Lista dokumentów handlowych

W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS, należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe]. Bezpośrednio z poziomu menu głównego operator może również wystawić PAR/FS przy pomocy kafla: [Nowy dokument].

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Niezatwierdzony (dotyczy parkingu), Anulowany, Rozliczony
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla danego paragonu w kolumnie tej wyświetlony będzie numer korekty tego dokumentu.

Domyślnie ukryte:

• Obsługa transakcji
• Odbiorca
• Forma płatności – forma płatności użyta do rozliczenia dokumentu
• Kolumny odpowiadające atrybutom przypisanym do danego typu dokumentu handlowego

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów handlowych na podstawie:

• numeru systemowego dokumentu poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta, poprzedzając go symbolem %
• kodu EAN

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów dostępnego w ustawieniach stanowiska POS, w systemie ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Wartość
• Data wystawienia
• Typ – przyjmuje wartości: Paragon, Faktura, Faktura zaliczkowa, Korekta paragonu, Korekta faktury, Korekta faktury zaliczkowej, Nota debetowa, TAX FREE
• Stan

Lista dokumentów handlowych zawiera również następujące przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Ponowna fiskalizacja] – umożliwia wykonanie ponownej fiskalizacji dokumentu handlowego, dzięki czemu w przypadku awarii drukarki fiskalnej istnieje możliwość powtórnego zafiskalizowania dokumentu
• [Korekta] – generuje korektę ilościową do zaznaczonego dokumentu PAR, FS lub FSL
• [Korekta ręczna] – dodaje korektę ilościową ręczną, czyli korektę dokumentów, do których nie ma dostępu z poziomu danego stanowiska POS
• [TAX FREE] – generuje TAX FREE do zafiskalizowanego paragonu
• [Faktura] – generuje fakturę do paragonu. Faktura sprzedaży generowana jest całościowo. W przypadku, gdy paragon posiada zatwierdzone korekty, faktura zostanie wygenerowana na wszystkie pozycje oryginalnego paragonu, natomiast dla korygowanych pozycji zostanie automatycznie wygenerowany dokument korekty ilościowej faktury (KIFS).
• [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem
• [Pokaż dane KSeF] – otwiera okno dane z KSeF, które zawiera kod QR dokument KSeF, numer KSeF oraz status i link do dokumentu. Przycisk dostępny we współpracy z Comarch ERP Altum, jeżeli włączona jest obsługa KSeF dla stanowiska POS. Dodatkowo przycisk jest dostępny dla faktur wystawionych na kontrahenta z aktywnym parametrem Obsługa KSeF.
• [TAX FREE Global Blue] – przycisk dostępny we współpracy z Comarch ERP Altum, jeżeli włączona jest obsługa integracji Tax Free z Global Blue. Dostępny jest dla paragonów które spełniają odpowiednie warunki.

 

Ponowna fiskalizacja

Po zaznaczeniu dokumentu oraz wybraniu przycisku [Ponowna fiskalizacja] zostanie wyświetlone okno z wyborem jednej z dwóch opcji:

• Oznacz jako zafiskalizowany – dokument zostanie wyłącznie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany, nie zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej
• Fiskalizuj i drukuj – dokument zostanie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany oraz zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej

Uwaga

Wykonanie ponownej fiskalizacji wymaga od użytkownika posiadania odpowiedniego uprawnienia: Oznaczenie dokumentów jako zafiskalizowane. Uprawnienia nadawane są w systemie ERP.

Uwaga

Fiskalizacja dokumentu wymaga, aby nazwy zawartych na dokumencie artykułów miały minimum 5 znaków.

Dokumenty powiązane

Na liście dokumentów handlowych prezentowana jest kolumna Dokumenty powiązane. Jeżeli istnieją więcej niż trzy dokumenty skojarzone, zamiast nazwy trzeciego dokumentu prezentowany jest link Zobacz więcej, który otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem, podobnie jak przycisk [Dokumenty powiązane].

Lista prezentuje następujące kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Atrybuty (domyślnie ukryta)

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów powiązanych na podstawie:

• dowolnej części numeru systemowego dokumentu. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta poprzedzonego symbolem %
• aktualnego stanu dokumentu
• daty utworzenia
• kwoty brutto

Lista dokumentów powiązanych zawiera przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Odśwież] – odświeża listę, nie powodując synchronizacji z systemem ERP
• [Zamknij] – zamyka listę dokumentów powiązanych, wracając do okna dokumentów handlowych

Podgląd dokumentu

Po zaznaczeniu na liście dokumentu oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (nie na wszystkich typach dokumentów):

• wydrukować dokument
• wygenerować korektę
• wygenerować fakturę
• wygenerować reklamację
• przejść na listę szczegółów płatności (przycisk [Szczegóły płatności] jest domyślnie ukryty)
• wyświetlić, które kupony zostały naliczone na dokumencie
• potwierdzić wywóz dokumentu TF
• wyświetlić podpis cyfrowy dokumentu
• sprawdzić łączną ilość elementów dodanych na dokument
• podejrzeć dane z KSeF, jeżeli obsługa KSeF dla centrum POS jest włączona

Lista szczegółów płatności

Na liście płatności znajdują się szczegółowe dane dotyczące wszystkich form płatności, którymi dokonano zapłaty za dokument. Lista prezentuje następujące kolumny:

• Id
• Numer
• Forma płatności
• Wartość
• Kwota płatności
• Kurs
• Data utworzenia
• Typ (domyślnie ukryta)

Na liście istnieje możliwość sortowania po kolumnach: Id, Forma płatności, Kurs.

Zasady weryfikacji online podczas generowania korekt i faktur

Sparametryzowane są zasady zwiększające kontrolę generowania korekt i faktur do dokumentów handlowych. Funkcja ta ma na celu pełne zabezpieczenie m.in. przed wielokrotnym wystawieniem faktury do tego samego paragonu w przypadku współbieżnego wykonywania operacji na różnych stanowiskach lub z poziomu różnych systemów. Weryfikacja odbywa się podczas:

• generowania faktury do paragonu
• tworzenia korekty do faktury lub paragonu

W systemie Comarch ERP Altum w konfiguracji stanowiska POS dostępna jest sekcja: Tryb weryfikacji dokumentów. Dostępne są trzy tryby dla faktur generowanych do paragonu:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP, podczas generowania faktury, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu paragonu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP, podczas generowania i zatwierdzania faktury, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym. Generowanie nie powiodło się – wskazany dokument jest obecnie zablokowany przez innego użytkownika.”

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany paragon jest anulowany i użytkownik chce wygenerować fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wygenerować faktury do anulowanego paragonu {nr PAR}”.
• do wybranego paragonu jest już wygenerowana faktura lub Tax Free i użytkownik chce wygenerować nową fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Do paragonu {nr PAR} została już wygenerowana faktura {nr faktury} lub „Nie można wygenerować faktury – do paragonu {nr PAR} wystawiono Tax Free {nr TF}”

Dostępne są trzy tryby dla korekt generowanych do dokumentów sprzedaży:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP lub usługi POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu korygowanego dokumentu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP lub usługą POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym”.

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany dokument sprzedaży jest anulowany i użytkownik chce wygenerować korektę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można skorygować anulowanego dokumentu”.
• Do wybranego paragonu jest już wygenerowana anulowana faktura lub dokument Tax Free i użytkownik chce skorygować dokument, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z fakturą. Należy skorygować powiązaną fakturę {nr faktury}” lub „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z Tax Free {nr TF}”.

Przykład

Dla generowania korekt do dokumentów sprzedaży włączony jest tryb:

• Zawsze online

Warunki wstępne: istnieją dwa stanowiska POS, które posiadają połączenie z obiema usługami Na pierwszym stanowisku POS wygenerowano paragon, który poprawnie został przesynchronizowany do systemu ERP. Na drugim stanowisku POS operator pobiera paragon, w celu utworzenia korekty na część pozycji. W momencie próby wygenerowania kolejnej korekty na pierwszym stanowisku POS, użytkownik otrzyma komunikat, informujący o zablokowaniu możliwości wygenerowania korekty, ponieważ dokument jest zablokowany przez innego użytkownika.

Paragon/faktura sprzedaży

W celu dodania paragonu (PAR) lub faktury sprzedaży (FS), należy z poziomu menu głównego wybrać przycisk [Nowy dokument].

Uwaga

Dodanie paragonu/faktury sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Domyślnie zostanie wyświetlony formularz paragonu. Zmiana typu dokumentu możliwa jest przy pomocy przycisku [Zmień na Fakturę]/[Zmień na Paragon].

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnień do wystawiania paragonów, ale posiada uprawnienie do wystawiania faktury sprzedaży, to po wybraniu kafla [Nowy dokument] zostanie wyświetlony formularz faktury sprzedaży.

Na formularzu dodawanego dokumentu PAR/FS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Zamówienie – pole edytowalne

2. Pole Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument

3. Lista pozycji zawierająca kolumny:

• Nazwa
• Cena
• Ilość
• Wartość

Domyślnie ukryte:

• Cena bazowa
• Cena początkowa
• Lp.
• Kod
• Stawka VAT
• Cena brutto
• Cena netto

Uwaga

Dzięki kolumnom Cena brutto i Cena netto, użytkownik ma możliwość weryfikacji cen, nawet jeżeli dokument został wystawiony z kierunkiem VAT od netto.

Uwaga

Rabat jest prezentowany wyłącznie dla ceny zgodnej z kierunkiem VAT dokumentu.

4. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument

5. Obsługa pozycji

6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) dokumentu. Dokument FS wymaga wskazania konkretnego kontrahenta (nie może być Nieokreślony).

7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

• Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Suma bazowa – suma wszystkich pozycji dokumentu w cenie bazowej, z uwzględnieniem ilości każdej pozycji
• Różnica netto – różnica pomiędzy wartością artykułów w cenie bazowej a początkowej
• Rabat
• Narzut
• Zaliczki
• VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Limit kredytowy – w zależności od konfiguracji w systemie ERP prezentowana jest wartość przyznanego limitu kredytowego wybranemu kontrahentowi pomniejszona lub nie o wartość dokumentu
• Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat elementu dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości, ceny początkowej itd.

9. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawanego paragonu lub faktury sprzedaży znajdują się następujące przyciski:

• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie lub na innym stanowisku POS
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Drukuj] – drukuje dokument (przycisk domyślnie ukryty)
• [Kupony] – wyświetla kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Faktury zaliczkowe] – uwzględnia istniejące zaliczki wskazanego kontrahenta

Z poziomu systemu ERP można określić, czy dokument handlowy, na którym znajduje się co najmniej jedna pozycja o cenie 0, może zostać zatwierdzony na stanowisku POS.

Przykład

Do stanowiska sprzedaży detalicznej podchodzi klient z kilkoma artykułami. W celu wystawienia paragonu, operator wybiera z głównego menu kafel [Nowy dokument]. Następnie skanuje kody EAN towarów. Po zatwierdzeniu dokumentu, w oknie płatności kasjer wybiera odpowiednią formę płatności i zatwierdza transakcję. Na zintegrowanej drukarce fiskalnej zostaje wydrukowany paragon.

Uwaga

Termin płatności na dokumencie handlowym ustawiany jest na bieżącą datę. W przypadku płatności formą bez przyjmowania zapłaty, termin płatności jest pobierany z ustawień kontrahenta (zdefiniowanych w systemie ERP).

Faktury uproszczone

Zgodnie ze zmianami w przepisach w zakresie wystawiania faktur do paragonów, weryfikacja generowania faktur odbywa się w Comarch POS. Od 1 października 2020 paragony do kwoty brutto 450 zł z kontrahentem posiadającym NIP należy traktować jako faktury uproszczone. W związku z tym generowanie faktur do takich paragonów jest blokowane w momencie aktywowania odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Fiskalizacja faktur

Podczas fiskalizacji faktur oraz faktur zaliczkowych w warunkach fiskalizacji uwzględniony zostaje rodzaj kontrahenta:

• faktura zaliczkowa zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na źródłowym zamówieniu sprzedaży został ustalony kierunek VAT od brutto
• faktura sprzedaży zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na tej fakturze został ustalony kierunek VAT od brutto

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Uwaga

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga dokonania konfiguracji i posiadania certyfikatu w systemie ERP.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce od stycznia 2022 roku. Jego zadaniem jest gromadzenie e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców. KSeF daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z akceptowanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie w obrocie gospodarczym. Z poziomu stanowiska Comarch POS możliwe jest:

• dokonanie bezpośredniej rejestracji faktur w KSeF
• pobieranie potwierdzenia statusu UPO
• drukowanie faktury z kodem QR
• podgląd statusu faktury

W przypadku braku połączenia do platformy KSeF wprowadzona została możliwość wystawienia dokumentu z poziomu stanowiska Comarch POS, a następnie w późniejszym czasie jego wysłanie z poziomu systemu ERP do KSeF.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum należy aktywować parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF jeżeli dokumenty mają być wysyłane bezpośrednio z poziomu stanowiska Comarch POS. Parametr dostępny jest z poziomu centrum POS → zakładka Stanowiska POS. Parametr dostępny jest jeżeli na firmie głównej został zaznaczony parametr Obsługa KSeF.

Uwaga

W celu wysyłki faktury z poziomu stanowiska do KSeF należy posiadać odpowiednie uprawnienie nadawane w systemie ERP.

KSeF – kontrahenci

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF, parametr decyduje czy dany klient akceptuje otrzymywanie faktur przez KSeF. Parametr dostępny jest dla kontrahentów biznesowych.

Po zapisaniu danego kontrahenta z aktywnym parametrem Obsługa KSeF, parametr widoczny jest również na podglądzie kontrahenta.

Po wybraniu kontrahenta biznesowego z włączonym parametrem Obsługa KSeF na fakturze, na stanowisku, pierwszy raz zawsze weryfikowane jest czy zainstalowany jest certyfikat na komputerze, dlatego wyświetlane jest okno z wyborem odpowiedniego certyfikatu. Po wybraniu certyfikatu, dane faktury są weryfikowane przez konektor KSeF, na stanowisku POS zostanie zaprezentowany odpowiedni komunikat. Po pomyślnej weryfikacji otwiera się okno płatności, po zatwierdzeniu go w tle odbywa się proces wysyłania dokumentu do KSeF.

Uwaga

Dopóki faktura nie otrzyma numeru KSeF, wydruk z poziomu stanowiska POS jest blokowany.

 

Dane z KSeF

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane KSeF]. Przycisk dostępny jest:

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL oraz KIFSL
• jeżeli parametr Obsługa KSeF jest włączony. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.

Po wybraniu przycisku otwarte zostaje okno Dane z KSeF.

W oknie prezentowane są:

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]

Korekta ilościowa

W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty do faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

Uwaga

Na stanowisku POS nie ma możliwości wystawienia korekt na plus.

W celu dodania korekty, należy na liście dokumentów handlowych wskazać korygowany dokument oraz wybrać przycisk [Korekta].

Uwaga

Dodanie korekty dokumentów wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola(poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Paragon/Faktura – prezentuje numer korygowanego dokumentu
2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
4. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Cena początkowa (domyślnie ukryta)
   W przypadku, gdy pozycja:
   • nie jest korygowana w całości, oznaczenia jej bazowej ilości oraz wartości są przekreślone, a poniżej wyświetlane są skorygowane dane
   • jest całkowicie skorygowana ilościowo, prezentowana jest w całości jako przekreślona

   

5. Łączna ilość - prezentuje sumę ilości skorygowanych/zwróconych elementów na dokumencie
6. Kontrahent – prezentuje przeniesionego z dokumentu źródłowego kontrahenta (nabywcy, odbiorcy)
7. Podsumowanie – prezentowana jest sumaryczna wartość wprowadzonych na dokument pozycji:
   • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
   • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Rabat
   • Narzut
   • Zaliczki
   • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Taka funkcjonalność umożliwia późniejszą analizę statystyczną. Przyczyna pozycji dotyczy:

• KIPAR
• KIFS
• Korekt ręcznych
• Wymiany
• Skupu

  W przypadku elementu kompletu z opcją Pobieraj składniki na dokument oraz włączoną blokadą jego modyfikacji, korekta takiej pozycji dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu: „Komplet nie podlega rozbiciu. Skorygować wszystkie elementy kompletu?”. Wybranie opcji Tak spowoduje otwarcie okna z wyborem przyczyny korekty. Wybrana przyczyna zostanie ustawiona na wszystkich elementach kompletu. Analogiczne działanie ma miejsce dla elementów promocji pakietowej oraz włączonej opcji blokady korygowania jej elementów. Na podglądzie korekty, przyczyny poszczególnych pozycji dokumentów są prezentowane bez możliwości ich edycji. Dla elementu typu Skup nie ma możliwości zmiany przyczyny korekty. Automatycznie ustawiana jest przyczyna: Skup. 9. Szczegóły pozycji– prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

• [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
• [Zwróć pozycję] – skorygowanie wskazanej pozycji dokumentu
• [Zwróć wszystko] – zwrot wszystkich artykułów znajdujących się na dokumencie

10. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu Formularz dodawanej korekty zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Wymiana] – przechodzi do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Przykład

W sklepie odzieżowym XYZ możliwy jest zwrot towaru do dwóch tygodni. Klientka kupuje w prezencie swojemu mężowi bluzkę sportową. Nie jest jednak pewna, który rozmiar wybrać. Postanawia kupić dwa rozmiary: L oraz M. Po tygodniu klientka wraca do sklepu XYZ i postanawia zwrócić towar o niepasującym rozmiarze L. Kasjer wyszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych. Po jego zaznaczeniu wybiera przycisk [Korekta]. Następnie zaznacza zwracany towar (Bluzkę sportową rozmiar L) na liście pozycji dokumentu i wybiera przycisk [Zwróć całość]. Po zatwierdzeniu dokumentu operator w kolejnym oknie wybiera formę płatności, w jakiej zostanie wypłacony zwrot pieniędzy.

W przypadku kompletów:

• niepobierających elementów na dokument handlowy, nie ma możliwości skorygowania elementu kompletu na dokumencie korekty automatycznej
• pobierających elementy na dokument handlowy, na korekcie automatycznej elementy kompletu prezentowane są jak zwykłe artykuły

 

Funkcjonalność wymiany pozwala na przyspieszenie procesu zwrotu artykułu i wymiany go na inny. Sprzedawca nie musi tworzyć osobno dokumentu korekty oraz nowego dokumentu handlowego, powstaną one automatycznie w procesie wymiany.

Proces wymiany można przeprowadzić na dwa sposoby:

• w przypadku braku dokumentu handlowego w systemie – należy utworzyć korektę ręczną, dodać odpowiednie artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]
• w przypadku istnienia dokumentu handlowego w systemie – należy wyszukać podany dokument, utworzyć do niego korektę, skorygować artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]

Uwaga

Przed przejściem do procesu wymiany należy określić przyczynę korekty.

Na wyświetlonym formularzu należy dodać artykuły wydawane klientowi.

Na liście pozycji artykuły podlegające wymianie są prezentowane w kolorze czerwonym i są przekreślone. Formularz zawiera następujące przyciski:

• [Korekta] – pozwala przejść z powrotem na formularz wystawianej korekty
• [Kupony] – nalicza kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument

Po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlone okno płatności, na którym prezentowana jest różnica między wartością zwracanych i wydawanych artykułów. W zależności od różnicy, na oknie płatności zaprezentowana jest kwota do zwrotu lub do zapłaty.

Po zatwierdzeniu okna płatności zostanie wygenerowana korekta oraz dokument handlowy na wydane artykuły. Na liście dokumentów handlowych dla dokumentów utworzonych podczas wymiany zostanie zaprezentowane powiązanie, z ikoną strzałek wyświetloną przed dokumentem powiązanym.

Uwaga

W systemie ERP można nadać uprawnienie Zatwierdzenie zwrotu określające, którzy użytkownicy mogą zatwierdzić dokument generujący zwrot pieniędzy.

Jeżeli dla stanowiska POS:

• w systemie ERP odznaczony jest parametr Zezwalaj na wymianę na artykuły o niższej wartości, parametr dostępny jest na formularzu edycji centrum POS -> zakładka Stanowiska POS
• w procesie wymiany zostanie wybrany artykuł o niższej wartości,

to przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawi się komunikat: „Nie można zatwierdzić wymiany. Wartość zwrotu jest wyższa niż wartość nowych artykułów.”

Przykład

W ramach paragonu PAR/2019/03/00897/POS2 klient zakupił bluzkę sportową w rozmiarze L oraz okulary przeciwsłoneczne. Po tygodniu klient wraca do sklepu, prosząc o wymianę rozmiaru bluzki. Operator odszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych, a następnie wybiera przycisk [Korekta]. Na tworzonym dokumencie zaznacza zwracany towar i koryguje go przyciskiem [Zwróć całość]. Następnie wybiera [Wymiana] i skanuje na formularz tę samą bluzkę sportową, ale o rozmiarze M. Po zatwierdzeniu dokumentu nie ma potrzeby wydania ani przyjęcia pieniędzy. Wymiana dotyczyła artykułów o tej samej wartości. W efekcie powstają dwa dokumenty:

• KIPAR/2019/03/00213/POS2 korygujący artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze L
• PAR/2019/03/00927/POS2 na artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze M

Promocje pakietowe z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu

Dla promocji pakietowych z proporcjonalnym rozbiciem rabatu na elementy pakietu, definiowanych w systemie ERP, w trakcie procesu wymiany cena wymienianego artykułu (przykładowo na ten sam w innym rozmiarze lub kolorze) zawsze będzie inna. Aby uniknąć różnicy w płatności (przykładowo, gdy promocja w dalszym ciągu obowiązuje), pozostałe elementy pakietu są automatycznie dodawane na formularz wymiany jako nieaktywne. Dla korygowanego elementu promocji pakietowej wybranie przycisku [Wymiana] wyświetli komunikat: „Zwracana pozycja została sprzedana z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu na elementy pakietu. Pakiet zostanie przeliczony po spełnieniu warunków promocji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwymi opcjami:

• Tak – na formularzu wymiany automatycznie zostaną dodane elementy promocji pakietowej, które nie zostały skorygowane. Tak dodane pozycje będą miały wartość 0,00 oraz będą nieaktywne dopóki nowa promocja pakietowa nie zostanie przeliczona. Elementy pakietu, które nie zostały przez użytkownika wskazane do zwrotu, nie będą skorygowane (przekreślone) dopóki nie zostanie przeliczona nowa promocja pakietowa.

• Nie – powrót do dokumentu korygującego bez wprowadzania zmian

Jeżeli użytkownik, po wyborze opcji Tak na powyższe pytanie:

• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu nie spełniają warunków naliczenia promocji pakietowej, wówczas nieaktywne pozycje dokumentu:
  • nie podlegają przeliczeniom dokumentu
  • nie wpływają na podsumowanie dokumentu
  • nie są zapisywane na dokumencie
  • nie są prezentowane na wydruku dokumentu
  • nie są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu
• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu spełniają warunki naliczenia promocji pakietowej, wówczas w części korygowanych pozycji dokumentu te elementy pakietu zostaną automatycznie skorygowane oraz nieaktywne pozycje dokumentu:
  • stają się aktywnymi pozycjami dokumentu
  • mają wpływ na podsumowanie dokumentu
  • podlegają przeliczeniom dokumentu
  • są zapisywane na dokumencie
  • są prezentowane na wydruku dokumentu
  • są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

Uwaga

Usunięcie towaru z formularza dokumentu wymiany, który spełniał wymagania promocji pakietowej, spowoduje ponowną dezaktywację tych pozycji promocji pakietowych, które nie były przez użytkownika korygowane.

Dla dodanych automatycznie na formularzu dokumentu wymiany nieaktywnych pozycji:

• nie jest możliwa zmiana ilości, cechy
• nie jest możliwe ich usunięcie
• możliwa jest zmiana ceny początkowej
• możliwa jest zmiana rabatu użytkownika (tylko w momencie aktywowania tych pozycji)

Przykład

W systemie ERP zdefiniowane są następujące promocje pakietowe z opcją proporcjonalnego rozbijania rabatu na elementy pakietu:

• Kup dwie pary spodni i jedną bluzę – dostaniesz rabat 50%
• Kup jedną parę spodni i jedną koszulę – dostaniesz rabat 30%

Na stanowisku POS zostały paragonem sprzedane: dwie pary spodni oraz jedna bluza. Przy korygowaniu paragonu użytkownik wybiera bluzę do zwrotu. Po wybraniu przycisku [Wymiana] na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – nie skorygowane, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• 2 pary spodni – nieaktywne, wartość = 0,00

Po zeskanowaniu na dokument koszuli na dokument został naliczony rabat 30%. Na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – skorygowana o jedną parę, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna para spodni – nieaktywne, wartość = 0,00
• jedna para spodni – aktywna, w ilości 1,00
• jedna koszula

 

Korekty ręczne wprowadza się do systemu w sytuacji, gdy istnieje potrzeba skorygowania dokumentu handlowego, do którego nie ma dostępu w systemie. Przykładem takiej sytuacji może być zmiana systemu do obsługi sprzedaży, bądź też korekta dokumentu wystawionego na stanowisku sprzedaży POS w innej lokalizacji. W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty ręcznej faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu. W celu dodania korekty należy z poziomu listy dokumentów handlowych wybrać przycisk [Korekta ręczna].

Uwaga

Dodanie korekty ręcznej wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Przycisk [Korekta faktury]/[Korekta paragonu] pozwala na zmianę rodzaju wystawianej korekty.

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Paragon/Faktura – umożliwia wprowadzenie numeru korygowanego dokumentu. Jeżeli wprowadzony numer dokumentu zostanie rozpoznany w systemie ERP oraz pozycje na dokumentach się zgadzają, korekta zostanie automatycznie powiązana z tym dokumentem handlowym.
   2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
   3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
   4. Wyszukaj artykuł – umożliwia dodanie korygowanego artykułu. Po wybraniu artykułu automatycznie zostanie wyświetlone okno korygowania pozycji.

TAX FREE

Podpis cyfrowy

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest formą dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:

• dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 - w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.

Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktur. W przypadku gdy odbiorca nie wyraża zgody na taką formę dokumentu, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie, jednak przekazanie jej odbiorcy powinno odbyć się w uzgodniony z nim sposób.

Uwaga

Zgoda wymagana jest w przypadku kontrahentów detalicznych lub niekrajowych.

Uwaga

Aby komunikacja z KSeF odbywała się prawidłowo, należy odblokować adresy IP:

• 237.204.182 - dostęp do środowiska demo
• 237.204.187 - dostęp do środowiska produkcyjnego

Dodatkowo należy odblokować port 443.

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub tokenu.

Uwaga

Możliwość autoryzacji za pomocą tokenu możliwa będzie do 31.12.2026. Od 1.01.2027 możliwa będzie jedynie autoryzacja za pomocą certyfikatu KSeF.

Uwaga

Certyfikaty są zapisywane w magazynie certyfikatów Windows. Certyfikaty KSeF pobierane są ze strony ministerstwa jako dwa oddzielne pliki z rozszerzeniem .cert oraz .key, które w przypadku systemów Windows należy scalić w jeden.

Aby obsługa KSeF była włączona na stanowisku Comarch POS należy w systemie Comarch ERP Altum na formularzu firmy w sekcji Handel aktywować parametr Obsługa KSeF. Parametr ten:

• prezentowany jest na formularzy wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL

W systemie Comarch ERP Altum należy również na firmie nadrzędnej do centrum POS włączyć parametr Obsługa KSeF. Następnie na zakładce KSeF konieczne jest wskazanie nazwy serwera i klucza licencji do obsługi KSeF na POS. Po zaznaczeniu parametru prezentowana jest kontrolka umożliwiająca wskazanie daty rozpoczęcia obsługi KSeF (domyślnie ustawiana jest data bieżąca). Na firmie w systemie Comarch ERP Altum dostępna jest dodatkowa zakładka KSeF, która zawiera poniższe parametry, które synchronizowane są do Comarch POS:

• Środowisko pracy KSeF – z dostępnymi opcjami:
  • Demo
  • Produkcyjne

umożliwia określenie sposobu pracy komponentu KSeF z wybranym środowiskiem. W przypadku, gdy wygenerowany został już token do komunikacji z KSeF, przed zmianą środowiska należy w pierwszej kolejności usunąć token.

Uwaga

Tryb demo dostępny jest wyłącznie dopóki do KSeF nie zostanie przesłany żaden dokument w trybie produkcyjnym.

• Uwierzytelnianie – sekcja uzupełniana jest automatycznie podczas generowania tokena na podstawie właściwości certyfikatu. Certyfikat KSeF uwierzytelniający, przeznaczony jest do uwierzytelniania się w systemie KseF. Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe zarówno w sesji interaktywnej jak również w sesji wsadowej. Po zalogowaniu się certyfikatem KSeF będą brane pod uwagę uprawnienia powiązane z identyfikatorem podatkowym (NIP, PESEL) zapisanym na tym certyfikacie. System będzie również uwzględniał powiązanie identyfikatorów NIP i PESEL. Oznacza to, że osoba fizyczna lub podmiot uwierzytelniony certyfikatem KSeF będą mogli działać w systemie w obrębie uprawnień nadanych na oba ww. identyfikatory podatkowe (niezależnie, na który identyfikator był wygenerowany certyfikat).
• Certyfikat Offline – certyfikat KSeF, niezbędny do pracy w trybie offline. Wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach offline. Przesyłany jest do POS wraz z datą wygaśnięcia.

Uwaga

Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania. Dla ułatwienia rozróżnienia, certyfikaty obu typów będą miały w atrybucie CN (commonName) dopisek uwierzytelnianie lub offline, zależnie od ich zastosowania.

Uwaga

Możliwość autoryzacji za pomocą tokenu możliwa będzie do 31.12.2026. Od 1.01.2027 możliwa będzie jedynie autoryzacja za pomocą certyfikatu KSeF.

W sekcji Licencja KSeF wykorzystywana w synchronizacji z POS należy wskazać serwer oraz numer klucza zawierający licencję KSeF, która będzie użyta podczas synchronizacji.

Sekcja Komunikacja KSeF zawiera dostępną opcję Połączenie, z możliwymi wartościami: Online (opcja domyślna), Offline. Po wybraniu opcji Offline, dostępne są dodatkowe pola, pozwalające określić przyczyny i czas niedostępności, ogłoszone w Biuletynie Informacji Publicznej:

• Tryb – pozwala określić przyczynę braku dostępności: Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita
• Data początkowa/Data końcowa – pozwala określić przedział czasowy niedostępności KSeF

• Tryb Online (online mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym
• Tryb Offline (offline mode) – faktury są wystawiane i wysyłane do KSeF w późniejszym terminie określonym przez przepisy prawa. Dla trybu Offline można wskazać tryb:
  • Niedostępność
  • Awaria
  • Awaria całkowita

 

Jak uwierzytelnić się do środowiska DEMO KseF za pomocą certyfikatu KseF ?

Uwaga

Opisana procedura dotyczy Comarch POS w wersji 2025.1.1 w integracji z Comarch ERP Altum w wersji 2026.0 z aktualnymi poprawkami.

W Comarch ERP Altum 2026.0 po zainstalowaniu ważnych aktualizacji umożliwiono uwierzytelnienie na środowisku demonstracyjnym KSeF z wykorzystaniem certyfikatu KSeF. Aby móc skorzystać z certyfikatu KSeF po aktualizacji, należy zainstalować wygenerowany certyfikat w Windows wg załączonej instrukcji.

1. Należy zalogować się na stronie https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/login i wygenerować pliki z rozszerzeniem *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Należy zapamiętać hasło do certyfikatów, ponieważ nie ma możliwości jego odzyskania. Certyfikaty najlepiej zapisać w katalogu, który należy utworzyć w lokalizacji: C:\KSEF.
2. Należy pobrać darmowy program OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_0.exe i zainstalować z domyślnymi ustawieniami.
3. Uruchomić wiersz poleceń  - cmd.exe
4. W cmd wprowadzić należy: cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdzić za pomocą klawisza [Enter] na klawiaturze
5. W wierszu należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „TWOJA_NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu w Aplikacji Podatnika (pkt.1):
   openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.crt
6. Podczas wykonywania skryptu pojawią się pytania o hasło – należy wprowadzić hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlanymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
7. W kolejnym kroku można zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx. Dwuklik na certyfikat otwiera okno instalacji go w Windows. Podczas instalacji koniecznie zaznacz parametr „Oznacz ten klucz jako eksportowalny”.

Nowy certyfikat pojawi się na automatycznie na liście certyfikatów. Wystawcą będzie Test CCK KseF  

Komunikacja z platformą KseF

Komunikacja z platformą KSeF odbywa się za pośrednictwem dedykowanego komponentu dostępnego w Comarch ERP Altum. Komponent umożliwia weryfikację danych faktury przed wysłaniem ich na platformę KSeF, umożliwia uwierzytelnianie na platformie KSeF oraz weryfikację licencji. Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.

Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token do komponentu w celu uwierzytelnienia w KSeF. Komponent obsługuje również weryfikację licencji dla integracji z KSeF. Aplikacja POS korzysta z licencji systemu ERP.

Uwaga

W przypadku niezgodności dokumentu ze schematem e-faktury, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

 

Weryfikacja autoryzacji z platformą KseF

Po pomyślnej weryfikacji danych dokumentu, do komponentu przekazywany jest identyfikator oraz token w celu odpowiedniego uwierzytelnienia na platformie KSeF. Jeżeli jedna z danych jest niewłaściwa, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, ponieważ autoryzacja w KSeF nie powiodła się.

Weryfikacja licencji z platformą KseF

Podczas otwierania sesji komunikacyjnej w KSeF weryfikowana jest również licencja. W przypadku problemów z licencją, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat, informujący o tym, że dokument nie może zostać zatwierdzony, z powodu braku licencji na obsługę KseF.

Obsługa dokumentów UPO

Dokumenty UPO pobierane są przez system ERP, a następnie dane te są przekazywane do Comarch POS, wraz z numerem KSeF oraz stanem dokumentu. Dokument UPO przesyłany jest do POS w formie załącznika, ale dane takie jak numer KSeF i odpowiednie daty są pobierane bezpośrednio przez KSeF zaraz po rejestracji faktury.

Praca w trybie Offline i Offline24

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa. Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24, Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita. W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem) zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (do momentu aż nie powstanie dedykowana platforma do komunikacji). Tryb offline/online możliwy jest do ustawienia w systemie Comarch ERP Altum,  na zakładce KSeF na definicji firmy z włączoną opcją Obsługa KSeF. Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie. Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały dedykowany status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat. Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:

• Niedostępność – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokument należy dostarczyć do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
• Awaria – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie wysłano, dokumenty należy dostarczyć do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności usługi KSeF
• Awaria całkowita – dokumenty nie wysłane do KSeF otrzymują status KSeF: Nie dotyczy nie ma konieczności wysyłania dokumentów do KSeF

W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii. Datą otrzymania faktury w trybie Offline24 jest:

• data nadania tej fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF
• data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę – jeśli faktura ta została udostępniona poza KSeF nabywcy tj. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi lub nabywcy bez numeru identyfikacji podatkowej (podmioty te powinny otrzymać fakturę w uzgodniony sposób)

Tryby offline wymagają dodanego certyfikatu offline w systemie Comarch ERP Altum, aby była możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji dokumentu, który musi zostać wysłany do KSeF. W trybie offline:

• faktury są nadal tworzone zgodnie ze strukturą FA(3) wymaganą przez KSeF
• data wystawienia faktury jest zawsze datą transakcji na POS
• faktura nie otrzymuje natychmiast numeru KSeF, co oznacza, że data otrzymania faktury zostanie nadana dopiero po ponownym przesłaniu dokumentu

Gdy system pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch POS automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:

• KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF po tym jak system automatycznie ją prześle
• KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF

Uwaga

Nigdy nie należy próbować wystawić korekty do faktury wystawionej w trybie offline, dopóki system nie odzyska połączenia i nie otrzyma Numeru KSeF (UOP). W przypadku konieczności korekty, należy poczekać na zakończenie awarii i nadanie numeru UOP. Następnie korekta musi zostać obsłużona w centralnym systemie ERP.

Faktura w systemie Comarch POS otrzymuje wtedy status KSeF Nie wysłano lub Nie dotyczy. System Comarch ERP Altum będzie musiał przesłać fakturę do KSeF tak szybko, jak to możliwe. W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.

Wydruki dokumentów w trybie Offline i Offline24

  Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji. Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany, po wybraniu opcji:

• NIE - wydruk nie zostanie wykonany
• TAK - przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIA TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa, z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Unijna, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji:

• NIE - wydruk nie zostanie wykonany
• TAK - przygotowany zostanie wydruk wizualizacji faktury:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Wydruk wizualizacji e-faktury z dwoma kodami QR

Generowanie kodów (zarówno dla faktur online, jak i offline) odbywa się lokalnie w aplikacji klienta na podstawie danych zawartych w wystawionej fakturze. Kod QR jest zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015. W zależności od trybu wystawienia (online czy offline) na wizualizacji faktury umieszczany jest:

• w trybie online - jeden kod QR (KOD I), umożliwiający weryfikację i pobranie faktury z KSeF
• w trybie offline - dwa kody QR:
  • KOD I do weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF,
  • KOD II do potwierdzenia autentyczności wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF

KOD I zawiera link umożliwiający odczyt i weryfikację faktury w systemie KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link użytkownik otrzyma uproszczoną prezentację podstawowych danych faktury oraz informację o jej obecności w systemie KSeF. Pełny dostęp do treści (np. pobranie pliku XML) wymaga wprowadzenia dodatkowych danych. Proces przyjęcia faktury przez KSeF zazwyczaj przebiega natychmiastowo — numer KSeF generowany jest niezwłocznie po przesłaniu dokumentu. W wyjątkowych przypadkach (np. wysokie obciążenie systemu) numer może być nadany z niewielkim opóźnieniem.

• Jeżeli numer KSeF jest znany: pod kodem QR umieszczany jest numer KSeF faktury (dotyczy faktur online oraz faktur offline już przesłanych do systemu)
• Jeżeli numer KSeF nie jest jeszcze nadany: pod kodem QR umieszczony jest napis OFFLINE (dotyczy faktur offline przed przesyłaniem lub online oczekujących na numer).

Uwaga

Tryb online, offline24, offline (niedostępność systemu) i tryb awaryjny to tryby biznesowe i prawne. Od strony technicznej i systemowej tryb offline24, offline (niedostępność systemu) i tryb awaryjny – to w istocie jeden tryb offline. Z tego względu przyjęto jedno, wspólne oznaczenie „OFFLINE” pod kodem QR.

KOD II jest generowany wyłącznie dla faktur wystawianych w trybie offline (offline24, offline-niedostępność systemu, tryb awaryjny) i pełni funkcję potwierdzenia autentyczności wystawcy oraz integralności faktury. Generowanie wymaga posiadania aktywnego certyfikatu KSeF – link zawiera kryptograficzny podpis URL przy użyciu klucza prywatnego certyfikatu KSeF, co zapobiega sfałszowaniu linku przez podmioty nieposiadające dostępu do certyfikatu.

Uwaga

Certyfikat typu Authentication nie może być używany do generowania KODU II. Jego przeznaczeniem jest wyłącznie uwierzytelnienie w API.

• Pod kodem QR znajduje się podpis CERTYFIKAT, wskazujący na funkcję weryfikacji certyfikatu KSeF

Uwaga

Po wygenerowaniu kodów QR w trybie offline i późniejszej wysyłce dokumentu do KSeF i poprawnym zarejestrowaniu dokumentu w KSeF i otrzymaniu numeru, w przypadku wydruku ponownie generowany jest wydruk z jednym kodem QR w trybie online.

Obsługa na dokumentach

W aplikacji Comarch POS rejestracja faktury KSeF będzie zawsze odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu, pod warunkiem, że zostaną spełnione odpowiednie warunki. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korektach ręcznych. Faktury wydane w systemie POS są wysyłane do KSeF tylko wtedy, gdy:

• globalny parametr Obsługa KSeF jest włączony na firmie nadrzędnej do centrum POS
• parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF dla stanowiska Comarch POS jest włączony
• data wystawienia faktury jest równa lub późniejsza niż data ustawiona w systemie ERP dla parametru Obsługa KSeF
• kontrahent biznesowy lub detaliczny na fakturze ma włączony parametr Obsługa KSeF
• stanowisko POS ma połączenie online do platformy KSeF
• operator POS ma nadane odpowiednie uprawnienie do wysyłania faktur do KSeF

Uwaga

Uprawnienie: Wysyłanie faktur do KSeF, dostępne jest w systemie Comarch ERP Altum na grupie operatorów -> zakładka Inne uprawnienia.

Obecnie, gdy token uwierzytelniania na bazie Comarch POS jest pusty, wyświetlane jest okno do wyboru certyfikatu kwalifikowanego. Jeżeli token jest pusty, należy zweryfikować, czy dostępny jest certyfikat uwierzytelniający KSeF.

Proces uwierzytelniania do KSeF jest oddzielony od procesu rozpoczęcia pracy (inicjalizacji sesji). Oznacza to, że po pomyślnym zalogowaniu, system może bez problemu otwierać i zamykać kolejne sesje KSeF, np. dla każdej wystawianej faktury, bez konieczności każdorazowego ponownego uwierzytelniania. Zamiast każdorazowego użycia pełnego certyfikatu, system Comarch POS wykorzystuje teraz dwa specjalne klucze cyfrowe (tokeny) po udanym uwierzytelnieniu:

• Token Dostępu (accessToken) - jest używany do autoryzacji konkretnych operacji (np. wysłania faktury). Jest ważny tylko przez krótki czas (np. kilka minut), co zwiększa bezpieczeństwo.
• Token Odświeżający (refreshToken) - umożliwia systemowi automatyczne odnowienie tokenu dostępu, gdy ten wygaśnie – bez angażowania użytkownika w ponowne logowanie. Jest ważny dłużej (do 7 dni).

Uwaga

Oba tokeny są danymi poufnymi. System Comarch POS automatycznie zarządza ich bezpiecznym przechowywaniem i użyciem w tle. Użytkownik nie ma bezpośredniego dostępu do tych kluczy.

Po zatwierdzeniu dokumentu i wybraniu płatności, na stanowisku POS pojawia się komunikat informujący o przesyłaniu dokumentu do KseF oraz o tym, że wydruk będzie dostępny po poprawnej rejestracji dokumentu na platformie.

Na wydruku dokumentu prezentowany jest kod QR oraz link do weryfikacji faktury w KSeF.

Obsługa dokumentów w trybie Offline24

W przypadku utraty połączenia internetowego lub trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej, system wyświetla odpowiedni komunikat pytający w celu zatwierdzenia faktury w trybie offline.

Po zatwierdzeniu generowania dokumentu przy braku połączenia internetowego należy za pierwszym razem wybrać odpowiedni certyfikat. Certyfikat offline, który został utworzony na stronie ministerstwa i zainstalowany w systemie Windows.

Dokument o statusie KseF : Nie wysłano

Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KseF: Nie wysłano oraz który był wygenerowany w trybie offline, POS weryfikuje rodzaj kontrahenta i transakcji, w przypadku:

• transakcji krajowej z kontrahentem o podanym numerze NIP, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy potwierdzenie transakcji ma zostać wydrukowane

Wydruk potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury

• transakcji krajowej z kontrahentem detalicznym lub biznesowym bez podanego numeru NIP, lub transakcja jest ustawiona jako unijna lub pozaunijna, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana.

Wydruk wizualizacji faktury zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury

Po zatwierdzeniu dokumentu bez połączenia do KseF zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat o konieczności wysłania dokumentu do KSeF przez system centralny. Po wybraniu na podglądzie, faktury sprzedaży wystawionej w trybie offline o statusie KseF : Nie wysłano, przycisku [Pokaż dane KseF], w oknie prezentowany jest status z informacją o nie wysłaniu dokumentu do KSeF oraz o trybie offline pod kodem QR.

Dokument o statusie KseF : Wysłano, bez danych UPO

Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KseF: Wysłano, czyli zarejestrowanym w KSeF, ale bez pobranych danych UPO, POS weryfikuje rodzaj kontrahenta i transakcji, w przypadku:

• transakcji krajowej z kontrahentem o podanym numerze NIP, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli komunikat informujący o braku możliwości pobrania potwierdzenia

Z listy dokumentów po wybraniu takiej faktury i wybraniu przycisku [Drukuj] pojawia się pytanie o chęć wydruku potwierdzenia transakcji.

Wydruk potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury
• transakcji krajowej z kontrahentem detalicznym lub biznesowym bez podanego numeru NIP, lub transakcja jest ustawiona jako unijna lub pozaunijna, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana.

Wydruk wizualizacji faktury zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury

Po wybraniu na podglądzie faktury sprzedaży, która ma status KSeF: Wysłano ale nie posiada danych UPO, przycisku [Pokaż dane KseF], w oknie prezentowany jest status z informacją o wysłaniu dokumentu do KSeF.

Obsługa dokumentów w trybie Offline – Niedostępność lub Awaria

Tryby Offline: Niedostępność i Awaria to rozwiązania, z których będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF albo w razie zidentyfikowanej usterki systemu KSeF. Dzięki temu, pomimo czasowej niedostępności lub awarii, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie. W przypadku obu tych trybów w okresie ogłoszonej niedostępności albo awarii KSeF, podatnik będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.

Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KseF: Nie wysłano oraz który był wygenerowany w trybie offline niedostępności, POS weryfikuje rodzaj kontrahenta i transakcji, w przypadku:

• transakcji krajowej z kontrahentem o podanym numerze NIP, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy potwierdzenie transakcji ma zostać wydrukowane

Wydruk potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury

• transakcji krajowej z kontrahentem detalicznym lub biznesowym bez podanego numeru NIP, lub transakcja jest ustawiona jako unijna lub pozaunijna, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana.

Wydruk wizualizacji faktury zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury

Po zatwierdzeniu dokumentu bez połączenia do KseF zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat o konieczności wysłania dokumentu do KSeF przez system centralny. Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KseF: Nie wysłano oraz który był wygenerowany w trybie offline awaria, POS blokuje standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana.

Obsługa dokumentów w trybie Offline – Awaria całkowita

Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski. Komunikaty o awarii całkowitej KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie.

Przy zatwierdzaniu dokumentu generowanego przy awarii całkowitej nie wyświetlane są żadne dodatkowe komunikaty ani pytania - dokument otrzymuje status KSeF - Nie dotyczy. Po wybraniu na podglądzie faktury sprzedaży, która ma status KSeF: Nie dotyczy, przycisku [Pokaż dane KseF], w oknie prezentowany jest status z odpowiednią informacją.

Zmiany w interfejsie POS

Informacja o połączeniu z usługą KSeF

Aby zapewnić ciągłą informację o statusie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur, w górnym pasku okna Comarch POS dostępna jest ikona prezentująca stan połączenia z usługą KSeF. Kolor tej ikony sygnalizuje aktualny tryb komunikacji:

• – połączenie z usługą działa poprawnie, faktury są wysyłane natychmiast
• – tryb offline, nie ma połączenia z platformą KSeF, faktury są zapisywane lokalnie i mogą zostać wysłane po przywróceniu połączenia przez system centralny
• – tryb offline, platforma KSeF ogłosiła stan najwyższej awarii, faktury są zapisywane lokalnie

Przycisk [Pokaż dane z KseF]

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest:

• dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL oraz korekt ręcznych

Po wybraniu przycisku [Pokaż dane z KSeF] prezentowane jest okno Dane z KSeF wraz z informacjami:

• kod QR dokumentu KSeF
• numer KSeF pod kodem QR
• status dokumentu KSeF
• link do dokumentu KSeF
• przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer KSeF]

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF, który prezentowany jest gdy:

• w systemie ERP włączona została obsługa KSeF na firmie
• w systemie ERP włączony został parametr Zezwalaj na bezpośrednią wysyłkę dokumentów do KSeF

System Comarch ERP Altum rejestruje  w systemie KSeF nowe faktury, faktury zaliczkowe sprzedaży, korekty wartościowe faktur sprzedaży oraz korekty ilościowe faktur sprzedaży pochodzące z Comarch POS, jeśli:

• obsługa KSeF jest aktywowana w danej firmie
• klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF

Po zarejestrowaniu w systemie KSeF faktura otrzymuje numer, który jest następnie zapisywany w systemie Comarch ERP Altum i synchronizowany do Comarch POS. Na stanowisku POS drukowanie faktury jest zablokowane, jeśli:

• klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF
• data dokumentu jest taka sama lub późniejsza niż data podana w parametrze Obsługa KSeF od w systemie Comarch ERP Altum
• dokument nie posiada jeszcze przypisanego numeru pochodzącego z systemu KSeF

Również automatyczne drukowanie zostaje pominięte w przypadku spełnienia powyższych warunków – wyświetlany jest komunikat: „Dokument zostanie wysłany do KSeF.” Jeśli faktura posiada już przypisany numer z systemu KSeF, może zostać wydrukowana bez żadnych dodatkowych ograniczeń.

Rola podmiotu na odbiorcy

W przypadku wystawiania faktur dla instytucji lub dużych podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach podległych jednostek (np. gmina i jej szkoły, lub Grupa VAT i jej członkowie), wymagane jest określenie odbiorcy dodatkowego. Na dokumencie wybierając dla nabywcy odbiorcę dostępny jest przycisk [Zmień rolę].

Po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno z wyborem roli dla odbiorcy.

W oknie dostępne są role, dla kontrahenta biznesowego:

• Odbiorca
• Dodatkowy odbiorca
• Płatnik
• Odbiorca JST – odbiorca Jednostki Samorządu Terytorialnego
• Odbiorca GV – odbiorca Grupy VAT

Uwaga

Rola: Odbiorca JST/GV jest wyłącznie dostępna dla kontrahentów z numerem NIP.

Po wybraniu roli Odbiorca JST/GV, system Comarch POS automatycznie ustawi odpowiedni parametr JST/GV dla głównego nabywcy. To gwarantuje, że:

• faktura jest poprawnie wypełniona w strukturze FA(3) KSeF
• podległa jednostka lub członek grupy VAT (Odbiorca) będzie miał dostęp do faktury w KSeF

Dla kontrahenta detalicznego dostępne są role:

• Odbiorca
• Dodatkowy odbiorca
• Płatnik
• Pracownik

Wybrana rola odbiorcy jest następnie prezentowana w nagłówku kafla odbiorcy.