Lista dokumentów handlowych

W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS, należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe]. Bezpośrednio z poziomu menu głównego operator może również wystawić PAR/FS przy pomocy kafla: [Nowy dokument].

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Niezatwierdzony (dotyczy parkingu), Anulowany, Rozliczony
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla danego paragonu w kolumnie tej wyświetlony będzie numer korekty tego dokumentu.

Domyślnie ukryte:

• Obsługa transakcji
• Odbiorca
• Forma płatności – forma płatności użyta do rozliczenia dokumentu
• Kolumny odpowiadające atrybutom przypisanym do danego typu dokumentu handlowego

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów handlowych na podstawie:

• numeru systemowego dokumentu poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta, poprzedzając go symbolem %
• kodu EAN

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów dostępnego w ustawieniach stanowiska POS, w systemie ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Wartość
• Data wystawienia
• Typ – przyjmuje wartości: Paragon, Faktura, Faktura zaliczkowa, Korekta paragonu, Korekta faktury, Korekta faktury zaliczkowej, Nota debetowa, TAX FREE
• Stan

Lista dokumentów handlowych zawiera również następujące przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Ponowna fiskalizacja] – umożliwia wykonanie ponownej fiskalizacji dokumentu handlowego, dzięki czemu w przypadku awarii drukarki fiskalnej istnieje możliwość powtórnego zafiskalizowania dokumentu
• [Korekta] – generuje korektę ilościową do zaznaczonego dokumentu PAR, FS lub FSL
• [Korekta ręczna] – dodaje korektę ilościową ręczną, czyli korektę dokumentów, do których nie ma dostępu z poziomu danego stanowiska POS
• [TAX FREE] – generuje TAX FREE do zafiskalizowanego paragonu
• [Faktura] – generuje fakturę do paragonu. Faktura sprzedaży generowana jest całościowo. W przypadku, gdy paragon posiada zatwierdzone korekty, faktura zostanie wygenerowana na wszystkie pozycje oryginalnego paragonu, natomiast dla korygowanych pozycji zostanie automatycznie wygenerowany dokument korekty ilościowej faktury (KIFS).
• [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem
• [Pokaż dane KSeF] – otwiera okno dane z KSeF, które zawiera kod QR dokument KSeF, numer KSeF oraz status i link do dokumentu. Przycisk dostępny we współpracy z Comarch ERP Altum, jeżeli włączona jest obsługa KSeF dla stanowiska POS. Dodatkowo przycisk jest dostępny dla faktur wystawionych na kontrahenta z aktywnym parametrem Obsługa KSeF.
• [TAX FREE Global Blue] – przycisk dostępny we współpracy z Comarch ERP Altum, jeżeli włączona jest obsługa integracji Tax Free z Global Blue. Dostępny jest dla paragonów które spełniają odpowiednie warunki.

 

Ponowna fiskalizacja

Po zaznaczeniu dokumentu oraz wybraniu przycisku [Ponowna fiskalizacja] zostanie wyświetlone okno z wyborem jednej z dwóch opcji:

• Oznacz jako zafiskalizowany – dokument zostanie wyłącznie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany, nie zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej
• Fiskalizuj i drukuj – dokument zostanie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany oraz zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej

Uwaga

Wykonanie ponownej fiskalizacji wymaga od użytkownika posiadania odpowiedniego uprawnienia: Oznaczenie dokumentów jako zafiskalizowane. Uprawnienia nadawane są w systemie ERP.

Uwaga

Fiskalizacja dokumentu wymaga, aby nazwy zawartych na dokumencie artykułów miały minimum 5 znaków.

Dokumenty powiązane

Na liście dokumentów handlowych prezentowana jest kolumna Dokumenty powiązane. Jeżeli istnieją więcej niż trzy dokumenty skojarzone, zamiast nazwy trzeciego dokumentu prezentowany jest link Zobacz więcej, który otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem, podobnie jak przycisk [Dokumenty powiązane].

Lista prezentuje następujące kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Atrybuty (domyślnie ukryta)

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów powiązanych na podstawie:

• dowolnej części numeru systemowego dokumentu. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta poprzedzonego symbolem %
• aktualnego stanu dokumentu
• daty utworzenia
• kwoty brutto

Lista dokumentów powiązanych zawiera przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Odśwież] – odświeża listę, nie powodując synchronizacji z systemem ERP
• [Zamknij] – zamyka listę dokumentów powiązanych, wracając do okna dokumentów handlowych

Podgląd dokumentu

Po zaznaczeniu na liście dokumentu oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (nie na wszystkich typach dokumentów):

• wydrukować dokument
• wygenerować korektę
• wygenerować fakturę
• wygenerować reklamację
• przejść na listę szczegółów płatności (przycisk [Szczegóły płatności] jest domyślnie ukryty)
• wyświetlić, które kupony zostały naliczone na dokumencie
• potwierdzić wywóz dokumentu TF
• wyświetlić podpis cyfrowy dokumentu
• sprawdzić łączną ilość elementów dodanych na dokument
• podejrzeć dane z KSeF, jeżeli obsługa KSeF dla centrum POS jest włączona

Lista szczegółów płatności

Na liście płatności znajdują się szczegółowe dane dotyczące wszystkich form płatności, którymi dokonano zapłaty za dokument. Lista prezentuje następujące kolumny:

• Id
• Numer
• Forma płatności
• Wartość
• Kwota płatności
• Kurs
• Data utworzenia
• Typ (domyślnie ukryta)

Na liście istnieje możliwość sortowania po kolumnach: Id, Forma płatności, Kurs.

Zasady weryfikacji online podczas generowania korekt i faktur

Sparametryzowane są zasady zwiększające kontrolę generowania korekt i faktur do dokumentów handlowych. Funkcja ta ma na celu pełne zabezpieczenie m.in. przed wielokrotnym wystawieniem faktury do tego samego paragonu w przypadku współbieżnego wykonywania operacji na różnych stanowiskach lub z poziomu różnych systemów. Weryfikacja odbywa się podczas:

• generowania faktury do paragonu
• tworzenia korekty do faktury lub paragonu

W systemie Comarch ERP Altum w konfiguracji stanowiska POS dostępna jest sekcja: Tryb weryfikacji dokumentów. Dostępne są trzy tryby dla faktur generowanych do paragonu:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP, podczas generowania faktury, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu paragonu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP, podczas generowania i zatwierdzania faktury, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym. Generowanie nie powiodło się – wskazany dokument jest obecnie zablokowany przez innego użytkownika.”

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany paragon jest anulowany i użytkownik chce wygenerować fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wygenerować faktury do anulowanego paragonu {nr PAR}”.
• do wybranego paragonu jest już wygenerowana faktura lub Tax Free i użytkownik chce wygenerować nową fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Do paragonu {nr PAR} została już wygenerowana faktura {nr faktury} lub „Nie można wygenerować faktury – do paragonu {nr PAR} wystawiono Tax Free {nr TF}”

Dostępne są trzy tryby dla korekt generowanych do dokumentów sprzedaży:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP lub usługi POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu korygowanego dokumentu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP lub usługą POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym”.

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany dokument sprzedaży jest anulowany i użytkownik chce wygenerować korektę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można skorygować anulowanego dokumentu”.
• Do wybranego paragonu jest już wygenerowana anulowana faktura lub dokument Tax Free i użytkownik chce skorygować dokument, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z fakturą. Należy skorygować powiązaną fakturę {nr faktury}” lub „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z Tax Free {nr TF}”.

Przykład

Dla generowania korekt do dokumentów sprzedaży włączony jest tryb:

• Zawsze online

Warunki wstępne: istnieją dwa stanowiska POS, które posiadają połączenie z obiema usługami Na pierwszym stanowisku POS wygenerowano paragon, który poprawnie został przesynchronizowany do systemu ERP. Na drugim stanowisku POS operator pobiera paragon, w celu utworzenia korekty na część pozycji. W momencie próby wygenerowania kolejnej korekty na pierwszym stanowisku POS, użytkownik otrzyma komunikat, informujący o zablokowaniu możliwości wygenerowania korekty, ponieważ dokument jest zablokowany przez innego użytkownika.

Paragon/faktura sprzedaży

W celu dodania paragonu (PAR) lub faktury sprzedaży (FS), należy z poziomu menu głównego wybrać przycisk [Nowy dokument].

Uwaga

Dodanie paragonu/faktury sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Domyślnie zostanie wyświetlony formularz paragonu. Zmiana typu dokumentu możliwa jest przy pomocy przycisku [Zmień na Fakturę]/[Zmień na Paragon].

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnień do wystawiania paragonów, ale posiada uprawnienie do wystawiania faktury sprzedaży, to po wybraniu kafla [Nowy dokument] zostanie wyświetlony formularz faktury sprzedaży.

Na formularzu dodawanego dokumentu PAR/FS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Zamówienie – pole edytowalne

2. Pole Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument

3. Lista pozycji zawierająca kolumny:

• Nazwa
• Cena
• Ilość
• Wartość

Domyślnie ukryte:

• Cena bazowa
• Cena początkowa
• Lp.
• Kod
• Stawka VAT
• Cena brutto
• Cena netto

Uwaga

Dzięki kolumnom Cena brutto i Cena netto, użytkownik ma możliwość weryfikacji cen, nawet jeżeli dokument został wystawiony z kierunkiem VAT od netto.

Uwaga

Rabat jest prezentowany wyłącznie dla ceny zgodnej z kierunkiem VAT dokumentu.

4. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument

5. Obsługa pozycji

6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) dokumentu. Dokument FS wymaga wskazania konkretnego kontrahenta (nie może być Nieokreślony).

7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

• Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Suma bazowa – suma wszystkich pozycji dokumentu w cenie bazowej, z uwzględnieniem ilości każdej pozycji
• Różnica netto – różnica pomiędzy wartością artykułów w cenie bazowej a początkowej
• Rabat
• Narzut
• Zaliczki
• VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Limit kredytowy – w zależności od konfiguracji w systemie ERP prezentowana jest wartość przyznanego limitu kredytowego wybranemu kontrahentowi pomniejszona lub nie o wartość dokumentu
• Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat elementu dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości, ceny początkowej itd.

9. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawanego paragonu lub faktury sprzedaży znajdują się następujące przyciski:

• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie lub na innym stanowisku POS
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Drukuj] – drukuje dokument (przycisk domyślnie ukryty)
• [Kupony] – wyświetla kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Faktury zaliczkowe] – uwzględnia istniejące zaliczki wskazanego kontrahenta

Z poziomu systemu ERP można określić, czy dokument handlowy, na którym znajduje się co najmniej jedna pozycja o cenie 0, może zostać zatwierdzony na stanowisku POS.

Przykład

Do stanowiska sprzedaży detalicznej podchodzi klient z kilkoma artykułami. W celu wystawienia paragonu, operator wybiera z głównego menu kafel [Nowy dokument]. Następnie skanuje kody EAN towarów. Po zatwierdzeniu dokumentu, w oknie płatności kasjer wybiera odpowiednią formę płatności i zatwierdza transakcję. Na zintegrowanej drukarce fiskalnej zostaje wydrukowany paragon.

Uwaga

Termin płatności na dokumencie handlowym ustawiany jest na bieżącą datę. W przypadku płatności formą bez przyjmowania zapłaty, termin płatności jest pobierany z ustawień kontrahenta (zdefiniowanych w systemie ERP).

Faktury uproszczone

Zgodnie ze zmianami w przepisach w zakresie wystawiania faktur do paragonów, weryfikacja generowania faktur odbywa się w Comarch POS. Od 1 października 2020 paragony do kwoty brutto 450 zł z kontrahentem posiadającym NIP należy traktować jako faktury uproszczone. W związku z tym generowanie faktur do takich paragonów jest blokowane w momencie aktywowania odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Fiskalizacja faktur

Podczas fiskalizacji faktur oraz faktur zaliczkowych w warunkach fiskalizacji uwzględniony zostaje rodzaj kontrahenta:

• faktura zaliczkowa zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na źródłowym zamówieniu sprzedaży został ustalony kierunek VAT od brutto
• faktura sprzedaży zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na tej fakturze został ustalony kierunek VAT od brutto

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Uwaga

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga dokonania konfiguracji i posiadania certyfikatu w systemie ERP.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce od stycznia 2022 roku. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców. KSeF daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z akceptowanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie w obrocie gospodarczym. Z poziomu stanowiska Comarch POS możliwe jest:

• dokonanie bezpośredniej rejestracji faktur w KSeF
• pobieranie potwierdzenia statusu UPO
• drukowanie faktury z kodem QR
• podgląd statusu faktury

W przypadku braku połączenia do platformy KSeF wprowadzona została możliwość wystawienia dokumentu z poziomu stanowiska Comarch POS, a następnie w późniejszym czasie jego wysłanie z poziomu systemu ERP do KSeF.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum należy aktywować parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF jeżeli dokumenty mają być wysyłane bezpośrednio z poziomu stanowiska Comarch POS. Parametr dostępny jest z poziomu centrum POS → zakładka Stanowiska POS. Parametr dostępny jest jeżeli na firmie głównej został zaznaczony parametr Obsługa KSeF.

Uwaga

W celu wysyłki faktury z poziomu stanowiska do KSeF należy posiadać odpowiednie uprawnienie nadawane w systemie ERP.

KSeF – kontrahenci

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF, parametr decyduje czy dany klient akceptuje otrzymywanie faktur przez KSeF. Parametr dostępny jest dla kontrahentów biznesowych.

Po zapisaniu danego kontrahenta z aktywnym parametrem Obsługa KSeF, parametr widoczny jest również na podglądzie kontrahenta.

Po wybraniu kontrahenta biznesowego z włączonym parametrem Obsługa KSeF na fakturze, na stanowisku, pierwszy raz zawsze weryfikowane jest czy zainstalowany jest certyfikat na komputerze, dlatego wyświetlane jest okno z wyborem odpowiedniego certyfikatu. Po wybraniu certyfikatu, dane faktury są weryfikowane przez konektor KSeF, na stanowisku POS zostanie zaprezentowany odpowiedni komunikat. Po pomyślnej weryfikacji otwiera się okno płatności, po zatwierdzeniu go w tle odbywa się proces wysyłania dokumentu do KSeF.

Uwaga

Dopóki faktura nie otrzyma numeru KSeF, wydruk z poziomu stanowiska POS jest blokowany.

 

Dane z KSeF

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane KSeF]. Przycisk dostępny jest:

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL oraz KIFSL
• jeżeli parametr Obsługa KSeF jest włączony. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.

Po wybraniu przycisku otwarte zostaje okno Dane z KSeF.

W oknie prezentowane są:

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]

Korekta ilościowa

W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty do faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

Uwaga

Na stanowisku POS nie ma możliwości wystawienia korekt na plus.

W celu dodania korekty, należy na liście dokumentów handlowych wskazać korygowany dokument oraz wybrać przycisk [Korekta].

Uwaga

Dodanie korekty dokumentów wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola(poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Paragon/Faktura – prezentuje numer korygowanego dokumentu
2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
4. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Cena początkowa (domyślnie ukryta)
   W przypadku, gdy pozycja:
   • nie jest korygowana w całości, oznaczenia jej bazowej ilości oraz wartości są przekreślone, a poniżej wyświetlane są skorygowane dane
   • jest całkowicie skorygowana ilościowo, prezentowana jest w całości jako przekreślona

   

5. Łączna ilość - prezentuje sumę ilości skorygowanych/zwróconych elementów na dokumencie
6. Kontrahent – prezentuje przeniesionego z dokumentu źródłowego kontrahenta (nabywcy, odbiorcy)
7. Podsumowanie – prezentowana jest sumaryczna wartość wprowadzonych na dokument pozycji:
   • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
   • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Rabat
   • Narzut
   • Zaliczki
   • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Taka funkcjonalność umożliwia późniejszą analizę statystyczną. Przyczyna pozycji dotyczy:

• KIPAR
• KIFS
• Korekt ręcznych
• Wymiany
• Skupu

  W przypadku elementu kompletu z opcją Pobieraj składniki na dokument oraz włączoną blokadą jego modyfikacji, korekta takiej pozycji dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu: „Komplet nie podlega rozbiciu. Skorygować wszystkie elementy kompletu?”. Wybranie opcji Tak spowoduje otwarcie okna z wyborem przyczyny korekty. Wybrana przyczyna zostanie ustawiona na wszystkich elementach kompletu. Analogiczne działanie ma miejsce dla elementów promocji pakietowej oraz włączonej opcji blokady korygowania jej elementów. Na podglądzie korekty, przyczyny poszczególnych pozycji dokumentów są prezentowane bez możliwości ich edycji. Dla elementu typu Skup nie ma możliwości zmiany przyczyny korekty. Automatycznie ustawiana jest przyczyna: Skup. 9. Szczegóły pozycji– prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

• [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
• [Zwróć pozycję] – skorygowanie wskazanej pozycji dokumentu
• [Zwróć wszystko] – zwrot wszystkich artykułów znajdujących się na dokumencie

10. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu Formularz dodawanej korekty zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Wymiana] – przechodzi do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Przykład

W sklepie odzieżowym XYZ możliwy jest zwrot towaru do dwóch tygodni. Klientka kupuje w prezencie swojemu mężowi bluzkę sportową. Nie jest jednak pewna, który rozmiar wybrać. Postanawia kupić dwa rozmiary: L oraz M. Po tygodniu klientka wraca do sklepu XYZ i postanawia zwrócić towar o niepasującym rozmiarze L. Kasjer wyszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych. Po jego zaznaczeniu wybiera przycisk [Korekta]. Następnie zaznacza zwracany towar (Bluzkę sportową rozmiar L) na liście pozycji dokumentu i wybiera przycisk [Zwróć całość]. Po zatwierdzeniu dokumentu operator w kolejnym oknie wybiera formę płatności, w jakiej zostanie wypłacony zwrot pieniędzy.

W przypadku kompletów:

• niepobierających elementów na dokument handlowy, nie ma możliwości skorygowania elementu kompletu na dokumencie korekty automatycznej
• pobierających elementy na dokument handlowy, na korekcie automatycznej elementy kompletu prezentowane są jak zwykłe artykuły

 

Funkcjonalność wymiany pozwala na przyspieszenie procesu zwrotu artykułu i wymiany go na inny. Sprzedawca nie musi tworzyć osobno dokumentu korekty oraz nowego dokumentu handlowego, powstaną one automatycznie w procesie wymiany.

Proces wymiany można przeprowadzić na dwa sposoby:

• w przypadku braku dokumentu handlowego w systemie – należy utworzyć korektę ręczną, dodać odpowiednie artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]
• w przypadku istnienia dokumentu handlowego w systemie – należy wyszukać podany dokument, utworzyć do niego korektę, skorygować artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]

Uwaga

Przed przejściem do procesu wymiany należy określić przyczynę korekty.

Na wyświetlonym formularzu należy dodać artykuły wydawane klientowi.

Na liście pozycji artykuły podlegające wymianie są prezentowane w kolorze czerwonym i są przekreślone. Formularz zawiera następujące przyciski:

• [Korekta] – pozwala przejść z powrotem na formularz wystawianej korekty
• [Kupony] – nalicza kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument

Po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlone okno płatności, na którym prezentowana jest różnica między wartością zwracanych i wydawanych artykułów. W zależności od różnicy, na oknie płatności zaprezentowana jest kwota do zwrotu lub do zapłaty.

Po zatwierdzeniu okna płatności zostanie wygenerowana korekta oraz dokument handlowy na wydane artykuły. Na liście dokumentów handlowych dla dokumentów utworzonych podczas wymiany zostanie zaprezentowane powiązanie, z ikoną strzałek wyświetloną przed dokumentem powiązanym.

Uwaga

W systemie ERP można nadać uprawnienie Zatwierdzenie zwrotu określające, którzy użytkownicy mogą zatwierdzić dokument generujący zwrot pieniędzy.

Jeżeli dla stanowiska POS:

• w systemie ERP odznaczony jest parametr Zezwalaj na wymianę na artykuły o niższej wartości, parametr dostępny jest na formularzu edycji centrum POS -> zakładka Stanowiska POS
• w procesie wymiany zostanie wybrany artykuł o niższej wartości,

to przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawi się komunikat: „Nie można zatwierdzić wymiany. Wartość zwrotu jest wyższa niż wartość nowych artykułów.”

Przykład

W ramach paragonu PAR/2019/03/00897/POS2 klient zakupił bluzkę sportową w rozmiarze L oraz okulary przeciwsłoneczne. Po tygodniu klient wraca do sklepu, prosząc o wymianę rozmiaru bluzki. Operator odszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych, a następnie wybiera przycisk [Korekta]. Na tworzonym dokumencie zaznacza zwracany towar i koryguje go przyciskiem [Zwróć całość]. Następnie wybiera [Wymiana] i skanuje na formularz tę samą bluzkę sportową, ale o rozmiarze M. Po zatwierdzeniu dokumentu nie ma potrzeby wydania ani przyjęcia pieniędzy. Wymiana dotyczyła artykułów o tej samej wartości. W efekcie powstają dwa dokumenty:

• KIPAR/2019/03/00213/POS2 korygujący artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze L
• PAR/2019/03/00927/POS2 na artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze M

Promocje pakietowe z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu

Dla promocji pakietowych z proporcjonalnym rozbiciem rabatu na elementy pakietu, definiowanych w systemie ERP, w trakcie procesu wymiany cena wymienianego artykułu (przykładowo na ten sam w innym rozmiarze lub kolorze) zawsze będzie inna. Aby uniknąć różnicy w płatności (przykładowo, gdy promocja w dalszym ciągu obowiązuje), pozostałe elementy pakietu są automatycznie dodawane na formularz wymiany jako nieaktywne. Dla korygowanego elementu promocji pakietowej wybranie przycisku [Wymiana] wyświetli komunikat: „Zwracana pozycja została sprzedana z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu na elementy pakietu. Pakiet zostanie przeliczony po spełnieniu warunków promocji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwymi opcjami:

• Tak – na formularzu wymiany automatycznie zostaną dodane elementy promocji pakietowej, które nie zostały skorygowane. Tak dodane pozycje będą miały wartość 0,00 oraz będą nieaktywne dopóki nowa promocja pakietowa nie zostanie przeliczona. Elementy pakietu, które nie zostały przez użytkownika wskazane do zwrotu, nie będą skorygowane (przekreślone) dopóki nie zostanie przeliczona nowa promocja pakietowa.

• Nie – powrót do dokumentu korygującego bez wprowadzania zmian

Jeżeli użytkownik, po wyborze opcji Tak na powyższe pytanie:

• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu nie spełniają warunków naliczenia promocji pakietowej, wówczas nieaktywne pozycje dokumentu:
  • nie podlegają przeliczeniom dokumentu
  • nie wpływają na podsumowanie dokumentu
  • nie są zapisywane na dokumencie
  • nie są prezentowane na wydruku dokumentu
  • nie są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu
• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu spełniają warunki naliczenia promocji pakietowej, wówczas w części korygowanych pozycji dokumentu te elementy pakietu zostaną automatycznie skorygowane oraz nieaktywne pozycje dokumentu:
  • stają się aktywnymi pozycjami dokumentu
  • mają wpływ na podsumowanie dokumentu
  • podlegają przeliczeniom dokumentu
  • są zapisywane na dokumencie
  • są prezentowane na wydruku dokumentu
  • są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

Uwaga

Usunięcie towaru z formularza dokumentu wymiany, który spełniał wymagania promocji pakietowej, spowoduje ponowną dezaktywację tych pozycji promocji pakietowych, które nie były przez użytkownika korygowane.

Dla dodanych automatycznie na formularzu dokumentu wymiany nieaktywnych pozycji:

• nie jest możliwa zmiana ilości, cechy
• nie jest możliwe ich usunięcie
• możliwa jest zmiana ceny początkowej
• możliwa jest zmiana rabatu użytkownika (tylko w momencie aktywowania tych pozycji)

Przykład

W systemie ERP zdefiniowane są następujące promocje pakietowe z opcją proporcjonalnego rozbijania rabatu na elementy pakietu:

• Kup dwie pary spodni i jedną bluzę – dostaniesz rabat 50%
• Kup jedną parę spodni i jedną koszulę – dostaniesz rabat 30%

Na stanowisku POS zostały paragonem sprzedane: dwie pary spodni oraz jedna bluza. Przy korygowaniu paragonu użytkownik wybiera bluzę do zwrotu. Po wybraniu przycisku [Wymiana] na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – nie skorygowane, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• 2 pary spodni – nieaktywne, wartość = 0,00

Po zeskanowaniu na dokument koszuli na dokument został naliczony rabat 30%. Na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – skorygowana o jedną parę, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna para spodni – nieaktywne, wartość = 0,00
• jedna para spodni – aktywna, w ilości 1,00
• jedna koszula

 

Korekty ręczne wprowadza się do systemu w sytuacji, gdy istnieje potrzeba skorygowania dokumentu handlowego, do którego nie ma dostępu w systemie. Przykładem takiej sytuacji może być zmiana systemu do obsługi sprzedaży, bądź też korekta dokumentu wystawionego na stanowisku sprzedaży POS w innej lokalizacji. W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty ręcznej faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu. W celu dodania korekty należy z poziomu listy dokumentów handlowych wybrać przycisk [Korekta ręczna].

Uwaga

Dodanie korekty ręcznej wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Przycisk [Korekta faktury]/[Korekta paragonu] pozwala na zmianę rodzaju wystawianej korekty.

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Paragon/Faktura – umożliwia wprowadzenie numeru korygowanego dokumentu. Jeżeli wprowadzony numer dokumentu zostanie rozpoznany w systemie ERP oraz pozycje na dokumentach się zgadzają, korekta zostanie automatycznie powiązana z tym dokumentem handlowym.
   2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
   3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
   4. Wyszukaj artykuł – umożliwia dodanie korygowanego artykułu. Po wybraniu artykułu automatycznie zostanie wyświetlone okno korygowania pozycji.

TAX FREE

Podpis cyfrowy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce od stycznia 2022 roku. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców. KSeF daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z akceptowanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie w obrocie gospodarczym. W systemie Comarch ERP Altum istnieje możliwość odnotowania, czy dany klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez system KSeF. Obsługa integracji systemu Comarch ERP Altum z systemem KSeF została szczegółowo opisana  tutaj. Na karcie kontrahenta w aplikacji Comarch POS dostępny jest parametr Obsługa faktur KSeF, który umożliwia edycję tej zgody.

Uwaga

Aby komunikacja KSeF odbywała się prawidłowo, należy odblokować adresy IP:

• 237.204.182 – dostęp do środowiska demo
• 237.204.187 – dostęp do środowiska produkcyjnego

Dodatkowo należy odblokować port 443.

Aby obsługa KSeF była włączona na stanowisku Comarch POS należy w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel aktywować parametr Obsługa KSeF. Parametr ten:

• prezentowany jest na formularzy wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL

W systemie Comarch ERP Altum dostępna jest zakładka KSeF, która wymaga konfiguracji, w celu włączenia KSeF na stanowisku Comarch POS. Szczegółowy opis pól został dodany tutaj.

Komunikacja z platformą KseF

Komunikacja z platformą KSeF odbywa się za pośrednictwem dedykowanego komponentu dostępnego w Comarch ERP Altum. Komponent umożliwia weryfikację danych faktury przed wysyłaniem ich na platformę KSeF, umożliwia uwierzytelnianie na platformie KSeF oraz weryfikację licencji. Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury. Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token do komponentu w celu uwierzytelnienia w KSeF. Komponent obsługuje również weryfikację licencji dla integracji z KSeF. Aplikacja POS korzysta z licencji systemu ERP.

Uwaga

W przypadku niezgodności dokumentu ze schematem e-faktury, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Weryfikacja autoryzacji z platformą KseF

Po pomyślnej weryfikacji danych dokumentu, do komponentu przekazywany jest identyfikator oraz token w celu odpowiedniego uwierzytelnienia na platformie KSeF. Jeżeli jedna z danych jest niewłaściwa, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, ponieważ autoryzacja w KSeF nie powiodła się.

Weryfikacja licencji z platformą KseF

Podczas otwierania sesji komunikacyjnej w KSeF weryfikowana jest również licencja. W przypadku problemów z licencją, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat, informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, z powodu braku licencji na obsługę KseF.

Obsługa dokumentów UPO

Dokumenty UPO pobierane są przez system ERP, a następnie dane te są przekazywane do Comarch POS, wraz z numerem KSeF oraz stanem dokumentu. Dokument UPO przesyłany jest do POS w formie załącznika, ale dane takie jak numer KSeF i odpowiednie daty są pobierane bezpośrednio przez KSeF zaraz po rejestracji faktury.

Obsługa na dokumentach

W aplikacji Comarch POS rejestracja faktury KSeF będzie zawsze odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu, pod warunkiem, że zostaną spełnione odpowiednie warunki. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korektach ręcznych. Kolejnym warunkiem jest typ kontrahenta biznesowego, krajowego. Faktury wydane w systemie POS są wysyłane do KSeF tylko wtedy, gdy:

• globalny parametr Obsługa KSeF jest włączony
• parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF dla stanowiska Comarch POS jest włączony
• data wystawienia faktury jest równa lub późniejsza niż data ustawiona w systemie ERP dla parametru Obsługa KSeF od
• kontrahent ustawiony na fakturze ma włączony parametr Obsługa KSeF
• stanowisko POS ma połączenie online do platformy KSeF
• operator POS ma nadane odpowiednie uprawnienie do wysyłania faktur do KSeF

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF, który prezentowany jest gdy:

• w systemie ERP włączona została obsługa KSeF na firmie
• w systemie ERP włączony został parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF
• typ kontrahenta: Krajowy (PL)

Uwaga

Parametr odnosi się wyłącznie do krajowych (polskich) klientów biznesowych, natomiast nie dotyczy klientów detalicznych.

System Comarch ERP Altum rejestruje  w systemie KSeF nowe faktury, faktury zaliczkowe sprzedaży, korekty wartościowe faktur sprzedaży oraz korekty ilościowe faktur sprzedaży pochodzące z Comarch POS, jeśli:

• obsługa KSeF jest aktywowana w danej firmie
• klient biznesowy wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF

Po zarejestrowaniu w systemie KSeF faktura otrzymuje numer, który jest następnie zapisywany w systemie Comarch ERP Altum i synchronizowany do Comarch POS.   Na stanowisku POS drukowanie faktury jest blokowane, jeśli:

• klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF
• data dokumentu jest taka sama lub późniejsza niż data podana w parametrze Obsługa KSeF od w systemie Comarch ERP Altum
• dokument nie posiada jeszcze przypisanego numeru pochodzącego z systemu KSeF

Również automatyczne drukowanie zostaje pominięte w przypadku spełnienia powyższych warunków – wyświetlany jest komunikat: „Dokument zostanie wysłany do KSeF.” Jeśli faktura posiada już przypisany numer z systemu KSeF, może zostać wydrukowana bez żadnych dodatkowych ograniczeń.

Wydruk dokumentu

Konektor KSeF obsługuje generowanie kodu QR na podstawie danych dokumentów pobranych z UPO, na wydrukach generowanych z poziomu Comarch POS w dolnej sekcji znajduje się kod QR, numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Kod QR stanowi unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015. Link weryfikacyjny zostaje utworzony po stronie komponentu KSeF na podstawie danych przesłanych przez system ERP. Link weryfikacyjny służy do weryfikacji faktury wystawionej w KSeF w przypadku gdy kod QR na wydruku z różnych powodów jest nieczytelny. Sekcja dotycząca KSeF na wydrukach, dotyczy:

• dokumentów FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korekt ręcznych
• wyłącznie dokumentów, które zostały wysłane i poprawnie zarejestrowane w platformie KSeF.

 

Uwaga

W przypadku korekt ręcznych lub na środowisku, gdzie obsługa KSeF nie jest włączona, sekcja z kodem, numerem KSeF oraz linkiem weryfikacyjnym nie będzie drukowana i widoczna na podglądzie.

Przycisk [Pokaż dane z KseF]

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest:

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL i KIFSL
• jeżeli parametr Obsługa KSeF jest włączony. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.

Po wybraniu przycisku [Pokaż dane z KSeF] prezentowane jest okno Dane z KSeF wraz z informacjami:

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF pod kodem QR
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]