Błędy w module Comarch DMS Repozytorium po stronie serwera są logowane do pliku tekstowego przy pomocy frameworka Serilog oraz mechanizmów ASP.NET Core, tak jak wskazano w pliku konfiguracyjnym appsettings.json, a także po stronie klienta aplikacji do konsoli przeglądarki.

Aby dana opcja po stronie serwera stała się aktywna, konieczne jest odkomentowanie jej, czyli usunięcie znaków //, w ramach pliku appsettings.json (domyślna lokalizacja pliku: C:\inetpub\wwwroot\DocumentManager.WebApi\appsettings.json).

Zaleca się logowanie błędów do pliku tekstowego repository_log.txt (lokalizacja domyślna: C:\temp\repository_log.txt).

Dodawanie uprawnień dostępu do modułu Repozytorium

Po instalacji opisanej w artykułach: Repozytorium – instalacja dla administratora i Konfiguracja aplikacji WEB (nowej aplikacji web) do współpracy z modułem Repozytorium  należy uruchomić aplikację desktopową Comarch DMS.

1. W pierwszej kolejności trzeba nadać uprawnienia osobom, które mają pracować z modułem Repozytorium. W tym celu konieczne jest (kolejno):

Uwaga

Aby uniknąć problemów z dostępem do Repozytorium należy najpierw zapisać w ramach zakładki „Struktura organizacyjna” uprawnienia Administratora i jeszcze przynajmniej jednej osoby, która powinna mieć uprawnienia administratora w Repozytorium, ale nie jest administratorem Comarch DMS. Nawet, jeżeli dana osoba miała już wcześniej wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium”, należy przełączyć na „Obieg Dokumentów”, zapisać, przełączyć z powrotem na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i ponownie zapisać. Tak samo powinno się postępować w stosunku do wszystkich osób, które miały wybraną opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” przed konfiguracją modułu Repozytorium. W przeciwnym wypadku takie osoby nie mają dostępu do Repozytorium.

Przyklad

Użytkownik „Administrator” (który jest jednocześnie administratorem Comarch DMS) przed rozpoczęciem pracy z modułem Repozytorium loguje się do aplikacji desktopowej Comarch DMS, następnie wchodzi do zakładki „Struktura organizacyjna” , wybiera sekcję „Pracownicy”,  później swoją  kartę pracownika, a następnie sekcję „Uprawnienia” i, w ramach działu „Funkcjonalności”, pole „Praca z modułem”. Tam zmienia dotychczas ustawioną opcję  „Obieg Dokumentów i Repozytorium” na „Obieg Dokumentów”, zapisuje za pomocą ikony dyskietki , a potem znów zmienia na opcję „Obieg Dokumentów i Repozytorium” i zapisuje.

 

 

Następnie wybiera kartę pracownika „Jan Abacki” i nadaje mu uprawnienia do Repozytorium, podobnie, jak uczynił to dla siebie – z tą różnicą, że „Jan Abacki” nie jest administratorem Comarch DMS.  Następnie zapisuje zmianę.

 

 

Po przeprowadzeniu powyższych czynności administratorami Repozytorium są użytkownicy „Administrator” i „Jan Abacki”. Mogą oni teraz swobodnie pracować z Repozytorium.

Operatorzy, którzy jednocześnie:

zostają dodani do modułu Comarch DMS Repozytorium jako administratorzy, co oznacza poniższe uprawnienia:

Przejście do modułu Repozytorium i utworzenie struktury folderów

2. Kiedy zapisano już uprawnienia pracowników do pracy z modułem „Obieg dokumentów i Repozytorium„, wówczas należy kliknąć zakładkę [Repozytorium] i nacisnąć przycisk [Uruchom aplikację web].

Wówczas (od wersji 2024.0.0) operator zostaje przeniesiony do okna logowania do  nowej aplikacji webowej w przeglądarce.

3. Po wpisaniu loginu i hasła, a następnie kliknięciu „Zaloguj się” pojawia się okno „Jesteś już zalogowany” z pytaniem dotyczącym zmiany sesji. Należy kliknąć „Zaloguj się ponownie”, zalogować się, a wówczas operator zostanie przeniesiony do strony startowej nowej aplikacji webowej Comarch DMS, gdzie w bocznym menu należy wybrać zakladkę [Repozytorium].

4. Administrator powinien zacząć pracę  w Repozytorium od utworzenia struktury folderów.

W ramach katalogu głównego  [Repozytorium] jedynie administrator DMS może dodać nowe foldery.

W tym celu należy wybrać przycisk [Nowy folder]. Pojawi się wówczas okno dodawania folderu. Należy wpisać nazwę folderu w polu „Nazwa folderu„.

W ramach katalogu głównego jest możliwe dodawanie tylko obszarów – folderów z przypisanym administratorem, dlatego w polu „Wybierz nowego administratora” konieczne jest znalezienie w wyszukiwarce pracownika lub pracowników, którzy mają zostać administratorami nowego folderu. Aby wyszukać danego użytkownika, wystarczy wpisać pierwszą literę jego imienia.

Po wyborze administratorów należy zapisać zmiany, klikając w przycisk [Utwórz]. Nowy folder jest widoczny na liście dokumentów w ramach katalogu głównego    [Repozytorium] oraz na strukturze folderów na panelu po lewej stronie.

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 1” . Na jego administratorów wyznacza 2 użytkowników: „Jan Kowalski” i „Joanna Bławatek”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 1”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Joanna Bławatek” do folderu „Folder 1”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu ma on wówczas możliwość usunięcia takiego dostępu. Może także zamiast tego zmienić zakres uprawnień użytkownika do folderu.

 

Przyklad

Administrator dodaje nowy folder o nazwie „Folder 2” . Na jego administratora wyznacza tylko 1 użytkownika: „Aleksandra Maj”. Następnie klika [Utwórz] i powstaje „Folder 2”.

 

 

Pewien czas później okazuje się, że Administrator chce odebrać dostęp użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu „Folder 2”. W ramach zarządzania uprawnieniami do folderu nie ma on wówczas możliwości usunięcia takiego dostępu ani modyfikacji uprawnień użytkownika „Aleksandra Maj” do folderu.

 

Osoba, którą wybrano na administratora danego obszaru będzie też miała dostęp do jego zawartości (folderów i dokumentów).

Wskazówka

Warto pamiętać, aby poza zapisaniem w Comarch DMS desktop uprawnień pracownika do pracy z Repozytorium nadać mu również uprawnienia do przynajmniej jednej konkretnej lokalizacji w Repozytorium – w przeciwnym wypadku w ramach Repozytorium nie będą dla niego widoczne żadne elementy struktury folderów, a na środku ekranu wyświetlany będzie napis Brak dostępu.

 

W ramach zakładki  [Ustawienia] można wyróżnić dwie sekcje:

Po kliknięciu w link [Skonfiguruj ustawienia aplikacji] w ramach zakładki „Zarządzanie aplikacją” dostępne są cztery sekcje:

Sekcja „Atrybuty”

W ramach sekcji „Atrybuty” możliwe jest dodawanie nowych i edycja istniejących atrybutów.

Atrybuty to pola do wypełnienia, które można przypisać do typów dokumentów innych niż „Nieokreślony” (zostaną wtedy automatycznie przypisane do dokumentu, dla którego wybrano dany typ) lub bezpośrednio do danego dokumentu.

Typy atrybutów

W ramach Repozytorium dostępne jest 5 typów atrybutów:

1. „Krótki tekst” (do 40 znaków) – zawiera opcjonalny parametr Lista podpowiedzi, który domyślnie jest odznaczony.

Jeżeli parametr Lista podpowiedzi zostanie zaznaczony, wówczas pokazują się pola, które należy wypełnić – w każdym z takich pól wpisuje się jedną z opcji, które mają być wyświetlone przy danym atrybucie.

Kiedy dany atrybut będzie dodawany do danego dokumentu, w polu atrybutu wyświetlą się podpowiedzi ułożone w kolejności alfabetycznej.

Parametr Lista podpowiedzi można edytować podczas edycji atrybutu.

2. „Długi tekst” (do 255 znaków)

3. „Liczba” – zawiera również opcjonalny parametr „Część dziesiętna” (domyślnie zaznaczony), dzięki któremu możliwe jest wpisanie liczby z max. 2 miejscami po przecinku.

W przypadku odznaczenia parametru „Część dziesiętna” można wpisać tylko liczby całkowite.

4. „Data”

5. „Wartość logiczna”– możliwość wyboru za pomocą suwaka opcji „Tak” lub „Nie”

Dodawanie nowego atrybutu

Aby dodać nowy atrybut należy wybrać przycisk [Dodaj atrybut], dostępny po prawej stronie ekranu.

Otwiera się wówczas okno „Dodaj atrybut”, w ramach którego należy wpisać nazwę atrybutu (musi być niepowtarzalna w obrębie wszystkich atrybutów – aktywnych i nieaktywnych) i wybrać dla niego z rozwijanej listy odpowiedni typ atrybutu.

Po dokonaniu zmian należy nacisnąć przycisk [Zapisz], aby zapisać nowy atrybut.

Dodany atrybut jest teraz widoczny na liście z adnotacją „aktywny”.

Edycja atrybutu

Możliwa jest edycja atrybutu – w tym celu należy najechać kursorem na dany atrybut i kliknąć menu kontekstowe , a następnie „Edytuj”.

Po wyborze „Edytuj” wyświetlone zostaje okno „Edytuj atrybut”, w którym możliwa jest edycja:

Przyklad

W ramach sekcji atrybuty dodano atrybut typu Wartość logiczna „Czy został zatwierdzony”, domyślnie zaznaczony jako „aktywny”. Następnie dodano go do typu dokumentu „Faktura” wraz z drugim atrybutem „Data wystawienia”.

 

Następnie status atrybutu „Czy został zatwierdzony” zmieniono na „Nieaktywny”. Wówczas atrybut przestaje być przypisany do typu dokumentu „Faktura”, nie można go też znaleźć na liście atrybutów możliwych do przypisania.

 

Usuwanie atrybutu

Po wybraniu menu kontekstowego atrybutu   możliwe jest również jego usunięcie za pomocą opcji „Usuń”.

Uwaga

Jeżeli atrybut został już powiązany z dokumentem – należy do typu dokumentu, który przypisano już do jakiegoś dokumentu lub został osobno przypisany do dokumentu – wówczas pojawia się komunikat mówiący o braku możliwości usunięcia, a atrybut nie jest usuwany.

Konieczne jest wówczas usunięcie atrybutu przy danym dokumencie – nawet jeśli usunięto go już z danego typu dokumentu.

 

Lista atrybutów

Nad listą atrybutów znajduje się wyszukiwarka , w której można wpisać odpowiednią frazę, aby wyszukać atrybut po nazwie – lista atrybutów zostaje wówczas ograniczona do tych, które zawierają daną frazę.

Lista atrybutów składa się z 3 kolumn:

Sekcja „Typy dokumentów”

W tej zakładce możliwe jest określenie typów dokumentów oraz włączenie, edycja lub wyłączenie retencji dokumentów.

Typy dokumentów to definiowane przez administratora rodzaje dokumentów wraz z przypisanymi atrybutami, dzięki którym można szczegółowo opisać dokument dodany do repozytorium.

Na liście typów dokumentu znajduje się jeden predefiniowany typ „Nieokreślony”, który jest nadawany automatycznie nowododanym do repozytorium dokumentom i którego nie można edytować ani usunąć – możliwa jest jednak zmiana typu danego dokumentu na inny niż „Nieokreślony” w ramach edycji dokumentu.

Lista typów dokumentów

Lista typów dokumentów składa się z 3 kolumn:

• Typ dokumentu – tu znajduje się nazwa, jaką danemu typowi dokumentu nadał administrator; można ją edytować w razie potrzeby
• Atrybuty – lista atrybutów, jakie administrator przypisał do danego typu dokumentu; jeżeli z powodu braku miejsca nie wszystkie atrybuty są widoczne na liście, wystarczy przesunąć kursor na daną pozycję – pokaże się wówczas okienko komunikatu pokazujące wszystkie przypisane do typu dokumentu atrybuty.

 

Nad listą typów dokumentów znajduje się pole wyszukiwarki , gdzie można wyszukać dany typ dokumentu, wpisując pierwszą literę nazwy lub którąś z innych liter występujących w nazwie.

Dodawanie nowego typu dokumentu

Nowy typ dokumentu można dodać, naciskając przycisk , znajdujący się powyżej listy typów dokumentów, po prawej stronie ekranu. Po wyborze tego przycisku wyświetlane jest okno „Dodaj typ dokumentu”, gdzie wymagane jest określenie parametrów:

Wskazówka

Obok prefixa znajduje się ikonka informacji, po kliknięciu której wyświetlane są  ogólne informacje dotyczące prefixów.

Oprócz tego w ramach okna dostępne są dwie zakładki:

W ramach zakładki Atrybuty  konieczne jest przypisanie przynajmniej 1 atrybutu, maksymalnie zaś 50 atrybutów.

Atrybuty mogą być wybrane spośród dostępnych na rozwijalnej liście atrybutów, które dodano w ramach sekcji Atrybuty (zobacz: Sekcja „Atrybuty”) albo dodane nowe za pomocą przycisku .

W ramach listy rozwijalnej należy zaznaczyć checkbox obok wybranego atrybutu/atrybutów i kliknąć przycisk .

Aby usunąć pojedyncze atrybuty, trzeba odznaczyć checkboxy obok nich i ponownie nacisnąć .

Jeśli administrator chce usunąć wszystkie  przypisania atrybutów do danego typu jednocześnie, może to zrobić, wybierając na liście rozwijalnej atrybutów lub naciskając znak „x” przy polu z wybraną ilością atrybutów (np. ).

Atrybut dodany za pomocą przycisku dołącza zarówno do listy atrybutów przy danym typie dokumentów, jak i do listy wszystkich dostępnych atrybutów w sekcji Atrybuty.

Uwaga

Jeżeli dodano nowy atrybut za pomocą przycisku , to pozostaje on na liście atrybutów dostępnych w sekcji Atrybuty, nawet jeśli ostatecznie nowy typ dokumentu nie został zapisany.

Po dodaniu atrybutu (oprócz atrybutów typu Wartość logiczna) można zaznaczyć, czy dany atrybut będzie wymagany, zaznaczając opcję „Wymagane”.

Oznacza to, że po dodaniu danego typu  do dokumentu konieczne będzie wpisanie wartości tego atrybutu, aby móc dokonać zapisu.

Jeśli parametr „Wymagane” pozostanie niezaznaczony, wówczas uzupełnienie wartości atrybutu jest opcjonalne. Parametr „Wymagane” jest domyślnie odznaczony.

W dolnej części zakładki Atrybuty  widoczna jest lista rozwijalna „Lokalizacja domyślna”. Ten parametr odnosi się wyłącznie do współpracy z CEE. Pozwala na wybranie lokalizacji, do której będą automatycznie przesyłane z CEE do Repozytorium dokumenty należące do danego typu.

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów można określić, czy dokumenty, które będą przypisane do danego typu dokumentu będą podlegać retencji – czyli czy takie dokumenty w formie zarchiwizowanej będą musiały być przechowywane w Repozytorium przez określony czas, bez możliwości usunięcia w tym okresie.

Funkcjonalność retencji została szczegółowo omówiona w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora. W zakładce dostępne są dwie opcje:

Menu kontekstowe typu dokumentu

Na liście typów dokumentu po przesunięciu kursorem na dany typ (oprócz typu „Nieokreślony”) wyświetlane jest menu kontekstowe , w ramach którego dostępne są trzy opcje:

Edycja typu dokumentu

Po kliknięciu w ramach menu kontekstowego w opcję Edytuj  zostaje otwarte okno Edytuj typ dokumentu. W ramach zakładki Atrybuty możliwa jest edycja:

Nie jest natomiast możliwa edycja prefixa identyfikatora typu.

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów  możliwe jest:

Historia zmian reguły przechowywania

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Historia zmian reguły przechowywania  wyświetlony zostaje wykaz wszelkich zmian dotyczących retencji dla danego typu dokumentu, a są to:

Zmiany wyświetlane są w kolejności od najnowszej do najstarszej.

W przypadku pozycji dotyczących włączenia lub edycji reguły retencji możliwy jest wybór przycisku . Wyświetlane jest wówczas okno Szczegóły zmiany, w którym obok rodzaju zmiany, daty jej dokonania (dnia i godziny) oraz osoby, która jej dokonała, wyświetlane są również parametry, jakie ustawiano przy włączaniu retencji lub jej edycji.

Uwaga

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany  w ramach okna Historia zmian, po wyborze przycisku ,  w oknie Szczegóły zmiany  – pola prezentowane są w nowym układzie: usunięto checkbox  Zablokuj możliwość zmiany  typu dokumentu w okresie retencji i zmodyfikowano wygląd sekcji Zmieniono z  i Zmieniono na, tak, aby miały wygląd analogiczny do  ustawień reguły retencji na definicji typu obiegu.

W przypadku edycji retencji w oknie Szczegóły zmiany pokazywane są zarówno parametry ustawione przed edycją (w ramach pola Zmieniono z:), jak i parametry ustawione podczas edycji (w ramach pola Zmieniono na). Pokazywany jest wówczas jedynie powód edycji, bez powodu włączenia retencji.

Nad wykazem zmian dostępna jest wyszukiwarka , dzięki której można wyszukać daną aktywność (włączenie/edycja/wyłączenie retencji), wpisując literę lub frazę pochodzącą z uzasadnienia włączenia/edycji/wyłączenia retencji.

W ramach zaś znajdującego się obok pola możliwe jest wyznaczenie zakresu dat, z których zmiany retencji mają być pokazywane na wykazie. Wybór zakresu potwierdzany jest przyciskiem [Zapisz].

Okno historii zmian retencji można zamknąć, wybierając znak „x” lub przycisk [Zamknij], znajdujący się w prawym dolnym rogu strony.

Usuwanie typu dokumentu

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Usuń możliwe jest natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie tego typu z Repozytorium.

Uwaga

Jeżeli dany typ dokumentu został już przypisany do co najmniej jednego dokumentu (aktywnego lub zarchiwizowanego), wówczas tego typu nie można usunąć, dopóki pozostaje przypisany, a przy próbie usunięcia wyświetlany jest komunikat:

 

Sekcja „Pliki usunięte po retencji”

Lista usuniętych dokumentów

W ramach sekcji wyświetlana jest lista usuniętych dokumentów z informacjami o nich podanymi w 3 kolumnach:

Menu kontekstowe usuniętego dokumentu i przywracanie dokumentów

Jeżeli operator wybrał co najmniej jeden plik z listy, wówczas nad listą dokumentów, pod wyszukiwarką i przyciskami filtrów, w miejscu paska pojawia się belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość wszystkich elementów dostępnych na liście]. Na belce dostępne są przyciski:

[Odznacz] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają odznaczone

 [Zaznacz wszystkie] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają zaznaczone

[Pobierz] – po kliknięciu w niego wszystkie zaznaczone elementy na liście dokumentów zostaną pobrane

 [Menu kontekstowe] – po naciśnięciu tego przycisku zostają wyświetlone następujące opcje:

Te opcje znajdują się także w menu kontekstowym , które pojawia się po przesunięciu kursorem na dany dokument – to menu jest dostępne tylko dla pojedynczego dokumentu.

Ikony związane z paginacją – [Ilość na stronie] i  [ikony zmiany stron] – są widoczne tylko po przesunięciu strony w dół za pomocą suwaka, jeśli na liście jest przynajmniej 10 plików.

Po wybraniu w ramach menu kontekstowego  przycisku [Przywróć] zostaje wyświetlony komunikat Przywracanie plików automatycznie usuniętych po retencji, informujący o skutkach przywrócenia dokumentu/dokumentów.

Jeżeli administrator nadal chce przywrócić dokument/dokumenty, powinien wybrać przycisk [Rozumiem, chcę przywrócić] . Jeżeli chce wycofać się z akcji przywracania, może wybrać opcję [Anuluj] , znak albo kliknąć poza polem komunikatu.

Po wyborze przycisku [Rozumiem, chcę przywrócić] zostaje wyświetlone okno Przywróć wybrane pliki (<liczba wybranych plików>), w ramach którego należy z listy folderów wybrać folder, do którego zostaną przywrócone wszystkie dokumenty.

Można także dodać nowy folder, do którego trafią wszystkie zaznaczone pliki, klikając ikonkę , następnie wpisując nazwę folderu i wybierając [Dodaj]. Później należy wybrać nowododany folder z listy .

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk [Przywróć tutaj] na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o przywróceniu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Podgląd usuniętego dokumentu i prawy panel

Po dwukrotnym kliknięciu w nazwę usuniętego dokumentu wyświetlony zostaje jego podgląd (dla plików PDF,JPG,PNG), dostępny jest też prawy panel, na którym znajdują się następujące informacje:

Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu.

Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) lub dokumentów dodanych z Repozytorium do kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob.  Załącznik dodany z modułu Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem„, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

W ramach okna podglądu możliwe jest również pobranie, przywrócenie lub usunięcie na zawsze dokumentu za pomocą, odpowiednio, przycisków [Pobierz], [Przywróć] i [Usuń na zawsze].

Ikony nad listą usuniętych dokumentów

Nad listą usuniętych dokumentów znajdują się przyciski:

– wpisując w tym polu pierwszą literę lub frazę z nazwy dokumentu można wyszukać dokument

[Data usunięcia] –  po kliknięciu tego filtra można zawęzić wyświetlaną listę do dokumentów usuniętych danego dnia lub w danym zakresie dni

[Typ] – po naciśnięciu tego filtra możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do dokumentów przypisanych do danego typu dokumentu

[Usuń wszystkie na zawsze] – naciskając ten przycisk można usunąć jednocześnie wszystkie dokumenty znajdujące się w sekcji Pliki usunięte po retencji.

Nad listą dokumentów znajduje się również informacja , przypominająca o warunkach przechowywania w koszu dokumentów po okresie retencji. Zgodnie z treścią komunikatu, dokumenty, które znalazły się w sekcji Pliki usunięte po retencji  zostają automatycznie usunięte po 30 dniach (liczonych od daty usunięcia dokumentu) i ulegają trwałemu usunięciu z systemu.

Trwałe usuwanie plików

Po zaznaczeniu przez operatora plików i wybraniu w ramach menu kontekstowego przycisku  [Usuń na zawsze] zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć [Anuluj], znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk [Usuń]. Wtedy na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”) .

Jeżeli natomiast operator chce trwale usunąć wszystkie pliki znajdujące się na liście dokumentów w zakładce Pliki usunięte po retencji, wówczas może kliknąć link [Usuń wszystkie na zawsze]. Wtedy zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć [Anuluj], znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk [Usuń na zawsze]. Wówczas wszystkie pliki z kosza retencji zostaną trwale usunięte.

Aby opróżnić kosz retencji, można także zaznaczyć wszystkie dokumenty z listy, wybierając przycisk [Zaznacz wszystkie] na belce nad listą dokumentów, a następnie z menu kontekstowego opcję [Usuń na zawsze], a potem [Usuń] na wyświetlonym komunikacie.

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza retencyjnego.

Sekcja „Powody unieważnienia”

W wersji 2022.0.1 w ramach zakładki  [Ustawienia], w sekcji Zarządzanie aplikacją  dodano nową zakładkę Powody unieważnienia, w której znajduje się lista powodów unieważnienia.

Na liście domyślnie dostepny jest jeden predefiniowany powód Duplikat.

Uprawnienia do zarządzania powodami unieważnienia dokumentu ma administrator Repozytorium.

Powody unieważnienia mogą być:

Dodawanie powodu unieważnienia dokumentu

Aby dodać nowy powód unieważnienia dokumentu, administrator powinien wpisać jego nazwę w polu Dodaj nowy powód, a następnie nacisnąć przycisk  [Dodaj].

Przycisk jest nieaktywny, jeśli w polu nie wpisano żadnego znaku – staje się aktywny po wpisaniu co najmniej 1 znaku.

Nazwa powodu może mieć co najmniej 1, a maksymalnie 50 znaków.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] nowy powód zostaje umieszczony na liście zgodnie z kolejnością alfabetyczną, pod predefiniowanym powodem Duplikat i domyślnie jest określony jako aktywny.

Za pomocą strzałek obok  nazwy kolumny Powód można zmieniać kolejność powodów unieważnienia dodanych przez administratora.

Użytkownik nie może dodać powodu unieważnienia, który ma taką samą nazwę jak powód, który znajduje się już na liście. W przypadku podjęcia takiej próby pod polem Dodaj nowy powód zostaje wyświetlona informacja Taki powód już istnieje, a przycisk  [Dodaj] jest wyszarzony.

Jeśli dwóch użytkowników w tym samym czasie próbuje wprowadzić nowy powód unieważnienia dokumentu o tej samej nazwie, a pierwszy z nich naciśnie przycisk [Dodaj], wówczas dla drugiego użytkownika po naciśnięciu również  przez niego przycisku  [Dodaj] wyświetlany jest następujący komunikat:

Po wybraniu przez drugiego użytkownika [Dodaj] lub przycisku „Enter” na klawiaturze oprócz wyświetlenia powyższego komunikatu następuje również odświeżenie listy powodów unieważnienia.

Menu kontekstowe na liście powodów unieważnienia

Menu kontekstowe jest dostępne dla wszystkich powodów unieważnienia, które zostały dodane przez administratora.

Menu kontekstowe powodu unieważnienia  zostaje wyświetlone po przesunięciu kursora na daną pozycję. Są w nim dostępne dwie opcje:

Usuwanie powodu unieważnienia

Usunięcie powodu unieważnienia jest możliwe z poziomu jego menu kontekstowego, widocznego po przesunięciu kursora na daną pozycję. Po wyborze opcji Usuń powód unieważnienia zostaje usunięty  z listy.

Jeśli użytkownik próbuje usunąć  powód unieważnienia, który został już przypisany do dokumentu, wówczas akcja nie zostaje przeprowadzona i wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości usunięcia powodu.

Jeżeli dwóch operatorów próbuje usunąć ten sam powód unieważnienia, to dla operatora, który kliknie opcję Usuń  jako drugi zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Oznaczanie powodu unieważnienia jako aktywny lub nieaktywny

Powód unieważnienia może zostać oznaczony jako nieaktywny. W takim przypadku powód unieważnienia:

Przyklad

Powód unieważnienia dokumentu Brak konieczności zachowania został oznaczony jako nieaktywny.

 

Powód unieważnienia Brak konieczności zachowania jest jednak nadal prezentowany na prawym panelu dokumentu, do którego go wcześniej przypisano.

 

 

Zdezaktywowany powód unieważnienia Brak konieczności zachowania  nie jest już jednak dostępny do wyboru w oknie unieważniania dokumentu FZ_4_2021.

 

Aby dezaktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako nieaktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Nieaktywny .

Jeśli w tym samym czasie na liście powodów unieważnienia pracuje dwóch użytkowników, Użytkownik 1 usunie powód unieważnienia z listy, a Użytkownik 2 próbuje oznaczyć go jako nieaktywny, wówczas dla Użytkownika 2 zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Istnieje możliwość zmiany statusu powodu unieważnienia z powrotem na aktywny. W takim przypadku powód unieważnienia będzie ponownie dostępny na liście powodów unieważnienia możliwych do wyboru  w ramach okna unieważniania dokumentu.

Aby aktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako aktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Aktywny .

Zakładka Zawartość twojej listy zawiera parametr Widok kolumn, taki sam jak dla standardowego użytkownika.

W ramach parametru Widok kolumn możliwe jest określenie, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą  widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.

Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:

Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn  poprzez kliknięcie [Edytuj], zaznaczenie opcji  „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne.

Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem.

Następnie należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.

Na okno Repozytorium składają się  trzy części: Struktura drzewa folderów, główne okno i prawy panel. Zostaną one omówione poniżej.

Struktura drzewa folderów

Struktura drzewa folderów  powstaje poprzez dodawanie kolejnych folderów nadrzędnych i podrzędnych.

W ramach drzewa widoczne są dla użytkownika jedynie te foldery, do których nadano mu uprawnienia, wraz z zawartymi w nich podfolderami oraz takie, w których znajduje się inny katalog lub dokument, do którego użytkownik jest uprawniony.

W ramach drzewa zastosowano dwa rodzaje oznaczeń folderów:

  – obszary– foldery,  którym podczas ich dodawania przyznano administratorów

i

– foldery, którym podczas dodawania nie przyznano administratorów.

Przyklad

Widok struktury drzewa folderów dla użytkownika JuliaNowacka wynika zarówno z posiadanych przez tego użytkownika uprawnień, jak i ich braku:

• • • Użytkownik JuliaNowacka nie ma nadanych uprawnień do Folderów 2 i 4, dlatego nie są dla niej widoczne na strukturze drzewa folderów.
    • Na drzewie użytkownika JuliaNowacka znajduje się Folder 1, bo użytkownikowi przyznano uprawnienie „Edytor” w  stosunku do znajdującej się w nim faktury. Nie jest natomiast widoczny podrzędny Folder 1.1 , ponieważ JuliaNowacka nie posiada uprawnień do Folderu 1.
    • Folder 3.3 jest widoczny na drzewie użytkownika JuliaNowacka, bo użytkownikowi nadano uprawnienie „Przeglądający” w odniesieniu do tego katalogu, znajduje się tam także Folder 3 jako jego folder nadrzędny. Brak jednakże Folderu 3.1 i Folderu 3.2, bo użytkownik nie ma uprawnień do Folderu 3.
    • Widoczny jest również Folder 5 i jego foldery podrzędne Folder 5.1 i Folder 5.2, bo użytkownikowi nadano w stosunku do Folderu 5 uprawnienie „Administrator”

 

 

Pod strukturą drzewa folderów znajdują się również ikonki:

[Kosz] – po kliknięciu tej ikonki przechodzi się do kosza, gdzie znajdują się usunięte dokumenty i dokumenty, które znajdowały się w usuniętych folderach (zob. Kosz w module Repozytorium).

[Ustawienia] – po naciśnięciu tej ikonki  przechodzi się do ustawień, gdzie możliwa jest zmiana widoku kolumn  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zawartość twojej listy” dla administratora lub Repozytorium – konfiguracja i ustawienia dla użytkownika), a dla administratora Repozytorium także określenie  typów oraz atrybutów dokumentów, retencji, jak również zarządzanie plikami usuniętymi po retencji i dodawanie powodów unieważnienia dokumentów  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora).

Główne okno

U samej góry okna znajduje się lokalizacja, w której aktualnie znajduje się użytkownik.

Jeśli adres jest długi , ulega skróceniu – jego część zmienia się w znak wielokropka, po kliknięciu którego wyświetla się brakująca część adresu. Możliwe jest wówczas przejście do wybranej lokalizacji poprzez naciśnięcie odpowiedniego odcinka tego adresu.

Poniżej lokalizacji znajduje się pole służące do wyszukiwania wszystkich folderów podrzędnych w ramach folderów nadrzędnych oraz dokumentów w ramach danego folderu.

Jeżeli w danym folderze nie zostanie znaleziona wpisana fraza, wówczas pod wyszukiwarką pojawia się link [Wyszukaj w repozytorium], po wyborze którego wyszukiwanie zostanie powtórzone w całym repozytorium, tylko w zakresie lokalizacji, do których dany użytkownik posiada uprawnienia.

Od wersji 2023.0.0 w przypadku dokumentów, które przesłano do modułu Repozytorium przez punkt ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”, możliwe jest wyszukiwanie ich nie tylko po nazwie, ale także po treści.

W tym celu w module Repozytorium dodano pole „Szukaj też” z checkboxem „w treści plików”, które jest wyświetlane pod wyszukiwarką po kliknięciu w pole wyszukiwarki.

Jeżeli operator zaznaczy checkbox, wówczas funkcjonalność wyszukiwania po treści zostanie włączona. Po wpisaniu w wyszukiwarce dowolnego fragmentu tekstu wyszukiwanie odbywa się zarówno w nazwach dokumentów, jak również w ich treści.

Checkbox „w treści plików” jest domyślnie odznaczony.

Obok plików, które przesłano do modułu Repozytorium za pomocą punktu konfiguracyjnego typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”, znajduje się oznaczenie .

Jeśli na liście dokumentów w Repozytorium znajduje się dokument przesłany z punktu konfiguracyjnego OCR, wówczas przy próbie podmienienie pliku binarnego tego dokumentu wyświetlany jest komunikat „Dla tego dokumentu dostępne jest wyszukiwanie po treści. Jeżeli zastąpisz ten plik innym, funkcjonalność wyszukiwania po treści nie będzie dostępna.”

Pod oknem wyszukiwania umieszczono  cztery parametry określające filtrowanie wyników wyszukiwania:

[Status] – odpowiada za filtrowanie dokumentów po ich statusie. W wersji 2022.0.1 filtr Status uległ zmianie – dostępne są w nim następujące opcje:

Operator wybiera daną opcję, zaznaczając znajdujące się obok nich checkboxy.

Jeżeli użytkownik zaznaczy co najmniej 2 statusy, wówczas na liście dokumentów prezentowane są dokumenty o jednym albo drugim statusie. Jeżeli natomiast żaden status nie został wybrany, wtedy na liście dokumentów widoczne są wszystkie foldery i dokumenty.

Domyślnie nie są wybrane żadne statusy, wyświetla się status Dowolny – wówczas wyświetlana jest lista zarówno wszystkich dokumentów (niezależnie od ich statusu), jak i katalogów, według poziomu uprawnień użytkownika.

Po wyborze co najmniej jednego innego statusu w filtrze wyświetlany jest dany status, np. , a na liście dokumentów pokazywane są jedynie dokumenty, których dotyczy status wybrany w ramach filtra – są to dokumenty znajdujące się w folderze, w którym uruchomiono filtrowanie i w folderach podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Po wyborze przycisku [Wyczyść filtry], wszystkie filtry są odznaczane, a na liście przywracany jest status: Dowolny.

Jeżeli wybrano dwa statusy, wówczas filtr jest prezentowany jako [Status:2/3], a na liście dokumentów widoczne są tylko dokumenty, które mają jeden albo drugi z wybranych statusów – np. po wybraniu statusów Zarchiwizowane i Unieważnione na liście prezentowane są zarówno dokumenty zarchiwizowane, jak i dokumenty unieważnione – zarówno z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie trzy statusy – Aktywne, Zarchiwizowane i Unieważnione, wówczas dodatkowo zaznaczeniu ulega parametr Zaznacz wszystko, a w filtrze widoczna jest informacja   .

Podobnie, jeśli użytkownik zaznaczy parametr Zaznacz wszystko, wówczas także pozostałe statusy zostaną zaznaczone, a w filtrze również widoczna jest informacja . W obydwóch przypadkach na liście prezentowane są jedynie dokumenty z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

[Data dodania] – parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone dodane wówczas foldery i dokumenty.

[Typ] – parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu.

Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia).

Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

[Więcej filtrów]– parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów. W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry dodano filtr Powód unieważnienia.

Po kliknięciu pola [Wybierz powód] rozwijana jest lista powodów unieważnienia, na której za pomocą checkboxów można zaznaczyć jeden lub wiele powodów unieważnienia, według których odbędzie się filtrowanie dokumentów.

Przykładowo, jeśli zaznaczono checkboxy przy powodach Duplikat i Błędny, wówczas wyszukane zostaną zarówno dokumenty, które unieważniono, podając powód Duplikat, jak i dokumenty, które unieważniono, podając powód Błędny.

Aby wybrać powody unieważnienia, wystarczy zaznaczyć je i zatwierdzić ich wybór przyciskiem [Wybierz] w ramach listy powodów, a następnie nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki].

W polu [Wybierz powód] po wyborze przynajmniej jednego powodu unieważnienia z listy wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wybranych powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Jeśli operator zaznaczy opcję [Zaznacz wszystko], wówczas zaznaczone zostaną wszystkie dostępne powody unieważnienia.

Podobnie, jeśli każdy z powodów unieważnienia zostanie pojedynczo zaznaczony, automatycznie zaznaczeniu ulegnie także opcja [Zaznacz wszystko].

Wówczas w ramach pola Wybierz powód wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wszystkich powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Wybrane filtry można usunąć, klikając [Wyczyść] na liście powodów unieważnienia. W tym celu można również wybrać przycisk [Wyczyść wszystko] w ramach okna Pozostałe filtry (ale wówczas usunięte zostaną wszystkie filtry z tego okna) lub [Wyczyść filtry] nad listą dokumentów (zostają wtedy jednak usunięte wszystkie filtry, nie tylko filtr Powód unieważnienia).

Jeśli żaden powód unieważnienia nie został wskazany, filtr jest pomijany i nie wlicza się do liczy wybranych filtrów, widocznej na przycisku [Wybrane filtry].

W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry został również dodany dodatkowy predefiniowany filtr Kryterium okresu przechowywania.

Filtr Kryterium okresu przechowywania składa się z kontrolek  – [Data od i Data do] użytkownik wybiera w nich zakres dat – wynikiem filtrowania będą dokumenty, których kryterium okresu przechowywania znajduje się w podanym zakresie.

Po uzupełnieniu kontrolek należy nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki]. Okno zostanie wówczas zamknięte, a wyniki filtrowania zostaną wyświetlone na liście dokumentów analogicznie do wyników filtrowania po innych atrybutach, czyli zostaną wyświetlone dokumenty, które znajdują się w folderze, w którym filtrowanie zostało uruchomione oraz we wszystkich folderach podrzędnych (jeśli operator ma do nich uprawnienie co najmniej przeglądającego).

Aby dodać filtr na podstawie atrybutu, należy wybrać opcję [Dodaj nowy filtr], zostanie wyświetlona lista wszystkich atrybutów zdefiniowanych w systemie. Za pomocą wyszukiwarki można znaleźć atrybut, którego nazwa zawiera daną frazę.

Po wybraniu atrybutu należy ustalić jego wartość, według której dokument ma być szukany.

Kolejne atrybuty, według których ma być filtrowana lista dokumentów, można dodać klikając [Dodaj kolejny filtr].

W wersji 2022.0.1 jeżeli po wyborze nad listą dokumentów opcji [Więcej filtrów], w ramach okna Pozostałe filtry wybrano opcję [Dodaj kolejny filtr] i w polu [Wybierz atrybut] dokonano wyboru atrybutów, ale ich wartości nie zostały uzupełnione – wówczas filtrowanie według takich atrybutów nie zostaje przeprowadzone.

Przyklad

W ramach okna Pozostałe filtry wybrano 3 atrybuty: Czy zatwierdzony, Data transportu i Firma – ale dla atrybutu Data transportu nie wybrano zakresu dat.

 

Wówczas atrybut Data transportu nie jest uwzględniany przy filtrowaniu, lista dokumentów jest natomiast zawężana zgodnie z podanymi wartościami atrybutów Czy zatwierdzony i Firma.

W oknie Pozostałe filtry dostępne są przyciski:

Wybranie przycisku w prawym górnym rogu okna spowoduje:

Po prawej stronie okna głównego znajdują się dwa przyciski:

[Nowy folder]– za pomocą tego przycisku można utworzyć nowy folder. Możliwe jest przypisanie innego użytkownika jako administratora folderu lub pozostawienie pola wyboru nowego administratora niezaznaczonego – wtedy administratorem nowego folderu jest  tylko administrator lokalny, który go utworzył i administratorzy Repozytorium.

Dla użytkownika o poziomie uprawnień edytora do danej lokalizacji dostępne jest tylko dodawanie w tej lokalizacji nowych folderów bez administratora. Jeżeli przycisk jest wyszarzony, oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień, aby tworzyć nowy folder w danej lokalizacji.

[Prześlij]– przycisk służący do dodawania do danego folderu pliku z komputera, otwiera okno przeglądania dokumentów. Nie jest dostępny na poziomie katalogu głównego Repozytorium.

Ikona okna Wykonywane akcje – znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Po wybraniu jednej z akcji dostępnych dla elementów w menu kontekstowym na ikonie pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji.

W oknie głównym znajduje się również lista folderów i dokumentów wraz z wybranymi informacjami dodatkowymi. Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy dokumentów.

Prawy panel

Na prawym panelu znajdują się ikonki, po kliknięciu których ukazują się informacje o folderze/dokumencie. Są to następujące ikony:

– strzałki służące do rozwijania i zwijania szczegółów prawego panelu

– ikonka, po kliknięciu której ukazuje się panel z takimi szczegółami jak:

• nazwa folderu/dokumentu
• zakładka „Informacje” (a w niej oznaczenie „folder” lub określenie formatu i rozmiaru dokumentu)
• informacja „Plik unieważniony”–  tylko jeżeli dokument został unieważniony
• zakładka „Identyfikator dokumentu”, zawierająca indywidualny identyfikator dokumentu według jego typu (zob. Dokumenty w Repozytorium)
• zakładka „Lokalizacja” (z oznaczeniem, gdzie w ramach Repozytorium znajduje się dany folder lub dokument)
• zakładka „Ostatnia modyfikacja” –   występuje tylko jeżeli dany folder/ dokument był modyfikowany; data ostatniej modyfikacji folderu/dokumentu wraz z nazwą użytkownika, który jej  dokonał
• zakładka „Utworzony”– data utworzenia dokumentu i nazwa użytkownika, który go utworzył
• zakładka „Zakończenie okresu przechowywania”– informacja wyświetla się tylko dla dokumentów zarchiwizowanych podlegających regule retencji, pokazuje datę, do której dokument podlega retencji; obok znajduje się przycisk Edytuj umożliwiający zmianę daty zakończenia okresu przechowywania dokumentu; jeżeli dokonywano zmian zakończenia okresu retencji dokumentu, wówczas widoczny jest poniżej również przycisk Zobacz historię zmian
• zakładka „Liczba wersji” – w sekcji znajdują się: informacja o dotychczasowej ilości wersji danego dokumentu dodanych do danej lokalizacji w Repozytorium oraz przycisk Zarządzaj wersjami uruchamiający okno o tej samej nazwie.
• zakładka „Dostęp do pliku” – w ramach tej zakładki znajdują się pierwsze litery nazw użytkowników uprawnionych do danego folderu/dokumentu; po przesunięciu kursora na dany inicjał widoczna jest nazwa danego użytkownika  wraz z poziomem jego uprawnień.

 

– ikonka, po kliknięciu której pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Atrybuty mogą być  uzupełnione albo w module Workflow ( jeżeli dokument był dodawany z poziomu kontrolki typu Załącznik – zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) albo z poziomu  Repozytorium  za pomocą edycji atrybutów w ramach podglądu dokumentu.

– ikonka, po której naciśnięciu wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

Od wersji 2024.0.0 po kliknięciu w numer dokumentu zostaje otwarta nowa karta ze szczegółami tego dokumentu w aplikacji WEB Comarch DMS.

W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem”, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

Role operatorów – administrator i użytkownik

W ramach Comarch DMS Repozytorium można wyróżnić dwie główne role, jakie mogą pełnić operatorzy:

• Administrator – jest to użytkownik, który jednocześnie:

 

1. posiada uprawnienie administratora w Comarch DMS, tzn. w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia, w sekcji Uprawnienia ogólne opcja Administrator  jest zaznaczona na Tak,

2. ma  w  tej samej zakładce [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika w sekcji Funkcjonalności  parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium.

Nowododany administrator posiada uprawnienia administratora także do obszarów , folderów podrzędnych i dokumentów, które znajdowały się w Repozytorium zanim przyznano mu uprawnienia.

 

 

Administrator posiada w ramach Repozytorium wiele uprawnień niedostępnych dla standardowego użytkownika, takich jak:

• definiowanie typów dokumentu - w tym możliwość włączenia, edycji lub wyłączenia retencji
• definiowanie globalnej listy atrybutów
• dodawanie powodów unieważnienia dokumentów
• zarządzanie poziomem uprawnień innych użytkowników we wszystkich katalogach i w stosunku do wszystkich dokumentów w Repozytorium
• tworzenie obszarów (katalogów z przypisanym administratorem) w ramach katalogu głównego Repozytorium
• tworzenie, edycja i usuwanie obszarów i katalogów w każdym katalogu w ramach Repozytorium
• dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów w ramach całego Repozytorium (poza katalogiem głównym Repozytorium)

Uwaga

Administrator główny jest dodawany do każdego obszaru , katalogu i dokumentu, ponieważ jest dodawany do root'a (katalogu głównego Repozytorium).

Uwaga

Jeżeli którekolwiek z wymienionych uprawnień  (administratora lub pracy z modułem Repozytorium) zostanie odebrane, wówczas operator zostanie usunięty z katalogu głównego Comarch DMS Repozytorium - czyli usunięty z wszelkich podrzędnych obszarów , katalogów i dokumentów.

• Standardowy użytkownik – operator, którego dodano w Comarch DMS, a który nie jest administratorem i który w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia,  w sekcji Funkcjonalności  ma parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Użytkownik może mieć następujące poziomy uprawnień: administrator obszaru, edytor albo przeglądający.

 

Uwaga

Aby standardowy użytkownik mógł pracować w Repozytorium, powinien  mieć przyznane przez administratora uprawnienia do przynajmniej jednego katalogu – w innym wypadku nie będzie w stanie przesłać żadnych dokumentów bezpośrednio do Repozytorium ani przeglądać żadnych dokumentów w ramach Repozytorium.

Rodzaje uprawnień operatorów

W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu administrator Repozytorium może nadać użytkownikowi jeden z trzech rodzajów uprawnień:

• • • Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

• • • Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem”  ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium.  W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

 

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

 

Przyklad

Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

 

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

 

 

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

 

• • • Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem”  ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

 

Uwaga

Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

 

Uwaga

Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

 

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder 5  administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

 

 

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

 

 

Uwaga

Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .

 

Przykłady funkcjonowania uprawnień w Repozytorium

Przyklad

Uprawnienia administratora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy obszar Styczeń 2022 i nadaje w nim uprawnienia administratora użytkownikowi "Barbara Nowacka".

 

 

Przy takim zdefiniowaniu uprawnień do tych obszarów zarówno "Barbara Nowacka", jak i "Anna Kowalik" mają uprawnienia do obszaru Styczeń 2022.

 

 

Jednocześnie operator "Barbara Nowacka" nie posiada żadnych uprawnień do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień - pomimo tego, że jest administratorem obszaru znajdującego się w Folderze na potwierdzenia zamówień.

 

Przyklad

Uprawnienia edytora folderu podrzędnego a uprawnienia do folderu nadrzędnego

Administrator nadaje operatorowi "Anna Kowalik" uprawnienia administratora do obszaru Folder na potwierdzenia zamówień.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder na potwierdzenia zamówień administrator tworzy folder Uwagi, nie dodając dodatkowego administratora.

 

 

Po wejściu do menu kontekstowego   folderu Uwagi   i po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami  administrator nadaje operatorowi "Barbara Nowacka" uprawnienie edytora w stosunku do tego folderu, wyszukując operatora za pomocą wyszukiwarki, klikając [Dodaj] przy  nazwisku "Barbara Nowacka", następnie w ramach pola Osoby z dostępem do pliku naciskając obok tego użytkownika i wybierając  opcję Edytor.

 

 

 

 

 

Wówczas, kiedy administrator wybierze menu kontekstowe obszaru Folder na potwierdzenia zamówień  i opcję Zarządzaj uprawnieniami , wtedy będzie widoczne, że operator "Barbara Nowacka" co prawda znajduje się na liście Osoby z dostępem do pliku, ale z poziomem uprawnienia Brak dostępu.

Poziom uprawnień można zmienić z Brak dostępu  na Edytor lub Przeglądający, naciskając strzałkę obok napisu Brak dostępu i wybierając odpowiednią opcję, a następnie [Zapisz]

W ten sposób  ułatwiono potencjalne nadanie uprawnień do folderu nadrzędnego dla osoby, która ma już uprawnienia do znajdującego się w nim folderu podrzędnego. Jeżeli natomiast administrator nie chce, żeby operatora "Barbara Nowacka" wyświetlano na liście, może usunąć tę pozycję z listy, klikając ikonę obok napisu Brak dostępu,  a następnie [Zapisz] -  ta operacja nie wpłynie na uprawnienia operatora "Barbara Nowacka" w folderze podrzędnym.

 

 

 

Przyklad

Uprawnienia operatora o poziomie uprawnień "przeglądający"  do folderu nadrzędnego Folder 4, kiedy zostaje mu odebrany dostęp do folderu podrzędnego Folder 4.1

Na liście obszarów znajduje się obszar Folder 4 , a w nim dwa foldery podrzędne: Folder 4.1 i  Folder 4.2.

 

 

Administrator nadaje uprawnienie „Przeglądający” operatorowi „Jan Kowalski” na poziomie obszaru Folder 4.

 

 

Następnie administrator usuwa uprawnienia operatora „Jan Kowalski” na poziomie folderu podrzędnego Folder 4.1.

 

Wówczas uprawnienia operatora "Jan Kowalski" na poszczególnych poziomach prezentują się następująco:

• W ramach uprawnień do Folder 4.1 – brak dostępu* z możliwością edycji

 

• W ramach uprawnień do drugiego folderu podrzędnego, Folder 4.2 – przeglądający

 

• W ramach uprawnień do obszaru nadrzędnego Folder 4 – przeglądający*

 

Przy dodawaniu uprawnień pracownikowi pod możliwymi do wyboru opcjami Przeglądający i Edytor dostępne są krótkie opisy możliwości działań na danym poziomie uprawnień – w wersji 2022.0.1 informacja dostępna pod opcją Edytor została zmodyfikowana, tak aby obejmować nowoprzyznane edytorowi uprawnienie archiwizacji dokumentów.

W ramach listy folderów i dokumentów wyświetlane są foldery oraz dokumenty dodane do Repozytorium.

W ramach folderu głównego „Repozytorium” nie jest możliwe dodanie dokumentu, istnieje natomiast opcja (tylko dla użytkownika  z uprawnieniami administratora Repozytorium) utworzenia nowego folderu w tym miejscu.

Uwaga

Folder główny „Repozytorium”  ma kilka specyficznych cech:

• dostęp do niego mają tylko administratorzy Repozytorium – czyli użytkownicy, którzy w aplikacji desktop posiadają uprawnienia administratora, a w  ramach ustawień Struktury organizacyjnej w aplikacji desktop mają wybraną i zapisaną opcję współpracy z modułem „ Obieg Dokumentów i Repozytorium„
• w tym folderze możliwe jest tylko dodawanie nowych folderów z przypisanym administratorem
• niemożliwe jest dodawanie do niego dokumentów
• uprawnienia do niego można nadać lub usunąć jedynie poprzez aplikację desktop
• w stosunku do niego nie można nadać innego poziomu uprawnień niż „Administrator”

W folderze głównym „Repozytorium”  foldery mogą być sortowane według nazwy lub według daty dodania, za pomocą strzałek znajdujących się przy polach „Nazwa” i „Dodano”. Podobnie odbywa się sortowanie folderów i dokumentów w folderach podrzędnych.

Kolumny zawierające informacje o folderze/dokumencie zawierają zawsze nazwę, natomiast widoczność innych kolumn jest zależna od ustawień wybranych przez użytkownika (zob. Repozytorium – konfiguracja dla użytkownika – widok kolumn).

Domyślnie na liście folderów i dokumentów może być widocznych 6 kolumn: Nazwa, Dodano, Autor, Wersje, Rozmiar i Typ dokumentu. Kolejność kolumn również zależy od ustawień użytkownika.

Dodatkowo od wersji 2023.0.0  obok kolumny „Nazwa” może być widoczna kolumna z ikonami, dla której wyłączenie widoczności lub zmiana kolejności nie są możliwe – nie jest ona wyodrębniona w ramach ustawień widoku kolumn (zob. Ujednolicenie oznaczeń dokumentów na liście dokumentów).

Możliwe jest wyszukiwanie danego folderu lub dokumentu za pomocą wyszukiwarki nad listą folderów i dokumentów, także przy użyciu dostępnych filtrów (w kwestii filtrów zob. Okno Repozytorium-główne okno).

W dolnej części strony za pomocą opcji można określić liczbę elementów, które mają być widoczne na stronie, a za pomocą strzałek  dostępnych obok przejść do następnej strony, wrócić do poprzedniej lub przejść do końca listy dokumentów.

Rodzaje folderów

W ramach Repozytorium można wyróżnić 2 rodzaje folderów:

  obszar – folder, do którego uprawnienia są wydzielone i przydzielone do administratorów lokalnych podczas tworzenia folderu;  folder dziedziczy także  uprawnienia użytkowników na poziomie administratora z nadrzędnych obszarów .

folder, do którego nie są przypisani administratorzy lokalni; folder dziedziczy także wszystkie rodzaje uprawnień użytkowników  z nadrzędnych obszarów

Użytkownicy z poziomem uprawnień Edytor lub Przeglądający w ramach danego obszaru :

1. zachowują swoje uprawnienia w stosunku do wszystkich folderów podrzędnych i dokumentów znajdujących się w folderze

2. nie mają  uprawnień do podrzędnych obszarów (chyba że zostaną im osobno nadane).

Przyklad

Założono Folder 6, w którym nadano uprawnienia:

• użytkownikowi „Józef Kowal” uprawnienie „Edytor”
• użytkownikowi „Anna Nowa” uprawnienie „Przeglądający”

 

 

Następnie utworzono dwa foldery podrzędne do Folderu 6:

• obszar o nazwie Folder 6.1
• folder o nazwie Folder 6.2

 

Po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.1 można zobaczyć, że brak tam uprawnień przyznanych użytkownikom „Józef Kowal” i „Anna Nowa” na poziomie Folderu 6. Oznacza to, że ani „Józef Kowal”, ani „Anna Nowa” nie mają dostępu do Folderu 6.1 i jego zawartości.

 

 

Natomiast po wejściu  do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.2 widoczne jest, że obydwoje użytkowników zachowało swe uprawnienia. Oznacza to, że i „Józef Kowal”, i „Anna Nowa”  mają dostęp do Folderu 6.2  oraz jego zawartości – oprócz znajdujących się w nim innych obszarów   wraz z zawartością.

 

Dodawanie i edycja folderów

Nowy folder może zostać dodany przez użytkownika o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” w ramach folderu , do którego ma uprawnienia.

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” może dodawać foldery obydwóch rodzajów – (z administratorem) i (bez administratora).

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Edytor” -może dodawać foldery jedynie jednego rodzaju – (bez administratora).

Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Nowy folder] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Aby utworzyć nowy folder należy:

1. nacisnąć ikonkę [Nowy folder]. Pojawia się wówczas  okno „Nowy folder”.

2. W polu „Nazwa folderu” należy obowiązkowo wprowadzić nazwę, jaka ma zostać nadana folderowi.

3. Opcjonalnie ( i jeśli pozwalają na to uprawnienia) można  przypisać do folderu nowego administratora, zaznaczając checkbox przy polu „Przypisz nowego administratora folderu”.

Następnie należy  wyszukać użytkownika, któremu mają zostać nadane uprawnienia administratora do folderu, wpisując przynajmniej jedną literę jego imienia lub nazwiska – wyświetli się wówczas lista wyboru spośród nazw użytkowników, w których występuje podana fraza.

Kliknięciem w nazwę użytkownika nadaje mu się uprawnienia administratora folderu. Możliwe jest również dodanie w analogiczny sposób kolejnych użytkowników jako administratorów.

4. Później należy nacisnąć przycisk [Utwórz], aby zapisać wprowadzone zmiany lub [Anuluj], aby je anulować.

Po naciśnięciu [Utwórz] powstaje nowy folder w ramach folderu nadrzędnego, w którym naciśnięto przycisk [Nowy folder].

Możliwość edycji folderu ogranicza się do zmiany nazwy folderu w ramach jego menu kontekstowego, poprzez wybór opcji [Zmień nazwę], wpisanie nowej nazwy folderu i kliknięcie przycisku „Zapisz”.

Edycji może dokonywać tylko użytkownik o uprawnieniach „Administrator” lub „Edytor”.

Usuwanie folderów

Uprawnienia do usuwania folderów mają użytkownicy o uprawnieniach „Administratora” lub „Edytora”.

Folder może zostać usunięty poprzez wybranie menu kontekstowego folderu i kliknięcie [Usuń].

Można także usunąć wiele folderów na raz, zaznaczając przy nich checkboxy i wybierając opcję   z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów, możliwe jest też usuwanie na raz wielu folderów i dokumentów.

Przy usuwaniu folderu/folderów na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu.

Uwaga

Folder nie zostanie usunięty, jeśli znajduje się w nim dokument z włączonym okresem retencji.

Jeśli w katalogu znajdują się dokumenty podlegające regule retencji, wtedy przy próbie usunięcia katalogu w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu w link zostaje wyświetlone okno komunikatu z informacją o braku możliwości usunięcia folderu z powodu obecności dokumentów podlegających regule retencji.

 

 

 

 

Również  folder, w którym znajduje się dokument,  który uległ archiwizacji i ma status „zarchiwizowany” (jest „wyszarzony” na liście dokumentów), nie może zostać usunięty.

Jeżeli w katalogu znajdują się dokumenty zarchiwizowane, przy próbie jego usunięcia na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o błędzie podczas usuwania elementu.

 

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Zarządzaj uprawnieniami”  otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do folderu (zob. Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora i Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami).

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

Dokumenty – informacje ogólne

Dokumenty dodawane do Repozytorium mogą występować w dowolnym formacie.

Każdemu dokumentowi dodanemu z  poziomu Repozytorium (za pomocą przycisku „Prześlij”) zostaje nadany typ „Nieokreślony”, który można później edytować na inny typ dokumentu, co wiąże się z przypisaniem mu tym samym określonego zestawu atrybutów związanego z danym typem.

Pliki dodawane z poziomu kontrolki typu Załącznik w module Workflow, w ramach integracji z modułem Workflow, przyjmują typ dokumentu i atrybuty zdefiniowane w ramach obiegu dokumentów.

Dodawanie dokumentów

Uprawnienia do dodawania i edycji dokumentów mają jedynie użytkownicy o poziomie uprawnień „Administrator” lub „Edytor”.

Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Prześlij] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Od wersji 2022.0 możliwe jest przesyłanie wielu plików jednocześnie.

Dodawanie dokumentu odbywa się po kliknięciu w przycisk [Prześlij] znajdujący się w prawym górnym rogu okna Repozytorium.

Wyświetlane jest wówczas okno eksploratora dokumentów, w którym należy wskazać dokument/dokumenty, które zostaną dodane do Comarch DMS Repozytorium. Możliwe jest także przekazywanie dokumentów do Repozytorium za pomocą przeciągania elementów (metodą drag&drop).

Po rozpoczęciu przesyłania wyświetlane jest okno transferu plików, a następnie lista dokumentów jest odświeżana i dokument/dokumenty są wyświetlane w katalogu, w kontekście którego uruchomiono przesyłanie dokumentu/dokumentów.

W ramach Repozytorium możliwe jest dodawanie kolejnych wersji danego dokumentu i zarządzanie nimi.

W celu dodania nowej wersji pliku należy:

1. przejść do lokalizacji w Repozytorium, w której znajduje się plik

2. nacisnąć przycisk [Prześlij] w prawym górnym rogu Repozytorium ,

3. w ramach eksploratora plików wybrać plik o tej samej nazwie oraz rozszerzeniu, a następnie potwierdzić przyciskiem [Otwórz].

4. Wówczas zostaje wyświetlone okno Przesyłanie elementów o tej samej nazwie, w ramach którego można wybrać jedną z trzech opcji:

Jeżeli w ramach okna operator zaznaczy checkbox Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze (dostępny tylko przy przesyłaniu wielu dokumentów jednocześnie), wówczas wybór opcji będzie dotyczył także innych aktualnie przesyłanych dokumentów, które mają takie same nazwę i rozszerzenie jak dokumenty znajdujące się już w danej lokalizacji w Repozytorium.

5. Po wybraniu przycisku [Zaktualizuj istniejący] dokument zostaje zapisany w tej samej lokalizacji jako kolejna wersja istniejącego dokumentu.

Jeżeli operator prześle do danej lokalizacji w Repozytorium dokument, a będzie się już w niej znajdował dokument o takich samych nazwie i rozszerzeniu, ale zarchiwizowany lub zarchiwizowany unieważniony, to wówczas zostanie wyświetlony komunikat Przesyłanie elementów o tej samej nazwie tylko z dwiema opcjami:

Jeśli dany dokument był wersjonowany przed  archiwizacją, wówczas można tylko pobrać jego poprzednie wersje.

Nie są wtedy natomiast możliwe takie działania jak:

Każda z nowododanych wersji pliku zachowuje w stosunku do poprzedniej wersji:

Dodawanie kolejnej wersji pliku jest także możliwe w ramach okna zarządzania wersjami po wyborze linku [Prześlij nową wersję] (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu).

Identyfikator dokumentu

Po zmianie typu nowego dokumentu z „Nieokreślony” na inny dokumentowi zostaje przyznany własny identyfikator, wyświetlany w ramach prawego panelu po naciśnięciu [Szczegóły].

Identyfikator jest złożony z prefiksu typu dokumentu, ukośnika i kolejnego numeru dokumentu dodanego w ramach danego typu.

Identyfikator ulega zmianie wraz ze zmianą typu danego dokumentu. Raz wykorzystany identyfikator nie jest używany ponownie.

Edycja dokumentów

W ramach edycji dokumentu możliwe do zmiany są cztery cechy dokumentu:

Edycji nazwy dokumentu może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po wyborze menu kontekstowego   lub dokumentu lub przycisku [Więcej akcji] w podglądzie dokumentu i kliknięciu opcji  [Zmień nazwę] (zob. Menu kontekstowe dokumentu).

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po kliknięciu w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów i  wyborze przycisku [Edytuj atrybuty].

Pola możliwe do edycji:

– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium. Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.

Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].

Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór. W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania. Atrybut ten umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany. Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów należy nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.

Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.

Usuwanie dokumentów

Usuwanie plików z Comarch DMS Repozytorium możliwe jest zawsze, gdy dokument posiada status Aktywny.

Od wersji 2022.0 możliwe jest również usunięcie wielu plików na raz.

Gdy dokument został zarchiwizowany  nie ma możliwości usunięcia go z Comarch DMS Repozytorium.

Po kliknięciu opcji [Usuń] w menu kontekstowym, plik jest przenoszony do kosza, a po wyborze ikonki wyświetlone zostaje okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu.

Jeżeli podczas usuwania wystąpiły błędy, wówczas po kliknięciu w napis [Nie usunięto] w Oknie wykonywanych akcji  (zob. Okno „Wykonywane akcje”) wyświetlany jest komunikat informujący o przyczynach nieusunięcia plików.

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”.

Po wybraniu opcji „Pobierz”, dokument zostaje natychmiast pobrany.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie.

2. Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ul
• ołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieran
• ega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja   [Unieważnij dokument](zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji, wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja[Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja[Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji, wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]  (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

Blokada edycji dokumentu

Jeżeli jeden z użytkowników edytuje dokument, wówczas inny użytkownik nie może  w tym samym czasie dokonywać w stosunku do niego takich akcji jak:

Przyklad

Dwoje użytkowników: „AnnaNowa” i „Abacki” jest zalogowanych w tym samym czasie do Repozytorium DMS.  „Anna Nowa” klika w nazwę dokumentu „Dokument 1” w „Folderze 3″, a następnie na przycisk ” Edytuj atrybuty”. W tym samym czasie  również użytkownik „Abacki” postanawia  edytować „Dokument 1”, jednak kiedy wchodzi do „Folderu 3”, widzi przy dokumencie znak kłódki. Po wejściu do podglądu dokumentu okazuje się, że opcja „Edytuj atrybuty” jest wyszarzona, a pod nazwą dokumentu i w prawym dolnym rogu aplikacji wyświetlana jest informacja o tym, że „AnnaNowa” edytuje dokument i że edycja przez innego użytkownika jest niemożliwa. Użytkownik „Abacki” musi poczekać, aż „AnnaNowa” zakończy edycję, aby sam mógł dokonać zmian w dokumencie.

 

 

 

Podgląd dokumentu

Podgląd dokumentu jest możliwy w przypadku dokumentów w formacie PDF i plików graficznych (JPG, PNG) i dostępny zarówno dla użytkowników o uprawnieniach na poziomie „Administrator” i „Edytor”, jak i na poziomie „Przeglądający”.

Podgląd dokumentu wyświetla się po kliknięciu w nazwę dokumentu na liście folderów i dokumentów. W ramach okna podglądu dokumentu widoczne są ikonki:

– przyciski służące do przechodzenia pomiędzy stronami podglądu dokumentu

– ikonka , po kliknięciu której następuje pobranie dokumentu na dysk

– przycisk, po wyborze którego otwiera się okno drukowania dokumentu

– ikonka, za pomocą której można obracać podgląd dokumentu zgodnie z ruchem wskazówek zegara

– przyciski służące do oddalania i przybliżania widoku podglądu

[Więcej akcji] – przycisk, po naciśnięciu którego rozwija się menu kontekstowe; jego zawartość zależy od uprawnień użytkownika (zob. Menu kontekstowe dokumentu). W przypadku dokumentów unieważnionych w ramach menu kontekstowego możliwe jest jedynie pokazanie lub ukrycie szczegółów dokumentu oraz  jego pobranie.

[Edytuj atrybuty] – przycisk, po naciśnięciu którego możliwy jest wybór lub edycja typu i atrybutów dokumentu (zob. Edycja dokumentów). Ikonka jest „wyszarzona” i nieaktywna dla użytkowników z poziomem uprawnień „Przeglądający” oraz dla wszystkich użytkowników, jeśli dokument został zarchiwizowany.

Na prawo od podglądu dokumentu widoczny jest również prawy panel, analogiczny do tego, który znajduje się przy liście folderów i dokumentów (zob. Okno Repozytorium).

Od wersji 2022.0 możliwe jest masowe przesyłanie plików do Repozytorium.

Po kliknięciu w prawym górnym rogu okna Repozytorium w przycisk [Prześlij] zostaje otwarte okno dialogowe, w którym można zaznaczyć jeden lub więcej plików, które będą przesłane do Repozytorium.

Po wyborze plików należy potwierdzić wybór, klikając w oknie dialogowym przycisk [Otwórz] . Operator może również zamiast używać przycisku [Prześlij] , przeciągnąć plik/pliki i upuścić na obszar listy za pomocą kursora (metodą drag&drop).

W każdej z tych opcji po wyborze plików do transferu zostanie otwarte okno z informacją o postępie transferu każdego z wybranych plików, widoczne na środku ekranu.

W ramach okna transferu plików dostępne są informacje dotyczące:

Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:

1. Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:

Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie przesłano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu transferu.

Jeśli operator przesunie kursor na ikonę , wówczas wyświetlana jest informacja Nie można zweryfikować podpisu cyfrowego.

2. Zwinięte – widoczne są wtedy następujące informacje:

Okno transferu plików można rozwijać lub zwijać za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku   w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających transferów jednocześnie.

Jeżeli w lokalizacji, do której jest przesyłany plik o danej nazwie, znajduje się już plik o takiej samej nazwie, wówczas wyświetlony zostaje poniższy komunikat:

W ramach komunikatu można wybrać jeden z trzech przycisków:

Jeżeli operator zaznaczy w ramach komunikatu checkbox  [Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze], wtedy wybrana w ramach komunikatu opcja zostanie zastosowana w stosunku do wszystkich pozostałych przesyłanych elementów.

Jeśli w oknie transferu pliku znajdują się pliki o statusie Przesyłanie lub Oczekuje, a operator próbuje zamknąć przeglądarkę, wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

Możliwy jest wówczas wybór opcji: