operatorami natywnymi (nie występują w systemie Comarch ERP Optima)
lub
operatorami występującymi w Comarch ERP Optima, dodanymi do aplikacji
W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) działów, pracowników i stanowisk. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła.
Dla operatorów natywnych można zmienić imię i nazwisko, wprowadzić adres mailowy oraz hasło. Istnieje również możliwość zmiany loginu operatora natywnego. Może tego dokonać tylko operator z uprawnieniami administratora.
Dla operatorów Comarch ERP Optima możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany imienia i nazwiska. Zmiany wprowadzane na właściwościach operatora ERP Optima nie są zapisywane w bazie Comarch ERP Optima.
Uwaga
W loginach operatorów nie należy używać polskich znaków diakrytycznych.
Uwaga
W hasłach do domeny nie należy używać polskich znaków diakrytycznych.
Istnieje możliwość zdefiniowania stanowisk operatora(zob. dział Stanowiska). W tym celu należy kliknąć Dodajobok pola Stanowisko na karcie pracownika i wybrać odpowiednie stanowisko z listy dostępnych stanowisk. Operator może mieć zdefiniowanych kilka stanowisk.
Wybór dla operatora stanowiska z listy
Na zakładceOgólne można również zdefiniować zastępstwo za danego operatora. Osobę zastępującą należy wybrać z listy operatorów, a następnie określić przedział czasowy zastępstwa lub zastępstwo na czas nieokreślony. Więcej informacji na temat zastępstw znajduje się w rozdziale Zastępstwa.
Sekcja zakładki „Ogólne”, w której określa się zastępstwo
Od wersji 2022.0.1 w przypadku współpracy z Comarch ERP Optima na zakładce Ogólne znajduje się dodatkowe pole Pracownik ERP Optima, w ramach którego można wybrać pracownika z bazy firmowej Comarch ERP Optima, która została określona w konfiguracji spółki w Comarch DMS.
Przykładowa lista pracowników w Comarch ERP Optima
Wybór pracownika Comarch ERP Optima na zakładce operatora w Comarch DMS
Uwaga
Po modyfikacji pól należy zapisać kartę przyciskiem [Zapisz].
Pracownicy – zakładka Ogólne
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
W ramach zakładki „Uprawnienia” można wyróżnić trzy sekcje:
Sekcja „Uprawnienia ogólne”
Sekcja „Uprawnienia ogólne”
Administrator – umożliwia nadanie operatorowi uprawnień administracyjnych.
Uwaga
Operator, który posiada nadane uprawnienia Administratora ma dostęp do wszystkich dokumentów. Każdy z dokumentów może edytować, usunąć lub przekazać do kolejnego etapu.
Zastosuj login ERP – wyświetlanie dokumentów Comarch ERP Optima z poziomu aplikacji stacjonarnej oraz generowanie dokumentów Comarch ERP Optima w przypadku operatora ERP Optima może być autoryzowane za pomocą loginu własnego lub z konfiguracji. Login własny to login ERP Optima na który operator loguje się do aplikacji Comarch DMS. Login z konfiguracji to login operatora wprowadzony w oknie „Ustawienia -> Autoryzacja API -> Domyślny login” (zob. Autoryzacja API).
Sekcja „Praca z dokumentem”
Sekcja „Praca z dokumentem”
Zmiana daty utworzenia dokumentu – domyślnie operator nie ma prawa do zmiany daty na dokumencie. Ustawiona wartość „Tak” umożliwia zmianę daty utworzenia dokumentu.
Usuwanie dokumentów – domyślnie operator nie ma prawa do usuwania dokumentów. Uprawnienie nadaje się poprzez wybór opcji „Tak”.
Wydruk standardowy – parametr decydujący o możliwości wykonania standardowego wydruku karty obiegu dokumentów. Gdy wartość parametru zostanie ustawiona na „Tak”, na karcie obiegu po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany dotychczasowy wydruk karty obiegu. Jeżeli wartość parametru zostanie ustawiona na „Nie”, wówczas standardowy wydruk nie będzie dostępny i jeżeli nie zostały zdefiniowane żadne raporty, do których pracownik jest uprawniony, wówczas ikona będzie niewidoczna dla pracownika. Jeżeli parametr „Wydruk standardowy” zostanie ustawiony na „Nie” i pracownik jest uprawniony do wywołania raportu w kontekście szczegółów dokumentu, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany raport. Gdy w kontekście szczegółów dokumentu pracownik uprawniony jest do wywołania wielu raportów, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie uruchomiony pierwszy z listy dostępnych raportów. Pozostałe raporty, do których pracownik jest uprawniony w danym kontekście dostępne są na liście pod przyciskiem .
Sekcja „Funkcjonalności”
Sekcja „Funkcjonalności”
Inicjowanie obiegu na podstawie skanu dokumentu – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność Skany dokumentów , dzięki czemu operator może inicjować określone typy obiegów w oparciu o skany dokumentów (zob. Konfiguracja masowego skanowania).
Automatyczne generowanie dokumentów– nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność automatycznego tworzenia dokumentów z wykorzystaniem narzędzia OCR (zob. dział Automatyczne generowanie dokumentów). Możliwe jest inicjowanie obiegu dla dokumentów pobranych z systemu Comarch ERP Optima za pomocą zapytania SQL.
Wydruk książki nadawczej – uprawnienie aktywuje funkcjonalność drukowania książki nadawczej. Na liście dokumentów zostaje włączona ikona „Wydruk książki nadawczej” (zob. Wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej).
Eksport listy dokumentów do arkusza – uprawnienie aktywuje funkcjonalność eksportu wyświetlonej listy dokumentów do arkusza MS Excel (zob. Eksport listy dokumentów do arkusza).
Konfiguracja automatycznego trybu pracy – pole dostępne od wersji 2023.1.0; określa, czy pracownik ma dostęp do zakładki [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] i czy może tworzyć skrypty do pracy automatycznej (zob. Konfiguracja automatycznego trybu pracy (robotyzacja procesów) ).
Kreator raportów i dashboardów – uprawnienie aktywuje funkcjonalność tworzenia raportów i dashboardów (zob. dział Raporty i dashboardy). W menu bocznym aplikacji pojawia się ikona [Kreator raportów i dashboardów].
Praca z modułem – określa czy pracownik posiada dostęp do modułu Manager dokumentów lub Repozytorium (jeśli została włączona współpraca z modułem Repozytorium).
Jeżeli w parametrze wybrano wartość ‘Obieg Dokumentów i Manager dokumentów’ lub 'Obieg Dokumentów i Repozytorium’ wówczas w menu bocznym dostępna jest ikona [Manager dokumentów/Repozytorium].
Jeśli w parametrze wybrano wartość „Obieg Dokumentów”, wówczas operator nie ma dostępu ani do modułu Manager dokumentów ani do modułu Repozytorium, nie jest także dla niego wyświetlana w menu głównym ikona .
Pracownicy, zakładka „Uprawnienia”
Zakładka Typy obiegu
Na formatce prezentowane są typy obiegów, do których operator ma dostęp lub zostały dla niego wykluczone.
Nowe typy obiegu dodawane są za pomocą linku „Dodaj”.
Dodany typ można usunąć za pomocą ikony kosza.
Wprowadzone modyfikacje należy zapisać ikoną dyskietki [Zapisz].
Zaznaczenie parametru „Dostępne” spowoduje zaprezentowanie dodanych typów obiegu na liście dokumentów.
Zaznaczenie parametru „Wykluczone” spowoduje wykluczenie dodanych pozycji typów obiegu z listy dokumentów.
Pracownicy – Typy obiegu, z zaznaczonym parametrem „Dostępne”
Pracownicy – Typy obiegu, z zaznaczonym parametrem „Wykluczone”
Jeżeli operatorowi nie zostanie nadany dostęp do typu obiegu, a operator ma prawo inicjować dokumenty w tym typie, aplikacja wyświetli komunikat:: „Operator nie ma uprawnień na liście dokumentów do następujących typów obiegów: <nazwy typów obiegu>. W ustawieniach definicji wskazanych typów obiegów jest on uprawniony do tworzenia dokumentów. Bez dostępu do wymienionych typów obiegów, operator nie będzie mógł tworzyć dokumentów.”.
Komunikat o zablokowaniu uprawnień do wymienionych typów obiegu
Zakładka Dane osobowe
Na zakładce umożliwiono anonimizację danych pracownika, czyli bezpowrotne usunięcie danych pracownika z bazy.
Po przeprowadzeniu anonimizacji, we wszystkich miejscach w Comarch DMS, w których wyświetlano dane zanonimizowanego pracownika, wyświetlana jest informacja ‘Zanonimizowane’.
Zakładka API na karcie pracownika – integracja Comarch DMS z Comarch HRM
Zarówno w trybie jedno -, jak i wielospółkowym dla każdego pracownika po wyborze zakładki API na karcie pracownika w ramach zakładki Struktura organizacyjna widoczne jest pole System współpracujący. Jeśli wybrano w nim opcję Brak, wówczas jest to jedyne pole widoczne w tej zakładce – konto danego pracownika nie zostało natomiast użyte do integracji z systemem współpracującym przez API.
Uwaga
Operator DMS, dla którego wybrano nazwę systemu współpracującego z HRM i którego klucz wymiany wykorzystano do nawiązania integracji pomiędzy DMS i HRM, nie może zalogować się ani pracować w systemie Comarch DMS. Przy próbie logowania wyświetlana jest wówczas informacja Konto skonfigurowane do współpracy z zewnętrznym systemem.
Widok zakładki „API” dla pracownika, którego konto nie zostało użyte do integracji
Jeżeli jednak w ramach pola System współpracujący wybrano nazwę systemu współpracującego, wtedy wyświetlane są także pozostałe pola konieczne do przeprowadzenia integracji:
URL aplikacji– w ramach tego pola należy wpisać adres URL aplikacji serwerowej DMS, dla której przeprowadzana jest integracja. Obok tego pola znajduje się przycisk [Kopiuj URL aplikacji], po wyborze którego zostaje skopiowany adres wpisany w polu URL aplikacji
Klucz wymiany – w tym polu zostaje wyświetlony wygenerowany klucz wymiany. Obok tego pola znajdują się trzy przyciski:
[Generuj nowy klucz wymiany] – naciśnięcie tej ikony powoduje wygenerowanie nowego klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany
[Kopiuj klucz wymiany] – wybór tej ikony powoduje skopiowanie klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany
– po wyborze tej ikony wyświetlona zostaje informacja, która wyjaśnia, do czego jest potrzebny klucz wymiany: Skopiowany klucz wymiany i adres URL aplikacji WEB należy wprowadzić w ustawieniach aplikacji, z którą konfigurowana jest współpraca.
Po uzupełnieniu pól należy zapisać zmiany za pomocą ikony [Zapisz].
Zakładka „API” po wyborze systemu współpracującego i dokonaniu zapisu karty pracownika
Uwaga
Jeżeli operator z uprawnieniami administratora utraci te uprawnienia (parametr Administrator na karcie pracownika zostanie zmieniony na NIE), wówczas wygląd zakładki API ulegnie zmianie– na zakładce prezentowany będzie tylko klucz wymiany dedykowany spółce, do której został przypisany operator.
Jeśli karta pracownika zostanie zapisana, wówczas poziom uprawnień będzie zmieniony , a zmiany zostaną zapisane na zakładce API.
Jeśli natomiast operator opuści edytowaną kartę pracownika, wówczas poziom uprawnień nie zostanie zmieniony, zaś wygląd zakładki API zostanie przywrócony zgodnie z poziomem uprawnień.
W przypadku pracy w trybie wielospółkowym przy włączonej współpracy z Comarch ERP Optima w celu współpracy z systemem HRM adres URL aplikacji DMS i wygenerowany klucz wymiany należy skopiować i wkleić w ustawieniach systemu HRM.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
W przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument, nie ma możliwości przekazania dokumentu do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadania pracownika.
Określenia czasowego lub stałego zastępstwa można dokonać w ramach zakładki [Struktura organizacyjna], na zakładce „Ogólne”.
Uwaga
Należy pamiętać, aby po określeniu lub modyfikacji zastępstwa kliknąć na ikonę dyskietki [Zapisz], aby wprowadzone zmiany zostały zachowane.
Uwaga
Operator zastępujący nie widzi dokumentów osoby zastępowanej po zakończeniu czasu zastępstwa. Operator zastępowany widzi zawsze dokumenty, które były modyfikowane w czasie jego nieobecności.
Sekcja w ramach zakładki „Ogóle”, w której można określić zastępstwo
Operator wskazany jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego:
jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze,
Określenie zastępstwa bez ograniczeń czasowych
jeżeli w zastępstwie zostały wskazane daty – widzi dokumenty tyko w czasie zastępstwa.
Określenie zastępstwa w wybranym czasie
Operator zastępujący może przekazywać i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. Wyjątkiem są tu operacje wynikające z uprawnień, które są nadane na właściwościach pracownika.
W przypadku, gdy operator np. Ope1 zastępuje dwóch użytkowników np. Ope2 i Ope3, (których aktualnie nie ma), a Ope2 i Ope3 są uprawnieni do tego samego etapu:
przy inicjowaniu dokumentu przez osobę zastępującą – pojawia się formatka z pytaniem o wybór operatora, w imieniu którego zostanie zainicjowany dokument,
przy przekazywaniu dokumentu przez osobę zastępującą – pojawia się formatka z pytaniem o wybór operatora, w imieniu którego dokument jest przekazywany do następnego etapu.
Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący.
Formatka wyboru operatora przy inicjowaniu dokumentu, gdy w uprawnieniach do pierwszego etapu jest operator zastępowany i operator zastępujący
Przebieg etapów na dokumencie – inicjowanie dokumentu w imieniu osoby zastępowanej
W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (a przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów wyświetlona zostanie informacja „Przekazany w imieniu” oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej.
Formatka wyboru operatora przy przekazywaniu dokumentu, gdy w uprawnieniach do następnego etapu jest operator zastępowany i operator zastępujący
Przebieg etapów na dokumencie – przekazanie dokumentu w imieniu osoby zastępowanej
Przekazanie uprawnień innemu pracownikowi
Funkcjonalność służy przekazaniu uprawnień do aktualnych dokumentów innemu pracownikowi, np. w przypadku zwolnienia danego pracownika.
Uwaga
Zamiana pracowników na liście dotyczy przekazania uprawnień w zakresie definicji typów obiegów, nie pociąga za sobą zmiany w strukturze organizacyjnej, definicji stanowisk czy zastępstw definiowanych na karcie pracownika, te zmiany muszą być dokonane przez administratora.
Na liście pracowników udostępniono przycisk wywołujący okno ‘Zamień pracownika’. W polu ‘Wyszukaj pracownika’ należy wskazać operatora, którego uprawnienia zostaną przejęte przez pracownika wskazanego w polu ‘Zmień na”.
Okno Zamień pracownika, informacje o uprawnieniach i zastępstwach zamienianego pracownika
Po wskazaniu zamienianego pracownika wyświetlana są informacje:
– ilość dokumentów, do których ma uprawnienia
– jeżeli zdefiniowano zastępstwo, wyświetlany jest pracownik zastępujący zamienianego operatora
– lista typów obiegu, w ramach których zamieniany operatory był uprawniony do inicjowania dokumentów
Lista pracowników, okno ‘Zamień pracownika’
Rejestracja nowych użytkowników w aplikacji serwerowej (dawna web)
Od wersji 2020.2.1 dostępna jest możliwość rejestracji nowych użytkowników Comarch DMS z poziomu aplikacji serwerowej (dawna web). Do potencjalnego użytkownika zostaje wysłany mail zawierający link do formularza rejestracyjnego, w ramach którego potencjalny użytkownik :
podaje dane konieczne do założenia konta
potwierdza zapoznanie się z regulaminem, informacją o ochronie danych osobowych i warunkami pracy w aplikacji
Uwaga
Formularz rejestracyjny wymaga konfiguracji przez administratora systemu Comarch DMS.
Konfiguracja
Rejestracja nowych użytkowników z poziomu aplikacji serwerowej (dawna web) zostaje włączona, jeśli w pliku web.config wartość klucza <add key=”ExternalRegistrationEnabled” value=”false” /> zostanie zmieniona na true:
<add key=”TaxPayerIdRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy użytkownik będzie musiał podać NIP podczas rejestracji. Wartość „true” oznacza konieczność podania NIP, wartość „false” oznacza brak konieczności.
Widok formularza rejestracji po ustawieniu wartości true w ramach klucza „TaxPayerIdRequired”
<add key=”PersonalDataProcessingConsentRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy w oknie rejestracji będzie wyświetlany parametr „Akceptuję regulamin oraz zapoznałem się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych”. Wartość „true” spowoduje, że parametr będzie wyświetlany, a jego zaznaczenie będzie wymagane do rejestracji konta. Tekst regulaminu i informacji o przetwarzaniu danych osobowych należy wprowadzić odpowiednio do plików Rules_pl.txt i Gdpr_pl.txt znajdujących się w folderze TextResources. Wartość „false” powoduje, że parametr nie jest wyświetlany i jego zaznaczenie nie jest wymagane do rejestracji.
Widok formularza rejestracji po ustawieniu wartości true w ramach klucza ”PersonalDataProcessingConsentRequired”
<add key=”WorkingConditionsAcceptanceRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy w oknie rejestracji będzie wyświetlany parametr „Akceptuję warunki pracy”. Wartość „true” powoduje, że parametr będzie wyświetlany, a jego zaznaczenie będzie wymagane do rejestracji konta. Treść informacji o warunkach pracy należy wprowadzić do pliku WorkingConditions_pl.txt w folderze TextResources. Wartość „false” powoduje, że parametr nie jest wyświetlany i jego zaznaczenie nie jest wymagane do rejestracji.
Widok formularza rejestracji po ustawieniu wartości true w ramach klucza ”WorkingConditionsAcceptanceRequired”
Wskazówka
W plikach można użyć znaczników HTML, aby sformatować treść prezentowaną na stronie
Przebieg rejestracji
Uwaga
Do właściwego działania rejestracji użytkownika z poziomu aplikacji web konieczne jest poprawne wypełnienie przez administratora pól sekcji Ustawienia konta pocztowego w ramach zakładki Ustawienia w aplikacji desktopowej
Potencjalny użytkownik wyświetla w przeglądarce stronę, która znajduje się pod adresem: http://localhost/DocumentWorkflow.Web/ExternalRegistration- adres składa się z adresu aplikacji serwerowej (dawna web), do którego dokładany jest człon „/ExternalRegistration”, np. http://localhost/Standalone/ExternalRegistration
Widok formularza rejestracji po ustawieniu wartości true w ramach kluczy: „TaxPayerIdRequired”, ”PersonalDataProcessingConsentRequired”, ”WorkingConditionsAcceptanceRequired” (wymagane jest uzupełnienie wszystkich parametrów)
Widok formularza rejestracji po ustawieniu wartości false w ramach kluczy: „TaxPayerIdRequired”, ”PersonalDataProcessingConsentRequired”, ”WorkingConditionsAcceptanceRequired” (nie jest wymagane uzupełnienie NIP, a dodatkowe parametry są wyłączone)
Potencjalny użytkownik powinien uzupełnić wymagane pola formularza, a następnie kliknąć przycisk [Zarejestruj się].
Przykładowe uzupełnienie formularza rejestracji nowego użytkownika
Po wyborze przycisku [Zarejestruj się] wyświetlone zostaje okno informujące o konieczności aktywacji konta, aby dokończyć proces rejestracji, a na adres email podany w formularzu wysyłana jest wiadomość zawierająca link aktywacyjny do konta. Jeżeli wiadomość nie dotarła na skrzynkę mailową, można ponowić próbę, klikając wyślij link ponownie w ramach okna przeglądarki.
Okno wyświetlane po wyborze przycisku „Zarejestruj się”
Wiadomość email z linkiem aktywacyjnym, wysłana na adres podany w formularzu rejestracyjnym
Po wyborze przycisku [Aktywuj konto] wyświetlane jest okno z informacją o zakończeniu rejestracji sukcesem i z przyciskiem [Zaloguj się do Comarch DMS], po wyborze którego następuje przejście do okna logowania do aplikacji serwerowej (dawna web) Comarch DMS.
Okno wyświetlane po kliknięciu przycisku „Aktywuj konto”
Okno logowania do aplikacji serwerowej (dawna web), dostępne po wyborze przycisku „Zaloguj się do Comarch DMS”
Dodany w ten sposób pracownik jest widoczny wraz z loginem, imieniem, nazwiskiem i adresem mailowym, które uzupełniono w formularzu rejestracji, w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] w aplikacji Comarch DMS desktop.
Przykładowy pracownik dodany z poziomu aplikacji web