Planowanie i zatwierdzanie

Nieobecności

Lista nieobecności pozwala na wyświetlenie pracowników nieobecnych w danym okresie. Na liście wyświetlają się pracownicy z nieobecnościami dodanymi zarówno w aplikacji Comarch HRM, jak i dodanymi w bazie danych systemu ERP. Zalogowany użytkownik w zależności od uprawnień, może sprawdzić, jakie nieobecności ma odnotowane dana osoba w wybranym okresie czasu.

Przy domyślnych ustawienia filtra  wyświetlają się wszystkie nieobecności z okresu bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje możliwość zawężenia wyników do wskazanego centrum podległościowego, bezpośrednich podwładnych zalogowanego Użytkownika lub podwładnych we wskazanym centrum oraz zakresu dat nieobecności i rodzaju nieobecności.

Filtr na liście nieobecności

Nieobecności mogą być wyświetlane zarówno w widoku kafelkowym, jak i widoku listy. Zmiana widoku jest możliwa za pomocą przycisku . W widoku kafelkowym oprócz nazwiska i imienia pracownika pojawia się również akronim, rodzaj nieobecności oraz jej czas trwania. Te same informacje dostępne są w widoku listy. Tutaj istnieje również możliwość sortowania zarówno wg nazwiska pracownika, jak i rodzaju nieobecności i okresu. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy.

Lista nieobecności – widok kafelkowy

Nieobecności – planowanie

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można zaplanować nieobecność urlopową, opiekę nad dzieckiem do lat 14, lub e-Nieobecność. Nieobecności zostaną zapisane w bazie danych systemu ERP jako ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’ lub ‘e‑Nieobecność’.
Jeśli w Konfiguracji powiadomień mailowych zostały ustawione opcje wysyłania e-maili, to do przełożonego i jego zastępcy może zostać wysłane powiadomienie o wpisanych nieobecnościach.

Planowanie urlopu lub opieki nad dzieckiem jest możliwe tylko dla osób, które posiadają aktualny limit (odpowiednio urlopu wypoczynkowego lub opieki kp 188). Nie można dodać urlopu i opieki zleceniobiorcom oraz właścicielom, ponieważ nie posiadają oni przyznanego limitu urlopowego w bazie danych systemu ERP.

Dodanie nieobecności dla siebie lub podwładnego pracownika możliwe jest na kilka sposobów:

  • Strona startowa – wybór opcji „Zaplanuj nieobecność”
  • Menu Urlopy – wybór podmenu Limity, dodanie nieobecności przyciskiem
  • Menu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, dodanie nieobecności przyciskiem

Wybranie jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza nieobecności. Domyślnie w polu Pracownik podpowiada się imię i nazwisko zalogowanego użytkownika. Na formularzu można wybrać nazwiska innych pracowników, okres nieobecności, oznaczyć urlop na żądanie (dla nieobecności typu urlop) i ewentualnie dopisać uwagi.

Planowanie urlopu – formularz

W momencie zapisywania planowanego urlopu aplikacja sprawdza, czy pracownik nie przekroczył przyznanego mu limitu urlopowego, w również limitu dni urlopu „na żądanie”. Nieobecność nie zostanie dodana, jeśli chociaż 1 dniem będzie wykraczała poza należny limit urlopu. Pojawi się wówczas komunikat świadczący o przekroczeniu limitu:

Planowana nieobecność przekracza limit nieobecności przyznany pracownikowi.

W przypadku pracowników, którym zmieniono datę zwolnienia, np. w wyniku przedłużenia umowy o pracę lub skrócenia okresu zatrudnienia istotne jest aby w bazie danych systemu ERP wykonać przeliczenie limitów urlopowych.

W przypadku, gdy dodawana nieobecność występuje na przełomie roku, konieczne jest rozdzielenie nieobecności i wpisanie jej w dwóch częściach.

Przykład
Pracownik planuje urlop w okresie od 31 grudnia do 3 stycznia. Taką nieobecność trzeba wpisać za okres od 31 grudnia do 31 grudnia oraz za okres od 1 stycznia do 3 stycznia.

Na oknie Nieobecności dla urlopu z zaznaczoną opcją Urlop na żądanie pojawia się oznaczenie graficzne:

Urlop z zaznaczoną opcją Urlop na żądanie

Występująca w programie ‘e-Nieobecność’ pozwala na odnotowanie innego rodzaju nieobecności niż urlop. W polu Uwagi można wpisać przyczynę nieobecności, co pozwoli przekazać przełożonemu i osobie pracującej w bazie danych systemu ERP, informację o przyczynie nieobecności. Operator w bazie danych systemu ERP powinien zmienić rodzaj nieobecności na właściwą np. po otrzymaniu dokumentów potwierdzających zgłoszoną absencję.

Odnotowanie e-Nieobecności – formularz

Nieobecności – zatwierdzanie urlopu

Nieobecność dodana w aplikacji Comarch HRM zostanie zapisana do bazy danych systemu ERP, jako ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Aby została ona faktycznie rozliczona w wypłacie pracownika, wymaga zatwierdzenia przez przełożonego. Po zatwierdzeniu, zostanie ona zamieniona na ‘Urlop wypoczynkowy’. Zmianę planowanego urlopu może wykonać również operator systemu ERP zmieniając typ nieobecności na ‘Urlop wypoczynkowy’.

Analogiczne zasady dotyczą planowania urlopu opiekuńczego wynikającego z art. 188 Kodeksu pracy. Zaplanowane nieobecności: Urlop opiekuńczy kp 188/dni (plan) lub Urlop opiekuńczy kp 188/godz (plan) wymagają zatwierdzenia przez przełożonego.

Operację zatwierdzania urlopów planowanych może wykonać kierownik dla swoich podwładnych pracowników. Pracownik nie może zatwierdzać swoich własnych urlopów, dla niego wykonuje to zawsze jego przełożony. Jeżeli natomiast do aplikacji zalogowany jest kierownik lub zastępca przypięty do najwyższego centrum podległościowego, np. Firma, i tym samym nie ma on nad sobą żadnego przełożonego, to wówczas ma on możliwość zatwierdzania własnych urlopów.

Zatwierdzenie urlopu wypoczynkowego dla podwładnego pracownika możliwe jest na trzy sposoby:

  • Strona startowa – wybór opcji „Zatwierdź” z powiadomienia
  • Menu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, zatwierdzenie urlopu przyciskiem 
  • Zaplanuj nieobecność – w momencie dodawania urlopu dla podwładnego użycie przycisku .

Pierwszy sposób – na stronie startowej przełożony dostaje powiadomienie o zaplanowanym urlopie przez podwładnego. Bezpośrednio z otrzymanego powiadomienia można  zatwierdzić nieobecność.

Wybór drugiego sposobu polega na przejściu do menu Nieobecności, a następnie odszukaniu i zaznaczeniu osób z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (plan). Tylko dla tych nieobecności pojawi się przycisk Zatwierdź wybrane nieobecności.

Trzeci sposób umożliwia kierownikowi jednoczesne dodanie i zatwierdzenie wprowadzonego urlopu. Jeśli kierownik ma uprawnienia do edycji urlopów swoich podwładnych, to już na etapie wprowadzania tych danych może użyć opcji Zapisz i zatwierdź.

Okres dla Urlopu planowanego urlopu wypoczynkowego lub opiekuńczego, którego data rozpoczęcia jest wcześniejsza lub równa dacie bieżącej jest wyświetlony jako ‘przeterminowany’.

Informacja o zatwierdzeniu urlopu może być wysłana mailem do pracownika. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został opisany w rozdziale Konfiguracja.

Nieobecności – pozostałe operacje

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można również usuwać zaplanowane nieobecności, edytować je w celu naniesienia zmian oraz wykonać wydruk Wniosku o urlop. Operacje te można wykonać pod przyciskami:

Usuń nieobecność – z poziomu aplikacji Comarch HRM można usuwać tylko nieobecności typu „Urlop wypoczynkowy (plan)” lub „e-Nieobecność”. Pozostałe nieobecności, w tym zatwierdzony urlop wypoczynkowy, mogą być usuwane tylko w bazie danych systemu ERP.

Edytuj nieobecność – zmiany mogą być wykonywane tylko w nieobecnościach typu „Urlop wypoczynkowy (plan)” lub „e-Nieobecność”.

Wydrukuj wniosek o urlop – możliwy jest wydruk wniosku urlopowego dla zaznaczonej nieobecności planowanych lub zatwierdzonych Urlop wypoczynkowy lub Urlop opiekuńczy. Po wywołaniu wydruku tworzony jest plik *.pdf

Zaznacz wszystkich pracowników / zaznacz wszystkie nieobecności

Za pomocą przycisku można zaznaczyć wszystkich pracowników i dodać dla nich nieobecność. Automatycznie w otwartym formularzu nieobecności pojawią się wszystkie nazwiska zaznaczonych osób. Jeśli w formularzu kilka razy zostanie dodana ta sama osoba, przy zapisie pojawi się komunikat sygnalizujący zduplikowanych pracowników oraz podświetlenie ich nazwisk kolorem czerwonym.

Aby seryjnie zatwierdzić nieobecności typu Urlop wypoczynkowy (plan) należy najpierw wyszukać te nieobecności, a następnie skorzystać z przycisku Zaznacz wszystkie nieobecności i Zatwierdź wybrane nieobecności.

Grafik urlopowy

Grafik urlopowy daje możliwość planowania urlopów z uwzględnieniem planów urlopowych i innych absencji pracowników zatrudnionych w tym samym centrum podległościowym. Na grafiku zalogowany pracownik może zobaczyć nieobecności swoje, swoich współpracowników zatrudnionych w tym samym centrum podległościowym oraz swojego kierownika i jego zastępców. Kierownik może zobaczyć grafik urlopowy dla swoich współpracowników oraz swoich podwładnych.

Dostęp do grafika urlopowego uzależniony jest od schematu uprawnień, gdzie w zakładce Pozostałe istnieje możliwość włączenia Grafika urlopowego – opcja Edycja lub całkowitego wyłączenia dostępu do grafika – opcja Brak.

Zakres wyświetlanych danych oraz dostęp do niektórych operacji jest zależny również od ustawień schematu do Urlopów. Jeśli zalogowana osoba ma ustawione:

  • własne Brak – na grafiku nie będzie widoczna zalogowana osoba oraz jej współpracownicy,
  • własne Edycja lub Podgląd – na grafiku będzie widoczna zalogowana osoba, jej współpracownicy, kierownik
    i jego zastępcy z centrum zalogowanej osoby.
  • podwładnych Brak – na grafiku nie pojawią się podwładni zalogowanej osoby.
  • podwładnych Podgląd lub Edycja – na grafiku pojawią się podwładni zalogowanej osoby.

Na desktopach grafik prezentowany jest w układzie miesięcznym, a na urządzeniach mobilnych w układzie 7-dniowym.

Widok grafika urlopowego na desktopie

Poszczególne nieobecności oznaczono kolorami, które opisane są w legendzie dostępnej pod przyciskiem :

 

Legenda w grafiku urlopowym

W zależności od posiadanych uprawnień do Urlopów, na oknie grafika pojawiają się dodatkowe przyciski:

Wydrukuj grafik urlopowy – istnieje możliwość wydruku miesięcznego grafika urlopowego i nieobecności współpracowników zalogowanej osoby. Wydruk może być wykonany dla pracowników widocznych na oknie lub dla grupy osób wybranej za pomocą filtra.

Do oznaczenia nieobecności na wydruku użyto następujących skrótów:

  • UW – Urlop zatwierdzony
  • UP – Urlop zaplanowany
  • IN – Inne nieobecności
  • DL – Delegacja
  • DL* – Delegacja w trakcie nieobecności

Przykład wydruku grafika urlopowego

– z poziomu grafika urlopowego możliwe jest zaplanowanie urlopu wypoczynkowego. Wybranie pojedynczego dnia powoduje podniesienie formularza z wypełnionym nazwiskiem pracownika, rodzajem nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan) oraz okresem nieobecności zgodnym z zaznaczonym dniem. Okres ten podlega modyfikacji. Na grafiku możliwe jest wybranie okresu nieobecności poprzez przeciągnięcie lewym przyciskiem myszy. Zaznaczone dni są obramowane czerwoną ramką.

Zalogowany pracownik może wykonać zaznaczenie dni tylko w swoim wierszu. Po naciśnięciu plusa podniesie się okno dodawania urlopu planowanego z już wypełnionymi datami.

Zalogowany kierownik może wykonać zaznaczenie dni dla jednego ze swoich podwładnych pracowników. W tym momencie przestaje działać zaznaczanie w wierszach innych pracowników. Po wybraniu plusa podniesie się okno dodawania urlopu planowanego z już wypełnionymi datami oraz nazwiskiem pracownika.

Zaznaczenie jakiegokolwiek pojedynczego dnia z zaplanowaną nieobecnością powoduje automatycznie zaznaczenie całego okresu tej nieobecności. W górnym menu pojawią się wówczas przyciski:

Usuń nieobecność – dotyczy nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan)

Edycja nieobecności – możliwa tylko dla nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan)

– jeśli zaznaczono nieobecności Urlop wypoczynkowy (plan)

Wydrukuj wniosek o urlop

Zalogowany kierownik może zaznaczyć kilka planowanych nieobecności (z wyjątkiem własnej) i  wykonać operację zatwierdzania urlopów.

Dodatkowo na oknie grafika dodano możliwości filtrowania  oraz wyszukania pracownika wpisując jego dane w polu Szukaj.

 

Czy ten artykuł był pomocny?