XL154 – Krajowy System e-Faktur

W zakresie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w wersji 2022.1 Systemu udostępniono elementy funkcjonalne o charakterze demonstracyjnym, mające na celu zapoznanie Użytkowników z planowanym sposobem obsługi tej integracji.

W wersji 2023.0 udostępniono pełną integrację z KSeF w zakresie eksportu faktur i ich korekt zarówno na środowisko Demo jak i środowisko produkcyjne.

Uwaga

W dniu 2022-12-01 na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzający obligatoryjne fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur.

Z dniem 1 września 2023 roku zaczęła obowiązywać struktura logiczna FA(2) faktury ustrukturyzowanej. Aby móc wysyłać faktury zgodnie z tą strukturą należy w Konfiguracji systemu, na zakładce [KSeF] w kontrolce Schemat faktury wybrać wartość FA(2). W kreacji i konwersji bazy do wersji 2024.0 schemat ten jest ustalany automatycznie.

Ww. wersja schematu jest jedyną obowiązującą strukturą faktury KSeF, aby więc korzystać z funkcjonalności integracji systemu Comarch ERP XL ze środowiskiem KSeF zarówno w zakresie eksportu jak i importu danych konieczna jest praca na wersji 2023.2.1 lub wyższej Systemu oraz wybór ww. schematu w Konfiguracji.

Wysyłka faktur na środowisku Demo służy do przygotowania Firmy do planowanej od 2024 roku obligatoryjności systemu KSeF. Wysłanie faktury na środowisko produkcyjne zaś jest jednoznaczne z wprowadzeniem takiej faktury do obiegu gospodarczego i należy go dokonywać w sposób rozważny.

Funkcjonalność eksportu i importu faktur do KSeF jest dostępna w ramach jednej z poniższych metod licencjonowania:

Uwaga

Okres promocyjny, w którym można bezpłatnie korzystać z funkcjonalności eksportu/importu dokumentów do/z Krajowego Systemu e-Faktur dla wersji 2023.2.4 oraz 2024.0.1, 2024.0.2, 2024.0.3 trwa do 30 czerwca 2024 roku.

Dla wersji 2024.0.4 i kolejnej jej aktualizacji okres promocyjny został przedłużony do 31.10.2025 r.

Uwierzytelnianie Użytkownika w KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF wymaga stosownego uwierzytelnienia Użytkownika na platformie KSeF. W Comarch ERP XL udostępniono możliwość dokonywania takiego uwierzytelniania za pomocą tokena oraz za pomocą certyfikatu. O tym, z której z ww. metod korzysta dany Użytkownik decyduje stosowny parametr na jego karcie.

Tokeny przypisywane są na poszczególnych pieczątkach firmy. Użytkownik ma możliwość samodzielnego wprowadzenia/wklejenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF, jak również możliwość wygenerowania go przy użyciu operacji Generuj, dostępnej na niearchiwalnej pieczątce na której podano NIP, a na której dotąd takiego tokena nie wygenerowano/nie przypisano.

Tokem generowany jest w oparciu o numer NIP pieczątki i certyfikat wskazany przez Użytkownika. Tak generowany token otrzymuje wszystkie role: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami.

Uwaga

Generując token czy to dla środowiska Demo, czy to dla środowiska Produkcyjnego należy uwierzytelniać się rzeczywistym certyfikatem, natomiast należy wygenerować go oddzielnie dla każdego z ww. środowisk.

Użytkownik ma możliwość usunięcia tokena z pieczątki poprzez usunięcie zawartości kontrolki Token KSeF. Usunięcie tokena z pieczątki nie oznacza jego dezaktywacji w KSeF. Takiej dezaktywacji należy dokonywać bezpośrednio w KSeF, np. na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/ udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Token jest kopiowany na pieczątkę tworzoną w wyniku archiwizacji poprzedniej pieczątki oraz podczas kopiowania pieczątki metodą <Ctrl>+<Insert>. Sama zmiana tokena nie powoduje natomiast archiwizacji pieczątki.

Na pieczątce z przypisanym tokenem niedostępna jest edycja numeru NIP, aby więc dokonać na niej zmiany NIP‑u należy najpierw usunąć z niej token.

Jeżeli na pieczątce firmy przypisanej do centrum, w kontekście którego zalogowany jest Użytkownik przypisano token i w karcie tego Operatora włączony jest parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena, wówczas taki Operator jest uwierzytelniany w KSeF automatycznie. Jeżeli do danego centrum nie przypisano pieczątki, wówczas do autoryzacji pobierany jest token przypisany na pieczątce centrum głównego.

Jeśli ww. parametr karty Operatora jest wyłączony lub na pieczątce nie zdefiniowano tokena, wówczas przed operacją wysłania faktury, czy też pobrania UPO wymagane jest wskazanie certyfikatu przez Użytkownika.

Wskazany przez Użytkownika certyfikat jest przez System zapamiętywany aż do zamknięcia modułu, czy też zmiany kontekstu pracy Operatora.

Uwaga

Wyjątek i zarazem ograniczenie w wysyłce przy użyciu tokena dotyczy seryjnej wysyłki faktur dokonywanej w trybie wsadowym, o czym więcej w rozdzale dotyczącym Konfiguracji systemu. KSeF nie przewiduje wówczas możliwości uwierzytelniania za pomocą tokena. Do takiej wysyłki wymagane jest wskazanie certyfikatu.

Prawa z zakresu KSeF na karcie operatora

Nie każdy Operator może dokonywać wysyłki dokumentów do KSeF/pobierać UPO z KSeF. O takiej możliwości decyduje prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO na jego karcie. Parametr Edycja numeru KSeF natomiast decyduje o tym, czy Operator może wprowadzić na dokument numer KSeF dokumentu i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF. Taka edycja możliwa jest wyłącznie na tych dokumentach, które są oznaczone jako wysłane do KSeF poza systemem (np. zostały wysłane przez inny system/aplikację), omówione w dalszej części dokumentu. Parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena decyduje o tym, czy dany Operator ma być uwierzytelniany za pomocą tokena, o czym napisano powyżej.

W zakresie operacji związanych z KSeF dodane zostało nowe prawo Operatora: Pobieranie faktur, decydujące o tym, czy Operator ten może pobierać faktury zakupu ze środowiska KSeF. Dodatkowo rozszerzony został zakres prawa Edycja numeru KSeF na dok./Spinanie z KSeF na zatw. dok. Odtąd prawo to jest wymagane do dokonania poniższych operacji:

 

Parametry KSeF w Konfiguracji systemu

W oknie Konfiguracji udostępniona została nowa zakładka [KSeF] a na niej parametry dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Środowisko pracy KSeF

Ww. opcja decyduje o tym, czy Firma jedynie testuje funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF pracując na wersji Demo, tj. wysyłając faktury na serwer demo Ministerstwa Finansów, czy też używa tej funkcjonalności produkcyjnie, tj. rejestruje w pełni ustrukturyzowaną e-fakturę i wysyła ją na serwer produkcyjny MF.

Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego. Podczas zmiany środowiska na produkcyjne System usuwa z pieczątek wszystkie zdefiniowane tokeny oraz wszystkie informacje dotyczące dotychczasowych operacji KSeF na dokumentach. Po wysłaniu faktury na środowisko produkcyjne KSeF powrotna zmiana środowiska na Demo nie jest już możliwa. Zmiany środowiska KSeF należy dokonywać wówczas, gdy żaden inny Użytkownik nie pracuje w Systemie. Operator dokonujący zmiany środowiska KSeF na produkcyjne musi potwierdzić, że jest świadom ww. operacji.

 

Opcja decydująca o sposobie dokonywania eksportu wielu dokumentów jednocześnie

Podczas wysyłania do KSeF jednego dokumentu wysyłka taka dokonywana jest w ramach sesji interaktywnej. Podczas wysyłki seryjnej wielu zaznaczonych dokumentów natomiast o sposobie dokonywanie tej wysyłki decyduje ustawienie opcji w sekcji Eksport wielu dokumentów. Wybór opcji Sesja interaktywna oznacza, że każda z zaznaczonych faktur zostanie wysłana w oddzielnym pliku, wybór opcji Plik wsadowy natomiast oznacza, że wszystkie one zostaną wysłane w jednej paczce.

Uwaga

W przypadku wysyłki wsadowej należy wziąć pod uwagę fakt, że w przypadku, gdy jedna/dowolna z faktur zostanie przez KSeF uznana za nieprawidłową, odrzucona zostanie cała paczka dokumentów.

W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Parametry dotyczące zapisywanie pliku wysłanej faktury oraz pobranego urzędowego poświadczenia odbioru jako załącznika faktury

W wersji 2023.0 obsłużona została funkcjonalność podpinania pliku .xml wysyłanej faktury oraz pliku .xml pobieranego UPO jako załączników do faktury. Załączniki te tworzone są o ile włączony jest stosowny parametr sekcji Zapisuj jako załącznik. Tak tworzone załączniki oznaczane są nowym typem załącznika – Plik KSeF.

Jeżeli Użytkownik decyduje się na tworzenie ww. załącznika/załączników wówczas ma możliwość wyboru, czy ma być on zapisywany w bazie, czy jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku Użytkownik może wskazać katalog, w którym mają być te pliki zapisywane. Katalog ten można wskazać również w Parametrach komputera/[Wymiana danych].

Zasada zapisywania plików jest następująca: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Parametry sekcji Podczas eksportu wysyłaj 

W ww. sekcji Użytkownik decyduje, czy dla poszczególnych elementów faktury ma być wysyłana ilość/cena dla jednostki głównej, czy jednostki pomocniczej użytej na elemencie, a także ma możliwość wskazania czy System ma wysyłać w pliku opis z elementu faktury.

W wersji 2023.2 w Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Dotychczas jako numer dokumentu wysyłanego/korygowanego wysyłany był numer obcy dokumentu z kontrolki Faktura na zakładce [Nagłówek] formatki dokumentu, domyślnie ustalany na podstawie numeru systemowego FS/FSK. Dla tych Użytkowników, którzy wykorzystują to pole do dodatkowego oznaczania dokumentów, udostępniona została możliwość wysyłania do KSeF numeru systemowego dokumentu. O tym, który z numerów (własny/obcy) ma został wysłany decyduje stosowny parametr w Konfiguracji systemu.

Struktura e-faktury umożliwia przesyłanie informacji o numerach partii towarów, z której/których pochodzą towary będące przedmiotem transakcji dokumentowanej fakturą. Od wersji 2023.2 System obsługuje ich wysyłania. Ww. dane przesyłane są wówczas, jeżeli w Konfiguracji systemu włączony zostanie parametr Podczas eksportu wysyłaj/Numer partii towaru.

Jako partia towaru wysyłana jest wartość tekstowa ustalona na podstawie: kodu towaru, cechy dostawy, EAN-u dostawy i daty ważności dostawy, o ile dostawy posiadają takie dane.

Zmienione zostały zasady aktywności kontrolki pozwalającej na podanie ścieżki do katalogu, w którym zapisywane mają być załączniki KSeF wysyłanych/importowanych faktur. Zapisywanie takich załączników dla wysyłanych faktur jest opcjonalne, natomiast dla faktur pobieranych ze środowiska KSeF zapisywane są one zawsze, stąd parametr Zapisuj jako załącznik/Plik importowanej faktury ma jedynie charakter informacyjnych jest włączony na trwale. Co za tym idzie kontrolka wyboru katalogu pozostaje aktywna cały czas.

Udostępniona w wersji 2024.1 sekcja Klucz KSeF nie jest obsługiwana. Została ona dodana w ramach prac przygotowawczych do obsługi licencjonowania KSeF. Jak napisano we wcześniejszej części dokumentu okres promocyjny, w którym można bezpłatnie korzystać z funkcjonalności eksportu/importu dokumentów do/z Krajowego Systemu e-Faktur został przedłużony do 31.10.2025.

Zakładka Import w Konfiguracji/KSeF

W Konfiguracji systemu na zakładce [KSeF] dodana została pod-zakładka [Import], a na niej szereg parametrów. Parametry te stanowią element  funkcjonalności tworzenia dokumentu zakupu w Systemie Comarch ERP XL na podstawie faktury zakupu zaimportowanej z KSeF.

Parametry KSeF na definicji dokumentu

Na definicję dokumentów FS, FSE, FSL i FEL dodane zostały stosowne parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentu w danym centrum w zakresie wysyłki do KSeF.

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako podlegający wysyłce do KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami na karcie kontrahenta decyduje o tym, czy faktury rejestrowane dla danego kontrahenta podlegają wysyłce do KSeF, a jeżeli tak, to czy będzie ona dokonywana z Systemu Comarch ERP XL czy poza nim. Domyślnie parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF kart kontrahentów jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem wzorca kontrahenta.

Ww. zasady zostały utrzymane, natomiast wprowadzona została zależność pomiędzy statusem kontrahenta (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i parametrem WSTO a parametrami KSeF – po zmianie statusu na odbiorca detaliczny i/lub po włączeniu WSTO parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF jest automatycznie wyłączany, choć nadal dostępny do edycji.

Podczas konwersji bazy System wyłącza parametr wysyłki do KSeF na kartach typu odbiorca detaliczny oraz tych, które mają włączony parametr WSTO. Na pozostałych kartach ustawienie parametru pozostaje bez zmian.

Podobna zależność wprowadzona została na wzorcu (grupie) kontrahenta.

Uwaga

Ww. zależności pomiędzy statusem kontrahenta a wysyłką do KseF będą właściwe z chwilą, gdy KSeF stanie się obowiązkowy i mają na celu przygotowanie Użytkownika do właściwego oznaczania faktur w kontekście wysyłki do KSeF. Jeżeli Użytkownik już obecnie wysyła produkcyjnie faktury do KSeF powinien na kartach odbiorców detalicznych oraz podmiotów, z którymi rejestruje transakcje w procedurze OSS włączyć parametr wysyłki do KSeF a wyłączyc go dopiero 1 lipca 2024.

Parametr Automatycznie podczas zatwierdzania definicji dokumentu, jak sama nazwa wskazuje decyduje o tym, czy podczas zatwierdzania dokumentu czy to z formatki czy to z listy ma być on automatycznie wysłany do KSeF. Obsłużona została również opcjonalna kontrola poprawności semantycznej dokumentu ze schemą KSeF przed jego zatwierdzeniem. Jest ona dokonywana o ile na definicji dokumentu włączony jest parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem. W związku z tym, że przed wysłaniem dokumentu do KSeF System najpierw wstępnie weryfikuje jego poprawność, po zaznaczeniu parametru wysyłki podczas zatwierdzania parametr weryfikacji w KSeF jest automatycznie włączany.

Na definicji FZ/FZL, w sekcji Dokument źródłowy z KSeF udostępnione zostały parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentów w zakresie ich powiązania z systemem KSeF.

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako rejestrowany na podstawie faktury pobranej z KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami Źródłowy z KSeF i Poza systemem sekcji KSeF/Zakup karty kontrahenta decyduje o tym, czy faktury od danego Dostawcy będą rejestrowane na podstawie faktur pobranych z KSeF, a jeżeli tak, to czy będą pobierane z KSeF do Systemu Comarch ERP XL czy poza nim.

Domyślnie parametr Źródłowy z KSeF kart dostawców krajowych jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony, w przypadku kart dostawców zagranicznych oba parametry są domyślnie wyłączone. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem aktualizacji kart przy pomocy wzorca kontrahenta.

Parametry KSeF na formatkach faktur sprzedaży i ich korekt

Na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt faktur sprzedaży udostępniona została zakładka [KSeF], na której prezentowane są poniższe informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF.

Ww. parametry ustalane są domyślnie na podstawie opcji wybranej w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF definicji dokumentu. Jeżeli na definicji wybrano opcję Nie wysyłaj, wówczas ww. parametry są domyślnie wyłączone, jeżeli wybrano opcję Wysyłaj, wówczas parametr Wyślij do KSeF zostaje włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano opcję Poza systemem, wówczas oba parametry na dokumencie zostają włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas parametry ustalana są zależy od ustawienia parametrów KSeF na karcie kontrahenta, dla którego rejestrowana jest faktura.

Ww. zasada ustalania parametrów na podstawie definicji dokumentu dotyczy również tworzenia nowego dokumentu poprzez kopiowanie <CTRL>+<Insert>, natomiast na korektach ww. parametry ustalane są na podstawie dokumentu korygowanego.

Edycja parametru Wyślij do KSeF jest możliwa pod poniższymi warunkami:

Użytkownik może dokonać zmiany ustawienia ww. parametru również w sposób seryjny, przy użyciu stosownych opcji menu kontekstowego listy FS/FSE.

Edycja parametru Poza systemem jest możliwa na dokumencie, który nie został dotąd wysłany do KSeF, przy czym

Zaznaczenie parametrów Wyślij do KSeF/Poza systemem na dokumencie oznacza, że dokument został/zostanie wysłany do KSeF poza Systemem Comarch ERP XL. Na tak oznaczonym dokumencie Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dokumentach może samodzielnie wprowadzić dane dotyczące KSeF: numer KSeF dokumentu, status KSeF, numer sesji, numer referencyjny dokumentu oraz daty wysłania/przyjęcia/odebrania UPO.

Ww. numer jest to numer identyfikujący fakturę, nadawany przez KSeF i zapisywany na dokumencie po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Status KSeF zmieniany jest automatycznie podczas operacji wysyłania faktury i pobierania UPO i może przyjąć jedną z poniższych wartości:

Ww. zakładka dostępna jest na formatkach poniższych typów dokumentów:

Użytkownik ma możliwość dokonania poniższych operacji bezpośrednio z formatki ww. dokumentów. Służą do tego stosowne opcje dostępne na prawej belce zakładki [KSeF] dokumentu. Operacje te zostały omówione w dalszej części dokumentu.

Na uproszczonej formatce dokumentu (A)FS podstawowe dane z zakresu KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne}, a ww. operacje z zakresu weryfikacji/wysyłki do KSeF/pobierania UPO dostępne są z każdej zakładki tej formatki. Wysyłka, w tym seryjna z listy Rejestru VAT planowana jest w jednej z kolejnych wersji.

Od wersji 2019.0 uprawniony do tego Użytkownik tj. Operator z prawem Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać datę sprzedaży na zatwierdzonych dokumentach: FS, (S)FS, (s)FS, RA, WZ, FSL, FSE, (S)FSE, (s)FSE, WZE, FEL do chwili ich zaksięgowania. W wersji 2023.0 warunek ten został zmieniony i na dokumencie wysłanym produkcyjnie do KSeF żaden Operator już tej daty nie mógł zmieniać. Blokada ta okazała się niesłuszna ze względu na przypadki, kiedy to data zakończenia dostawy nie jest znana w chwili wysłania dokumentu do KSeF. W wersji 2024.0 blokadę tą usunięto i Operator z ww. prawem może zmieniać datę sprzedaży również na dokumentach wysłanych do KSeF.

Zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach handlowych i fakturach A-vista przedstawiają poniższe tabele:

Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonej FS
Zatwierdzona, niezaksięgowana		Zaksięgowana
Czy Operator posiada prawo Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie		Blokada edycji
Nie	Tak
Blokada edycji	Możliwość edycji

Edycja daty sprzedaży na (A)FS/FSK
Niezaksięgowana			Zaksięgowana
Czy dokument został wysłany do KSeF			Blokada edycji
Nie	Tak
Możliwość edycji	Czy Operator ma prawo Edycja daty sprzedaży na zatw. dokumencie
	Nie	Tak
	Blokada edycji	Możliwość edycji

Zmiany w zakresie edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży

Od wersji 2019.1 Operator z prawem Edycja numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie może zmieniać numer obcy na dokumencie zatwierdzonym, w tym również zaksięgowanym. W wersji 2023.0 wprowadzona została blokada edycji tego numeru na dokumencie, który produkcyjnie został wysłany do KSeF. W wersji 2024.0 warunek ten został nieco zmieniony, w związku z parametryzacją w zakresie wysyłanego numeru dokumentu. Jeżeli parametr w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Numer dokumentu ustawiony jest na Systemowy, wówczas Operator z prawem jw. może edytować ten numer również po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Zasady edycji numeru obcego na zatwierdzonym dokumencie sprzedaży przedstawiają poniższe tabele:

Edycja numeru obcego na zatwierdzonej FS (w tym również zaksięgowanej) Edycja numeru obcego na zaksięgowanej (A)FS/FSK
Czy Operator ma prawo Edycja nr obcego na zatwierdzonym dokumencie
Nie	Tak
Możliwość edycji	Podczas eksportu wysyłaj/numer dokumentu
	Systemowy	Obcy
	Możliwość edycji	Czy dokument został wysłany do KSeF
		Nie	Tak
		Blokada edycji	Możliwość edycji

Edycja numeru obcego na niezaksięgowanej (A)FS, (A)FSK
Podczas eksportu wysyłaj/numer dokumentu
Systemowy	Obcy
Możliwość edycji	Czy dokument został wysłany do KSeF
	Nie	Tak
	Możliwość edycji	Blokada edycji

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej

Na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE/FZK udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie przez Użytkownika numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem Comarch ERP XL. Na niezatwierdzonym dokumencie numer ten może wprowadzić każdy z Operatorów posiadający prawo do edycji tego dokumentu, natomiast po zatwierdzeniu dokumentu może to uczynić Operator z prawem Edycja numer KSeF na dokumentach. Edycja kontrolki zostaje zablokowana po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Sesje KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF odbywa się w ramach konkretnej sesji KSeF danego Użytkownika. W przypadku wysyłki interaktywnej, tj. dokonywanej dla pojedynczego dokumentu czy też wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Sesja interaktywna sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu sesja nawiązywana jest podczas wysłania pierwszego dokumentu po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP XL. Wysyłka kolejnych faktur odbywa się już w ramach tej sesji, aż do jej zamknięcia. Sesja zamykana jest podczas/wskutek:

Informacja o aktualnej sesji interaktywnej bieżącego Operatora dostępna jest w menu System/Sesja KSeF. Użytkownik ma tutaj możliwość samodzielnego zakończenia danej sesji, czy też pobrania UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tej sesji.

W przypadku wysyłki dokonywanej w trybie wsadowym, czyli wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Plik wsadowy sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu każda taka wysyłka dokonywana jest w ramach odrębnej sesji.

Numer sesji KSeF w ramach której został wysyłany dany dokument jest prezentowany na zakładce [KSeF] formatki dokumentu.

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłanie dokumentów do KSeF obejmuje poniższe typy dokumentów:

O tym, czy wysyłka jest wysyłką testową, mającą na celu jedynie weryfikację poprawności danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL, poprawności ich interpretacji, poprawności procedur wdrożonych w Firmie czy też jest rzeczywistym wprowadzeniem faktury do obiegu gospodarczego decyduje opisane wyżej ustawienie opcji Środowisko pracy na zakładce [KSeF] Konfiguracji systemu.

Wysłania dokumentu do KSeF może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Wysłanie dokumentu może być dokonane jedną z poniżej opisanych metod.

Automatyczne wysyłanie faktur podczas ich zatwierdzania

Operacja automatycznej wysyłki dokonywana jest wówczas, jeżeli na definicji tego typu dokumentu włączony jest parametr Automatycznie podczas zatwierdzania i dokument oznaczony jest jako podlegający wysyłce w systemie Comarch ERP XL, tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony. Taka wysyłka realizowana jest zarówno podczas zatwierdzania dokumentu z jego formatki, jak i podczas jego zatwierdzania opcją menu kontekstowego listy dokumentów, w tym podczas seryjnego zatwierdzania wielu zaznaczonych dokumentów.

Przed zatwierdzeniem dokumentu połączonym z automatyczną wysyłką System weryfikuje jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Jeżeli Operator nie ma prawa do wysyłania faktur do KSeF, wówczas zatwierdzenie dokumentu oznaczonego jako podlegający automatycznej wysyłce do KSeF jest niemożliwe, podobnie w przypadku gdy zatwierdzany dokument nie przejdzie pozytywnie wstępnej weryfikacji zgodności ze schemą e-faktury.

Wysyłka faktury dokonywana z jej formatki

Operacja Wyślij do KSeF dostępna jest na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki

Seryjna wysyłka faktur z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać wysłania faktury przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz za pomocą opcji Wyślij do KSeF menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. przycisk pod listą dokumentów FS/FSE jest aktywny o ile kursor wskazuje na zatwierdzony dokument i Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF, pozostałe warunki niezbędne do wysłania dokumentu są sprawdzane już po uruchomieniu operacji. Natomiast zasady dostępności opcji w menu kontekstowym są identyczne jak opisane dla przycisku formatki dokumentu.

Warunki skutecznej wysyłki dokumentu do KSeF

System dokonuje wysyłki danego dokumentu, o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki. Spełnienie niektórych z nich decyduje o dostępności opcji wysyłki, niektóre zaś sprawdzane są już po jej wywołaniu. Poniżej znajduje się ich pełna lista:

Uwaga

W przypadku Firm wielooddziałowych, posługujących się wieloma pieczątkami i NIP-ami istotne jest, aby Użytkownik dokonujący wysyłki dokumentu był zalogowany w centrum, które ten dokument zarejestrowało.

Status wysyłki dokumentu do KSeF

Na fakturach wysłanych do KSeF obsłużono zapisywanie i prezentowanie tekstowego statusu wysyłki, czyli informacji otrzymanej ze środowiska KSeF w trakcie komunikacji z tym środowiskiem. W Konfiguracji/KSeF dodana została możliwość wskazania czasu oczekiwania Systemu Comarch ERP XL na odpowiedź serwera KSeF podczas wysyłania dokumentów. Otrzymana w tym czasie informacja zwrotna z KSeF prezentowana jest w kontrolce Status wysyłki każdego z wysłanych dokumentów.

Ww. status wysyłki aktualizowany jest na dokumencie podczas pobierania UPO dla danego dokumentu.

Treść informacji otrzymanej ze środowiska KSeF poprzedzona jest numerem, pozwalającym Użytkownikowi na lepsze rozpoznanie, na jakim etapie wysyłki dokumentu zakończyła się komunikacja z KSeF. KSeF przewiduje poniższe statusy informacji:

Ww. funkcjonalność zapisywania statusu wysyłki została połączona z wprowadzeniem dodatkowego statusu KSeF dokumentu: W trakcie wysyłki. Statusem tym oznaczane są te faktury, dla których w określonym w Konfiguracji czasie otrzymano informację zwrotną z przedziału <300-400), o którym mowa poniżej, czyli dla dokumentu tego istnieje duże prawdopodobieństwo jego przyjęcia w KSeF, ale nie pewność co do tego zdarzenia. Dla dokumentów o takim statusie KSeF Użytkownik ma możliwość wykonania operacji pobrania UPO, po której zyska pewność, że dokument został faktycznie przyjęty w KSeF.

Nowy status KSeF dokumentu został uwzględniony na formatce dokumentu, na liście dokumentów w kolumnie KSeF/Status oraz w filtrze Status KSeF listy faktur sprzedaży.

Pełna interpretacja w Systemie Comarch ERP XL informacji zwracanych przez środowisko KSeF przedstawiona została w poniższej tabeli.

Status informacji z KSeF
Numer informacji	Znaczenie informacji	Status KSeF dokumentu ustalany w Comarch ERP XL
<100 – 200)	Kod inicjalny, proces jest w trakcie lub został zainicjowany, ale nie został jeszcze rozpoczęty	Dokument traktowany jako niewysłany do KSeF
<200 – 300)	Sukces, proces został zakończony poprawnie	Wysłano/nie odebrano UPO
<300 – 400)	Kod operacyjny, proces jest w trakcie realizacji zdefiniowanych zadań	W trakcie wysyłki
<400 – 500)	Kod terminalny, błąd, proces został zakończony ze względu na wystąpienie błędu biznesowego	Odrzucony

Podczas komunikacji ze środowiskiem KSeF zdarzają się sporadycznie sytuacje, w którym środowisko to staje się chwilowo niedostępne lub połączenie z nim jest niestabilne. W takich przypadkach mogą się pojawić chwilowe problemy w zakresie czy to wysyłki dokumentów, czy to ustalania prawidłowego statusu wysyłki na takich dokumentach. Użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę na przypadki j.n.

W obu ww. przypadkach Użytkownik powinien zalogować się bezpośrednio do środowiska KSeF i sprawdzić, czy dokumenty, podczas wysyłania których pojawiał się ww. błąd znajdują się na serwerze KSeF. Jeżeli faktury zostały przyjęte przez KSeF, wówczas na tych dokumentach w Systemie Comarch ERP XL należy poprawić status KSeF. W tym celu należy na dokumencie zaznaczyć parametr Poza systemem, a następnie wprowadzić numer KSeF dokumentu, datę wysłania, przyjęcia, pobrania UPO oraz ustalić status na Wysłano/Odebrano UPO. Na zatwierdzonym dokumencie może to uczynić Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dok./ Spinanie z KSeF na zatw. dok.

Faktury wysłane do KSeF są dostępne w aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/.

Każdą z przesłanych faktur można w niej obejrzeć, jak również pobrać.

Mapowanie danych na strukturę logiczną e-faktur wg schemy FA(2)

Uwaga

Wprowadzona w wersji 2023.0 Systemu i opisana w niniejszym dokumencie integracja z KseF opiera się na dotychczasowych regulacjach i schemie FA(2).

Wszystkie dane przesyłane przez System do KSeF ustalane są za pomocą stosownych funkcji/procedur, które mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu mapowania danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL na strukturę logiczną e-faktur zostały opisane w odrębnym dokumencie. W niniejszym rozdziale opisano jedynie te, które wymagają szczególnej uwagi Użytkowników.

Numer faktury

Jako numer faktury wysyłany jest numer obcy dokumentu. Przyjęto tutaj identyczną zasadę, jaka obowiązuje w JPK_FA, CUK i innych deklaracjach. W jednej z kolejnych wersji zachowanie Systemu zostanie w tym względnie sparametryzowany i wysyłany będzie numer własny (systemowy) lub numer obcy dokumentu.

Dane Sprzedawcy

Ww. dane ustalane są na podstawie danych z pieczątki przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy. Nazwa i adres pobierane są z zakładki [Deklaracje] i [Deklaracje cd.], czyli wg zasad obowiązujących dla JPK_FA i innych deklaracji. Na wydrukach faktur dane Sprzedawcy pobierane są z zakładki [Ogólne] tejże pieczątki, w związku z czym Użytkownicy powinni zadbać o zgodność tych danych na poszczególnych zakładkach pieczątki. W przypadku Sprzedawcy będącego osobą fizyczną jako nazwisko przyjmowana jest ta wartość z pola Nazwa, po której występuje pierwszy przecinek, a jako imię przyjmowana jest wartość pomiędzy pierwszym a drugim przecinkiem pola Nazwa.

Imię i nazwisko Nabywcy będącego osobą fizyczną

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) dokonana została zmiana zasad przesyłania nazwy Nabywcy, Odbiorcy oraz Płatnika. Zgodnie ze schematem FA(2) wysyłana jest ona w ten sam sposób niezależny od rodzaju podmiotu (podmiot gospodarczy/osoba fizyczna). W związku z powyższym od wersji 2024.0 nazwa ww. podmiotów wysyłana jest zawsze na podstawie zawartości kontrolek z nazwą kontrahenta (pól: Kna_Nazwa1, Kna_Nazwa2 i Kna_Nazwa3). Nie ma już więc potrzeby dzielenia nazwy na imię i nazwisko, ani honorowania dodatkowych atrybutów, jak to było czynione dotychczas.

Adres nabywcy

Pomiędzy schematami FA(1) i FA(2) nastąpiły również zmiany w sposobie wysyłania danych adresowych Podmiotów. Odtąd wysyłane są one w jednym wspólnym polu. W wersji 2024.0 wprowadzono poniższe zasady identyfikacji i wysyłania danych adresowych Nabywcy, Odbiorcy i Płatnika:

W związku z powyższym w przypadku miejscowości bez nazw ulic Użytkownicy powinni stosować jedną z poniższych zasad definiowania adresu:

Elementy- towary na fakturze

Obsłużone zostały pola GTIN i GTINZ, w których wysyłany jest EAN towaru. Pole GTIN obsługiwane jest podczas wysyłki faktur sprzedaży oraz korekt faktur sprzedaży i wypełniane numerem EAN elementu faktury, pole GTINZ zaś obsługiwane jest podczas wysyłki faktur zaliczkowych i wypełniane numerem EAN elementu zamówienia. Sposób identyfikacji numeru EAN zależny jest od ustalonej opcji w Konfiguracja/KSeF/Podczas eksportu wysyłaj/Ilość/cenę dla jednostki:

Informacja o dokonanej zapłacie

Jeżeli przyjęto całościową zapłatę za fakturę, wówczas wysyłany jest stosowny znacznik zapłaty całościowej oraz termin dokonania takiej zapłaty, w a przypadku, gdy było ich wiele, wówczas termin najpóźniejszej z nich. W przypadku częściowej zapłaty za fakturę wysyłany jest znacznik zapłaty częściowej, łączna kwota zapłaty oraz termin najpóźniejszej z nich.

Obsługa sekcji Zaliczka Częściowa podczas wysyłki faktury do KSeF

Podczas wysyłki faktur do KSeF sekcja ZaliczkaCzesciowa obsługiwana jest w poniższych okolicznościach:

Lista płatności dokumentu

Do przesłania informacji o ustalonych na fakturze formach i terminach płatności za dokument wykorzystana została sekcja TerminyPlatnosci schematu e-faktury. Przy jej użyciu wysyłana jest lista płatności faktury, bez względu na to, czy dokonano już do nich zapłaty, czy też nie. Wysyłany jest termin każdej płatności, a w polu TerminPlatnosciOpis forma, kwota oraz waluta płatności.

Forma płatności dokumentu wysyłana jest wówczas, jeżeli jest ona taka sama dla wszystkich płatności faktury

Numer rachunku bankowego

W Konfiguracji Systemu na zakładce [KSeF] udostępniono parametr, decydujący o tym, czy numer rachunku bankowego ma zostać wysłany na podstawie rejestru przypisanego do dokumentu, czy na podstawie rejestru/ów przypisanych do poszczególnych płatności dokumentu. W tym ostatnim przypadku wysyłanych rachunków bankowych może być wiele.

Dodatkowy opis

Dotychczas w sekcji Dodatkowy Opis wysyłany był opis z nagłówka dokumentu oraz opisy z poszczególnych elementów dokumentu, o ile w Konfiguracji/KSeF włączono parametr Podczas eksportu wysyłaj/Opis elementu. Tak więc zarówno dla nagłówka, jak i danego elementu można był wysłać tylko jedną informację dodatkową. W wersji 2024.0 funkcjonalność ta została rozwinięta i odtąd oprócz ww. opisów w ww. sekcji wysyłane są również te atrybuty przypisane czy to do nagłówka dokumentu, czy to do danego elementu faktury, które zostały oznaczone parametrem KSeF.

Na podstawie każdego z tak oznaczonych atrybutów wysyłana jest sekwencja danych:

Obsługa przypadków nieznanej daty zakończenia dostawy w kontekście wysyłki do KSeF

Zmienione zostały zasady obsługi pola P_6 (data zakończenia dostawy) podczas wysyłania dokumentów do KSeF oraz zasady edycji daty sprzedaży na dokumentach wysłanych do KSeF. Zmiana dokonana została celem obsługi scenariuszy j.n.

W Systemie Comarch ERP XL jako data zakończania dostawy rozumiana jest data sprzedaży podana na formatce faktury. Podanie tej daty jest obowiązkowe, w oparciu o nią ustalana jest bowiem cena początkowa, promocje itp. warunki handlowe. Użytkownik nie ma możliwości, aby na dokumencie w jakiś sposób podać informację o tym, że ostateczna data zakończenia dostawy nie jest jeszcze znana. Dotychczas Użytkownik ustalał datę sprzedaży na określonym poziomie, zatwierdzał fakturę, drukował ją bez daty sprzedaży (możliwość wskazania stosownej opcji w parametrach wydruku okna pojawiającego się podczas drukowania faktury), a następnie uprawniony do tego Operator zmieniał datę sprzedaży na fakturze wówczas, gdy okazała się ona inna, niż pierwotnie ustalona na fakturze.

Aby realizacja ww. scenariusza była nadal możliwa z chwilą, gdy Użytkownik zamiast drukowania faktury będzie zobowiązany wysłać ją do KSeF dokonane zostały poniższe zmiany w zakresie obsługi daty sprzedaży:

Uwaga

Z chwilą, gdy data zakończenia dostawy jest już znana Operator powinien nie tylko zaktualizować datę sprzedaży na fakturze, ale również usunąć z niej ww. atrybut, jeżeli bowiem tego nie zrobi, wówczas podczas wysyłania do KSeF korekty do takiej faktury pole P_6 nie zostanie wysłane.

Specjalna obsługa dokumentu (A)FSK związanego z rabatem retro

Rabat retrospektywny (rabat retro) polega na udzieleniu rabatu posprzedażowego, zazwyczaj z tytułu osiągnięcia w danym okresie określonej wielkości obrotu. W Systemie Comarch ERP XL należny Nabywcy rabat retro można rozliczać nie tylko za pomocą korekty zbiorczej (Z)FSK/FKE, ale również za pomocą ręcznej korekty A-vista (A)FSK. Dotąd taki dokument (A)FSK powiązany z rabatem retro był traktowany podczas wysyłki do KSeF jak każda inna ręczna (A)FSK, od wersji 2024.0 traktowana jest ona w sposób szczególny, jako zbiorcza korekta rabatowa z zastosowaniem poniższych zasad:

Spinacze zawierające korekty z tytułu zwrotu towaru a KSeF

Użytkownicy korzystających z KSeF powinni unikać spinania do (S)FS/FSE/RA dokumentów WZK/WKE/PAK innych niż korekta ilościowa na plus, System nie dokonuje bowiem żadnego grupowania elementów lecz wysyła każdy z nich oddzielnie, co w przypadku ww. spiętych korekt oznacza przesłanie zerowej lub ujemnej ilości elementu. Dla takich WZK/WKE/PAK rekomendowane jest rejestrowane (S)FSK/FKE/RAK lub na okoliczność takich przypadków zarejestrowanie spinacza elementów (s)FS, (s)FSE zamiast spinacza nagłówkowego

Zgodnie z objaśnieniami do schemy faktura na niewłaściwego kontrahenta (lub pomyłka w jego NIP-e) nie powinna być rejestrowana i przesyłana jako korekta danych, należy wystawić korektę całościową i nową fakturę.

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

Pewność i potwierdzenie tego, że faktura została faktycznie przyjęta w Systemie KSeF Użytkownik uzyskuje po odebraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wówczas to na fakturze zapisywany jest numer KSeF dokumentu, a status dokumentu zmieniany na Wysłano/odebrano UPO.

Pobrania UPO może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO, a może to uczynić jedną z poniżej opisanych metod.

Pobranie UPO dokonywane z formatki dokumentu

Operacja Pobierz UPO dostępna jest na zakładce [KSeF] formatki faktur sprzedaży/korekt faktur sprzedaży, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są poniższe warunki:

Pobranie UPO dokonywane jest w kontekście sesji KSeF, w ramach której dany dokument został wysłany. Jest ono pobierane kolejno dla wszystkich dokumentów wysłanych w ramach tej sesji. Tak więc, nawet jeżeli operacja pobrania UPO zostanie wywołana z formatki dokumentu, System pobierze UPO nie tylko dla niego, ale również dla innych dokumentów wysłanych w tej sesji, co obrazuje drugi z umieszczonych poniższej rysunków.

Po pobraniu UPO System zapisuje poniższe dane na fakturze/fakturach, której to UPO dotyczy:

Opcjonalnie plik .xml pobranego UPO może zostać podpięty jako załącznik faktury. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu.

Pobieranie UPO z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać pobrania UPO przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz opcji Pobierz UPO menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. opcja w menu kontekstowym pozostaje aktywna jeżeli kursor wskazuje na dokument o statusie Wysłano/nie odebrano UPO i Operator ma prawo do pobierania UPO. Aktywność opcji przy przycisku natomiast warunkowana jest ww. prawem Operatora oraz stanem dokumentu (dokument zatwierdzony), status KSeF dokumentu weryfikowany jest już po wywołaniu operacji.

Jak już napisano powyżej pobranie UPO dokonywane jest w kontekście konkretnej sesji KSeF, tj. dla wszystkich dokumentów wysłanym w ramach tej sesji. Operacja pobrania UPO z listy dokumentów, w tym dla wielu zaznaczonych polega więc na pobraniu UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tych sesji, na które wskazują zaznaczone dokumenty. Może się więc przykładowo zdarzyć, że Użytkownik zaznaczy kilka dokumentów, natomiast UPO zostanie pobrane dla kilkunastu. Użytkownik jest informowany o każdym dokumencie, dla którego pobrano UPO.

Pobieranie UPO dla bieżącej sesji KSeF

Pobrania UPO można dokonać również dla bieżącej sesji KSeF Użytkownika, tj. wszystkich dokumentów, które zostały w ramach tej sesji wysłane. Służy to tego przycisk Pobierz UPO formatki dostępnej w menu System/Sesja KSeF.

Weryfikacja poprawności faktury wg schemy KSeF

Operacja Sprawdź poprawność w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności semantycznej dokumentu tj. zgodności ze schemą e-faktury.

Dzięki tej funkcjonalności Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt sprzedaży oraz w menu kontekstowym listy FS/FSE.

Obsłużona została również automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF podczas zatwierdzania dokumentu. Jest ona dokonywana wówczas, jeżeli dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce i na definicji dokumentu włączono parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem.

Jeżeli weryfikacja dokumentu przebiegnie pozytywnie, wówczas zatwierdzanie dokumentu jest kontynuowane, w przypadku negatywnej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu nie jest możliwe.

W ramach ww. weryfikacji dokumentu System sprawdza jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Informacje z zakresu KSeF na liście faktur

Na liście dokumentów handlowych, na zakładkach [FA] i [FSE] udostępniono nowe kolumny z informacjami dotyczącymi integracji z KSeF: Status, Numer, Data wysłania.

Dokumenty mogą przyjmować jeden z poniższych statusów KSeF:

Udostępniony został filtr pozwalających na ograniczanie listy dokumentów wg Statusu KSeF. W filtrze udostępniono ww. wartości a dodatkowo wartość Wysłano, obejmującą wszystkie wysłane dokumenty bez względu na to czy pobrano już dla nich UPO czy dopiero zostanie ono pobrane.

Obsłużone zostało filtrowanie listy dokumentów FS/FSE po numerze KSeF dokumentu przy użyciu filtra prostego. Dodatkowo tabela KSeFDokumenty, przechowująca informacje dotyczące numerów KSeF, dat wysłania dokumentów do KSeF itp. dane została udostępniona w konstruktorze filtra listy dokumentów handlowych.

Ograniczenie w zakresie edycji dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumentów wysłanych na środowisko produkcyjne KSeF nie można anulować, a dokumentów A-vista usunąć. System blokuje taką operację, prezentując stosowną informację:

Dokumenty rejestrowane w aplikacji Detal a KSeF

Opisane wyżej funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF nie są dostępne w aplikacji Detal. Niezależnie od definicji dokumentu nie jest również dokonywana weryfikacja poprawności KSeF, ani też automatyczna wysyłka dokumentu. Dokumenty rejestrowane w Detalu należy wysyłać do KSeF z modułu Sprzedaż.

Tryb awaryjny rejestrowania faktur

Opublikowany w dniu 2022-12-01 projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący funkcjonowania e-fakturowania w okresie obowiązkowego stosowania KSeF zakłada poniższe zasady postępowania w przypadku awarii systemu KSeF i innych sytuacji szczególnych:
Niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu
O planowanych pracach serwisowych i związanej z nimi niedostępności KSeF Podatnicy mają być odpowiednio wcześniej informowani. Niedostępność systemu ma być krótkotrwała. W tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur, ani faktur korygujących.
Awaria KSeF
Informacja o awarii KSeF również będzie publikowana komunikatami na BIP MF. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
Zdarzenia nie związane z awarią systemu – sytuacje kryzysowe
W ww. sytuacjach faktury/faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad tj. w postaci papierowej lub elektronicznej.

Znacznik Awaria na fakturach sprzedaży

Na formatkach dokumentów sprzedaży i ich korekt udostępniony został parametr Awaria, pozwalający na stosowne oznaczenie dokumentów rejestrowanych w sytuacjach, kiedy ich wysłanie do KSeF było niemożliwe z uwagi na awarię systemu KSeF. Znacznik ten udostępniony został na formatkach j.n.:

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które podlegają wysyłce, tj. te, które mają włączony parametr Wysyłaj do KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili wysłania dokumentu do KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na dokumencie sprzedaży prezentuje poniższa tabela.

Parametr
	Wyślij do KSeF	Poza systemem	Awaria
Dokument handlowy niezatwierdzony	Operator ma prawo do edycji dokumentu	Operator ma prawo do edycji dokumentu	Operator ma prawo do edycji dokumentu
	Parametr Poza systemem jest wyłączony	Parametr Wyślij do KSeF jest włączony	Parametr Wyślij do KSeF jest włączony
	Dokument nie został wysłany do KSeF
Dokument handlowy zatwierdzony oraz (A)FS/FSK	Jw.	Operator ma prawo do edycji dokumentu	Operator ma prawo do edycji dokumentu
		Parametr Wyślij do KSeF jest włączony	Parametr Wyślij do KSeF jest włączony
		Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok.	Dokument nie został wysłany do KSeF
		Dokument nie został wysłany do KSeF

Dokumenty oznaczone parametrem Awaria mogą być wysyłane do KSeF z chwilą, gdy awaria ustanie, przy czym po ich wysłaniu ustawienie znacznika Awaria nie ulega zmianie, dzięki czemu Użytkownik może nawet w późniejszym czasie zweryfikować, dlaczego dokument został wysłany do KSeF z opóźnieniem.

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały wysłane do KSeF w kolumnie Status listy dokumentów prezentowana jest wartość Awaria, natomiast po wysłaniu takiego dokumentu do KSeF prezentowany jest aktualny, tj. wyższy status np. Wysłano/nie odebrano UPO.

W filtrze Status KSeF na liście dokumentów sprzedaży została dodana wartość Awaria pozwalająca na odfiltrowanie listy do dokumentów oznaczonych parametrem Awaria, które nie zostały dotąd wysłane do KSeF.

Znacznik Awaria na fakturach zakupu

Znacznik Awaria został udostępniony również na formatkach dokumentów zakupu: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (Z)/FZK, (A)FZK, KZL. Oznaczenie dokumentu tym parametrem oznacza, że otrzymano fakturę od Dostawcy w tradycyjny sposób z powodu awarii systemu KSeF.

Znacznikiem tym można oznaczyć te dokumenty, które mają włączony parametr Źródłowy z KSeF. Edycja parametru dostępna jest do chwili powiązania dokumentu z fakturą KSeF.

Zbiorcze zestawienie zasad edycji poszczególnych parametrów KSeF na ww. dokumentach handlowych zakupu oraz fakturach (A)FZ, (A)FZK prezentuje poniższa tabela.

Źródłowy do KSeF	Poza systemem	Awaria
Operator ma prawo do edycji dokumentu	Operator ma prawo do edycji dokumentu	Operator ma prawo do edycji dokumentu
Parametr Poza systemem jest wyłączony	Parametr Źródłowy z KSeF jest włączony	Parametr Źródłowy z KSeF jest włączony
Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF	Operator ma prawo Edycja numeru KSeF na dok.	Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF
	Dokument nie jest związany ze źródłowym pobranym z KSeF

Dla dokumentów, które oznaczone zostały parametrem Awaria i nie zostały powiązane z fakturą KSeF prezentowany jest stosowny status KSeF listy dokumentów, obsłużone zostało również filtrowanie listy dokumentów wg tego statusu. Więcej na ten temat w dalszej części dokumentu.

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Fakturę wysłaną do KSeF można uznać na skutecznie wystawioną dopiero po odebraniu dla niej UPO i otrzymaniu numeru nadanego tej fakturze w KSeF. Z dotychczasowych publikacji, w tym również odpowiedzi na najczęstsze pytania dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ wynika, że wysłanie faktury poprzez System KSeF nie oznacza, że nie można jej przekazać Nabywcy również w tradycyjny sposób, papierowo, czy też elektronicznie, kanałami, jakimi dotąd posługiwały się podmioty. Kluczowa jest tutaj jednak kolejność poszczególnych operacji, tj. przekazanie Klientowi faktury w sposób tradycyjny powinno się odbyć już po tym, jak faktura taka otrzyma numer KSeF, tylko wówczas bowiem taką fakturę można uznać za wystawioną i z tą chwilą dopiero wchodzi ona do obiegu gospodarczego. Być może ww. zasady zostaną zmienione z chwilą, gdy System KSeF stanie się obowiązkowy.

W Systemie Comarch ERP XL nie przewiduje się żadnej formy blokowania drukowania faktur, czy też ostrzegania przed dokonaniem takiego wydruku, to w gestii Użytkowników leży przyjęcie odpowiednich procedur w zakresie wysyłania/drukowania faktur.

Aby ułatwić wprowadzenie/przestrzeganie ww. procedur, na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt obsłużone zostało opcjonalne drukowanie numeru KSeF dokumentu. O tym, czy taki numer ma zostać wydrukowany decyduje ustawienie parametru Drukuj numer KSeF dokumentu w oknie parametrów drukowania. Parametr ten jest dostępny wówczas, jeżeli Firma dokonuje wysyłki na serwer produkcyjny KSeF.

Wskazówka

 Na bazach konwertowanych parametr drukowania numeru KSeF jest domyślnie wyłączony. Jeżeli więc Użytkownik wyłączył prezentowanie okna parametrów wydruku, a chce drukować numer KSeF powinien przywrócić wyłączone komunikaty stosowną opcją w Administrator/Funkcje specjalne, a następnie generując wydruk zaznaczyć parametr drukowania numeru KSeF. Po wykonaniu tych czynności Użytkownik może ponownie wyłączyć prezentowanie okna parametrów wydruku. Zaznaczony parametr zostaje zapamiętany więc podczas generowania kolejnego wydruku numer KSeF będzie nadal drukowany.

Drukowanie numeru KSeF zostało obsłużone na podstawowych wydrukach dostępnych dla poniższych typów dokumentów:

Numer KSeF na wydrukach faktur zakupu

Na wzór obsługi numeru KSeF na wydrukach faktur sprzedaży dodano ten numer również na wydruki faktur zakupu i ich korekty. Numer ten pojawi się na wydruku takiej faktury o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i dokument jest związany z fakturą KSeF. Numer KSeF drukowany jest na wydrukach: FZ, (s)FZ, (S)FZ, (A)FZ, FZL, KZL, FZK, (s)FZK, (S)FZK, (A)FZK.

Numer KSeF faktur zaliczkowych na wydrukach faktur końcowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury zaliczkowej na fakturze odliczającej taką fakturę będzie nakładał art. 106f ust. 3 Ustawy o VAT. Aby spełnić ww. wymagania na wydrukach faktur końcowych oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF. Numer ten jest drukowany o ile w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF i faktura taka posiada numer KSeF. Zmiany zostały obsłużone na fakturach końcowych: FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE.

Numer KSeF poprzednich zaliczkowych na wydrukach faktur zaliczkowych sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF poprzednich faktur zaliczkowych będzie wynikał z art. 106f ust.4 Ustawy o VAT. Oprócz numeru własnego faktury zaliczkowej drukowany jest jej numer KSeF, o ile faktura go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSL, FEL, KSL, KEL.

Numer KSeF korygowanej na wydrukach korekt faktur sprzedaży

Obowiązek drukowania numeru KSeF faktury korygowanej będzie nakładał art. 106j ust. 2 pkt 2a Ustawy o Vat. Jeżeli faktura korygująca dotyczy faktury wysłanej do KSeF, wówczas na takiej korekcie należy podać numer KSeF faktury korygowanej. W związku z powyższym na wydrukach faktur korygujących sprzedaży oprócz numeru własnego faktury korygowanej drukowany jest jej numer KSeF, o ile go posiada i w Konfiguracji włączono produkcyjne środowisko KSeF. Zmiany zostały dokonane na wydrukach dokumentów: FSK, (s)FSK, (S)FSK, (Z)FSK, (A)FSK, RAK, KSL, FKE, (s)FKE, (S)FKE, (Z)FKE, KEL, w tym korektach ręcznych FSK, (A)FSK, FKE, przy czym w tym ostatnim przypadku drukowany jest numer KSeF podany przez Użytkownika.

Import faktur z KSeF

Udostępniona w wersji 2023.2 funkcjonalność importu faktur zakupu z KSeF dokonywana jest ze środowiska Demo lub środowiska Produkcyjnego, zgodnie ze wskazaną opcją sekcji Środowisko pracy KSeF.

Uwaga

Wskazany rodzaj środowiska KSeF jest wspólny dla wysyłki faktur oraz ich importu. Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego.

Obsłużona została funkcjonalność pobierania z KSeF faktur, na których Nabywcą jest firma będąca Użytkownikiem Systemu Comarch ERP XL. Faktura taka nie jest jeszcze dokumentem w rozumieniu dokumentu zakupu zarejestrowanego w Systemie, ale dokumentem źródłowym dla takiego dokumentów tj. na jego podstawie Użytkownik powinien utworzyć dokument w Systemie.

Pobrane z KSeF faktury prezentowane są na dedykowanej do tego nowej liście Faktury zakupu z KSeF dostępnej w modułach: Sprzedaż, Księgowość i Zamówienia.

Import faktur zakupu odbywa się ze środowiska Demo lub Produkcyjnego, zgodnie z wcześniej opisaną opcją w Konfiguracji systemu. Importu takiego może dokonać Operator z prawem KSeF/Pobieranie faktur, uwierzytelniając się w KSeF za pomocą certyfikatu lub tokena według zasad identycznych jak podczas wysyłki faktur do KSeF. Zakres importowanych faktur zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji w dedykowanym do tego oknie pomocniczym. Możliwe jest dokonanie importu wg poniższych kryteriów:

Dla każdej z zaimportowanych z KSeF faktur prezentowane są poniższe dane:

Użytkownik może wstępnie określić czy na podstawie danej faktury KSeF powinien zostać utworzony dokument handlowy, czy kosztowa faktura A-vista bezpośrednio w Rejestrze VAT. Można to uczynić wybierając na formatce szczegółów faktury z KSeF jedną z wartości: Dokument handlowy lub Dokument VAT w kontrolce Kwalifikacja. Przypisanie/zmiana kwalifikacji dostępne będzie w jednej z kolejnych wersji również jako operacja seryjna w menu kontekstowym listy. Kwalifikacja dokumentu prezentowana jest wprost na liście.

Właściciel

Lista faktur z KSeF ograniczana jest standardowo wg Właściciela, jak inne listy w Systemie. Podczas importu faktur z KSeF Właściciel ustalany jest na podstawie centrum, w kontekście którego zalogowany jest Operator dokonujący takiego importu. Tak ustalonego Właściciela można zmienić na formatce szczegółów danego rekordu, a w jednej z kolejnych wersji również seryjnie za pomocą stosownej opcji w menu kontekstowym. W ten sposób Użytkownik może wskazać, które centrum ma mieć dostęp do danej puli faktur z KSeF, czyli które centrum powinno zarejestrować na ich podstawie faktury zakupu w Systemie. Właściciel poszczególnych faktur KSeF prezentowany jest w stosownej kolumnie listy faktur KSeF.

Faktura

Jeżeli na podstawie danej faktury zaimportowanej z KSeF został utworzony dokument w Systemie, wówczas jego numer prezentowany jest w kolumnie Faktura. Numer ten prezentowany jest w kolorystyce właściwej dla stanu, w jakim się on znajduje.

Opis

Kontrolka Opis dostępna na formatce faktury zaimportowanej z KSeF służy do wprowadzanie przez Użytkownika dowolnych adnotacji, które prezentowane są również bezpośrednio na liście.

Obsłużony został eksport listy faktur KSeF do arkusza kalkulacyjnego.

Filtry na liście Faktur zakupu z KSeF

Lista faktur zakupu z KSeF została wyposażona w szereg filtrów:

Operacje dostępne na liście Faktur zakupu z KSeF

W wersji 2023.2 udostępnione zostały poniższe operacje dla dokumentów zaimportowanych z KSeF:

Fakturę pobraną z KSeF można odrzucić, co oznacza, że z jakiegoś powodu nie będzie na jej podstawie tworzony dokument w Systemie. Z takiej operacji można się wycofać, tj. przywrócić taką fakturę. Odrzucanie/przywracanie faktury KSeF dokonywane jest na formatce szczegółów faktury, natomiast w kolejnej wersji dostępne będzie również jako operacja seryjna w menu kontekstowym. Faktury odrzucone prezentowane są w szarym kolorze.

Formatka podglądu faktury KSeF

Dane dotyczące danej faktury KSeF prezentowane są na dedykowanej do tego formatce, składającej się z dwóch sekcji. W sekcji lewej prezentowane są podstawowe dane dotyczące tej faktur, w sekcji prawej zaś podgląd faktury KSeF na podstawie pliku html tejże faktury.

Uwaga

W wersji 2023.2 wizualizacja dokonywana jest w oparciu o załącznik przypisywany samodzielnie przez Użytkownika. Aby ją uzyskać należy w takim załączniku przypisać plik html faktury dostępny w aplikacji KSeF i ustawić na załączniku typ Plik KseF.

W wersji 2024.0 obsłużona została automatyczna wizualizacja faktury zakupu zaimportowanej z KSeF. Jest ona dokonywana na podstawie pliku xml dołączanego jako załącznik importowanej faktury. Na potrzeby ww. wizualizacji plik xml jest czasowo transformowany do postaci html i na tej podstawie wizualizowany.

Ww. załącznik podłączany do importowanej faktury tworzony jest podobnie jak to ma miejsce podczas wysyłki faktury tj. zależnie od opcji w Konfiguracji/KSeF zapisywany jest w bazie lub jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku plik zapisywany jest z lokalizacji wskazanej przez Użytkownika wg następującej zasady: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

Uwaga

Wizualizacja i wydruk faktury zaimportowanej z KSeF ułatwi Użytkownikowi rejestrowanie na jej podstawie faktury zakupu w Comarch ERP XL. Funkcjonalność generowania takich dokumentów przez System nie jest dostępna w wersji 2024.0. Generowanie dokumentów obsłużone zostanie w kolejnych wersjach Systemu, przy czym będzie ono wprowadzane etapami: najpierw FZ i (A)FZ, a następnie stopniowo pozostałe typy dokumentów zakupu. W wersji 2024.0 Użytkownik powinien zarejestrować dokument samodzielnie, a następnie dokonać jego spięcia z fakturą zaimportowaną z KSeF.

Na formatce prezentowane są poniższe dane:

Na prawej belce formatki dostępne są operacje: Spinaj z dokumentem i Rozłącz pozwalające na spięcie faktury KSeF z dokumentem zarejestrowanym w Systemie lub wycofanie takiej operacji, wg zasad opisanych we wcześniejszej części dokumentu.

Użytkownik może przypisać atrybuty i załączniki do zaimportowanej faktury KSeF wg zasad jak dla innych obiektów w Systemie.

Generowanie FZ/(A)FZ na podstawie faktury zaimportowanej z KSeF

W Systemie Comarch ERP XL udostępnione zostały kolejne funkcjonalności z zakresu integracji z Krajowym Systemem e-Faktur – KSeF.

W wersji 2024.1 nowe funkcje dotyczą głównie strony zakupowej ww. integracji. W wersji tej udostępnione zostało generowanie:

Fakturę zakupu FZ oraz (A)FZ z pozycjami można utworzyć na podstawie dokumentu KSeF o rodzaju VAT, UPR oraz ROZ, natomiast fakturę (A)FZ bez pozycji dodatkowo na podstawie dokumentu o rodzaju ZAL. Przed generowaniem dokumentu System sprawdza, czy faktura KSeF nie została przez Użytkownika odrzucona, jak również to, czy nie utworzono już na jej podstawie dokumentu w Systemie. Podczas tworzenia danego typu dokumentu System nie kontroluje ustalonej dla danej faktury KSeF Kwalifikacji (dokument handlowy, dokument VAT), kwalifikacja ta jest jedynie podpowiedzią/sugestią dla Operatora jaki typ dokumentu powinien on utworzyć (FZ, czy (A)FZ).

Generowanie FZ/(A)FZ na podstawie faktury z KSeF
Generowany dokument	VAT (Faktura VAT)	UPR (Faktura uproszczona)	ROZ (Faktura odliczająca zaliczkowe)	ZAL (Faktura zaliczkowa)
FZ	Tak	Tak	Tak	Nie
(A)FZ z elementami	Tak	Tak	Tak	Nie
(A)FZ	Tak	Tak	Tak	Tak

Generowanie ww. dokumentów udostępnione zostało:

Przed generowaniem dokumentu System sprawdza, czy plik .xml będący załącznikiem do faktury KSeF jest zgodny ze schematem e-faktury. Weryfikacja ta jest opcjonalna, decyduje o niej stosowny parametr w System/Konfiguracja/KSeF/Import.

Nie przewiduje się możliwości tworzenia FZ na podstawie KSeF na liście dokumentów magazynowych. Jeżeli Użytkownik najpierw rejestruje dokument PM/AWD, a dopiero później fakturę, wówczas powinien postępować w jeden z poniższych sposobów:

Funkcjonalność generowania na podstawie faktury KSeF dokumentu FZ realizującego zamówienie zakupu odbywa się podczas tworzenia faktury z listy faktur KSeF oraz z listy dokumentów FZ i została opisana w dalszej części dokumentu. Generowanie dokonywane na liście zamówień zakupu odbywa się według dotychczasowych zasad. Jeżeli więc Użytkownik będzie nadal generował FZ z listy zamówień, wówczas tak utworzoną fakturę powinien samodzielnie spiąć z fakturą KSeF za pomocą operacji Spinaj z KSeF.

Podobnie należy postępować rejestrując w Systemie inne niż FZ/(A)FZ typy dokumentów zakupu – należy je zarejestrować w dotychczasowy sposób, a następnie dokonać ich samodzielnego spięcia z fakturą KSeF.

Wskazówka

Obsługa generowania na podstawie faktury KSeF kolejnych typów dokumentów zakupu będzie wprowadzana sukcesywnie w kolejnych wersjach Systemu.

Kontrahent na FZ/(A)FZ tworzonej na podstawie faktury KSeF

Podczas importu faktur zakupu ze środowiska KSeF System odczytuje i zapisuje w tabeli cdn.KSeFDokumenty dane dotyczące Sprzedawcy, przesłane w pliku e-faktury. Dane te są następnie wykorzystywane podczas identyfikacji kontrahenta w Systemie, czy też podczas zakładania karty kontrahenta głównego ustalanego na tworzonym dokumencie FZ/(A)FZ.

Zapisywanie danych Sprzedawcy podczas importu faktur z KSeF
Dane w tabeli cdn.KSeFDokumenty [KSF]	Pole w pliku e-faktury
NIP Sprzedawcy	Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/NIP
Nazwa Sprzedawcy	Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/Nazwa
Ulica Sprzedawcy Nr Domu Sprzedawcy Nr Lokalu Sprzedawcy Miejscowość Sprzedawcy Kod Pocztowy Sprzedawcy Poczta Sprzedawcy	Dane parsowane na poszczególne składowe adresu na podstawie danych adresowych przekazanych w Podmiot1/Adres/AdresL1

Identyfikacja kontrahenta dokonywana jest na podstawie numeru NIP Sprzedawcy wg zasad przedstawianych na poniższym rysunku i opisanych w dalszej części dokumentu.

Identyfikacja kontrahenta na podstawie adresu podstawowego

Identyfikacja kontrahenta przebiega wg poniższych zasad:

Identyfikacja kontrahenta na podstawie adresu dodatkowego

Jeżeli w Systemie nie zdefiniowano karty kontrahenta (adresu podstawowego) o danym numerze NIP, wówczas System poszukuje adresu dodatkowego o takim numerze NIP i jeżeli takowy znajdzie, wówczas ustala kontrahenta głównego na jego podstawie. Jeżeli takich adresów jest wiele, wówczas System ustala kontrahenta na podstawie 1-go z nich. Zachowanie Systemy w przypadku, gdy adresu o danym numerze NIP nie udało się odnaleźć opisane zostało w rozdziale poniżej.

Sprzedawca niezidentyfikowany w Systemie

Jeżeli System nie odnajdzie kontrahenta o danym numerze NIP, wówczas dalsze zachowanie zależne jest od ustawienia stosownych opcji w System/Konfiguracja/KSeF/Import:

Zakładanie nowej karty przez Operatora dokonywane jest za pośrednictwem okna pomocniczego, w którym prezentowane są podstawowe dane Sprzedawcy odczytane z e-faktury. Na formatce tej dostępne są poniższe operacje:

Ostatecznie, po akceptacji okna pomocniczego System ustala na dokumencie kontrahenta przypisanego na formatkę pomocniczą (przypisanego z listy kontrahenta lub utworzonego przez Operatora).

Karta nowego kontrahenta dodawana jest w kontekście grupy wskazanej w Konfiguracji. Akronim zakładanej karty kontrahenta nadawany jest zależnie od ustalonej tam stosownej opcji:

Wskazówka

Nadawanie Akronimu kontrahenta oparte jest na procedurze, którą Partnerzy/Klienci mogą na własne potrzeby zmienić, adoptując w ten sposób własny schemat ich nadawania.

Zasady ustalania poszczególnych parametrów tworzonej karty kontrahenta i jego adresu podstawowego przedstawia poniższa tabela.

Zakładanie nowej karty kontrahenta
Karta kontrahenta	Zasady ustalania pola
Knt_Akronim	Wg metody wskazanej w Konfiguracji
Knt_Nip Knt_NipE	Na podstawie KsF_NIPSprzedawcy
Knt_Nazwa1 Knt_Nazwa2 Knt_Nazwa3	Na podstawie KsF_NazwaSprzedawcy
Knt_KodP	Na podstawie KsF_KodPocztowySprzedawcy
Knt_Miasto	Na podstawie KsF_MiejscowoscSprzedawcy
Knt_Ulica	Na podstawie KsF_UlicaSprzedawcy
	KsF_NrDomuSprzedawcy
Knt_Adres	KsF_NrLokaluSprzedawcy
Knt_Kraj	PL
Knt_Typ	8 (Dostawca)
Knt_ExpoKraj	1 (Krajowy)
Inne	Na podstawie grupy, w kontekście której jest dodawany kontrahent

Adres kontrahenta głównego na tworzonej FZ

W przypadkach kiedy System zidentyfikuje w bazie kontrahenta o danym numerze NIP lub Użytkownik wskaże go spośród wielu kontrahentów adres ustalany jest wg poniższych zasad:

Identyfikacja adresu/ Dodawanie adresu kontrahenta
Adres kontrahenta	Zasady ustalania pola
KnA_Nip	KsF_NIPSprzedawcy
Kna_Nazwa1 Kna_Nazwa2 Kna_Nazwa3	KsF_NazwaSprzedawcy
Kna_Ulica	KsF_UlicaSprzedawcy
	KsF_NrDomuSprzedawcy
KnA_Adres	KsF_NrLokaluSprzedawcy
KnA_KodP	KsF_KodPocztowySprzedawcy
Kna_Miasto	KsF_MiejscowoscSprzedawcy

W przypadkach, kiedy System nie zidentyfikował kontrahenta i Użytkownik wskazał go samodzielnie ustalany jest adres bieżący wskazanego kontrahenta.

Jeżeli na dokumencie ustalany jest kontrahent Jednorazowy, wówczas przypisywany jest jego 1-wszy y adres.

W przypadku, kiedy zakładana jest nowa karta kontrahenta ustalany jest adres bieżący zakładany wraz z tą kartą.

Kontrahent Docelowy i Płatnik na FZ/(A)FZ

Jako kontrahent docelowy na generowanej FZ/(A)FZ ustalany jest kontrahent zgodny z kontrahentem głównym dokumentu, adres kontrahenta docelowego ustalany jest w standardowy sposób tj.

Płatnik i jego adres również ustalany jest standardowo tj. Płatnik na podstawie płatnika przypisanego do karty kontrahenta głównego, adres zaś wg poniższych zasad:

Waluta i kurs na fakturze generowanej na podstawie dokumentu KSeF

Waluta tworzonego dokumentu FZ/(A)FZ ustalana jest na podstawie waluty przekazanej w e-fakturze KSeF w polu KodWaluty, kurs zaś na dokumencie walutowym ustalany jest zależnie od ustawienia stosownych parametrów w System/Konfiguracja/KSeF/Import w sekcji Kurs na tworzonym dokumencie.

Jeżeli ustawiono opcję Z importowanej faktury, wówczas kurs ustalany jest na podstawie kursu przesłanego w polu:

Jeżeli w fakturze KSeF kurs nie został przesłany lub jest on różny dla poszczególnych elementów faktury, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od ustawienia parametru Wylicz, jeśli nie został podany. Jeżeli jest on włączony, wówczas System wylicza przybliżony kurs na podstawie innych wielkości przesłanych w e-fakturze (kwota VAT w PLN i kwota VAT w walucie) i taki ustala na dokumencie. W przypadku dokumentów na których VAT nie został naliczony i nie przekazano kursu ustalony zostaje kurs bieżący.

Jeżeli ww. parametr jest wyłączony, wówczas na tworzonym dokumencie ustalany jest kurs bieżący. Podobnie się dzieje wówczas, jeżeli opcja ustalania kursu ustalona jest na Bieżący.

Przez ww. kurs bieżący należy rozumieć kurs ustalany w Systemie standardowo tj. na podstawie rodzaju daty i ilości dni przed tą datą z definicji dokumentu FZ i dat ustalonych na generowanym dokumencie.

Numer obcy oraz daty na generowanej FZ/(A)FZ

Numer obcy generowanej faktury ustalany jest w oparciu o pole P_2 pliku e-faktury.

Faktura KSeF pozostaje do dyspozycji Nabywcy z dniem jej przyjęcia w KSeF, w związku z czym data wpływu faktury tworzonej na jej podstawie, a co za tym idzie pozostałe parametry zależne od tej daty takie jak rok/miesiąc w numeracji dokumentu, rok/miesiąc ujęcia faktury w deklaracji, prawo do odliczenia itp. ustalane są na podstawie daty przyjęcia faktury w KSeF. Na podstawie tej daty ustalana jest również data wystawienia dokumentu.

Data zakupu zaś ustalana jest podstawie daty zakończenia dostawy faktury KSeF tj. na podstawie pola P_6 lub P_6_Do, w zależności od tego, które z tych pól zostało przekazane.

Forma, termin płatności i rachunek bankowy na generowanej FZ/A)FZ

Jeżeli w Systemie istnieje forma płatności zgodna z formą przesłaną w polu FormaPlatnosci faktury KSeF, wówczas to ona zostaje ustalona jako forma płatności na dokumencie oraz na tworzonej płatności. Termin płatności ustalany jest na podstawie daty przesłanej w 1-wszym polu TerminPlatnosci, o ile data ta nie jest wcześniejsza niż data, w oparciu o którą zgodnie z definicją tworzonego dokumentu ustalany jest termin płatności.

Obsłużone zostało opcjonalne dodawanie do karty kontrahenta rachunku bankowego przekazanego w pliku e-faktury o ile nie został dotąd przypisany. Odbywa się ono wówczas, jeżeli włączono parametr Podczas tworzenia dokumentu dodawaj/ Rachunki bankowe kontrahentów. Operacja ta dokonywana jest dla 1-go spośród rachunków przekazanych w e-fakturze.

Tak dodany rachunek bankowy posiada stosowną adnotację w sekcji Uwagi.

Identyfikacja towarów na fakturze FZ generowanej z dokumentu KSeF

Identyfikacja towarów dokonywana jest na podstawie pól: GTIN, Indeks oraz P_7 (nazwa) przesłanych w pliku e‑faktury. W pierwszej kolejności interpretowane jest pole GTIN, a jeżeli nie zostało ono przesłane lub za jego pomocą nie udało się zidentyfikować towaru, wówczas interpretowane jest pole Indeks. Jeżeli i po tym polu nie udało się odszukać towaru, wówczas jego identyfikacja odbywa się w oparciu o pole P_7 (nazwa).

Wskazówka

Identyfikacja towaru oparta jest na procedurze, którą Partnerzy/Klienci mogą na własne potrzeby zmienić, wpływając w ten sposób zarówno na sposób jak i kolejność interpretacji pól z pliku KSeF.

Opisane w niniejszym rozdziale zasady identyfikacji towaru dotyczą tworzenia FZ na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji jego tworzenia i ustalane są albo w oparciu o dokument KSeF albo w oparciu o elementy zamówienia, o czym więcej w dalszej części dokumentu.

Identyfikacja towaru na podstawie pola GTIN

Kolejność identyfikacji towaru na podstawie pola GTIN jest następująca:

Jeżeli taki towar nie istnieje, wówczas System przechodzi do identyfikacji w oparciu o pole Indeks.

Identyfikacja towaru na podstawie pola Indeks

Zasady i kolejność identyfikacji towaru wg pola Indeks są identyczne, jak opisane wyżej dla GTIN, tj. towar poszukiwany jest wg: kodu u dostawcy, EAN-u własnego, Kodu własnego.

Jeżeli towaru nie uda się zidentyfikować, wówczas System przechodzi do identyfikacji w oparciu o pole P_7 (nazwa towaru).

Identyfikacja towaru na podstawie pola P_7

Kolejność identyfikacji towaru na podstawie pola P_7 jest następująca:

Jeżeli takiego towaru nie ma w bazie, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależne jest od stosownych parametrów Konfiguracji.

Towar niezidentyfikowany w Systemie

Jeżeli towar nie zostanie w bazie zidentyfikowany, wówczas zachowanie Systemu zależy od stosownych parametrów w System/Konfiguracja/KSeF/Import:

Karta nowego towaru dodawana jest w kontekście grupy wskazanej w Konfiguracji. Parametry ustalane dla tworzonej karty towaru przedstawia poniższa tabela:

Zakładanie nowej karty towaru
Karta towaru	Zasady ustalania pola
Kod	Na podstawie pola GTIN z pliku, a jeżeli takowego brak, wówczas na podstawie pola Indeks, a jeżeli i takowego brak, wówczas na podstawie pola P_7
EAN	Na podstawie pola GTIN
Nazwa	Na podstawie pola P_7
Jednostka	Na podstawie pola P_8A wg poniższych zasad: - Jeżeli istnieje w Systemie jednostka miary zgodna z przekazaną w polu P_8A (lub P_8A i po niej kropka np. szt lub szt.) wówczas to on zostaje przypisana do towaru - Jeżeli ww. jednostka nie istnieje lub pole P_8A nie jest przekazane, wówczas ustalana jest jednostka z grupy towarowej
Stawka VAT zakup/sprzedaż	Na podstawie pola P_12 o ile dana stawka istnieje w Systemie. Jeżeli stawka nie istnieje, wówczas przypisywana jest stawka z grupy towarowej
Inne	Na podstawie grupy towarowej w kontekście której dodawany jest towar

Zakładanie karty towaru z udziałem Operatora

Zakładanie nowych kart towarowych z udziałem Operatora odbywa się w oknie pomocniczym, w którym prezentowana jest lista tych elementów faktury, dla których nie udało się zidentyfikować towaru. Dla każdego z tych towarów prezentowane są:

Formatka wyposażona została w poniższe operacje:

Ostatecznie, po akceptacji okna pomocniczego System ustala na elementach towary przypisane/utworzone przez Użytkownika. Dla tych rekordów, dla których Użytkownik nie wskaże towaru elementy FZ nie są dodawane.

 

Generowanie FZ na podstawie KSeF a realizacja zamówień zakupu

Podczas generowania faktury zakupu FZ System honoruje przekazaną w fakturze KSeF informację o zamówieniu/zamówieniach, których ta faktura dotyczy. System odczytuje z e-faktury kolejne powtórzenia pól NrZamowienia i dla każdego z nich identyfikuje w bazie zamówienie zakupu od danego Dostawcy. W pierwszej kolejności odszukiwane jest zamówienia z numerem obcym (Zan_DokumentObcv) zgodnym z wartością pola NrZamowienia, a jeżeli nie zostanie znalezione, wówczas odszukiwane jest zamówienie ZZ z numerem systemowym zgodnym z wartością NrZamowienia.

Po zidentyfikowaniu zamówień System prezentuje ich listę i jego dalsze zachowanie zależy od decyzji Użytkownika, w tym od wybranej przez niego opcji Utwórz dokument na podstawie: Faktury KSeF/Zamówienia oraz od tego, czy dla zamówień tych istnieją dokumenty magazynowe niezwiązane z handlowymi (czyli takie, które wymagają zafakturowania).

Wskazówka

Niezależnie od wybranej opcji tworzenia FZ tak utworzony dokument wymaga weryfikacji ze strony Użytkownika. Udostępnione opcje generowania dokumentu pozwalają na dokonanie przez niego wyboru czy wstępnie dokument ten ma zostać utworzony na podstawie warunków ustalonych na zamówieniu, czy na podstawie otrzymanej faktury KSeF.

Przebieg procesu tworzenia dokumentu FZ w powiazaniu z ZZ przedstawia poniższy diagram. Szczegóły omówione zostały w dalszej części dokumentu.

Faktura zakupu do zamówień niepowiązanych z PM/AWD

W przypadku, gdy faktura KSeF dotyczy zamówienia/zamówień niezwiązanych z dokumentami magazynowymi sposób generowania faktury zakupu FZ zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji na liście zidentyfikowanych zamówień:

Przyklad

Przykład 1:

ZZ-1

Lp1: T1 6szt

ZZ-2

Lp1: T1 4szt

Faktura KSeF: T1 10szt

System utworzy FZ:

T1 10szt

Sub1: 6szt rez. ZZ1/Lp1

Sub2: 4szt rez. ZZ1/Lp2

Przykład 2:

ZZ-1

Lp1: T1 6szt

Faktura KSeF: T1 10szt

System utworzy FZ:

T1 10szt

Sub1: 6szt rez. ZZ1/Lp1

Sub2: niezwiązany z zamówieniem

Faktura zakupu do zamówień realizowanych dokumentami magazynowymi

Niezależnie od wybranej na liście zamówień opcji tworzenia dokumentu generowanie dokumentu FZ w oparciu o dokumenty magazynowe PM/AWD przebiega według dotychczasowych zasad, tj. elementy, towary i ich ilości ustalane są na podstawie elementów/ilości z dokumentu PM/AWD, ceny zaś na podstawie cen ustalonych w zamówieniu, niezależnie od towarów/ilości/cen przesłanych w fakturze KSeF.

W zakresie prezentacji dokumentów magazynowych powiązanych z zamówieniami obowiązują poniższe zasady:

Uwaga

Niezależnie od wybranej ww. opcji System tworzy elementy FZ na podstawie elementów dokumentów magazynowych, ustalają na tej podstawie towary i ich ilości, ceny zaś na podstawie ZZ, niezależnie od zawartości pliku e-faktury KSeF.

W procesie rejestrowania faktury zakupu realizującej zamówienie, dla którego zarejestrowano już dokumenty magazynowe Użytkownik powinien wziąć pod uwagę to, na ile dana faktura pokrywa się z poprzedzającym ją dokumentem magazynowym i na ile warunki handlowe na zamówieniu są zgodne z fakturą otrzymywaną od danego Dostawcy i wybrać taki wariant tworzenia dokumentu, który dla danego przypadku będzie optymalny. Użytkownik ma możliwość realizacji ww. na wiele sposobów, z których niektóre wymieniono poniżej:

Odliczanie faktur zaliczkowych podczas tworzenia FZ

Lista faktur zaliczkowych proponowanych do odliczenia podczas tworzenia faktur zakupu FZ zależna jest od:

W fakturze KSeF informacja o odliczanych fakturach zaliczkowych przesyłana jest w przypadku faktur o rodzaju ROZ, a Dostawca może przesłać numer KSeF lub numer własny odliczonej faktury zaliczkowej. Identyfikacja faktur zaliczkowych FZL od danego Dostawcy odbywa się więc w Systemie albo na podstawie numeru KSeF tj. identyfikacja odbywa się w tabeli KSeFDokumenty albo na podstawie numeru u Dostawy (Trn_DokumentObcy).

Zasady proponowania faktur zaliczkowych do odliczenia z uwzględnieniem ww. parametrów przedstawia poniższa tabela. Zasady te omówione zostały szczegółowo w pod-rozdziałach.

Wskazówka

Ostatecznie na tworzonej fakturze FZ odliczane są faktury zaliczkowe zaakceptowane przez Użytkownika.

Lista faktur zaliczkowych
FZ niezwiązana z ZZ	Parametr: Automatycznie na dokumencie niezwiązanym z zamówieniem
	Wyłączony	Włączony
	Faktury zaliczkowe przesłane w fakturze KSeF (kolumna Iden.KSeF)	Wszystkie FZL tego Dostawcy (kolumna Iden.KSeF)
FZ z ZZ	Parametr: Z innych niż realizowane zamówienie
	Wyłączony	Włączony
	Opcja na podstawie: Faktury KSeF
	FZL realizowanego ZZ uzupełnione o zaliczkowe z faktury KSeF (kolumna Iden.KSeF)	FZL z realizowanego i innych zamówień (kolumna Iden.KSeF)
	Opcja na podstawie: Zamówienia
	FZL z realizowanego ZZ	FZL z realizowanego i innych zamówień

Lista faktur zaliczkowych dla FZ generowanej na podstawie zamówienia

Jeżeli faktura z KSeF dotyczy transakcji realizującej zamówienia i w oknie z listą zidentyfikowanych zamówień Użytkownik wybierze opcję Utwórz dokument na podstawie: Zamówienia, wówczas zachowanie Systemu jest takie samo, jak podczas generowania FZ wprost z listy zamówień tj.

Przy ww. opcji na liście zidentyfikowanych zamówień informacja o fakturach zaliczkowych zawarta w pliku e-faktury nie jest interpretowana.

Lista faktur zaliczkowych dla FZ na podstawie faktury KSeF z realizacją ZZ

Jeżeli faktura z KSeF dotyczy transakcji realizującej zamówienia i w oknie z listą zidentyfikowanych zamówień Użytkownik wybrał opcję Utwórz dokument na podstawie: Faktury KSeF wówczas lista prezentowanych faktur zaliczkowych złożona jest z dwóch sekcji:

Lista faktur zaliczkowych dla FZ niezwiązanej z zamówieniem

Jeżeli faktura z KSeF nie jest powiązana z zamówienie, wówczas lista faktur zaliczkowych pojawia się w dwóch okolicznościach:

Weryfikacja dokumentu przez Użytkownika

Podczas generowania faktury zakupu na podstawie dokumentu zaimportowanego z KSeF prezentowanych jest szereg ostrzeżeń, których celem jest zasygnalizowanie Użytkownikowi tych aspektów, na które powinien zwrócić uwagę weryfikując poprawność utworzonego dokumentu. Przykładowe ostrzeżenia przedstawione zostały w poniższej tabeli.

Ostrzeżenia podczas generowania FZ na podstawie KSeF
Treść ostrzeżenie	Okoliczność prezentowania ostrzeżenia
Nie udało się zidentyfikować kontrahenta o numerze NIP XXX-XX-XX-XXX. Utworzona została nowa karta kontrahenta, którą należy zweryfikować.	W bazie brak kontrahenta o danym NIP-ie, włączona opcja zakładania kart kontrahentów bez udziału Operatora
Nie udało się zidentyfikować kontrahenta o numerze NIP XXX-XX-XX-XXX. Na dokumencie przypisano kontrahenta Jednorazowego.	W bazie brak kontrahenta o danym NIP-ie, wyłączona opcja zakładania kart kontrahentów
Brak kursu na zaimportowanej fakturze, kurs został wyliczony i należy go zweryfikować	W pliku e-faktury nie przesłano kursu, włączona opcja wyliczania kursu
Nie udało się zidentyfikować towaru XXX. Utworzona została nowa karta towaru, którą należy zweryfikować	W bazie brak towaru będącego przedmiotem danej faktury, włączona opcja zakładania kart towarowych bez udziału Operatora
Nie udało się zidentyfikować towaru XXX. Dodano na dokument element z towarem A-vista	W bazie brak towaru będącego przedmiotem danej faktury, wyłączona opcja zakładania kart towarowych
Dodano nowy rachunek bankowy kontrahenta, należy zweryfikować jego poprawność	W karcie kontrahenta brak numeru rachunku przesłanego w e-fakturze, włączona opcja dodawania rachunków bankowych
Wartość i/lub kwota VAT na utworzonym dokumencie różni się od wielkości na dokumencie zaimportowanym z KSeF. Zweryfikuj poprawność dokumentu	Rozbieżność w wartości dokumentu wygenerowanego i źródłowej faktury KSeF

Aby ułatwić Użytkownikowi weryfikację poprawności utworzonego dokumentu, w tym jego zgodności z dokumentem KSeF formatka dokumentu zakupu wyposażona została w podgląd dokumentu źródłowego wraz z możliwością jego wydruku. Funkcjonalność ta dostępna jest już od wersji 2024.0, w której można było jedynie spinać dokument utworzony w Systemie z dokumentem KSeF. W przypadku faktury wygenerowanej z dokumentu zaimportowanego z KSeF takie spięcie dokonywane jest automatycznie.

Fakt dokonania przez Użytkownika weryfikacji dokumentu powinien zostać przez niego odnotowany. Służy do tego dostępna od wersji 2023.2 opcja Oznacz jako zweryfikowany w menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF oraz stosowna opcja w menu kontekstowym listy dokumentów FZ/listy Rejestr VAT. W wersji 2024.1 dodatkowo dostępna jest ona w menu przycisku dodawania faktur na podstawie KSeF. Faktury nie uda się zatwierdzić, jeżeli nie zostanie ona zweryfikowana. Odszukanie dokumentów do weryfikacji ułatwia dostępny od wersji 2024.0 filtr Status KSeF, pozwalający na ograniczanie listy m.in do faktur niezweryfikowanych.

Parametry KSeF na formatkach faktur zakupu

Na dokumentach zakupu udostępnione zostały informacje dotyczące powiązania danego dokumentu z fakturą źródłową pobraną ze środowiska KSeF. Dane te prezentowane są na zakładce [KSeF] formatek dokumentów:

W przypadku faktury (A)FZ, rejestrowanej na formatce uproszczonej podstawowe dane dotyczące KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne].

Włączony parametr Źródłowy z KSeF oznacza, że dany dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF. Włączony parametr Poza systemem oznacza, że dokument ma być/został zarejestrowany na podstawie faktury z KSeF, ale faktura KSeF nie będzie importowana do systemu Comarch ERP XL, lecz Użytkownik poda jej numer i datę samodzielnie. Aby mógł to uczynić, musi mieć przydzielone prawo Edycja numeru KSeF na dok/Spinanie z KSeF na zatw.dok.

Jeżeli natomiast Użytkownik dokona spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF, o którym więcej w dalszej części dokumentu, wówczas jej Numer i Data przyjęcia w KSeF wypełniane są na ww. zakładce/sekcji automatycznie. Data odebrania to data zaimportowania faktury KSeF do Systemu. Na formatce prezentowana jest również informacja o Operatorze, który Odebrał tj. zaimportował tą fakturę z KSeF.

Domyślnie parametry: Źródłowy z KSeF i Poza systemem ustalane są na podstawie definicji dokumentu i karty kontrahenta. Jeżeli na definicji FZ/FZL w sekcji Dokument źródłowy z KSeF została wybrana opcja Nie dotyczy, wówczas parametry są wyłączone, jeżeli wybrana została opcja Pobrany z KSeF, wówczas parametr Źródłowy z KSeF jest włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano Poza systemem, wówczas oba parametry są włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas ustawienie parametrów zależne jest od ustawienia parametru Źródłowy z KSeF i Poza systemem na karcie kontrahenta.

Ustawienie parametrów aktualizowane jest podczas zmiany kontrahenta oraz podczas zmiany rodzaju transakcji na dokumencie, o ile dany dokumencie nie został dotąd związany z fakturą KSeF.

Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawienia ww. parametrów. Parametr Źródłowy z KSeF jest dostępny do edycji, o ile spełnione są poniższe warunki:

Parametr Poza systemem jest dostępny do edycji o ile spełnione są poniższe warunki:

Zmiany ustawienia ww. parametrów można dokonać również seryjnie, przy pomocy udostępnionych w menu kontekstowym opcji: Zaznacz parametr KSeF i Odznacz parametr KSeF.

Dla ww. dokumentów zakupu/korekt dokumentu zakupu udostępniona została możliwość spięcia danego dokumentu z fakturą zaimportowaną z KSeF oraz rozłączenia tych dokumentów, jeżeli takiego spięcia dokonano niesłusznie. Operacja Spinaj z KSeF dostępna jest z formatki dokumentu zakupu, zakładka [KSeF] oraz z menu kontekstowego listy FZ. Po wywołaniu tej operacji System otwiera listę Faktury zakupu z KSeF w trybie do wybory i wiąże dany dokument systemowy ze wskazaną fakturą KSeF. Operacja spięcia dla danego dokumentu systemowego dokonywana jest, o ile spełnione są poniższe warunki:

Spięcie ze wskazaną fakturą KSeF uda się, o ile faktura ta nie została odrzucona i nie została dotąd związana z dokumentem systemowym. Podczas spinania dokumentów System weryfikuje zgodność podstawowych danych faktury KSeF i dokumentu systemowego: NIP kontrahenta, numer obcy dokumentu, wartość, rodzaj, kwalifikacja i w przypadku braku zgodności prezentuje stosowne ostrzeżenie. Brak zgodności nie jest jednak przeszkodą do dokonania spięcia.

Za pomocą operacji Rozłącz z KSeF dostępnej na formatce dokumentu zakupu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu Użytkownik może wycofać operację spięcia danego dokumentu systemowego z fakturą KSeF. Operacja rozłączenia danego dokumentu jest dokonywana wówczas, jeżeli spełnione są poniższe warunki:

Faktura systemowa, dla której dokumentem źródłowym jest faktura zaimportowana z KSeF powinna zostać zweryfikowana przez Użytkownika pod względem jego zgodności z zaimportowanym dokumentem. Oznaczenia dokumentu jako zweryfikowanego oraz cofnięcia dokumentu do weryfikacji można dokonać za pomocą opcji: Oznacz jako zweryfikowany i Cofnij do: niezweryfikowany dostępnych w menu przycisku na prawej belce formatki dokumentu oraz w menu kontekstowym listy faktur zakupu.

Dokumentu zakupu powiązanego z dokumentem KSeF nie można zatwierdzić, jeżeli nie zostanie on oznaczony jako zweryfikowany.

Kontrola duplikacji numeru KSeF na dokumentach zakupu

Aby wesprzeć Użytkownika w procesie rejestrowania faktur zakupu, w szczególności w przypadkach, gdy będą one otrzymywane z różnych źródeł, wprowadzono stosowne ostrzeżenie w przypadkach, gdy w Systemie zarejestrowano już fakturę zakupu o takim samym numerze KSeF. Ostrzeżenia takie prezentowane są podczas:

Element faktury FZ – wybrane aspekty

Zasady ustalania parametrów elementu FZ dotyczą tworzenia dokumentu na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika opcji jego tworzenia i ustalane są albo w oparciu o dokument KSeF albo w oparciu o elementy zamówienia.

Jednostka pomocnicza na elemencie (Tre_JmZ)

Jednostka pomocnicza elementu ustalana jest na podstawie jednostki przesłanej w pliku e-faktury w polu P_8A o ile taka jednostka została w Systemie zdefiniowana dla danego towaru. Jeżeli towar nie posiada takiej jednostki, wówczas zachowanie Systemu jest standardowe tj. jako jednostka pomocnicza na elemencie FZ ustalana jest domyślna jednostka zakupu tego towaru, jeżeli takowa została zdefiniowana, w przeciwnym wypadku jednostka pomocnicza jest zgodna z podstawową.

Przelicznik jednostki ustalany jest standardowo tj. na podstawie przelicznika zdefiniowanego na ustalonej jw. jednostce pomocniczej towaru.

Ilość na elemencie (Tre_Ilosc)

Ilość na elemencie ustalana jest w oparciu o pole P_8B pliku e-faktury, przy czym jeżeli jednostka przekazana w P_8A jest jednostką pomocniczą towaru, wówczas przekazana w P_8B wielkość traktowana jest jako ilość w tejże jednostce pomocniczej. W takim wypadku System oblicza ilość w jednostce głównej na podstawie pola P_8B i przelicznika jednostki i tak ustaloną ilość ustala na elemencie. W pozostałych przypadkach (tj. brak pola P_8A lub przesłana w nim jednostka nie jest przypisana do towaru czy też przesłana jednostka jest zgodna z jednostką podstawową towaru) ilość przekazana w P_8B traktowana jest jako ilość w jednostce podstawowej i taka ilość ustalana jest na elemencie faktury.

Stawka VAT

Stawka VAT elementu ustalana jest na podstawie pola P_12. Jeżeli pole to jest przekazane i dana stawka istnieje w Systemie, wówczas to ona zostaje ustalona na elemencie, w przeciwnym razie ustalana jest stawka zakupu z karty towaru.

Cena i wartość na elemencie FZ

Wartość elementu FZ ustalana jest na podstawie pola P_11 (przypadek dokumentu od netto) lub P_11A (przypadek dokumentu od brutto). Cena zaś ustalana jest wtórnie, tj. jako iloraz: wartość/ilość.

Tabela VAT dokumentu FZ tworzonego na podstawie faktury KSeF

W zakresie sposobu tworzenia rekordów tabeli VAT dokumentu FZ/(A)FZ z elementami, a co za tym idzie wartości całego dokumentu i jego płatności przyjęto rozwiązanie, którego celem było z jednej strony zachowanie integralności dokumentu w Systemie, z drugiej zaś honorowanie danych przekazanych w fakturze od Dostawcy, w tym stosowanie przez niego innej niż obowiązująca w Systemie Comarch ERP XL metody naliczania podatku VAT.

Aby spełnić ww. wymagania przyjęte zostały w tym zakresie poniższe zasady:

Ww. mechanizm dwuetapowego tworzenia tabeli VAT dotyczy generowania faktury zakupu na podstawie faktury KSeF. W przypadku dokumentu realizującego zamówienie zachowanie Systemu zależy od wskazanej przez Użytkownika metody generowania faktury, o czym więcej w dalszej części dokumentu.

Ww. mechanizm nie dotyczy również tworzenia (A)FZ bez elementów, o czym napisano w rozdziale poniżej.

Wizualizacja faktury KSeF na formatce faktury zakupu

Formatka dokumentu zakupu powiązanego z fakturą KSeF została obsłużona podobnie jak FZ wczytana przez OCR. Na prawej belce dostępny jest stosowny przycisk włączający/wyłączający specjalny tryb formatki, przy którym jest ona dzielona na sekcję lewą właściwą dla dokumentu i sekcję prawą z podglądem faktury KSeF. Dokonywana w sekcji prawej wizualizacja faktury KSeF dokonywana jest na podstawie pliku xml będącego załącznikiem faktury KSeF, z którą spięty jest bieżący dokument. Użytkownik ma możliwość dokonania wydruku tej wizualizacji.

W menu przycisku włączającego/wyłączającego podgląd faktury KSeF dostępne są od wersji 2023.2 opcje pozwalające na oznaczenie dokumentu jako zweryfikowanego przez Użytkownika oraz cofanie go do stanu niezweryfikowanego. Wygląd przycisku zależny jest do tego, czy dokument został już zweryfikowany czy też nie. System nie pozwala na zatwierdzenie dokumentu zakupu powiązanego z KSeF, jeżeli nie został on oznaczony jako zweryfikowany. Operacja oznaczania dokumentu jako zweryfikowanego/cofania do stanu niezweryfikowanego dostępna jest od wersji 2023.2, w tym również jako opcja w menu kontekstowym listy.

Dodawanie dokumentów FZ na podstawie KSeF z listy faktur zakupu

Operacja dodawania faktur zakupu na podstawie dokumentów zaimportowanych z KSeF udostępniona została bezpośrednio na liście faktur zakupu FZ. Służy do niej przycisk Dodaj dokument na podstawie faktury KSeF. Za pomocą tej opcji otwierana jest lista faktur zaimportowanych z KSeF. Po wskazaniu przez Użytkownika konkretnych dokumentów System tworzy kolejne faktury FZ na ich podstawie. Stosownie do informacji zawartych w danej fakturze KSeF i dalszych decyzji Operatora tworzone są FZ niepowiązane z ZZ lub FZ realizujące ZZ, według zasad opisanych we wcześniejszej część dokumentu. Pomijane są te, spośród wskazanych faktur KSeF, które zostały wcześniej przez Użytkownika odrzucone, są już związane z dokumentem systemowym, nie mają w załączniku pliku xml faktury ustrukturyzowanej lub wskazują na rodzaj, który w tej wersji Systemu nie jest jeszcze obsługiwany.

Operacje seryjne na liście faktur zakupu z KSeF

Na liście faktur zakupu zaimportowanych z KSeF obsłużone zostały poniższe operacje seryjne:

Lista faktur zakupu

Na liście faktur zakupu dodane zostały kolumny sekcji KSeF: Status, Numer, Data przyjęcia. W kolumnie Numer prezentowany jest numer KSeF dokumentu źródłowego, na podstawie którego zarejestrowany został dany dokument, w kolumnie Data przyjęcia zaś data przyjęcia tego dokumentu źródłowego w KSeF. Kolumna Status wypełniana jest wartościami j.n.

Pod listą faktur zakupu udostępniony został filtr Status KSeF pozwalający na ograniczanie listy do faktur niespiętych, spiętych (wszystkich, niezweryfikowanych, zweryfikowanych), takich, których KSeF nie dotyczy oraz tych, które zostały zarejestrowane podczas awarii systemu KSeF.

Generowanie (A)FZ na podstawie faktury KSeF

Operacja tworzenia dokumentu (A)FZ z elementami przebiega według zasad opisanych dla faktury zakupu FZ, z zastrzeżeniem ustalania na każdym z jej elementów towaru A-vista.

Generowanie faktury kosztowej (A)FZ bez elementów, a jedynie z tabelą VAT przebiega wg odmiennych zasad. W tym wypadku tabela VAT dokumentu tworzona jest wprost na podstawie wartości netto i kwot VAT dokumentu KSeF przesłanych w polach od P_13_1 do P_13_11. System najpierw mapuje dane pole na właściwą stawkę VAT, następnie sprawdza, czy dana stawka w Systemie jest zdefiniowana, a następnie tworzy dla niej stosowny rekord tabeli VAT.

W przypadku faktur w PLN kwota podatku VAT ustalana jest na takich rekordach wprost na podstawie podatku PLN z faktury KSeF, w przypadku dokumentu w walucie obcej zaś jest wyliczana przez System w oparciu o podstawę VAT i stawkę VAT. W przypadku takich dokumentów po wstępnym utworzeniu rekordu tabelki VAT System stosuje dodatkowo mechanizm uzgadniania kwoty podatku w PLN ustaloną wstępnie na (A)FZ z przekazaną w fakturze KSeF wg identycznych zasad, jak opisane w części dotyczącej tworzenia dokumentu FZ.

Dodawanie dokumentów (A)FZ na podstawie KSeF w Rejestrze VAT

Operacja rejestrowania faktur kosztowych (A)FZ na podstawie dokumentów zaimportowanych z KSeF dostępna jest również w Rejestrze VAT/zakup. W tym celu udostępniony został stosowny przycisk, a w jego menu dwie opcje:

Przycisk/opcja w menu otwiera listę faktur zaimportowanych z KSeF. Po wskazaniu konkretnych dokumentów System tworzy na ich podstawie kolejne dokumenty (A)FZ według zasad opisanych we wcześniejszej część dokumentu.

Przesyłanie faktur do KSeF za pośrednictwem Comarch EDI

Użytkownik będzie miał dodatkową możliwość wysyłki dokumentów do KSeF za pośrednictwem systemu Comarch EDI. Aby nie procesować oddzielnie wysyłki dokumentów do EDI, a oddzielenie do KSeF można wysyłać dokumenty tylko do Comarch EDI a system zadba o wysłanie faktur do KSeF.

Jeśli wszystkie faktury wystawiane w XLu są wysyłane do Comarch EDI warto zaznaczyć na definicji dokumentu FS parametr dotyczący KSeF – Poza systemem.

Jeśli tylko dla części kontrahentów wysyłka faktur realizowana jest z wykorzystaniem EDI, wówczas należy zaznaczyć opcję Zależnie od kontrahenta. Następnie na karcie kontrahenta, dla którego wysyłka do KSeF ma być wykonywana za pośrednictwem EDI, należy zaznaczyć opcję Poza systemem.

Jeśli jednak wszystkie dokumenty nadal mają być wysyłane do KSeF z poziomu Comarch ERP XL, parametru Poza systemem nie należy zaznaczać. W takiej sytuacji wysyłka będzie realizowana w XLu, a podczas eksportu do EDI będą przekazywane następujące dane: numer KSeF oraz daty wysłania i przyjęcia, tak aby informacje te mogły być przekazane do odbiorcy faktur.

Eksport faktur do Comarch EDI

Podczas eksportu faktur do Comarch EDI uwzględniane są dane i parametry KSeF. Ustawienia parametrów na zakładce [KSeF] faktur i faktur eksportowych zależą od ustawień na definicji dokumentu oraz na karcie kontrahenta i maja wpływ na przesyłanie faktur do KSeF. Zasady wysyłki faktur, faktur eksportowych i korekt w powiązaniu z KSeF wyglądają następująco:

Po wysłaniu dokumentu do KSeF i pobraniu UPO możliwe będzie wysłanie go do Comarch EDI. Na przesłanym dokumencie (Invoice) zostaną przekazane dane: numer KSeF, data wysłania oraz data przyjęcia w KSeF.

Do Comarch EDI nie zostanie również przesłana faktura, która po wysłaniu do KSeF otrzymała status Odrzucona.

Pobieranie potwierdzeń dla faktur wysłanych do KSeF za pośrednictwem EDI

Jeśli faktura zostanie wysłana do KSeF z poziomu Comarch EDI, możliwe będzie pobranie raportu, w którym zostaną przekazane następujące informacje: numer KSeF, data wysłania oraz data przyjęcia w KSeF.

Pobranie raportu KSeF możliwe jest na liście faktur sprzedaży i faktur eksportowych pod przyciskiem Import potwierdzeń KSeF z ECOD.

Na wyświetlonej liście należy wybrać jeden lub więcej raportów i zaimportować dane KSeF. Po stronie Comarch EDI możliwe jest konfigurowanie czy raport generowany będzie dla każdego dokumentu oddzielnie czy zbiorczo.

Po wykonaniu importu dokumenty są aktualizowane i na zakładce [KSeF] pojawi się numer KSeF oraz daty wysłania i przyjęcia w KSeF.

Import faktur zakupu wysłanych do KSeF bezpośrednio przez wystawcę lub za pośrednictwem Comarch EDI

Faktury zakupu przekazywane przez Comarch EDI mogą zawierać dane KSeF, które zawarte są w importowanym pliku Invoice. Na tej podstawie na zaimportowanym dokumencie FZ, na zakładce [KSeF] zapisywane są informacje: Numer KSeF oraz data przyjęcia w KSeF.

Dokumenty FZ importowane z Comarch EDI mogą przyjmować następujące statusy KSeF:

Użytkownicy XLa mają możliwość pobierania faktur zakupu bezpośrednio z KSeF. Może zdarzyć się sytuacja gdy ta sama faktura zostanie zaimportowana z KSeF jak i z Comarch EDI z uzupełnionymi danymi KSeF. Aby uniknąć dublowania danych możliwe jest powiązanie zapisu na liście Faktury z KSeF z importowanym dokumentem.

Parametr pozwalający na łączenie importowanej faktury z zapisami na liście faktur KSeF dostępny jest w Konfiguracji na zakładce [Sprzedaż], podzakładce [Parametry 1] w sekcji ECOD. Nazwa parametru Spinaj importowane faktury zakupu z dokumentami KSeF.

Po zaznaczeniu powyższego parametru, podczas importu faktur zakupu (FZ) z Comarch EDI, sprawdzana jest obecności faktury o identycznym numerze KSeF a następnie dokumenty są ze sobą spinane.

Dokumentów spiętych automatycznie nie można rozpiąć. Jedyna możliwość to odznaczenie parametru Poza systemem, jednakże wówczas usuwane są z FZ dane KSeF.

Możliwe jest również pobieranie faktur wraz z elementami na podstawie faktur w KSeF. Opcja ta jest dostępna na liście FZ, pod przyciskiem Dodaj dokument na podstawie faktury z KSeF. W związku z wieloma możliwościami zautomatyzowanego wprowadzania faktur zakupu, podczas dodawania dokumentu sprawdzany jest numer KSeF i w przypadku importowania dokumentu o istniejącym numerze KSeF, pojawia się stosowny komunikat.

Dalsze plany w zakresie integracji z KSeF

W kolejnych wersjach Systemu planowany jest dalszy rozwój funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF, obejmujący: