkowane, składowane ani nabywane.
4 Ogólne informacje o artykułach
Rozdział zawiera podstawowe informacje o artykułach. Są one pomocne m.in. przy wyborze zastosowań poszczególnych cech artykułu:
- Artykuły magazynowe z ewidencją stanu
- Artykuły ze specyfikacjami
- Warianty i specyfikacje
- Status artykułu
4.1 Artykuły magazynowe z ewidencją stanu
Artykuły magazynowe mogą być ujęte zarówno z ewidencją stanu, jak i bez. Artykuły bez ewidencji stanu nie posiadają danych dotyczących logistyki magazynowej, produkcji i planowania. Nie są zatem produkowane i nie wykonuje się żadnych transakcji magazynowych z ich udziałem. Artykuły magazynowe mogą jednak być wykorzystywane w procesach sprzedaży, zakupu i dystrybucji; mogą być dostarczane, kompletowane i pakowane do wysyłki. Artykuły magazynowe bez ewidencji stanów mogą być również rozliczane wewnętrznie.
Typy materiałów posiadające cechy:
- Artykuły referencyjne – są rejestrowane w systemie bez ewidencji stanów. Dostarczają one jednak danych dotyczących ewidencji stanów dla odpowiednich wariantów artykułów.
- Warianty – dane dotyczące ewidencji stanów wariantów są pobierane z właściwych artykułów referencyjnych.
- Zestawy – nie są rejestrowane w systemie z ewidencją stanów.
4.2 Artykuły ze specyfikacjami
W niektórych branżach nie wystarczy tylko monitorowanie stanu zapasów danego artykułu. Potrzebny jest dalszy podział stanów na specyfikacje, takie jak numery seryjne lub szarże. Poszczególnym częściom ilości zapasów nadawany jest wówczas unikalny numer, który umożliwia monitorowanie, jakie ilości danej specyfikacji zostały ujęte w transakcji magazynowej przychodu, przesunięcia lub rozchodu. Dzięki temu można na przykład zobaczyć, którzy dostawcy dostarczyli artykuły danej specyfikacji lub na podstawie jakich zleceń produkcyjnych artykuł o tej specyfikacji został wyprodukowany. Jednocześnie można prześledzić, którym klientom zostały sprzedane jakie ilości danej specyfikacji lub w jakich zleceniach produkcyjnych zostały one zużyte lub przetworzone.
Taka możliwość identyfikacji pochodzenia i zastosowania artykułu jest czasem konieczna ze względu na odpowiednie wymogi bezpieczeństwa. Dla każdej specyfikacji automatycznie generowany jest rekord danych.
Dostępne są cztery różne typy specyfikacji:
- Szarża
- Partia
- Numer seryjny z ewidencją stanów
- Numer seryjny bez ewidencji stanów
Te typy specyfikacji podlegają wielu różnym wymaganiom. Dane zawarte w specyfikacjach służą opisowi cech danej specyfikacji, i tak np. data ważności jest przypisana do szarży, a data gwarancji do numeru seryjnego.
Szarże są zwykle używane dla artykułów nietrwałych. Partie zawierają mniej charakterystyczne dane podstawowe, które przypisuje się w celu monitorowania ilości wyprodukowanej na jednej zmianie lub w danym dniu roboczym. Numery seryjne są zawsze przypisane do jednej jednostki ilości danego artykułu, takie oznaczenie często znajduje zastosowanie np. dla urządzeń elektrycznych.
Numery seryjne bez ewidencji stanów są szczególną specyfikacją. Niektóre z powyższych twierdzeń nie mają do nich zastosowania, ponieważ numery te nie służą monitorowaniu zapasów, a jedynie są przydzielane każdej jednostce przy sprzedaży artykułu.
Ustawienia specyfikacji umożliwiają używanie numerów specyfikacji dostawcy lub nadawanie własnych. W tym przypadku numer specyfikacji dostawcy może być zapisany jako informacja dodatkowa.
Aby informacja o zapasie artykułu danej specyfikacji była dostępna, należy przy każdej operacji przesunięcia ilości podawać odpowiedni numer specyfikacji. Odnosi się to również do inwentaryzacji przeprowadzanej na poziomie specyfikacji.
Szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Inwentaryzacje.
4.3 Warianty i specyfikacje
Artykuły mogą być obsługiwane w wariantach i specyfikacjach, jak również w połączeniu wariantów i specyfikacji. Warianty mogą być np. kolorem, rozmiarem lub materiałem. Warianty różnych artykułów są przypisane do artykułów referencyjnych. Takie przyporządkowanie odbywa się z wykorzystaniem relacji artykułów.
Istnieje również możliwość przyporządkowania artykułów zastępczych, wielu artykułów alternatywnych oraz aliasów.
- Przyporządkowanie artykułu alternatywnego ma miejsce w przypadku, gdy żądany artykuł jest niedostępny. Alternatywne artykuły mają zazwyczaj takie same lub podobne właściwości jak artykuł oryginalny.
- Artykuł zastępczy jest artykułem zastępującym produkt, który został wycofany z produkcji lub zamówień. Artykuł zastępczy posiada własne dane podstawowe (czyli dane wprowadzone w zakładce Podstawowe w aplikacji Artykuły), które nie opierają się na danych podstawowych poprzedniego artykułu. Wymiana artykułu na artykuł zastępczy jest elementem zarządzania procesem wygaszania produkcji.
- Aliasy określane są często jako „artykuły wirtualne”. Służą one do zastosowania w sprzedaży tego samego artykułu pod innym numerem lub inna nazwą. Tego typu artykuły nie istnieją w rzeczywistości jako samodzielne artykuły. Aliasowi można przyporządkować indywidualne cechy, np. nr artykułu, nazwę lub ceny. Nie są produkowane, składowane ani nabywane.
4.4 Status artykułu
Istnieją dwa typy statusu artykułu
- Status zastąpienia
- Status artykułu
4.4.1 Status zastąpienia
Status zastąpienia dotyczy danych podstawowych artykułu i określa, czy
- artykuł jest jeszcze aktualny i jest stosowany
- artykuł został zastąpiony przez inny artykuł
- artykuł został wycofany, ale nie zastąpiony przez inny artykuł
Jeżeli artykuł ma być zastąpiony innym artykułem, to można tego dokonać ze skutkiem natychmiastowym lub dopiero w tym momencie, gdy jego dostępność wyniesie zero. Dostępne są następujące ustawienia:
- Niezastąpiony
- Zastąpiony
- Zastąpiony, gdy dostępność wynosi 0
- Wycofany
- Wycofany, gdy dostępność wynosi 0
W przypadku wielofirmowości status zastąpienia może zależeć od wczytanej w danym momencie organizacji.
4.4.2 Status artykułu
Status artykułu służy do zablokowania lub zwolnienia (udostępnienia) artykułu dla poszczególnych zastosowań. Status blokady odnosi się do danych w poszczególnych widokach aplikacji Artykuły, a tym samym do danego zastosowania, np. zastosowanie jako artykuł magazynowy może zostać zwolnione, a zastosowanie jako artykuł produkcyjny zablokowane. Nie można przyporządkować statusu artykułu dla danych podstawowych i danych księgowych artykułu, ponieważ artykuły nie są stosowane jako „artykuły podstawowe” lub ” artykuły księgowe”.
Dane w widokach Klasyfikacja klientów, Klienci i Planowanie otrzymują automatycznie status, który jest przypisany do zastosowania jako artykuł sprzedaży. Dane dostawcy artykułu automatycznie otrzymują status, który został zdefiniowany dla artykułu zakupu.
5 Środowisko wielofirmowe i jednofirmowe z uprawnieniami do treści
W tym rozdziale opisano specjalne funkcje aplikacji Artykuły w odniesieniu do systemów obsługujących wielofirmowość. Podstawowe informacje o obsłudze środowiska wielofirmowego (Multi Site) znajdują się w dokumentacji Wprowadzenie: Wielofirmowość.
Artykuł składa się z danych, które dotyczą całej firmy, tzn. nie odnoszą się do konkretnej organizacji, oraz z danych dotyczących określonej organizacji.
Bez odniesienia do organizacji:
- Dane Podstawowe z następującymi wyjątkami: Artykuł alternatywny, Status zastąpienia, Artykuł zastępczy, Artykuł oryginalny
Z odniesieniem do organizacji:
- Następujące dane podstawowe:
- Artykuł alternatywny
- Status zastąpienia
- Artykuł zastępczy
- Artykuł oryginalny
- Dane rachunkowe
- Dane zakupowe
- Dane logistyki magazynowej
- Dane planowania
- Dane sprzedażowe
- Dane produkcyjne
Dane bez odniesienia do organizacji są takie same dla całej firmy we wszystkich organizacjach. Dane z odniesieniem do organizacji mogą być różne dla każdej organizacji. W przypadku danych dotyczących zaopatrzenia, logistyki magazynowej, planowania, sprzedaży i produkcji możliwe jest wykorzystanie danych z organizacji nadrzędnej bez konieczności ich edycji.
5.1 Zastosowania artykułu w środowisku wielofirmowym
W środowisku wielofirmowym należy skonfigurować jedno zastosowanie artykułu na organizację. Przy czym istnieje rozróżnienie, czy wykorzystywane będą tylko dane organizacji nadrzędnej, czy też dane mogą być modyfikowane.
Przykład:
Użytkownik chce wprowadzić artykuł do zamówienia sprzedaży. Artykuł ten musi być artykułem sprzedaży w organizacji sprzedaży, dla której użytkownik tworzy zamówienie sprzedaży. Widoczność danych sprzedaży zależy od tego, czy organizacja sprzedaży posiada własne dane artykułu sprzedaży, czy też korzysta z danych pochodzących z organizacji nadrzędnej:
- zastosowanie artykułu Sprzedaż zostało tylko przeniesione do danej organizacji, wtedy nie istnieją na tym poziome żadne dane sprzedaży. W tym przypadku dane sprzedaży są przenoszone z organizacji nadrzędnej i nie jest możliwa ich modyfikacja,
albo
- dla zastosowania Sprzedaż została dodatkowo przeniesiona możliwość edycji danych, a wtedy organizacja sprzedaży posiada własne dane sprzedażowe na tym poziomie, które będą pobrane do zamówienia sprzedaży.
Jeżeli zastosowanie artykułu Sprzedaż nie zostało przeniesione do danej organizacji, to artykuł ten nie może być wykorzystany w zamówieniu sprzedaży dla tej organizacji.
5.2 Przyporządkowanie nowego zastosowania
Aby użytkownik mógł wprowadzić nowe zastosowanie dla artykułu, musi posiadać prawo do modyfikacji danych przyznawane za pomocą roli autoryzacyjnej. Dodatkowo muszą być spełnione następujące warunki:
- Organizacja przypisana do użytkownika musi być częścią struktury organizacji, dla której ma zostać utworzone nowe zastosowanie. Przykładowo, jeśli dla artykułu ma być utworzone zastosowanie Sprzedaż, to organizacja przypisana do użytkownika musi być organizacją sprzedaży.
- Jeżeli organizacja jest zintegrowana z odpowiednią strukturą organizacji, zawsze można utworzyć nowe zastosowanie. Wprowadzane dane są zawsze tworzone dla mandanta, ponieważ mandant stanowi główny element struktury organizacji.
Począwszy od mandanta dane przekazywane są również dla organizacji, dla której zastosowano dane podstawowe. W ten sposób wszystkie organizacje korzystają z tych samych danych w strukturze, od mandanta począwszy aż do organizacji rejestrującej.
Należy pamiętać, że dane mogą być wprowadzone tylko przy ich pierwszej konfiguracji. Obok nazwy aplikacji w oknie głównym, w nawiasach kwadratowych podana jest organizacja, dla której dane są wprowadzane i zapisywane. Po aktualizacji danych system automatycznie przełącza się na organizację wybraną na pasku głównym.
Należy pamiętać, że istnieją dodatkowe wymagania dotyczące edycji danych. Na przykład konieczne jest, aby użytkownik był przypisany do właściwej organizacji.
Uwaga:
Zastosowanie danych można wykonać ręcznie poprzez akcję Zastosuj dane dla wybranej organizacji lub automatycznie, jeśli na ścieżce struktury między klientem a organizacją, dla której dane zostały wprowadzone, znajdują się jeszcze inne organizacje.
- Jeżeli wprowadzono nowe zastosowanie, to możliwość dalszej edycji zależy od tego, czy organizacja przyporządkowana do użytkownika posiada ustawienie dysponowania własnymi danymi podstawowymi. Co w efekcie pozwala stwierdzić, czy opracowanie danych może być zastosowane.
Jeśli tak, to dane mandanta i danej organizacji mogą się różnić. Wszystkie organizacje korzystają z danych podstawowej tej organizacji posiadającej własne dane podstawowe, która w strukturze stoi o jeden stopień wyżej.
- Użytkownik może opracowywać dane tylko wtedy, jeśli w danych podstawowych partnera jest do niego przyporządkowana organizacja posiadająca własne dane podstawowe. Za pomocą ustawień konfiguracji można zdecydować, że również organizacje, które nie posiadają własnych danych podstawowych, mogą opracowywać dane należące do ich obszaru kompetencji.
W tym celu użytkownik musi spełnić następujące warunki:
- W aplikacji Artykuły w polu Właściwa organizacja należy wpisać organizację, która jest przypisana również do użytkownika jako organizacja nadrzędna.
- Właściwa organizacja nie może posiadać własnych danych podstawowych.
- W aplikacji Konfiguracja aktywowana jest funkcja Zezwól na edycję danych podstaw. artykułu/partnera.
Jeśli użytkownik otworzy artykuł w wybranym przez siebie zastosowaniu i ustawi na pasku głównym organizację, która również jest właściwa dla tego artykułu, to może edytować dane.
Dane księgowe są zawsze zapisywane dla organizacji wyjściowej, nie jest możliwa zmiana na organizację mandanta.
5.3 Ustawienia dotyczące organizacji
Jeśli w aplikacji Organizacje zostało zdecydowane, że dana organizacja sama stosuje opracowanie danych i nie udostępnia danych innej organizacji, to może to uniemożliwić dziedziczenie lub edycję zastosowania artykułu przez inną organizację. Jednostki biznesowe, których to dotyczy, znajdują się w aplikacji Organizacje, w obszarze Organizacje dla wspólnie używanych danych zakładki Zakupy. Logistyka magazynowa, Sprzedaż i Rachunkowość. Należy zwrócić uwagę na skutki ewentualnej późniejszej zmiany tych ustawień: Dla organizacji znajdującej się niżej na strukturze, która wykorzystuje dane odnośnej nadrzędnej organizacji i która może posiadać własne dane, dane te stają się jej własnymi danymi i funkcja opracowania danych jest do niej obowiązkowo przypisywana.
W zastosowaniach artykułu Zakupy, Sprzedaż i Produkcja można wskazać jednostkę kosztową lub jednostkę kosztową i centrum kosztów. Te dane dotyczą firmy przypisanej danej organizacji. W tym przypadku istnieje następujące rozróżnienie:
- Jeśli nie wskazano jednostki kosztowej i centrum kosztów, to dziedziczenie danych jest nadal możliwe, tzn. żadna inna firma nie będzie uwzględniona.
- Jeśli wskazano jednostkę kosztową i centrum kosztów, to następuje weryfikacja, czy wszystkie organizacje dziedziczące należą do tej samej firmy. Jeśli nie, to pojawia się odpowiedni komunikat błędu i nie jest możliwe zapisanie artykułu.
Jeśli organizacja chce dziedziczyć dane innej organizacji, ale brak jest danych o jednostce kosztowej i o centrum kosztów, to system sprawdza, czy nastąpi zmiana firmy. Jeśli tak, to dziedziczenie danych nie jest możliwe.
Wszystkie inne jednostki biznesowe odnoszą się do odpowiednich ustawień w aplikacji Organizacje.
5.4 Ustawienia dotyczące organizacji dla artykułów z odniesieniem do partnera
Dane artykułu z odniesieniem do partnera, wpisywane na przykład w aplikacji Artykuły, w widoku Klient, są automatycznie przenoszone z podrzędnej organizacji, jeśli organizacja ta posiada odpowiednie zastosowanie artykułu. Ta relacja nie jest zapisywana i jest weryfikowana podczas otwierania obiektu. Dozwolone relacje są niezależne od artykułu i partnera. Zależą one tylko od ustawień w aplikacji Organizacje. Dlatego dozwolone relacje są udostępniane globalnie z wykorzystaniem pamięci podręcznej.
Dane artykułu z odniesieniem do partnera są specjalizacją innego zastosowania i przyjmują ustawienia dla tego zastosowania.
Dla artykułów dostawcy, artykułów klienta i artykułów klasyfikacji klienta można wskazać jednostkę kosztową i centrum kosztów, podobnie jak w przypadku zastosowań Zakupy i Sprzedaż. Ponieważ relacje dziedziczenia nie są w tym przypadku zapisywane, to nie można sprawdzić, czy organizacje dziedziczące należą do innej firmy.
W związku z tym zmiana firmy nie ma wpływu na dziedziczenie dla artykułów dostawcy, artykułów klienta i artykułów klasyfikacji klienta. Podczas dalszego wykorzystania danych (np. w zamówieniu zakupu lub zamówieniu sprzedaży) następuje weryfikacja, czy wskazana ewentualnie jednostka kosztowa lub centrum kosztowe są prawidłowe dla tej organizacji.
6 Opis aplikacji
W aplikacji Artykuły wprowadzane są dane podstawowe artykułu niezbędne do obsługi procesów biznesowych. Artykuł posiada jeden, unikalny identyfikator, który nie jest zależny od zastosowania artykułu ani od przypisanych do niego danych. Identyfikator wykorzystywany jest na przykład na dokumentach obszarów Sprzedaż lub Zakupy.
Aplikacja Artykuły składa się z sekcji głównej i obszaru roboczego. W sekcji głównej wprowadza się podstawowe dane w celu jednoznacznej identyfikacji artykułu. Jest on taka sama dla wszystkich widoków artykułu.
Na standardowym pasku narzędzi można wybrać widok dla różnych zastosowań artykułu. Pola obszaru roboczego, które zawierają dane odnoszące się do poszczególnych zastosowań, różnią się od siebie w zależności od wybranego widoku.
Aplikacja Artykuły składa się z poszczególnych widoków, wymienionych poniżej wraz z odniesieniem do odpowiedniej dokumentacji:
- Artykuł, widok Podstawowe,
- Artykuł, widok Zakup,
- Artykuł, widok Logistyka magazynowa,
- Artykuł, widok Planowanie,
- Artykuł, widok Sprzedaż,
- Artykuł, widok Produkcja,
- Artykuł, widok Rachunkowość.
6.1 Sekcja główna
Sekcja główna aplikacji zawiera dane, które jednoznacznie identyfikują dany artykuł. Dodatkowo można w nim umieścić zdjęcie artykułu. W dokumencie Metody postępowania: Artykuły znajduje się instrukcja dołączania ilustracji artykułu.
Szczegółowy opis pól:
- Artykuł – pole do wprowadzenia numeru identyfikacyjnego artykułu w celu dodania nowego artykułu lub otwarcia artykułu istniejącego. Wartość tę można wprowadzić ręcznie lub za pomocą dialogu wyszukiwania.
- Obowiązujący od – pole zawierające datę, od której obowiązuje nowa wersja artykułu. Pole jest aktywne do edytowania, jeśli po otwarciu artykułu wykonano akcję Nowa wersja dostępną na standardowym pasku narzędzi.
- Oznaczenie – jest to pełna nazwa artykułu. Odpowiednie oznaczenie artykułu ułatwia użytkownikowi jego wyszukiwanie. Oznaczenie można dowolnie wybrać i nie musi ono być jednoznaczne, tzn. kilka artykułów może mieć to samo oznaczenie. Zalecane jest jednak nadawanie różnych oznaczeń artykułów.
- Podstawowa jednostka artykułu – w polu należy wpisać podstawową jednostkę danego artykułu. Dopuszczalne są zarówno jednostki handloweak i fizyczne. Wszystkie jednostki dostępne w tym polu muszą zostać wcześniej zdefiniowane w aplikacji Jednostki.
- Status – Pole określające status zastąpienia artykułu
Dostępne wartości:
- Niezastąpiony,
- Zastąpiony,
- Zastąpiony, gdy dostępność wynosi 0,
- Niedostępny,
- Niedostępny, gdy dostępność wynosi 0.
- Artykuł zastępczy – pole widoczne jest tylko wtedy, gdy artykuł posiada status Zastąpiony lub Zastąpiony, gdy dostępność wynosi 0. W tym przypadku w polu należy wskazać artykuł, który ma zastąpić aktualny artykuł.
Jeśli właściwość com.cisag.app.production.SkipItemReplacement jest uruchamiana z wartością true ,to wskazany artykuł musi posiadać zastosowanie Sprzedaż.
W przeciwnym wypadku musi posiadać przynajmniej jedno z zastosowań: Sprzedaż lub Logistyka magazynowa.
- Artykuł oryginalny – pole widoczne jest tylko wtedy, gdy artykuł jest aliasem. W polu należy podać artykuł, do którego odnosi się wirtualny alias. Wskazany artykuł oryginalny musi posiadać zastosowanie Sprzedaż.
- Pełna nazwa – w polu można wprowadzić dłuższy opis artykułu. Właściwa organizacja – Pole dostępne tylko w środowisku wielofirmowym lub w środowisku jednofirmowym z uprawnieniami dotyczącymi zawartości.
Przy pierwszym wprowadzaniu wartości system wyszukuje właściwą organizację i wskazuje ją jako wartość domyślną. Pracownicy właściwej organizacji maja uprawnienia do modyfikacji danych. Warunkiem jest przyporządkowanie pracownika do tej organizacji jako organizacji nadrzędnej w danych podstawowych partnera.
W odniesieniu do edycji danych należy zwrócić uwagę na rozróżnienie wynikające z faktu, czy właściwa organizacja może posiadać własne dane podstawowe:
- Właściwa organizacja może posiadać własne dane podstawowe:
Właściwa organizacja może modyfikować dane
- Właściwa organizacja nie może posiadać własnych danych podstawowych:
Właściwa organizacja może zmieniać tylko dane mandanta, a nie organizacji nadrzędnej posiadającej własne dane podstawowe.
- Właściwa organizacja nie może posiadać własnych danych podstawowych oraz w aplikacji Konfiguracja jest aktywna funkcja Zezwól na edycję danych podstawowych artykułu/partnera:
Właściwa organizacja może modyfikować dane organizacji nadrzędnej posiadającej własne dane podstawowe.
Symbole zastosowań artykułów:
| Ikona | Opis |
 |
Dane zakupu: Symbol oznacza, że artykuł jest artykułem zakupu, jeśli dane zostały wprowadzone w widoku Zakupy. |
 |
Dane logistyki magazynowej: Symbol oznacza, że artykuł jest artykułem magazynowym, jeśli dane zostały wprowadzone w widoku Logistyka magazynowa. |
 |
Dane planowania: Symbol oznacza, że artykuł posiada dane planowania, dostępne w widoku Planowanie. |
 |
Dane sprzedaży: Symbol oznacza, że artykuł jest artykułem sprzedaży, jeśli dane zostały wprowadzone w widoku Sprzedaż. |
 |
Dane produkcji: Symbol oznacza, że artykuł jest artykułem produkcyjnym, jeśli dane zostały wprowadzone w widoku Produkcja. |
 |
Dane księgowe: Symbol oznacza, że artykuł posiada dane ksiegowe, dostępne w widoku Rachunkowość. |
Symbole uzupełniające z dodatkowymi informacjami:
| Ikona | Opis |
 |
Dane dotyczące organizacji: Symbol oznacza, że dla wybranej organizacji zastosowano możliwość edycji danych. |
 |
Blokada: Symbol oznacza, że określone zastosowanie zostało zablokowane ręcznie lub blokada spowodowana jest brakiem danych. W odpowiednich tooltipach mogą pojawić się następujące komunikaty:
Status zastosowania na poziomie mandanta jest ustawiony na Zablokowane. Patrz Pole Status zastosowania w różnych widokach aplikacji.
Status zastosowania na poziomie organizacji jest ustawiony na Zablokowane. Patrz Pole Status zastosowania w różnych widokach aplikacji.
Komunikat wskazuje na brak danych ksiegowych na poziomie organizacji |
 |
Znacznik usuwania: Oznacza, że dane posiadają znacznik usuwania. |
 |
Tekst: Symbol wskazuje na istnienie powiązanych tekstów. |
6.2 Obszar roboczy
W obszarze roboczym do poszczególnych zakładek wprowadza się dane artykułu, w zależności od wybranego widoku. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentacjach poszczególnych widoków.
6.3 Rozszerzenia w systemie wielofirmowym oraz w systemie jednofirmowym z uprawnieniami dotyczącymi zawartości
Poniżej opisane zostały rozszerzenia, które posiada aplikacja Artykuły w środowisku wielofirmowym oraz w środowisku jednofirmowym z uprawnieniami dotyczącymi zawartości.
6.3.1 Struktura organizacyjna
Aplikacja Artykuły zawiera dodatkowe okno dokowane Struktura organizacyjna, którego zawartość zależy od widoku wybranego w aplikacji.
W widoku Podstawowe okno Struktura organizacyjna zawiera listę wszystkich organizacji przypisanych do użytkownika z uprawnieniem do przeglądania danych. Widoczność organizacji nie zależy od przynależności do poszczególnych struktur organizacyjnych. Prezentację organizacji można zmieniać za pomocą przycisku z lewej strony pola wyboru na pasku narzędzi listy – widoczne mogą być tylko organizacje przypisane do użytkownika albo wszystkie organizacje. W widoku wszystkich organizacji nie są aktywne do wyboru te organizacje, do których użytkownik nie jest przypisany.
W widoku Rachunkowość widoczna jest lista wszystkich organizacji, do których użytkownik jest przypisany.
W widoku Zakupy dostępna jest struktura organizacji zakupu.
W widokach Logistyka magazynowa, Planowanie i Produkcja widoczna jest struktura z organizacjami logistyki magazynowej.
W widoku Sprzedaż dostępna jest struktura organizacji sprzedaży.
Przez dwukrotne kliknięcie na organizację wybiera się aktywną organizację dla aplikacji i otwiera dane. Podwójne kliknięcie na jedną z ikonek zmienia automatycznie widok aplikacji.
W widokach Zakupy, Logistyka magazynowa, Planowanie, Sprzedaż i Produkcja można zastosować dane zastosowania z organizacji nadrzędnej, która jest odpowiedzialna za edycję danych. Służą do tego dwa przyciski dostępne w przypinanym oknie Struktura organizacyjna:
- Zastosuj dane dla wybranych organizacji
- Jeśli to wybrane organizacje przejmą zastosowanie
- Przejmij dane dla wybranych możliwe, wszystkie organizacji i ich organizacji podrzędnych
- Jeśli to możliwe, wszystkie wybrane organizacje i ich organizacje podrzędne przejmą zastosowanie
6.3.2 Wyszukiwanie
W środowisku wielofirmowym lub jednofirmowym z uprawnieniami do zawartości wyszukiwanie w dokowanym oknie Wyszukaj dotyczy zawsze danych aktywnej organizacji.
Aktywna organizacja to wybrana organizacja w strukturze organizacyjnej w przypiętym oknie. Aktywna organizacja jest widoczna w nawiasach kwadratowych na pasku tytułu aplikacji.
6.3.3 Akcja Pobierz dane przez wybraną organizację
W aplikacji Artykuły dostępna jest akcja [Pobierz dane przez wybraną organizację]. Służy ona do przeniesienia danych do organizacji wybranej na pasku tytułu. Dane te pochodzą z organizacji położonej o stopień wyżej w strukturze organizacyjnej i zarządzającej własnymi danymi. Nie ma możliwości edycji danych. Wyjątek:
Odniesienie do ustawienia w aplikacji Konfiguracji, rozdział Podstawowe: Zezwól na edycję danych podstawowych artykułu/partnera.
Należy zwrócić uwagę na specyfikacje związane z organizacją, które mogą uniemożliwić przenoszenie danych. Informacje o tych specyfikacjach znajdują się w rozdziale Ustawienia dotyczące organizacji oraz Ustawienia dotyczące organizacji dla artykułów z odniesieniem do partnera.
Aby dana organizacja mogła przejąć dane, wszystkie organizacje nadrzędne muszą również przejąć te dane. Jeżeli organizacja nadrzędna nie może przejąć danych to organizacja pod nią podległa również nie może tego wykonać.
6.3.4 Akcja Zastosuj edycję pobranych danych przez wybraną organizację
W aplikacji Artykuły dla zastosowań artykułów dostępna jest akcja [Zastosuj edycję pobranych danych przez wybraną organizację]. Akcja ta umożliwia edycję danych w organizacji widocznej na pasku tytułu. W ten sposób organizacja może posiadać i edytować własne dane.
<end com.cisag.app.general.partner.ui.MaintainButton 28 31 1 de>
Aby organizacja mogła przejąć edycję danych, dane muszą być przeniesione również do wszystkich nadrzędnych organizacji. Jeśli organizacja nadrzędna nie może przejąć danych, to nie jest również możliwe przejęcie edycji danych przez organizację podrzędną.
Należy również zwrócić uwagę na zdefiniowane ustawienia, które mogą uniemożliwiać przejęcie danych. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Ustawienia dotyczące organizacji i Ustawienia dotyczące organizacji dla artykułów z odniesieniem do partnera.
7 Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja w wielu funkcjach dostępne są ustawienia mające wpływ na aplikację Artykuły. Zostały one opisane w rozdziałach:
7.1 Funkcja Podstawowe
W aplikacji Konfiguracja w funkcji Podstawowe dostępne są następujące ustawienia mające wpływ na aplikację Artykuły:
- Zezwól na edycje danych podstawowych artykułu/partnera (pole wyboru) – w środowisku wielofirmowym edycja danych jest możliwa dla poszczególnej organizacji. Opcja umożliwia edycję danych podstawowych artykułu, które zostały przeniesione na organizację, ale nie mogą być opracowywane.
Po aktywacji tej opcji możliwa jest edycja tych danych. Zapis danych nie odbywa się na poziomie wybranej organizacji, ale na poziomie organizacji nadrzędnej, która jest odpowiedzialna za edycję tych danych. W tym celu użytkownik musi być przyporządkowany do organizacji, która jest odpowiedzialna za edycję danych podstawowych.
- Zastosuj strukturę organizacji przy duplikacji – po zaznaczeniu tej opcji w oknie duplikacji danych podstawowych aktywowana zostanie funkcja Zastosuj strukturę dziedziczenia.
- Jednoznaczny EAN (pole wyboru) – aktywacja tej funkcji pozwala na weryfikację Europejskiego Kodu Towarowego (EAN) przyporządkowanego dla danego artykułu pod kątem jego unikalności w bazie OLTP.
- Podpowiadaj jednostkę EAN na dokumentach – za pomocą tej funkcji użytkownik może sprecyzować, czy podczas określania EAN ma zostać również określona i zasugerowana odpowiednia jednostka.
W danych podstawowych artykułu na poziomie mandanta można w razie potrzeby wprowadzić różne Europejskie Kody Towarowe (EAN). W wielu aplikacjach z formularzami zawierającymi pola dla artykułu z jednostką ilości użytkownik może podać numer EAN zamiast numeru artykułu. Jeśli na dokumencie zostanie wprowadzony numer EAN, to system odnajdzie odpowiedni numer artykułu i zastosuje go w dokumencie. W danych podstawowych artykułu każdy numer EAN jest przyporządkowany jednostce artykułu lub jednostce opakowania, którą można dodatkowo określić.
Należy aktywować funkcję Podpowiadaj jednostkę EAN na dokumentach, jeśli oprócz numeru artykułu jako wartość domyślna dla jednostki ilości na dokumencie ma pojawiać się dodatkowo jednostka ilości przyporządkowana do numeru EAN. Jeśli funkcja jest aktywna i numer EAN przyporządkowany jest dokładnie jednej jednostce ilości artykułu, to ta jednostka ilości zostanie zastosowana na dokumencie.
- Nie zezwalaj na różne jednostki przy imporcie EAN (pole wyboru) – funkcja służy do określenia, czy podczas importu EAN jest dopuszczalna inna jednostka ilości, czy też ma zostać odrzucona jako błąd.
Aby funkcja ta mogła zostać aktywowana, konieczna jest aktywacja funkcji Podpowiadaj jednostkę EAN na dokumentach.
- Ustalanie numeru EAN podczas eksportu danych:
- Eksport EAN – Pochodzenie
- Eksport EAN – Priorytet
Podczas eksportu danych dokumentu można również wyeksportować Europejski Kod Towarowy (EAN) artykułu. W danych podstawowych artykułu może być zdefiniowanych wiele kodów EAN dla jednego artykułu. Poprzez określenie priorytetów wpisów w tabeli należy określić, czy i które kody EAN mają być eksportowane:
- EAN podstawowej jednostki artykułu
- EAN jednostki ilości na dokumencie
- EAN dla nabycia
- EAN jednostki logistycznej artykułu
Wpisom tabeli są przyporządkowywane cyfry od 0 do 4, przy czym 1 oznacza najwyższy priorytet, a 4 najniższy. Priorytet 0 oznacza, że EAN nie będzie eksportowany.
Priorytety od 1 do 4 są wykorzystywane do ustalenia kolejności wyszukiwania kodów EAN do eksportu w danych podstawowych artykułu. Jeśli jednostka posiada jeden przyporządkowany kod EAN, to ten kod będzie eksportowany. Jeśli jednostka nie posiada żadnego przyporządkowanego kodu EAN, to system wyszukuje przyporządkowanego kodu EAN poprzez jednostkę z kolejnym wyższym priorytetem. Jeśli ta sama jednostka posiada wiele kodów EAN, to eksportowana jest jednostka zaznaczona jako preferowana.
Nadanie priorytetów kodom EAN dla nabycia ma znaczenie tylko dla eksportów dokumentów dotyczących zakupu. W innych dokumentach ewentualny priorytet dla kodów EAN przydzielić dla nabycia będzie pominięty.
Określenie priorytetów EAN jednostek logistycznych artykułów można wykorzystać do eksportu kodu EAN pierwszej jednostki handlowej, jeśli nie jest ona zdefiniowana jako podstawowa jednostka artykułu np. w przypadku artykułów z wieloma jednostkami.
W przypadku gdy istotny jest kod EAN dla nabycia, najpierw uwzględniony zostanie kod EAN dostawcy.
Podfunkcja Artykuł
- Sekwencja numerów dla artykułu – istnieje możliwość wprowadzenia schematu numeracji. To ustawienie jest konieczne, jeśli użytkownik nie chce nadawać własnych numerów artykułów.
- Status artykułu – w polu Status należy określić status artykułu. Podczas pierwszego wprowadzania zastosowania artykułu system podpowiada domyślny status.
- Priorytet wyszukiwania dla artykułu zakupu – użytkownik ma możliwość wprowadzenia priorytetów wyszukiwania dla artykułu zakupu. Jeśli przykładowo w edytorze zamówień zakupu jest dostępne pole dla artykułu, to podczas wyszukiwania artykułu zakupu będą uwzględniane podane kryteria wyszukiwania.
- Priorytet wyszukiwania dla artykułu sprzedaży – użytkownik ma możliwość wprowadzenia priorytetów wyszukiwania dla artykułu sprzedaży. Jeśli przykładowo w edytorze zamówień sprzedaży jest dostępne pole dla artykułu, to podczas wyszukiwania artykułu sprzedaży będą uwzględniane podane kryteria wyszukiwania.
Podfunkcja Specyficzne funkcje krajowe
- Intrastat – za pomocą tej funkcji użytkownik ma możliwość przekazania wymaganych danych Intrastat do odpowiedniego urzędu sprawozdawczego w danym kraju.
7.2 Funkcja Logistyka magazynowa
W aplikacji Konfiguracja w funkcji Logistyka magazynowa dostępne są następujące ustawienia mające wpływ na aplikację Artykuły:
Podfunkcja Stany:
- Jednostki artykułu – liczba równoległych jednostek magazynowych wynika z ustawienia liczby jednostek magazynowych w tej funkcji.
- Ewidencja stanów w jednostkach logistycznych – funkcja służy do zdefiniowania, czy należy dodatkowo uwzględniać jednostki logistyczne stanów magazynowych. Odnosi się to do zastosowania stanów magazynowych w procesach biznesowych, zapytaniach o dostępność jak i rezerwacji stanów.
Jeśli funkcja nie jest aktywna, to stany magazynowe są analizowane tylko pod kątem specyfikacji i właścicieli zapasów, pod warunkiem, że te cechy stanów magazynowych są wykorzystywane w systemie ERP.
Jeśli funkcja jest aktywna, to stany magazynowe są analizowane dodatkowo z uwzględnieniem jednostek logistycznych, w jakie są ujęte, np. opakowanie. W tym przypadku możliwe są dodatkowe ustawienia dla zastosowań informacji o stanach magazynowych, dostępne w funkcji głównej Logistyka magazynowa. Funkcja ta może być np. aktywowana wtedy, gdy użytkownik chce zastosować w procesach biznesowych obowiązujące opakowania.
Podfunkcja Zestaw
- Zestaw – funkcja służy obsłudze artykułów typu zestaw w aplikacji Artykuły.
Podfunkcja Warianty artykułu
- Warianty artykułu – funkcja służy obsłudze artykułów typu wariant w aplikacji Artykuły.
- Długość nr artykułu referencyjnego – w razie potrzeby można zmienić ustawienie w polu Długość nr artykułu referencyjnego i zdefiniować liczbę znaków dla numeru artykułu referencyjnego.
7.3 Funkcja Sprzedaż
W aplikacji Konfiguracja w funkcji Sprzedaż dostępne są następujące ustawienia mające wpływ na aplikację Artykuły:
- Podfunkcja Propozycje – funkcja służy do utworzenia i edycji zastosowania Planowanie klienta.
- Podfunkcja Kaucja i opakowania zwrotne – po aktywowaniu tej funkcji dostępne będą pola do obsługi kaucji i opakowań zwrotnych.
8 Jednostki biznesowe (Business Entities)
Jednostki biznesowe, istotne w obsłudze aplikacji Artykuły mają zastosowanie m.in. w następujących procesach
- nadawanie uprawnień
- tworzenie definicji aktywności
- import i eksport danych
Artykuły
com.cisag.app.general.obj.Item
Identyfikacja artykułu
com.cisag.app.general.obj.ItemId
Zastosowanie: Wprowadzenie kodu EAN.
Rodzaj pola dla pól, parametrów i cech niestandardowych
com.cisag.app.general.extension.obj.Datatype
Inne pola, parametry, cechy
com.cisag.app.general.extension.obj.EntityExtension
Relacje z organizacją opracowującą dane, status własnej organizacji
com.cisag.app.general.obj.OrganizationalUnitItem
Jednostki biznesowe należą do następującej grupy jednostek biznesowych:
Główne dane podstawowe
com.cisag.app.general.MasterData
9 Uprawnienia
Uprawnienia są nadawane zarówno poprzez role uprawnień jak i poprzez przyporządkowanie organizacji. Koncepcja nadawania uprawnień znajduje się w dokumentacji Uprawnienia.
9.1 Specjalne możliwości
Dla aplikacji Artykuły nie są dostępne żadne specjalne możliwości.
9.2 Przyporządkowania organizacji
Warunkiem korzystania z aplikacji Artykuły jest przypisanie danej osoby przynajmniej do jednej organizacji.
9.3 Funkcje specjalne
Funkcje specjalne dotyczące organizacji dla aplikacji Artykuły zostały opisane w rozdziale Środowisko wielofirmowe i jednofirmowe z uprawnieniami do treści oraz w rozdziale Rozszerzenia w systemie wielofirmowym oraz w systemie jednofirmowym z uprawnieniami dotyczącymi zawartości. W środowiskach jednofirmowych nie są dostępne funkcje specjalne.
9.4 Uprawnienia dla kontrahentów
Aplikacja Artykuły jest udostępniona następującym typom kontrahentów:
- Klienci
- Dostawcy
- Przedstawiciele
