Jeśli system zgłasza błąd duplikacji podczas wysyłki, a w aplikacji podatnika KSeF dokument widnieje jako przesłany prawidłowo, możesz ręcznie powiązać dane KSeF na fakturze.
Instrukcja postępowania:
- Przejdź na listę faktur sprzedaży
- Rozwiń listę operacji seryjnych znajdujących się w u dołu okna
- Wybierz opcję Powiąż z fakturami z KSeF.
Działanie funkcji opiera się na następującym schemacie:
Pobranie UPO: W przypadku dokumentów o stanie „Wysłano/Nie odebrano UPO” następuje automatyczna próba pobrania potwierdzenia.
Weryfikacja danych: Jeśli status pozostaje nieokreślony, system przeszukuje listę faktur z KSeF w celu odnalezienia dokumentu o identycznym numerze, numerze NIP kontrahenta oraz kwocie brutto.
Automatyczne wiązanie: Po odnalezieniu zgodnego dokumentu na liście faktur z KSeF, do faktury przypisywany jest numer KSeF, a status zmienia się na „Wysłano/Odebrano UPO”.
Odmowa przyjęcia dokumentu jako duplikatu (kod 440)
Jeżeli KSeF odmówi przyjęcia dokumentu jako duplikatu, faktura otrzymuje status Błąd przetwarzania dokumentu, a program zapisuje numer KSeF i numer sesji, pod którymi dokument został wcześniej przyjęty. W menu kontekstowym listy faktur dostępna jest wówczas operacja Oznacz jako wysłaną do KSeF, która pobiera urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) z pierwotnej wysyłki. Przed zapisem numeru program porównuje kwotę brutto, walutę i NIP nabywcy dokumentu z danymi w KSeF:
- przy zgodności danych wyświetlane jest ich zestawienie – numer KSeF, numer faktury, NIP sprzedawcy, data wystawienia, kwota brutto z walutą i NIP nabywcy – z pytaniem, czy to ten sam dokument,
- przy różnicach komunikat je wymienia, a domyślną odpowiedzią jest Nie.
Po potwierdzeniu faktura otrzymuje numer KSeF i status Wysłano/ odebrano UPO. Operacja nie zużywa pakietu dokumentów KSeF. Jeżeli w KSeF pod danym numerem figuruje inny dokument, należy wystawić fakturę z nowym numerem.
Użytkownik może również uzupełnić dane KSeF na fakturze ręcznie:
Krok 1: Nadanie uprawnień operatorowi
Zanim przejdziesz do edycji, upewnij się, że Twój operator ma prawo do edycji opisów na zatwierdzonych dokumentach:
- Wejdź w: Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy.
- Na karcie operatora przejdź do zakładki [Parametry], a następnie podzakładki [Handel, serwis].
- Zaznacz parametr: Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie.
- Zapisz zmiany (ikona dyskietki).
Krok 2: Ręczne uzupełnienie danych na fakturze
- Otwórz formularz faktury, którą chcesz edytować.
- Przejdź na zakładkę [KSeF].
- Zaznacz parametr Poza systemem – spowoduje to odblokowanie pól dotyczących KSeF.
- Ręcznie wprowadź brakujące dane (np. numer dokumentu KSeF oraz datę przyjęcia).
- Zapisz zmiany.
