Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych

image_pdfimage_print

W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:

  • Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
  • Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
  • Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)

 

Przycisk „Edytuj” dostępny na prawym panelu dokumentu zarchiwizowanego w okresie retencji

 

  • W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]

 

Opcja „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” w menu kontekstowym dokumentu

 

Jeżeli użytkownik wybierze opcję  [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku.

Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:

1. Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:

 

Okno edycji daty zakończenia okresu przechowywania, jeśli retencja jest liczona w miesiącach

 

2. Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:

 

Okno edycji daty zakończenia okresu przechowywania, jeśli retencja jest liczona w latach

 

W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.

 

Wybór miesiąca w ramach zmiany okresu przechowywania

 

Uwaga
W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu.

Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.

 

Komunikat wyświetlany przy próbie dokonania wyboru miesiąca, który spowodowałby skrócenie okresu retencji

 

W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.

 

Lista, w ramach której użytkownik dokonuje wyboru roku podczas edycji zakończenia okresu retencji (gdy retencja jest liczona w miesiącach)

 

Lista, w ramach której użytkownik dokonuje wyboru roku podczas edycji zakończenia okresu retencji (gdy retencja jest liczona w latach)

 

Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk [Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone.

Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk [Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach).

Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.

Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.

Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk [Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.

 

Prawy panel dokumentu wyświetlany dla edytora lub administratora, jeśli dokonano zmian daty zakończenia okresu retencji

 

Prawy panel zarchiwizowanego dokumentu wyświetlany dla przeglądającego, jeśli dokonano zmian daty zakończenia okresu retencji

 

Prawy panel dokumentu wyświetlany dla administratora, jeśli nie dokonano żadnych zmian daty zakończenia okresu retencji

 

Prawy panel zarchiwizowanego dokumentu wyświetlany dla przeglądającego, jeśli nie dokonano żadnych zmian daty zakończenia okresu retencji

 

Po wyborze przycisku [Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku.

Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.

 

Pierwszy wpis w ramach okna „Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku”

 

Okno „Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku” po wielokrotnej edycji daty zakończenia retencji

 

Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Czy ten artykuł był pomocny?