Dostęp i logowanie do Repozytorium

Moduł Repozytorium jest dostępny zarówno dla Comarch DMS Standalone, jak i dla wszystkich form współpracy: z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i  Comarch ERP CEE.

Aby przejść do modułu Repozytorium należy uruchomić aplikację WEB (nowy web) Comarch DMS. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. wpisać w oknie przeglądarki adres serwera i nazwę, pod którą zainstalowano aplikację web DMS, przykładowo localhost/DMS_2021.2.0_XL

1. wejść do  „Menedżera internetowych usług informacyjnych (IIS)”, w panelu „Połączenia” po lewej stronie ekranu nacisnąć strzałkę obok nazwy serwera, następnie strzałkę obok folderu „Witryny”.

Później należy nacisnąć strzałkę obok witryny, do której dodano stronę aplikacji WEB DMS (np. „Default Web Site”), kliknąć w nazwę aplikacji WEB i w ramach panelu „Akcje” po prawej stronie ekranu wybrać  link ” Przeglądaj*:80 (http)”. Przenosi on do okna logowania do aplikacji WEB Comarch DMS.

Po zalogowaniu do aplikacji WEB należy nacisnąć ikonę [Repozytorium], aby przejść do Repozytorium.

Uwaga

Dostęp do Repozytorium jest możliwy jedynie dla użytkowników, którym zostało przyznane przez Administratora uprawnienie ” Obieg Dokumentów i Repozytorium” w zakładce „Praca z modułem”  w ramach profilu danego użytkownika w sekcji „Struktura organizacyjna” w aplikacji desktopowej DMS.

 

Przyklad

Użytkownik „Patrycja Kamyk” ma nadane uprawnienia do pracy z Repozytorium, ale po zalogowaniu widzi, że nie ma dostępu do żadnej lokalizacji w Repozytorium.

 

 

Użytkownik „Patrycja Kamyk” kontaktuje się z użytkownikiem „Joanna Bławatek” – administratorem lokalnym obszaru „Folder na dokumenty” z prośbą o nadanie uprawnień do wybranej lokalizacji. „Joanna Bławatek” nadaje „Patrycji Kamyk” uprawnienia edytora do obszaru „Folder na dokumenty”.

 

Teraz użytkownik „Patrycja Kamyk” widzi na liście folderów i dokumentów obszar „Folder na dokumenty”, ma do niego dostęp , może też w jego ramach korzystać z uprawnień edytora.

 

Ustawienia Repozytorium

W ramach zakładki [Ustawienia] dla  użytkownika  możliwe jest zdefiniowanie widoku kolumn dotyczących szczegółów dokumentów (w ramach parametru „Widok kolumn”)

W ramach zakładki „Widok kolumn” można określić, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą  widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.

Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:

Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn  poprzez zaznaczenie opcji  „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne.

Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem. Po modyfikacji ustawień kolumn należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.

Dodanie dokumentu PZ w kontrolce Dane tabelaryczne o nazwie „PZ z ERP XL” spowoduje uzupełnienie kontrolki „ElementyPZ” informacjami z dowiązanego dokumentu.

Konfiguracja przykładu – przykład dotyczy Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP XL:

1. W definicji typu obiegu w kontrolce typu Dane tabelaryczne o nazwie ”PZ z ERPXL” (identyfikator kontrolki: PZ)  zdefiniowano kolumnę:

 

• ”PZ” (identyfikator kolumny: PZ) – typ Dokument elektroniczny

 

 

2. W definicji typu obiegu w kontrolce typu Dane tabelaryczne o nazwie ”ElementyPZ” (identyfikator kontrolki: ElementyPZ)  zdefiniowano kolumny:

 

• ”Ilość” (identyfikator kolumny: Ilosc) – typ Liczba stałoprzecinkowa
• ”JM” (identyfikator kolumny: JM) – typ Lista
• ”Cena” (identyfikator kolumny: Cena) – typ Liczba stałoprzecinkowa
• ”Netto” (identyfikator kolumny: Netto) – typ Liczba stałoprzecinkowa

3. W kontrolce typu Dane tabelaryczne o nazwie ”ElementyPZ” na zakładce Listy dodano listę o nazwie „Lista miar” i zdefiniowano dla niej zapytanie pobierające jednostki miary z Comarch ERPXL:

SELECT Naz_GIDLp,Naz_Nazwa from cdn.Nazwy where Naz_GIDTyp=144

4. W definicji typu obiegu w kontrolce typu Dane tabelaryczne o nazwie ”ElementyPZ” (identyfikator kontrolki: ElementyPZ) w kolumnie ”JM” (identyfikator kolumny: JM) w polu „Listy” wybrano listę „Lista miar”

5. W kontrolce typu Dane tabelaryczne o nazwie ”ElementyPZ” na zakładce Inicjowanie wartości w polu „Kontrolki powiązane” dodano obserwację kontrolki typu Dane tabelaryczne o nazwie ”PZ z ERPXL” oraz w polu „Wzór na wartość” wybrano „SQL ERP”  i zdefiniowano zapytanie:

SELECT [ID]=TrE_TwrNumer,
[Ilosc]=TrE_Ilosc,
[Jm]=(SELECT Naz_GIDLp FROM cdn.Nazwy WHERE Naz_Nazwa=TrE_JmZ  and Naz_GIDTyp=144
and Naz_Archiwalny=0),
[Cena]=TrE_CenaPoRabacie,
[Wartosc]=tre_ksiegowaNetto
FROM CDN.TraNag JOIN CDN.TraElem on TrN_GIDNumer=TrE_GIDNumer
where TrE_GIDNumer in (SELECT (PZ_ID) from @PZ@)

6. Zapisano zmiany, klikając w przycisk [Zapisz].

Po wprowadzonych powyżej zmianach, gdy  na dokumencie Comarch DMS zostaje dodany dokument PZ z Comarch ERPXL do kontrolki typu Dane tabelaryczne o nazwie ”PZ z ERPXL”, wówczas informacje z tego dokumentu zostają pobrane do kontrolki  typu Dane tabelaryczne o nazwie „ElementyPZ”.

Pracownicy tworzeni w Comarch DMS są:

W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) działów, pracowników i stanowisk. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła.

Dla operatorów natywnych można zmienić imię i nazwisko, wprowadzić adres mailowy oraz hasło. Istnieje również możliwość zmiany loginu operatora natywnego. Może tego dokonać tylko operator z uprawnieniami administratora.

Dla operatorów Comarch ERP Enterprise możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany imienia i nazwiska. Zmiany wprowadzane na właściwościach operatora ERP Enterprise nie są zapisywane w bazie Comarch ERP Enterprise.

Istnieje możliwość zdefiniowania stanowisk operatora (zob. dział Stanowiska). W tym celu należy kliknąć Dodaj obok pola Stanowisko na karcie pracownika i wybrać odpowiednie stanowisko z listy dostępnych stanowisk. Operator może mieć zdefiniowanych kilka stanowisk.

Na zakładce Ogólne można również zdefiniować zastępstwo za danego operatora. Osobę zastępującą należy wybrać z listy operatorów, a następnie określić przedział czasowy zastępstwa lub zastępstwo na czas nieokreślony. Więcej informacji na temat zastępstw znajduje się w rozdziale Zastępstwa.

W wersji 2023.0.0 zmieniono nazwę parametru Login (SaldeoSMART) na Parametr 1.

W wersji 2025.1.0 w sekcji „Ogólne” wprowadzono dwa dodatkowe pola: „Parametr 2” i „Parametr 3”.

Nowe pola parametrów pozwalają na wprowadzenie dodatkowych informacji, które można później wykorzystać w zapytaniach SQL.

„Parametr 1” to pole DCD_SaldeoLogin z tabeli do.DF_ConfOSDictionary – w ramach parametru można wprowadzać dowolną treść, tak jak w przypadku pozostałych parametrów.

W ramach pól „Parametr 2” i „Parametr 3” operator uprawniony do edycji ustawień pracowników może wpisać dowolną treść z ograniczoną liczbą znaków. Wprowadzone informacje zostaną po zapisaniu karty za pomocą ikony [Zapisz] wprowadzone do tabeli do. DF_ConfOSDictionary (znajduje się w niej słownik działów i pracowników) w ramach kolumn DCD_Parameter2 (dla pola „Parametr 2)” i DCD_Parameter3 (dla pola „Parametr 3”). Uzupełnienie pól nie jest wymagane.

Uwaga

Po modyfikacji pól należy zapisać kartę przyciskiem [Zapisz].

Jeśli użytkownik korzystał przedtem z Comarch DMS i z Comarch DMS Repozytorium, powinien dokonać aktualizacji.

Najpierw konieczna jest aktualizacja aplikacji serwerowej, WEB i desktop Comarch DMS, którą można przeprowadzić ręcznie albo za pomocą instalatora. Kiedy aplikacje zostały zaktualizowane, wówczas można przystąpić do aktualizacji modułu Repozytorium.

Przebieg aktualizacji:

1. W pobranym pakiecie instalacyjnym  należy otworzyć folder Comarch DMS {wersja},  a następnie Comarch DMS {wersja}, w którym znajduje się  folder DMS Repository Api

2. następnie konieczne jest usunięcie i podmienienie dotychczasowej zawartości  folderu DocumentManager.WebApi (lub folderu o innej nazwie, do którego w wersji 2024.0.0 lub późniejszej skopiowano zawartość folderu DMS Repository Api), znajdującego się domyślnie w lokalizacji C:\inetpub\wwwroot, na odpowiadającą mu zawartość folderu DMS Repository Api z pakietu instalacyjnego, poprzez jej skopiowanie i wklejenie

3. następnie należy sprawdzić i uzupełnić plik Web.config w folderze z aplikacją serwerową Comarch DMS oraz plik web.config w folderze z aplikacją WEB Comarch DMS, zgodnie z instrukcjami w artykule Konfiguracja aplikacji WEB (nowej aplikacji web) do współpracy z modułem Repozytorium, czyli:

W ramach katalogu zawierającego aplikację web (nową aplikację webową) otworzyć do edycji plik web.config i uzupełnić:

4. następnie należy zrestartować serwer IIS  w Menedżerze internetowych usług informacyjnych (IIS) , klikając przycisk „Uruchom ponownie” po prawej stronie ekranu

5. w dalszej kolejności konieczne jest wyczyszczenie danych przeglądarki, na której użytkownik korzysta z modułu Repozytorium, w tym plików cookie oraz innych danych witryn

Tak przygotowane Repozytorium jest zaktualizowane i gotowe do pracy.

Comarch DMS Repozytorium – Najczęściej pojawiające się pytania

Aby zaktualizować aplikację Comarch DMS Repozytorium za pomocą instalatora należy przeprowadzić aktualizację wraz z aplikacją Comarch DMS, do której przypisano tę aplikację.

Przebieg aktualizacji za pomocą instalatora opisano w następujących artykułach:

Uwaga

W wersji 2024.2.2 w Comarch DMS Repozytorium wprowadzono szyfrowanie connection stringów znajdujących się w pliku appsettings.json w folderze z plikami Comarch DMS Repozytorium.

 

Na okno Repozytorium składają się  trzy części: Struktura drzewa folderów, główne okno i prawy panel. Zostaną one omówione poniżej.

Struktura drzewa folderów

Struktura drzewa folderów  powstaje poprzez dodawanie kolejnych folderów nadrzędnych i podrzędnych.

W ramach drzewa widoczne są dla użytkownika jedynie te foldery, do których nadano mu uprawnienia, wraz z zawartymi w nich podfolderami oraz takie, w których znajduje się inny katalog lub dokument, do którego użytkownik jest uprawniony.

W ramach drzewa zastosowano dwa rodzaje oznaczeń folderów:

  – obszary– foldery,  którym podczas ich dodawania przyznano administratorów

i

– foldery, którym podczas dodawania nie przyznano administratorów.

Przyklad

Widok struktury drzewa folderów dla użytkownika JuliaNowacka wynika zarówno z posiadanych przez tego użytkownika uprawnień, jak i ich braku:

• • • Użytkownik JuliaNowacka nie ma nadanych uprawnień do Folderów 2 i 4, dlatego nie są dla niej widoczne na strukturze drzewa folderów.
    • Na drzewie użytkownika JuliaNowacka znajduje się Folder 1, bo użytkownikowi przyznano uprawnienie „Edytor” w  stosunku do znajdującej się w nim faktury. Nie jest natomiast widoczny podrzędny Folder 1.1 , ponieważ JuliaNowacka nie posiada uprawnień do Folderu 1.
    • Folder 3.3 jest widoczny na drzewie użytkownika JuliaNowacka, bo użytkownikowi nadano uprawnienie „Przeglądający” w odniesieniu do tego katalogu, znajduje się tam także Folder 3 jako jego folder nadrzędny. Brak jednakże Folderu 3.1 i Folderu 3.2, bo użytkownik nie ma uprawnień do Folderu 3.
    • Widoczny jest również Folder 5 i jego foldery podrzędne Folder 5.1 i Folder 5.2, bo użytkownikowi nadano w stosunku do Folderu 5 uprawnienie „Administrator”

 

 

Pod strukturą drzewa folderów znajdują się również ikonki:

[Kosz] – po kliknięciu tej ikonki przechodzi się do kosza, gdzie znajdują się usunięte dokumenty i dokumenty, które znajdowały się w usuniętych folderach (zob. Kosz w module Repozytorium).

[Ustawienia] – po naciśnięciu tej ikonki  przechodzi się do ustawień, gdzie możliwa jest zmiana widoku kolumn  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zawartość twojej listy” dla administratora lub Repozytorium – konfiguracja i ustawienia dla użytkownika), a dla administratora Repozytorium także określenie  typów oraz atrybutów dokumentów, retencji, jak również zarządzanie plikami usuniętymi po retencji i dodawanie powodów unieważnienia dokumentów  (zob. „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora).

Główne okno

U samej góry okna znajduje się lokalizacja, w której aktualnie znajduje się użytkownik.

Jeśli adres jest długi , ulega skróceniu – jego część zmienia się w znak wielokropka, po kliknięciu którego wyświetla się brakująca część adresu. Możliwe jest wówczas przejście do wybranej lokalizacji poprzez naciśnięcie odpowiedniego odcinka tego adresu.

Poniżej lokalizacji znajduje się pole służące do wyszukiwania wszystkich folderów podrzędnych w ramach folderów nadrzędnych oraz dokumentów w ramach danego folderu.

Jeżeli w danym folderze nie zostanie znaleziona wpisana fraza, wówczas pod wyszukiwarką pojawia się link [Wyszukaj w repozytorium], po wyborze którego wyszukiwanie zostanie powtórzone w całym repozytorium, tylko w zakresie lokalizacji, do których dany użytkownik posiada uprawnienia.

Od wersji 2023.0.0 w przypadku dokumentów, które przesłano do modułu Repozytorium przez punkt ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”, możliwe jest wyszukiwanie ich nie tylko po nazwie, ale także po treści.

W tym celu w module Repozytorium dodano pole „Szukaj też” z checkboxem „w treści plików”, które jest wyświetlane pod wyszukiwarką po kliknięciu w pole wyszukiwarki.

Jeżeli operator zaznaczy checkbox, wówczas funkcjonalność wyszukiwania po treści zostanie włączona. Po wpisaniu w wyszukiwarce dowolnego fragmentu tekstu wyszukiwanie odbywa się zarówno w nazwach dokumentów, jak również w ich treści.

Checkbox „w treści plików” jest domyślnie odznaczony.

Obok plików, które przesłano do modułu Repozytorium za pomocą punktu konfiguracyjnego typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”, znajduje się oznaczenie .

Jeśli na liście dokumentów w Repozytorium znajduje się dokument przesłany z punktu konfiguracyjnego OCR, wówczas przy próbie podmienienie pliku binarnego tego dokumentu wyświetlany jest komunikat „Dla tego dokumentu dostępne jest wyszukiwanie po treści. Jeżeli zastąpisz ten plik innym, funkcjonalność wyszukiwania po treści nie będzie dostępna.”

W wersji 2025.1.0 umożliwiono przekazanie pełnej treści rozpoznanej przez OCR do modułu Repozytorium, w przypadku, jeśli z punktu ACD dokument jest generowany z punktu ACD typu „Współpraca z OCR” albo „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”  do modułu Workflow, a kontrolka typu Załącznik zapisuje plik w Repozytorium (na definicji kontrolki, na zakładce „Archiwa” zaznaczono parametr „Współpraca z Repozytorium” i wybrano lokalizację).

W przypadku, gdy operator pracuje w punkcie ACD typu „Współpraca z OCR” lub „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”, wówczas przetworzony załącznik zostaje zapisany w bazie danych Comarch DMS.

W ramach konfiguracji punktu ACD operator powinien wybrać kontrolkę typu Załącznik, do której ma mieć zastosowanie procesowanie OCR – należy to zrobić podczas konfiguracji punktu ACD w następujący sposób:

• W przypadku pracy w punkcie ACD typu „Współpraca z OCR” : na zakładce „Kontrolki” wybrać kontrolkę typu Załącznik z danego typu obiegu, a następnie wprowadzić poniższe zapytanie SQL:
• select OCD_SourceContent, OCD_FileName
• from do.OC_Documents
• where OCD_ID=@Id1@
• Wówczas przy generowaniu dokumentu do modułu Workflow w ramach kontrolki typu Załącznik zostanie dołączony przeprocesowany plik

 

 

• W przypadku pracy w punkcie ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”: na zakładce „Ogólne w polu „Kontrolka”” wybrać kontrolkę typu Załącznik z danego typu obiegu,

 

 

• Wówczas przy generowaniu dokumentu do modułu Workflow w ramach kontrolki typu Załącznik zostanie dołączony przeprocesowany plik.

Gdy wygenerowano dokument do modułu Workflow, wówczas treść załącznika zostaje zapisana jako tekst w kolumnie OCD_DocumentRawText w tabeli do.OC_Documents.

Jeśli kontrolka typu Załącznik zapisuje plik w Repozytorium (na definicji kontrolki, na zakładce „Archiwa” zaznaczono parametr „Współpraca z Repozytorium” i wybrano lokalizację), wówczas przetworzony dokument zostanie zapisany w Repozytorium, wraz z rozpoznanym tekstem z kolumny OCD_DocumentRawText podczas generowania dokumentu (dla punktu ACD typu „Współpraca z Comarch OCR”) lub przy zapisie dokumentu dokumencie DMS)”).

Wartość kolumny OCD_DocumentRawText znajdzie się wówczas w polu OCRContent w kolekcji „Document” bazy MongoDB

Dokument przetworzony przez OCR, a następnie zapisany w module Repozytorium będzie wyróżniony ikoną na liście dokumentów w module Repozytorium, a także oznaczeniem [Plik przetworzony przez OCR], w szczegółach dokumentu analogicznie jak w przypadku dokumentów dodanych do Repozytorium z punktu ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”. Podobnie, możliwe jest wyszukiwanie po zawartości dokumentu, gdy zaznaczono parametr „Szukaj tez w treści plików” na liście dokumentów w module Repozytorium.

Pod oknem wyszukiwania umieszczono  cztery parametry określające filtrowanie wyników wyszukiwania:

[Status] – odpowiada za filtrowanie dokumentów po ich statusie. W wersji 2022.0.1 filtr Status uległ zmianie – dostępne są w nim następujące opcje:

Operator wybiera daną opcję, zaznaczając znajdujące się obok nich checkboxy.

Jeżeli użytkownik zaznaczy co najmniej 2 statusy, wówczas na liście dokumentów prezentowane są dokumenty o jednym albo drugim statusie. Jeżeli natomiast żaden status nie został wybrany, wtedy na liście dokumentów widoczne są wszystkie foldery i dokumenty.

Domyślnie nie są wybrane żadne statusy, wyświetla się status Dowolny – wówczas wyświetlana jest lista zarówno wszystkich dokumentów (niezależnie od ich statusu), jak i katalogów, według poziomu uprawnień użytkownika.

Po wyborze co najmniej jednego innego statusu w filtrze wyświetlany jest dany status, np. , a na liście dokumentów pokazywane są jedynie dokumenty, których dotyczy status wybrany w ramach filtra – są to dokumenty znajdujące się w folderze, w którym uruchomiono filtrowanie i w folderach podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Po wyborze przycisku [Wyczyść filtry], wszystkie filtry są odznaczane, a na liście przywracany jest status: Dowolny.

Jeżeli wybrano dwa statusy, wówczas filtr jest prezentowany jako [Status:2/3], a na liście dokumentów widoczne są tylko dokumenty, które mają jeden albo drugi z wybranych statusów – np. po wybraniu statusów Zarchiwizowane i Unieważnione na liście prezentowane są zarówno dokumenty zarchiwizowane, jak i dokumenty unieważnione – zarówno z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie trzy statusy – Aktywne, Zarchiwizowane i Unieważnione, wówczas dodatkowo zaznaczeniu ulega parametr Zaznacz wszystko, a w filtrze widoczna jest informacja   .

Podobnie, jeśli użytkownik zaznaczy parametr Zaznacz wszystko, wówczas także pozostałe statusy zostaną zaznaczone, a w filtrze również widoczna jest informacja . W obydwóch przypadkach na liście prezentowane są jedynie dokumenty z folderu, w którym włączono filtrowanie, jak i z jego folderów podrzędnych (pod nazwą dokumentu wyświetla się informacja, w jakim folderze podrzędnym jest dany dokument).

[Data dodania] – parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone dodane wówczas foldery i dokumenty.

[Typ] – parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu.

Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia).

Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

[Więcej filtrów]– parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów. W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry dodano filtr Powód unieważnienia.

Po kliknięciu pola [Wybierz powód] rozwijana jest lista powodów unieważnienia, na której za pomocą checkboxów można zaznaczyć jeden lub wiele powodów unieważnienia, według których odbędzie się filtrowanie dokumentów.

Przykładowo, jeśli zaznaczono checkboxy przy powodach Duplikat i Błędny, wówczas wyszukane zostaną zarówno dokumenty, które unieważniono, podając powód Duplikat, jak i dokumenty, które unieważniono, podając powód Błędny.

Aby wybrać powody unieważnienia, wystarczy zaznaczyć je i zatwierdzić ich wybór przyciskiem [Wybierz] w ramach listy powodów, a następnie nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki].

W polu [Wybierz powód] po wyborze przynajmniej jednego powodu unieważnienia z listy wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wybranych powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Jeśli operator zaznaczy opcję [Zaznacz wszystko], wówczas zaznaczone zostaną wszystkie dostępne powody unieważnienia.

Podobnie, jeśli każdy z powodów unieważnienia zostanie pojedynczo zaznaczony, automatycznie zaznaczeniu ulegnie także opcja [Zaznacz wszystko].

Wówczas w ramach pola Wybierz powód wyświetlana jest informacja Wybrano: [liczba wszystkich powodów] / [liczba wszystkich powodów], np. .

Wybrane filtry można usunąć, klikając [Wyczyść] na liście powodów unieważnienia. W tym celu można również wybrać przycisk [Wyczyść wszystko] w ramach okna Pozostałe filtry (ale wówczas usunięte zostaną wszystkie filtry z tego okna) lub [Wyczyść filtry] nad listą dokumentów (zostają wtedy jednak usunięte wszystkie filtry, nie tylko filtr Powód unieważnienia).

Jeśli żaden powód unieważnienia nie został wskazany, filtr jest pomijany i nie wlicza się do liczy wybranych filtrów, widocznej na przycisku [Wybrane filtry].

W wersji 2022.0.1 w ramach okna Pozostałe filtry został również dodany dodatkowy predefiniowany filtr Kryterium okresu przechowywania.

Filtr Kryterium okresu przechowywania składa się z kontrolek  – [Data od i Data do] użytkownik wybiera w nich zakres dat – wynikiem filtrowania będą dokumenty, których kryterium okresu przechowywania znajduje się w podanym zakresie.

Po uzupełnieniu kontrolek należy nacisnąć przycisk [Pokaż wyniki]. Okno zostanie wówczas zamknięte, a wyniki filtrowania zostaną wyświetlone na liście dokumentów analogicznie do wyników filtrowania po innych atrybutach, czyli zostaną wyświetlone dokumenty, które znajdują się w folderze, w którym filtrowanie zostało uruchomione oraz we wszystkich folderach podrzędnych (jeśli operator ma do nich uprawnienie co najmniej przeglądającego).

Aby dodać filtr na podstawie atrybutu, należy wybrać opcję [Dodaj nowy filtr], zostanie wyświetlona lista wszystkich atrybutów zdefiniowanych w systemie. Za pomocą wyszukiwarki można znaleźć atrybut, którego nazwa zawiera daną frazę.

Po wybraniu atrybutu należy ustalić jego wartość, według której dokument ma być szukany.

Kolejne atrybuty, według których ma być filtrowana lista dokumentów, można dodać klikając [Dodaj kolejny filtr].

W wersji 2022.0.1 jeżeli po wyborze nad listą dokumentów opcji [Więcej filtrów], w ramach okna Pozostałe filtry wybrano opcję [Dodaj kolejny filtr] i w polu [Wybierz atrybut] dokonano wyboru atrybutów, ale ich wartości nie zostały uzupełnione – wówczas filtrowanie według takich atrybutów nie zostaje przeprowadzone.

Przyklad

W ramach okna Pozostałe filtry wybrano 3 atrybuty: Czy zatwierdzony, Data transportu i Firma – ale dla atrybutu Data transportu nie wybrano zakresu dat.

 

Wówczas atrybut Data transportu nie jest uwzględniany przy filtrowaniu, lista dokumentów jest natomiast zawężana zgodnie z podanymi wartościami atrybutów Czy zatwierdzony i Firma.

W oknie Pozostałe filtry dostępne są przyciski:

Wybranie przycisku w prawym górnym rogu okna spowoduje:

Po prawej stronie okna głównego znajdują się dwa przyciski:

[Nowy folder]– za pomocą tego przycisku można utworzyć nowy folder. Możliwe jest przypisanie innego użytkownika jako administratora folderu lub pozostawienie pola wyboru nowego administratora niezaznaczonego – wtedy administratorem nowego folderu jest  tylko administrator lokalny, który go utworzył i administratorzy Repozytorium.

Dla użytkownika o poziomie uprawnień edytora do danej lokalizacji dostępne jest tylko dodawanie w tej lokalizacji nowych folderów bez administratora. Jeżeli przycisk jest wyszarzony, oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień, aby tworzyć nowy folder w danej lokalizacji.

[Prześlij]– przycisk służący do dodawania do danego folderu pliku z komputera, otwiera okno przeglądania dokumentów. Nie jest dostępny na poziomie katalogu głównego Repozytorium.

Ikona okna Wykonywane akcje – znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Po wybraniu jednej z akcji dostępnych dla elementów w menu kontekstowym na ikonie pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji.

W oknie głównym znajduje się również lista folderów i dokumentów wraz z wybranymi informacjami dodatkowymi. Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy dokumentów.

Prawy panel

Na prawym panelu znajdują się ikonki, po kliknięciu których ukazują się informacje o folderze/dokumencie. Są to następujące ikony:

– strzałki służące do rozwijania i zwijania szczegółów prawego panelu

– ikonka, po kliknięciu której ukazuje się panel z takimi szczegółami jak:

• nazwa folderu/dokumentu
• zakładka „Informacje” (a w niej oznaczenie „folder” lub określenie formatu i rozmiaru dokumentu)
• informacja „Plik unieważniony”–  tylko jeżeli dokument został unieważniony
• zakładka „Identyfikator dokumentu”, zawierająca indywidualny identyfikator dokumentu według jego typu (zob. Dokumenty w Repozytorium)
• zakładka „Lokalizacja” (z oznaczeniem, gdzie w ramach Repozytorium znajduje się dany folder lub dokument)
• zakładka „Ostatnia modyfikacja” –   występuje tylko jeżeli dany folder/ dokument był modyfikowany; data ostatniej modyfikacji folderu/dokumentu wraz z nazwą użytkownika, który jej  dokonał
• zakładka „Utworzony”– data utworzenia dokumentu i nazwa użytkownika, który go utworzył
• zakładka „Zakończenie okresu przechowywania”– informacja wyświetla się tylko dla dokumentów zarchiwizowanych podlegających regule retencji, pokazuje datę, do której dokument podlega retencji; obok znajduje się przycisk Edytuj umożliwiający zmianę daty zakończenia okresu przechowywania dokumentu; jeżeli dokonywano zmian zakończenia okresu retencji dokumentu, wówczas widoczny jest poniżej również przycisk Zobacz historię zmian
• zakładka „Liczba wersji” – w sekcji znajdują się: informacja o dotychczasowej ilości wersji danego dokumentu dodanych do danej lokalizacji w Repozytorium oraz przycisk Zarządzaj wersjami uruchamiający okno o tej samej nazwie.
• zakładka „Dostęp do pliku” – w ramach tej zakładki znajdują się pierwsze litery nazw użytkowników uprawnionych do danego folderu/dokumentu; po przesunięciu kursora na dany inicjał widoczna jest nazwa danego użytkownika  wraz z poziomem jego uprawnień.

 

– ikonka, po kliknięciu której pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Atrybuty mogą być  uzupełnione albo w module Workflow ( jeżeli dokument był dodawany z poziomu kontrolki typu Załącznik – zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) albo z poziomu  Repozytorium  za pomocą edycji atrybutów w ramach podglądu dokumentu.

– ikonka, po której naciśnięciu wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

Od wersji 2024.0.0 po kliknięciu w numer dokumentu zostaje otwarta nowa karta ze szczegółami tego dokumentu w aplikacji WEB Comarch DMS.

W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem”, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

– ikonka dodana w wersji 2025.1.0; po naciśnięciu ikonki zostaje wyświetlona zakładka „Komentarze”.

W wersji 2025.1.0 w Comarch DMS Repozytorium udostępniono opcję dodawania komentarzy do dokumentów, dostępną dla wszystkich operatorów uprawnionych do pracy w Repozytorium. W tym celu na prawym panelu dostępnym w Repozytorium dodano nową zakładkę [Komentarze], widoczną po zaznaczeniu pojedynczego dokumentu na liście dokumentów.

W górnej części zakładki „Komentarze” wyświetlane jest pole „Komentarze (liczba komentarzy do danego pliku)”, zaś poniżej znajdują się komentarze, patrząc od góry: od najpóźniej do najwcześniej dodanego. Powyżej dodanego komentarza po lewej stronie widoczna jest data i godzina dodania komentarza i nazwa operatora, który dodał komentarz.

Aby dodać nowy komentarz, należy kliknąć w link [Dodaj komentarz].

Po kliknięciu w link [Dodaj komentarz] poniżej pojawia się pole komentarza, w którym można wprowadzić maksymalnie 255 znaków. Po wprowadzeniu treści w polu należy kliknąć w przycisk [Dodaj komentarz], aby komentarz został zapisany. Jeżeli operator chce zrezygnować z dodania komentarza, wówczas powinien kliknąć w link [Anuluj].

Przy każdym komentarzu znajduje się menu kontekstowe , po kliknięciu w które wyświetlone zostają następujące opcje:

W przypadku, jeśli komentarz nie został dodany przez danego operatora, wówczas taki komentarz jest dla niego widoczny, ale ikona menu kontekstowego jest wyszarzona, menu kontekstowe nie jest wyświetlane i taki operator nie może dokonać edycji komentarza ani go usunąć.

Jeśli operator nie zaznaczył dokumentu na liście dokumentów lub zaznaczył obszar albo folder, wówczas w ramach zakładki „Komentarze” widoczny jest napis „Wybierz plik, aby zobaczyć jego komentarze”.

Jeżeli zaznaczono więcej niż jeden komentarz, wówczas na zakładce „Komentarze” widoczna jest jedynie informacja „Zaznaczono: [liczba elementów] elementy”.

Krajowy System e-Doręczenia

W wersji 2024.0.0 dodano zakładkę „KSeF”. W wersji 2024.2.0 nazwa zakładki została zmieniona na „Integracje”.

Zakładka „Integracje” jest dostępna jedynie w trybie jednospółkowym i służy do wprowadzenia danych potrzebnych do uwierzytelnienia w KSeF oraz (od wersji 2024.2.0) danych wymaganych do pobierania i wysyłania wiadomości w ramach integracji z usługą e-Doręczenia.

Od wersji 2024.2.0 zakładka dzieli się na dwie sekcje:

Integracja z usługą KSeF

W ramach zakładki dostępne są dwa pola:

Istnieje możliwość wygenerowania tokenu KSeF z poziomu Comarch DMS. W tym celu należy kliknąć w link [Wygeneruj token] znajdujący się obok pola „Token KSeF”, a następnie w oknie „Wybierz certyfikat” wybrać odpowiedni certyfikat uwierzytelniający.

Po wyborze certyfikatu zostanie wygenerowany token KSeF, który zostanie automatycznie wprowadzony w ramach pola „Token KSeF”.

Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku  [Zapisz], dostępnego w ramach sekcji.

Aby wygenerować token uwierzytelniający, należy najpierw uzupełnić pole „NIP Firmy”.

Jeżeli użytkownik nie uzupełni pola „NIP Firmy” i naciśnie link [Wygeneruj token], wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat.

Integracja z usługą e-Doręczenia

W ramach zakładki dostępne są trzy pola:

• Adres skrzynki – adres skrzynki e-Doręczeń, pochodzący bezpośrednio ze skrzynki;

 

 

• Nazwa systemu wprowadzona w konfiguracji skrzynki e-Doręczenia – nazwa systemu Comarch DMS integrowanego z usługa e-Doręczenia, którą dodano podczas konfiguracji skrzynki e-Doręczenia w ramach pola „Systemy”.

 

Wskazówka

Instrukcja dodania zewnętrznego systemu w usłudze e-Doręczenia jest dostępna pod adresem:

https://www.gov.pl/attachment/07a8c8c5-b329-44cf-9e08-ed7c497f6d1c

 

 

• Klucz prywatny – pole, w którym należy dodać klucz prywatny, który jest pozyskiwany w procesie generowania certyfikatu – dostarczony razem z certyfikatem. Aby dodać klucz prywatny, należy kliknąć w przycisk , dostępny w ramach pola, a następnie w ramach otwartego okna systemowego wybrać odpowiedni klucz PEM i kliknąć w przycisk [Otwórz]. Klucz prywatny, który dodano do definicji punktu ACD, może zostać usunięty z punktu za pomocą ikony lub zapisany na dysku za pomocą ikony .

Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku  [Zapisz], dostępnego w ramach sekcji.

W wersji 2024.2.0 umożliwiono wysyłanie wiadomości do usługi e-Doręczenia. Wysyłanie odbywa się za pomocą kontrolki typu Własna akcja z zastosowaniem kodu C#.

W tym celu dodano metodę EdorService.CreateClient(), która zwraca nowy obiekt klienta, używany do komunikacji z usługą e-Doręczenia.

Została również dodana metoda eDorClient.SendMessage(), przyjmująca 4 argumenty:

Aby wysłać wiadomość do usługi e-Doręczenia, należy kolejno:

• W ramach wybranego typu obiegu dodać następujące kontrolki:
  • Kontrolka „Do:” (identyfikator: Do) – kontrolka typu tekst; pole obowiązkowe – adres odbiorcy wiadomości
  • Kontrolka „Temat:” (identyfikator: Temat) – kontrolka typu tekst; pole obowiązkowe – temat wysyłanej wiadomości
  • Kontrolka „Treść:” (identyfikator: Tresc) – kontrolka typu tekst; pole obowiązkowe – treść wiadomości;
  • Kontrolka „Załączniki” (identyfikator: Zalaczniki) – kontrolka typu Załącznik; pole opcjonalne – lista załączanych plików.
• W ramach tego samego typu obiegu dodać kontrolkę typu Własna akcja „Wyślij wiadomość do usługi e-Doręczenia” (identyfikator: Wyslij);
• Podczas konfiguracji kontrolki typu Własna akcja kliknąć w przycisk [Ustaw] w ramach pola „C# Script”;

 

 

• W oknie „Skrypt C#” wprowadzić następujący kod:

 

var eDorClient = EDorService.CreateClient();

string messageId=null;

eDorClient.SendMessage(Globals.MainFrame.Do.Text,Globals.MainFrame.Temat.Text, Globals.MainFrame.Tresc.Text,

Globals.MainFrame.Zalaczniki.Items, ref messageId);

Globals.MainFrame.Wyslij_CSSCRIPT.Text=messageId;

 

• Nacisnąć przycisk [Kompiluj i zapisz]

 

Uwaga

Należy pamiętać o tym, aby przed kompilacją skryptów C# na komputerze z IIS nadać użytkownikowi IIS_IUSRS prawo zapisu do katalogu .scriptcs_cache (lokalizacja: C:\inetpub\wwwroot\folder_aplikacji_serwerowej\bin)

 

• Jeśli w dolnej części okna wyświetli się napis „Kompilacja skryptu zakończyła się sukcesem”, zamknąć okno, klikając przycisk [Zamknij];

 

 

• Zapisać zmiany za pomocą przycisku [Zapisz];
• Dodać nowy dokument i zapisać go za pomocą przycisku [Zapisz];
• Uzupełnić pola: „Do:”, „Temat:”, „Treść:” i „Załączniki”
• Kliknąć kontrolkę typu Własna akcja (w tym przypadku „Wyślij wiadomość do usługi e-Doręczenia
• Jeśli konfiguracja przebiegła pomyślnie, użytkownik został zalogowany do usługi, a wiadomość została wysłana do odbiorcy.

 if (Globals.MainFrame.Do.Text.StartsWith(" ")) 

{ 
Globals.MainFrame.Message1.Title = "Uwaga";
Globals.MainFrame.Message1.Message = "Przed adresem wysyłki wprowadzonym w kontrolce 'Do:' znajduje się spacja. Usuń ją, aby poprawnie przesłać wiadomość.";
} 

if (Globals.MainFrame.Do.Text.EndsWith(" ")) 

{ 
Globals.MainFrame.Message1.Title = "Uwaga";
Globals.MainFrame.Message1.Message = "Po adresie wysyłki wprowadzonym w kontrolce 'Do:' znajduje się spacja. Usuń ją, aby poprawnie przesłać wiadomość.";
}

Pobieranie dokumentów potwierdzających wysłanie wiadomości poprzez usługę e-Doręczenia

Integralnym elementem dokumentów wysyłanych poprzez usługę e-Doręczenia, są potwierdzenia świadczące o wykonaniu usługi wysyłki i dostarczenia przesyłki pod wskazany adres. Dokumenty te wystawiane są automatycznie w usłudze e-Doręczenia i są dołączane do wiadomości. Aktualnie w Comarch DMS nie ma możliwości pobrania tych dokumentów, zatem należy je pobrać samodzielnie wprost z usługi e-Doręczenia.

• Po zalogowaniu się na konto biznesowe w serwisie biznes.gov.pl należy przejść do usługi e-Doręczenia:

 

• Następnie na liście skrzynek należy wybrać tę, z której wysyłane były wiadomości dla których będą pobierane potwierdzenia:

• Po wejściu do skrzynki, należy wyświetlić listę wiadomości wysłanych:

 

•  Potwierdzenia mogą być pobierane wyłącznie pojedynczo dla każdego dokumentu. W ramach dokumentu można pobrać osobno potwierdzenie wysłania i potwierdzenie odbioru w formatach pdf lub xml:

• Możliwe jest też pobranie wszystkich potwierdzeń na raz używając opcji Pobierz, dostępnej na dole wyświetlonej wiadomości lub w menu kontekstowym na liście wiadomości wysłanych:

 

W pobranej paczce *.zip znajdą się wszystkie elementy dotyczące danej wiadomości, tj:

• Potwierdzenie wysłania w formie pliku pdf
• Potwierdzenie otrzymania w formie pliku pdf
• Dowody techniczne w formie plików xml
• Utworzony wydruk wiadomości wraz z treścią i listą załączników, w formie pliku pdf
• Załączniki dołączone do wiadomości
• Oraz treść wiadomości w formie pliku txt
• Plik archiwum lub pliki pojedynczych potwierdzeń można dołączyć do kontrolki załącznik na dokumencie DMS, z którego dana wiadomość została wysłana.