Wprowadzenie: Rachunkowość

Opis zagadnienia

Zadaniem rachunkowości jest rejestracja zdarzeń oraz operacji gospodarczych i finansowych, umożliwiająca odzwierciedlenie sytuacji finansowej podmiotu. Oprócz danych podatkowych rachunkowość dostarcza istotne informacje dla wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy i pozwala ocenić efektywność zarządzania przedsiębiorstwem.

Za pełną obsługę rachunkowości w systemie Comarch ERP Enterprise odpowiada zintegrowany moduł – Comarch Financials Enterprise. W celu pełnego wykorzystania możliwości związanych z obsługą rachunkowości w systemie należy skonfigurować funkcję Rachunkowość dostępną z poziomu modułu Zarządzanie systemem → Konfiguracja → przycisk [Funkcje] → Rachunkowość. Szczegółowe informacje znajdują się tutaj.

Dane dotyczące rachunkowości są powiązane m.in. z zagadnieniami dotyczącymi podatków i z modułem Księgowość finansowa.

Księgowość finansowa jest centralną częścią Rachunkowości. Dostarcza wymaganych prawem informacji dla wewnętrznych i zewnętrznych adresatów firmy. Księgowość finansowa zapewnia rzeczywiste dane jako podstawowe informacje dla innych obszarów finansów biznesowych. Jest to zatem centralna baza danych.

Adresatami zewnętrznymi (potencjalnymi klientami) są:

• Władze (urząd skarbowy)
• Banki
• Podmioty uczestniczące
• Inwestorzy kapitałowi

Adresaci wewnętrzni (potencjalni klienci) to:

• Kierownictwo firmy
• Kontrolerzy i rewizorzy wewnętrzni
• Pracownicy, zwłaszcza menedżerowie wykonawczy
• Właściciele kapitału

Niniejszy dokument zawiera przegląd aplikacji powiązanych z obsługą rachunkowości w CEE. Obsługa ta powiązana jest z wieloma aplikacjami – w treści podano odniesienia do dokumentów zawierających szczegółowe informacje na temat tych aplikacji.

Definicje pojęć

• Bilans — księgowość finansowa to kalkulacja punktu czasowego i okresu. W rachunku zysków i strat wynik operacyjny jest określany dla danego okresu za pomocą kosztów i przychodów. Bilans odzwierciedla wynik za pomocą wartości aktywów i pasywów w określonym punkcie czasowym.
• Księgowość finansowa — księgowość finansowa jest częścią struktury finansowej. Służy do rejestrowania i zarządzania nieoperacyjnym ruchem wartości własnej firmy z relacji biznesowych z klientami (należności A / R) i dostawcami (zobowiązania A / P) oraz wynikających z tego zmian w warunkach aktywów i kapitału. Księgowość finansowa dostarcza aktualny stan „pozycji oczekujących” oraz dane do sporządzenia bilansu i rachunku zysków i strat.
  Informacje o klientach i dostawcach są przekazywane do Księgowości Finansowej dla tych klientów i dostawców oznaczonych jako A/R lub A/P w danych podstawowych ich partnerów. Przekazywane są również dane faktur klientów i dostawców zwolnionych do księgowości finansowej.
  Przesłane dane faktur klientów i dostawców są księgowane na kontach A/R i A/P. W ustalonych odstępach czasu salda kont A/R i A/P są przenoszone z księgowości finansowej. Jeśli na przykład konto A/R ma debet przekraczający limit kredytowy klienta, dla klienta można ustawić blokadę dostawy lub księgowania. Wszelkie bloki są przenoszone wraz z saldami.
• Księgowanie kosztów i działań — księgowanie jednostek i zasobów dla określonego okresu z uwzględnieniem jednostki działalności (jednostki, grupy itp.).
• Konto księgi pomocniczej — konta księgi pomocniczej są kontami księgi pomocniczej i umożliwiają szczegółowe księgowanie kosztów i przychodów. W bilansie sumy tych kont księgi pomocniczej są deklarowane w należnościach i zobowiązaniach.
• Konto bezosobowe — konta bezosobowe to konta księgi głównej, które są przypisane do bilansu lub rachunku zysków i strat. Bilans obejmuje konta środków trwałych i konta pasywów (zobowiązania i długi). Rachunek zysków i strat obejmuje konta kosztów i konta przychodów.
• Konto kontrolne — konta bezosobowe typu konto kontrolne, zwane również „kontami ogólnymi”, to konta kategorii „należności i zobowiązania”. Wszystkie księgowania na kontach księgi pomocniczej (należności, zobowiązania), które reprezentują aktywa lub długi, są automatycznie gromadzone na koncie kontrolnym. Konta te można zestawić z listami sald odpowiedniego obszaru kont księgi pomocniczej. Nie można ich bezpośrednio zaksięgować.
• Konto podatkowe — konta bezosobowe kategorii podatku wstępnego lub podatku od wartości dodanej to konta księgi głównej, które gromadzą kwoty podatku z księgowań z podatkiem od sprzedaży. Konta te nie mogą być księgowane bezpośrednio, ale są księgowane automatycznie zgodnie z kodami podatkowymi i przypisanymi kontami podatkowymi. Ulgi podatkowe są wykonywane automatycznie przez system, wraz ze złożeniem deklaracji VAT.

Aplikacje związane z modułem Rachunkowość

W ramach modułu Rachunkowość dostępne są aplikacje bezpośrednio wykorzystywane do rejestracji operacji gospodarczych i finansowych, m.in.:

• Banki
• Konta
• Przyporządkowania kont
• Rodzaje kosztów
• Centra kosztów
• Jednostka kosztowa
• Rodzaje usług
• Kody podatkowe
• Warunki płatności

W module Rachunkowość dostępne są również aplikacje typu Lista, ułatwiające użytkownikowi przeglądanie dodanych w systemie elementów, m.in.:

• Lista: Faktury sprzedaży
• Lista: Faktury zakupu
• Lista: Przyporządkowania kont
• Lista: Przyporządkowania podatków

Konfiguracja

W aplikacji Konfiguracja dostępne są funkcje powiązane z obsługą rachunkowości w systemie Comarch ERP Enterprise. Szczególną uwagę należy zwrócić na funkcje:

• Rachunkowość – funkcja konfigurowana w celu pełnego wykorzystania możliwości związanych z obsługą rachunkowości. W polu Adapter rachunkowości należy wybrać wartość Comarch Financials Enterprise. Szczegółowe informacje znajdują się tutaj.
• Controlling – w funkcji można określić parametry związane z miejscem powstawania kosztów.

Regulacje ustawowe

W przeciwieństwie do księgowania kosztów lub planowania, księgowość finansowa jest szczegółowo regulowana przez liczne źródła prawne. Regulacje ustawowe w zakresie prawa podatkowego i handlowego to

• Ustawy,
• Rozporządzenia,
• Pisma.

Obejmują one również właściwą jurysdykcję i prawa zwyczajowe. Prawa zwyczajowe są realizowane w niejasnych lub nawet niezdefiniowanych „podstawowych zasadach”, „klientach handlowych” lub „dobrej wierze”.

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości zostały również dodane (od 2005 r.) ze względu na globalizację.

Ze względu na różne punkty widzenia przepisów handlowych i podatkowych, firmy są zmuszone do radzenia sobie ze sprzecznymi przepisami w niektórych obszarach.

Podstawowe zasady prawidłowej rachunkowości

Te podstawowe zasady, różniące się w zależności od kraju, interpretują regulacje i standardy księgowości finansowej, rocznych sprawozdań finansowych, a także podejścia i oceny w rocznych sprawozdaniach finansowych opartych na prawie handlowym. Ogólnie rzecz biorąc, „podstawowe zasady prawidłowej księgowości finansowej” są podzielone na dwie grupy: Podstawowe zasady dokumentacji i Podstawowe zasady bilansowania kont.

Podstawowe zasady dokumentacji to zasady dotyczące dokumentów opisujących zdarzenia biznesowe, na przykład ze sprzedaży lub zakupów:

• Przejrzystość
• Poprawność
• Kompletność
• Poprawność bonów

Podstawowe zasady dotyczące bilansowania kont, zwykle odwzorowujące przepisy prawa:

• Jasność
• Prawda
• Ciągłość
• Roztropność

Obszar księgowania Należności

Dokumenty sprzedaży są księgowane w obszarze księgowym Należności w systemie Rachunkowość. Ponowne księgowanie odbywa się w obszarze księgowym Należności w obszarze Faktury klienta/Noty kredytowe, przy użyciu zapisanych przyporządkowań podatkowych.

• przyporządkowania podatku
• przyporządkowania konta
• w przypadku aktywowanego księgowania kosztów, wprowadzone dla niego wartości

W ten sposób użytkownik może wcześniej wybrać w obszarze rachunkowości lub opcjonalnie w obszarze sprzedaży dokumenty do przeksięgowania z zarządzania towarami. Niezbędne konta osób z kategorii Należności są automatycznie udostępniane w systemie do Rachunkowości.

Obszar księgowy Należności zawiera wszystkie analizy, dokumenty księgowe, automatyczne przebiegi płatności, inkasa bankowe i płatności czekowe, a także monitowanie. Aplikacja Należności dostępna za pośrednictwem rachunkowości nie tylko zarządza danymi podstawowymi danego konta osobistego, ale użytkownik może również otrzymywać informacje o otwartych i rozliczonych księgowaniach, przyporządkowaniach płatności i wypłatach z konta za pośrednictwem aplikacji do poziomu dokumentu i/lub konta poniżej.

Obszar księgowy Zobowiązania

Dokumenty zakupowe są księgowane w obszarze księgowym Zobowiązania w obszarze Rachunkowość. Ponowne księgowanie odbywa się w obszarze księgowym Zobowiązania w obszarze Faktury dostawcy/noty kredytowe, przy użyciu zapisanych

• przypisania podatku
• przypisania konta
• w przypadku aktywowanego księgowania kosztów, wprowadzone dla niego wartości

W ten sposób użytkownik może wcześniej wybrać w obszarze finansowym lub opcjonalnie w obszarze zakupów dokumenty, które mają zostać ponownie zaksięgowane z zarządzania towarami. Niezbędne konta osób z kategorii Zobowiązania są automatycznie udostępniane w systemie dla Rachunkowości.

W obszarze księgowym Zobowiązania użytkownik znajdzie wszystkie analizy, dokumenty księgowe, automatyczne krajowe i międzynarodowe przebiegi płatności. Aplikacja Zobowiązania dostępna za pośrednictwem klienta Rachunkowości nie tylko zarządza danymi podstawowymi danego konta osoby, ale użytkownik może również otrzymywać informacje o otwartych i rozliczonych księgowaniach, przyporządkowaniach płatności i wypłatach z konta za pośrednictwem aplikacji do poziomu dokuemntu i / lub konta poniżej.

Obszar księgowy Bank/kasjer

W obszarze księgowym Bank/Kasjer cały ruch płatności jest akceptowany w systemie Rachunkowości, tj. wpływy gotówkowe i płatności, w tym rozliczenie otwartych pozycji. Użytkownik jest wspierany przez automatyczne przebiegi płatności odpowiednich obszarów zobowiązań i należności oraz możliwość elektronicznych wypłat z konta.

Obszar księgowy Księgi głównej

W obszarze księgowym Nominalne księgowania w programie Rachunkowości przeprowadzane są tylko księgowania bez przyporządkowania konta osoby lub pokrycia bankowego/kasowego. Przykładami mogą być księgowania listy płac lub korekty i przeniesienia na kontach przychodów lub kosztów zgodnie z dziennikowaniem. Końcowe księgowania w celu utworzenia bilansów również należą do tej kategorii.

Podatek od wartości dodanej

System określa wszystkie księgowania związane z podatkiem VAT podczas tworzenia lub określania komunikatów dotyczących podatku od wartości dodanej zgodnie z odpowiednimi dyrektywami danego kraju. Podczas wprowadzania komunikatu VAT jako „zakończonego” wszystkie konta podatkowe są uznawane i automatycznie przenoszone na konto rozliczeniowe.

Przeniesienie do księgi głównej

Przeniesienie do księgi głównej w księgowości finansowej oznacza procedurę zapisania dokumentów  w księdze głównej, które po tej procedurze nie mogą już zostać edytowane.. Oznacza to, że korekta nie może być przeprowadzona z wprowadzonym księgowaniem, ale musi być udokumentowana innym lub innymi (korygującymi) księgowaniami.

Metoda księgowania może być ustawiona przez użytkownika w ustawieniach księgowości finansowej na koniec okresu (miesiąca) lub bezpośrednio po sesji księgowania. W tym przypadku należy również pamiętać o odpowiednich dyrektywach krajowych.