Informacje ogólne

W systemie istnieje możliwość wygenerowania następujących faktur zaliczkowych:

W obrocie krajowym

W obrocie zagranicznym

Faktury zaliczkowe w obrocie zagranicznym to faktury, które zostały wygenerowane do zamówienia sprzedaży/zakupu ze wskazanym rodzajem transakcji: Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna.

Podczas generowania zamówienia sprzedaży (z rodzajem transakcji: Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna) należy zwrócić uwagę na parametr: VAT Eksportowy, znajdujący się na zakładce: Nagłówek, który decyduje o zastosowaniu dla towarów na zamówieniu, eksportowej stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Przy odznaczonym parametrze wygenerowany zostanie dokument naliczający VAT wg stawek krajowych. Należy jednak pamiętać o tym, że podczas generowania korekty do faktury (KEL), możliwa jest również korekta stawki podatku VAT. Jeżeli na dokumencie znajdują się towary w różnych stawkach, wtedy, po wykonaniu korekty stawek VAT dla wszystkich towarów zostanie naliczona jedna stawka VAT w wysokości maksymalnej (krajowej) stawki zastosowanej dla towaru na dokumencie (uwzględniane będą stawki zdefiniowane dla towaru na karcie towaru).

Więcej informacji o korekcie faktury eksportowej zaliczkowej znajduje się w rozdziale: „Korekty faktur zaliczkowych”.

Do dokumentów możliwe jest wygenerowanie następujących korekt:

Do faktury zaliczkowej sprzedaży (FSL) – Faktura sprzedaży zaliczkowa korygująca (KSL)

Do faktury zaliczkowej zakupu (FZL) – Faktura zakupu zaliczkowa korygująca (KZL) – również w obrocie zagranicznym (przy wyborze transakcji: Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna)

Do faktury zaliczkowej eksportowej (FEL) – Korekta eksportowej faktury zaliczkowej (KEL)

Faktury zaliczkowe wystawiane są do części płatności wynikającej z zamówienia (do zaliczki). Zaliczka ta, definiowana jest na zamówieniu, na zakładce: Płatności/Zaliczki, w panelu: Harmonogram płatności (więcej w rozdziale „Generowanie faktur zaliczkowych). Zapłacona kwota wynikająca z faktury zaliczkowej zostanie uwzględniona na końcowym dokumencie handlowym, którym zostanie zrealizowane zamówienie.

Generowanie faktur zaliczkowych

W niniejszym rozdziale znajduje się opis scenariusza generowania faktury zaliczkowej oraz parametrów dostępnych w oknie: Faktura sprzedaży zaliczkowa/zakupu. Ze względu na to, że parametry te są analogiczne w tych dokumentach, a różnice wynikają jedynie z ich specyfiki, okno faktury zaliczkowej oraz proces generowania opisane zostanie na przykładzie faktury zaliczkowej sprzedaży.

Dokumenty faktur zaliczkowych: FSL, FZL, i FEL maja swoje definicje, dostępne z poziomu modułu: Administrator, które określają uprawnienia użytkowników do obsługi tych dokumentów.

Aby skorzystać z możliwości generowania faktur zaliczkowych, należy w oknie: Zamówienie sprzedaży, zakupu (lub Oferta sprzedaży, zakupu), na zakładce: Płatności/Zaliczki dodać w Harmonogramie płatności nową pozycję. W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Zostanie otworzone okno: ‘Płatność do zamówienia (lub Płatności do oferty, w zależności od dokumentu głównego) – zostanie dodana”.

Parametry, które można modyfikować w tym oknie:

Zaliczka do faktury. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że dodana płatność będzie zaliczką, zaznaczenie tego parametru jest konieczne do utworzenia faktury zaliczkowej. Po wystawieniu faktury do takiej płatności, odznaczenie tego parametru stanie się niemożliwe.

Forma płatności. Z rozwijanej listy należy wybrać odpowiednią opcję.

Kwota. W polu należy określić kwotę rozbitej płatności. Kwota ta zostanie odjęta od kwoty płatności, która zostanie rozbita. Określenie kwoty może nastąpić poprzez:

Waluta z możliwością zmiany.

Termin. W polu należy określić termin płatności, dostępny w dwóch opcjach:

Zapisanie wprowadzonych w tym oknie zmian odbywa się za pomocą przycisku: [Zapisz]. Nowa płatność zostanie dodana do Harmonogramu płatności.

Za pomocą opcji: [Dodaj fakturę na podstawie zaliczek] można wygenerować fakturę zaliczkową. Opcja ta będzie aktywna jeśli:

Faktura sprzedaży zaliczkowa FSL

Faktura sprzedaży zaliczkowa, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola:

Kontrahent – wskazuje kontrahenta, jaki został zarejestrowany w zamówieniu. Pole to nie podlega edycji; po naciśnięciu przycisku: [Wybierz kontrahenta], zostanie wyświetlona do podglądu karta kontrahenta,

Dostawa – Sposób dostarczenia lub odbioru towaru, wybierany z listy zdefiniowanej, jako słownik w konfiguracji. Lista może być rozbudowywana poprzez wpisanie nieistniejącego sposobu. Wartość domyślna jest przepisywana z karty kontrahenta,

Płatność – w polu jest definiowana forma płatności z tytułu transakcji,

Termin – Termin płatności, może być określony w dniach lub przez podanie daty. Wprowadzanie daty ułatwia kalendarz uruchamiany przyciskiem: [Termin płatności],

Netto, brutto – Sumy wartości pozycji dokumentu w cenach sprzedaży, odpowiednio bez VAT i z VAT.

Parametr „Fiskalny” – jest domyślnie zaznaczony, jeśli wybrany na dokumencie kontrahent jest odbiorcą finalnym i VAT na w dokumencie jest liczony metodą „Od brutto”.

Ponadto na zakładce znajdują się przyciski:

[Zapłata] – uruchamia proces zapłaty z tytułu zaliczki. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], rozwinięta zostanie lista, z której można wybrać formą zapłaty,

[Podgląd] – umożliwia podgląd elementu zamówienia, wskazanego na zakładce.

Faktura sprzedaży zaliczkowa, zakładka: Kontrahent

Na zakładce znajdują się dane kontrahenta, jaki został zarejestrowany na zamówieniu źródłowym. Karta posiada trzy dodatkowe zakładki, które zawierają dane kontrahenta głównego, kontrahenta docelowego i płatnika. Przycisk: [Wybierz kontrahenta] umożliwia podgląd karty kontrahenta, wyświetlonego na zakładce. Płatnik na dokumencie: FSL FEL, FZL będzie tym samym płatnikiem, jaki został wskazany na źródłowym zamówieniu. Więcej informacji o płatniku na dokumentach znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.

Faktura sprzedaży zaliczkowa, zakładka: Płatności

W zakładce znajduje się lista płatności z tytułu zaliczki. Forma i termin płatności wynika z terminu i formy płatności wskazanej na źródłowym zamówieniu (forma i termin płatności na zakładce: Płatności/Zaliczki). Na zakładce znajduje się również pole:

Rejestr – rejestr operacji bankowych, do którego trafi płatność związana z dokumentem. Obok wyświetlany jest numer rachunku bankowego przypisanego do rejestru.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że na każdym dokumencie WZ, WZE, PZ, rozliczającym dokument zaliczkowy, również takim, który nie generuje płatności, (czyli w definicji dokumentu, mającym odznaczony parametr: Generuje płatności) prezentowana jest zakładka: Płatności, na której znajdzie się sekcja z listą rozliczanych faktur zaliczkowych. Ta sama zasada dotyczy również spinaczy do tych dokumentów.

Na spinaczach rozliczanie faktur zaliczkowych widoczne jest również w tabelce VAT, w której prezentowane są zarówno wartości wynikające z wartości transakcji, jak i wartości wynikające z rozliczanych faktur zaliczkowych, a wartość spinaczy wyliczana jest, jako ich różnica.

Płatność na fakturze zaliczkowej może zostać wyrażona w walucie innej niż waluta systemowa – w walucie obcej. Dzieje się tak w przypadku, gdy zaliczka, do której wygenerowana została faktura została określona w tej walucie obcej.

Faktura sprzedaży zaliczkowa, zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się pola:

Numer – numer faktury. Domyślnie nadawany jest numer kolejny wolny, który może ulec zmianie na inny wolny.

Właściciel – centrum, w którym wystawiono fakturę. Możliwy jest wybór innego centrum, niż to, z którego pochodzi zamówienie źródłowe.

Faktura – numer faktury dostawcy.

Zamówienie – numer zamówienia źródłowego.

Daty:

Modyfikował, Wystawił, Zatwierdził, Rozliczył – operator, który dokonał wymienionych czynności.

VAT od – zaznaczenie tej opcji jest przenoszone z zamówienia źródłowego. Tylko zaznaczenie opcji: Brutto, umożliwia fiskalizację faktury zaliczkowej sprzedaży. Fiskalizacja pierwszej faktury zaliczkowej jest niezależna od ustawienia sposobu liczenia VAT na zamówieniu źródłowym (netto/brutto).

Waluta, Kurs – pola, których wartość jest przenoszona z zamówienia i są niedostępne do edycji.

Cecha – w polu można nadać cechę dokumentu.

URL – w polu tym można wpisać adres URL. Po jego wpisaniu uaktywniony zostanie przycisk: [Adres strony internetowej], uruchamiający połączenie ze wskazana stroną.

Opis – w polu można wprowadzać opis dokumentu.

Faktura sprzedaży zaliczkowa, zakładka: VAT

Na zakładce znajdują się pola:

Rejestr – rejestr VAT, w którym zostanie zapisany dokument. Może być wybrany z listy rejestrów VAT dla sprzedaży, zdefiniowanych w konfiguracji. Domyślny rejestr VAT dla dokumentu zależy od jego serii, gdyż jest do niej przypisany.

Rodzaj transakcji – mamy możliwość wyboru: Krajowa lub Podatnikiem jest nabywca. Te parametry są również dostępne na dok. KSL.

Sprzedaż – zaznaczenie pola: fiskalny, umożliwia fiskalizację faktury zaliczkowej. Wybór tej opcji jest możliwy dla pierwszej, niezatwierdzonej faktury zaliczkowej. Wybór tej opcji jest uzależniony od sposobu liczenia VAT na dokumencie – niemożliwe będzie jej zaznaczenie, jeśli wybrana została opcja: VAT od: Netto. Fiskalizacja dokumentu jest możliwa tylko wtedy, gdy VAT liczony jest od brutto. Wybór opcji: Fiskalny, będzie przenoszony na kolejne faktury zaliczkowe oraz na fakturę końcową, (jeśli uwzględnia ona faktura zaliczkowe).

Nie uwzględniaj na deklaracji VAT – zaznaczenie powoduje, że transakcje z dokumentu nie będą uwzględniane w deklaracji VAT 7, ściślej, będą mieć odpowiednio ustawiony decydujący o tym parametr, który można zmienić z poziomu rejestru VAT.

Suma brutto zaliczki – suma brutto zaliczki, zgodna z wartością zaliczki, określonej na zamówieniu źródłowym, na zakładce: Płatności/Zaliczki

Obowiązek podatkowy wg daty – Parametr wprowadzony w wersji 2014.1 z powodu zmian w przepisach dotyczących podatku VAT. Istnieje możliwość wyboru obowiązku podatkowego według daty: Sprzedaży, Wystawienia, Wydania lub Innej.

Modyfikacja „tabelki VAT” podczas generowania faktury zaliczkowej.

Podczas generowania faktury zaliczkowej do wskazanej/-ych płatności zamówienia system tworzy tabelkę VAT na fakturze, na podstawie stawek podatku użytych na elementach zamówienia, rozdzielając kwotę pomiędzy te stawki według proporcji wartości elementów zamówienia w tych stawkach. Taka funkcjonalność obsługuje scenariusz, w którym zamówienie dotyczy towarów objętych jedną stawką VAT.

W przypadku, gdy zamówienie dotyczy towarów objętych różnymi stawkami VAT, w przypadku, gdy Klient wpłaca zaliczkę na poczet tylko jednego z nich (przykładowo zamówienie na mieszkanie i grunt pod to mieszkanie i konieczność „zaliczkowania” tylko mieszkania), możemy wskazać, jaka część zaliczki ma zostać przypisana danej stawce VAT, z możliwością całkowitego wykluczenia „danej stawki” z zaliczki.

W momencie generowania FEL/FSL, gdy zamówienie dotyczy towarów objętych różnymi stawkami VAT, pojawia się okno: Ustal wartość faktury zaliczkowej.

W górnej części okna prezentowany jest symbol i pełny numer zamówienia, do którego jest generowana faktura zaliczkowa oraz Suma płatności (suma zaznaczonych płatności, dla których generowana jest faktura zaliczkowa, przeliczona na walutę nagłówka zamówienia) i symbol waluty nagłówka zamówienia. Dla dokumentów FSL/FZL kwoty prezentowane są w PLN.

Rekordy właściwe dla poszczególnych stawek VAT „występujących” na zamówieniu prezentowane są w podziale na:

Pod rekordami właściwymi dla stawek VAT prezentowany jest rekord Razem z wartością wyliczoną, jako suma wartości brutto dla wszystkich stawek VAT. To pole jest nieedytowalne, ponieważ wartość faktury zaliczkowej jest zgodna z sumą płatności, dla których jest generowana.

Po dokonaniu zmiany wartości dla danej stawki VAT zostaną odpowiednio przeliczone wartości dla pozostałych stawek VAT, tak, aby wartość Razem była nadal zgodna z sumą płatności, dla których generowana jest faktura zaliczkowa, czyli zostanie zachowana zasada, zgodnie, z którą w wyniku edycji wartości dla danej stawki VAT system dokona zmiany wartości dla tych stawek VAT, które dotąd nie były edytowane wg proporcji ich wartości. Jeżeli nie ma już takich stawek, które nie były edytowalne, wówczas system zmieni wartość na stawkach edytowalnych wg proporcji ich wartości, a w przypadku, gdy wszystkie one mają wartość 0, wówczas wg proporcji z zamówienia.

To, czy wartość dla danej stawki była edytowana będzie rozpoznawane po tym, czy wartość dla tej stawki jest zgodna z wartością ustaloną na podstawie zamówienia.

Przycisk [Przelicz] – po jego uruchomieniu zostanie ponownie ustalona wartość brutto dla wszystkich stawek VAT na podstawie proporcji wartości elementów zamówienia.

Po użyciu przycisku [Zapisz] zostanie uruchomiona operacja generowania faktury zaliczkowej.

Jeżeli istnieją stawki, które nie były przez operatora edytowane, wówczas: proporcjonalnie ustali się wartość dla każdej z ww. stawek (wartość brutto dla danej stawki VAT/suma wartości brutto dla stawek)

Jeżeli dla wszystkich stawek VAT wartość ustalona jest na poziomie 0, wówczas zostaną ustalone proporcje na podstawie wartości z zamówienia

Wartość będzie stosownie zwiększana (przypadek, gdy operator zmniejsza wartość na jednej ze stawek VAT), lub zmniejszana (przypadek, gdy operator zwiększa wartość na jednej ze stawek VAT) dla stawek VAT wg ustalonej proporcji („kwota zmiany” x współczynnik z proporcji).

Jeżeli nie istnieją „nieedytowane” stawki VAT, wówczas proporcjonalnie ustali się wartość dla wszystkich, (poza edytowaną) stawek (wartość brutto dla danej stawki VAT/suma wartości brutto dla stawek), jeżeli dla wszystkich stawek VAT wartość ustalona jest na poziomie 0, wówczas zostaną ustalone proporcje na podstawie wartości z zamówienia

Wartość będzie stosownie zwiększana (przypadek, gdy operator zmniejsza wartość na jednej ze stawek VAT), lub zmniejszana (przypadek, gdy operator zwiększa wartość na jednej ze stawek VAT) dla stawek VAT wg ustalonej proporcji („kwota zmiany” x współczynnik z ww. proporcji).

Ustalanie tabelki VAT oraz wartość generowanego dokumentu odbywa się wg poniższych zasad:

Dla dokumentu FEL:

Dla dokumentu FSL/FZL

Tak wyliczona wartość jest przyjęta, jako wartość brutto dla danej stawki.

Od wyżej wymienionych wartości jest naliczany VAT i wartość netto, na podstawie wyżej wymienionych wartości ustalane są rekordy tabeli VAT. Wyliczana jest wartość netto i brutto dokumentu w PLN.

Faktura zaliczkowa w walucie

System umożliwia generowanie i rozliczanie faktury zaliczkowej w walucie systemowej PLN oraz obcej. Waluta dla zaliczek może zostać wskazana na dokumencie ZS z pozycji zakładki „Nagłówek”. Można wskazać kurs oraz walutę zgodnie, z którą zostanie wygenerowana faktura zaliczkowa:

Bieżące – do obliczenia cen zostaną przyjęte kursy wg tabeli z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.

Ustalone – do obliczenia cen zostaną przyjęte kursy ustalone w dniu składania oferty.

Ustalone od daty ważności, potem bieżące – do obliczenia zostanie przyjęty kurs do daty ważności zamówienia, a po upływie tej daty, kurs bieżący.

Waluta, z jaką zostanie wygenerowana faktura zaliczkowa. Może zostać także wskazana podczas dodawania płatności typu zaliczka.

Dokument faktury zaliczkowej utworzony do takiej zaliczki zostanie przeliczony i wyrażony w walucie systemowej, a wynikająca z niego płatność zostanie wyrażona w walucie obcej.

Faktura zaliczkowa w walucie – realizacja zamówienia fakturą sprzedaży FS

Poniżej zaprezentowano scenariusz, gdzie z zamówienia sprzedaży ZS została wygenerowana zaliczka w walucie obcej oraz możliwości zrealizowania tego zamówienia fakturą sprzedaży FS i fakturą eksportową FSE.

Wygenerowano ZS na wartość 2091.00 EUR, do którego wystawiono zaliczkę FSL na wartość 1500 EUR. Kurs z ZS oraz FSL to: 4,2638

Kwota pozostała do rozliczenia to 591.00 EUR. Następnie generujemy fakturę sprzedaży, która realizuję ZS oraz uwzględnia fakturę zaliczkową FSL. W sytuacji, kiedy faktura zostanie wygenerowana w innym terminie i po innym kursie bieżącym, system uwzględni w płatnościach różnice kursowe.

Faktura sprzedaży została wygenerowana z inną datą niż ZS i FSL po kursie 4,2640. Na powyższym rysunku widać, że kwota, jaka została do rozliczenia to 591.07 EUR.

Jest to spowodowane różnicami kursowymi, jakie mogą wystąpić w trakcie wystawiania kolejnych dokumentów. Kwota, jaka pozostała do rozliczenia na fakturze sprzedaży to różnica między wartością całego zamówienia przeliczona po kursie bieżącym z FS, a wpłaconą zaliczką przeliczoną po kursie z FSL. Zgodnie z powyższym przykładem kwota została obliczona w następujący sposób:

[2091 x 4,2640] – [1500 x 4,2638] = 2520,324 PLN

2520,324 / 4,2640 = 591,07 EUR

Faktura zaliczkowa w walucie – realizacja zamówienia Fakturą eksportową FSE

Wygenerowane zamówienie może zostać także zrealizowane fakturą eksportową. W tym scenariuszu należy wygenerować fakturę zaliczkową eksportową FEL.

Wygenerowano ZS na wartość 2091.00 EUR, do którego wystawiono zaliczkę FEL na wartość 1500 EUR. Kurs z ZS oraz FEL to: 4,2638

Kwota pozostała do rozliczenia to 591.00 EUR. Następnie generujemy fakturę eksportowa, która realizuję ZS oraz uwzględnia fakturę zaliczkową FEL.

Faktura eksportowa została wygenerowana z inną datą niż ZS i FSL po kursie 4,2640. Na powyższym rysunku widać, że kwota, jaka została do rozliczenia to 591.00 EUR, czyli taka sama jak wynikała z ZS.

Kwota, jaka pozostała do rozliczenia na fakturze eksportowej to różnica między wartością całego zamówienia przeliczona po kursie bieżącym z FSE, a wpłaconą zaliczką przeliczoną także po kursie bieżącym.

Reasumując kwestie zaliczek w walucie obcej oraz ich rozliczania, w systemie realizowane są w następujący sposób. W przypadku dokumentów FS, czyli dokumentów krajowych, na których walutą przeliczeń jest waluta systemowa, wszelkie wyliczenia dokonywane są w tej walucie. Dla faktury końcowej rekord dodatni przeliczany jest po kursie z faktury końcowej, natomiast rekord ujemny pobierany jest z faktury zaliczkowej, ale tylko do wysokości kwoty wynikającej z faktury zaliczkowej. W takiej sytuacjach przy różnych kwotach może się zdarzyć, że na fakturze zaliczkowej pozostanie kwota do rozliczenia. Na tą kwotę należy wystawić korektę do dokumentu FSL.

W odniesieniu do dokumentu FSE sposób wyliczenia wartości można przedstawić na poniższym przykładzie:

Rozliczanie faktur zaliczkowych

Faktury zaliczkowe wystawiane są do części lub całości płatności wynikającej z zamówienia. W trakcie realizacji zamówienia, do którego została wygenerowana faktura/y zaliczkowa/e, system podpowiada listę faktur zaliczkowych związanych z danym zamówieniem. W związku z tym, płatność na takiej fakturze jest częścią/całością płatności na fakturze końcowej, którą realizowane jest zamówienie.

Typ szukanych przez system dokumentów zależy od tego, jaki dokument jest generowany. Jeżeli operator wywołuje generowanie FS lub WZ, zostaną odszukane dokumenty FSL. Jeżeli wywołuje generowanie FSE lub WZE to zostaną wyszukane dokumenty FEL. Jeżeli z ZS zostanie wygenerowany inny dokument niż w/w nie zostaną wyszukane żadne faktury zaliczkowe.

Kwota zaliczki, jaka zostanie rozliczona na dokumencie końcowym jest dostępna do edycji.

Wyjściowa kwota zaliczki do rozliczenia będzie sumą wszystkich kwot do rozliczenia, wynikających z faktur zaliczkowych rozliczanych dokumentem końcowym. Po dokonaniu edycji kwoty rozliczenia na fakturze końcowej, system ponownie ustali kwoty rozliczane z poszczególnych faktur zaliczkowych, rozliczając je w kolejności ich pobrania do rozliczenia.

Lista faktur zaliczkowych, powiązanych z danym zamówieniem, które jest realizowane, jest wyświetlana w podczas generowania dokumentu realizującego to zamówienie.

Zmiana wartości rozliczonej na fakturze końcowej została przedstawiona na poniższym przykładzie.

Wystawiono zamówienie na wartość 1230 PLN. Do zamówienia wystawiono dwie faktury zaliczkowe FSL na wartości 1000PLN i 220PLN. Następnie wygenerowano fakturę końcową do tego zamówienia. Wartość „Rozliczono” (wyświetlona na zakładce: Płatności) wynikająca z faktur zaliczkowych uwzględnionych na fakturze końcowej wynosi: 1220 PLN. Kwota ta może ulec zmniejszeniu – w zależności od decyzji operatora. W przykładzie została zmniejszona do 1100 PLN.

Zmniejszenie wartości rozliczonej uwzględnionej z faktur zaliczkowych spowodowało powstanie płatności na 130 PLN po stronie faktury końcowej. Edycja została również uwzględniona na zakładce: VAT na fakturze końcowej, na której zmodyfikowano wartość rozliczenia wynikającą z faktur zaliczkowych.

Przycisk: [Rozliczaj całość], umożliwia przywrócenie maksymalnej wartości rozliczonej wynikającej z faktur zaliczkowych, co umożliwia ewentualną korektę, gdy okaże się, że wykonana przez operatora modyfikacja wartości rozliczonej była niepotrzebna. W przypadku zatwierdzenia zmodyfikowanej wartości rozliczonej, istnieje możliwość wygenerowania korekty do faktury zaliczkowej, której wartość została zmniejszona. Aby ją wygenerować, należy na zakładce: Płatności, zaznaczyć fakturę zaliczkową, której wartość rozliczona została zmniejszona i nacisnąć przycisk: [Korekta].

Podobnie jak to zostało opisane powyżej, można zrealizować sytuację, kiedy na fakturze końcowej zostaną zmienione warunki transakcji – np. edycji ulegnie ilość towaru lub jego cena, co spowoduje modyfikację wartości dokumentu.

W takiej sytuacji, jeżeli operator nie edytował wartości rozliczanej, wówczas po zmianie warunków transakcji system ponownie przeliczy wartości rozliczane. Natomiast, jeżeli operator modyfikował wyżej wymienioną, wartość, wówczas zmianie ulegnie wartość transakcji, natomiast wartość rozliczana pozostanie bez zmian.

Możliwa jest również sytuacja, w której wartość transakcji zostanie zmniejszona. W takim przypadku system przeliczy wartość rozliczaną, wynikającą z faktury zaliczkowej, jeśli wartość ta zmniejszy się na tyle, że zajdzie potrzeba uszczuplenia wartości rozliczonej.

Rozliczanie zaliczek na spinaczach elementów

Dla transakcji handlowych, dla których przyjęcie/wydanie będzie fakturowane spinaczami elementów przyjęta
została zasada, zgodnie z którą odliczenia faktur zaliczkowych należy dokonywać dopiero na spinaczu, nie zaś
na dokumencie przyjęcia/wydania. Co więcej, jeżeli na dokumencie PZ/WZ/WZE dokonano odliczenia faktury
zaliczkowej, wówczas utworzenie do niego spinacza elementów nie będzie możliwe.

Przesunięcie momentu odliczenia faktury zaliczkowej (ze spinacza na dokumenty wydań/przyjęć ujęte na spinaczu) może skutkować tym, że to dopiero na etapie faktury
może się okazać, że jest ona zbędna, ponieważ cała wartość transakcji zostanie pokryta fakturą/ami
zaliczkowymi. W takim wypadku proponujemy jedno z poniższych rozwiązań:

Korekty faktur zaliczkowych

Generowanie korekt faktur zaliczkowych

Korekty do faktur zaliczkowych generowane są z poziomu listy dokumentów:

Faktura zakupu zaliczkowa korygująca (KZL) /Faktura sprzedaży zaliczkowa korygująca (KSL)

Do dokumentów KSL i KZL możliwe jest wykonanie częściowej korekty wartościowej. Dokonuje się jej poprzez edycję kwot na zakładce: VAT lub wartości na zakładce: Ogólne dokumentu korekty.

Korekta odbywa się po wprowadzeniu w polu: Wartość brutto korekty, odpowiedniej wartości (w granicach możliwych do skorygowania).

Korekta faktury eksportowej zaliczkowej (KEL) dla transakcji Wewnątrzwspólnotowa/Inna zagraniczna.

Dokumentem KEL wykonuje się korektę faktury zaliczkowej poprzez:

Korektę wartości brutto dokumentem KEL dokonuje się w ten sam sposób, jak w przypadku KSL czy KZL – na zakładce: VAT oraz na zakładce: Ogólne, znajduje się udostępnione do edycji pole: Wartość brutto korekty.

Dokonaniu zmiany naliczania VAT na dokumencie służy funkcja: [Zmiana naliczania VAT], znajdująca się na zakładce: Ogólne, dokumentu: Korekta faktury eksportowej zaliczkowej.

W odróżnieniu od dokumentu KEL dla transakcji Wewnątrzwspólnotowa/Inna zagraniczna, na dokumencie KEL krajowym mamy:

Ergonomia odliczania faktur zaliczkowych

Odliczanie faktur zaliczkowych wygenerowanych do innego, niż realizowane zamówienie

Dotychczas faktura zaliczkowa zarejestrowana do konkretnego zamówienia, mogła być odliczana wyłącznie podczas transakcji realizującej to zamówienie. Od wersji 2016.3 takiego odliczenia można dokonać niezależnie od tego, które z zamówień Kontrahenta jest realizowane. Funkcjonalność ta jest parametryzowana na definicji generowanego dokumentu.

Jeżeli ww. parametr jest włączony, wówczas podczas generowania dokumentu z zamówienia, System zaproponuje nie tylko faktury zaliczkowe wystawione do tego zamówienia, ale również faktury zaliczkowe z innych zamówień. Dokumenty z bieżącego zamówienia prezentowane są na górnej liście, natomiast dokumenty z zamówień innych, niż realizowane, na dolnej liście.

Wskazanie faktury zaliczkowej z innego, niż realizowane zamówienie nie oznacza, że i ono będzie realizowane, a jedynie, że wykorzystana zostanie faktura zaliczkowa dla niego wystawiona.

Ww. funkcjonalność można wykorzystać zwłaszcza w sytuacjach, gdy Kontrahent wpłaca zaliczkę na poczet przyszłych dostaw, kiedy to ich specyfikacja nie jest jeszcze określona, rejestrowana jest więc faktura zaliczkowa do zamówienia „technicznego” na pozycję typu usługa/koszt, czy też towar A-vista, a następnie podczas realizacji już konkretnych zamówień, jest ona stopniowo odliczana. Powyższa funkcjonalność udostępniona została na dokumentach sprzedaży FS, WZ, FSE, WZE oraz na dokumentach zakupu PZ i FZ.

Odliczanie faktur zaliczkowych niezależnie od zamówień

Oprócz opisanej wyżej możliwości odliczania faktur zaliczkowych z zamówień innych, niż realizowane bieżącym dokumentem końcowym, istnieje również możliwość odliczanie faktur zaliczkowych podczas rejestrowania transakcji niezwiązanej z realizacją zamówień. Odliczenie to można zautomatyzować, włączając stosowny parametr na definicji dokumentu FS, WZ, FSE, WZE, PZ, FZ.

Jeżeli na definicji danego typu dokumentu włączono parametr Odliczanie faktur zaliczkowych/Automatycznie na dokumencie niezwiązanym z zamówieniem, wówczas po wprowadzeniu kontrahenta na dokument, np. FS System odszukuje faktury zaliczkowe dla niego zarejestrowane i proponuje je do odliczenia.

Niezależnie od ww. automatyzacji, Użytkownik ma możliwość na każdym etapie rejestrowania, czy też edycji niezatwierdzonego dokumentu samodzielnie dołączyć, czy też odłączyć fakturę zaliczkową. Dokonuje się tego na zakładce {Płatności} dokumentu sprzedaży FS, WZ, FSE, WZE oraz dokumentu zakupu FZ, PZ. Pobranie faktury zaliczkowej do odliczenia na danym dokumencie nie oznacza jednak realizacji zamówienia, do którego została ona wystawiona.

Rysunek 24 Opcje dołączania/odłączania faktur zaliczkowych na dokumencie FS-7

Jak wygenerować fakturę zaliczkową

W systemie istnieje możliwość wygenerowania następujących faktur zaliczkowych:

W obrocie krajowym

W obrocie zagranicznym

W celu wygenerowania faktury zaliczkowej należy w oknie Zamówienia (lub Oferty) w zakładce Płatności/Zaliczki dodać nową płatność. W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. W nowo otwartym oknie możliwe jest określenie, jaka ma być kwota, waluta, termin i forma płatności zaliczki. Konieczne jest zaznaczenie opcji Zaliczka do faktury, aby definiowana płatność była traktowana, jako zaliczka.

Zapisanie wprowadzonych w tym oknie zmian odbywa się za pomocą przycisku: [Zapisz]. Nowa płatność zostanie dodana do Harmonogramu płatności.

Następnym krokiem jest wygenerowanie faktury zaliczkowej w oknie Zamówienia w zakładce Płatności/Zaliczki za pomocą przycisku: [Dodaj fakturę na podstawie zaliczek]. Po rozwinięciu listy przy pomocy strzałki , dostępna jest lista dokumentów możliwych do wygenerowania. Przycisk: będzie aktywny pod warunkiem, że:

Różnice kursowe

W systemie możliwe jest wygenerowanie zaliczek w walucie innej niż waluta systemowa. W przypadku, gdy na dokumencie Zamówienia (lub Oferty) i zaliczki wybrana będzie waluta różna od waluty systemowej (PLN) oraz gdy transakcja będzie oznaczona, jako „Krajowa”, istnieje możliwość wystawienia dwóch rodzajów faktury zaliczkowych:

Faktury sprzedaży zaliczkowej (FSL)

Faktury eksportowej zaliczkowej (FEL)

Jeżeli przez operatora zostanie wybrany dokument FEL, wówczas kwota wartości zamówienia i kwota wpłaconej zaliczki będą przeliczane po takim samym kursie i nie pojawią się różnice kursowe.

W przypadku wygenerowania dokumentu FSL mogą pojawić się różnice, gdy faktura końcowa będzie wystawiana w innym terminie i po innym kursie bieżącym niż faktura zaliczkowa.

Jest to spowodowane różnicami kursowymi, jakie mogą wystąpić w trakcie wystawiania kolejnych dokumentów.

Różnice te są widoczne w kwocie pozostałej do rozliczenia na zamówieniu i na fakturze końcowej uwzględniającej faktury zaliczkowe.

Kwota, jaka pozostała do rozliczenia na fakturze sprzedaży to różnica między wartością całego zamówienia przeliczona po kursie bieżącym z faktury końcowej, a wpłaconą zaliczką przeliczoną po kursie z FSL.

Mamy ZZ, wyciągnięte z bufora, dodana płatność, a ikona FZL jest wyszarzona.

Dla zamówienia zakupu, gdzie wybrany został rodzaj transakcji Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna, w oknie Zamówienia w zakładce Nagłówek dostępny jest parametr „Uwzględnij obsługę SAD/FWS”.

Parametr aktywny jest tylko na zamówieniach. Zaznaczenie parametru na  zamówieniu zakupu, umożliwia generowanie z tego zamówienia dokumentów: FAI lub PZI.

W przypadku generowania faktury zaliczkowej parametr „Uwzględnij obsługę SAD/FWS” musi być odznaczony, w przeciwnym razie opcja generowania faktury zakupu zaliczkowej (FZL) będzie niedostępna. Po odznaczeniu parametru „Uwzględnij obsługę SAD/FWS” w zakładce Nagłówek, ikona [Dodaj fakturę na podstawie zaliczek] w zakładce Płatności/Zaliczki jest aktywna.