Ewidencja obrotu z wykorzystaniem kart płatniczych – wstęp
Rozliczenia przy użyciu kart płatniczych opierają się w systemie Comarch ERP XL na wykorzystaniu odrębnego rejestru kasowo/bankowego o typie: Karta, prowadzonego w walucie PLN.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap183.jpg)
W związku z wprowadzeniem obsługi kart płatniczych na definicji rejestru udostępniono następujące pola:
Operator kart – gdzie należy wskazać operatora kart, z którym dokonujemy rozliczeń transakcji płatnych kartami. Operatora można wskazać z listy kontrahentów.
Zamykanie raportu – gdzie znajdują się dwa parametry:
Zerowanie stanu – po zaznaczeniu tego parametru odznaczają się pola , gdzie należy wskazać zdefiniowane wcześniej operacje zerujące. Operacje zerujące są specjalnym typem operacji, które, jeżeli zaznaczony jest parametr: zerowanie stanu, generowane są automatycznie podczas zamykania raportu, tak, aby saldo końcowe raportu równe było 0. Operacje zerujące mogą się tworzyć na podstawie salda raportu – wtedy powstanie jedna operacja zerująca, bądź na podstawie obrotów po stronie WN i MA – wtedy powstaną dwie operacje zerujące (przy założeniu, że w raporcie są obroty po stronie WN i MA). O tym czy raport ma być zerowany na postawie salda, czy obrotów decyduje parametr: Generowanie płatności operatora kart.
Generowanie płatności operatora kart – pole uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Zerowanie stanu. Jeżeli parametr: Generowanie płatności operatora kart jest zaznaczony to wówczas podczas zamykania raportu tworzyć się będą operacje zerujące na podstawie obrotów.
Ustawienia parametrów można modyfikować. Należy jednak pamiętać, że: Parametr: Generowanie płatności operatora kart jest aktywny, jeżeli zaznaczony jest parametr: Zerowanie stanu.
Jeżeli w rejestrze Karta parametry są odznaczone, to raporty będą miały salda końcowe. Jeżeli w takiej sytuacji zaznaczymy parametr: Zerowanie stanu i Generowanie płatności operatora kart, to w chwili otwierania kolejnego raportu pojawi się komunikat: Stan końcowy poprzedniego raportu jest niezerowy, należy wyzerować stan poprzedniego raportu.
W poniższym biuletynie opisana zostanie sytuacja zapłaty kartą za fakturę sprzedaży i za fakturę zakupu, przy założeniu, że zarówno transakcje sprzedaży, jak i zakupu rozliczane są z tym samym Operatorem kart.
Faktury sprzedaży
Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących realizacji płatności za dokumenty sprzedażowe kartą płatniczą zostanie omówiona na poniższym przykładzie:
Ewidencja w programie Comarch ERP XL:
Należy wystawić FS na kontrahenta LOGOS z formą płatności KARTA (wcześniej należy sprawdzić w konfiguracji systemu: Sprzedaż/Formy płatności czy taka forma płatności jest zdefiniowana w systemie i czy jest przypięta w strukturze firmy do odpowiednich centr praw).
Należy założyć rejestr kasowy o typie KARTA, który będzie służył do ewidencji wpłat/wypłat przy użyciu kart płatniczych. Do rejestru trzeba przypisać konto księgowe, wskazać Operatora kart. Należy zaznaczyć parametr: Zerowanie stanu, przypisać operacje zerujące i zaznaczyć parametr: Generowanie płatności operatora kart. Operacje zerujące należy zdefiniować dla transakcji typu przychód i rozchód. Definiuje się je jak tradycyjne operacje kasowo/bankowe, przy czym należy zaznaczyć parametr: Operacja zerująca. Po zaznaczeniu tego parametru automatycznie ulega wyszarzeniu pole: Usunięcie przez anulowanie.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2021/07/word-image-6.png)
Należy też zdefiniować i przypiąć do rejestru operację kasową typu przychód, na której kontem przeciwstawnym jest konto kontrahenta.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2021/07/word-image-7.png)
Następnie przy użyciu wprowadzonej operacji kasowej należy zarejestrować zapłatę kartą za wystawioną FS w rejestrze typu KARTA. Wprowadzony zapis kasowy należy rozliczyć z fakturą sprzedaży wystawioną na kontrahenta LOGOS. Można w tym celu wykorzystać automatyczne rozliczenia z zakładki płatności FS zamiast ręcznego wprowadzania do systemu zapisu kasowego. Ważne jest, aby do formy płatności: karta podpiąć, jako rejestr automatycznych operacji domyślny rejestr kasowy służący rejestracji operacji z użyciem karty płatniczej, w naszym przykładzie będzie to rejestr KARTA.
Można też skorzystać z terminali płatniczych i za ich pośrednictwem zarejestrować zapłatę za fakturę. Obsługa terminali płatniczych opisana jest w biuletynie XL149- Terminale płatnicze.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap186.jpg)
Faktury zakupu
Ewidencja operacji gospodarczych dotyczących realizacji płatności za dokumenty zakupowe kartą płatniczą zostanie omówiona na poniższym przykładzie:
Ewidencja w Comarch ERP XL:
Należy zarejestrować FZ na kwotę 922.00 PLN z formą płatności: karta. Następnie w rejestrze KARTA utworzyć zapis kasowy przy użyciu operacji kasowej, na której kontem przeciwstawnym jest konto dostawcy. Wprowadzony zapis kasowy należy rozliczyć z FZ od kontrahenta.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap187.png)
Zamykanie raportu KARTA
Na koniec okresu rozliczeniowego z operatorem kart należy zamknąć raport kasowy. W raporcie powinny być uwzględnione wszystkie transakcje z danym operatorem za określony okres.
W zależności od ustawień parametrów na rejestrze w obszarze: Zamykanie raportu, podczas zamykania raportu będą się tworzyć jedna, bądź dwie operacje zerujące.
Zaznaczony parametr: Zerowanie stanu, odznaczony parametr: Generowanie płatności operatora kart
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2021/07/word-image-12.png)
Dla tak skonfigurowanego rejestru podczas zamykania raportu tworzy się, na podstawie salda, jedna operacja zerująca. Na operacji zerującej w polu kontrahent wskazany jest Operator kart przypisany do danego rejestru.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap189.png)
Tak utworzona operacja widoczna jest na Preliminarzu jako zapis: odpowiednio przychodowy lub rozchodowy:
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap190.png)
Zaznaczony parametr: Zerowanie stanu, zaznaczony parametr: Generowanie płatności operatora kart
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2021/07/word-image-15.png)
W takiej sytuacji utworzone będą dwie operacje zerujące na podstawie obrotów w raporcie.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap191.png)
Na operacjach, w polu kontrahent, wskazany jest Operator kart z rejestru.
Obie powstałe operacje zerujące mają automatycznie zaznaczony parametr: Nie rozliczaj. Nie można więc dokonać rozliczenia tych operacji.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap193.png)
Przy zamykaniu raportu tworzone są równocześnie dwie płatności: typu należność i zobowiązanie. Powstałe podczas zamykanie płatności są automatycznie kompensowane i zostaje im nadany numer zgodnie z wzorem: prefiks RKB i numer raportu, do którego płatności zostały utworzone.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap194.png)
Płatności generowane podczas zamykania raportu tworzone są na płatnika, który wskazany jest na karcie Operatora kart i widoczne są one na preliminarzu:
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap196.png)
Ewidencja prowizji za obsługę kart płatniczych i terminali
Należy pamiętać, że firmy obsługujące terminale za swoje usługi pobierają określoną opłatę. Zazwyczaj można spotkać się z sytuacją, kiedy na nasz rachunek bankowy wpłynie kwota niższa aniżeli wynika to z faktury sprzedaży, której zapłata dotyczy. Przyczyną jest wartość prowizji, jaką pobiera firma za obsługę terminali. W praktyce można się spotkać najczęściej z dwoma sposobami ewidencji tego typu opłat będących kosztami użytkowania terminali. Należy jednak zauważyć, że możliwe są również inne sposoby ewidencji operacji związanych z obrotem realizowanym przy użyciu kart płatniczych.
W pierwszym przypadku można spotkać się z sytuacją, w której firma obsługująca terminale przysyła zestawienie pobranych prowizji pod koniec miesiąca i wówczas należy tę sytuację odzwierciedlić w systemie Comarch ERP XL. W tym celu w rejestrze KARTA konieczne jest zdefiniowanie odpowiedniej operacji kasowej, która będzie miała charakter kosztowy tzn. będzie księgowana bezpośrednio na konta kosztów.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap197.png)
Na koniec miesiąca do rejestru KARTA należy wprowadzić zapisem kasowym kwotę zbiorczej prowizji pobranej przez firmą obsługującą terminale. Jeśli wartość prowizji ma być zaksięgowana równocześnie na konta zespołu 4 i 5 to najlepiej opisać analitycznie zapis kasowy i następnie w schemacie księgowym przypisanym do wykorzystywanej operacji odwołać się do opisu analitycznego.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap198.png)
W ten sposób wprowadzona prowizja wpływać będzie na kwoty operacji zerujących, a tym samym na poziom należności/zobowiązania wobec operatora kart.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap199.png)
Jak widać w powyższym oknie, należność od operatora kart zmniejszyła się o kwotę wprowadzonej prowizji.
Podobnie będzie, jeżeli przy zamykaniu raportu tworzyć się będzie jedna operacja zerująca (włączony parametr: Zerowanie stanu, odznaczony: Generowanie płatności operatora kart).
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap229-1.png)
Operacja zerująca utworzyła się na kwotę niższą o kwotę wprowadzonej prowizji.
W drugim przypadku można spotkać się z sytuacją, kiedy firma obsługująca terminale na koniec miesiąca przysyła zbiorczą fakturę kosztową za wykonaną w danym miesiącu usługę. Faktura taka powinna zostać odzwierciedlona w systemie Comarch ERP XL za pomocą faktury kosztowej wprowadzanej bezpośrednio do Rejestru VAT.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap201.png)
Aby możliwe było dokonanie rozrachunku, fakturę należy zaksięgować na konto rozrachunkowe powiązane z tym podmiotem. Wobec tego do zaksięgowania takiej faktury należy użyć schematu księgowego, który z jednej strony zadekretuje kwotę brutto na konto rozrachunkowe kontrahenta, w tym wypadku będzie to konto kontrahenta Operator kart, a z drugiej strony zadekretuje kwotę netto na konto kosztowe. Jeśli wartość prowizji ma być księgowana równocześnie na konta zespołu 4 i 5 to najlepiej opisać analitycznie taką fakturę i następnie w schemacie księgowym przypisanym tego typu dokumentu odwołać się do opisu analitycznego. Należy jednak pamiętać, że, aby w przyszłości móc na koncie kontrahenta wykonywać w poprawny sposób rozrachunki, pozycja księgująca na to konto w schemacie księgowym powinna być zbudowana w oparciu Oblicz dla: Płatności, kwota: Płatność.
Zaksięgowanie tej faktury pozwoli na zaewidencjonowanie zobowiązania wobec kontrahenta Operator kart, jak również kosztu wynikającego z wystawionej faktury. W powyższym przykładzie założono, że kwota, jaka wpłynęła na rachunek bankowy od operatora kart tytułem miesięcznego rozliczenia operacji, została już pomniejszona o kwotę prowizji, na którą następnie została wystawiona faktura kosztowa, nie należy więc płacić za tę fakturę.
Rozliczenie transakcji z Operatorem Kart
Aby dokonać końcowego rozliczenia transakcji z Operatorem należy rozliczyć następujące pozycje:
-
-
- Kwotę prowizji, za usługi związane z obsługą kart. W tym przypadku są to:
- Faktura zakupu dotycząca prowizji, lub
- Dokument KW, którym została zarejestrowana prowizja
- Dokument KP/KW wynikający z uregulowania należności/zobowiązania z tytułu obrotu kartami za dany okres (kwota, którą wpłaca nam Operator kart, lub kwota, którą Operator kart nas obciąża)
- Pozycję powstałą podczas zamykania raportu. W tym przypadku są to:
- Płatność powstała po zamknięciu raportu (jeżeli generowane były płatności dla operatora kart), lub
- Dokument kasowy KP/KW, który powstał przy zamykaniu raportu, (jeżeli niegenerowane były płatności dla operatora kart).
- Kwotę prowizji, za usługi związane z obsługą kart. W tym przypadku są to:
-
Przy założeniu, że generowane są płatności Operatora Kart i prowizja wprowadzona zostaje do raportu dokumentem KW, rozliczenie wygląda następująco:
Przy założeniu, że generowane są płatności Operatora Kart i na prowizje została wystawiona faktura kosztowa rozliczenie wygląda następująco:
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap225.png)
Rozrachunki na kontach powiązanych z Operatorem kart
Po rozliczeniu zaznaczonych pozycji i zaksięgowaniu dokumentów rozliczanych należy z poziomu kont sprawdzić, czy poprawnie dokonały się rozrachunki.
W przykładzie omówionym powyżej, po rozliczeniu i prawidłowym zaksięgowaniu dokumentów saldo należności i zobowiązań Operatora kart powinno być równe 0. Stan salda można sprawdzić z poziomu: Zestawienie Obrotów i Sald dla Operatora kart.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap227.png)
Stan rozrachunków na tych kontach również powinien wynosić 0. Można to sprawdzić z poziomu: Rozrachunki na kontach.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap228.png)
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/wp-content/uploads/2024/08/MWSnap229.png)