Konfiguracja aplikacji

W Comarch HRM istnieje możliwość modyfikowania standardowej treści powiadomień mailowych jakie są wysyłane do Użytkowników z tytułu akcji zdefiniowanych w konfiguracji. Użytkownik Admin po zalogowaniu do aplikacji posiada dostęp do menu bocznego Administracja/Szablony email. W tym miejscu zgromadzone zostały szablony wszystkich powiadomień mailowych, których treść można edytować. Widok zorganizowany jest w formie listy z kolumnami:

• nazwa,
• obszar,
• temat,
• zmodyfikowany,
• tłumaczenia.

W górnej części strony widoczne są filtry, za pomocą których można ograniczać widoczne szablony wg:

• obszaru,
• informacji, czy szablon został zmodyfikowany,
• zastosowanych tłumaczeń na inne języki.

Modyfikacja powiadomień

W celu zmiany treści powiadomienia mailowego należy wejść w powiadomienie z listy np. Zaplanowano nieobecność. Jeżeli szablon nie został jeszcze zmodyfikowany, w polach dotyczących tytułu oraz treści wiadomości w poszczególnych językach widoczne będą domyślne treści. Użytkownik może wprowadzić własną treść w danym języku oraz wyłączyć lub włączyć generowanie obcojęzycznej części powiadomienia. Edytując szablon Użytkownik może korzystać z makr, dzięki którym w wiadomości zostaną podstawione odpowiednie dane np. imię, nazwisko pracownika, daty oraz inne dane. Lista dostępnych makr wraz z opisem widoczna jest w każdym szablonie. W zależności od rodzaju powiadomienia, dostępne makra mogą się różnić.

  Poniżej dla wskazanego powiadomienia zmodyfikowano temat wiadomości, wprowadzono własną treść oraz wyłączono treść w języku angielskim i ukraińskim.

 

 

Wskazówka

Makro {link} może zostać rozszerzone o własny tekst hiperłacza, dodany po dwukropku. Przykład: Aby przejść do nieobecności kliknij w {link} - w mailu pojawi się treść: Aby przejść do nieobecności kliknij w link Aby przejść do nieobecności kliknij {link:tutaj} - w mailu pojawi się treść: Aby przejść do nieobecności kliknij tutaj

 

Operacje seryjne z listy - zarządzanie tłumaczeniami, przywracanie domyślnych ustawień

Z poziomu listy szablonów email możliwe jest wykonywanie operacji seryjnych. W zależności od tego, czy zaznaczone szablony zostały wcześniej zmodyfikowane, po kliknięciu w ikonę 3 kropek dostępne mogą być następujące opcje:

• ukryj tłumaczenie na angielski - wyłącza część wiadomości zdefiniowaną jako treść w języku angielskim,
• włącz tłumaczenie na angielski - przywraca domyślną lub zmodyfikowaną wcześniej treść w języku angielskim,
• ukryj tłumaczenie na ukraiński - wyłącza część wiadomości zdefiniowaną jako treść w języku ukraińskim,
• włącz tłumaczenie na ukraiński - przywraca domyślną lub zmodyfikowaną wcześniej treść w języku ukraińskim,
• przywróć domyślną treść maila - powoduje przywrócenie standardowej treści oraz włączenie standardowej treści wszystkich tłumaczeń.

 

Utrata urządzenia

W przypadku, kiedy Użytkownik utraci jedyne urządzenie, na którym miał aplikację Google Authenticator sparowaną z Comarch HRM w celu zalogowania powinien zgłosić się do Administratora lub przełożonego z odpowiednimi uprawnieniami do zarządzania użytkownikami. Taki Użytkownik ma możliwość usunięcia informacji o sparowaniu konta, dzięki czemu pracownik logując się raz jeszcze będzie mógł sparować konto z aplikacją Google Authenticator zainstalowaną na nowym urządzeniu. Użytkownik zostanie poinformowany o sposobie sparowania urządzenia analogicznie jak przy pierwszym logowaniu po uruchomieniu 2FA. Jeśli Użytkownikiem, który utracił jedyne sparowane urządzenie jest Admin usunięcie powiązania zależy od rodzaju posiadanej instalacji.

• W przypadku Comarch HRM zainstalowanego lokalnie lub działającego w Chmurze Standard usunięcie sparowania może wykonać operator z uprawnieniami administratora w Comarch ERP HR z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / Usunięcie sparowanych urządzeń administratora w Comarch HRM. Po jej wybraniu  przy logowaniu admin może sparować na nowo urządzenie.
• W przypadku Comarch HRM w modelu usługowym należy  skontaktować się z Asystą Comarch poprzez system obsługi zgłoszeń (www.asysta.comarch.pl).

Zarządzanie sparowanymi urządzeniami

Jeśli w instalacji Comarch HRM została skonfigurowana weryfikacja dwuetapowa to Użytkownik w menu Mój profil wybierając opcję Bezpieczeństwo ma dostępną sekcję Weryfikacja dwuetapowa. Z tego miejsca posiada możliwość:

• sparowania urządzenia / kolejnego urządzenia - jeśli sparowanie zostało wcześniej usunięte, z tego miejsca można dokonać nowego sparowania lub ewentualnie sparować kolejne urządzenie, gdyż dane konto może być powiązane z Google Authenticator na wielu urządzeniach jednocześnie,
• usunięcia sparowania - operacja będzie dotyczyła wszystkich sparowanych urządzeń danego Użytkownika.

  

  Użytkownik Admin posiada analogiczne możliwości zarządzania swoimi urządzeniami z poziomu menu Mój profil / Bezpieczeństwo.

Usuwanie sparowania dla innych Użytkowników

W przypadku, kiedy pracownik utracił jedyne urządzenie powiązane z kontem Comarch HRM w celu zalogowania konieczne będzie usunięcie sparowania i ustawienie go ponownie na nowym urządzeniu. Usunięcia sparowania może dokonać Admin, Użytkownik ze schematem Administratora lub kierownik/zastępca kierownika danego centrum podległościowego z aktywnym uprawnieniem "Użytkownicy". Aby to zrobić należy przejść do menu Użytkownicy, zaznaczyć konto danego pracownika, a następnie pod ikoną 3 kropek wybrać opcję Usuń sparowanie 2FA. Działanie będzie analogiczne jak przy samodzielnym usuwaniu parowania. Operacja będzie dotyczyła wszystkich sparowanych urządzeń danego Użytkownika, a przy kolejnym logowaniu Użytkownika będzie wymagane wykonanie parowania na nowym urządzeniu.

W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych w aplikacji Comarch HRM można uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA). Po jej uruchomieniu w celu zalogowania się do aplikacji Comarch HRM Użytkownik poza loginem i hasłem będzie podawał kod weryfikacyjny wygenerowany w aplikacji mobilnej Google Authenticator. Aby włączyć weryfikację dwuetapową po zalogowaniu na konto Admin należy przejść do Konfiguracji, a następnie na zakładce Bezpieczeństwo zaznaczyć parametr "Włącz weryfikację dwuetapową" oraz wskazać nazwę jaka ma być wyświetlana w aplikacji Google Authenticator.

 

Logowanie do aplikacji

Po uruchomieniu dwuetapowej weryfikacji przy pierwszym logowaniu Użytkownika po podaniu prawidłowego loginu oraz hasła wyświetlona zostanie instrukcja. W pierwszej kolejności Użytkownik powinien pobrać aplikację mobilną Google Authenticator. Logując się z urządzenia mobilnego można ją pobrać odpowiednio po kliknięciu w przycisk pobierz z App Store lub Google Play. Po zainstalowaniu aplikacji mobilnej należy sparować urządzenie poprzez zeskanowanie kodu QR lub wprowadzenie klucza konfiguracyjnego wyświetlonego w Comarch HRM.

Po sparowaniu urządzenia w Google Authenticator będzie widoczna nazwa aplikacji wprowadzona wcześniej w konfiguracji oraz nazwa Użytkownika, którą jest adres e-mail pracownika lub jego login. Wraz z tymi danymi wyświetlany będzie 6 cyfrowy kod generowany automatycznie co 30 sekund.

Następnie należy przejść dalej wybierając przycisk "Mam już kod, przechodzę dalej" oraz wprowadzić kod zgodny z wyświetlanym w Google Authenticator. Po kliknięciu "Weryfikuj" jeśli kod jest poprawny nastąpi zalogowanie do Comarch HRM. Centrum pomocy Google Authenticator znajduje się pod adresem.  

RCP

Zakładka RCP jest dostępna dla Administratora aplikacji z modułem Zarządzanie czasem pracy. Aby zakładka była widoczna po stronie systemu ERP HR musi być zaznaczony parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy (dostępny w Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/1 Dane kadrowe i deklaracje) lub uruchomiona integracja z Comarch TNA. Na tej zakładce widoczne mogą być sekcje Reguły wygładzania (dotyczą zarówno importu z plików txt jak również czasu zaczytanego z Comarch TNA), Import czasu pracy z Comarch TNA (tylko jeśli uruchomiona jest integracja z Comarch TNA) oraz Format importu RCP (dotyczy tylko importu z pliku txt).  Reguły wygładzania W sekcji tej można włączyć lub wyłączyć reguły wygładzania, które mają być stosowane podczas importu czasu pracy zarówno z plików tekstowych txt jak również gdy czas pracy pobierany jest z Comarch TNA. Dla poszczególnych reguł Użytkownik może wskazywać odpowiednią liczbę minut od 0 do 180 minut z dokładnością do 5 minut. Reguła Niepłatna przerwa umożliwia wskazanie liczby minut od 0 do 300. Domyślnie wszystkie reguły poza regułą Akceptuj nadgodziny są wyłączone, co oznacza, że czas pracy nie jest wygładzany. Reguły wygładzania stosowane są podczas importu pliku tekstowego txt, a w przypadku integracji z Comarch TNA na bieżąco. Doimportowanie wejść/wyjść oraz dodanie kolejnej aktywności w Comarch TNA powoduje ponowne uruchomienie reguł. Reguły nie są uruchamiane dla danego dnia jeśli choć jeden wpis dotyczący czasu pracy tego dnia został już zatwierdzony.

Uwaga

Wygładzanie czasu pracy odbywa się względem planu pracy. Poprawne działanie reguł wygładzania wymaga zatem poprawnego zdefiniowania planu pracy pracowników, zwłaszcza w przypadku osób pracujących zmianowo.

1. Wliczaj do czasu pracy spóźnienia do X minut

W tej regule można wskazać akceptowalny czas spóźnienia pracownika w danym dniu, bez wpływu na ostateczny czas pracy. Przykład: Reguła ustawiona na 15 minut. Pracownik wg planu pracy powinien rozpocząć pracę o godzinie 8:00. Godzina wejścia 8:05 - czas pracy zostanie wygładzony i zapisana godzina wejścia jako 8:00. Jeśli pracownik rozpocznie pracę o 8:17 to to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wejścia tj. 8:17.   2. Wliczaj do czasu pracy wcześniejsze rozpoczęcie pracy do X minut Pozwala na rozpoczęcie pracy do X minut przed zaplanowaną w planie pracy godziną wejścia. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę wcześniej niż X minut, wówczas czas pracy zostanie wygładzony do wskazanej liczby minut. Jeżeli praca rozpoczyna się do X minut przed planowaną godziną wejścia wynikającą z harmonogramu pracy w tym dniu, to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktycznym wejściem w danym dniu. Przykład: Reguła ustawiona na 10 minut. Pracownik wg planu pracy powinien rozpocząć pracę o godzinie 8:00. Godzina wejścia 7:44 - zostanie wygładzona do 7:50. Jeśli pracownik rozpocznie pracę o 7:55 to godzina rozpoczęcia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wejścia tj. 7:55.   3. Wliczaj do czasu pracy wcześniejsze zakończenie pracy do X minut Reguła pozwala na wygładzenie czasu pracy w momencie wcześniejszego zakończenia pracy pracownika do określonej liczby minut. W przypadku wcześniejszego zakończenia pracy przed planowaną godziną wyjścia, która nie przekracza wskazanej liczby minut, czas pracy zostanie wygładzony w górę. Przykład: Reguła ustawiona na 15 minut. Pracownik wg planu pracy powinien zakończyć pracę o godzinie 16:00. Godzina wyjścia 15:55 - zostanie wygładzona do 16:00. Jeśli pracownik zakończy pracę o 15:41 to godzina zakończenia pracy zostanie zapisana zgodnie z faktyczną godziną wyjścia tj. 15:41.   4. Wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do X minut Reguła pozwala na wskazanie dopuszczalnego czasu pojedynczej przerwy, bez wpływu na pomniejszenie czasu pracy pracownika. Przerwa nieprzekraczająca X minut zostanie zaliczona do czasu pracy, przerwa zostanie usunięta. Dla przerwy dłuższej niż X minut, faktyczny czas przebywania pracownika na przerwie zostanie zapisany jako strefa czas przerwy w danym dniu. Czas przerwy nie zostanie wliczony do czasu przepracowanego w danym dniu. Przykład: Reguła ustawiona na 10 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 8:00 do 16:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 8:00 do 16:00. W tym czasie wykorzystuje przerwę: od 10:00 do 10:05 - ta przerwa jest krótsza niż ustawione w regule 10 minut, więc zostaje usunięta. W godzinach od 12:00 do 12:15 pracownik korzysta z kolejnej przerwy - ta przerwa jest dłuższa niż 10 minut, więc nie zostanie usunięta. Czas pracy z całego dnia zostanie zapisany w następujący sposób: 8:00 do 12:00 czas pracy podstawowy, 12:00 do 12:15 czas przerwy, 12:15 do 16:00 czas pracy podstawowy.   5. Wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do Y minut Reguła umożliwia wskazanie dopuszczalnego sumarycznego czasu przerw pracownika w ciągu dnia, które zostaną wliczone do czasu pracy. W odróżnieniu do reguły 4 weryfikowany jest łączny czas pobytu na przerwie pracownika w całym dniu. Jeśli łączny czas przerw jest krótszy lub równy od wskazanej liczby minut w regule (Y) to przerwy są usuwane. Jeśli łączny czas przerw jest dłuższy od Y minut, to przerwy po przekroczeniu Y minut są zapisywane i pomniejszają czas pracy. Przerwa, w której następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw jest skracana o odpowiednią liczbę minut. Przykład: Reguła ustawiona na 30 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 8:00 do 16:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 8:00 do 16:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy: od 10:00 do 10:15 (15 minut) oraz od 12:00 do 12:20 (20 minut). Łączny czas przerwy w danym dniu wynosi 35 minut, a dopuszczalny czas przerwy ustalony w regule 30 minut. Pierwsza przerwa zostanie usunięta w całości. W trakcie drugiej przerwy następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw ustawionego w regule, dlatego przerwa zostaje skrócona do 5 minut (łączny czas przerw 35 minut - dopuszczalny czas przerw 30 minut = 5 minut). Skrócenie przerwy polega na przesunięciu godziny rozpoczęcia przerwy przy zachowaniu godziny jej zakończenia. Druga przerwa (od 12:00 do 12:20) zostanie skrócona i zapisana w godzinach od 12:15 do 12:20 (5 minut). Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 8:00 do 12:15 - czas pracy podstawowy, od 12:15 do 12:20 - czas przerwy, od 12:15 do 16:00 - czas pracy podstawowy. Jeżeli obie reguły (4 i 5) są włączone, to działają razem i są zależne od siebie. W przypadku przekroczenia przerw do określonej liczby minut w regule 4, dodatkowo sprawdzane jest czy sumarycznie czas przerw w danym dniu nie przekracza łącznego dopuszczalnego czasu przerwy z reguły 5. Schemat postępowania jest następujący: sprowadzany jest łączny czas przerw nie dłuższych niż liczba minut ustawiona dla reguły 4. Jeśli: 

• Łączny czas przerw jest nie dłuższy niż liczba minut ustawionych w regule 5 (łączne dzienne przerwy do), wówczas przerwy są usuwane, a pozostały niewykorzystany czas z limitu dziennego usunie lub skróci przerwy dłuższe niż liczba minut ustawionych dla reguły 4. Przykład: Reguła 4 wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do 15 minut. Reguła 5 wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do 30 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 7:00 do 15:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 7:00 do 15:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy: pierwsza od 9:00 do 09:10 (10 minut), druga od 11:00 do 11:10 (10 minut), trzecia od 13:00 do 13:20 (20 minut). Łączny czas przerw nie dłuższych niż 15 minut wynosi 20 minut (pierwsza i druga przerwa) i jest mniejszy niż liczba dziennego limitu minut zapisana w regule 5 (30 minut). Pierwsza i druga przerwa zostanie usunięta. Pozostały czas z limitu dziennego to 10 minut (30 minut - 20 minut). Trzecia przerwa zostanie skrócona o 10 minut i zapisana w godzinach 13:10 do 13:20. Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 7:00 do 13:10 - czas pracy podstawowy, od 13:10 do 13:20 - czas przerwy, od 13:20 do 15:00 - czas pracy podstawowy.
• Łączny czas przerw jest dłuższy niż liczba minut ustawionych w regule 5 (łączne dzienne przerwy do), wówczas przerwy po przekroczeniu liczby minut ustawionych dla reguły 5 są zapisywane i pomniejszają czas pracy. Przerwa, w której następuje przekroczenie dopuszczalnego łącznego czasu przerw jest skracana o odpowiednią liczbę minut. Każda kolejna przerwa nie zostanie usunięta. Przykład: Reguła 4 wliczaj do czasu pracy dzienne przerwy trwające do 10 minut. Reguła 5 wliczaj do czasu pracy łączne dzienne przerwy trwające do 25 minut. Pracownik wg planu pracy powinien pracować od 7:00 do 15:00. Pracownik w danym dniu pracuje od 7:00 do 15:00. W tym czasie wykorzystuje przerwy: pierwsza od 9:00 do 09:10 (10 minut), druga od 11:00 do 11:10 (10 minut), trzecia od 12:00 do 12:10 (10 minut), czwarta od 13:00 do 13:20 (20 minut). Łączny czas przerw nie dłuższych niż 10 minut wynosi 30 minut (pierwsza, druga i trzecia przerwa) i jest większy niż liczba dziennego limitu minut zapisana w regule 5 (25 minut). Przekroczenie dziennego limitu następuje podczas trzeciej przerwy, zostanie więc skrócona o 5 minut (30 minut - 25 minut) i zapisana w godzinach od 12:05 do 12:10. Czwarta przerwa wystąpiła po przekroczeniu dziennego limitu przerw i nie zostanie usunięta. Czas w danym dniu po wygładzeniu będzie wyglądał w następujący sposób: od 7:00 do 12:05 - czas pracy podstawowy, od 12:05 do 12:10 - czas przerwy, od 12:10 do 13:00 - czas pracy podstawowy, od 13:00 do 13:20 - czas przerwy, od 13:20 do 15:00 - czas pracy.

  6. Niepłatna przerwa X minut Za pomocą tej reguły wskazywany jest czas przerwy niewliczanej do czasu pracy. Czas niepłatnej przerwy jest weryfikowany o już wygładzony poprzednimi regułami czas pracy. Sposób działania reguły uzależniony jest od tego, czy w wygładzonym pozostałymi regułami czasie pracy pracownik ma odnotowaną przerwę. Jeśli:

• pracownik był na przerwie większej lub równej X minut – brak wpływu na czas pracy. Zapisywany jest faktyczny czas przebywania pracownika na przerwie, która nie zostanie zaliczona do jego czasu pracy. Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. W godzinach od 13:00 do 14:00 przebywał na przerwie. Czas pracy nie zostanie zmodyfikowany, ponieważ pracownik ma już odnotowaną przerwę dłuższą niż 30 minut.
• Pracownik nie był na przerwie - zostanie dodana przerwa X minut. Przerwa jest dodawana na końcu pracy. Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. Nie ma odnotowanej przerwy. Reguła spowoduje dodanie przerwy 30 minut na koniec pracy tj od 15.30 do 16:00.
• Pracownik był na przerwie krótszej niż X minut - zostanie dodana przerwa na końcu pracy, tak aby łączny czas przerwy wynosił X minut. Przykład: Włączona reguła Niepłatna przerwa 30 minut. Pracownik w danym dniu pracował w godzinach 07:00-16:00. Ma odnotowaną przerwę od 12:00 do 12:20 (20 minut). Reguła spowoduje dodanie przerwy 10 minut na koniec pracy tj od 15.50 do 16:00.

7. Akceptuj nadgodziny Reguła działa jako ostatnia w kolejności. Jest domyślnie włączona co oznacza, że jeśli pracownik danego dnia pracował dłużej niż wynika to z jego planu pracy to jako godzina wyjścia zostanie zapisana faktyczna godzina wyjścia. Dla włączonej reguły dodatkowo Użytkownik ma możliwość uzupełnienia liczby minut w parametrze Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności X minut. Wówczas czas pracy zostanie wygładzony w ten sposób, aby ilość nadgodzin była wielokrotnością wskazanej liczby minut. Przykład 1: Zaznaczone reguły Akceptuj nadgodziny oraz Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności 15 minut. Pracownik ma zaplanowaną pracę w godzinach od 8:00 do 16:00, a pracuje od 8:00 do 16:40 tj. o 40 minut dłużej niż wynika z planu pracy. Czas pracy zostanie zapisany od 8:00 do 16:30 (2 x 15 minut). Przykład 2: Zaznaczone reguły Akceptuj nadgodziny oraz Zaokrąglaj nadgodziny w dół do wielokrotności 10 minut. Pracownik ma zaplanowaną pracę w godzinach od 8:00 do 16:00, a pracuje od 7:45 do 16:07 tj. o 22 minuty dłużej niż wynika z planu pracy. Czas pracy zostanie zapisany od 7:45 (15 minut) do 16:05 (5 minut), co daję łacznie 20 minut (2x10 minut). Wyłączenie reguły Akceptuj nadgodziny spowoduje, że w sytuacji, gdy łączny czas pracy danego dnia jest większy niż wynika z planu pracy to zostanie wygładzony tak, aby liczba godzin przepracowanych w danym dniu była zgodna z liczbą godzin wynikającą z planu pracy. Przykład: brak zaznaczenia dla reguły Akceptuj nadgodziny. Pracownik w danym dniu ma zaplanowaną pracę 8h w godzinach od 08:00 do 16:00, a pracuje w następujący sposób: od 8:00 do 16:15 praca, od 16:15 do 16:25 przerwa, od 16:25 do 16:30 praca. Łączny czas pracy w tym dniu wynosi 8:20, więc zostanie skrócony o 20 minut. Zostanie usunięta praca od 16:25 do 16:30 (5 minut) oraz skrócone o 15 minut poprzednie wejście (od 8:00 do 16:15). Zostanie również usunięta przerwa od 16:15 do 16:25. Czas pracy zostanie zapisany jako praca od 8:00 do 16:00.   Format importu RCP pozwala na wskazanie schematu zdefiniowanego w bazie danych systemu ERP służącego do wczytywania danych zawartych w pliku tekstowym pochodzącym z rejestratora czasu pracy. Sekcja Import czasu pracy z Comarch TNA zawiera ustawienia stref czasu pracy powiązanych z poszczególnymi wejściami. Dla czasu pracy (zwykłe wejścia/wyjścia), pracy zdalnej oraz przerwy służbowej domyślnie zaznaczona jest opcja Strefa zgodna z pierwszą strefą z planu pracy. Można ją wyłączyć i przypisać na stałe wybraną strefę czasu pracy. Dla przerwy prywatnej domyślnie ustawiona jest standardowa strefa Czas przerwy. Można również wskazać inną własną. Dla opcji Strefa zgodna z pierwszą strefą z planu pracy w przypadku dnia wolnego/święta brana jest strefa z najbliższego dnia z podaną strefą poprzedzającego ten dzień wolny/świąteczny.

Powiadomienia mailowe

Za pośrednictwem aplikacji istnieje możliwość wysyłania powiadomień mailowych z tytułu różnych akcji np. informujących przełożonego (kierownika i jego zastępców) o tym, że podwładny zaplanował urlop. Następnie do pracownika może być wysłany e-mail informujący o tym, czy zaplanowany urlop został zatwierdzony, czy usunięty. Aby korzystać z powiadomień mailowych należy w Konfiguracji wskazać skrzynkę pocztową, która będzie realizować wysyłkę powiadomień. Skrzynka pocztowa musi być skonfigurowana w bazie danych systemu ERP w Konfiguracji programu / CRM / Konta e-mail. Należy przypisać do niej operatora wskazanego dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W przypadku lokalnej instalacji Comarch HRM poza wybraniem skrzynki należy również podać adres, pod którym dostępna jest aplikacja Comarch HRM. Na jego podstawie tworzony jest link do aplikacji w generowanych powiadomieniach mailowych. W treści wiadomości e-mail informującej o zaplanowaniu urlopu, delegacji, szkolenia przez pracownika, zatwierdzeniu oceny, zgłoszeniu wakatu do zatwierdzenia, wpłynięciu aplikacji  oraz wygenerowaniu danych dostępowych do aplikacji znajduje się link do witryny, w której była wykonana jedna z powyższych operacji. Link jest tworzony na podstawie adresu witryny wpisanej w przeglądarce podczas wykonywania określonej akcji np. generowania hasła. Po kliknięciu w link otwiera się strona logowania do aplikacji. Dodatkowo w przypadku powiadomień związanych z  delegacjami, nieobecnościami, szkoleniami, rekrutacją i oceną okresową po zalogowaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na formularz konkretnej nieobecności, delegacji, szkolenia, wakatu, aplikacji, arkusza oceny, dla której wygenerowano e-mail (o ile zalogowana osoba ma odpowiednie uprawnienia do jej podglądu lub edycji).W zależności od sposobu odnotowania nazwy domeny w przekierowaniach dostępnych w powiadomieniach mailowych może być widoczna informacja o numerze portu.

Przykład

W celu wykazania w linku informacji o porcie, po wskazaniu nazwy domeny należy wprowadzić odpowiedni numer portu. Przykładowo:

nazwadomeny.pl:81

W przypadku gdy numer portu nie powinien być widoczny wprowadzamy jedynie nazwę domeny. Przykładowo:

nazwadomeny.pl

  Adresy mailowe pracowników, na które mają być wysyłane powiadomienia powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników.

  Powiadomienia mailowe są wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch HRM jest zaznaczony odpowiedni suwak oraz wykonana jedną z poniższych akcji:

• Generowanie danych dostępowych - wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla Użytkownika/ reset hasła przez administratora. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik dla którego zostały wygenerowane dane dostępowe.
• Delegacja - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja delegacji.
• Delegacja - zatwierdzenie - zatwierdzenie delegacji.
• Delegacja - usunięcie - usunięcie delegacji.
• Dokumenty pracownika - pobranie - pobranie dokumentu przez pracownika z sekcji Moje dokumenty. Powiadomienie otrzymuje kierownik oraz jego zastępcy.
• e-Teczka - dodanie dokumentu - dodanie w Comarch HRM dokumentu do e-teczki przez samego pracownika lub przez kierownika dla jego podwładnego. Mail jest wysyłany tylko na adres wskazany w tym miejscu. Pracownik, ani kierownik nie są informowani mailowo o dodaniu nowego dokumentu.
• Intranet - nowy dokument - dodanie dokumentu w Intranecie. Parametr domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu po dodaniu dokumentu w intranecie zależnie od wskazanej dostępności zostanie wysłane powiadomienie mailowe do:
  • wszystkich pracowników jeśli wskazano opcję Publiczny,
  • wszystkich pracowników wybranego centrum oraz (zależnie od zaznaczenie opcji Z podcentrami) również do pracowników centr podległych,
  • na dodatkowy adres mailowy.
• Intranet - pobranie dokumentu - pobranie dokumentu przez pracownika. Na adres kierownika (zastępcy) oraz na ewentualne adresy dodatkowe zostanie wysłane powiadomienia mailowe.
• Nieobecność - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja nieobecności. Po wpisaniu nieobecności zostanie wysłane powiadomienie na adres e-mail podany u przełożonego informująca o zaplanowanej przez pracownika nieobecności. Jeśli nieobecność planuje kierownik/zastępca dla swojego pracownika powiadomienie otrzymuje pracownik oraz pozostali zastępcy/kierownik pracownika. Dodatkowo pracownik, który został wskazany w danej nieobecności jako osoba zastępująca nieobecnego pracownika otrzyma wiadomość e-mail z informacją kto wskazał go jako zastępcę oraz na jaki okres ( jeśli posiada uprawnienie do podglądu swoich zastępstw (Zastępstwa / Własne - Podgląd)).
• Nieobecność - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności. Pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres e-mail o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego. W przypadku odrzucenia wniosku o nieobecność, jeśli kierownik wprowadził uzasadnienie dla pracownika zostanie ono przeniesione do treści maila. Jeśli nieobecność usunie pracownik (przed jej zatwierdzeniem) to powiadomienie o tym fakcie zostanie wysłane do kierownika/zastępcy.  Jeśli kierownik najwyższego centrum zatwierdza swoją własną nieobecność to powiadomienie do niego nie jest wysyłane.
• Obieg dokumentów - nowy dokument - dodanie nowego rodzaju obiegu dokumentów dla pracowników.
• Plan pracy - publikacja - opublikowanie planu pracy.
• Praca zdalna - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja pracy zdalnej.
• Praca zdalna - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie/usunięcie pracy zdalnej.
• Przekroczenie licencji - na adres podany w tym miejscu w momencie zalogowania się użytkownika przy niewystarczającej liczbie licencji zostanie wysłany mail z informacją o konieczności zwiększenia ich liczby oraz dacie zablokowania dostępu do aplikacji.
• Rekrutacja - nowe zgłoszenie - odnotowanie nowej aplikacji od kandydata. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, który dodał wakat.
• Rekrutacja - zatwierdzony wakat - przekazanie wakatu do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie wakatu. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępca Użytkownika, który przekazał wakat do zatwierdzenia oraz Użytkownik, gdy przekazany przez niego wakat został zatwierdzony przez przełożonego.
• Rekrutacja - zatwierdzona aplikacja - zatwierdzenie aplikacji (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika).
• Strona startowa - nowe powiadomienie - otrzymanie powiadomienia utworzonego przez innego Użytkownika.
• Szkolenie - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja szkolenia.
• Szkolenie - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”.
• Szkolenia - przekroczenie budżetu - przekroczenie budżetu szkoleniowego. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępcy centrum, którego dotyczy budżet.

 

Wskazówka

W celu uruchomienia powiadomień mailowych dla powyższych operacji należy zaznaczyć suwak  przy danej czynności. Natomiast pole Wpisz dodatkowy adres e-mail służy do wskazania dodatkowych adresów mailowych, na które mają trafić powiadomienia o poszczególnych akcjach wykonywanych w aplikacji Comarch HRM. Może to być np. ogólny adres mailowy działu kadrowego. Będzie to skutkowało wysłaniem powiadomienia zarówno do kierownika lub pracownika oraz na wskazany w tym polu adres. Można wpisać więcej niż jeden adres e-mail. W takiej sytuacji dodatkowe adresy należy rozdzielić średnikiem.

W przypadku aplikacji bez dostępu do wszystkich modułów w sekcji powiadomienia mailowe będą widoczne ustawienia tylko do tych funkcjonalności, które są dostępne w ramach wykupionych modułów oraz te, które są wspólne dla całej aplikacji. Spis funkcjonalności w ramach poszczególnych modułów znajduje się w artykule licencjonowanie.  

Treść powiadomienia mailowego, jakie zostanie wysłane po wprowadzeniu nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan) z zaznaczoną opcją „Na żądanie”:

Przykład

Treść powiadomienia mailowego jakie otrzyma kierownik:

Temat: [Comarch HRM] Urlop na żądanie – Babińska Joanna

         

Wskazówka

W sytuacji, gdy powiadomienia mailowe nie docierają do adresatów, należy w pierwszej kolejności zweryfikować poniższe wytyczne:

•  Czy skrzynka mailowa jest wybrana?

Odpowiednia skrzynka mailowa powinna zostać wskazana w aplikacji Comarch HRM w sekcji Konfiguracja > Powiadomienia mailowe. Dodatkowo w sekcji Powiadomienia mailowe należy zaznaczyć wszystkie akcje, których wykonanie powinno skutkować wygenerowaniem powiadomienia mailowego.

• Czy skrzynka pocztowa jest aktywna?

W tym celu z poziomu bazy danych systemu ERP w sekcji Konfiguracja > Program > CRM > Konta e-mail należy sprawdzić czy wybrana skrzynka mailowa jest ustawiona jako aktywna. Więcej informacji związanych  z definiowaniem skrzynki pocztowej można odnaleźć tutaj: Formularz definicji konta.

• Czy skrzynka pocztowa została zdefiniowana dla odpowiedniego operatora? 

Operator skrzynki zdefiniowanej z poziomu bazy danych systemu ERP w sekcji Konfiguracja > Program > CRM > Konta e-mail powinien być tożsamy z tym, który został wskazany w bazie danych systemu ERP z poziomu zakładki System/Konfiguracja/Firma/Płace/Comarch HRM.

• Czy adresy mailowe pracowników są poprawnie wprowadzone?

Adresy mailowe pracowników powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników.

•  Czy struktura podległościowa została odpowiednio zdefiniowana?

Należy pamiętać, że powiadomienia o urlopie wysyłane są do bezpośredniego przełożonego (kierownika/zastępcy) danego pracownika, zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w strukturze podległościowej oraz na dodatkowe adresy mailowe wskazane w sekcji Powiadomienia mailowe > Wpisz dodatkowy adres e-mail. Struktura może zostać zweryfikowana w aplikacji Comarch HRM z poziomu Konfiguracja > Struktura podległosciowa oraz w bazie danych Systemu ERP w sekcji Płace i Kadry > Struktura organizacyjna > Struktura podległościowa. W przypadku, gdy powiadomienia mailowe nie trafiają do bezpośredniego przełożonego należy zweryfikować wprowadzony okres pełnienia funkcji kierownika/zastępcy.

• Czy w Historii operacji widoczna jest informacja o wygenerowanym powiadomieniu mailowym?

Historia operacji dostępna jest do weryfikacji w menu Konfiguracja > Historia operacji. Jeżeli w historii operacji widnieje informacja o przygotowaniu powiadomienia oznacza to, że z poziomu aplikacji Comarch HRM są one generowane. W takiej sytuacji należy zweryfikować działanie skrzynki pocztowej.

• W przypadku wiadomości wysyłanych na skrzynki Gmail/Yahoo należy zweryfikować czy nadawca spełnia wymogi polityki bezpieczeństwa określone przez Gmail/Yahoo. Więcej na ten temat w artykule.

Uwaga

W przypadku aplikacji Comarch HRM w chmurze w celu wygenerowania powiadomień mailowych istotne jest przeprowadzenie różnicowej synchronizacji danych. W przypadku wykonywania dodatkowej synchronizacji danych kadrowych (tj. poza ustalonym harmonogramem) synchronizację tą powinien wykonać Operator będący użytkownikiem skrzynki pocztowej wskazanej w Comarch HRM. Wykonanie operacji przez Operatora nie będącego użytkownikiem skrzynki wiąże się z niewysłaniem powiadomień mailowych.

Powiadomienia SMS

W aplikacji Comarch HRM istnieje możliwość wysyłki powiadomień również za pomocą wiadomości SMS na numer telefonu Użytkownika wskazany w jego danych kontaktowych oraz/lub na dodatkowy numer wskazany w konfiguracji (wpisany w polu "Wpisz dodatkowy numer telefonu" przy danej akcji). Numery telefonów pracowników powinny zostać uzupełnione w bazie danych Systemu ERP z poziomu formularza danych kadrowych w sekcji Dane dotyczące Comarch HRM . Ich poprawność można zweryfikować w aplikacji Comarch HRM w sekcji Pracownicy > Lista pracowników. W celu umożliwienia wysyłki powiadomień SMS należy:

• w systemie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR:
  • zaznaczyć parametr "Zezwalaj na wysyłkę wiadomości SMS z Comarch HRM" dostępny z poziomu zakładki System/Konfiguracja/Firma/Płace/Comarch HRM,
  • uruchomić usługę wysyłki SMS w systemie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR (szczegóły tutaj),
  • wprowadzić nazwę nadawcy wiadomości SMS (Konfiguracja/Firma/SMS),
• po spełnieniu powyższych kryteriów zaznaczyć odpowiednie czynności w konfiguracji Comarch HRM, po wykonaniu których zostaną wysłane wiadomości.

Wysyłka powiadomień SMS jest realizowana analogicznie jak w przypadku powiadomień mailowych. W sytuacji zaplanowania przez pracownika np. urlopu sms o tym fakcie zostanie wysłany do kierownika oraz jego zastępców, gdy w konfiguracji zaznaczono Nieobecność - zaplanowanie. Gdy nieobecność zostanie zatwierdzona lub odrzucona, a w konfiguracji zaznaczona jest opcja Nieobecność - zatwierdzenie/usunięcie to SMS otrzyma pracownik oraz ewentualni zastępcy lub kierownik (zależnie od tego, kto zatwierdził/odrzucił nieobecność). Powiadomienia SMS mogą być generowane z tytułu następujących czynności:

• Generowanie danych dostępowych - wygenerowanie danych dostępowych oraz hasła dla Użytkownika/ reset hasła przez administratora. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, dla którego zostały wygenerowane dane dostępowe.
• Delegacja - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja delegacji.
• Delegacja - zatwierdzenie - zatwierdzenie delegacji.
• Delegacja - usunięcie - usunięcie delegacji.
• Dokumenty pracownika - pobranie - pobranie dokumentu przez pracownika z sekcji Moje dokumenty. Powiadomienie otrzymuje kierownik oraz jego zastępcy.
• e-Teczka - dodanie dokumentu - dodanie w Comarch HRM dokumentu do e-teczki przez samego pracownika lub przez kierownika dla jego podwładnego. SMS jest wysyłany tylko na adres wskazany w tym miejscu. Pracownik, ani kierownik nie są informowani poprzez SMS o dodaniu nowego dokumentu.
• Intranet - nowy dokument - dodanie dokumentu w Intranecie. Przy takim ustawieniu po dodaniu dokumentu w intranecie zależnie od wskazanej dostępności zostanie wysłane powiadomienie SMS do:
  • wszystkich pracowników jeśli wskazano opcję Publiczny,
  • wszystkich pracowników wybranego centrum oraz (zależnie od zaznaczenie opcji Z podcentrami) również do pracowników centr podległych,
  • na dodatkowy adres mailowy.
• Intranet - pobranie dokumentu - pobranie dokumentu przez pracownika. Na numer kierownika (zastępcy) oraz na ewentualne adresy dodatkowe zostanie wysłane powiadomienie SMS.
• Nieobecność - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja nieobecności. Po wpisaniu nieobecności zostanie wysłane powiadomienie SMS na numer podany u przełożonego informujące o zaplanowanej przez pracownika nieobecności. Jeśli nieobecność planuje kierownik/zastępca dla swojego pracownika powiadomienie otrzymuje pracownik oraz pozostali zastępcy/kierownik pracownika. Dodatkowo pracownik, który został wskazany w danej nieobecności jako osoba zastępująca nieobecnego pracownika otrzyma wiadomość SMS z informacją kto wskazał go jako zastępcę oraz na jaki okres ( jeśli posiada uprawnienie do podglądu swoich zastępstw (Zastępstwa / Własne – Podgląd)).
• Nieobecność - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie lub usunięcie nieobecności. Pracownik otrzyma powiadomienie na swój numer o zatwierdzeniu nieobecności przez przełożonego lub o usunięciu (odrzuceniu) nieobecności przez przełożonego. Jeśli nieobecność usunie pracownik (przed jej zatwierdzeniem) to powiadomienie o tym fakcie zostanie wysłane do kierownika/zastępcy. Jeśli kierownik najwyższego centrum zatwierdza swoją własną nieobecność to powiadomienie do niego nie jest wysyłane.
• Obieg dokumentów - nowy dokument - dodanie nowego rodzaju obiegu dokumentów dla pracowników.
• Plan pracy - publikacja - opublikowanie planu pracy.
• Praca zdalna - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja pracy zdalnej.
• Praca zdalna - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie/usunięcie pracy zdalnej.
• Przekroczenie licencji - na numer podany w tym miejscu w momencie zalogowania się Użytkownika przy niewystarczającej liczbie licencji zostanie wysłany SMS z informacją o braku wymaganej liczby licencji dla danego klucza.
• Rekrutacja - nowe zgłoszenie - odnotowanie nowej aplikacji od kandydata. Powiadomienie otrzymuje Użytkownik, który dodał wakat.
• Rekrutacja - zatwierdzony wakat - przekazanie wakatu do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie wakatu. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępca Użytkownika, który przekazał wakat do zatwierdzenia oraz Użytkownik, gdy przekazany przez niego wakat został zatwierdzony przez przełożonego.
• Rekrutacja - zatwierdzona aplikacja - przekazanie aplikacji do zatwierdzenia oraz zatwierdzenie aplikacji  (zatwierdzenie zatrudnienia nowego pracownika).
• Strona startowa - nowe powiadomienie - otrzymanie powiadomienia utworzonego przez innego Użytkownika.
• Szkolenie - zaplanowanie - zaplanowanie lub modyfikacja szkolenia.
• Szkolenie - zatwierdzenie/usunięcie - zatwierdzenie lub usunięcie szkolenia oraz oznaczenie szkolenia jako „zrealizowane”.
• Szkolenia - przekroczenie budżetu - przekroczenie budżetu szkoleniowego. Powiadomienie otrzymuje kierownik/zastępcy centrum, którego dotyczy budżet.

Wskazówka

Powiadomienia SMS domyślnie zaznaczone są dla akcji : Nieobecność - zaplanowanie oraz Nieobecność - zatwierdzenie/usunięcie.

Powiadomienia SMS wysyłane są w języku zgodnym z ustawieniami języka w aplikacji Comarch HRM odbiorcy wiadomości.  

Bezpieczeństwo

W sekcji Bezpieczeństwo znajdują się ustawienia związane z logowaniem do aplikacji oraz zabezpieczeniem wydruków pobieranych przez pracowników.   Włączenie weryfikacji dwuetapowej (2FA) Parametr Włącz weryfikację dwuetapową służy do zwiększenia ochrony przed zalogowaniem przez nieuprawnionego Użytkownika. Po jego zaznaczeniu należy wpisać nazwę pod jaką będzie identyfikowany Comarch HRM w aplikacji Google Authenticator. Funkcjonalność dwuetapowej weryfikacji jest szczegółowo opisana w artykule Jak uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA) w Comarch HRM? Wymuszanie zmiany hasła Za pomocą parametru Wymuś zmianę hasła można wskazać ilość dni (od 1 do 999), po upływie których aplikacja wymusi na użytkowniku zmianę stosowanego hasła. Domyślnie w aplikacji ustawiono zmianę hasła co 30 dni. Ma to na celu lepsze zabezpieczenie aplikacji przed nieuprawnionym dostępem do danych pracowników. Resetowanie hasła Administratora W tym miejscu istnieje również możliwość wskazania dodatkowych adresów mailowych służących do zresetowania hasła Administratora w aplikacji Comarch HRM. Jeżeli na oknie logowania zostanie użyta opcja "Nie pamiętasz hasła?" i podany zostanie jeden z adresów wskazanych w tym miejscu to na dany adres zostanie przesłany link do zmiany hasła. Ważność linku resetującego hasło Domyślna wartość w polu "Ważność linku do samodzielnego resetu hasła" to 30 minut. Można ustalić inny czas w przedziale od 15 do 360 minut. Możliwość zapisywania haseł do pliku PDF W przypadku zaznaczenia parametru Zezwól na zapisanie pliku PDF z hasłami po wygenerowaniu tymczasowych haseł dla Użytkowników możliwe będzie zapisanie ich do pliku PDF. Zabezpieczanie wydruków hasłami Za pomocą parametru Zabezpiecz pobrane dokumenty pracowników hasłem można uzyskać większe bezpieczeństwo przed otwarciem pobranego na dysk pliku przez nieuprawnioną osobę. Zaznaczony odpowiedni parametr spowoduje zaszyfrowanie wydruku hasłem, które zostanie wysłane na adres e-mail/numer telefonu osoby pobierającej dokument pracowniczy. Dopiero użycie otrzymanego hasła umożliwi otwarcie tego pliku.

Uwaga

Parametr Zabezpiecz pobrane dokumenty pracowników hasłem dotyczy funkcjonalności szyfrowania dokumentów przez Comarch HRM. Jeśli dokument zostanie zaszyfrowany bezpośrednio w Comarch ERP HR to pomimo zaznaczenia parametru do otwarcia dokumentu potrzebne będzie hasło określone w Comarch ERP HR. Jeśli parametr nie będzie zaznaczony w ogóle, ale dokument zostanie zaszyfrowany bezpośrednio w Comarch ERP HR to do jego otwarcia konieczne będzie podanie hasła ustalonego w Comarch ERP HR. Szczegóły dotyczące szyfrowania dokumentów w Comarch ERP HR można znaleźć tutaj.

 

Model usługowy

W przypadku instalacji Comarch HRM w chmurze dodatkowo dostępna jest zakładka Model usługowy, w której wyświetlana jest informacja o dacie ostatniej synchronizacji danych kadrowo-płacowych oraz danych binarnych odnotowanej na serwerach Comarch.

Integracje

Sekcja Integracje jest widoczna wyłącznie dla konta Admin w przypadku uruchomienia integracji z Comarch BPM lub z Comarch TNA. Z tego poziomu Użytkownik Admin może dokonać zmiany danych wymiany.  

Pozostałe

Czas pracy i nieobecności Zezwalaj na planowanie urlopu wypoczynkowego na część dnia. Parametr domyślnie zaznaczony. Aby zablokować możliwość planowania urlopów wypoczynkowych na część dnia parametr powinien zostać odznaczony. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator. Potwierdzanie obecności przy rozpoczęciu pracy. Parametr domyślnie włączony. Oznacza, że Użytkownikom po zalogowaniu do aplikacji w danym dniu na stronie startowej będzie się wyświetlał alert z możliwością potwierdzenia rozpoczęcia pracy. Możliwość potwierdzenia obecności nie będzie widoczna dla pracowników nieobecnych w danym dniu. Informacja o potwierdzeniu rozpoczęcia pracy przez pracownika będzie widoczna dla współpracowników na Liście pracowników. Potwierdzenie rozpoczęcia pracy ma charakter informacyjny i nie wpływa na czas pracy pracownika. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator. Praca zdalna Wymagana akceptacja regulaminu pracy zdalnej. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator. Domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu należy wskazać z rozwijalnej listy dokument regulaminu (publiczny dokument dodany w Intranet) oraz podać treść oświadczenia akceptowanego przez pracownika podczas planowania pracy zdalnej. Wliczaj do miesięcznego limitu wykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej. Parametr domyślnie zaznaczony. Oznacza, że jeśli dla pracownika określony jest miesięczny limit pracy zdalnej to jest w nim uwzględniana również praca zdalna okazjonalna. Po odznaczeniu parametru, jeśli pracownik będzie miał miesięczny limit pracy zdalnej i limit pracy zdalnej okazjonalnej to oba limity będą zliczane niezależnie od siebie. Powiadomienia Automatycznie usuwaj powiadomienia na stronie startowej starsze niż 30 dni - umożliwia ustawienie co ile dni mają być usuwane ze strony startowej nieodczytane powiadomienia. Domyślnie parametr jest zaznaczony z wartością 30 dni. Parametr dostępny dla Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator. Uzupełnianie danych Automatycznie uzupełniaj wydział pracownika podczas edycji planu i czasu pracy. Po zaznaczeniu parametru, podczas edycji planu i czasu pracy, informacja o wydziale jest automatycznie pobierana z aktualnego na dany dzień zapisu historycznego pracownika.

Uwaga

Parametr Automatycznie uzupełniaj wydział pracownika podczas edycji planu i czasu pracy jest dostępny tylko jeśli Użytkownik posiada Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR z modułem Płace i Kadry Plus oraz Comarch HRM z dostępem do modułu Zarządzanie czasem pracy.

Adres www i logo firmy W tym miejscu można podać adres strony www firmy (wraz z protokołem http lub https, przykładowy format adresu strony: https://www.comarch.pl/) oraz wybrać plik ze zdjęciem Logo firmy. Te ustawienia będą widoczne na ekranie startowym dla zalogowanych do aplikacji użytkowników.    

Historia operacji daje możliwość przeglądania czynności wykonanych przez Użytkowników w aplikacji Comarch HRM. Historia operacji dostępna jest w menu Administracja. W historii operacji wyświetlane są informacje o:

• dodaniu, modyfikacji lub usunięciu zapisów w aplikacji przez danego Użytkownika,
• usunięciu sparowania urządzeń (2FA) przez pracownika lub Administratora,
• pobraniu wydruków udostępnionych pracownikowi z bazy danych systemu ERP i w Intranecie,
• wykonaniu wydruków dostępnych w Comarch HRM,
• przygotowaniu powiadomienia mailowego w związku z wykonaniem operacji powodującej wysłanie wiadomości e-mail,
• wysyłce wiadomości SMS na numer telefonu,
• zgłoszeniu zlecenia zmiany hasła (tylko Administrator),
• dodaniu, modyfikowaniu lub usunięciu dokumentów z e-teczki,
• dodaniu własnego powiadomienia dla Użytkowników,
• dodaniu lub usunięciu zapotrzebowania na pracowników dla danego centrum,
• edycji lub usunięciu dyspozycyjności,
• zmianie oraz publikacji planu pracy w Kreatorze,
• dodaniu oraz zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o zmianę czasu pracy,
• rozpoczęciu obiegu dokumentów,
• operacjach dotyczących Comarch TNA związanych z:
  • zarządzaniem dostępami do Comarch TNA: nadanie, zablokowanie dostępu,
  • identyfikatorami: aktywacja, dezaktywacja, przypisanie do pracownika, zablokowanie, odblokowanie,
  • nadaniem i usunięciem praw administratora w Comarch TNA,
• dodaniu, edycji lub usunięciu dokumentu w Intranecie,
• potwierdzeniu obecności przez Użytkownika,
• zamianach w strukturze podległościowej, w tym związanych z dodawaniem zastępców,
• edycji zastępców pracownika przez kierownika.

W Historii operacji zapisywane są również informacje o zalogowaniu i wylogowaniu z aplikacji Comarch HRM, a także o nieudanych próbach logowania na konto użytkownika.

Uwaga

Historia operacji dostępna jest tylko na desktopie dla użytkowników, którym w schemacie uprawnień ustawiono tą opcję na „Aktywne”.

Użytkownik Admin domyślnie posiada dostęp do listy zmian dokonanych przez wszystkich użytkowników aplikacji Comarch HRM. Wyświetlane dane posortowane są po dacie operacji od najnowszej do najstarszej. Poszczególne operacje wyróżniono kolorami:

• Dodawanie – zielony
• Edytowanie – biały
• Usuwanie – czerwony
• Pobranie – niebieski
• Inne – pomarańczowy

Eksportuj historię do pliku – historia operacji wykonanych w aplikacji Comarch HRM może być wyeksportowana i zapisana w pliku tekstowym. Dostęp do tej operacji ma tylko użytkownik Admin i użytkownik z przypisanym schematem Administrator. Zakres eksportowanych danych może być wcześniej zawężony za pomocą filtra. Wyświetlane na liście dane można posortować w kolumnach m.in. wg daty operacji, wg autora dokonującego zmiany, wg obszaru i rodzaju zmian oraz osoby dla której wykonano operację za pomocą aplikacji Comarch HRM. Ze względu na bardzo dużą ilość informacji zapisywanych w Historii operacji, użytkownik Admin oraz użytkownik z przypisanym schematem Administrator, dodatkowo ma widoczny przycisk usuwania historii . Wszystkie zapisy wykonane przed datą wskazaną w oknie zostaną usunięte z historii operacji. Pozwala to na cykliczne oczyszczanie zapisów w historii. Operacja usunięcia historii też jest odnotowana w historii operacji. Dodatkowo istnieje możliwość wyeksportowania historii operacji do pliku.

Historia operacji – widok listy zmian w aplikacji

   

Aplikacja Comarch HRM przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu, użytkownicy aplikacji mogą mieć dostęp do swoich danych etatowych, wydruków, kwalifikacji, umów cywilnoprawnych, planu i czasu pracy, oraz ocen okresowych, nieobecności i delegacji. Przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje. Pracownicy mogą mieć dostęp do grafika urlopowego ułatwiającego planowanie urlopów w obszarze centrum podległościowego, w którym pracują. Wszystkie operacje wykonane przez użytkowników w aplikacji Comarch HRM są zapisywane w Historii operacji.

Uwaga

Od wersji Comarch HRM 2021.0.1 obowiązuje podział aplikacji na moduły. Dostęp do poszczególnych funkcjonalności jest uzależniony od zakresu posiadanych modułów. Szczegółowe informacje na temat funkcjonalności wchodzących w skład poszczególnych modułów zostały opisane w artykule licencjonowanie. 

Aplikacja Comarch HRM pobiera dane z bazy programów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR lub Comarch ERP Altum HR zwanych dalej bazą danych systemu ERP. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Dostępne są również importy czasu pracy z RCP. Planowanie pracy, jak i odnotowanie rzeczywistego czasu pracy możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w bazie danych systemu ERP. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w bazie danych systemu kadrowo – płacowego nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu. Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona.

Uwaga

Comarch HRM, w przypadku komputerów stacjonarnych, współpracuje z najnowszymi wersjami przeglądarek internetowych: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox.

Przed zalogowaniem do aplikacji Comarch HRM należy ustalić operatora, w kontekście którego będą wykonywane zapisy w bazie danych systemu ERP. Należy to zrobić w systemie ERP. W tym celu należy w Konfiguracji firmy / Płace / Comarch HRM, wybrać operatora i zapisać okno konfiguracji. Może to być istniejący operator lub utworzony specjalnie na potrzeby zapisów w aplikacji, co pozwoli ustalić, które dane były wprowadzone z użyciem aplikacji Comarch HRM. Jeśli wybrany operator posiada zdefiniowane hasło (ustawione w menu Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy), należy je wprowadzić w polu Hasło.

Brak ustawionego operatora, po stronie bazy danych systemu ERP, spowoduje przy próbie wejścia na okna:

• Start
• Kwalifikacje
• Plan pracy
• Czas pracy
• RCP
• Limity
• Nieobecności
• Delegacje
• Struktura
• Konfiguracja

wywołanie komunikatu „Brak operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”. Dodatkowo można zdecydować, czy w aplikacji Comarch HRM będą wyświetlane osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej lub/oraz osoby z umowami B2B. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Comarch HRM „Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM” lub/oraz „Uwzględniaj osoby z umowami B2B w Comarch HRM”  umożliwia ich obsługę. Osoby te, w zależności od przyznanych uprawnień, będą mogły korzystać z aplikacji, odnotować swój czas pracy, wpisać delegację, zgłosić e-Nieobecność, pobierać udostępnione dokumenty itp. Dla użytkowników korzystających z programu Comarch ERP XL i funkcjonalności Delegacje lub Podzielnik wymagane jest także ustawienie operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W sytuacji, kiedy takiego operatora nie wskazano pojawi się komunikat: „W module Administracja XL nie ustawiono operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Uwaga

W Comarch ERP XL w module Administracja / Konfiguracja / HR wymagane jest ustawienie Operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. Login SQL użyty w Comarch ERP WAMC powinien mieć aktywne uprawnienia db owner do bazy Comarch ERP XL.

Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie jest możliwe tylko na jednego istniejącego w niej Użytkownika:

• Użytkownik: admin
• Hasło: e-Pracownik2013

Powyższe dane logowania dotyczą wersji lokalnej Comarch HRM współpracującej ze stacjonarną wersją programu Comarch ERP Optima, a także Comarch HRM w Chmurze Standard. W przypadku posiadania Comarch HRM w modelu usługowym hasło jest ustalane indywidualnie i wysyłane na podany w zamówieniu adres mailowy.

    W pierwszej kolejności należy zmienić domyślne hasło do aplikacji i ustalić własne hasło spełniające wymogi bezpieczeństwa. Hasło musi być zgodne z poziomem zabezpieczeń i spełniać następujące warunki:

• Minimum 8 znaków
• Przynajmniej 1 duża i mała litera
• Przynajmniej 1 cyfra
• Przynajmniej 1 znak specjalny

Uwaga

Podczas wpisywania ciągu znaków, w którym występują znaki specjalne może zostać dodana spacja rozdzielająca znak specjalny od kolejnych znaków. Jest to normalne zachowanie systemu Android, dlatego prosimy o uważne wpisywanie haseł zawierających znaki specjalne m.in.!,?, %, $.

Po zalogowaniu do aplikacji zmiana hasła jest możliwa z poziomu rozwijanego profilu danych zalogowanego użytkownika. Należy wybrać opcję Zmień hasło. Podczas korzystania z aplikacji i dwukrotnego podania błędnego hasła lub nieistniejącego loginu w oknie logowania, pojawi się dodatkowe weryfikacja CAPTCHA. Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa.W celu zresetowania hasła po wybraniu "Nie pamiętasz hasła?" należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła. Na oknie logowania dostępna jest również opcja wyboru języka. Zmiana języka jest dostępna także w trakcie korzystania z aplikacji po zalogowaniu. Po zalogowaniu do aplikacji Comarch HRM, pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Dla użytkownika Administrator w menu pojawią się opcje  Administracja oraz Intranet.   Użytkownik admin ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem całą aplikacją. W menu bocznym oraz pod przyciskiem znajduje się panel Administracja, składający się z podmenu:

• Użytkownicy
• Schematy
• Przypisz schemat
• Struktura
• Historia operacji
• Konfiguracja
• Szablony email

Po zalogowaniu do aplikacji należy wygenerować loginy i hasła dla osób, które również będą miały prawo dostępu do aplikacji. Następnie należy utworzyć i przypisać użytkownikom schematy uprawnień. Użytkownik o loginie admin ma prawo również do dodawania dokumentów w gałęzi Intranet > Do pobrania, o czym szerzej w rozdziale Intranet.

Kafelki pozwalają szybko przejść do najczęściej wykonywanych operacji. W zależności od nadanych uprawnień, mogą to być m.in. Zaplanuj urlop, Zaplanuj szkolenie, Zaplanuj delegację oraz Czas pracy i Plan pracy. Użytkownicy będący kierownikami lub zastępcami mogą mieć widoczne kafelki Zatwierdź urlop, Zatwierdź szkolenia i Zatwierdź delegacje. Dodatkowo przy tych kafelkach wyświetlana jest informacja z ilością pozycji do zatwierdzenia. Wygląd menu Start zależy od uprawnień nadanych użytkownikowi do aplikacji Comarch HRM. Znajdź pracownika to szybka wyszukiwarka pracowników, umożliwiająca podgląd danych kontaktowych. Pomoc przycisk kieruje do strony internetowej poświęconej aplikacji Comarch HRM. Administracja przycisk dostępny dla użytkowników, którym nadano uprawnienie do Zarządzania aplikacją przyciski zmiany wersji językowej aplikacji przycisk przełączania pomiędzy trybem jasnym i ciemnym

Dodatkowo pod adresem www.comarch.pl/erp/aplikacje-mobilne użytkownik może zapoznać się z filmami instruktażowymi, dokumentacją do programu oraz innymi materiałami dydaktycznymi potrzebnymi do sprawnego poruszania się po aplikacji.

Filtrowanie

W aplikacji dostępna jest możliwość filtrowania wyświetlanych danych. Ustawienia filtra są zapamiętywane dla każdego z Użytkowników. W przypadku filtrów czasowych jeżeli zapamiętany okres nie zawiera daty bieżącej, to po wejściu na dane okno przywracane są ustawienia domyślne dla tego filtra.

Obsługa zaznaczeń

W aplikacji sposób wykonywania edycji oraz zaznaczeń elementów na liście został dostosowany do możliwości obsługi tych operacji na urządzeniach mobilnych. W związku z tym na desktopach zaznaczanie wielu elementów jest możliwe poprzez:

• Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu,
• Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie dowolnym przyciskiem myszy powoduje zaznaczanie kolejnych elementów.

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. po zatwierdzeniu urlopu
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

Na urządzeniach mobilnych oraz na desktopie dostępna jest również możliwość zaznaczania wszystkich elementów za pomocą ikony Zaznacz wszystko.

Obsługa menu na urządzeniach mobilnych

Na urządzeniach mobilnych, w celu pozostawienia jak największego obszaru roboczego, w aplikacji dostępne są przyciski:  - zwiń menu,  - rozwiń pełne menu.

Funkcjonalności zostały zgromadzone w menu bocznym po lewej stronie. Aby przejść do menu należy rozwinąć pełne menu. Wówczas pojawią się opcje pozwalające na wybór funkcji lub wylogowanie z aplikacji.

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez:

• Krótkie kliknięcie na danym elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu
• Dłuższe przytrzymanie na danym elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie powoduje zaznaczanie kolejnych elementów

Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po:

• Wykonaniu operacji, np. wklejenie czasu pracy,
• Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian , np. zapis zmian na formularzu
• Naciśnięcie przycisku 

W menu Administracja zostały zgrupowane opcje dotyczące zarządzania użytkownikami, uprawnieniami oraz tworzeniem struktury podległościowej i konfiguracji aplikacji. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą również przeglądać historię operacji wykonanych w aplikacji.   Użytkownicy - w tym miejscu można wybrać pracowników, dla których utworzone zostaną konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Tylko osobom wyświetlanym na tej liście można wygenerować konta, tak by mogły korzystać z aplikacji Comarch HRM. Listę osób można filtrować wybierając dostępne opcje: Wszyscy użytkownicy, Konto zablokowane, Konto aktywne oraz Brak konta. Można również wyszukać pracownika wpisując jego nazwisko w polu Znajdź użytkownika. Na liście Wszyscy użytkownicy wyświetlane są osoby, które w dniu logowania są zatrudnione na etat, są właścicielami lub osobami współpracującymi, posiadają trwającą w dniu logowania umowę cywilnoprawną lub umowę B2B lub nadano im dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia. Dodatkowy dostęp do aplikacji dla osób niezatrudnionych lub niebędących pracownikami można zaznaczyć w bazie danych programu ERP, w kartotece pracownika pod przyciskiem :   Pod przyciskiem dostępna jest opcja Zaznacz wszystko na stronie, dzięki której możemy wykonać wybraną operację dla osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób mamy do wyboru następujące operacje:

•  – utworzenie kont dostępowych do aplikacji
• Zablokuj dostęp (opcja pod ikoną 3 kropek) – zablokowanie dostępu do aplikacji
• Odblokuj dostęp (opcja pod ikoną 3 kropek) – odblokowanie dostępu do aplikacji
• Usuń sparowanie 2FA (opcja pod ikoną 3 kropek) –  usunięcie sparowania konta z Google Authenticator ze wszystkich urządzeń

Istnieje także możliwość wyświetlania danych w formie kafelkowej lub listy. Przełącznie widoków odbywa się za pomocą przycisków .

Generuj hasła

Dla zaznaczonej osoby lub grupy osób można wygenerować konta dostępowe do aplikacji Comarch HRM. Dodatkowo już na etapie generowania konta dostępowego istnieje możliwość przypisania pracownikowi lub wybranej grupie pracowników schematu uprawnień.

Login i hasło dla utworzonego konta są wyświetlane w formie tabeli. W przypadku gdy Użytkownik posiada indywidualny adres e-mail, wpisany w bazie danych systemu ERP adres ten jest podpowiadany jako podstawowy login pracownika.

Wydruk loginu i hasła

W przypadku skonfigurowania powiadomień mailowych wygenerowane dane dostępowe i hasło może być wysłane na adres e-mail pracownika. Konfiguracja powiadomień mailowych została opisana w oddzielnym rozdziale. Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, przy pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien zmienić otrzymane losowo hasło i ustawić swoje indywidualne hasło.

Wskazówka

Hasło wygenerowane dla Użytkownika przez Administratora zachowuje ważność przez 48 godzin. Jeśli Użytkownik nie zmieni wygenerowanego hasła w tym czasie to przy próbie logowania otrzyma komunikat "Ważność hasła wygasła. Skontaktuj się z Administratorem". W takiej sytuacji konieczne będzie ponowne wygenerowanie hasła przez Administratora.

Jeżeli Użytkownik nie pamięta hasła do aplikacji, to na oknie logowania może skorzystać z opcji jego resetowania. Opcja ta jest dostępna wyłącznie w sytuacji, gdy w konfiguracji aplikacji została ustawiona skrzynka pocztowa. W celu zresetowania hasła po wybraniu „Nie pamiętasz hasła?” należy wskazać adres email powiązany z kontem Użytkownika. Po podaniu prawidłowego adresu powiązanego wyłącznie z jednym kontem na wskazany adres przesyłana jest instrukcja resetu hasła. Wygenerowanie nowego hasła jest również możliwe z poziomu konta Administratora. W tym celu należy wykorzystać opcję Generuj hasła.

Użytkownik posiadający indywidualny adres e-mail, wpisany w bazie danych systemu ERP lub w aplikacji Comarch HRM może zamiast wygenerowanego Loginu używać swojego adresu do zalogowania się. Zalecamy aby przed utworzeniem kont dla użytkowników sprawdzić unikalność adresów e-mail wpisanych w bazie danych systemu ERP.

Zablokuj wybrane konta

Operacja polega na zablokowaniu dostępu wybranej osobie lub grupie osób możliwości logowania się do aplikacji Comarch HRM. Konto otrzymuje status Zablokowane, tym samym użytkownik nie ma już możliwości wglądu w dane zawarte w aplikacji.

Odblokuj wybrane konta

Operacja pozwala na odblokowanie konta. Może być wykonana dla jednego konta lub grupy zaznaczonych kont.

Wskazówka

W przypadku uruchomionej integracji z Comarch TNA jeśli Użytkownik ma nadany dostęp do aplikacji Comarch TNA oraz/lub identyfikator to zablokowanie konta w Comarch HRM spowoduje zablokowanie jego konta również w usłudze Comarch TNA oraz/lub zablokowanie identyfikatora. Odblokowanie konta w Comarch HRM może spowodować odblokowanie dostępu do aplikacji Comarch TNA oraz/lub identyfikatora tylko jeśli te były uprzednio zablokowane z powodu blokady konta w Comarch HRM (nie zostały zablokowane ręcznie).   

Usuń sparowanie 2FA

Opcja dostępna jeśli w instalacji uruchomiono dwuetapową weryfikację logowania do konta. Funkcjonalność została szczegółowo opisana w artykule Jak uruchomić weryfikację dwuetapową (2FA) w Comarch HRM?

Po zainstalowaniu aplikacji Comarch HRM, użytkownik admin ma przypisany schemat uprawnień Administrator. Natomiast wszyscy użytkownicy, którym wygenerowano konta otrzymują schemat Domyślny. Aby zmienić schemat wybranym użytkownikom należy skorzystać w menu z opcji Przypisz schemat.

• Domyślny – pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy.
• Administrator – schemat przeznaczony dla użytkownika zarządzającego aplikacją. Posiada pełne prawa do wszystkich operacji w aplikacji. Ma dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Administracji, w tym do struktury całej firmy i dokumentów w Intranecie.

Przypisz schemat

W tym miejscu użytkownik zarządzający uprawnieniami może przypisać zdefiniowany schemat użytkownikom, dla których wygenerowano konta dostępu do aplikacji. Lista zawiera Nazwisko i imię, Akronim użytkownika oraz nazwę schematu uprawnień. Zmiana uprawnień polega na przypisaniu nazwy właściwego schematu. Pod przyciskiem  dostępna jest opcja Zaznacz wszystkich użytkowników, dzięki której możemy wykonać operację zmiany schematu dla wszystkich osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób wybieramyPrzypisz schemat w celu zmiany schematu uprawnień. Wybór potwierdzamy opcją Zapisz. Przycisk  Zmień widok umożliwia przełączenie widoku w formie listy lub widok kafelkowy (na urządzeniach mobilnych tylko widok kafelkowy). Opcja filtrowania umożliwia wyszukanie użytkowników, którym przypisano określony schemat uprawnień.

Schematy

Schematy uprawnień określają prawa dostępu do czynności wykonywanych w aplikacji. W tym miejscu można dodawać, usuwać oraz modyfikować utworzone schematy. Nazwa schematu musi zawierać co najmniej 3 znaki. W aplikacji zablokowano usuwanie schematu Domyślny oraz schematu przypisanego do Użytkownika.

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacji dostępny jest schemat Domyślny. Można go edytować oraz dodawać własne schematy za pomocą przycisku . W celu przejścia do trybu edycji schematu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na jego nazwę lub wybrać opcję Zmień dostępną w menu kontekstowym pod ikona 3 kropek.

 

Po wybraniu nazwy schematu wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji, które zostały podzielone w grupy:

• Pracownicy
• Zarządzanie czasem pracy
• Urlopy i delegacje
• Rozwój pracownika
• Zarządzanie
• Pozostałe

Kliknięcie w nazwę danej grupy ustawi ekran Użytkownika na uprawnienia dotyczące tej grupy. Można także wpisać nazwę konkretnego uprawnienia w oknie Znajdź uprawnienie.

Większość uprawnień w grupach pracownicy, zarządzanie czasem pracy, urlopy i delegacje, rozwój pracownika można oddzielnie ustawić dla zalogowanej osoby (Własne) oraz podwładnych zalogowanej osoby (Podwładnego). Mogą one mieć następujące poziomy dostępu Edycja, Podgląd, Brak lub Aktywne, Brak. Uprawnienia dostępne w grupie zarządzanie oraz pozostałe dotyczą ogólnych funkcjonalności związanych z zarządzaniem aplikacją. Posiadają opcje Aktywne i Brak.

Uwaga

Poza zaznaczeniem odpowiednich uprawnień w schemacie, aby Użytkownik mógł dokonywać operacji na swoich podwładnych musi być wskazany jako kierownik lub zastępca kierownika w danym centrum struktury podległościowej.

Wskazówka

W przypadku aplikacji bez dostępu do wszystkich modułów w schemacie uprawnień będą widoczne ustawienia tylko do tych funkcjonalności, które są dostępne w ramach wykupionych modułów. Spis funkcjonalności w ramach poszczególnych modułów znajduje się w artykule licencjonowanie.

 

Pracownicy

 

• Dane pracowników. W części Własne nadawany jest dostęp do sekcji Moje dane, natomiast w sekcji Podwładnego uprawnienie do Listy pracowników (menu boczne Pracownicy/Lista pracowników). W tym przypadku ustawienie innej opcji niż Brak dla Podwładnego będzie skutkowało dostępem do menu bocznego Pracownicy/Lista pracowników nawet dla Użytkownika, który nie jest wskazany jako kierownik/zastępca kierownika. Taki Użytkownik będzie widział tylko podstawowe dane innych pracowników tj. nr pokoju, telefon, e-mail oraz komunikatory, a więc będzie mógł korzystać z listy pracowników na zasadzie książki adresowej. Natomiast kierownik/zastępca będzie mógł mieć dostęp do dodatkowych danych pracowników w zależności od dalszych, szczegółowych uprawnień. Dostęp do listy pracowników można ograniczyć wskazując zakres Centrum co spowoduje, że dla pracownika widoczni będą pracownicy centrum, do którego sam należy oraz kierownik/zastępcy tego centrum, a dla kierownika widoczni będą dodatkowo pracownicy w centrach, dla których jest wskazany jako kierownik/zastępca.
• Adresy i dane etatowe podwładnych. Decyduje o tym czy w menu bocznym Pracownicy/Lista pracowników kierownik/zastępca na kartach pracowników będzie widział zakładki związane z adresami i danymi etatowymi swoich podwładnych. W schemacie Domyślnym opcja ustawiona na Brak.
• Stawka zaszeregowania. W części Własne decyduje czy Użytkownik widzi swoją stawkę zaszeregowania w Moje dane -> zakładka Dane etatowe. W części Podwładnego decyduje, czy kierownik/zastępca w menu bocznym Pracownicy/Lista pracowników na kartach pracowników będzie widział stawkę zaszeregowania na zakładce Dane etatowe.
• Kwalifikacje. Decyduje o dostępie do kwalifikacji własnych lub podwładnych pracowników w menu bocznym Pracownicy/Kwalifikacje. Jeśli obie opcje ustawione będą na Brak, podmenu Kwalifikacje nie będzie widoczne.
• Umowy Cywilnoprawne. Decyduje o dostępie do umów cywilnoprawnych własnych lub podwładnych pracowników w menu bocznym Pracownicy/Umowy Cywilnoprawne. Jeśli obie opcje ustawione będą na Brak, podmenu Kwalifikacje nie będzie widoczne. Z poziomu Comarch HRM nie można edytować umów cywilnoprawnych, dlatego dostępne są tylko opcje Podgląd i Brak.
• Dokumenty. W części Własne nadawany jest dostęp do sekcji Moje dokumenty, natomiast w sekcji Podwładnego uprawnienie do menu bocznego Pracownicy/Dokumenty.
• e-Teczka. Ustawienia w części Własne decyduje o dostępie do sekcji Moja e-Teczka w panelu pracownika. Opcja Edycja daje możliwość samodzielnego dodawania dokumentów przez pracownika. Dokumenty trafiają do części Do zatwierdzenia. W szczegółach opisano to w artykule Mój profil. W części Podwładnego nadawane są uprawnienia do e-Teczek pracowników widocznych w menu bocznym Pracownicy/ e-Teczka. Ustawienie opcji Podgląd lub Edycja uaktywni okno wyboru, w którym można wskazać Wszystkie lub Tylko dodane przez siebie. Opcja Tylko dodane przez siebie oznacza, że kierownik będzie mógł podglądać/edytować tylko te dokumenty, które sam dodał. Opcja Wszystkie daje dostęp również do pozostałych dokumentów znajdujących się w e-Teczce podwładnego pracownika. W szczegółach opisano to w artykule e-Teczka.

Zarządzanie czasem pracy

 

• Plan pracy. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji danych w menu bocznym Plan pracy/Kalendarz. Ustawienie innej opcji niż Brak dla Podwładnego spowoduje, że zalogowany kierownik/zastępca będzie miał również dostępne podmenu Plan pracy/Zapotrzebowanie. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego menu boczne Plan pracy nie będzie widoczne.
• Czas pracy. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji danych w menu bocznym Czas pracy. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego menu boczne Czas pracy nie będzie widoczne.
• Wymagana akceptacja edytowanego czasu pracy. Ustawienie na Aktywne dla pracownika z prawem do edycji własnego czasu pracy powoduje, że edytowany przez niego czas pracy musi zostać zatwierdzony przez kierownika/zastepcę. Funkcjonalność opisano w szczegółach w artykule Jak ewidencjonować zmiany w czasie pracy wymagające akceptacji przełożonego?
• Praca zdalna. Decyduje o możliwości podglądu lub edycji pracy zdalnej w menu bocznym Plan pracy/Praca zdalna. Jeśli ustawiono Brak zarówno w części Własne jak i Podwładnego podmenu Praca zdalna nie będzie widoczne.
• Praca zdalna – miesięczny limit dni. W schemacie Domyślnym opcja ustawiona na Brak, co oznacza, że użytkownik nie ma limitu w planowaniu pracy zdalnej. Po zaznaczeniu opcji Aktywne można określić miesięczny limit pracy zdalnej podając wartość od 0 do 31 dni.
  Wskazówka

  Uprawnienie dotyczy limitu ogólnego dla wszystkich pracowników korzystających z danego schematu. Dodatkowo kierownik z uprawnieniami do Edycji pracy zdalnej podwładnego oraz Edycji danych pracowników może nadać indywidualny limit dla pracownika inny niż ten wynikający ze schematu uprawnień. Aby to zrobić należy  przejść do zakładki Inne na Formularzu pracownika z menu bocznego Pracownicy/Lista pracowników oraz zaznaczyć parametr Indywidualny miesięczny limit pracy zdalnej i podać liczbę dni.
• RCP. Decyduje o dostępie do funkcjonalności RCP. Edycja pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie zaimportowanych danych. Podgląd daje możliwość tylko wyświetlenia zaimportowanych informacji. Brak nie daje dostępu do funkcjonalności RCP.
• Dyspozycyjność. Uprawnienie dostępne tylko w części Własne. Opcja Aktywne oznacza, że Użytkownik będzie mógł określić własną dyspozycyjność w menu bocznym Plan pracy/Dyspozycyjność.
• Podzielnik kosztów wynagrodzeń. Uprawnienie związane z dostępem do podzielnika kosztów wynagrodzeń w Comarch ERP XL od wersji 2017.1.0

Urlopy i delegacje

• Urlopy. Decyduje o możliwości podglądu lub wnioskowania o nieobecności własne oraz podwładnych pracowników.
• Akceptacja urlopów podwładnych. W schemacie Domyślnym ustawiono na Brak. Jeśli kierownik/zastępca kierownika na mieć możliwość akceptacji urlopów podwładnych należy ustawić opcję Aktywne.
• Usuwanie zatwierdzonych urlopów podwładnych. Decyduje o możliwości usunięcia zatwierdzonych urlopów podwładnych. Przy usuwaniu nieobecności weryfikowana dodatkowo jest Blokada edycji nieobecności, planu i czasu pracy w stosunku do ostatniego dnia miesiąca.
• Grafik urlopowy. Domyślnie jest włączony – opcja ustawiona na Aktywne dla Firma, co oznacza, że Użytkownik będzie widział grafik wszystkich pracowników firmy. Ustawienie zakresu na Centrum spowoduje, że Użytkownik będzie widział na grafiku wyłącznie nieobecności swoich współpracowników.
• Blokada edycji nieobecności, planu i czasu pracy w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Ma zastosowanie do nieobecności/kalendarzy wlasnych jak również podwładnych. Domyślnie jest wyłączona – ustawiona na Brak. W celu włączenia blokady do edycji danych na kalendarzach i nieobecnościach dla miesięcy poprzedzających datę bieżącą (‘zamknięcie’ miesiąca) należy przełączyć opcję na Aktywne i wskazać ilość dni w stosunku do ostatniego dnia bieżącego miesiąca:
  • 0 – bieżący miesiąc może być edytowany do ostatniego dnia tego miesiąca. Poprzednie miesiące nie podlegają edycji.
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 5 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością 0: nie może edytować dni dotyczących marca i wcześniejszych miesięcy, ale może edytować dni bieżącego miesiąca kwietnia oraz następnych miesięcy, np. maja, czerwca …
  • 2 – edycja poprzedniego miesiąca możliwa jest do 2 dnia bieżącego miesiąca, bieżący miesiąc można edytować do 2 następnego miesiąca
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 5 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością 2: do 2 kwietnia mógł edytować miesiąc poprzedni, czyli marzec. Aktualnie może edytować tylko dni dotyczące bieżącego miesiąca kwietnia oraz następnych miesięcy, np. maja, czerwca …
  • -2 – blokada do miesiąca bieżącego nastąpi 2 dni przed końcem tego miesiąca. Poprzednich miesięcy nie można edytować.
  Przykład

  Użytkownik loguje się do aplikacji 30 kwietnia. Ma blokadę aktywną z wartością -2: do 28 kwietnia mógł edytować dni dotyczące bieżącego miesiąca kwietnia. Aktualnie może edytować tylko dni dotyczące następnych miesięcy, np. maja, czerwca.

 

• Delegacje. Decyduje o możliwości odnotowywania delegacji odpowiednio własnych oraz podwładnych. W przypadku współpracy z Comarch ERP XL HR uprawnienia do delegacji rozdzielone są na 2 pozycje: Delegacje – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP XL od wersji 2016.2.1. Delegacje archiwalne – uprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP Optima.

 

• Zastępstwa. Ustawienie uprawnienia na Podgląd w sekcji Własne powoduje, że w Menu Mój profil/Moje dane Użytkownik ma dostępną zakładkę Zastępstwa. Są na niej widoczne informacje kto go zastępuje podczas trwających i przyszłych nieobecności oraz kto i w jakim okresie wskazał go jako swojego zastępcę. Kierownik/zastępca kierownika z uprawnieniem Edycja dla Zastępstwa Podwładnych wchodząc na kartę pracownika z poziomu Listy pracowników ma widoczną zakładkę Zastępstwa, na której może wskazywać kogo dany pracownik będzie mógł podać jako swojego zastępcę podczas nieobecności. Podgląd daje jedynie możliwość wglądu do tych informacji.
• Blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy. Ustawienie na Aktywne powoduje że Użytkownik planując swoją nieobecność musi wskazać swojego zastępcę. Opcja Brak skutkuje tym, że wskazanie zastępcy nie jest obowiązkowe.
• Blokada planowania nieobecności w tym samym czasie co zastępca. Ustawienie na Aktywne powoduje, że nie ma możliwości zaplanowania nieobecności jeśli pracownik wskazany jako zastępca sam ma odnotowaną nieobecność w pokrywającym się okresie. Pracownik planujący nieobecność otrzyma stosowny komunikat.

Rozwój pracownika

• Szkolenia. Decyduje o możliwość planowania lub podglądu szkoleń własnych lub podwładnych pracowników (menu boczne Szkolenia/Plan szkoleń). Ustawienie opcji innej niż Brak w którejkolwiek części da również dostęp do menu Szkolenia/Lista szkoleń w trybie podglądu ( dodawanie szkoleń w menu Szkolenia/Lista szkoleń zależy od uprawnienia "Szkolenia" w grupie "Zarządzanie").
• Ocena pracownika. Decyduje o możliwości dokonania oceny własnej lub podwładnego.
• Rekrutacja. Uprawnienie dostępne tylko w części Podwładnego. Ustawienie opcji Aktywne powoduje, że
  kierownik lub zastępca kierownika mają możliwość dodawania, usuwania, edytowania oraz przekazywania do zatwierdzenia publikacji wakatów a także usuwania, edytowania (oceniania), przenoszenia do/z archiwum, przekazywania do zatwierdzenia zatrudnienia aplikacji. Opcja Podgląd daje tylko prawo do wglądu w wakaty i aplikacje, natomiast opcja Brak oznacza, że gałąź Rekrutacja będzie niewidoczna.

Zarządzanie

  W tej grupie zebrane zostały uprawnienia do zarządzania aplikacją. W tym przypadku istnieją zazwyczaj 2 poziomy ustawień dostępu – Aktywne lub Brak. Aktywne oznacza, że Użytkownik ma dostęp do danej gałęzi konfiguracji lub możliwość zarządzania danym obszarem. Dla struktury podległościowej wyodrębniono dodatkowo uprawnienie Tylko edycja zastępstw, co oznacza, że Użytkownik (będący kierownikiem) nie ma bezpośredniego dostępu do struktury jednak może dodawać i edytować swoich zastępców z poziomu Mój profil/ Moje dane / Zastępstwa.

Pozostałe

 

• Intranet – dokumenty do pobrania. W schemacie Domyślnym ustawiono na Aktywne, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji ma dostęp do menu Intranet i może pobierać dokumenty udostępnione przez Administratora lub innego Użytkownika. We własnych utworzonych schematach należy włączyć opcję w celu udostępnienia dokumentów pracownikom. W przypadku, kiedy pracownicy mają mieć zablokowany dostęp do dokumentów, należy ustawić opcję na Brak.
• Intranet - dodawanie dokumentów. Uprawnienie jest widoczne jeśli ustawiono Aktywne również dla Intranet - dokumenty do pobrania. Ustawienie jako Aktywne daje Użytkownikowi możliwość dodawania dokumentów do intranetu. Dla opcji Aktywne należy wskazać zakres:
  • Firma - możliwość dodawania i edycji wszystkich dokumentów, w tym dokumentów publicznych,
  • Centrum - możliwość dodawania i edycji dokumentów dla centrum, do którego należy Użytkownik oraz dla centrów, gdzie jest kierownikiem/zastępcą.
• Intranet – oferty pracy (rekrutacja wewnętrzna). W schemacie Domyślnym ustawiono na Brak, co oznacza, że użytkownik po zalogowaniu do aplikacji nie będzie miał dostępu do zakładki Kariera i tym samym nie będzie mógł przeglądać wewnętrznych ofert pracy ani składać swoich aplikacji. Aby udostępnić taką funkcjonalność należy ustawić opcję na Aktywne.
• Obieg dokumentów - W schemacie domyślnym ustawiono opcję Aktywne, co oznacza, że Użytkownik po zalogowaniu do aplikacji w menu bocznym będzie miał do wyboru sekcję Obieg dokumentów, po wybraniu której otrzyma listę dostępnych dla niego obiegów dokumentów. Pozycja jest widoczna wyłącznie, gdy wprowadzone są klucze wymiany z Comarch BPM.
• Strona startowa – dodawanie powiadomień. Ustawione na Aktywne oraz zakres Centrum oznacza, że Użytkownik będzie mógł wysłać powiadomienie do współpracowników w swoim centrum. Ustawienie zakresu na Firma da możliwość przygotowania powiadomienia dla wszystkich pracowników.

Struktura podległościowa to lista zbudowana w formie drzewa, prezentująca strukturę podległości w danej firmie. Złożona jest z centrów i podcentrów o dowolnej liczbie zagłębień. Na górze struktury znajduje się centrum Firma. Struktura podległościowa może być tworzona zarówno w bazie danych systemu ERP, jak i z poziomu aplikacji Comarch HRM.

Uwaga

W aplikacji Comarch HRM w modelu usługowym możliwość dodawania nowych centr oraz zmiany centrum podległościowego u pracownika dostępna jest wyłącznie z poziomu systemu Comarch ERP HR (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL HR, Comarch ERP Altum HR, Comarch ERP Enterprise HR).

Od wersji Comarch HRM 2023.5 w modelu usługowym dostępna jest możliwość zmiany kierowników i zastępców w centrach.

   

Filtrowanie struktury

Na oknie Struktury podległościowej istnieje możliwość filtrowania w celu wyszukania osób z wybranego Centrum podległościowego. Dostępne do wyboru są centra, w których zalogowany użytkownik jest kierownikiem lub zastępcą. Używając opcji Szukaj można odnaleźć w strukturze konkretnego pracownika.

Dodanie nowego centrum

Centrum podległościowe może być dodane w aplikacji Comarch HRM za pomocą przycisku . W celu utworzenia nowego centrum należy ustawić się na centrum nadrzędnym, np. Firma. Na formularzu centrum podajemy jego nazwę i akronim oraz wskazujemy osobę, która będzie pełniła w nim rolę kierownika.

Użytkownik Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy wraz z podległymi centrami i zatrudnionymi w firmie pracownikami. Kierownik centrum, który zaloguje się do aplikacji Comarch HRM będzie widział w strukturze tylko podległe sobie centra oraz przypisanych do nich pracowników.

Edycja wybranego centrum

Dla wybranego centrum można wskazać kierownika lub zastępcę. Centrum w danym okresie może mieć tylko jednego kierownika, zastępców może być wielu. Dana osoba w tym samym czasie nie może być kierownikiem i zastępcą we wskazanym centrum. Aby przypisać okres, w jakim kierownik lub zastępca sprawuje swoją funkcję, należy zaznaczyć dane centrum i wybrać edycję centrum pod przyciskiem . Na formularzu centrum można wskazać lub zmienić okres, w jakim wybrana osoba pełni rolę kierownika lub zastępcy. Można ustawić również okres bezterminowego sprawowania funkcji, poprzez zaznaczenie suwaka „Bezterminowo”.

Edycja centrum pozwala również na zmianę kierownika, zastępcy oraz dodanie  kolejnego kierownika lub zastępcy. W danym okresie centrum może mieć jednego kierownika i wielu zastępców. Po wprowadzeniu zmian akceptujemy je przyciskiem Zapisz lub opuszczamy formularz bez zapisu naciskając . Jeśli centrum posiada przypisanego kierownika, w strukturze obok nazwy centrum będzie widoczne jego nazwisko. Ta sama osoba może być kierownikiem lub zastępcą w kilku centrach.

Przypisanie pracownika do wybranego centrum

Pracownik dodany do bazy danych systemu ERP ma przypisane centrum główne Firma. Na formularzu danych kadrowych można zmienić jego centrum na właściwe. W module Płace i Kadry Plus można skorzystać z operacji seryjnej zmiany centrum podległościowego dla zaznaczonych pracowników. Przypisanie centrum może być wykonywane również w aplikacji Comarch HRM. Zmianę można wykonać w następujący sposób:

• Zmiana centrum przez przeciąganie – zmiana zostanie wykonana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii
• Zaznaczenie jednego pracownika lub grupy osób i naciśnięcie przycisku Zmiana centrum. Należy wybrać z listy nowe centrum. Lista dostępnych centrów jest zawężona do centrów podległych zalogowanemu kierownikowi. Po wybraniu nazwy centrum możliwe są dwie metody zapisu zmiany:
  1. Z utworzeniem zapisu historycznego u pracownika  - zgodnie z podaną datą zostanie zapisana informacja o nowym centrum.
  2. Bez tworzenia historii - zamiana zostanie zapisana w aktualnym zapisie (analogicznie jak przy przeciąganiu).

     

Ustalenie centrum podległościowego, w jakim aktualnie pracuje pracownik, możliwe jest dla jednej zaznaczonej osoby. Po naciśnięciu przycisku pojawią się ‘Informacje o pracowniku’. Imię i nazwisko oraz aktualnie przypisane centrum. Z listy możemy wybrać inne centrum w celu dokonania zmiany w strukturze podległościowej.