Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.
Ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.
Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:
- Dzienniki,
- Księga Główna,
- Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
- Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
- Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe powinny być:
- trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
- wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia,
- przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Dzienniki (Zapisy księgowe)
Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
W dzienniku powinno następować:
- automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którymi są rejestrowane zapisy. Numeracja ta ma zapewniać ich jednoznaczność, co nie wyklucza możliwości uwzględnienia w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
- automatyczna kontrola zaliczania zapisu do miesiąca, w którym zarejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenia do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go między miesiącami,
- automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Moduł: Księgowość, systemu Comarch ERP XL pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR itp.
Przy wprowadzaniu kilku dzienników cząstkowych, program księgowy automatycznie nadaje numerację w obrębie dzienników cząstkowych.
Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i o osobie zatwierdzającej, czyli przenoszącej zapisy do Księgi Głównej
Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, listy płac, dokumenty importowe itd.
W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch ERP XL, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.
Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.
Uwaga: Dziennik księgowań powinien być drukowany co miesiąc.
Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości.
Dziennik powinien:
– Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
– Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z zestawieniami obrotów i sald kont Księgi Głównej.
– Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły.
Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Księga Główna
Zgodnie z wymogami Ustawy o Rachunkowości, wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. w zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe, (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.
Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.
Uwaga: Księga Główna powinna być drukowana, co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji.
Zagadnienie dotyczące kont Księgi Głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.
Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej w ujęciu systematycznym tj. zgodnie z zarachowaniem ich na konta syntetyczne.
Księgi pomocnicze
Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. w miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.
Według Ustawy o Rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.
Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:
- Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
- Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.
Uwaga: Wydruk ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce nie później niż na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzenia inwentaryzacji.
Problematykę kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości – Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej
Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.
Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej zawiera następujące elementy:
- symbole i nazwy kont
- typ – w kolumnie prezentowane są znaczniki związane z parametryzacją konta. z danym kontem może być związanych kilka znaczników, np. dla konta rozrachunkowego, aktywno-pasywnego (lista znaczników znajduje się w rozdziale: 1.6.10 Zestawienie obrotów i sald).
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych
- obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Uwaga: Wydruk zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Problematykę zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.
Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Zestawienie powinno zawierać:
– symbole lub nazwy kont
– salda kont na dzień otwarcie ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
– sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)
Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.
Uwaga: Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego, na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Problematykę zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości. Sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów
Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.
Struktura bazy danych
Wszystkie dane związane z modułem: Księgowość znajdują się w następujących tabelach:
| Okresy | Lista okresów obrachunkowych |
| OkresyMiesiace | Przechowuje miesiące wchodzące do danego okresu obrachunkowego |
| Dziennik | Opisy (nagłówki) zapisów księgowych |
| DziennikElem | Elementy zapisów księgowych |
| Dekrety | Zapisy księgowe na konta |
| DziennikView | View z tabeli Dziennik i Dekrety |
| DekretyFiltryNag | Nagłówki filtrów dla dekretów do wyliczenia Obrotów i Sald |
| DekretyFiltryElem | Pozycje filtrów dla dekretów do wyliczenia Obrotów i Sald |
| Zrodla | Zapisy źródłowe dekretów |
| ZrodlaPozycje | ZrodlaPozycje Powiązania pozycji dekretu z obiektami, na podstawie których powstał dekret |
| Konta | Plan kont |
| KksGrupyNag | Nagłówki grup kont |
| KntKonta | Tabela symboli kont kontrahenta |
| KontaNazwy | Nazwy kont w innych językach |
| KontaLinki | Tabela linków kont podrzędnych |
| KontaNastLinki | Tabela linków kont tożsamych |
| SymboleKont | Tabela symboli kont księgowych |
| Stany | Obroty i salda kont zagregowane do miesięcy |
| ObrotySalda | Tabela tymczasowa z obrotami i saldami kont |
| BilansOtwarciaNag | Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia |
| BilansOtwarciaElem | Pozycje dokumentów bilansu otwarcia |
| BilansOtwarciaSElem | Kwoty dokumentów bilansu otwarcia |
| Rejestry | Rejestry kasowe i rachunki bankowe |
| Operacje | Definicje operacji kasowych/bankowych |
| RejOp | Powiązania rejestrów z operacjami |
| Raporty | Raporty kasowe i wyciągi bankowe |
| Zapisy | Zapisy kasowe i bankowe |
| Banki | Adresy banków |
| BankiFormKryt | Kryteria rozpoznawania zapisów lokat zdefiniowane dla banku |
| FormBanKryt | Kryteria rozpoznawania zapisów lokat |
| FormBanNag | Nagłówki definicji formatów przelewów bankowych |
| FormBanElem | Elementy definicji formatów przelewów bankowych |
| RejestryHistoria | Historyczność kolejności wycen dla rejestru |
| KsoNag | Nagłówki księgowań okresowych |
| KsoElem | Pozycje księgowań okresowych |
| KsoRaty | Raty księgowań okresowych |
| SISDefinicje | Zmienne SIS |
| SISWartosci | Obliczone wartości zmiennych SIS |
| KsoParametry | Parametry kluczy podziałowych dla księgowań okresowych |
| KluczeNag | Nagłówki kluczy podziałowych |
| KluczeElem | Elementy kluczy podziałowych |
| KluczeParametry | Parametry kluczy podziałowych |
| MemNag | Nagłówki not memoriałowych |
| MemElem | Pozycje not memoriałowych |
| MemDokNag | Nagłówki definicji not memoriałowych |
| MemDokElem | Pozycje definicji not memoriałowych |
| MemSymbole | Symbole kwot not memoriałowych |
| Predekrety | Dekretacja dokumentów przygotowana do księgowania |
| Rozrachunki | Lista rozrachunków (powiązania pomiędzy zapisami księgowymi) |
| Rozliczenia | Rozliczenia i rozrachunki |
| KompNag | Kompensaty |
| Preliminarz | Nagłówki przewidywanych przychodów i rozchodów |
| PreliminarzView | Preliminarz płatności |
| RozniceKursowe | Dokumenty różnic kursowych |
| Schematy | Nagłówki schematów księgowań |
| Skladniki | Pozycje schematów księgowań |
| UpoNag | Nagłówki upomnień i not odsetkowych |
| UpoElem | Pozycje upomnień i not odsetkowych |
| UpoOpisy | Opisy upomnień i not odsetkowych |
| Odsetki | Tabela odsetek |
| Wymiary | Lista wymiarów opisu analitycznego |
| OpisWymNag | Nagłówki opisu analitycznego dokumentów |
| OpisWymElem | Pozycje opisu analitycznego dokumentów |
| OpisWymSElem | Wartości wymiarów opisu analitycznego dokumentów |
| OpisWzorce | Tabela przechowująca wzorce opisu analitycznego |
| WymPowiazania | Powiązania wymiarów ze strukturą firmy |
| PikNag | Nagłówki list płac |
| PikElem | Pozycje list płac |
| PikKwoty | Kwoty list płac |
| DokWymiary | Relacje dokumenty-wymiary analityczne dla konfiguracji parametrów dokumentów |
| DtsDeklaracjeElem | Kwoty importowanych deklaracji podatkowych |
| DtsDeklaracjeNag | Importowane deklaracje podatkowe |
| DtsWyplaty | Import list płac |
| DtsWyplatyKwoty | Kwoty Importu list płac |
| DtsWyplatyOpis | Opis analityczny importowanych list płac |
| DtsZestawy | Tabela z zestawami konfiguracyjnymi DTSów |
| DtsZmienne | Tabela ze zmiennymi konfiguracyjnymi DTSów |
| PodzielnikNag | Nagłówki podzielników wynagrodzeń |
| PodzielnikElem | Pozycje podzielników wynagrodzeń |
| PodzielnikSElem | Wartości wymiarów podzielników wynagrodzeń |
| PodzielnikZElem | Zatwierdzenia podzielnika wynagrodzeń |
| PodNag | Nagłówki deklaracji podatkowych |
| PodElem | Pozycje deklaracji podatkowych |
| PodSElem | Składniki elementów deklaracji |
| DefPodNag | DefPodNag Definicje deklaracji podatkowych |
| DefPodElem | Pola definicji deklaracji podatkowych |
| ZestKSNag | Nagłówki zestawień księgowych |
| ZestKSElem | Pozycje zestawień księgowych |
| ZestKSDef | Definicje zestawień księgowych |
| ZestKSWidok | Nagłówki widoków zestawień księgowych |
| ZestKSZmienne | Zmienne widoków zestawień księgowych |
| ZestKSKolumny | Kolumny widoków zestawień księgowych |
| ZestKSWyniki | Wyniki obliczeń zestawień księgowych |
| ZestKSWynikiDef | Wyniki zestawień księgowych dla poszczególnych wyrażeń danej pozycji |
| KregiKosztowNag | Nagłówki definicji kręgów kosztów |
| KregiKosztowElem | Elementy definicji kręgów kosztów |
| PrcKarty | Pracownicy |
| ListaPlac | Listy Płac |
| PlaceElementySkladniki | Składniki elementów wypłat |
| PlaceElementyWyplat | Elementy wypłat |
| WypElem | Elementy wypłat pracowników |
| Wyplaty | Wypłaty pracowników |
| WypSElem | Składniki wypłat pracowników |
| PrzeszacNag | Nagłówki przeszacowań walut |
| PrzeszacElem | Elementy przeszacowań walut |
| WalNag | Nagłówki walut |
| WalElem | Historia walut |
| Urzedy | Lista urzędów |
| UrzedyOpisy | Opisy urzędów |
| UmlNag | Nagłówki dokumentów umów leasingowych |
| UmlPrzedmioty | Przedmioty umowy leasingowej |
| UmlRaty | Raty umów leasingowych |
| UmwElem | Elementy umów leasingowych |
| UmwNag | Nagłówki umów leasingowych |
| UmwTypy | Typy umów leasingowych |
| UmwVat | Tabelka VAT dla umów leasingowych |
| NumeryRachunkow | Numery rachunków bankowych |
| ProlongNag | Prolongaty płatności |
| ProlongElem | Elementy prolongat |
Zasady ochrony danych
Program Comarch ERP XL zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do programu poprzez stosowanie hasła lub logowania zintegrowanego, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu) oraz ma określone zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby. w celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.
Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art.71).
Ponadto:
- Program kontroluje ciągłość zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 4 Ustawy o Rachunkowości.
- Program pozwala na identyfikację źródeł pochodzenia zapisów, wskazując czy dany zapis został utworzony według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach czy też został wprowadzony przez Użytkownika bezpośrednio do Ksiąg rachunkowych.
- Program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów (art. 20 ust. 5 pkt 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez Użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem technicznym (czy Użytkownik nie popełnił błędu np. w składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Podczas dekretowania dokumentów Użytkownik ma możliwość skontrolowania poprawności ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych zostanie wyświetlona informacja z przebiegu księgowania, gdzie zostanie wyświetlona informacja czy dokument został prawidłowo zaksięgowany. Dokument źródłowy i zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania tego dokumentu są ze sobą powiązane. z poziomu zapisu księgowego istnieje możliwość wglądu do dokumentu źródłowego i na odwrót – z poziomu dokumentu istnieje możliwość odwołania do jego zapisu księgowego. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych, chyba że w zapisie występują konta pozabilansowe.
- Program zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania zmian na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy powinien zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. w razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
- Program umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa zmiana, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powoduje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Program umożliwia dokonanie także zamknięcie okresu obrachunkowego do określonej daty w ramach tego okresu (np. końca poszczególnych miesięcy), które polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym okresie czasu. Przepisy ustawy nie zawierają wprost informacji na temat definicji np. „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt 1 – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 ustawy – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
- Program pozwala na przypisywanie operatorom zakazów.
Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W takiej sytuacji zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 ustawy).
Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:
a) jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
b) jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
c) księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
d) musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
e) dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
f) księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
g) jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).
Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP XL mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.
Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego
Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. w szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.
Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo – księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.
System: Comarch ERP XL pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, czyli przed akceptacją w buforze, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.
