XL154 – Krajowy System e-Faktur

W zakresie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w wersji 2022.1 Systemu udostępniono elementy funkcjonalne o charakterze demonstracyjnym, mające na celu zapoznanie Użytkowników z planowanym sposobem obsługi tej integracji.

W wersji 2023.0 udostępniono pełną integrację z KSeF w zakresie eksportu faktur i ich korekt zarówno na środowisko Demo jak i środowisko produkcyjne.

Wysyłka faktur na środowisku Demo służy do przygotowania Firmy do planowanej od 2024 roku obligatoryjności systemu KSeF. Wysłanie faktury na środowisko produkcyjne zaś jest jednoznaczne z wprowadzeniem takiej faktury do obiegu gospodarczego i należy go dokonywać w sposób rozważny.

Funkcjonalność eksportu i importu faktur do KSeF jest dostępna w ramach jednej z poniższych metod licencjonowania:

Uwierzytelnianie Użytkownika w KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF wymaga stosownego uwierzytelnienia Użytkownika na platformie KSeF. W Comarch ERP XL udostępniono możliwość dokonywania takiego uwierzytelniania za pomocą tokena oraz za pomocą certyfikatu. O tym, z której z ww. metod korzysta dany Użytkownik decyduje stosowny parametr na jego karcie.

Tokeny przypisywane są na poszczególnych pieczątkach firmy. Użytkownik ma możliwość samodzielnego wprowadzenia/wklejenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF, jak również możliwość wygenerowania go przy użyciu operacji Generuj, dostępnej na niearchiwalnej pieczątce na której podano NIP, a na której dotąd takiego tokena nie wygenerowano/nie przypisano.

Tokem generowany jest w oparciu o numer NIP pieczątki i certyfikat wskazany przez Użytkownika. Tak generowany token otrzymuje wszystkie role: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami.

Użytkownik ma możliwość usunięcia tokena z pieczątki poprzez usunięcie zawartości kontrolki Token KSeF. Usunięcie tokena z pieczątki nie oznacza jego dezaktywacji w KSeF. Takiej dezaktywacji należy dokonywać bezpośrednio w KSeF, np. na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/ udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Token jest kopiowany na pieczątkę tworzoną w wyniku archiwizacji poprzedniej pieczątki oraz podczas kopiowania pieczątki metodą <Ctrl>+<Insert>. Sama zmiana tokena nie powoduje natomiast archiwizacji pieczątki.

Na pieczątce z przypisanym tokenem niedostępna jest edycja numeru NIP, aby więc dokonać na niej zmiany NIP‑u należy najpierw usunąć z niej token.

Jeżeli na pieczątce firmy przypisanej do centrum, w kontekście którego zalogowany jest Użytkownik przypisano token i w karcie tego Operatora włączony jest parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena, wówczas taki Operator jest uwierzytelniany w KSeF automatycznie. Jeżeli do danego centrum nie przypisano pieczątki, wówczas do autoryzacji pobierany jest token przypisany na pieczątce centrum głównego.

Jeśli ww. parametr karty Operatora jest wyłączony lub na pieczątce nie zdefiniowano tokena, wówczas przed operacją wysłania faktury, czy też pobrania UPO wymagane jest wskazanie certyfikatu przez Użytkownika.

Wskazany przez Użytkownika certyfikat jest przez System zapamiętywany aż do zamknięcia modułu, czy też zmiany kontekstu pracy Operatora.

Sesje KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF odbywa się w ramach konkretnej sesji KSeF danego Użytkownika. W przypadku wysyłki interaktywnej, tj. dokonywanej dla pojedynczego dokumentu czy też wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Sesja interaktywna sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu sesja nawiązywana jest podczas wysłania pierwszego dokumentu po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP XL. Wysyłka kolejnych faktur odbywa się już w ramach tej sesji, aż do jej zamknięcia. Sesja zamykana jest podczas/wskutek:

Informacja o aktualnej sesji interaktywnej bieżącego Operatora dostępna jest w menu System/Sesja KSeF. Użytkownik ma tutaj możliwość samodzielnego zakończenia danej sesji, czy też pobrania UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tej sesji.

W przypadku wysyłki dokonywanej w trybie wsadowym, czyli wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Plik wsadowy sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu każda taka wysyłka dokonywana jest w ramach odrębnej sesji.

Numer sesji KSeF w ramach której został wysyłany dany dokument jest prezentowany na zakładce [KSeF] formatki dokumentu.

Parametry KSeF w Konfiguracji systemu

W oknie Konfiguracji udostępniona została nowa zakładka [KSeF] a na niej parametry dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Środowisko pracy KSeF

Ww. opcja decyduje o tym, czy Firma jedynie testuje funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF pracując na wersji Demo, tj. wysyłając faktury na serwer demo Ministerstwa Finansów, czy też używa tej funkcjonalności produkcyjnie, tj. rejestruje w pełni ustrukturyzowaną e-fakturę i wysyła ją na serwer produkcyjny MF.

Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego. Podczas zmiany środowiska na produkcyjne System usuwa z pieczątek wszystkie zdefiniowane tokeny oraz wszystkie informacje dotyczące dotychczasowych operacji KSeF na dokumentach. Po wysłaniu faktury na środowisko produkcyjne KSeF powrotna zmiana środowiska na Demo nie jest już możliwa. Zmiany środowiska KSeF należy dokonywać wówczas, gdy żaden inny Użytkownik nie pracuje w Systemie. Operator dokonujący zmiany środowiska KSeF na produkcyjne musi potwierdzić, że jest świadom ww. operacji.

Opcja decydująca o sposobie dokonywania eksportu wielu dokumentów jednocześnie

Podczas wysyłania do KSeF jednego dokumentu wysyłka taka dokonywana jest w ramach sesji interaktywnej. Podczas wysyłki seryjnej wielu zaznaczonych dokumentów natomiast o sposobie dokonywanie tej wysyłki decyduje ustawienie opcji w sekcji Eksport wielu dokumentów. Wybór opcji Sesja interaktywna oznacza, że każda z zaznaczonych faktur zostanie wysłana w oddzielnym pliku, wybór opcji Plik wsadowy natomiast oznacza, że wszystkie one zostaną wysłane w jednej paczce.

W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Parametry dotyczące zapisywanie pliku wysłanej faktury oraz pobranego urzędowego poświadczenia odbioru jako załącznika faktury

W wersji 2023.0 obsłużona została funkcjonalność podpinania pliku .xml wysyłanej faktury oraz pliku .xml pobieranego UPO jako załączników do faktury. Załączniki te tworzone są o ile włączony jest stosowny parametr sekcji Zapisuj jako załącznik. Tak tworzone załączniki oznaczane są nowym typem załącznika – Plik KSeF.

Jeżeli Użytkownik decyduje się na tworzenie ww. załącznika/załączników wówczas ma możliwość wyboru, czy ma być on zapisywany w bazie, czy jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku Użytkownik może wskazać katalog, w którym mają być te pliki zapisywane. Katalog ten można wskazać również w Parametrach komputera/[Wymiana danych].

Zasada zapisywania plików jest następująca: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Parametry sekcji Podczas eksportu wysyłaj 

W ww. sekcji Użytkownik decyduje, czy dla poszczególnych elementów faktury ma być wysyłana ilość/cena dla jednostki głównej, czy jednostki pomocniczej użytej na elemencie, a także ma możliwość wskazania czy System ma wysyłać w pliku opis z elementu faktury.

W wersji 2023.2 w Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Dotychczas jako numer dokumentu wysyłanego/korygowanego wysyłany był numer obcy dokumentu z kontrolki Faktura na zakładce [Nagłówek] formatki dokumentu, domyślnie ustalany na podstawie numeru systemowego FS/FSK. Dla tych Użytkowników, którzy wykorzystują to pole do dodatkowego oznaczania dokumentów, udostępniona została możliwość wysyłania do KSeF numeru systemowego dokumentu. O tym, który z numerów (własny/obcy) ma został wysłany decyduje stosowny parametr w Konfiguracji systemu.

Struktura e-faktury umożliwia przesyłanie informacji o numerach partii towarów, z której/których pochodzą towary będące przedmiotem transakcji dokumentowanej fakturą. Od wersji 2023.2 System obsługuje ich wysyłania. Ww. dane przesyłane są wówczas, jeżeli w Konfiguracji systemu włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/Numer partii towaru.

Jako partia towaru wysyłana jest wartość tekstowa ustalona na podstawie: kodu towaru, cechy dostawy, EAN-u dostawy i daty ważności dostawy, o ile dostawy posiadają takie dane.

Zmienione zostały zasady aktywności kontrolki pozwalającej na podanie ścieżki do katalogu, w którym zapisywane mają być załączniki KSeF wysyłanych/importowanych faktur. Zapisywanie takich załączników dla wysyłanych faktur jest opcjonalne, natomiast dla faktur pobieranych ze środowiska KSeF zapisywane są one zawsze, stąd parametr Zapisuj jako załącznik/Plik importowanej faktury ma jedynie charakter informacyjnych jest włączony na trwale. Co za tym idzie kontrolka wyboru katalogu pozostaje aktywna cały czas.

Zakładka Import w Konfiguracji/KSeF

W Konfiguracji systemu na zakładce [KSeF] dodana została pod-zakładka [Import] a na niej szereg nowych parametrów. Parametry te stanowią element przygotowawczy dla planowanej w kolejnych wersjach Systemu funkcjonalności tworzenia dokumentu zakupu w Systemie Comarch ERP XL na podstawie faktury zakupu zaimportowanej z KSeF. W wersji 2024.0 parametry te nie są w żaden sposób obsługiwane.

Parametry KSeF na definicji dokumentu

Na definicję dokumentów FS, FSE, FSL i FEL dodane zostały stosowne parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentu w danym centrum w zakresie wysyłki do KSeF.

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako podlegający wysyłce do KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami na karcie kontrahenta decyduje o tym, czy faktury rejestrowane dla danego kontrahenta podlegają wysyłce do KSeF, a jeżeli tak, to czy będzie ona dokonywana z Systemu Comarch ERP XL czy poza nim. Domyślnie parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF kart kontrahentów jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem wzorca kontrahenta.

Ww. zasady zostały utrzymane, natomiast wprowadzona została zależność pomiędzy statusem kontrahenta (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i parametrem WSTO a parametrami KSeF – po zmianie statusu na odbiorca detaliczny i/lub po włączeniu WSTO parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF jest automatycznie wyłączany, choć nadal dostępny do edycji.

Podczas konwersji bazy System wyłącza parametr wysyłki do KSeF na kartach typu odbiorca detaliczny oraz tych, które mają włączony parametr WSTO. Na pozostałych kartach ustawienie parametru pozostaje bez zmian.

Podobna zależność wprowadzona została na wzorcu (grupie) kontrahenta.

Parametr Automatycznie podczas zatwierdzania definicji dokumentu, jak sama nazwa wskazuje decyduje o tym, czy podczas zatwierdzania dokumentu czy to z formatki czy to z listy ma być on automatycznie wysłany do KSeF. Obsłużona została również opcjonalna kontrola poprawności semantycznej dokumentu ze schemą KSeF przed jego zatwierdzeniem. Jest ona dokonywana o ile na definicji dokumentu włączony jest parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem. W związku z tym, że przed wysłaniem dokumentu do KSeF System najpierw wstępnie weryfikuje jego poprawność, po zaznaczeniu parametru wysyłki podczas zatwierdzania parametr weryfikacji w KSeF jest automatycznie włączany.

Na definicji FZ/FZL, w sekcji Dokument źródłowy z KSeF udostępnione zostały parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentów w zakresie ich powiązania z systemem KSeF.

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako rejestrowany na podstawie faktury pobranej z KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami Źródłowy z KSeF i Poza systemem sekcji KSeF/Zakup karty kontrahenta decyduje o tym, czy faktury od danego Dostawcy będą rejestrowane na podstawie faktur pobranych z KSeF, a jeżeli tak, to czy będą pobierane z KSeF do Systemu Comarch ERP XL czy poza nim.

Domyślnie parametr Źródłowy z KSeF kart dostawców krajowych jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony, w przypadku kart dostawców zagranicznych oba parametry są domyślnie wyłączone. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem aktualizacji kart przy pomocy wzorca kontrahenta.

Prawa z zakresu KSeF na karcie operatora

Nie każdy Operator może dokonywać wysyłki dokumentów do KSeF/pobierać UPO z KSeF. O takiej możliwości decyduje prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO na jego karcie. Parametr Edycja numeru KSeF natomiast decyduje o tym, czy Operator może wprowadzić na dokument numer KSeF dokumentu i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF. Taka edycja możliwa jest wyłącznie na tych dokumentach, które są oznaczone jako wysłane do KSeF poza systemem (np. zostały wysłane przez inny system/aplikację), omówione w dalszej części dokumentu. Parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena decyduje o tym, czy dany Operator ma być uwierzytelniany za pomocą tokena, o czym napisano powyżej.

W zakresie operacji związanych z KSeF dodane zostało nowe prawo Operatora: Pobieranie faktur, decydujące o tym, czy Operator ten może pobierać faktury zakupu ze środowiska KSeF. Dodatkowo rozszerzony został zakres prawa Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Odtąd prawo to jest wymagane do dokonania poniższych operacji:

Parametry KSeF na formatkach faktur sprzedaży i ich korekt

Na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt faktur sprzedaży udostępniona została zakładka [KSeF], na której prezentowane są poniższe informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF.

Ww. parametry ustalane są domyślnie na podstawie opcji wybranej w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF definicji dokumentu. Jeżeli na definicji wybrano opcję Nie wysyłaj, wówczas ww. parametry są domyślnie wyłączone, jeżeli wybrano opcję Wysyłaj, wówczas parametr Wyślij do KSeF zostaje włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano opcję Poza systemem, wówczas oba parametry na dokumencie zostają włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas parametry ustalana są zależy od ustawienia parametrów KSeF na karcie kontrahenta, dla którego rejestrowana jest faktura.

Ww. zasada ustalania parametrów na podstawie definicji dokumentu dotyczy również tworzenia nowego dokumentu poprzez kopiowanie <CTRL>+<Insert>, natomiast na korektach ww. parametry ustalane są na podstawie dokumentu korygowanego.

Edycja parametru Wyślij do KSeF jest możliwa pod poniższymi warunkami:

Użytkownik może dokonać zmiany ustawienia ww. parametru również w sposób seryjny, przy użyciu stosownych opcji menu kontekstowego listy FS/FSE.

Edycja parametru Poza systemem jest możliwa na dokumencie, który nie został dotąd wysłany do KSeF, przy czym

Zaznaczenie parametrów Wyślij do KSeF/Poza systemem na dokumencie oznacza, że dokument został/zostanie wysłany do KSeF poza Systemem Comarch ERP XL. Na tak oznaczonym dokumencie Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dokumentach może samodzielnie wprowadzić dane dotyczące KSeF: numer KSeF dokumentu, status KSeF, numer sesji, numer referencyjny dokumentu oraz daty wysłania/przyjęcia/odebrania UPO.

Ww. numer jest to numer identyfikujący fakturę, nadawany przez KSeF i zapisywany na dokumencie po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Status KSeF zmieniany jest automatycznie podczas operacji wysyłania faktury i pobierania UPO i może przyjąć jedną z poniższych wartości:

Ww. zakładka dostępna jest na formatkach poniższych typów dokumentów:

Użytkownik ma możliwość dokonania poniższych operacji bezpośrednio z formatki ww. dokumentów. Służą do tego stosowne opcje dostępne na prawej belce zakładki [KSeF] dokumentu. Operacje te zostały omówione w dalszej części dokumentu.

Na uproszczonej formatce dokumentu (A)FS podstawowe dane z zakresu KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne}, a ww. operacje z zakresu weryfikacji/wysyłki do KSeF/pobierania UPO dostępne są z każdej zakładki tej formatki. Wysyłka, w tym seryjna z listy Rejestru VAT planowana jest w jednej z kolejnych wersji.

Od wersji 2019.0 uprawniony do tego Użytkownik tj. Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać datę sprzedaży na zatwierdzonych dokumentach: FS, (S)FS, (s)FS, RA, WZ, FSL, FSE, (S)FSE, (s)FSE, WZE, FEL do chwili ich zaksięgowania. W wersji 2023.0 warunek ten został zmieniony i na dokumencie wysłanym produkcyjnie do KSeF żaden Operator już tej daty nie mógł zmieniać. Blokada ta okazała się niesłuszna ze względu na przypadki, kiedy to data zakończenia dostawy nie jest znana w chwili wysłania dokumentu do KSeF. W wersji 2024.0 blokadę tą usunięto i Operator z ww. prawem może zmieniać datę sprzedaży również na dokumentach wysłanych do KSeF.

Zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach handlowych i fakturach A-vista przedstawiają poniższe tabele:

Zmiany w zakresie edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży

Od wersji 2019.1 Operator z prawem Edycja numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać numer obcy na dokumencie zatwierdzonym, w tym również zaksięgowanym. W wersji 2023.0 wprowadzona została blokada edycji tego numeru na dokumencie, który produkcyjnie został wysłany do KSeF. W wersji 2024.0 warunek ten został nieco zmieniony, w związku z parametryzacją w zakresie wysyłanego numeru dokumentu. Jeżeli parametr w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu ustawiony jest na Systemowy, wówczas Operator z prawem jw. może edytować ten numer również po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Zasady edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży przedstawiają poniższe tabele:

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłanie dokumentów do KSeF obejmuje poniższe typy dokumentów:

O tym, czy wysyłka jest wysyłką testową, mającą na celu jedynie weryfikację poprawności danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL, poprawności ich interpretacji, poprawności procedur wdrożonych w Firmie czy też jest rzeczywistym wprowadzeniem faktury do obiegu gospodarczego decyduje opisane wyżej ustawienie opcji Środowisko pracy na zakładce [KSeF] Konfiguracji systemu.

Wysłania dokumentu do KSeF może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Wysłanie dokumentu może być dokonane jedną z poniżej opisanych metod.

Automatyczne wysyłanie faktur podczas ich zatwierdzania

Operacja automatycznej wysyłki dokonywana jest wówczas, jeżeli na definicji tego typu dokumentu włączony jest parametr Automatycznie podczas zatwierdzania i dokument oznaczony jest jako podlegający wysyłce w systemie Comarch ERP XL, tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony. Taka wysyłka realizowana jest zarówno podczas zatwierdzania dokumentu z jego formatki, jak i podczas jego zatwierdzania opcją menu kontekstowego listy dokumentów, w tym podczas seryjnego zatwierdzania wielu zaznaczonych dokumentów.

Przed zatwierdzeniem dokumentu połączonym z automatyczną wysyłką System weryfikuje jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Jeżeli Operator nie ma prawa do wysyłania faktur do KSeF, wówczas zatwierdzenie dokumentu oznaczonego jako podlegający automatycznej wysyłce do KSeF jest niemożliwe, podobnie w przypadku gdy zatwierdzany dokument nie przejdzie pozytywnie wstępnej weryfikacji zgodności ze schemą e-faktury.

Wysyłka faktury dokonywana z jej formatki

Operacja Wyślij do KSeF dostępna jest na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki

Seryjna wysyłka faktur z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać wysłania faktury przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz za pomocą opcji Wyślij do KSeF menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. przycisk pod listą dokumentów FS/FSE jest aktywny o ile kursor wskazuje na zatwierdzony dokument i Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF, pozostałe warunki niezbędne do wysłania dokumentu są sprawdzane już po uruchomieniu operacji. Natomiast zasady dostępności opcji w menu kontekstowym są identyczne jak opisane dla przycisku formatki dokumentu.

Warunki skutecznej wysyłki dokumentu do KSeF

System dokonuje wysyłki danego dokumentu, o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki. Spełnienie niektórych z nich decyduje o dostępności opcji wysyłki, niektóre zaś sprawdzane są już po jej wywołaniu. Poniżej znajduje się ich pełna lista:

Status wysyłki dokumentu do KSeF

Na fakturach wysłanych do KSeF obsłużono zapisywanie i prezentowanie tekstowego statusu wysyłki, czyli informacji otrzymanej ze środowiska KSeF w trakcie komunikacji z tym środowiskiem. W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Ww. status wysyłki aktualizowany jest na dokumencie podczas pobierania UPO dla danego dokumentu.

Treść informacji otrzymanej ze środowiska KSeF poprzedzona jest numerem, pozwalającym Użytkownikowi na lepsze rozpoznanie, na jakim etapie wysyłki dokumentu zakończyła się komunikacja z KSeF. KSeF przewiduje poniższe statusy informacji:

Ww. funkcjonalność zapisywania statusu wysyłki została połączona z wprowadzeniem dodatkowego statusu KSeF dokumentu: W trakcie wysyłki. Statusem tym oznaczane są te faktury, dla których w określonym w Konfiguracji czasie otrzymano informację zwrotną z przedziału <300-400), o którym mowa poniżej, czyli dla dokumentu tego istnieje duże prawdopodobieństwo jego przyjęcia w KSeF, ale nie pewność co do tego zdarzenia. Dla dokumentów o takim statusie KSeF Użytkownik ma możliwość wykonania operacji pobrania UPO, po której zyska pewność, że dokument został faktycznie przyjęty w KSeF.

Nowy status KSeF dokumentu został uwzględniony na formatce dokumentu, na liście dokumentów w kolumnie KSeF/Status oraz w filtrze Status KSeF listy faktur sprzedaży.

Pełna interpretacja w Systemie Comarch ERP XL informacji zwracanych przez środowisko KSeF przedstawiona została w poniższej tabeli.

Podczas komunikacji ze środowiskiem KSeF zdarzają się sporadycznie sytuacje, w którym środowisko to staje się chwilowo niedostępne lub połączenie z nim jest niestabilne. W takich przypadkach mogą się pojawić chwilowe problemy w zakresie czy to wysyłki dokumentów, czy to ustalania prawidłowego statusu wysyłki na takich dokumentach. Użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę na przypadki j.n.

W obu ww. przypadkach Użytkownik powinien zalogować się bezpośrednio do środowiska KSeF i sprawdzić, czy dokumenty, podczas wysyłania których pojawiał się ww. błąd znajdują się na serwerze KSeF. Jeżeli faktury zostały przyjęte przez KSeF, wówczas na tych dokumentach w Systemie Comarch ERP XL należy poprawić status KSeF. W tym celu należy na dokumencie zaznaczyć parametr Poza systemem, a następnie wprowadzić numer KSeF dokumentu, datę wysłania, przyjęcia, pobrania UPO oraz ustalić status na Wysłano/Odebrano UPO. Na zatwierdzonym dokumencie może to uczynić Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dok./ Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Faktury wysłane do KSeF są dostępne w aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/.

Każdą z przesłanych faktur można w niej obejrzeć, jak również pobrać.

Mapowanie danych na strukturę logiczną e-faktur wg schemy FA(2)

Wszystkie dane przesyłane przez System do KSeF ustalane są za pomocą stosownych funkcji/procedur, które mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu mapowania danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL na strukturę logiczną e-faktur zostały opisane w odrębnym dokumencie. W niniejszym rozdziale opisano jedynie te, które wymagają szczególnej uwagi Użytkowników.

Numer faktury

Jako numer faktury wysyłany jest numer obcy dokumentu. Przyjęto tutaj identyczną zasadę, jaka obowiązuje w JPK_FA, CUK i innych deklaracjach. W jednej z kolejnych wersji zachowanie Systemu zostanie w tym względnie sparametryzowany i wysyłany będzie numer własny (systemowy) lub numer obcy dokumentu.

Dane Sprzedawcy

Ww. dane ustalane są na podstawie danych z pieczątki przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy. Nazwa i adres pobierane są z zakładki [Deklaracje] i [Deklaracje cd.], czyli wg zasad obowiązujących dla JPK_FA i innych deklaracji. Na wydrukach faktur dane Sprzedawcy pobierane są z zakładki [Ogólne] tejże pieczątki, w związku z czym Użytkownicy powinni zadbać o zgodność tych danych na poszczególnych zakładkach pieczątki. W przypadku Sprzedawcy będącego osobą fizyczną jako nazwisko przyjmowana jest ta wartość z pola Nazwa, po której występuje pierwszy przecinek, a jako imię przyjmowana jest wartość pomiędzy pierwszym a drugim przecinkiem pola Nazwa.

Imię i nazwisko Nabywcy będącego osobą fizyczną

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) dokonana została zmiana zasad przesyłania nazwy Nabywcy, Odbiorcy oraz Płatnika. Zgodnie ze schematem FA(2) wysyłana jest ona w ten sam sposób niezależny od rodzaju podmiotu (podmiot gospodarczy/osoba fizyczna). W związku z powyższym od wersji 2024.0 nazwa ww. podmiotów wysyłana jest zawsze na podstawie zawartości kontrolek z nazwą kontrahenta (pól: Kna_Nazwa1, Kna_Nazwa2 i Kna_Nazwa3). Nie ma już więc potrzeby dzielenia nazwy na imię i nazwisko, ani honorowania dodatkowych atrybutów, jak to było czynione dotychczas.

Adres nabywcy

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) nastąpiły również zmiany w sposobie wysyłania danych adresowych Podmiotów. Odtąd wysyłane są one w jednym wspólnym polu. W wersji 2024.0 wprowadzono poniższe zasady identyfikacji i wysyłania danych adresowych Nabywcy, Odbiorcy i Płatnika:

W związku z powyższym w przypadku miejscowości bez nazw ulic Użytkownicy powinni stosować jedną z poniższych zasad definiowania adresu:

Elementy- towary na fakturze

Obsłużone zostały pola GTIN i GTINZ, w których wysyłany jest EAN towaru. Pole GTIN obsługiwane jest podczas wysyłki faktur sprzedaży oraz korekt faktur sprzedaży i wypełniane numerem EAN elementu faktury, pole GTINZ zaś obsługiwane jest podczas wysyłki faktur zaliczkowych i wypełniane numerem EAN elementu zamówienia. Sposób identyfikacji numeru EAN zależny jest od ustalonej opcji w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki:

Informacja o dokonanej zapłacie

Jeżeli przyjęto całościową zapłatę za fakturę, wówczas wysyłany jest stosowny znacznik zapłaty całościowej oraz termin dokonania takiej zapłaty, w a przypadku, gdy było ich wiele, wówczas termin najpóźniejszej z nich. W przypadku częściowej zapłaty za fakturę wysyłany jest znacznik zapłaty częściowej, łączna kwota zapłaty oraz termin najpóźniejszej z nich.

Lista płatności dokumentu

Do przesłania informacji o ustalonych na fakturze formach i terminach płatności za dokument wykorzystana została sekcja TerminyPlatnosci schematu e-faktury. Przy jej użyciu wysyłana jest lista płatności faktury, bez względu na to, czy dokonano już do nich zapłaty, czy też nie. Wysyłany jest termin każdej płatności, a w polu TerminPlatnosciOpis forma, kwota oraz waluta płatności.

Forma płatności dokumentu wysyłana jest wówczas, jeżeli jest ona taka sama dla wszystkich płatności faktury

Numer rachunku bankowego

W Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Dodatkowy opis

Dotychczas w sekcji Dodatkowy Opis wysyłany był opis z nagłówka dokumentu oraz opisy z poszczególnych elementów dokumentu, o ile w Konfiguracji/KSeF włączono parametr Podczas eksportu wysyłaj/Opis elementu. Tak więc zarówno dla nagłówka, jak i danego elementu można był wysłać tylko jedną informację dodatkową. W wersji 2024.0 funkcjonalność ta została rozwinięta i odtąd oprócz ww. opisów w ww. sekcji wysyłane są również te atrybuty przypisane czy to do nagłówka dokumentu, czy to do danego elementu faktury, które zostały oznaczone parametrem KSeF.

Na podstawie każdego z tak oznaczonych atrybutów wysyłana jest sekwencja danych:

Obsługa przypadków nieznanej daty zakończenia dostawy w kontekście wysyłki do KSeF

Zmienione zostały zasady obsługi pola P_6 (data zakończenia dostawy) podczas wysyłania dokumentów do KSeF oraz zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach wysłanych do KSeF. Zmiana dokonana została celem obsługi scenariuszy j.n.

W Systemie Comarch ERP XL jako data zakończania dostawy rozumiana jest data sprzedaży podana na formatce faktury. Podanie tej daty jest obowiązkowe, w oparciu o nią ustalana jest bowiem cena początkowa, promocje itp. warunki handlowe. Użytkownik nie ma możliwości, aby na dokumencie w jakiś sposób podać informację o tym, że ostateczna data zakończenia dostawy nie jest jeszcze znana. Dotychczas Użytkownik ustalał datę sprzedaży na określonym poziomie, zatwierdzał fakturę, drukował ją bez daty sprzedaży (możliwość wskazania stosownej opcji w parametrach wydruku okna pojawiającego się podczas drukowania faktury), a następnie uprawniony do tego Operator zmieniał datę sprzedaży na fakturze wówczas, gdy okazała się ona inna, niż pierwotnie ustalona na fakturze.

Aby realizacja ww. scenariusza była nadal możliwa z chwilą, gdy Użytkownik zamiast drukowania faktury będzie zobowiązany wysłać ją do KSeF dokonane zostały poniższe zmiany w zakresie obsługi daty sprzedaży:

Specjalna obsługa dokumentu (A)FSK związanego z rabatem retro

Rabat retrospektywny (rabat retro) polega na udzieleniu rabatu posprzedażowego, zazwyczaj z tytułu osiągnięcia w danym okresie określonej wielkości obrotu. W Systemie Comarch ERP XL należny Nabywcy rabat retro można rozliczać nie tylko za pomocą korekty zbiorczej (Z)FSK/FKE, ale również za pomocą ręcznej korekty A-vista (A)FSK. Dotąd taki dokument (A)FSK powiązany z rabatem retro był traktowany podczas wysyłki do KSeF jak każda inna ręczna (A)FSK, od wersji 2024.0 traktowana jest ona w sposób szczególny, jako zbiorcza korekta rabatowa z zastosowaniem poniższych zasad:

Spinacze zawierające korekty z tytułu zwrotu towaru a KSeF

Użytkownicy korzystających z KSeF powinni unikać spinania do (S)FS/FSE/RA dokumentów WZK/WKE/PAK innych niż korekta ilościowa na plus, System nie dokonuje bowiem żadnego grupowania elementów lecz wysyła każdy z nich oddzielnie, co w przypadku ww. spiętych korekt oznacza przesłanie zerowej lub ujemnej ilości elementu. Dla takich WZK/WKE/PAK rekomendowane jest rejestrowane (S)FSK/FKE/RAK lub na okoliczność takich przypadków zarejestrowanie spinacza elementów (s)FS, (s)FSE zamiast spinacza nagłówkowego

Zgodnie z objaśnieniami do schemy faktura na niewłaściwego kontrahenta (lub pomyłka w jego NIP-e) nie powinna być rejestrowana i przesyłana jako korekta danych, należy wystawić korektę całościową i nową fakturę.

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

Pewność i potwierdzenie tego, że faktura została faktycznie przyjęta w Systemie KSeF Użytkownik uzyskuje po odebraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wówczas to na fakturze zapisywany jest numer KSeF dokumentu, a status dokumentu zmieniany na Wysłano/odebrano UPO.

Pobrania UPO może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO, a może to uczynić jedną z poniżej opisanych metod.

Pobranie UPO dokonywane z formatki dokumentu

Operacja Pobierz UPO dostępna jest na zakładce [KSeF] formatki faktur sprzedaży/korekt faktur sprzedaży, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są poniższe warunki:

Pobranie UPO dokonywane jest w kontekście sesji KSeF, w ramach której dany dokument został wysłany. Jest ono pobierane kolejno dla wszystkich dokumentów wysłanych w ramach tej sesji. Tak więc, nawet jeżeli operacja pobrania UPO zostanie wywołana z formatki dokumentu, System pobierze UPO nie tylko dla niego, ale również dla innych dokumentów wysłanych w tej sesji, co obrazuje drugi z umieszczonych poniższej rysunków.

Po pobraniu UPO System zapisuje poniższe dane na fakturze/fakturach, której to UPO dotyczy:

Opcjonalnie plik .xml pobranego UPO może zostać podpięty jako załącznik faktury. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu.

Pobieranie UPO z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać pobrania UPO przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz opcji Pobierz UPO menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. opcja w menu kontekstowym pozostaje aktywna jeżeli kursor wskazuje na dokument o statusie Wysłano/nie odebrano UPO i Operator ma prawo do pobierania UPO. Aktywność opcji przy przycisku natomiast warunkowana jest ww. prawem Operatora oraz stanem dokumentu (dokument zatwierdzony), status KSeF dokumentu weryfikowany jest już po wywołaniu operacji.

Jak już napisano powyżej pobranie UPO dokonywane jest w kontekście konkretnej sesji KSeF, tj. dla wszystkich dokumentów wysłanym w ramach tej sesji. Operacja pobrania UPO z listy dokumentów, w tym dla wielu zaznaczonych polega więc na pobraniu UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tych sesji, na które wskazują zaznaczone dokumenty. Może się więc przykładowo zdarzyć, że Użytkownik zaznaczy kilka dokumentów, natomiast UPO zostanie pobrane dla kilkunastu. Użytkownik jest informowany o każdym dokumencie, dla którego pobrano UPO.

Pobieranie UPO dla bieżącej sesji KSeF

Pobrania UPO można dokonać również dla bieżącej sesji KSeF Użytkownika, tj. wszystkich dokumentów, które zostały w ramach tej sesji wysłane. Służy to tego przycisk Pobierz UPO formatki dostępnej w menu System/Sesja KSeF.

Weryfikacja poprawności faktury wg schemy KSeF

Operacja Sprawdź poprawność w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności semantycznej dokumentu tj. zgodności ze schemą e-faktury.

Dzięki tej funkcjonalności Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt sprzedaży oraz w menu kontekstowym listy FS/FSE.

Obsłużona została również automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF podczas zatwierdzania dokumentu. Jest ona dokonywana wówczas, jeżeli dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce i na definicji dokumentu włączono parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem.

Jeżeli weryfikacja dokumentu przebiegnie pozytywnie, wówczas zatwierdzanie dokumentu jest kontynuowane, w przypadku negatywnej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu nie jest możliwe.

W ramach ww. weryfikacji dokumentu System sprawdza jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Informacje z zakresu KSeF na liście faktur

Na liście dokumentów handlowych, na zakładkach [FA] i [FSE] udostępniono nowe kolumny z informacjami dotyczącymi integracji z KSeF: Status, Numer, Data wysłania.

Dokumenty mogą przyjmować jeden z poniższych statusów KSeF:

Udostępniony został filtr pozwalających na ograniczanie listy dokumentów wg Statusu KSeF. W filtrze udostępniono ww. wartości a dodatkowo wartość Wysłano, obejmującą wszystkie wysłane dokumenty bez względu na to czy pobrano już dla nich UPO czy dopiero zostanie ono pobrane.

Obsłużone zostało filtrowanie listy dokumentów FS/FSE po numerze KSeF dokumentu przy użyciu filtra prostego. Dodatkowo tabela KSeFDokumenty, przechowująca informacje dotyczące numerów KSeF, dat wysłania dokumentów do KSeF itp. dane została udostępniona w konstruktorze filtra listy dokumentów handlowych.

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej

Na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie przez Użytkownika numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem Comarch ERP XL. Na niezatwierdzonym dokumencie numer ten może wprowadzić każdy z Operatorów posiadający prawo do edycji tego dokumentu, natomiast po zatwierdzeniu dokumentu może to uczynić Operator z prawem Edycja numer KSeF na dokumentach. Edycja kontrolki zostaje zablokowana po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Fakturę wysłaną do KSeF można uznać na skutecznie wystawioną dopiero po odebraniu dla niej UPO i otrzymaniu numeru nadanego tej fakturze w KSeF. Z dotychczasowych publikacji, w tym również odpowiedzi na najczęstsze pytania dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ wynika, że wysłanie faktury poprzez System KSeF nie oznacza, że nie można jej przekazać Nabywcy również w tradycyjny sposób, papierowo, czy też elektronicznie, kanałami, jakimi dotąd posługiwały się podmioty. Kluczowa jest tutaj jednak kolejność poszczególnych operacji, tj. przekazanie Klientowi faktury w sposób tradycyjny powinno się odbyć już po tym, jak faktura taka otrzyma numer KSeF, tylko wówczas bowiem taką fakturę można uznać za wystawioną i z tą chwilą dopiero wchodzi ona do obiegu gospodarczego. Być może ww. zasady zostaną zmienione z chwilą, gdy System KSeF stanie się obowiązkowy.

W Systemie Comarch ERP XL nie przewiduje się żadnej formy blokowania drukowania faktur, czy też ostrzegania przed dokonaniem takiego wydruku, to w gestii Użytkowników leży przyjęcie odpowiednich procedur w zakresie wysyłania/drukowania faktur.

Aby ułatwić wprowadzenie/przestrzeganie ww. procedur, na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt obsłużone zostało opcjonalne drukowanie numeru KSeF dokumentu. O tym, czy taki numer ma zostać wydrukowany decyduje ustawienie parametru Drukuj numer KSeF dokumentu w oknie parametrów drukowania. Parametr ten jest dostępny wówczas, jeżeli Firma dokonuje wysyłki na serwer produkcyjny KSeF.

Drukowanie numeru KSeF zostało obsłużone na podstawowych wydrukach dostępnych dla poniższych typów dokumentów:

Numer KSeF na wydrukach faktur zakupu

Na wzór obsługi numeru KSeF na wydrukach faktur sprzedaży dodano ten numer również na wydruki faktur zakupu i ich korekty. Numer ten pojawi się na wydruku takiej faktury o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i dokument jest związany z fakturą KSeF. Numer KSeF drukowany jest na wydrukach: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, KZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (A)FZK.

Numer KSeF faktur zaliczkowych na wydrukach faktur końcowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury zaliczkowej na fakturze odliczającej taką fakturę będzie nakładał art. 106f ust. 3 Ustawy o VAT. Aby spełnić ww. wymagania na wydrukach faktur końcowych oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF. Numer ten jest drukowany o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i faktura taka posiada numer KSeF. Zmiany zostały obsłużone na fakturach końcowych: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE.

Numer KSeF poprzednich zaliczkowych na wydrukach faktur zaliczkowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF poprzednich faktur zaliczkowych będzie wynikał z art. 106f ust.4 Ustawy o VAT. Oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF, o ile faktura go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSL, FEL, KSL, KEL.

Numer KSeF korygowanej na wydrukach korekt faktur sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury korygowanej będzie nakładał art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy o Vat. Jeżeli faktura korygująca dotyczy faktury wysłanej do KSeF, wówczas na takiej korekcie należy podać numer KSeF faktury korygowanej. W związku z powyższym na wydrukach faktur korygujących sprzedaży oprócz numeru własnego faktury korygowanej drukowany jest jej numer KSeF, o ile go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, RAK, KSL, FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL, w tym korektach ręcznych FSK, (A)FSK, FKE, przy czym w tym ostatnim przypadku drukowany jest numer KSeF podany przez Użytkownika.

Ograniczenie w zakresie edycji dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumentów wysłanych na środowisko produkcyjne KSeF nie można anulować, a dokumentów A-vista usunąć. System blokuje taką operację, prezentując stosowną informację:

Dokumenty rejestrowane w aplikacji Detal a KSeF

Opisane wyżej funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF nie są dostępne w aplikacji Detal. Niezależnie od definicji dokumentu nie jest również dokonywana weryfikacja poprawności KSeF, ani też automatyczna wysyłka dokumentu. Dokumenty rejestrowane w Detalu należy wysyłać do KSeF z modułu Sprzedaż.

Tryb awaryjny rejestrowania faktur

Opublikowany w dniu 2022-12-01 projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący funkcjonowania e-fakturowania w okresie obowiązkowego stosowania KSeF zakłada poniższe zasady postępowania w przypadku awarii systemu KSeF i innych sytuacji szczególnych:
Niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu
O planowanych pracach serwisowych i związanej z nimi niedostępności KSeF Podatnicy mają być odpowiednio wcześniej informowani. Niedostępność systemu ma być krótkotrwała. W tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur, ani faktur korygujących.
Awaria KSeF
Informacja o awarii KSeF również będzie publikowana komunikatami na BIP MF. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
Zdarzenia nie związane z awarią systemu – sytuacje kryzysowe
W ww. sytuacjach faktury/faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad tj. w postaci papierowej lub elektronicznej.

Znacznik Awaria na fakturach sprzedaży

Na formatkach dokumentów sprzedaży i ich korekt udostępniony został parametr Awaria, pozwalający na stosowne oznaczenie dokumentów rejestrowanych w sytuacjach, kiedy ich wysłanie do KSeF było niemożliwe z uwagi na awarię systemu KSeF. Znacznik ten udostępniony został na formatkach j.n.:

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które podlegają wysyłce, tj. te, które mają włączony parametr Wysyłaj do KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili wysłania dokumentu do KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na dokumencie sprzedaży prezentuje poniższa tabela.

Dokumenty oznaczone parametrem Awaria mogą być wysyłane do KSeF z chwilą, gdy awaria ustanie, przy czym po ich wysłaniu ustawienie znacznika Awaria nie ulega zmianie, dzięki czemu Użytkownik może nawet w późniejszym czasie zweryfikować, dlaczego dokument został wysłany do KSeF z opóźnieniem.

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały wysłane do KSeF w kolumnie Status listy dokumentów prezentowana jest wartość Awaria, natomiast po wysłaniu takiego dokumentu do KSeF prezentowany jest aktualny, tj. wyższy status np. Wysłano/nie odebrano UPO.

W filtrze Status KSeF na liście dokumentów sprzedaży została dodana wartość Awaria pozwalająca na odfiltrowanie listy do dokumentów oznaczonych parametrem Awaria, które nie zostały dotąd wysłane do KSeF.

Znacznik Awaria na fakturach zakupu

Znacznik Awaria został udostępniony również na formatkach dokumentów zakupu: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (Z)/FZK, (A)FZK, KZL. Oznaczenie dokumentu tym parametrem oznacza, że otrzymano fakturę od Dostawcy w tradycyjny sposób z powodu awarii systemu KSeF.

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które mają włączony parametr Źródłowy z KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili powiązania dokumentu z fakturą KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na ww. dokumentach handlowych zakupu oraz fakturach (A)FZ, (A)FZK prezentuje poniższa tabela.

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały powiązane z fakturą KSeF prezentowany jest stosowny status KSeF listy dokumentów, obsłużone zostało również filtrowanie listy dokumentów wg tego statusu. Więcej na ten temat w dalszej części dokumentu.

Import faktur z KSeF

Udostępniona w wersji 2023.2 funkcjonalność importu faktur zakupu z KSeF dokonywana jest ze środowiska Demo lub środowiska Produkcyjnego, zgodnie ze wskazaną opcją sekcji Środowisko pracy KSeF.

Obsłużona została funkcjonalność pobierania z KSeF faktur, na których Nabywcą jest firma będąca Użytkownikiem Systemu Comarch ERP XL. Faktura taka nie jest jeszcze dokumentem w rozumieniu dokumentu zakupu zarejestrowanego w Systemie, ale dokumentem źródłowym dla takiego dokumentów tj. na jego podstawie Użytkownik powinien utworzyć dokument w Systemie.

Pobrane z KSeF faktury prezentowane są na dedykowanej do tego nowej liście Faktury zakupu z KSeF dostępnej w modułach: Sprzedaż, Księgowość i Zamówienia.

Import faktur zakupu odbywa się ze środowiska Demo lub Produkcyjnego, zgodnie z wcześniej opisaną opcją w Konfiguracji systemu. Importu takiego może dokonać Operator z prawem KSeF/Pobieranie faktur, uwierzytelniając się w KSeF za pomocą certyfikatu lub tokena według zasad identycznych jak podczas wysyłki faktur do KSeF. Zakres importowanych faktur zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji w dedykowanym do tego oknie pomocniczym. Możliwe jest dokonanie importu wg poniższych kryteriów:

Dla każdej z zaimportowanych z KSeF faktur prezentowane są poniższe dane:

Użytkownik może wstępnie określić czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Można to uczynić wybierając na formatce szczegółów faktury z KSeF jedną z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT w kontrolce Kwalifikacja. Przypisanie/zmiana kwalifikacji dostępne będzie w jednej z kolejnych wersji również jako operacja seryjna w menu kontekstowym listy. Kwalifikacja dokumentu prezentowana jest wprost na liście.

Właściciel

Lista faktur z KSeF ograniczana jest standardowo wg Właściciela, jak inne listy w Systemie. Podczas importu faktur z KSeF Właściciel ustalany jest na podstawie centrum, w kontekście którego zalogowany jest Operator dokonujący takiego importu. Tak ustalonego Właściciela można zmienić na formatce szczegółów danego rekordu, a w jednej z kolejnych wersji również seryjnie za pomocą stosownej opcji w menu kontekstowym. W ten sposób Użytkownik może wskazać, które centrum ma mieć dostęp do danej puli faktur z KSeF, czyli które centrum powinno zarejestrować na ich podstawie faktury zakupu w Systemie. Właściciel poszczególnych faktur KSeF prezentowany jest w stosownej kolumnie listy faktur KSeF.

Faktura

Jeżeli na podstawie danej faktury zaimportowanej z KSeF został utworzony dokument w Systemie, wówczas jego numer prezentowany jest w kolumnie Faktura. Numer ten prezentowany jest w kolorystyce właściwej dla stanu, w jakim się on znajduje.

Opis

Kontrolka Opis dostępna na formatce faktury zaimportowanej z KSeF służy do wprowadzanie przez Użytkownika dowolnych adnotacji, które prezentowane są również bezpośrednio na liście.

Obsłużony został eksport listy faktur KSeF do arkusza kalkulacyjnego.

Filtry na liście Faktur zakupu z KSeF

Lista faktur zakupu z KSeF została wyposażona w szereg filtrów:

Operacje dostępne na liście Faktur zakupu z KSeF

W wersji 2023.2 udostępnione zostały poniższe operacje dla dokumentów zaimportowanych z KSeF:

Spinanie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie

Fakturę KSeF można spiąć z dokumentem handlowym zakupu lub z fakturą zakupu A-vista zarejestrowaną wprost w Rejestrze VAT. Służy do tego stosowny przycisk pod listą oraz stosowna opcja w menu kontekstowym listy. Po wywołaniu operacji System otwiera listę faktur zakupu lub listę Rejestr VAT w trybie do wybory i dokonuje wiązania faktury KSeF ze wskazanym dokumentem. Operacja spinania dostępna jest dla faktury KSeF, która nie została odrzucona i nie została dotąd spięta z dokumentem XL-owym. Do wykonania operacji spięcia z dokumentem, który został już zatwierdzony wymagane jest prawo Operatora Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Podczas spinania dokumentów System dokonuje weryfikacji zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu XL-owego, sprawdzany jest: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj i kwalifikacja. W przypadku braku zgodności prezentowane jest stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie stanowi przeszkody do spięcia dokumentów.

Rozłączenie faktury KSeF z dokumentem systemowym

Za pomocą operacji rozłączenia faktury KSeF dostępnej jako przycisk pod listą oraz opcja w menu kontekstowym listy, w tym jako operacja seryjna, Użytkownik może wycofać operację spięcia. Aby dokonać rozpięcia z dokumentem systemowym, który został już zatwierdzony Operator musi mieć prawo Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Podgląd dokumentu utworzonego na podstawie faktury KSeF

Jeżeli dana faktura KSeF została już związana z dokumentem zarejestrowanym w Systemie, wówczas dostępny jest jej podgląd. Służy do tego stosowna opcja w menu przycisku lupy oraz opcja w menu kontekstowym listy.

W kolejnej wersji Systemu obsłużone zostaną dodatkowo poniższe operacje menu kontekstowego:

Zmiana właściciela

Operacja zmiany Właściciela pozwoli na szybką, seryjną zmianę centrum na wskazanych fakturach KSeF, a tym samym zmianę zasad dostępu poszczególnych Operatorów/centrów praw do tych dokumentów.

Zmiana kwalifikacji

Za pomocą ww. opcji Użytkownik będzie mógł dokonać przypisania/zmiany kwalifikacji na wskazanych fakturach KSeF tj. ustalić jaki typ dokumentu ma został zarejestrowany na jego podstawie: dokument handlowy czy dokument rejestrowany wprost w Rejestrze VAT, bez konieczności podnoszenia formatki szczegółów faktury.

Odrzucenie/Przywrócenie faktury KSeF

Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dokonywane jest na formatce szczegółów faktury, natomiast w kolejnej wersji dostępne będzie również jako operacja seryjna w menu kontekstowym. Faktury odrzucone prezentowane są w szarym kolorze.

Formatka podglądu faktury KSeF

Dane dotyczące danej faktury KSeF prezentowane są na dedykowanej do tego formatce, składającej się z dwóch sekcji. W sekcji lewej prezentowane są podstawowe dane dotyczące tej faktur, w sekcji prawej zaś podgląd faktury KSeF na podstawie pliku html tejże faktury.

Ww. załącznik podłączany do importowanej faktury tworzony jest podobnie jak to ma miejsce podczas wysyłki faktury tj. zależnie od opcji w Konfiguracji/KSeF zapisywany jest w bazie lub jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku plik zapisywany jest z lokalizacji wskazanej przez Użytkownika wg następującej zasady: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Na formatce prezentowane są poniższe dane:

Na prawej belce formatki dostępne są operacje: Spinaj z dokumentem i Rozłącz pozwalające na spięcie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie lub wycofanie takiej operacji, wg zasad opisanych we wcześniejszej części dokumentu.

Użytkownik może przypisać atrybuty i załączniki do zaimportowanej faktury KSeF wg zasad jak dla innych obiektów w Systemie.

Parametry KSeF na formatkach faktur zakupu

Na dokumentach zakupu udostępnione zostały informacje dotyczące powiązania danego dokumentu z fakturą źródłową pobraną ze środowiska KSeF. Dane te prezentowane są na zakładce [KSeF] formatek dokumentów:

W przypadku faktury (A)FZ, rejestrowanej na formatce uproszczonej podstawowe dane dotyczące KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne].

Włączony parametr Źródłowy z KSeF oznacza, że dany dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF. Włączony parametr Poza systemem oznacza, że dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF, ale faktura KSeF nie będzie importowana do systemu Comarch ERP XL, lecz Użytkownik poda jej numer i datę samodzielnie. Aby mógł to uczynić, musi mieć przydzielone prawo Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.

Jeżeli natomiast Użytkownik dokona spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF, o którym więcej w dalszej części dokumentu, wówczas jej Numer i Data przyjęcia w KSeF wypełniane są na ww. zakładce/sekcji automatycznie. Data odebrania to data zaimportowania faktury KSeF do Systemu. Na formatce prezentowana jest również informacja o Operatorze, który Odebrał tj. zaimportował tą fakturę z KSeF.

Domyślnie parametry: Źródłowy z KSeF i Poza systemem ustalane są na podstawie definicji dokumentu i karty kontrahenta. Jeżeli na definicji FZ/FZL w sekcji Dokument źródłowy z KSeF została wybrana opcja Nie dotyczy, wówczas parametry są wyłączone, jeżeli wybrana została opcja Pobrany z KSeF, wówczas parametr Źródłowy z KSeF jest włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano Poza systemem, wówczas oba parametry są włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas ustawienie parametrów zależne jest od ustawienia parametru Źródłowy z KSeF i Poza systemem na karcie kontrahenta.

Ustawienie parametrów aktualizowane jest podczas zmiany kontrahenta oraz podczas zmiany rodzaju transakcji na dokumencie, o ile dany dokumencie nie został dotąd związany z fakturą KSeF.

Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawienia ww. parametrów. Parametr Źródłowy z KSeF jest dostępny do edycji, o ile spełnione są poniższe warunki:

Parametr Poza systemem jest dostępny do edycji o ile spełnione są poniższe warunki:

Zmiany ustawienia ww. parametrów można dokonać również seryjnie, przy pomocy udostępnionych w menu kontekstowym opcji: Zaznacz parametr KSeF i Odznacz parametr KSeF.

Dla ww. dokumentów zakupu/korekt dokumentu zakupu udostępniona została możliwość spięcia danego dokumentu z fakturą zaimportowaną z KSeF oraz rozłączenia tych dokumentów, jeżeli takiego spięcia dokonano niesłusznie. Operacja Spinaj z KSeF dostępna jest z formatki dokumentu zakupu, zakładka [KSeF] oraz z menu kontekstowego listy FZ. Po wywołaniu tej operacji System otwiera listę Faktury zakupu z KSeF w trybie do wybory i wiąże dany dokument systemowy ze wskazaną fakturą KSeF. Operacja spięcia dla danego dokumentu systemowego dokonywana jest, o ile spełnione są poniższe warunki:

Spięcie ze wskazaną fakturą KSeF uda się, o ile faktura ta nie została odrzucona i nie została dotąd związana z dokumentem systemowym. Podczas spinania dokumentów System weryfikuje zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu systemowego: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj, kwalifikacja i w przypadku braku zgodności prezentuje stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie jest jednak przeszkodą do dokonania spięcia.

Za pomocą operacji Rozłącz z KSeF dostępnej na formatce dokumentu zakupu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu Użytkownik może wycofać operację spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF. Operacja rozłączenia danego dokumentu jest dokonywana wówczas, jeżeli spełnione są poniższe warunki:

Faktura systemowa, dla której dokumentem źródłowym jest faktura zaimportowana z KSeF powinna zostać zweryfikowana przez Użytkownika pod względem jego zgodności z zaimportowanym dokumentem. Oznaczenia dokumentu jako zweryfikowanego oraz cofnięcia dokumentu do weryfikacji można dokonać za pomocą opcji: Oznacz jako zweryfikowany i Cofnij do: niezweryfikowany dostępnych w menu przycisku na prawej belce formatki dokumentu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu.

Dokumentu zakupu powiązanego z dokumentem KSeF nie można zatwierdzić, jeżeli nie zostanie on oznaczony jako zweryfikowany.

Operacje seryjne na liście faktur zakupu z KSeF

Na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF obsłużone zostały poniższe operacje seryjne:

Zmiany na liście i formatce faktury zakupu spiętej z fakturą KSeF

Zmiany na liście faktur zakupu

Na liście faktur zakupu dodane zostały kolumny sekcji KSeF: Status, Numer, Data przyjęcia. W kolumnie Numer prezentowany jest numer KSeF dokumentu źródłowego, na podstawie którego zarejestrowany został dany dokument, w kolumnie Data przyjęcia zaś data przyjęcia tego dokumentu źródłowego w KSeF. Kolumna Status wypełniana jest wartościami j.n.

Pod listą faktur zakupu udostępniony został filtr Status KSeF pozwalający na ograniczanie listy do faktur niespiętych, spiętych (wszystkich, niezweryfikowanych, zweryfikowanych), takich, których KSeF nie dotyczy oraz tych, które zostały zarejestrowane podczas awarii systemu KSeF.

Wizualizacja faktury KSeF na formatce faktury zakupu

Formatka dokumentu zakupu powiązanego z fakturą KSeF została obsłużona podobnie jak FZ wczytana przez OCR. Na prawej belce dostępny jest stosowny przycisk włączający/wyłączający specjalny tryb formatki, przy którym jest ona dzielona na sekcję lewą właściwą dla dokumentu i sekcję prawą z podglądem faktury KSeF. Dokonywana w sekcji prawej wizualizacja faktury KSeF dokonywana jest na podstawie pliku xml będącego załącznikiem faktury KSeF, z którą spięty jest bieżący dokument. Użytkownik ma możliwość dokonania wydruku tej wizualizacji.

W menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF dostępne są od wersji 2023.2 opcje pozwalające na oznaczenie dokumentu jako zweryfikowanego przez Użytkownika oraz cofanie go do stanu niezweryfikowanego. Wygląd przycisku zależny jest do tego, czy dokument został już zweryfikowany czy też nie. System nie pozwala na zatwierdzenie dokumentu zakupu powiązanego z KSeF, jeżeli nie został on oznaczony jako zweryfikowany. Operacja oznaczania dokumentu jako zweryfikowanego/cofania do stanu niezweryfikowanego dostępna jest od wersji 2023.2, w tym również jako opcja w menu kontekstowym listy.

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej FZK

Podobnie jak to było dotąd na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE również na ręcznej FZK udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem.

Dalsze plany w zakresie integracji z KSeF

W kolejnych wersjach Systemu planowany jest dalszy rozwój funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF, obejmujący: