Pracownicy tworzeni w Comarch DMS są:

W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) działów, pracowników i stanowisk. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła.

Dla operatorów natywnych można zmienić imię i nazwisko, wprowadzić adres mailowy oraz hasło. Istnieje również możliwość zmiany loginu operatora natywnego. Może tego dokonać tylko operator z uprawnieniami administratora.

Dla operatorów XL’owych możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany imienia i nazwiska. Zmiany wprowadzane na właściwościach operatora XL’owego nie są zapisywane w bazie Comarch ERP XL.

Istnieje możliwość zdefiniowania stanowisk operatora (zob. Stanowiska). W tym celu należy kliknąć Dodaj obok pola Stanowisko na karcie pracownika i wybrać odpowiednie stanowisko z listy dostępnych stanowisk. Operator może mieć zdefiniowanych kilka stanowisk.

Na zakładce Ogólne można również zdefiniować zastępstwo za danego operatora. Osobę zastępującą należy wybrać z listy operatorów, a następnie określić przedział czasowy zastępstwa lub zastępstwo na czas nieokreślony.

Więcej informacji na temat zastępstw znajduje się w rozdziale Zastępstwa.

Uwaga

Po modyfikacji pól należy zapisać kartę przyciskiem [Zapisz].

W ramach zakładki „Uprawnienia” można wyróżnić trzy sekcje:

Sekcja „Uprawnienia ogólne”

Administrator – umożliwia nadanie operatorowi uprawnień administracyjnych.

Zastosuj login ERP XL – wyświetlanie dokumentów Comarch ERP XL z poziomu aplikacji stacjonarnej oraz generowanie dokumentów Comarch ERP XL w przypadku operatora XL’owego może być autoryzowane za pomocą loginu własnego lub z konfiguracji. Login własny to login XL’owy, na który operator loguje się do aplikacji Comarch DMS. Login z konfiguracji to login operatora wprowadzony w oknie „Ustawienia -> Autoryzacja API -> Domyślny login” (zob. Autoryzacja API).

Sekcja „Praca z dokumentem”

Zmiana daty utworzenia dokumentu – domyślnie operator nie ma prawa do zmiany daty na dokumencie. Ustawiona wartość „Tak” umożliwia zmianę daty utworzenia dokumentu.

Usuwanie dokumentów – domyślnie operator nie ma prawa do usuwania dokumentów. Uprawnienie nadaje się poprzez wybór opcji „Tak”.

Podgląd wydruku dokumentu (WWW) – nadanie uprawnienia umożliwia wyświetlenie wydruku dokumentu Comarch ERP XL poprzez kontrolkę Dokument elektroniczny w aplikacji webowej. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Podgląd wydruku dokumentu (WWW).

Wydruk standardowy – parametr decydujący o możliwości wykonania standardowego wydruku karty obiegu dokumentów. Gdy wartość parametru zostanie ustawiona na „Tak”, na karcie obiegu po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany dotychczasowy wydruk karty obiegu. Jeżeli wartość parametru zostanie ustawiona na „Nie” wówczas standardowy wydruk nie będzie dostępny i jeżeli nie zostały zdefiniowane żadne raporty, do których pracownik jest uprawniony, wówczas ikona będzie niewidoczna dla pracownika. Jeżeli parametr ‘Wydruk standardowy’ zostanie ustawiony na „Nie” i pracownik jest uprawniony do wywołania raportu w kontekście szczegółów dokumentu, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany raport. Gdy w kontekście szczegółów dokumentu pracownik uprawniony jest do wywołania wielu raportów, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie uruchomiony pierwszy z listy dostępnych raportów. Pozostałe raporty, do których pracownik jest uprawniony w danym kontekście dostępne są na liście pod przyciskiem

Zatwierdzanie dokumentu – merytorycznie – parametr decydujący o możliwości zatwierdzania przez użytkownika dokumentu pod względem merytorycznym  w ramach kontrolki typu Dokument elektroniczny lub Dokument ERP XL – zob. Elementy karty obiegu  – domyślnie parametr jest ustawiony na „Nie”

Zatwierdzanie dokumentu – formalno-rachunkowo – parametr decydujący o możliwości zatwierdzania przez użytkownika dokumentu pod względem formalno-rachunkowym w ramach kontrolki typu Dokument elektroniczny lub Dokument ERP XL – zob. Elementy karty obiegu  – domyślnie parametr jest ustawiony na „Nie”

Uwaga

Dla operatorów zaimportowanych z Comarch ERP XL pola „Zatwierdzanie dokumentu – merytorycznie” oraz „Zatwierdzanie dokumentu – formalno-rachunkowo” nie są dostępne.

Operator zaimportowany z Comarch ERP XL ma uprawnienie do zatwierdzenia dokumentu pod względem merytorycznym  i formalno-rachunkowym w ramach kontrolki typu Dokument elektroniczny lub Dokument ERP XL, jeśli w Comarch ERP XL w module Administrator na karcie danego operatora w zakładce „Księgowe” w sekcji „Parametry” zaznaczono parametry „Zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym” oraz „Zatwierdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym” i zapisano zmiany.

Jeśli operatorowi zostaną odebrane te uprawnienia w Comarch ERP XL, wówczas checkboxy służące do zatwierdzania dokumentu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym w Comarch DMS są wyszarzone i nieaktywne.

Sekcja „Funkcjonalności”

Inicjowanie obiegu na podstawie skanu dokumentu – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność Skany dokumentów , dzięki czemu operator może inicjować określone typy obiegów w oparciu o skany dokumentów (zob. Konfiguracja masowego skanowania).

Automatyczne generowanie dokumentów – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność automatycznego tworzenia dokumentów z wykorzystaniem narzędzia OCR (zob. dział Automatyczne generowanie dokumentów). Możliwe jest inicjowanie obiegu dla dokumentów pobranych z systemu Comarch ERP XL za pomocą zapytania SQL.

Wydruk książki nadawczej – uprawnienie aktywuje funkcjonalność drukowania książki nadawczej. Na liście dokumentów zostaje włączona ikona „Wydruk książki nadawczej” (zob. Wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej).

Eksport listy dokumentów do arkusza – uprawnienie aktywuje funkcjonalność eksportu wyświetlonej listy dokumentów do arkusza MS Excel (zob. Eksport listy dokumentów do arkusza)

Kreator raportów i dashboardów – uprawnienie aktywuje funkcjonalność tworzenia raportów i dashboardów (zob. dział Raporty i dashboardy). W menu bocznym aplikacji pojawia się ikona [Kreator raportów i dashboardów].

Konfiguracja automatycznego trybu pracy – pole dostępne od wersji 2023.1.0; określa, czy pracownik ma dostęp do zakładki [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] i czy może tworzyć skrypty do pracy automatycznej (zob. Konfiguracja automatycznego trybu pracy (robotyzacja procesów) ).

Praca z modułem – określa czy pracownik posiada dostęp do modułu Manager dokumentów lub Repozytorium (jeśli została włączona współpraca z modułem Repozytorium).

Jeżeli w parametrze wybrano wartość ‘Obieg Dokumentów i Manager dokumentów’  lub 'Obieg Dokumentów i Repozytorium’ wówczas w menu bocznym dostępna jest ikona [Manager dokumentów/Repozytorium].

Jeśli w parametrze wybrano wartość „Obieg Dokumentów”, wówczas operator nie ma dostępu ani do modułu Manager dokumentów ani do modułu Repozytorium, nie jest także dla niego wyświetlana w menu głównym ikona .

Na formatce prezentowane są typy obiegów, do których operator ma dostęp, lub zostały dla niego wykluczone.

Nowe typy obiegu dodawane są za pomocą linku „Dodaj”. Dodany typ można usunąć za pomocą ikony kosza. Wprowadzone modyfikacje należy zapisać ikoną dyskietki  [Zapisz].

Zaznaczenie parametru „Dostępne” spowoduje zaprezentowanie dodanych typów obiegu na liście dokumentów.

Zaznaczenie parametru „Wykluczone” spowoduje wykluczenie dodanych pozycji typów obiegu z listy dokumentów.

Jeżeli operatorowi nie zostanie nadany dostęp do typu obiegu, a operator ma prawo inicjować dokumenty w tym typie, aplikacja wyświetli komunikat: „Operator nie ma uprawnień na liście dokumentów do następujących typów obiegów: <nazwy typów obiegu>. W ustawieniach definicji wskazanych typów obiegów jest on uprawniony do tworzenia dokumentów. Bez dostępu do wymienionych typów obiegów, operator nie będzie mógł tworzyć dokumentów.”.

Na zakładce umożliwiono anonimizację danych pracownika, czyli bezpowrotne usunięcie danych pracownika z bazy.

Po przeprowadzeniu anonimizacji, we wszystkich miejscach w Comarch DMS, w których wyświetlano dane zanonimizowanego pracownika, wyświetlana jest informacja ‘Zanonimizowane’.

Opis funkcjonalności dostępny jest w rozdziale Ochrona danych osobowych – anonimizacja i usunięcie pracownika.

Zarówno w trybie jedno -, jak i wielospółkowym dla każdego pracownika po wyborze zakładki API na karcie pracownika w ramach zakładki Struktura organizacyjna widoczne jest pole System współpracujący. Jeśli wybrano w nim opcję Brak, wówczas jest to jedyne pole widoczne w tej zakładce – konto danego pracownika nie zostało natomiast użyte do integracji z systemem współpracującym przez API.

Jeżeli jednak w ramach pola System współpracujący wybrano nazwę systemu współpracującego, wtedy wyświetlane są także pozostałe pola konieczne do przeprowadzenia integracji:

[Generuj nowy klucz wymiany] – naciśnięcie tej ikony powoduje wygenerowanie nowego klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany

[Kopiuj klucz wymiany] – wybór tej ikony powoduje skopiowanie klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany

– po wyborze tej ikony wyświetlona zostaje informacja, która wyjaśnia, do czego jest potrzebny klucz wymiany: Skopiowany klucz wymiany i adres URL aplikacji WEB należy wprowadzić w ustawieniach aplikacji, z którą konfigurowana jest współpraca.

Po uzupełnieniu pól należy zapisać zmiany za pomocą ikony [Zapisz].

W przypadku pracy w trybie wielospółkowym przy włączonej współpracy z Comarch ERP Optima w celu współpracy z systemem HRM adres URL aplikacji DMS i wygenerowany klucz wymiany należy skopiować i wkleić w ustawieniach systemu HRM.

W przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument, nie ma możliwości przekazania dokumentu do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadania pracownika.

Określenia czasowego lub stałego zastępstwa można dokonać w ramach zakładki [Struktura organizacyjna], na zakładce  „Ogólne”.

Uwaga

Należy pamiętać, aby po określeniu lub modyfikacji zastępstwa kliknąć na ikonę dyskietki [Zapisz], aby wprowadzone zmiany zostały zachowane.

Operator wskazany jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego:

• jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze,

 

 

• jeżeli w zastępstwie zostały wskazane daty – widzi dokumenty tyko w czasie zastępstwa.

Operator zastępujący może przekazywać i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. Wyjątkiem są tu operacje wynikające z uprawnień, które są nadane na właściwościach pracownika.

W przypadku, gdy operator np. Ope1 zastępuje dwóch użytkowników np. Ope2 i Ope3, (których aktualnie nie ma), a Ope2 i Ope3 są uprawnieni do tego samego etapu:

Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący.

W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (a przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów wyświetlona zostanie informacja „Przekazany w imieniu” oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej.

Funkcjonalność służy przekazaniu uprawnień do aktualnych dokumentów innemu pracownikowi, np. w przypadku zwolnienia danego pracownika.

Na liście pracowników udostępniono przycisk wywołujący okno ‘Zamień pracownika’. W polu ‘Wyszukaj pracownika’ należy wskazać operatora, którego uprawnienia zostaną przejęte przez pracownika wskazanego w polu ‘Zmień na”.

Po wskazaniu zamienianego pracownika wyświetlana są informacje:

– ilość dokumentów, do których ma uprawnienia

– jeżeli zdefiniowano zastępstwo, wyświetlany jest pracownik zastępujący zamienianego operatora

– lista typów obiegu, w ramach których zamieniany operatory był uprawniony do inicjowania dokumentów

Funkcjonalność  podglądu wydruku dokumentu (WWW) jest dostępna w aplikacji web Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP XL.  Umożliwia podgląd dokumentu, który został dodany do kontrolki typu dokument elektroniczny.

Po kliknięciu na nazwę dodanego dokumentu podgląd wydruku jest wyświetlany jako panel Podgląd wydruku  w miejscu panelu Przekazanie (gdy tryb pełnoekranowy jest wyłączony) lub jako osobna zakładka Podgląd wydruku (gdy tryb pełnoekranowy jest włączony).

Uwaga

Aby funkcjonalność była dostępna dla określonego pracownika, konieczne jest, żeby dany pracownik miał ustawiony parametr Podgląd wydruku dokumentu (WWW) na „Tak” w ramach zakładki Uprawnienia w sekcji Praca z dokumentem na karcie pracownika w  zakładce  [Struktura organizacyjna].

 

W ramach podglądu wydruku dostępne są ikony , które umożliwiają przechodzenie pomiędzy stronami dokumentu, pole , w ramach którego można przejść do określonej strony dokumentu oraz ikony , dzięki którym operator może przybliżyć lub oddalić podgląd wydruku.

Parametry wydruku definiowane są w tabeli: do.DF_ConfPrint w czterech kolumnach: DCP_DocumentType (GidTyp dokumentu), DCP_PrintSource (ID źródłowe), DCP_Print (Wydruku) i DCP_PrintForma (Formatu).

Poniższa tabela przedstawia domyślne parametry (GidTyp dokumentu Comarch ERP XL):

Numer i nazwa dokumentu	ID źródłowe	Wydruku	Formatu
2004 Deprecjacja	0	100	2
2037 Faktura eksportowa	0	974	1
3344 Faktura importowa	0	355	2
2033 Faktura sprzedaży	0	303	6
2038 Faktura sprzedaży a-vista	0	303	6
1520 Faktura VAT RR	0	546	1
2036 Faktura wewnętrzna	0	985	1
1521 Faktura zakupu	0	68	1
1526 Faktura zakupu a-vista	0	68	1
2003 Korekta kosztu	0	99	1
1232 Koszt dodatkowy zakupu	0	928	1
4144 Nota memoriałowa	0	220	2
8832 Oferta na zakup	0	244	2
8960 Oferta sprzedaży	0	243	2
2034 Paragon	0	537	1
5104 Promocja	0	465	1
1604 Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie	0	644	1
1603 Przesunięcie międzymagazynowe wydanie	0	643	1
1602 Przesunięcie wewnątrzmagazynowe	0	532	1
1617 Przychód wewnętrzny	0	101	2
1089 Przyjęcie magazynowe	0	106	2
2002 Przyjęcie towarów kaucjonowanych	0	444	1
1489 Przyjęcie zewnętrzne	0	538	1
2039 Raport sprzedaży	0	528	1
3584 Reklamacja sprzedaży	0	691	1
3585 Reklamacja zakupu	0	693	1
1616 Rozchód wewnętrzny	0	103	2
1968 Tax Free	0	577	2
4145 Uproszczona nota memoriałowa	0	633	1
1601 Wydanie magazynowe	0	106	2
2000 Wydanie towarów kaucjonowanych	0	443	1
2001 Wydanie zewnętrzne	0	94	1
2005 Wydanie zewnętrzne eksportowe	0	111	1
960 Zamówienie	0	246	2
Paczka	0	286	1
Wysyłka	0	288	1
4700 Zlecenie serwisowe	0	684	1

Od wersji 2020.2.1 dostępna jest możliwość rejestracji nowych użytkowników Comarch DMS z poziomu aplikacji serwerowej (dawna web). Do potencjalnego użytkownika zostaje wysłany mail zawierający link do formularza rejestracyjnego, w ramach którego potencjalny użytkownik :

Konfiguracja

Rejestracja nowych użytkowników z poziomu aplikacji serwerowej (dawna web) zostaje włączona, jeśli w pliku web.config wartość klucza <add key=”ExternalRegistrationEnabled” value=”false” /> zostanie zmieniona na true:

<add key=”ExternalRegistrationEnabled” value=”true” />  (zob. Instalacja aplikacji serwerowej (dawnej web) w trybie ręcznym).  Następnie należy określić następujące parametry:

• <add key=”TaxPayerIdRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy użytkownik będzie musiał podać NIP podczas rejestracji. Wartość „true” oznacza konieczność podania NIP, wartość „false” oznacza brak konieczności.

 

 

• <add key=”PersonalDataProcessingConsentRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy w oknie rejestracji będzie wyświetlany parametr „Akceptuję regulamin oraz zapoznałem się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych”. Wartość „true” spowoduje, że parametr będzie wyświetlany, a jego zaznaczenie będzie wymagane do rejestracji konta. Tekst regulaminu i informacji o przetwarzaniu danych osobowych należy wprowadzić odpowiednio do plików Rules_pl.txt i Gdpr_pl.txt znajdujących się w folderze TextResources. Wartość „false” powoduje, że parametr nie jest wyświetlany i jego zaznaczenie nie jest wymagane do rejestracji.

 

 

• <add key=”WorkingConditionsAcceptanceRequired” value=”false” /> – klucz określa, czy w oknie rejestracji będzie wyświetlany parametr „Akceptuję warunki pracy”. Wartość „true” powoduje, że parametr będzie wyświetlany, a jego zaznaczenie będzie wymagane do rejestracji konta. Treść informacji o warunkach pracy należy wprowadzić do pliku WorkingConditions_pl.txt w folderze TextResources. Wartość „false” powoduje, że parametr nie jest wyświetlany i jego zaznaczenie nie jest wymagane do rejestracji.

Przebieg rejestracji

Uwaga

Do właściwego działania rejestracji użytkownika z poziomu aplikacji web konieczne jest poprawne wypełnienie przez administratora pól sekcji Ustawienia konta pocztowego w ramach zakładki Ustawienia  w aplikacji desktopowej

Potencjalny użytkownik wyświetla w przeglądarce stronę, która znajduje się pod adresem: http://localhost/DocumentWorkflow.Web/ExternalRegistration- adres składa się z adresu aplikacji serwerowej (dawna web), do którego dokładany jest człon „/ExternalRegistration”, np. http://localhost/Standalone/ExternalRegistration

Potencjalny użytkownik powinien uzupełnić wymagane pola formularza, a następnie kliknąć przycisk [Zarejestruj się].

Po wyborze przycisku [Zarejestruj się] wyświetlone zostaje okno informujące o konieczności aktywacji konta, aby dokończyć proces rejestracji, a na adres email podany w formularzu wysyłana jest wiadomość zawierająca link aktywacyjny do konta. Jeżeli wiadomość nie dotarła na skrzynkę mailową, można ponowić próbę, klikając wyślij link ponownie w ramach okna przeglądarki.

Po wyborze przycisku [Aktywuj konto] wyświetlane jest okno z informacją o zakończeniu rejestracji sukcesem i z przyciskiem [Zaloguj się do Comarch DMS], po wyborze którego następuje przejście do okna logowania do aplikacji serwerowej (dawna web) Comarch DMS.

Dodany w ten sposób pracownik jest widoczny wraz z  loginem, imieniem, nazwiskiem i adresem mailowym, które uzupełniono w formularzu rejestracji,  w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] w aplikacji Comarch DMS desktop.