Lista dokumentów handlowych

W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS, należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe].

W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe]. Bezpośrednio z poziomu menu głównego operator może również wystawić PAR/FS przy pomocy kafla: [Nowy dokument].

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Niezatwierdzony (dotyczy parkingu), Anulowany, Rozliczony
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla danego paragonu w kolumnie tej wyświetlony będzie numer korekty tego dokumentu.

Domyślnie ukryte:

• Obsługa transakcji
• Odbiorca
• Forma płatności – forma płatności użyta do rozliczenia dokumentu
• Kolumny odpowiadające atrybutom przypisanym do danego typu dokumentu handlowego

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów handlowych na podstawie:

• numeru systemowego dokumentu poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta, poprzedzając go symbolem %
• kodu EAN

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów dostępnego w ustawieniach stanowiska POS, w systemie ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Wartość
• Data wystawienia
• Typ – przyjmuje wartości: Paragon, Faktura, Faktura zaliczkowa, Korekta paragonu, Korekta faktury, Korekta faktury zaliczkowej, Nota debetowa
• Stan

Lista dokumentów handlowych zawiera również następujące przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Ponowna fiskalizacja] – umożliwia wykonanie ponownej fiskalizacji dokumentu handlowego, dzięki czemu w przypadku awarii PODLINKOWAĆ drukarki fiskalnej istnieje możliwość powtórnego zafiskalizowania dokumentu
• [Korekta] – PDOLINKOWAĆ generuje korektę ilościową do zaznaczonego dokumentu PAR, FS
• [Faktura] – generuje fakturę do paragonu. Faktura sprzedaży generowana jest całościowo. W przypadku, gdy paragon posiada zatwierdzone korekty, faktura zostanie wygenerowana na wszystkie pozycje oryginalnego paragonu, natomiast dla korygowanych pozycji zostanie automatycznie wygenerowany dokument korekty ilościowej faktury (KIFS).
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem

   

Ponowna fiskalizacja

Po zaznaczeniu dokumentu oraz wybraniu przycisku [Ponowna fiskalizacja] zostanie wyświetlone okno z wyborem jednej z dwóch opcji:

• Oznacz jako zafiskalizowany – dokument zostanie wyłącznie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany, nie zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej
• Fiskalizuj i drukuj – dokument zostanie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany oraz zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej

 

Uwaga

Wykonanie ponownej fiskalizacji wymaga od użytkownika posiadania odpowiedniego uprawnienia: Oznaczenie dokumentów jako zafiskalizowane. Uprawnienia nadawane są w systemie ERP.

Uwaga

Fiskalizacja dokumentu wymaga, aby nazwy zawartych na dokumencie artykułów miały minimum 5 znaków.

Dokumenty powiązane

Na liście dokumentów handlowych prezentowana jest kolumna Dokumenty powiązane. Jeżeli istnieją więcej niż trzy dokumenty skojarzone, zamiast nazwy trzeciego dokumentu prezentowany jest link Zobacz więcej, który otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem, podobnie jak przycisk [Dokumenty powiązane].

Lista prezentuje następujące kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Atrybuty (domyślnie ukryta)

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów powiązanych na podstawie:

• dowolnej części numeru systemowego dokumentu. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta poprzedzonego symbolem %
• aktualnego stanu dokumentu
• daty utworzenia
• kwoty brutto

Lista dokumentów powiązanych zawiera przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Odśwież] – odświeża listę, nie powodując synchronizacji z systemem ERP
• [Zamknij] – zamyka listę dokumentów powiązanych, wracając do okna dokumentów handlowych

Podgląd dokumentu

Po zaznaczeniu na liście dokumentu oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (nie na wszystkich typach dokumentów):

• wydrukować dokument
• wygenerować korektę
• wygenerować fakturę
• wygenerować reklamację
• przejść na listę szczegółów płatności (przycisk [Szczegóły płatności] jest domyślnie ukryty)
• sprawdzić łączną ilość elementów dodanych na dokument

 

 

Paragon/faktura sprzedaży

W celu dodania paragonu (PAR) lub faktury sprzedaży (FS), należy z poziomu menu głównego wybrać przycisk [Nowy dokument].

Uwaga

Dodanie paragonu/faktury sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Domyślnie zostanie wyświetlony formularz paragonu. Zmiana typu dokumentu możliwa jest przy pomocy przycisku [Zmień na Fakturę]/[Zmień na Paragon].

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnień do wystawiania paragonów, ale posiada uprawnienie do wystawiania faktury sprzedaży, to po wybraniu kafla [Nowy dokument] zostanie wyświetlony formularz faktury sprzedaży.

Na formularzu dodawanego dokumentu PAR/FS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Zamówienie – pole edytowalne

2. Pole Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument

3. Lista pozycji zawierająca kolumny:

• Nazwa
• Cena
• Ilość
• Wartość

Domyślnie ukryte:

• Cena bazowa
• Cena początkowa
• Lp.
• Kod
• Stawka VAT
• Cena brutto
• Cena netto

Uwaga

Dzięki kolumnom Cena brutto i Cena netto, użytkownik ma możliwość weryfikacji cen, nawet jeżeli dokument został wystawiony z kierunkiem VAT od netto.[/.alert]

Uwaga

Rabat jest prezentowany wyłącznie dla ceny zgodnej z kierunkiem VAT dokumentu.

4. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument

5. Obsługa pozycji

6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) dokumentu. Dokument FS wymaga wskazania konkretnego kontrahenta (nie może być Nieokreślony).

7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

• Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Suma bazowa – suma wszystkich pozycji dokumentu w cenie bazowej, z uwzględnieniem ilości każdej pozycji
• Różnica netto – różnica pomiędzy wartością artykułów w cenie bazowej a początkowej
• Rabat
• Narzut
• Zaliczki
• VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Limit kredytowy – w zależności od konfiguracji w systemie ERP prezentowana jest wartość przyznanego limitu kredytowego wybranemu kontrahentowi pomniejszona lub nie o wartość dokumentu
• Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat elementu dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości, ceny początkowej itd.

9. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawanego paragonu lub faktury sprzedaży znajdują się następujące przyciski:  

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Drukuj] – drukuje dokument (przycisk domyślnie ukryty)
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe

 

Uwaga

Termin płatności na dokumencie handlowym ustawiany jest na bieżącą datę. W przypadku płatności formą bez przyjmowania zapłaty, termin płatności jest pobierany z ustawień kontrahenta (zdefiniowanych w systemie ERP).

Faktury uproszczone

Zgodnie ze zmianami w przepisach w zakresie wystawiania faktur do paragonów, weryfikacja generowania faktur odbywa się w Comarch POS. Od 1 października 2020 paragony do kwoty brutto 450 zł z kontrahentem posiadającym NIP traktowane są jako faktury uproszczone. W związku z tym generowanie faktur do takich paragonów jest blokowane w momencie aktywowania odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Fiskalizacja faktur

Podczas fiskalizacji faktur w warunkach fiskalizacji uwzględniony zostaje rodzaj kontrahenta:

• faktura sprzedaży zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na tej fakturze został ustalony kierunek VAT od brutto

Korekta ilościowa

W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty do faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

Uwaga

Na stanowisku POS nie ma możliwości wystawienia korekt na plus.

W celu dodania korekty, należy na liście dokumentów handlowych wskazać korygowany dokument oraz wybrać przycisk [Korekta].

 

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola(poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Paragon/Faktura – prezentuje numer korygowanego dokumentu
2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
4. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Cena początkowa (domyślnie ukryta)
   W przypadku, gdy pozycja:
   • nie jest korygowana w całości, oznaczenia jej bazowej ilości oraz wartości są przekreślone, a poniżej wyświetlane są skorygowane dane
   • jest całkowicie skorygowana ilościowo, prezentowana jest w całości jako przekreślona

   

5. Łączna ilość - prezentuje sumę ilości skorygowanych/zwróconych elementów na dokumencie
6. Kontrahent – prezentuje przeniesionego z dokumentu źródłowego kontrahenta (nabywcy, odbiorcy)
7. Podsumowanie – prezentowana jest sumaryczna wartość wprowadzonych na dokument pozycji:
   • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
   • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Rabat
   • Narzut
   • Zaliczki
   • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga

Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Taka funkcjonalność umożliwia późniejszą analizę statystyczną. Przyczyna pozycji dotyczy:

• KIPAR
• KIFS
• Wymiany

9. Szczegóły pozycji– prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

• [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
• [Zwróć pozycję] – skorygowanie wskazanej pozycji dokumentu
• [Zwróć wszystko] – zwrot wszystkich artykułów znajdujących się na dokumencie

10. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu Formularz dodawanej korekty zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Wymiana] – przechodzi do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Przykład

W sklepie odzieżowym XYZ możliwy jest zwrot towaru do dwóch tygodni. Klientka kupuje w prezencie swojemu mężowi bluzkę sportową. Nie jest jednak pewna, który rozmiar wybrać. Postanawia kupić dwa rozmiary: L oraz M. Po tygodniu klientka wraca do sklepu XYZ i postanawia zwrócić towar o niepasującym rozmiarze L. Kasjer wyszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych. Po jego zaznaczeniu wybiera przycisk [Korekta]. Następnie zaznacza zwracany towar (Bluzkę sportową rozmiar L) na liście pozycji dokumentu i wybiera przycisk [Zwróć całość]. Po zatwierdzeniu dokumentu operator w kolejnym oknie wybiera formę płatności, w jakiej zostanie wypłacony zwrot pieniędzy.

W przypadku kompletów:

• niepobierających elementów na dokument handlowy, nie ma możliwości skorygowania elementu kompletu na dokumencie korekty automatycznej
• pobierających elementy na dokument handlowy, na korekcie automatycznej elementy kompletu prezentowane są jak zwykłe artykuły

 

Wymiana

Funkcjonalność wymiany pozwala na przyspieszenie procesu zwrotu artykułu i wymiany go na inny. Sprzedawca nie musi tworzyć osobno dokumentu korekty oraz nowego dokumentu handlowego, powstaną one automatycznie w procesie wymiany.

Proces wymiany można przeprowadzić na dwa sposoby:

• w przypadku braku dokumentu handlowego w systemie – należy utworzyć korektę ręczną, dodać odpowiednie artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]
• w przypadku istnienia dokumentu handlowego w systemie – należy wyszukać podany dokument, utworzyć do niego korektę, skorygować artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]

Uwaga

Przed przejściem do procesu wymiany należy określić przyczynę korekty.

Na wyświetlonym formularzu należy dodać artykuły wydawane klientowi.

Na liście pozycji artykuły podlegające wymianie są prezentowane w kolorze czerwonym i są przekreślone. Formularz zawiera następujące przyciski:

• [Korekta] – pozwala przejść z powrotem na formularz wystawianej korekty
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument

Po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlone okno płatności, na którym prezentowana jest różnica między wartością zwracanych i wydawanych artykułów. W zależności od różnicy, na oknie płatności zaprezentowana jest kwota do zwrotu lub do zapłaty.

Po zatwierdzeniu okna płatności zostanie wygenerowana korekta oraz dokument handlowy na wydane artykuły. Na liście dokumentów handlowych dla dokumentów utworzonych podczas wymiany zostanie zaprezentowane powiązanie, z ikoną strzałek wyświetloną przed dokumentem powiązanym.

Przykład

W ramach paragonu PAR/2019/03/00897/POS2 klient zakupił bluzkę sportową w rozmiarze L oraz okulary przeciwsłoneczne. Po tygodniu klient wraca do sklepu, prosząc o wymianę rozmiaru bluzki. Operator odszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych, a następnie wybiera przycisk [Korekta]. Na tworzonym dokumencie zaznacza zwracany towar i koryguje go przyciskiem [Zwróć całość]. Następnie wybiera [Wymiana] i skanuje na formularz tę samą bluzkę sportową, ale o rozmiarze M. Po zatwierdzeniu dokumentu nie ma potrzeby wydania ani przyjęcia pieniędzy. Wymiana dotyczyła artykułów o tej samej wartości. W efekcie powstają dwa dokumenty:

• KIPAR/2019/03/00213/POS2 korygujący artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze L
• PAR/2019/03/00927/POS2 na artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze M

Podczas generowania dokumentów w procesie wymiany następuje kompensata pozostałej należności z nowego dokumentu handlowego i pozostałego zobowiązania z korekty (w przypadku wymiany na droższy towar). Istnieje możliwość generowania wirtualnych płatności dla procesu wymiany:

• W przypadku wymiany towaru na towar o tej samej wartości
  • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym
  • Generowany jest wirtualny dokument KW powiązany z korektą
  • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość
• W przypadku wymiany towaru na droższy towar:
  • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym oraz wirtualny dokument KW powiązany z korektą. Dla włączonej rejestracji reszty generowane są odpowiednie KP/KW powiązane z dokumentem handlowym.
  • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość

Uwaga

Uruchomienie funkcjonalności rejestrowania wirtualnych płatności dla procesu wymiany odbywa się po stronie systemu ERP.

 

Promocje pakietowe z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu

Dla promocji pakietowych z proporcjonalnym rozbiciem rabatu na elementy pakietu, definiowanych w systemie ERP, w trakcie procesu wymiany cena wymienianego artykułu (przykładowo na ten sam w innym rozmiarze lub kolorze) zawsze będzie inna. Aby uniknąć różnicy w płatności (przykładowo, gdy promocja w dalszym ciągu obowiązuje), pozostałe elementy pakietu są automatycznie dodawane na formularz wymiany jako nieaktywne. Dla korygowanego elementu promocji pakietowej wybranie przycisku [Wymiana] wyświetli komunikat: „Zwracana pozycja została sprzedana z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu na elementy pakietu. Pakiet zostanie przeliczony po spełnieniu warunków promocji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwymi opcjami:

• Tak – na formularzu wymiany automatycznie zostaną dodane elementy promocji pakietowej, które nie zostały skorygowane. Tak dodane pozycje będą miały wartość 0,00 oraz będą nieaktywne dopóki nowa promocja pakietowa nie zostanie przeliczona. Elementy pakietu, które nie zostały przez użytkownika wskazane do zwrotu, nie będą skorygowane (przekreślone) dopóki nie zostanie przeliczona nowa promocja pakietowa.

• Nie – powrót do dokumentu korygującego bez wprowadzania zmian

Jeżeli użytkownik, po wyborze opcji Tak na powyższe pytanie:

• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu nie spełniają warunków naliczenia promocji pakietowej, wówczas nieaktywne pozycje dokumentu:
  • nie podlegają przeliczeniom dokumentu
  • nie wpływają na podsumowanie dokumentu
  • nie są zapisywane na dokumencie
  • nie są prezentowane na wydruku dokumentu
  • nie są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu spełniają warunki naliczenia promocji pakietowej, wówczas w części korygowanych pozycji dokumentu te elementy pakietu zostaną automatycznie skorygowane oraz nieaktywne pozycje dokumentu:
  • stają się aktywnymi pozycjami dokumentu
  • mają wpływ na podsumowanie dokumentu
  • podlegają przeliczeniom dokumentu
  • są zapisywane na dokumencie
  • są prezentowane na wydruku dokumentu
  • są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

Uwaga

Usunięcie towaru z formularza dokumentu wymiany, który spełniał wymagania promocji pakietowej, spowoduje ponowną dezaktywację tych pozycji promocji pakietowych, które nie były przez użytkownika korygowane.

Dla dodanych automatycznie na formularzu dokumentu wymiany nieaktywnych pozycji:

• nie jest możliwa zmiana ilości, cechy
• nie jest możliwe ich usunięcie
• możliwa jest zmiana ceny początkowej
• możliwa jest zmiana rabatu użytkownika (tylko w momencie aktywowania tych pozycji)

 

Przykład

W systemie ERP zdefiniowane są następujące promocje pakietowe z opcją proporcjonalnego rozbijania rabatu na elementy pakietu:

• Kup dwie pary spodni i jedną bluzę – dostaniesz rabat 50%
• Kup jedną parę spodni i jedną koszulę – dostaniesz rabat 30%

Na stanowisku POS zostały paragonem sprzedane: dwie pary spodni oraz jedna bluza. Przy korygowaniu paragonu użytkownik wybiera bluzę do zwrotu. Po wybraniu przycisku [Wymiana] na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – nie skorygowane, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• 2 pary spodni – nieaktywne, wartość = 0,00

Po zeskanowaniu na dokument koszuli na dokument został naliczony rabat 30%. Na formularzu prezentowane są pozycje:

• 2 pary spodni – skorygowana o jedną parę, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
• jedna para spodni – nieaktywne, wartość = 0,00
• jedna para spodni – aktywna, w ilości 1,00
• jedna koszula

[\example]

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest formą dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:

• dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 – w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.

Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę.  

Uwaga

Aby komunikacja z KSeF odbywała się prawidłowo, należy odblokować adresy IP:

• 237.204.182 – dostęp do środowiska demo
• 237.204.187 – dostęp do środowiska produkcyjnego

Dodatkowo należy odblokować port 443.

  Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub tokenu.

Uwaga

Możliwość autoryzacji za pomocą tokenu możliwa będzie do 31.12.2026. Od 1.01.2027 możliwa będzie jedynie autoryzacja za pomocą certyfikatu KSeF.

Certyfikaty są zapisywane w magazynie certyfikatów Windows. Certyfikaty KSeF pobierane są ze strony ministerstwa jako dwa oddzielne pliki z rozszerzeniem .cert oraz .key, które w przypadku systemów Windows należy scalić w jeden. Certyfikat KSeF uwierzytelniający, przeznaczony jest do uwierzytelniania się w systemie KseF. Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe zarówno w sesji interaktywnej jak również w sesji wsadowej. Po zalogowaniu się certyfikatem KSeF będą brane pod uwagę uprawnienia powiązane z identyfikatorem podatkowym (NIP, PESEL) zapisanym na tym certyfikacie. System będzie również uwzględniał powiązanie identyfikatorów NIP i PESEL. Oznacza to, że osoba fizyczna lub podmiot uwierzytelniony certyfikatem KSeF będą mogli działać w systemie w obrębie uprawnień nadanych na oba ww. identyfikatory podatkowe (niezależnie, na który identyfikator był wygenerowany certyfikat). Certyfikat Offline jest niezbędny do pracy w trybie offline. Wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach offline. Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania. Dla ułatwienia rozróżnienia, certyfikaty obu typów będą miały w atrybucie CN (commonName) dopisek uwierzytelnianie lub offline, zależnie od ich zastosowania.

Uwaga

Na ten moment certyfikaty KSeF nie są synchronizowane z Comarch ERP XL do stanowiska POS, certyfikat należy wybrać ręcznie na POS przy pierwszym zatwierdzaniu dokument, który należy zarejestrować w KSeF.

    Systemy Comarch ERP XL oraz Comarch POS przygotowywane są pod wspólne działanie w zakresie wysyłania faktur do KSeF. W zależności od potrzeb i preferencji użytkowników systemów, faktury będą mogły być rejestrowane w KSeF z poziomu jednego lub drugiego systemu. Dane KSeF są również przekazywane pomiędzy systemami. Jeśli faktury mają być przesyłane do systemu KSeF bezpośrednio po ich wystawieniu w Comarch POS należy odpowiednio skonfigurować system.

• W module Administrator, na definicji dokumentu FS – faktura sprzedaży, w centrum powiązanym z oddziałem Comarch POS, należy zaznaczyć parametr Wysyłanie dokumentu do KSeF: Poza systemem, co oznacza, że dokumenty sprzedaży nie mają być przesyłane do KSeF z systemu Comarch ERP XL lecz z innego systemu, w tym przypadku z Comarch POS.

• W module Administrator oddziałów na oknie konfiguracji stanowiska oddziału Comarch POS, na zakładce Parametry należy zaznaczyć parametr Rejestrowanie faktur w KSeF. Na podstawie ustawienia tego parametru można określić czy na danym stanowisku sprzedaży możliwe będzie rejestrowania faktur VAT na platformie KSeF.

W systemie Comarch ERP XL należy również aktywować uprawnienie dla grupy operatorów: Rejestrowanie dokumentów w KSeF. Prawo to określa czy operator może wystawiać i rejestrować faktury VAT na platformie KSeF.

• W module Administrator oddziałów -> System -> Konfiguracja -> zakładka KSeF, należy określić:
  • Środowisko pracy KSeF, dostępne opcje: Demo lub Produkcyjne
  • Klucz KSeF, nazwa serwera i numer klucza

• Jeżeli na karcie operatora POS  włączony jest parametr Uwierzytelnianie za pomocą tokena/ certyfikatu pieczątki wówczas następuje uwierzytelnienie za pomocą tokenu przypisanego do pieczątki centrum POS i ta informacja synchronizowana jest do stanowiska POS

• Jeżeli na karcie operatora POS  wyłączony jest parametr Uwierzytelnianie za pomocą tokena/ certyfikatu pieczątki wówczas na POS należy wybrać certyfikat o typie uwierzytelnianie,  przy zatwierdzaniu faktury.

Uwaga

Okresy niedostępności KSeF definiowane w Comarch ERP XL nie są aktualnie przekazywane do Comarch POS.

Dokumenty wystawiane podczas awarii będą trafiały do systemu ERP XL z oznaczeniem trybu offline. W przyszłości możliwe będzie przekazywanie okresów niedostępności zdefiniowanych w Administratorze systemu Comarch ERP XL.

Jak uwierzytelnić się do środowiska DEMO KseF za pomocą certyfikatu KseF ?

Uwaga

Opisana procedura dotyczy Comarch POS w wersji 2025.1 w integracji z Comarch ERP Altum w wersji 2026.0 z aktualnymi poprawkami.

W Comarch ERP Altum 2026.0 po zainstalowaniu ważnych aktualizacji umożliwiono uwierzytelnienie na środowisku demonstracyjnym KSeF z wykorzystaniem certyfikatu KSeF. Aby móc skorzystać z certyfikatu KSeF po aktualizacji, należy zainstalować wygenerowany certyfikat w Windows wg załączonej instrukcji. 1.Należy zalogować się na stronie https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ i wygenerować pliki z rozszerzeniem *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Należy zapamiętać hasło do certyfikatów, ponieważ nie ma możliwości jego odzyskania. Certyfikaty najlepiej zapisać w katalogu, który należy utworzyć w lokalizacji: C:\KSEF. 2.Należy pobrać darmowy program OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_0.exe i zainstalować z domyślnymi ustawieniami. 3.Uruchomić wiersz poleceń  - cmd.exe 4.W cmd wprowadzić należy: cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdzić za pomocą klawisza [Enter] na klawiaturze 5.W wierszu należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „TWOJA_NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu w Aplikacji Podatnika (pkt.1): openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.crt 6.Podczas wykonywania skryptu pojawią się pytania o hasło – należy wprowadzić hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlanymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne. 7.W kolejnym kroku można zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx. Dwuklik na certyfikat otwiera okno instalacji go w Windows. Podczas instalacji koniecznie zaznacz parametr „Oznacz ten klucz jako eksportowalny”. Nowy certyfikat pojawi się na automatycznie na liście certyfikatów. Wystawcą będzie Test CCK KseF.

Komunikacja z platformą KSeF

Na POS weryfikacja danych faktury odbywa się automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu i wysyłania jej do KSeF. POS przekazuje dane faktury do komponentu KSeF, a komponent buduje plik .xml na podstawie którego sprawdza, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazywanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.

Po poprawnej weryfikacji faktury następuje uwierzytelnianie na platformie KSeF. POS przekazuje numer identyfikacji i token w celu uwierzytelnienia w KSeF. W przypadku niezgodności dokumentu ze schematem e-faktury, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Obsługa dokumentów UPO

Dokumenty UPO pobierane są przez system ERP, a następnie dane te są przekazywane do Comarch POS, wraz z numerem KSeF oraz stanem dokumentu. Dokument UPO przesyłany jest do POS w formie załącznika, ale dane takie jak numer KSeF i odpowiednie daty są pobierane bezpośrednio przez KSeF zaraz po rejestracji faktury. Jeśli w Comarch POS  nie uda się od razu pobrać UPO, dokument również zostanie wysyłany do XLa, jednak jego status ustawi się w Comarch ERP XL na: Wysłano/nie odebrano UPO. Po wysłaniu faktury do XLa nie ma już możliwości pobrania UPO z poziomu stanowiska POS, pobranie UPO możliwe jest z poziomu Comarch ERP XL podczas wykonywania standardowej opcji pobrania UPO czy to z listy faktur (pobranie wszystkich brakujących UPO), czy też z formularza dokumentu za pomocą przycisku Pobierz UPO dostępnego na zakładce KSeF. Na stanowisku POS dokument bez UPO ma status: Wysłano.

Jeśli w Comarch POS  nie uda się od razu pobrać UPO, dokument również zostanie wysyłany do XLa, jednak jego status ustawi się w Comarch ERP XL na: Wysłano/nie odebrano UPO. Po wysłaniu faktury do XLa nie ma już możliwości pobrania UPO z poziomu stanowiska POS, pobranie UPO możliwe jest z poziomu Comarch ERP XL podczas wykonywania standardowej opcji pobrania UPO czy to z listy faktur (pobranie wszystkich brakujących UPO), czy też z formularza dokumentu za pomocą przycisku Pobierz UPO dostępnego na zakładce KSeF.

Praca w trybie Offline24

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa. W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem) zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.   W związku z tym praca w trybie Offline będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością wydruku ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR lub potwierdzenia transakcji z dwoma kodami QR (wydruk zależy od ustawionego rodzaju kontrahenta i typu transakcji).  Datą otrzymania faktury w trybie Offline24 jest:

• data nadania tej fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF
• data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę – jeśli faktura ta została udostępniona poza KSeF nabywcy tj. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi lub nabywcy bez numeru identyfikacji podatkowej (podmioty te powinny otrzymać fakturę w uzgodniony sposób)

Tryby offline wymagają dodanego certyfikatu offline w systemie Windows, na maszynach z Comarch POS, tak aby była możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji dokumentu/wizualizacji faktury. W trybie offline:

• faktury są nadal tworzone zgodnie ze strukturą FA(3) wymaganą przez KSeF
• data wystawienia faktury jest zawsze datą transakcji na POS 
• faktura nie otrzymuje natychmiast numeru KSeF, co oznacza, że data otrzymania faktury zostanie nadana dopiero po ponownym przesłaniu dokumentu

Gdy system pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch POS automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:

• KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF po tym jak system automatycznie ją prześle
• KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF

Uwaga

Nigdy nie należy próbować wystawić korekty do faktury wystawionej w trybie offline, dopóki system nie odzyska połączenia i nie otrzyma Numeru KSeF (UOP). W przypadku konieczności korekty, należy poczekać na zakończenie awarii i nadanie numeru UOP. Następnie korekta musi zostać obsłużona w centralnym systemie ERP.

 

Wydruki dokumentów w trybie Offline

Wydruk dokumentu offline zależy od rodzaju kontrahenta oraz rodzaju transakcji.    Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany, po wybraniu opcji: 

• NIE - wydruk nie zostanie wykonany 
• TAK - przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline 
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIA TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa, z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Unijna, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji: 

• NIE - wydruk nie zostanie wykonany 
• TAK - przygotowany zostanie wydruk wizualizacji faktury:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Wydruk wizualizacji e-faktury z dwoma kodami QR

Generowanie kodów (zarówno dla faktur online, jak i offline) odbywa się lokalnie w aplikacji klienta na podstawie danych zawartych w wystawionej fakturze. Kod QR jest zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015. W zależności od trybu wystawienia (online czy offline) na wizualizacji faktury  umieszczany jest:

• w trybie online — jeden kod QR (KOD I), umożliwiający weryfikację i pobranie faktury z KSeF
• w trybie offline — dwa kody QR:
  • KOD I do weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF,
  • KOD II do potwierdzenia autentyczności wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF

KOD I zawiera link umożliwiający odczyt i weryfikację faktury w systemie KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link użytkownik otrzyma uproszczoną prezentację podstawowych danych faktury oraz informację o jej obecności w systemie KSeF. Pełny dostęp do treści (np. pobranie pliku XML) wymaga wprowadzenia dodatkowych danych. Proces przyjęcia faktury przez KSeF zazwyczaj przebiega natychmiastowo — numer KSeF generowany jest niezwłocznie po przesłaniu dokumentu. W wyjątkowych przypadkach (np. wysokie obciążenie systemu) numer może być nadany z niewielkim opóźnieniem. 

• Jeżeli numer KSeF jest znany: pod kodem QR umieszczany jest numer KSeF faktury (dotyczy faktur online oraz faktur offline już przesłanych do systemu)
• Jeżeli numer KSeF nie jest jeszcze nadany: pod kodem QR umieszczony jest napis OFFLINE (dotyczy faktur offline przed przesyłaniem lub online oczekujących na numer).

KOD II jest generowany wyłącznie dla faktur wystawianych w trybie offline i pełni funkcję potwierdzenia autentyczności wystawcy oraz integralności faktury. Generowanie wymaga posiadania aktywnego certyfikatu KSeF – link zawiera kryptograficzny podpis URL przy użyciu klucza prywatnego certyfikatu KSeF, co zapobiega sfałszowaniu linku przez podmioty nieposiadające dostępu do certyfikatu.

Uwaga

Certyfikat typu Authentication nie może być używany do generowania KODU II. Jego przeznaczeniem jest wyłącznie uwierzytelnienie w API.

• Pod kodem QR znajduje się podpis CERTYFIKAT, wskazujący na funkcję weryfikacji certyfikatu KSeF

Uwaga

Po wygenerowaniu kodów QR w trybie offline i późniejszej wysyłce dokumentu do KSeF i poprawnym zarejestrowaniu dokumentu w KSeF i otrzymaniu numeru, w przypadku wydruku ponownie generowany jest wydruk z jednym kodem QR w trybie online.

 

Obsługa na dokumentach

W aplikacji Comarch POS rejestracja faktury KSeF będzie zawsze odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu, pod warunkiem, że zostaną spełnione odpowiednie warunki. Komunikacja jest obsługiwana na typach dokumentów: FS, KIFS, FSL, KIFSL.  Obecnie, gdy token uwierzytelniania na bazie Comarch POS jest pusty, wyświetlane jest okno do wyboru certyfikatu kwalifikowanego. Jeżeli token jest pusty, należy zweryfikować, czy dostępny jest certyfikat uwierzytelniający KSeF.

Proces uwierzytelniania do KSeF jest oddzielony od procesu rozpoczęcia pracy (inicjalizacji sesji). Oznacza to, że po pomyślnym zalogowaniu, system może bez problemu otwierać i zamykać kolejne sesje KSeF, np. dla każdej wystawianej faktury, bez konieczności każdorazowego ponownego uwierzytelniania. Zamiast każdorazowego użycia pełnego certyfikatu, system Comarch POS wykorzystuje teraz dwa specjalne klucze cyfrowe (tokeny) po udanym uwierzytelnieniu:

• Token Dostępu (accessToken) – jest używany do autoryzacji konkretnych operacji (np. wysłania faktury). Jest ważny tylko przez krótki czas (np. kilka minut), co zwiększa bezpieczeństwo.
• Token Odświeżający (refreshToken) – umożliwia systemowi automatyczne odnowienie tokenu dostępu, gdy ten wygaśnie – bez angażowania użytkownika w ponowne logowanie. Jest ważny dłużej (do 7 dni).

Uwaga

Oba tokeny są danymi poufnymi. System Comarch POS automatycznie zarządza ich bezpiecznym przechowywaniem i użyciem w tle. Użytkownik nie ma bezpośredniego dostępu do tych kluczy.

Po zatwierdzeniu dokumentu i wybraniu płatności, na stanowisku POS pojawia się komunikat informujący o przesyłaniu dokumentu do KseF oraz o tym, że wydruk będzie dostępny po poprawnej rejestracji dokumentu na platformie.

Na wydruku dokumentu prezentowany jest kod QR oraz link do weryfikacji faktury w KSeF.

Jeśli operacja przebiegnie poprawnie wówczas dokument jest zapisywany i trafia do bazy Comarch ERP XL wraz z danymi z KSeF. Dane te można podejrzeć w XLu na zakładce KSeF wystawionej faktury. Status takiego dokumentu ustawia się w Comarch ERP XL  na: Wysłano/odebrano UPO. 

Obsługa dokumentów w trybie Offline24

W przypadku utraty połączenia internetowego lub trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej, system wyświetla odpowiedni komunikat pytający w celu zatwierdzenia faktury w trybie offline. 

Po zatwierdzeniu generowania dokumentu przy braku połączenia internetowego należy za pierwszym razem wybrać odpowiedni certyfikat. Certyfikat offline, który został utworzony na stronie ministerstwa i zainstalowany w systemie Windows. 

Dokument o statusie KseF : Nie wysłano

Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KseF: Nie wysłano oraz który był wygenerowany w trybie offline, POS weryfikuje rodzaj kontrahenta i transakcji, w przypadku:

• transakcji krajowej z kontrahentem o podanym numerze NIP, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy potwierdzenie transakcji ma zostać wydrukowane

Wydruk potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR :

• pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
• drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury 

• transakcji krajowej z kontrahentem detalicznym lub biznesowym bez podanego numeru NIP, lub transakcja jest ustawiona jako unijna lub pozaunijna, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana. 

Wydruk wizualizacji faktury zawiera dwa kody QR :

• pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
• drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury 

Po zatwierdzeniu dokumentu bez połączenia do KSeF zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat o konieczności wysłania dokumentu do KSeF przez system centralny.  Po wybraniu na podglądzie, faktury sprzedaży wystawionej w trybie offline o statusie KSeF : Nie wysłano, przycisku [Pokaż dane KseF], w oknie prezentowany jest status z informacją o nie wysłaniu dokumentu do KSeF oraz o trybie offline pod kodem QR.

Jeśli z jakiegoś powodu faktury nie uda się wysłać do KSeF, wówczas faktura taka nie będzie mogła być wydrukowana w Comarch POS i przekazana klientowi, a do systemu Comarch ERP XL trafi z informacją, że należy ją wysłać z poziomu systemu centralnego. Na zakładce KSeF zostanie ustawiony parametr Wyślij a w polu Offline, zostanie ustawiony odpowiedni tryb awarii jeśli zostanie przekazany z Comarch POS.

Uwaga

Nie ma możliwości ponownej próby wysyłania do KSeF z poziomu stanowiska POS.

Tak przekazany dokument będzie można przesłać do KSeF z poziomu Comarch ERP XL w momencie gdy zostanie usunięta przyczyna awarii. Jeśli faktura zostanie zarejestrowana w KSeF z poziomu Comarch ERP XL wówczas w procesie synchronizacji zostaną przesłane do Comarch POS brakujące dane KSeF w szczególności numer KSeF faktury i link weryfikacyjny.

Dokument o statusie KseF : Wysłano, bez danych UPO

Po zatwierdzeniu dokumentu posiadającego status KSeF: Wysłano, czyli zarejestrowanym w KSeF, ale bez pobranych danych UPO, POS weryfikuje rodzaj kontrahenta i transakcji, w przypadku:

• transakcji krajowej z kontrahentem o podanym numerze NIP, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli komunikat informujący o braku możliwości pobrania potwierdzenia

Z listy dokumentów po wybraniu takiej faktury i wybraniu przycisku [Drukuj] pojawia się pytanie o chęć wydruku potwierdzenia transakcji.

Wydruk potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury 

 

• transakcji krajowej z kontrahentem detalicznym lub biznesowym bez podanego numeru NIP, lub transakcja jest ustawiona jako unijna lub pozaunijna, blokowany jest standardowy wydruk, dopóki nie zostanie nadany numer KSeF na dokumencie. Po dokonaniu płatności, system wyświetli zapytanie czy wizualizacja faktury ma zostać wydrukowana.

Wydruk wizualizacji faktury zawiera dwa kody QR :

• • pierwszy kod umożliwia weryfikację, czy faktura znajduje się w KSeF
  • drugi kod QR umożliwia zweryfikowanie wystawcy faktury 

Po wybraniu na podglądzie faktury sprzedaży, która ma status KSeF: Wysłano ale nie posiada danych UPO, przycisku [Pokaż dane KseF], w oknie prezentowany jest status z informacją o wysłaniu dokumentu do KSeF. 

Zmiany w interfejsie POS 

Informacja o połączeniu z usługą KSeF

Aby zapewnić ciągłą informację o statusie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur, w górnym pasku okna Comarch POS dostępna jest ikona prezentująca stan połączenia z usługą KSeF. Kolor tej ikony sygnalizuje aktualny tryb komunikacji:

• – połączenie z usługą działa poprawnie, faktury są wysyłane natychmiast
•   – tryb offline, nie ma połączenia z platformą KSeF, faktury są zapisywane lokalnie i mogą zostać wysłane po przywróceniu połączenia przez system centralny
•  – tryb offline, platforma KSeF ogłosiła stan najwyższej awarii, faktury są zapisywane

Przycisk [Pokaż dane z KseF]

Dla dokumentów, które zostały zarejestrowane w KSeF dostępny jest przycisk [Pokaż dane z KSeF]. Przycisk dostępny jest: ●        dla typów dokumentów: FS, KIFS, FSL oraz KIFSL

Po wybraniu przycisku [Pokaż dane z KSeF] prezentowane jest okno Dane z KSeF wraz z informacjami:

•       kod QR dokumentu KSeF
•       numer KSeF pod kodem QR
•       status dokumentu KSeF
•       link do dokumentu KSeF
•       przyciski [Zamknij] i [Kopiuj numer] 

 

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta dostępny jest parametr Obsługa KSeF.

Po zarejestrowaniu w systemie KSeF faktura otrzymuje numer, który jest następnie zapisywany w systemie Comarch ERP XL i synchronizowany do Comarch POS. Na stanowisku POS drukowanie faktury jest zablokowane, jeśli:

•       klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF
•       dokument nie posiada jeszcze przypisanego numeru pochodzącego z systemu KSeF

Również automatyczne drukowanie zostaje pominięte w przypadku spełnienia powyższych warunków – wyświetlany jest komunikat: „Dokument zostanie wysłany do KSeF.” Jeśli faktura posiada już przypisany numer z systemu KSeF, może zostać wydrukowana bez żadnych dodatkowych ograniczeń.

Rola podmiotu na odbiorcy

W przypadku wystawiania faktur dla instytucji lub dużych podmiotów, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach podległych jednostek (np. gmina i jej szkoły, lub Grupa VAT i jej członkowie), wymagane jest określenie odbiorcy dodatkowego. Na dokumencie wybierając dla nabywcy odbiorcę dostępny jest przycisk [Zmień rolę].

Po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno z wyborem roli dla odbiorcy.

W oknie dostępne są role, dla kontrahenta biznesowego:

•       Odbiorca
•       Dodatkowy odbiorca
•       Płatnik
•       Odbiorca JST – odbiorca Jednostki Samorządu Terytorialnego
•       Odbiorca GV – odbiorca Grupy VAT

Uwaga

Rola: Odbiorca JST/GV jest wyłącznie dostępna dla kontrahentów z numerem NIP.

Po wybraniu roli Odbiorca JST/GV, system Comarch POS automatycznie ustawi odpowiedni parametr JST/GV dla głównego nabywcy. To gwarantuje, że:

•       faktura jest poprawnie wypełniona w strukturze FA(3) KSeF
•       podległa jednostka lub członek grupy VAT (Odbiorca) będzie miał dostęp do faktury w KSeF

Dla kontrahenta detalicznego dostępne są role:

•       Odbiorca
•       Dodatkowy odbiorca
•       Płatnik
•       Pracownik

Wybrana rola odbiorcy jest następnie prezentowana w nagłówku kafla odbiorcy.