Instrukcje: Szablony dokumentów

Dokument opisuje obsługę aplikacji Szablony dokumentów. Szczegółowe informacje dotyczące aplikacji Szablony dokumentów, zawierające m.in. opisy pól i przycisków, znajdują się w dokumencie Szablony dokumentów.

Tworzenie nowego szablonu dokumentu końcowego

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Następnie należy wybrać przycisk [Dodaj] → [Dodaj].
3. Użytkownik definiuje nazwę w polu Szablon dokumentu końcowego oraz dodatkowy opis w polu Oznaczenie.
4. W polu Raport należy wybrać raport, który ma zostać przypisany do szablonu dokumentu.
   
   Wskazówka

   Wybór odpowiedniego raportu, który ma zostać przypisany do aplikacji jest bardzo istotny. Wybór właściwego raportu nie jest weryfikowany przez system, dlatego możliwe jest wygenerowanie szablonu dokumentu dla zamówienia sprzedaży również przy użyciu raportu dla faktury zakupu.
5. W sekcji Ustawienia wydania, w polu Medium wydania należy wybrać domyślne medium wykonania eksportu dla dokumentu.
6. Użytkownik powinien sprawdzić domyślne ustawienia w zakładce Archiwizacja, w sekcjach Eksport w celu elektronicznej wymiany danych i Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami. Jeśli to konieczne, można zmienić wartości domyślne.
7. W polach Nazwa pliku w sekcjach Eksport w celu elektronicznej wymiany danych i Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami wymagane jest określenie zmienne struktury nazwy pliku.
   
   Wskazówka

   Przy określaniu nazwy pliku nie jest wymagana żadna kolejność. Użytkownik wpisuje zmienne w nawiasy klamrowe bez przecinków.
8. W razie potrzeby można przypisać inny szablon dokumentu do jednej lub kilku osób w tabeli w zakładce Szablony zastępczych dokumentów końcowych.
9. W razie potrzeby można zdefiniować dodatkowe dokumenty końcowe w zakładce Szablony dodatkowych dokumentów końcowych.
10. Na zakończenie należy zapisać nowy szablon dokumentu.
    
    Wskazówka

    W nazwach plików i folderów zapisywanych w systemach plików i Knowledge Store nie należy używać spacji i znaków diakrytycznych. Np. w przypadku angielskiego systemu operacyjnego lub angielskiego systemu Office, dostęp do tego typu obiektów nie będzie możliwy.

Duplikacja szablonu dokumentu końcowego

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Użytkownik wybiera szablon, który chce duplikować.
3. Przycisk [Aktualizuj], znajdujący się na standardowym pasku narzędzi, otwiera dane wybranego szablonu.
4. Następnie, po wybraniu przycisku [Duplikuj], znajdującego się na standardowym pasku narzędzi, w polu Szablon dokumentu końcowego sekcji głównej pojawi się kursor do wpisania nowego identyfikatora szablonu.
5. W tym miejscu należy wprowadzić nowy identyfikator szablonu.
6. Użytkownik powinien zweryfikować ustawienia poszczególnych sekcji i zmienić je w razie potrzeby.
7. Na zakończenie należy zapisać nowy szablon dokumentu.

Usuwanie szablonu dokumentu końcowego

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Użytkownik wybiera szablon, który chce usunąć.
3. Po wybraniu przycisku [Aktualizuj], znajdującego się w standardowym pasku narzędzi, w poszczególnych sekcjach pojawią się ustawienia wybranego szablonu.
4. Po wybraniu przycisku [Usuń], znajdującego się w standardowym pasku narzędzi, dane w poszczególnych sekcjach wybranego szablonu zostaną usunięte, a pola wyszarzone. Punkt wpisywania pojawi się w obszarze zapytania w polu Szablon dokumentu końcowego.
   
   Uwaga

   Szablon dokumentu nie zostanie usunięty, jeśli jest używany w innych aplikacjach.

Przyporządkowanie szablonu dokumentu zastępczego

Funkcję można wykorzystać w sytuacji, kiedy jeden pracownik ma drukować dokumenty, a drugi powinien wysyłać je e-mailem.

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Użytkownik wybiera szablon, który chce dostosować specjalnie dla tych dwóch pracowników.
3. Przycisk [Aktualizuj], znajdujący się w standardowym pasku narzędzi, otwiera dane wybranego szablonu.
4. Następnie należy przejść do zakładki Szablony zastępczych dokumentów końcowych.
5. Po wybraniu przycisku [Dodaj], znajdującego się na pasku narzędzi tabeli, w dodanym wierszu tabeli można wpisać zduplikowany szablon dokumentu zastępczego dla pierwszego pracownika.
6. Użytkownik powtarza czynność dla każdego z wybranych pracowników.
7. Na zakończenie należy zapisać zmieniony szablon dokumentu.

Tworzenie i przyporządkowanie szablonu dokumentu dodatkowego

Funkcję można wykorzystać w sytuacji, kiedy użytkownik chce użyć dodatkowych szablonów podczas wydruku dokumentów z innym medium wydania lub raportem.

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Użytkownik wybiera szablon, dla którego chce przyporządkować dodatkowe szablony.
3. Przycisk [Aktualizuj], znajdujący się w standardowym pasku narzędzi, otwiera dane wybranego szablonu.
4. Następnie należy przejść do zakładki Szablony dodatkowych dokumentów końcowych.
5. Po wybraniu przycisku [Dodaj], znajdującego się na pasku narzędzi tabeli, w dodanym wierszu tabeli można wpisać sortowanie i szablon dokumentu dodatkowego.
6. W razie potrzeby należy powtórzyć krok 5.
7. Na zakończenie należy zapisać zmieniony szablon dokumentu.
   
   Wskazówka

   Po zapisaniu wartości sortowania dla dodatkowych szablonów będą automatycznie numerowane, począwszy od 10, z przyrostem o 10.

Przycisk [Weryfikuj wszystkie]

1. Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Szablony dokumentów.
2. Jeśli to konieczne, należy zapisać ustawienia dla otwartego szablonu.
3. Należy wybrać przycisk [Weryfikuj wszystkie] w standardowym pasku narzędzi.
   System sprawdzi, czy wszystkie istniejące szablony dokumentów końcowych są kompletne. Jeśli wszystkie ustawienia są poprawne i kompletne, pojawi się odpowiedni komunikat. W przypadku wystąpienia braków w ustawieniu szablonu, w oknie pojawią się jego dane.
4. Użytkownik uzupełnia brakujące ustawienia dla szablonu.
5. Na zakończenie należy zapisać wprowadzone zmiany w szablonie dokumentu.