Integracja Comarch Mobile z KSeF

Artykuł opisuje najnowsze zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile możliwa jest praca w dwóch trybach:

• Tryb Online – faktury są wystawiane i wysyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym bezpośrednio z poziomu aplikacji Comarch Mobile. Proces ten odbywa się z wykorzystaniem uwierzytelnienia za pomocą tokena. Dokumenty zawierają kod QR, a synchronizacja UPO między aplikacją a systemem ERP gwarantuje spójność danych.
• Tryb Offline – umożliwia wystawianie faktur w Comarch Mobile w sytuacjach braku stałego połączenia z KSeF lub niedostępnością/awarią KSeF. Proces ten odbywa się za pomocą certyfikatu typu 2. Faktury są generowane z dodatkowym kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy oraz linkiem weryfikacyjnym. Po synchronizacji dokumentu do systemu ERP konieczne jest zlecenie jego wysyłki w późniejszym terminie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W momencie wystawiania faktury na kontrahenta innego niż krajowy zostanie dla niego zablokowana możliwość zatwierdzenia i wysłania faktury do KSeF.

Konfiguracja systemu Comarch ERP Optima na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.

Poniższe nagranie prezentuje funkcje aplikacji Comarch Mobile umożliwiające wystawianie i automatyczną wysyłkę faktur do systemu KSeF w trybie online. Materiał przedstawia m.in. ustawienia aplikacji, możliwość weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką, zmiany na wydruku faktury, proces automatycznej synchronizacji dokumentów. Opis dotyczący konfiguracji systemu ERP w celu wysyłania faktur z Comarch Mobile do KSeF został opisany poniżej.

Integracja Comarch Mobile z Krajowym Systemem e-Faktur

Warunki konieczne w celu wysłania faktury z Comarch Mobile do KSeF

W celu integracji i obsługi wysyłki faktur bezpośrednio z aplikacji należy:

1. W ustawieniach konfiguracyjnych systemu ERP Optima na zakładce Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF. Po zaznaczeniu parametru możliwe będzie wskazanie integracji z KSeF oraz wybranie trybu pracy w polu Tryb pracy systemu.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiedni tryb pracy:

• demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczona domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizację danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu w Historii zmian. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym. Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo).

Pole Tryb pracy systemu pozwala na wybór trybów wystawiania faktur: online, offline, offline24, awaria KSeF oraz awaria całkowita. Dzięki temu system zapewnia ciągłość procesów sprzedażowych nawet w sytuacjach kryzysowych, takich jak brak dostępu do Internetu czy przerwy techniczne po stronie systemu KSeF.

2. Na karcie operatora w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, zakładka Parametry/ Wspólne, należy nadać odpowiednie uprawnienia w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Parametr Prawo do wysyłania e-Faktur/odbioru UPO uprawnia operatora do wysyłki dokumentów i odbierania poświadczeń. Przy zaznaczonym parametrze każdorazowo przed zatwierdzeniem sprawdzana jest zgodność dokumentu ze schemą.

3. Na karcie kontrahenta w systemie ERP na zakładce Handlowe należy zweryfikować ustawienie parametru: Nie wysyłaj dokumentu do KSeF.

4. W konfiguracji stanowiska mobilnego należy zaznaczyć parametr [Wyślij do KSeF]. Umożliwi to przesyłanie faktur z Comarch Mobile bezpośrednio do KSeF. Domyślnie opcja ta jest wyłączona.

5. W przypadku pracy w trybie online funkcjonalność przesyłania dokumentu faktury z Comarch Mobile do KSeF wymaga dostępu do Internetu i poprawnego połączenia z Serwerem synchronizacji.

Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF

Praca w trybie online – uwierzytelnienie tokenem KSeF

Tryb Online to podstawowy mechanizm operacyjny zapewniający pełną, dwukierunkową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w czasie rzeczywistym. Tryb ten umożliwia natychmiastowe przesyłanie wystawionych dokumentów do serwerów Ministerstwa Finansów, co jest warunkiem koniecznym do nadania fakturze statusu dokumentu ustrukturyzowanego oraz uzyskania oficjalnej daty wystawienia.

W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.

Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.

Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.

Praca w trybie offline – podpisywanie faktur i potwierdzanie tożsamości wystawcy certyfikatem KSeF typu 2

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiani, zatwierdzania faktur wraz z potwierdzeniem tożsamości wystawcy w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej, brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa.

W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24, Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.

Jeśli podczas pracy w trybie online próba wysyłki faktury do KSeF nie powiedzie się (np. z powodu utraty połączenia z Internetem), aplikacja wyświetli komunikat z pytaniem o kontynuację wystawiania dokumentu w trybie offline. Fakturę wystawioną w ten sposób należy zsynchronizować do centrali, a następnie przesłać do KSeF nie później niż w kolejnym dniu roboczym.

Certyfikat KSeF (offline) – utworzenie i import w Comarch Mobile

W celu przygotowania certyfikatu należy:

1. Zalogować się na stronie Zaloguj – Krajowy System e-Faktur i wygenerować z poziomu Certyfikaty\Wnioskuj o certyfikat pliki z rozszerzeniem  *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Wprowadzone hasło do certyfikatu musi zostać zapamiętane i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Zalecanym jest zapisanie certyfikatu w lokalizacji C:\KSEF\.
   
2. Oba certyfikaty .cert oraz .key muszą zostać ze sobą scalone za pomocą darmowego programu OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_1.exe. Po pobraniu należy program zainstalować z domyślnymi ustawieniami.
3. Wybrać przycisk [Start] na pasku zadań Windows, wpisać cmd i nacisnąć [Enter]. Uruchomiony zostanie Wiersz Poleceń.
4. W oknie należy wprowadzić: cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdzić Enterem.
5. Kolejno należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu typu 2:openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.crt
6. Podczas wykonywania skryptu pojawi się pytania o hasło – należy wpisać hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlonymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
   
7. Zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx
8. Wygenerowany certyfikat .pfx należy przenieść na urządzenie mobilne.
9. W ustawieniach aplikacji Comarch Mobile w sekcji związanej z KSeF należy wybrać opcję Certyfikat KSeF (offline). W momencie pierwszego wskazania certyfikatu zostanie podniesione okno systemowe z wyborem odpowiedniego pliku, który należy wskazać. Po wskazaniu odpowiedniego pliku, wpisaniu hasła, certyfikat zostanie umieszczony w bezpiecznym magazynie sprzętowym na urządzeniu mobilnym, a użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem.

Zmiany na karcie kontrahenta

Na karcie kontrahenta widoczny jest nowy parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF”. Jeśli na karcie kontrahenta widoczny jest zaznaczony parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF poza systemem”, po poprawnej konfiguracji, faktura sprzedaży będzie wysyłana do KSeF bezpośrednio z aplikacji Comarch Mobile, z pominięciem systemu ERP.

Dodatkową zmianą jest widoczność parametru „Identyfikator wewnętrzny”. Parametr ten jest ustawiany na karcie kontrahenta w systemie ERP i synchronizowany do aplikacji. Jeśli nie zostanie on ustawiony, parametr nie będzie widoczny w aplikacji. Wartość parametru przesyłana jest do KSeF.

Zmiany na karcie kontrahenta

Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile

Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowej informacji dotyczącej statusu KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.

Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile

Na dokumencie faktury sprzedaży dostępna jest nowa zakładka KSeF, umożliwiająca podgląd dodatkowych informacji. Zakładka jest widoczna po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile oraz po spełnieniu standardowych warunków wysyłki dokumentu do KSeF.

Zmiany na wydruku faktury w Comarch Mobile

W zależności od trybu pracy online i offline wydruki faktur sprzedaży różnią się zawartością.

W trybie online faktury wysłane do KSeF oprócz standardowych danych prezentują kod QR. W kontekście KSeF to zakodowany link zawierający dane identyfikujące fakturę — taki format pozwala na szybkie odczytanie informacji przy pomocy urządzeń końcowych (smartfonów lub skanerów optycznych). Dzięki temu link może być zeskanowany i przekierowany bezpośrednio do odpowiedniego zasobu systemu KSeF odpowiedzialnego za wizualizację i weryfikację faktury.

Sposób prezentacji danych na wydrukach oraz obecność kodów QR uzależnione są od ustawień systemu ERP oraz statusu kontrahenta:

• W przypadku, gdy w systemie ERP funkcjonalność KSeF jest wyłączona, wydruki są generowane według dotychczasowego standardowego wzorca, bez kodów QR,
• Jeżeli obsługa KSeF została włączona w systemie ERP, a w Comarch Mobile pozostaje wyłączona, to wydruki są realizowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Z wyjątkiem przypadków, gdy na karcie kontrahenta zaznaczono informację, że dany kontrahent nie korzysta z KSeF – w takim przypadku generowany jest wydruk według dotychczasowego wzorca.

Gdy aplikacja pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch Mobile automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:

• KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF
• KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF

Faktura w systemie Comarch Mobile otrzymuje wtedy status KSeF Nie wysłano. Fakturę wystawioną w ten sposób należy zsynchronizować do centrali, a następnie przesłać do KSeF nie później niż w kolejnym dniu roboczym.

Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”

Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.

Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:

• Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
• W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
• W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.

Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”

Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”

Eksport faktury do KSeF

Zatwierdzenie faktury w Comarch Mobile jest poprzedzone automatyczną walidacją zgodności ze strukturą e-faktury. Tylko poprawne dokumenty podlegają zatwierdzeniu i automatycznej wysyłce do systemu KSeF. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, proces jest przerywany, a dokument zostaje zapisany do bufora.