XL035 – Korekta danych

Korekta danych – informacje ogólne

W wersji 2019.0 Comarch ERP XL wprowadzony został nowy typ korekty dokumentu handlowego sprzedaży: Korekta danych. Za pomocą tego dokumentu Użytkownik może dokonać korekty z tytułu:

Korekta danych została udostępniona dla faktur sprzedaży: FS, (s)FS, (S)FS, RA, FSL, FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL oraz wydań: WZ, WZE, WKA. Do jej wykonania służy stosowna opcja dostępna na poszczególnych zakładkach listy dokumentów handlowych oraz w historii kontrahenta.

Możliwość rejestrowania Korekty danych została sparametryzowana. Tylko Użytkownik z prawem Korekta danych na karcie Operatora może rejestrować tego typu korektę.

Formatka korekty danych

Formatka Korekty danych różni się tylko nieznacznie od formularza zwykłej korekty.

Różnice dotyczą zasad dostępności lub braku dostępności poszczególnych kontrolek oraz operacji możliwych do wykonania, czy też zasad edycji poszczególnych parametrów na takiej korekcie. Główne wyróżniki tego typu korekty to:

Korekta kontrahenta i/lub danych kontrahenta

Możliwość korygowania kontrahenta dedykowana jest dla przypadku, gdy transakcja fizycznie została prawidłowo przeprowadzona, towar otrzymał właściwy kontrahent, natomiast omyłkowo na dokument sprzedaży wprowadzono niewłaściwego kontrahenta.

Jeżeli natomiast towar fizycznie został wydany niewłaściwemu kontrahentowi K2 (i faktura na K2), wówczas Operator powinien zarejestrować FSK dla K2 na całkowity zwrot towaru i przyjąć od niego towar, a następnie wystawić FS na K1 i wydać mu towar.

Korekta danych pozwala na zmianę kontrahenta głównego, docelowego i płatnika. Zmiana kontrahenta głównego jest możliwa wyłącznie, jeżeli do dokumentu nie zarejestrowano dotąd korekty innej niż „korekta danych”. W przypadku zmiany kontrahenta docelowego i płatnika takiej restrykcji już nie ma.

Korekta danych może dotyczyć również przypadków, kiedy to kontrahent użyty na transakcji jest prawidłowy, nieprawidłowe są natomiast jego dane np. adresowe. W takich przypadkach na korekcie danych można je „poprawić” dokonując zmiany adresu kontrahenta na tejże korekcie. Możliwość taka podlega tym samym regułom jak powyżej tj. adres kontrahenta głównego można zmienić o ile dotąd nie zarejestrowano korekty innej niż korekta danych.

Kontrahent i adres na rekordach TraVat

Celem prawidłowej obsługi korekty faktur polegającej na zmianie kontrahenta i/lub adresu kontrahenta dla danej transakcji na deklaracjach VAT tego typu korekty posiadają podwójne rekordy tabeli VAT: dla ‘niewłaściwego’ kontrahenta o wartości przeciwnej do wartości transakcji oraz dla kontrahenta ‘właściwego’ o wartości zgodnej z wartością transakcji. Aby to rozróżnienie rekordów dla kontrahentów było możliwe, od wersji 2019.0 Comarch ERP XL informacja o kontrahencie i jego adresie zapisywana jest bezpośrednio na rekordzie TraVat, odpowiednio w polach: Trv_KntNumer i Trv_KnANumer. Informacja ta prezentowana jest również na szczegółach poszczególnych rekordów tabeli VAT.

Domyślnie parametry tworzonych jw. rekordów tabeli VAT, takie jak data powstania obowiązku podatkowego, miesiąc ujęcia na deklaracji VAT itp. ustalane są w oparciu o korygowany dokument. Użytkownik może je zmienić wg ogólnych zasad edycji tychże parametrów.

Płatności na korekcie kontrahenta i/lub korekcie danych kontrahenta

Na korekcie danych System tworzy automatycznie stosowne ‘pary’ płatności na podstawie nierozliczonych płatności dokumentu korygowanego:

Ww. pary płatności są stosownie zgrupowane i tak utworzone grupy płatności prezentowane są na korekcie danych w formie drzewa. Ilość gałęzi w tym drzewie zależna jest od ilości płatności na dokumencie korygowanym. Kwota na ww. płatnościach ustalana jest w oparciu o nierozliczoną wartość płatności dokumentu korygowanego. Płatność typu zobowiązanie nie podlega edycji ani w zakresie Kwoty, ani Waluty, takiej płatności nie można również usunąć. Płatność na właściwego Płatnika tj. ww. należność może być natomiast przez Użytkownika swobodnie edytowana, w tym również rozbijana na wiele płatności o różnych formach, terminach, czy też różnych Płatnikach. W tym celu wystarczy stosownie zmniejszyć Kwotę tejże płatności, a podczas jej zapisu System utworzy płatność różnicową, na której Użytkownik może ustalić inny termin, formę płatności itp. Z kolei usunięcie takiej płatności skutkuje stosownym zwiększeniem Kwoty w innej płatności ‘po korekcie’, korygującej tą samą płatność oryginału. Jeżeli więc na korekcie danych istnieje tylko jedna płatność korygująca daną płatność faktury korygowanej, wówczas nie można jej z korekty danych usunąć. Ww. edytowalne płatności ‘po korekcie’ oznaczone są na niezatwierdzonej korekcie danych kolorem zielony.

Identyfikator kontrahenta z korekty danych na transakcji korygowanej

Zarejestrowanie korekty z tytułu zmiany kontrahenta, czy też jego adresu nie wpływa w żaden sposób na prezentację kontrahenta na formatce oryginalnego dokumentu sprzedaży, czy też na dane kontrahenta na wydruku takiego dokumentu tj. nadal prezentowany jest/drukowany jest na nim pierwotny kontrahent.

Korekta formy i/lub terminu płatności

Za pomocą korekty danych można również skorygować formę, czy też termin płatności transakcji. Wystarczy wygenerować korektę danych dla tego samego kontrahenta, co kontrahent na oryginalnym dokumencie i ustalić prawidłową formę, czy też termin płatności na zakładce [Ogólne] korekty danych lub bezpośrednio na jej płatnościach, na zakładce [Płatności].

Zmiana formy, terminu i/lub daty płatności na zakładce [Ogólne] korekty danych i wywołanie operacji aktualizacji płatności pozwala na zmianę ww. parametrów na wszystkich płatnościach ‘po korekcie’, oznaczonych na dokumencie na zielono. Prezentowany tutaj Termin liczony jest od daty z dokumentu korygowanego, tj. od daty jego wystawienia lub sprzedaży, zgodnie z ustawieniem parametru sekcji Płatność od daty na definicji dokumentu korygowanego. Ww. daty prezentowane są na formatce korekty danych.

Użytkownik może również dokonać korekty terminu, formy i innych parametrów na poszczególnych płatnościach, wygenerowanych przez System podczas generowania korekty danych.

Jeżeli na dokumencie korygowanym było wiele płatności, a korekta ma dotyczyć tylko jednej/niektórych z nich, wówczas Użytkownik może usunąć daną płatność korygowaną, w wyniku czego System usuwa automatycznie również płatność/płatności je korygujące. Wystarczy ustawić kursor na rekordzie Korekta płatności lub na danym Zobowiązaniu i użyć opcji Usuń, a System usunie całą gałąź dotyczącą korygowanej płatności.

Jeżeli rezygnacja z dokonywania korekty danej płatności, czyli operacja usunięcia płatności z korekty danych wykonana została niesłusznie, Użytkownik może skorzystać z udostępnionej na korekcie danych opcji Dołącz płatności do skorygowania, w wyniku czego System wygeneruje ‘brakujące’ pary płatności.

Korekta danych a powiązane dokumenty

Korekta danych do spinaczy i wydań zewnętrznych

Dla spinaczy nagłówkowych i spinaczy elementów można zarejestrować zarówno korektę kontrahenta, jak i terminu i formy płatności. Zarejestrowanie takiej korekty danych nie oznacza automatycznej korekty danych dla dokumentów w nich spiętych. Na WZ/WKA/WZE nadal kontrahentem pozostaje pierwotny kontrahent. Jeżeli Użytkownik zechce dokonać zmiany kontrahenta na tych dokumentach, powinien zarejestrować korektę danych do WZ/WKA/WZE samodzielnie.

Możliwość dokonania korekty kontrahenta dla dokumentu WZ/WKA/WZE zależna jest od tego, czy dokument taki tworzy własne płatności oraz czy została już dla niego wystawiona faktura=spinacz. Korekta płatności dla tego typu dokumentów nie jest natomiast dostępna, bez względu na ‘status’ dokumentu. Możliwości rejestrowania korekty danych dla wydań zewnętrznych przedstawia poniższa tabela.

Dla tych przypadków, dla których korekta danych do wydania nie jest dostępna Użytkownik powinien zarejestrować fakturę do danego wydania i to na niej ustalić prawidłowego kontrahenta i parametry płatności, jeżeli zaś taka faktura została już utworzona i zatwierdzona, wówczas zarejestrować stosowną korekty danych do tejże faktury.

Korekta danych do RA a Paragony

Korekta danych zarejestrowana do faktury typy spinacz paragonów: RA nie wpływa na kontrahenta na spiętym w nim paragonie. Dla paragonów korekta danych nie jest dostępna. Jeżeli ustalono na nim niewłaściwego kontrahenta, wówczas Użytkownik powinien zarejestrować fakturę RA do takiego paragonu i to na niej ustalić prawidłowego kontrahenta i parametry płatności, jeżeli zaś taka faktura została już utworzona i zatwierdzona, wówczas zarejestrować stosowną korekty danych do tejże faktury.

Korekty danych a faktury zaliczkowe i końcowe

Korekta danych zarejestrowana do faktury zaliczkowej nie wpływa na kontrahenta na dokumencie końcowym, odliczającym tą fakturę zaliczkową, korekta kontrahenta dla dokumentu końcowego nie wpływa na fakturę zaliczkową odliczaną na końcowym. Jeżeli istnieje taka potrzeba, wówczas Użytkownik powinien wygenerować korekty danych do dokumentu końcowego, czy też faktury zaliczkowej samodzielnie.

System uwzględnia natomiast korekty danych podczas automatycznego proponowania faktur zaliczkowych podczas rejestrowania nowych transakcji, a także podczas operacji samodzielnego dołączania faktury zaliczkowej na zakładce [Płatności] faktury sprzedaży.

Korekta danych a Kaucje

Zarejestrowanie korekty danych do dokumentu, z którym związana jest kaucja WKA nie powoduje żadnych zmian na tejże kaucji. Jeżeli Użytkownik chce dokonać korekty kontrahenta dla kaucji powinien zarejestrować korektę danych do WKA samodzielnie. Jeżeli natomiast dokument kaucji jest generowany do dokumentu po tym, jak zarejestrowano do niego korektę danych, wówczas System taką korektę uwzględnia, tj. ustala na dokumencie WKA kontrahenta z korekty danych.

Korekta danych a dokumenty magazynowe WM/ZWM

Zarejestrowanie korekty danych do dokumentu, z którym związana jest dokument magazynowy WM/ZWM nie powoduje żadnych zmian na tym dokumencie magazynowym. Jeżeli natomiast dokument magazynowy jest generowany do dokumentu po tym, jak zarejestrowano dla niego korektę danych, wówczas System taką korektę uwzględnia, tj. ustala na dokumencie WM/ZWM kontrahenta na podstawie kontrahenta docelowego z dokumentu korekty danych.

Kolejna korekta do dokumentu z korektą danych

Korekta kontrahenta jest uwzględniane podczas rejestrowania kolejnej korekty do danej transakcji. Kontrahent na takiej korekcie ustalany jest w oparciu o kontrahenta z korekty danych.

Korekta danych a prezentacja kontrahenta na listach dokumentów

Zarejestrowanie korekty danych na zmianę kontrahenta nie wpływa na prezentację kontrahenta z dokumentu korygowanego na liście dokumentów, na liście związanych i innych listach, tj. nadal prezentowany jest na nich pierwotny kontrahent. Wyjątek stanowią: zakładka z listą elementów wydań listy dokumentów handlowych oraz historia kontrahenta i towaru.

Kolumny z akronimem i miastem na liście wypełniane są na podstawie kontrahenta z korekty danych zarejestrowanej do danego dokumentu wydania.

Na historii kontrahenta został udostępniony stosowny parametr, decydujący o tym, czy System ma prezentować dokumenty wg kontrahenta, na którego zostały zarejestrowane, czy wg kontrahenta ustalonego na korekcie danych. Jeżeli Użytkownik chce zobaczyć na liście również te transakcje, które co prawda nie zostały pierwotnie zarejestrowane dla Kontrahenta, którego historię ogląda, ale który to Kontrahent został na nie ‘wprowadzony’ stosowną korektą danych, wówczas powinien włączyć parametr Uwzględniaj korekty danych. Włączenie tego parametru oznacza jednocześnie, że na liście nie pojawią się te transakcje, które co prawda zostały zarejestrowane na danego kontrahenta, ale następnie korektą danych został on ‘na nich’ zmieniony.

Podobny parametr został udostępniony na historii towaru, przy czym w tym wypadku nie wpływa on na to, czy dany dokument jest na liście prezentowany, czy też nie, ale na to, jaki kontrahent zostanie dla poszczególnych transakcji zaprezentowany. Jeżeli parametr jest wyłączony, wówczas jest to kontrahent z oryginalnego dokumentu, jeżeli zaś parametr jest włączony, wówczas jest to kontrahent z korekty danych, zarejestrowanej do danej transakcji.

 Wydruki korekt danych

Dla dokumentów typu Korekta danych został udostępniony nowy wydruk. Zawartość tego wydruku w dużej mierze zależy od tego, jakie parametry zostały na danym dokumencie skorygowane:

Jeżeli na korekcie danych nie dokonano korekty kontrahenta ani jego adresu, wówczas na wydruku znajduje się standardowa sekcja: Nabywca i Odbiorca. Jeżeli zaś dokonano korekty czy to kontrahenta (głównego, docelowego, płatnika) lub jego adresu, wówczas na wydruku znajduje się sekcja Przed korektą z danymi Nabywcy i Odbiorcy z dokumentu korygowanego oraz sekcja Po korekcie z danymi Nabywcy i Odbiorcy z drukowanej korekty danych.

O tym, czy na wydruku korekty danych mają się pojawić elementy z korygowanej transakcji decyduje stosowny parametr prezentowany w oknie parametrów podczas uruchamiania tego wydruku. Na korektach danych do faktur zaliczkowych drukowane są elementy zamówienia, do którego zarejestrowano korygowaną fakturę zaliczkową, na pozostałych zaś – elementy korygowanego dokumentu.

Płatności drukowane są w dwóch sekcjach. W sekcji Przed korektą drukowane są płatności korygowane, natomiast w sekcji Po korekcie drukowane są płatności je korygujące.

Na wydruku nie ma zwyczajowej sekcji Razem do zapłaty/zapłacono/pozostaje do zapłaty. Korekta danych ma zerową wartość, w związku z czym nie powoduje ona konieczności dokonania zapłaty za daną transakcję/korektę transakcji. Drukowanie ww. informacji mogłoby być dla Klienta mylące, dublowałoby bowiem kwotę ‘razem do zapłaty’ na oryginale i korekcie danych.