Współpraca pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem w zakresie faktur zakupu pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur może opierać się o dwa modele takiej współpracy – dokumenty są pobierane przez klienta (zalecana opcja) bądź mogą być pobierane przez biuro. Faktury sprzedaży wystawione w oprogramowaniu Comarch, po ich wysłaniu do KSeF i odbiorze UPO, mogą być przesyłane poprzez Internetową Wymianę Dokumentów do biura rachunkowego.
1. Klient pobiera faktury z KSeF – w zależności od aplikacji na której klient pracuje może to wyglądać następująco:
- Comarch ERP Optima – klient wykonuje następujące czynności:
- z poziomu okna Faktury z KSeF pobiera dokumenty,
- te, których nie chce dalej przetwarzać, przenosi do archiwum,
- pozostałe dokumenty odpowiednio opisuje (pole Notatka) i przenosi do rejestru VAT bądź na listę faktur zakupu,
- wysyła dane do biura poprzez Internetową Wymianę Dokumentów.
Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje w rejestrze VAT już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie, zarówno po stronie bazy klienta jak i biura, w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami.
Informacje na temat pobierania faktur z KSeF i ich kwalifikacji w Comarch ERP Optima są opisane w pomocy programu.
- Comarch Betterfly – w takim wariancie klient:
- pobiera dokumenty poprzez funkcję Dodaj fakturę kosztową z KSeF (moduł eFaktury) lub z poziomu listy Faktury z KSeF (moduł eFaktury Plus),
- przenosi do archiwum te, których nie potrzebuje dalej przetwarzać,
- w przypadku pakietu eFaktury Plus przenosi je do rejestru VAT,
- pobrane dokumenty opisuje dla księgowego (pola Opis / Informacje dla Biura Rachunkowego).
- wysyła dokumenty do biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie po stronie biura w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami.
Informacje na temat pobierania faktur z KSeF w aplikacji Comarch Betterfly są opisane w pomocy programu dla pakietu eFaktury oraz eFaktury Plus.
- Inna aplikacja – jeżeli klient pracuje na programie innego producenta, zalecamy skorzystanie z Comarch Betterfly w bezpłatnym pakiecie eFaktury. W takim przypadku po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Dokumentów z klientem i odznaczeniu po stronie biura rachunkowego przy bazie tego klienta parametru Fakturowanie w programie Comarch, w Comarch Betterfly pobierane są z KSeF zarówno faktury zakupu jak i sprzedaży. Pobrane i opisane przez klienta dokumenty są przesyłane do biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima za pomocą IWD.
2. Biuro odbiera faktury klienta – w takim wariancie współpracy, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień od klienta, biuro może w jego imieniu w Comarch ERP Optima pobrać faktury zakupu i/lub sprzedaży z KSeF. Następnie w zależności od programu w którym pracuje klient:
- Comarch ERP Optima
- biuro pobrane dokumenty wysyła poprzez IWD do klienta,
- klient importuje dokumenty do rejestrów VAT i je opisuje,
- klient za pomocą IWD odsyła opisane i zweryfikowane dokumenty do biura,
- biuro usuwa z rejestrów VAT pobrane faktury z KSeF, aby móc zaimportować te przesłane przez klienta (operator w biurze powinien mieć zaznaczony parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych aby usunąć wysłane dokumenty),
- biuro importuje dokumenty od klienta.
- Comarch Betterfly – biuro może uzgodnić poprzez komunikator na portalu iKsięgowość24 zasadność uwzględnienia pobranych dokumentów zakupowych. Klient może zweryfikować faktury zakupu po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF.