Aby ułatwić sobie pracę w aplikacji pracowników można zaczytać z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze. Wzorcowy arkusz wraz z instrukcją można pobrać z aplikacji Comarch PPK z poziomu sekcji Pracownicy / Importuj pracowników / Pobierz szablon z instrukcją.
Nazewnictwo arkusza jest dowolne, jednak podczas jego uzupełniania należy pamiętać o obowiązującym w arkuszu formacie daty – RRRR-MM-DD. Pierwsze dwa wiersze powinny zostać w formie nienaruszonej – takiej, w jakiej plik został pobrany. Jeśli zawarte w nich informacje zostaną zmienione, nie uda się zaimportować danych. Informacje dotyczące pracowników, jakie możemy zaczytać do aplikacji poprzez import arkusza są podzielone na następujące obszary:
Dane osobowe
Analogicznie jak przy ręcznym dodawaniu pracowników, sekcja ta zawiera podstawowe dane o pracowniku oraz dane kontaktowe. Wymaganymi polami w tej sekcji są:
- Imię,
- Nazwisko,
- Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna, N – nie podano),
- Obywatelstwo (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
- Numer PESEL (w przypadku wprowadzenia w polu Obywatelstwo wartości PL),
- W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż polskie (PL):
- Typ dokumentu (D – dowód osobisty, P – paszport, K – karta stałego pobytu, I – inny),
- Numer dokumentu,
- Data urodzenia.
Adresy
Aby poprawnie zaimportować pracownika należy uzupełnić jego adres zamieszkania. Jeśli adres do korespondencji jest różny od adresu zamieszkania, również można go uzupełnić w wyznaczonych do tego polach. Jeśli adres zamieszkania i do korespondencji jest wspólny, sekcję dotyczącą adresu korespondencyjnego należy pozostawić pustą. Wymagane pola w sekcji Adres zamieszkania są następujące:
- Kraj (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
- Miejscowość,
- Numer domu,
- Kod pocztowy (w przypadku, gdy w polu Kraj uzupełniono wartość PL obowiązuje format 99-999, w przypadku innego kodu kraju pole przyjmuje do 9 znaków).
Zatrudnienie
Pracownicze Plany Kapitałowe obowiązują jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby z zawartą umową cywilnoprawną podlegające ubezpieczeniom. Pola wymagane są następujące:
- Forma zatrudnienia (E – umowa o pracę (etat), U – umowa cywilnoprawna),
- Data zatrudnienia – tj. data zatrudnienia lub data zawarcia umowy cywilnoprawnej.
Uczestnictwo w PPK
Jeśli pracownik przystąpił do PPK możemy od razu w arkuszu uzupełnić te dane. Jeśli wprowadzimy w arkuszu datę przystąpienia do PPK, wymagane będzie uzupełnienie następujących pól:
- Składka podstawowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
- Składka dodatkowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
- Składka dodatkowa pracodawcy (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,50).
