Comarch Apfino

Integracja z Comarch Apfino

Comarch Apfino to platforma, która zapewnia łatwy dostęp online do gamy usług. Pierwszym z elementów, do których użytkownik ma dostęp jest proste zlecenie windykacji należności przez wyspecjalizowany podmiot.

Platforma Comarch Apfino pełni tutaj rolę pośrednika, czyli otrzymuje zestawienie faktur dzięki integracji z systemem ERP a następnie przekazuje te informacje do windykatora.

Konfiguracja

Aby korzystać z usług platformy należy przydzielić użytkownikowi odpowiednie uprawnienia na karcie operatora. W tym celu należy zaznaczyć opcję Przesyłanie dokumentów do Comarch Apfino na zakładce Parametry / Księgowe.

Należy także zarejestrować firmę na platformie https://apfino.pl/ po czym pozyskać klucz wymiany. Będzie on dostępny na zakładce Ustawienia / Integracja / Comarch ERP XL.

Tak uzyskany klucz należy przekopiować do XL do Konfiguracja / Aplikacje / Comarch Apfino.

Klucz wymiany można także wkleić podczas zgłaszania dokumentów do windykacji, jeśli nie został on wcześniej zapisany.

Jeżeli firma nie posiada konta na platformie https://apfino.pl/ przy próbie uruchomienia funkcjonalności związanej z Apfino możliwe jest założenie konta na platformie. Po wybraniu np. opcji Sprawdź kontrahenta w rejestrze dłużników

Na wskazany w oknie adres e-mail zostanie wysłany kod aktywacyjny, który należy przepisać na kolejnym ekranie.

Po sprawdzeniu kodu następuje automatyczne powiązanie instalacji Comarch ERP XL z odpowiednim kontem w serwisie Apfino.

Windykacja należności

Zgłoszenie należności do windykacji odbywa się z poziomu Okna windykatora. Z tego poziomu można wskazać przeterminowane faktury, które spółka chce przekazać do windykacji. Służy do tego przycisk Windykacja – odzyskaj pieniądze.

W przypadku gdy użytkownik nie ma uprawnienia do Apfino należy sprawdzić czy ma on uprawnienia Administratora.

W przypadku gdy jest większa liczba przeterminowanych należności system zapyta, czy również je powinien dołączyć do zlecenia. Ma to na celu ułatwienie pracy wszystkim zainteresowanym stronom, bo całemu długowi zostanie założona jedna sprawa, przez co wszystkie faktury będą procesowane równocześnie.

Po zaznaczeniu faktur zostanie wyświetlone okno z podsumowaniem oraz wysokością prowizji, która zostanie pobrana przez firmę windykacyjną

Użytkownik tutaj wskazuje parametry windykacji, może również dopisać własny komentarz. Po wybraniu: [Przekaż sprawę] pojawia się informacja o sukcesie zgłoszenia, a na stronie Apfino pojawia się podsumowanie sprawy:

Z kolei na samym oknie windykatora zostaje zaktualizowany widok w kolumnie Status windykacji.

Aktualne reguły windykacji wprowadzają pewne ograniczenia do zgłaszanych spraw. Możliwa jest tylko windykacja krajowych podmiotów gospodarczych. Zgłaszana jest cała faktura o formie płatności przelew, niezależnie od liczby przypisanych do niej płatności.

Przekazanie faktur

Platforma Comarch Apfino oprócz windykacji należności świadczy także inne usługi. Jedną z nich jest bezpłatne monitorowanie faktur.

Faktury można synchronizować za pomocą opcji Comarch Apfino – przekaż faktury dostępnej z listy rozwijalnej na oknie windykatora.

Po komunikacie o sukcesie operacji zostanie temu dokumentowi przypisany odpowiedni status w Comarch ERP XL oraz równolegle pojawi się ona na platformie Comarch Apfino.

Monitorowanie spłaty

Windykowany dłużnik spłaca swoje zobowiązanie na nasz rachunek bankowy, przez co firma windykacyjna może nie mieć pełnej wiedzy o postępie sprawy. W tym celu należy po poszczególnych spłatach synchronizować wartość dokumentu w serwisie Apfino. Odbywa się to poprzez opcję Przekaż faktury dla płatności, które są w trakcie windykacji.

Po przekazaniu faktur, zostaną zaktualizowane informacje o prowadzonej sprawie. Platforma Apfino sama powiadomi o spłacie firmę windykacyjną.

Statusy windykacji Apfino

W przypadku gdy do platformy Comarch Apfino została wysłana należność do windykacji platforma zwraca informację o etapie na jakim aktualnie ta sprawa się znajduje. Informację tą można pobrać na poziomie okna windykatora, korzystając z opcji Sprawdź status windykacji.

Dla zaznaczonych dokumentów na liście zostaną pobrane i wyświetlone aktualne statusy.

Sprawa może się znajdować:

Faktoring

Na podstawie listy wysłanych faktur możliwe jest zlecanie faktoringu. Takie faktury można przesyłać z poziomu Okna windykatora.

Na oknie windykatora znajduje się nowy przycisk [Faktoring – Finansuj fakturę], który dostępny jest dla nierozliczonych faktur, których termin płatności jeszcze nie upłynął.

Po jego uruchomieniu następuje sprawdzenie synchronizacji z platformą Apfino. Podobnie jak w przypadku innych usług, konieczne jest założenie konta na platformie i uzyskanie klucza wymiany pozwalającego na synchronizację danych. Dla przesłanych faktur następuje weryfikacja dostępnej kwoty finansowania jak i zgłoszenia kontrahenta do usługi faktoringu. Jeśli odbiorca nie został zgłoszony z poziomu Apfino, zlecenie zakończy się błędem.

W takim przypadku należy wejść na platformę i dodać kontrahenta za pomocą opcji: [Dodaj kontrahenta], gdzie należy uzupełnić informacje o podmiocie oraz przypisanym do niego limicie finansowania. Podstawowe dane powinny być już podpowiedziane na podstawie przesłanego zlecenia z systemu ERP.

Dla kontrahenta, dla którego zostały już dopełnione wszelkie formalności, pojawi się okno przekazywania faktur.

Po wciśnięciu przycisku [Finansuj] faktury te zostają zgłoszone do Faktora. Na ekranie zostaje wyświetlone zestawienie przesłanych dokumentów oraz ich łączna wartość.

Na Oknie windykatora zostają one także wyświetlone w kolumnie Status faktoringu.

Automatyczna windykacja z wykorzystaniem Apfino

Uruchomienie procesu

Możliwe jest ustawienie procesu, który będzie okresowo sprawdzał, czy posiadamy przeterminowane należności. Jeśli ich okres przeterminowania przekroczy ustawiony próg, System samodzielnie zgłosi taką fakturę. Do uruchomienia procesu konieczne jest zaznaczenie parametru “Procesy – Automatyczna windykacja (usługa Apfino)” na predefiniowanym rodzaju upomnienia Windykacja-Apfino. Do edycji i uruchomienia procesu konieczne jest zaznaczenie parametru “Przesyłanie dokumentów do Comarch Apfino” na karcie operatora.

Na zakładce [Warunki] należy udzielić niezbędnych zgód wymaganych przez partnera Comarch Apfino lub też określających dodatkowe parametry działania Systemu. Możliwe jest m.in. automatyczne dopisanie kontrahenta do Krajowego Rejestru Dłużników lub dodanie do windykacji innych przeterminowanych należności od tego kontrahenta, ale tych, które jeszcze nie przekroczyły granicznego terminu ustalonego na zakładce [Ogólne].

Informacja dla dłużnika

Wraz ze zleceniem windykacji do partnera Apfino wysyłane jest także potwierdzenie dla kontrahenta, informujące o tym, że jego zobowiązania zostały przesłane do firmy windykacyjnej. Konfiguruje się to na kolejnych zakładkach Wydruki, gdzie określa się treść, która będzie się pojawiała na wydruku listy faktur przekazanych do windykacji oraz E-mail, gdzie określa się treść maila wysłanego do dłużnika.

Przypisanie kontrahentów

Automatyczna windykacja nie musi być stosowana do wszystkich kontrahentów. Informacja o tym, że dany kontrahent jest objęty automatycznym ściąganiem należności jest widoczna na karcie kontrahenta na zakładce Rozliczenia.

Konieczne jest również wskazanie osoby, do której kierowane będą informacje o rozpoczęciu procesu ściągania należności. Na karcie kontrahenta należy wskazać osobę, dla której zaznaczony będzie parametr E-mail do wysyłki upomnień i not odsetkowych.

Aktywacja procesu

Na liście Definicji procesów dodany jest predefiniowany proces o nazwie Automatyczna windykacja faktur przez Apfino. Proces należy przypisać do Skrzynki Automatu XL, jego działanie jest analogiczne do innych procesów w systemie.