W systemie bilans otwarcia można wprowadzić:

• Manualnie – ręczne wprowadzanie bilansu otwarcia na początku pracy z systemem
• Automatycznie – dodanie bilansu otwarcia na podstawie zapisów z poprzedniego okresu obrachunkowego

Przed manualnym wprowadzeniem bilansu otwarcia należy:

• W aplikacji Rodzaje dokumentów w księgowości finansowej utworzyć rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia

• W aplikacji Okresy obrachunkowe dodać okres obrachunkowy z okresem cząstkowym o typie Okres przeniesienia

• W aplikacji Konta księgi głównej dodać konto o typie Bilans otwarcia manualny

Ręczne dodanie bilansu otwarcia odbywa się z poziomu aplikacji Księgowania w księdze głównej. W tym celu w polu Rodzaj transakcji należy wybrać rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia.

Następnie należy wybrać przycisk [Dodaj] i uzupełnić pola w edytorze:

• Dokument – pole złożone z dwóch części. W pierwszej części należy podać numer dokumentu. W drugiej części należy podać datę dokumentu
• Okres księgowy – bilans otwarcia należy dodać do okresu cząstkowego o typie Okres przeniesienia. W polu należy podać datę początku/końca okresu cząstkowego (aplikacja Okresy obrachunkowe → okres cząstkowy o typie Okres przeniesienia → pole Początek/Koniec)
• Konto – pole złożone z dwóch części. W pierwszej części należy wskazać rodzaj konta – przy dodawaniu bilansu manualnego należy wybrać wartość Księga główna. W drugiej części należy:
  • Dla księgowania wiodącego, będącego pierwszą pozycją – wybrać konto księgi głównej o typie Bilans otwarcia manualny
  • Dla księgowań częściowych, będących kolejnymi pozycjami – wybrać konto księgi głównej, które nie jest kontem rozrachunkowym oraz kontem o typie Konto rozliczenia międzyokresowego
• Kwota księgowa – pole złożone z trzech części. W pierwszej części należy podać kwotę do zaksięgowania. W drugiej części należy określić stronę księgowania (Wn/Ma). W trzeciej części należy określić walutę księgowania

Uwaga

Użytkownik ma możliwość pozostawienia kwoty księgowej 0,00 PLN, jeżeli dla wybranego rodzaju dokumentu, w aplikacji Rodzaje dokumentów w księgowości finansowej zaznaczono parametr Dozwolone księgowania zerowe.

Uwaga

Możliwość wprowadzania dekretów na kwoty ujemne jest uzależniona od wybranej wartości dla parametru Kwoty ujemne (moduł Zarządzanie systemem → Konfiguracja →  przycisk [Funkcje] → Księgowość finansowa → Wartości domyślne księgowania → parametr Kwoty ujemne). Jeżeli dla tego parametru została wybrana wartość:

• Dozwolone – można wprowadzać dekrety na kwoty ujemne
• Niedozwolone – nie można wprowadzać dekretów na kwoty ujemne

• Standard księgowania – standard księgowania zdefiniowany w aplikacji Standard księgowania, umożliwiający prezentację danych finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunkowości

Po uzupełnieniu wymaganych pól należy wybrać przycisk [Zastosuj] .

Wskazówka

Jeżeli w systemie skonfigurowano waluty równoległe, w celu przeniesienia pozycji z edytora do sekcji Pozycja należy zaakceptować ostrzeżenie. Informuje ono, że bilans nie zostanie automatycznie przeliczony na waluty równoległe – bilans musi zostać dodatkowo zaksięgowany w każdej utworzonej walucie równoległej.

W celu dodania kolejnych księgowań należy każdorazowo uzupełnić w edytorze pola Konto i Kwota księgowa, a następnie wybrać przycisk [Zastosuj] .

Po wprowadzeniu pozycji należy wybrać przycisk [Zapisz].

W celu zaksięgowania bilansu otwarcia należy wybrać przycisk [Wybierz akcję] → [Księguj dokument].

Kwoty wprowadzone w ramach bilansu otwarcia będą widoczne z poziomu aplikacji Lista: Księgowość finansowa, w widoku Salda oraz Sumy kont i salda, w kolumnie Przeniesienie, po wybraniu przycisku [Aktualizuj].

W związku z rozpoczęciem pracy w systemie użytkownik wprowadził manualnie bilans otwarcia w okresie obrachunkowym 01.01.2020r. – 31.12.2020r. W tym celu, jeszcze przed rozpoczęciem wprowadzania bilansu:

• W aplikacji Rodzaje dokumentów w księgowości finansowej utworzył rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia – 830 Bilans otwarcia
• W aplikacji Okresy obrachunkowe dodał okres obrachunkowy dla 2020 roku, z okresem cząstkowym o typie Okres przeniesienia przypadającym na 01.01.2020r.
• W aplikacji Konta księgi głównej dodał konto o typie Bilans otwarcia manualny – 998 Konto zbiorcze dla manualnego BO

W aplikacji Księgowania w księdze głównej, w polu Rodzaj transakcji użytkownik wybrał wartość: 830 Bilans otwarcia. Następnie wybrał przycisk [Dodaj] i uzupełnił pola w edytorze dla księgowania wiodącego:

• Dokument – BO/2020, 01.01.2020
• Okres księgowy – 01.01.2020
• Konto – Księga główna, 998 Konto zbiorcze dla manualnego BO
• Kwota księgowa – 0,00 , Ma, PLN
• Standard księgowania – 100

Po uzupełnieniu pól użytkownik wybrał przycisk [Zastosuj] i zaakceptował ostrzeżenie dotyczące konieczności zaksięgowania bilansu w każdej utworzonej walucie równoległej.

Użytkownik dodał kolejne księgowania:

Po wprowadzeniu wszystkich pozycji użytkownik wybrał przycisk [Zapisz]. Następnie zaksięgował bilans otwarcia wybierając przycisk [Wybierz akcję] → [Księguj dokument].

Dodawanie do bilansu otwarcia zapisów na konta rozrachunkowe

Pozycje bilansu otwarcia manualnego nie mogą być wprowadzane na konta rozrachunkowe. W związku z tym, zapisy na konta rozrachunkowe, wynikające z nierozliczonych faktur z lat poprzednich, mogą zostać dodane do bilansu otwarcia:

• Poprzez zaimportowanie pliku zawierającego zestawienie zapisów księgowych, za pomocą aplikacji Import danych, wykorzystując Filtr Zaimportowane zapisy księgowe będą widoczne z poziomu aplikacji Lista: Przebiegi księgowań dla zapisów w księdze głównej. Salda rozrachunków należy przenieść do kolejnego okresu obrachunkowego jako bilans automatyczny.
• Ręcznie, w aplikacji Księgowania w księdze głównej. Do okresu poprzedzającego okres, w którym wprowadzany jest bilans otwarcia, należy dodać zapisy księgowe o rodzaju transakcji Faktura. Salda rozrachunków należy przenieść do kolejnego okresu obrachunkowego jako bilans automatyczny.