Sposób naliczania wynagrodzenia za czas nieobecności (np. zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy czy urlop bezpłatny) zależy od formy wynagradzania pracownika (stawka godzinowa lub miesięczna) oraz rodzaju absencji.

Z poziomu programu proces ten wygląda następująco: system wylicza główny składnik wynagrodzenia za cały okres, a następnie generuje dodatkowy, ujemny składnik o nazwie odpowiadającej danej nieobecności (np. „Zwolnienie chorobowe” lub „Urlop bezpłatny”), który odpowiednio pomniejsza wypłatę.

Szczegółowe dane dotyczące obliczeń są dostępne bezpośrednio na liście płac. Aby je wyświetlić, należy przejść do zakładki Elementy wypłaty i wybrać przycisk Szczegóły znajdujący się przy konkretnym składniku. W oknie szczegółów widoczne będzie wynagrodzenie zasadnicze w pełnej kwocie oraz rodzaj zastosowanego pomniejszenia (proporcjonalne lub 1/30), jego kwota, okres trwania oraz czas wyrażony w dniach i godzinach przyjęty do obliczeń.

Zasady obliczeń dla poszczególnych rodzajów stawek

1. Pracownicy na stawce godzinowej. Program zawsze stosuje pomniejszenie proporcjonalne. Kwota pomniejszenia wyliczana jest jako liczba godzin nieobecności (pobrana z planu pracy pracownika) pomnożona przez stawkę godzinową obowiązującą w danym okresie.

2. Pracownicy na stawce miesięcznej. Mechanizm pomniejszenia zależy od rodzaju wprowadzonej nieobecności:

• Zwolnienia chorobowe i inne nieobecności ZUS: Stosowane jest pomniejszenie 1/30. Program dzieli stałą stawkę miesięczną pracownika przez 30 (niezależnie od liczby dni w danym miesiącu), a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni kalendarzowych trwania nieobecności.

• Urlopy bezpłatne i nieobecności nieusprawiedliwione (bez prawa do wynagrodzenia): System stosuje pomniejszenie proporcjonalne. Miesięczna stawka pracownika jest dzielona przez normę godzin do przepracowania w danym miesiącu (ustaloną zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy). Otrzymana kwota jest następnie mnożona przez liczbę godzin roboczych przypadających na czas nieobecności.

• Urlopy wypoczynkowe i nieobecności usprawiedliwione (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia): W tym przypadku system również stosuje pomniejszenie proporcjonalne. Stawka miesięczna jest dzielona przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu (wynikającą z indywidualnego planu pracy pracownika), a wynik mnoży się przez liczbę godzin absencji.