XL091 – Idea rozliczeń i rozrachunków w systemie Comarch ERP XL

Idea rozliczeń i rozrachunków

Cztery nogi rozrachunku

W programie Comarch ERP XL rozliczenia i rozrachunki są ze sobą ściśle powiązane. Rozliczenia powstają na poziomie płatności, powstanie rozrachunku ma miejsce na poziomie dekretów księgowych. Aby to, co jest rozliczone na poziomie płatności było zgodne z tym co jest rozrachowane na poziomie dekretów muszą być spełnione określone warunki. W sytuacji gdy nie będą one spełnione może w programie mieć miejsce sytuacja, że płatności dokumentów będą rozliczone z czymś innym, natomiast dekrety księgowe tych dokumentów będą rozrachowane z dekretami innych dokumentów, niż te których płatności zostały rozliczone. W programie istnieje idea tzw. ‘czterech nóg rozrachunku’. Idea ta została przedstawiona na poniższym schemacie.

Pod pojęciem ‘cztery nogi rozrachunku’ można rozumieć dwie części tego schematu dotyczące płatności i dwie części schematu dotyczące dekretów. Aby istniało rozliczenie i rozrachunek w pełnym tego słowa znaczeniu wszystkie te cztery elementy muszą istnieć. Tym co wiąże ze sobą rozliczenia płatności i rozrachunki dekretów są schematy księgowe. Powyższy schemat przedstawia podstawową ideę dokonywania rozliczeń i rozrachunków. Aby była ona spełniona muszą istnieć wszystkie elementy składowe tego schematu. Analizując powyższy schemat można wyciągnąć następujące wnioski:

Należy również dodatkowo podkreślić, iż nie ma znaczenia z jakiego poziomu dokonywane są rozliczenia i rozrachunki. Dodanie rozliczenia na poziomie dokumentu, skutkuje tym samym co dodanie rozliczenia w Preliminarzu Płatności czy z poziomu Listy Nierozliczonych Płatności. Również dodanie rozrachunku z poziomu zapisu księgowego skutkuje tym samym, co dodanie rozrachunku z poziomu listy rozrachunków. Po dokonaniu rozliczenia i rozrachunku, nie można również określić z jakiego poziomu dokonano powiązania obiektów, czy dokonano rozliczenia zaksięgowanych dokumentów, czy rozrachunku ich dekretów. Skutek obu czynności jest bowiem taki sam.

Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe kontrahenta. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu: Oblicz dla: powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu: Kwota: opcja Płatność, Należność lub Zobowiązanie. Przykład definicji pozycji dokonującej zaksięgowania na konto rozrachunkowe kontrahenta przedstawia poniższy rysunek. W schemacie tym konto rozrachunkowe kontrahenta jest tworzone jako analityka konta 201, jeśli nie istnieje w planie kont lub też jeśli już takie konto analityczne jest już stworzone w planie kont, to księgowanie przebiega na to istniejące konto.

Jeśli chodzi o pojęcie ‘Płatność’, które zostało użyte schemacie: cztery nogi rozrachunku, to należy pod tym rozumieć płatność, która generowana jest na dokumentach na zakładce Płatności, czyli odpowiednio Należność lub Zobowiązanie oraz zapisy kasowo – bankowe, czyli odpowiednio przychody oraz rozchody z raportów kasowo – bankowych.

Płatność, która powstaje na dokumentach może podlegać podziałowi. Każda z nowo utworzonych częściowych płatności może charakteryzować się innymi parametrami, tj. np. waluta, forma płatności, termin płatności. Zastosowanie różnych walut na poszczególnych płatnościach, implikuje konieczność księgowania tych płatności na konta rozrachunkowe powiązane z odpowiednim kontami pozabilansowymi walutowymi. Aby móc dokonywać rozliczeń płatności, łączone płatności muszą być wyrażone w tej samej walucie. Jeśli rozliczane są płatności wyrażone w różnych walutach, konieczne jest zastosowanie funkcjonalności rozrachunków krzyżowych, co zostało opisane w osobnym biuletynie pt. Rozrachunki krzyżowe.

W schemacie obrazującym ‘cztery nogi rozrachunku’ pojęcie ‘Rozliczenie’ odnosi się do powiązania ze sobą płatności, bez względu na rodzaj łączonych dokumentów. Jest to pojęcie bardzo ogólne. W programie Comarch ERP XL istnieje uszczegółowienie tego pojęcia poprzez jego podział na dwie części: rozliczenie i kompensatę. Obie opcje dostępne są z poziomu, z którego można dokonać powiązania płatności spod rozwiniętego plusa, co przedstawia poniższy rysunek.

Różnica między tymi pojęciami polega na tym, iż opcja: rozliczenie odnosi się do sytuacji, gdy wiązane ze sobą są dokumenty mające płatności różnych rodzajów np. płatność dokumentu handlowego i zapis kasowo – bankowy lub płatność noty memoriałowej i zapis kasowo – bankowy. Opcja: kompensata odnosi się natomiast do sytuacji, gdy wiązane są ze sobą dokumenty tego samego rodzaju np. płatność FS i płatność FZ. I tak, jeśli rozliczana jest płatność FS, to po wybraniu opcji: dodaj rozliczenie otwiera się okno Nierozliczonych zapisów kasowo – bankowych danego kontrahenta, a jeśli zostanie wybrana opcja: dodaj kompensatę, to otwiera się okno Nierozliczonych Zobowiązań danego kontrahenta, wynikających z dokumentów handlowych i księgowych. Jeśli natomiast rozliczany jest zapis kasowo – bankowy, to po wybraniu opcji: dodaj rozliczenie otwiera się okno Nierozliczonych Zobowiązań danego kontrahenta, wynikających z dokumentów handlowych i księgowych, a jeśli zostaje wybrana opcja: dodaj kompensatę otwiera się okno Nierozliczonych zapisów kasowo – bankowych wystawionych na danego kontrahenta.

Podczas ogólnie pojętego rozliczania płatności, rozliczenie może nastąpić maksymalnie na niższą z kwot rozliczanych płatności. Jeśli w konfiguracji (System -> Konfiguracja -> Księgowość -> Parametry 1) zostanie zaznaczony parametr: Dozwolone częściowe rozliczenia/rozrachunki, to będzie możliwość dokonywania częściowego rozliczenia/kompensaty płatności. Podczas dokonywania rozliczenia będzie możliwość zdecydowania, na jaką kwotę będzie następowało dokonanie rozliczenia, przy czym maksymalna kwota jest równa niższej z kwot rozliczanych płatności.

Rozliczenia i rozrachunki złotówkowe

Rozliczenia i rozrachunki można analizować w kontekście waluty, w jakiej wyrażone są płatności rozliczonych dokumentów. W związku z tym rozliczenia i rozrachunki można podzielić na złotówkowe i walutowe. Każdy z tych typów można również podzielić na kilka odrębnych przypadków, co zostało opisane w tym i kolejnym rozdziale. W bieżącym rozdziale zostały omówione poszczególne przypadki dotyczące rozliczeń i rozrachunków złotówkowych, w kolejnym natomiast – walutowych.

Dokumenty zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe

Jest to najprostszy przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie PLN oraz zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem. Na koncie tym zostanie utworzony rozrachunek. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w PLN. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto rozrachunkowe kontrahenta. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Po przejściu na dekret powstały w wyniku zaksięgowania tego dokumentu na pozycję dotyczącą konta rozrachunkowego kontrahenta, a następnie na zakładkę Rozrachunki, można zauważyć, że również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który również zaksięgowany jest na to samo konto rozrachunkowe kontrahenta. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego. Po przejściu na dekret powstały w wyniku zaksięgowania tego zapisu, a następnie na zakładkę: Rozrachunki można zauważyć, że również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatności towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. W wyniku tego z poziomu dokumentu FS można będzie odczytać numer rozliczającego ją zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FS. Po odwołaniu do dekretów wynikowych tych dokumentów na zakładkach: Rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/08/1/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR) DZK/16/08/2/1), a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo bankowego – dekret FS. W ten sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety.

Po dokonaniu rozliczenia, płatności w analogiczny sposób są również prezentowane w Preliminarzu Płatności, a dekrety – na liście rozrachunków.

Gdyby zamiast dokonywania rozliczenia płatności zaksięgowanych dokumentów, został dokonany rozrachunek dekretów np. na Liście Rozrachunków poprzez wybór opcji: Rozrachuj, to dokonaniu takiego rozrachunku na dekretach będzie towarzyszyć powstanie rozliczenia na płatnościach, więc efekt końcowy będzie identyczny jak przestawiony na dwóch poprzednich rysunkach.

Dokumenty zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe

Jest to bardziej skomplikowany niż poprzedni przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie PLN oraz zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, tzw. dekretu kompensacyjnego. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Zastosowanie tego dekretu wynika z zasad rachunkowości. W przypadku łączenia ze sobą zapisów zaewidencjonowanych na dwóch różnych kontach, następuje bowiem zaksięgowanie odpowiedniej kwoty na jedno konto i wyksięgowanie jej z innego. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dekret kompensacyjny jest w tym przypadku integralną częścią rozrachunku i bez niego nie może on istnieć. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie trzy dekrety przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozliczone są z dekretem kompensacyjnym – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret kompensacyjny jest dekretem jednopozycyjnym dwustronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany.

W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie rozliczeniu zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie wygenerowania dekretu kompensacyjnego. Z drugiej strony rozrachowaniu dekretów wprowadzonych na dwa różne konta i dotyczących nierozliczonych płatności, będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie dekretu kompensacyjnego i powstanie rozliczenia na płatnościach związanych z rozrachowywanymi dekretami. Z kolei usunięcie dekretu kompensacyjnego będzie powodowało usunięcie rozrachunku między dekretami i usunięcie rozliczenia między płatnościami, gdyż istnieniu dekretów nierozrachowanych nie może towarzyszyć w takiej sytuacji rozliczenie na płatnościach. Również usunięcie rozrachunku między dekretem kompensacyjnym a jednym z dwóch dekretów spowoduje usunięcie całego rozrachunku, i co za tam idzie usunięcie rozliczenia.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w PLN. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto rozrachunkowe kontrahenta 201. Faktura jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który zaksięgowany jest na drugie konto rozrachunkowe kontrahenta 202. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, co zostało przedstawione na rysunku: Nierozliczony zapis kasowo-bankowy w PLN i jego dekret.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. W wyniku tego z poziomu dokumentu FS można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FS. Po odwołaniu do dekretów wynikowych tych dokumentów na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. W związku z tym, że dokumenty te zostały zaksięgowane na dwa różne konta rozrachunkowe, rozrachunek został zrealizowany przy użyciu dekretu kompensacyjnego. Dekret kompensacyjny został przedstawiony na poniższym rysunku. Taki dekret kompensacyjny powstaje domyślnie na konta rozrachunkowe, na które zostały zaksięgowane rozliczane płatności. W swoim opisie zawiera zawsze słowo: Kompensata oraz informację o tym jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane. Jeśli faktura sprzedaży została zaksięgowana po stronie Dt na konto 201, to konto to zostanie pobrane na dekret kompensacyjny po stronie Ct. Również rozrachunek dekretu kompensacyjnego z dekretem pochodzącym z zaksięgowania FS zostanie dokonany na zakładce Rozrachunki – credit tego dekretu kompensacyjnego. Jeśli natomiast zapłata została zaksięgowana po stronie Ct na konto 202, to konto to zostanie pobrane na dekret kompensacyjny po stronie Dt, a rozrachunek dekretu kompensacyjnego z dekretem pochodzącym z zaksięgowania zapłaty zostanie dokonany na zakładce Rozrachunki – debet dekretu kompensacyjnego. Sytuację tę przedstawia poniższy rysunek.

Dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/08/1/1) został podpięty pod dekret kompensacyjny ((BUFOR)DZK/16/08/3/1) po stronie Rozrachunków – credit, a dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)DZK/16/08/2/1) – pod dekret kompensacyjny ((BUFOR)DZK/16/08/3/1) po stronie Rozrachunków – debit. Po stronie płatności rozliczenie wygląda w analogiczny sposób, jak w poprzednim przykładzie. Powstanie dekretu kompensacyjnego dotyczy tylko kont księgowych i w żaden sposób nie jest widoczne z poziomu rozliczanych płatności. W sposób opisany powyżej bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety (rys. Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dekretu kompensacyjnego).

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kontach pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret kompensacyjny, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący powiązane ze sobą dekrety (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu kompensacyjnego).

W opisanej powyżej sytuacji nie ma znaczenia, czy rozliczenie rozstanie dokonane z poziomu dokumentów, Preliminarza Płatności, Listy nierozliczonych płatności czy rozrachunek z poziomu listy rozrachunków – efekt rozliczenia i rozrachunku zawsze będzie taki sam – rozrachunek zostanie zrealizowany przy pomocy dekretu kompensacyjnego.

Dokumenty rozliczone przy pomocy dokumentu kompensaty

Jest to kolejny przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie PLN oraz zaksięgowane na takie same bądź różne konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty, który rozlicza powiązane ze sobą płatności. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą to samo lub dwa różne konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Rozrachunek na poziomie kont księgowych powstaje z chwilą zaksięgowania ostatniego z dokumentów uczestniczących w rozliczeniu i tym dokumentem jest zawsze dokument kompensaty. Nie można zaksięgować dokumentu kompensaty, dopóki dokumenty składowe nie są zaksięgowane. Do dokumentu kompensaty nie przypisuje się schematu księgowego. Dokument ten zostaje zawsze zaksięgowany na konta, na które zaksięgowane są dokumenty rozliczone przy jego udziale, a więc pobiera on konta z dokumentów składowych. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dokument kompensaty jest w tym przypadku integralną częścią rozliczenia, a dekret powstały w wyniku jego zaksięgowania – rozrachunku. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie trzy dekrety, jak i wszystkie trzy dokumenty składowe przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dokumenty składowe biorące udział w rozliczeniu nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każdy z nich jest rozliczony z dokumentem kompensaty, który jest dokumentem łączącym dokumenty podlegające rozliczeniu. Dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są również rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu kompensaty – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty jest dekretem dwupozycyjnym jednostronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany.

W sytuacji przedstawionej na schemacie: Cztery nogi rozrachunku – dokumenty rozliczone za pomocą dokumentu kompensaty, skompensowaniu za pomocą dokumenty kompensaty zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku dopiero w momencie zaksięgowania tego dokumentu kompensaty. Dokument kompensaty powstaje zawsze od strony płatności, nie jest możliwe jego utworzenie od strony dekretów w momencie dokonania rozrachunku dekretów składowych. Dokument kompensaty jest ostatnim dokumentem, który jest księgowany, wobec czego aby móc odksięgować dokumenty składowe należy najpierw odksięgować dokument kompensaty. Nie można również dokonać usunięcia rozrachunku, gdyż nie może istnieć dekret dotyczący tego dokumentu rozrachowany jednostronnie. Również należy w takiej sytuacji najpierw odksięgować dokument.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w PLN. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto rozrachunkowe kontrahenta 201. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który zaksięgowany jest na drugie konto rozrachunkowe kontrahenta 202. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, co zostało przedstawione na rysunku: Nierozliczony zapis kasowo – bankowy i jego dekret.

Powiązanie płatności następuje w tym przypadku za pomocą dokumentu kompensaty (Rozrachunki/Rozliczenia -> Kompensaty). Dodanie płatności do rozliczenia na tym dokumencie następuje przy użyciu Preliminarza Płatności, gdzie należy wskazać odpowiednie dokumenty podlegające rozliczeniu. Dokument kompensaty został przedstawiony na poniższym rysunku. Po dokonaniu skompensowania płatności przy pomocy tego dokumentu, obie płatności składowe nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każda z nich jest skompensowana z dokumentem kompensaty. W efekcie zarówno z poziomu dokumentu FS, jak i KP można odnaleźć odwołanie do dokumentu kompensaty, co przedstawia rysunek: Dokumenty rozliczone przy udziale dokumentu kompensaty. Na zakładce Płatności dokumentu kompensaty utworzone zostały niejako dwie płatności tego dokumentu, z których każda jest rozliczona – jedna z dokumentem FS (ta o typie Zobowiązanie), a druga – z zapisem kasowo – bankowym (ta o typie Należność), co zostało zilustrowane na poniższym rysunku.

Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty tworzony jest dekret wynikający z tego zaksięgowania. Dokument ten zawsze księgowany jest na konta pochodzące z dokumentów składowych. Po odwołaniu do dekretu wynikowego tego dokumentu na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. W swoim opisie dekret ten zawiera zawsze informację o tym, jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane. Jeśli faktura sprzedaży została zaksięgowana po stronie Dt na konto 201, to konto to zostanie pobrane na predekretację dokumentu kompensaty po stronie Ct. Również rozrachunek dekretu powstałego z zaksięgowania dokumentu kompensaty z dekretem pochodzącym z zaksięgowania FS zostanie dokonany na zakładce Rozrachunki – po stronie credit tego dekretu. Jeśli natomiast zapłata została zaksięgowana po stronie Ct na konto 202, to konto to zostanie pobrane na predekretację dokumentu kompensaty po stronie Dt, a rozrachunek dekretu pochodzącego z zaksięgowania dokumentu kompensaty z dekretem pochodzącym z zaksięgowania zapłaty zostanie dokonany na zakładce Rozrachunki – po stronie debet tego dekretu. Sytuację tę przedstawia poniższy rysunek.

Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/08/1/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/08/3/1), a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)DZK/16/08/2/1 – dekret pochodzący z dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/08/3/2).

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący dekrety dotyczące skompensowanych płatności (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu kompensaty).

Rozliczenia i rozrachunki walutowe

Wykonywanie rozrachunków walutowych wiąże się z powstaniem różnicy kursowej. W programie Comarch ERP XL różnice kursowe mogą być tworzone na dwa sposoby: jako dekret różnicy kursowej lub jako dokument różnicy kursowej. Dekret powstaje tylko na poziomie kont księgowych, dokument powstaje na poziomie płatności i następnie jest księgowany (automatycznie lub schematem). Wybór wykorzystania dekretu lub dokumentu dokonywany jest na poziomie konfiguracji modułu Księgowość (Konfiguracja -> Księgowość -> Księgowania -> Dokument różnic kursowych). W związku z tym poniższy rozdział zostanie podzielony na dwie części: dotyczącą wykorzystania dekretu różnicy kursowej i dotyczącą wykorzystania dokumentu różnicy kursowej.

Wykorzystanie dekretu różnicy kursowej

Wykorzystanie dekretu różnicy kursowej następuje z sytuacji, gdy parametr dokument różnicy kursowej znajdujący się w konfiguracji modułu Księgowość jest odznaczony.

Dokumenty zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe

Jest to najprostszy przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków z wykorzystaniem dekretu różnicy kursowej. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe (złotówkowe powiązane z odpowiednim kontem walutowym) powiązane z podmiotem. Na tym koncie (złotówkowym i walutowym) zostanie utworzony rozrachunek. Integralną częścią tego rozrachunku będzie dekret różnicy kursowej, który zostanie stworzony na poziomie konta księgowego. Taki dekret zostaje zawsze podpięty pod dekret o wyższym kursie.

Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w EUR po kursie 100EUR=400PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie 100EUR=300PLN, który również zaksięgowany jest na to samo konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. W wyniku tego z poziomu dokumentu FS można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FS. Po odwołaniu do dekretów wynikowych tych dokumentów na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)SPRZE/16/08/4/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/08/1/1) oraz dekret różnicy kursowej (BUFOR) DZK/16/08/5/1), a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego – dekret FS. Dekret różnicy kursowej został podpięty pod dekret o wyższym kursie, bez względu na to z którego poziomu w systemie dokonano rozliczenia. Dekret ten jest księgowy automatycznie na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto ujemnych/dodatnich różnic kursowych określonych na definicji waluty, w której przeprowadzane jest rozliczone. Dekret taki zawiera zawsze w swoim opisie informację, jakich dokumentów i po jakim kursie dotyczy. Nie istnieje możliwość ingerencji w sposób powstania tego dekretu (konta, na które on powstaje). Różnica kursowa powstała w ten sposób jest widoczna tylko na poziomie konta księgowego, nie ma ona swojego odpowiednika na poziomie rozliczanych płatności. W opisany powyżej sposób bardzo łatwo można uzyskać informację o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety.

Po dokonaniu rozliczenia, płatności w analogiczny sposób są również prezentowane w Preliminarzu Płatności, a dekrety – na liście rozrachunków (rys. Rozliczenie płatności i rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu różnicy kursowej).

Gdyby zamiast dokonywania rozliczenia płatności zaksięgowanych dokumentów, został dokonany rozrachunek dekretów, to dokonaniu takiego rozrachunku na dekretach będzie towarzyszyć powstanie rozliczenia na płatnościach. Na rozrachunkach zostanie podpięty pod dekret o wyższym kursie dekret różnicy kursowej, a więc efekt końcowy będzie identyczny jak przestawiony na rysunku: Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dekretu różnicy kursowej i na rys. Rozliczenie płatności i rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu różnicy kursowej.

Dokumenty zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe

Jest to bardziej skomplikowany niż poprzedni przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie oraz zaksięgowane na różne złotówkowe konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z różnymi kontami pozabilansowymi walutowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, tzw. dekretu kompensacyjnego. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Dodatkowo pod dekret o wyższym kursie zostanie podpięty dekret różnicy kursowej, który będzie widoczny tylko z poziomu konta księgowego. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dekrety: kompensacyjny i różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozrachunku i bez nich nie może on istnieć. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie trzy dekrety przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozliczone są z dekretem kompensacyjnym – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA te dekretu. Dekret kompensacyjny jest dekretem jednopozycyjnym dwustronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany. Dodatkowo pod dekret o wyższym kursie podpięty jest dekret różnicy kursowej.

W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie rozliczeniu zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie wygenerowania dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej. Z drugiej strony rozrachowaniu dekretów wprowadzonych na dwa różne konta i dotyczących nierozliczonych płatności, będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej oraz powstanie rozliczenia na płatnościach związanych z rozrachowywanymi dekretami. Z kolei usunięcie dekretu kompensacyjnego lub dekretu różnicy kursowej będzie powodowało usunięcie rozrachunku między dekretami i usunięcie rozliczenia między płatnościami, gdyż przy istnieniu dekretów nierozrachowanych nie może istnieć w takiej sytuacji rozliczenie na płatnościach. Również usunięcie rozrachunku między dekretem kompensacyjnym a jednym z dwóch dekretów lub dekretem różnicy kursowej i jednym z dekretów spowoduje usunięcie całego rozrachunku, i co za tam idzie usunięcie rozliczenia.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono poniższy rysunek. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który zaksięgowany jest na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 904. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, co zostało przedstawione na rys. Nierozliczony zapis kasowo – bankowy w EUR i jego dekret księgowy.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. Na dekretach zostanie utworzony dekret różnicy kursowej i dekret kompensacyjny.

Dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/08/4/1) został podpięty pod dekret kompensacyjny ((BUFOR)DZK/16/08/5/1) po stronie Rozrachunków – credit, a dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/08/1/1) – pod dekret kompensacyjny ((BUFOR)DZK/16/08/5/1)) po stronie Rozrachunków – debit. Dodatkowo pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS został podpięty dekret różnicy kursowej (BUFOR)DZK/16/08/6/1. Po stronie płatności rozliczenie wygląda w analogiczny sposób, jak w poprzednim przykładzie. Powstanie dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej dotyczy tylko kont księgowych i w żaden sposób nie jest widoczne z poziomu rozliczanych płatności. W ten sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety. Należy również zauważyć, że równocześnie do rozrachunku na koncie złotówkowym dokonywany jest także rozrachunek na koncie walutowym – również na kontach walutowych odzwierciedlony jest dekret kompensacyjny.

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont złotówkowych oraz kontach walutowych pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret kompensacyjny, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący powiązane ze sobą dekrety oraz dekret różnicy kursowej, po stronie konta złotówkowego, na który zaksięgowany jest dekret o wyższym kursie (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej).

W opisanej powyżej sytuacji nie ma znaczenia, czy rozliczenie rozstanie dokonane z poziomu dokumentów, Preliminarza Płatności, Listy nierozliczonych płatności czy rozrachunek z poziomu Listy Rozrachunków – efekt rozliczenia i rozrachunku zawsze będzie taki sam – rozrachunek zostanie zrealizowany przy pomocy dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej.

Dokumenty rozliczone przy pomocy dokumentu kompensaty

Jest to kolejny przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na takie same bądź różne konta rozrachunkowe złotówkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z kontami pozabilansowymi walutowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty, który rozlicza powiązane ze sobą płatności. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą to samo lub dwa różne konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Rozrachunek na poziomie kont księgowych powstaje z chwilą zaksięgowania ostatniego z dokumentów uczestniczących w rozliczeniu i tym dokumentem jest zawsze w tej sytuacji dokument kompensaty. W momencie zaksięgowania takiego dokumentu na poziomie konta tworzony jest dodatkowo dekret różnicy kursowej. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dokument kompensaty jest w tym przypadku integralną częścią rozliczenia, a dekret powstały w wyniku jego zaksięgowania wraz z powstałym dekretem różnicy kursowej – rozrachunku. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie cztery dekrety, jak i wszystkie trzy dokumenty składowe przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dokumenty składowe biorące udział w rozliczeniu nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każdy z nich jest rozliczony z dokumentem kompensaty, który jest dokumentem łączącym dokumenty podlegające rozliczeniu. Dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są również rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu kompensaty – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty jest dekretem dwupozycyjnym jednostronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany. Dodatkowo pod jeden z rozrachowywanych dekretów, ten o wyższym kursie, podpięty jest dekret różnicy kursowej.

W sytuacji przedstawionej na  schemacie: Cztery nogi rozrachunku – dekrety wprowadzone różne konta rozliczone przy użyciu dokumentu kompensaty i rozrachowane z wykorzystaniem dekretu różnicy kursowej, skompensowaniu za pomocą dokumenty kompensaty zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku dopiero w momencie zaksięgowania tego dokumentu kompensaty. Dokument kompensaty powstaje zawsze od strony płatności, nie jest możliwe jego utworzenie od strony dekretów w momencie dokonania rozrachunku dekretów składowych. Dokument kompensaty jest ostatnim dokumentem, który jest księgowany, wobec czego aby móc odksięgować dokumenty składowe należy najpierw odksięgować dokument kompensaty. Nie można również dokonać usunięcia rozrachunku, gdyż nie może istnieć dekret dotyczący tego dokumentu rozrachowany jednostronnie. Nie istnieje również możliwość usunięcia dekretu różnicy kursowej. W takich sytuacjach należy najpierw odksięgować dokument.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w walucie EUR po kursie 100EUR=400PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej, który zaksięgowany jest na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego. Sytuację tę przedstawiono na rysunku: Nierozliczona faktura sprzedaży w EUR i jej dekret księgowy oraz rysunku: Nierozliczony zapis kasowo – bankowy w EUR i jego dekret księgowy.

Powiązanie płatności następuje w tym przypadku za pomocą dokumentu kompensaty (Rozrachunki/Rozliczenia -> Kompensaty). Po dokonaniu skompensowania płatności przy pomocy tego dokumentu, obie płatności składowe nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każda z nich jest skompensowana z dokumentem kompensaty. W efekcie zarówno z poziomu dokumentu FS, jak i KP można odnaleźć odwołanie do dokumentu kompensaty. Na zakładce Płatności dokumentu kompensaty utworzone zostały niejako dwie płatności tego dokumentu, z których każda jest rozliczona – jedna z dokumentem FS (ta o typie Zobowiązanie), a druga – z zapisem kasowo – bankowym (ta o typie Należność).

Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty tworzony jest dekret wynikający z tego zaksięgowania. Dokument ten zawsze księgowany jest na konta pochodzące z dokumentów składowych. Po odwołaniu do dekretu wynikowego tego dokumentu na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. W swoim opisie dekret dokumentu kompensaty zawiera zawsze informację o tym jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane. Dodatkowo w momencie zaksięgowania dokumentu kompensaty na poziomie konta tworzony jest dekret różnicy kursowej, który jest integralną częścią rozrachunku, co przedstawia poniższy rysunek.

Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR) DZK/16/08/4/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR) DZK/16/08/5/1) oraz dekret różnicy kursowej (BUFOR) DZK/16/08/6/1, a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR) BANK/16/08/1/1) – dekret pochodzący z dokumentu kompensaty ((BUFOR) DZK/16/08/5/2).

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący dekrety dotyczące skompensowanych płatności. Dodatkowo po stronie dekretu o wyższym kursie zostaje podpięty dekret różnicy kursowej, bez którego rozrachunek w tym przypadku nie może istnieć (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu dokumentu kompensaty i dekretu różnicy kursowej).

Wykorzystanie dokumentu różnicy kursowej

Wykorzystanie dokumentu różnicy kursowej następuje z sytuacji, gdy parametr: Dokument różnicy kursowej znajdujący się w konfiguracji modułu Księgowość jest zaznaczony. Dokument różnicy kursowej może być księgowany automatycznie (księgowanie następuje na konto rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto dodatnich/ujemnych różnic kursowych) lub schematem stworzonym przez Użytkownika na dowolne konta. Wybranie opcji księgowania automatycznego skutkuje automatycznym zaksięgowaniem takiego dokumentu w momencie zaksięgowania ostatniego z dokumentów biorących udział w rozrachunku. Wybór opcji schematem, powoduje, że dokument ten należy zaksięgować wybierając na nim odpowiedni schemat. Rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero w momencie zaksięgowania ostatniego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu, którym jest właśnie dokument różnicy kursowej. Zaprezentowane poniżej przykłady zostały przedstawione przy założeniu księgowania dokumentu różnicy kursowej schematem, przy czym schematem o nazwie: Automatyczny – wbudowanym w program, który księguje ten dokument w analogiczny sposób, w jaki powstaje dekret różnicy kursowej.

Dokumenty zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe

Jest to najprostszy przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków z wykorzystaniem dokumentu różnicy kursowej. Oba dokumenty składowe (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe (złotówkowe powiązane z odpowiednim kontem walutowym) powiązane z podmiotem. Na tym koncie (złotówkowym i walutowym) zostanie utworzony rozrachunek. Integralną częścią tego rozliczenia będzie dokument różnicy kursowej, który zostanie stworzony na poziomie płatności. Taki dokument zostaje zawsze podpięty pod płatność o wyższym kursie. Po jego zaksięgowaniu na kontach złotówkowym i walutowym zostanie utworzony rozrachunek. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w EUR po kursie 100EUR=400PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatność tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie 100EUR=300PLN, który również zaksięgowany jest na to samo konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie wygenerowanie dokumentu różnicy kursowej, a w wyniku jej zaksięgowania schematem: Automatycznym, powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. W wyniku tego z poziomu dokumentu FS można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego oraz numer dokumentu różnicy kursowej, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FS (rys. Dokument różnicy kursowej i rozliczenie przy jego udziale).

Rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero z chwilą zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. Wobec tego może istnieć sytuacja, gdy dokumenty są rozliczone, ale nie są rozrachowane. Po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej, na dekretach wynikowych rozliczonych dokumentów na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/10/1/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)KASA/16/10/1/1) oraz dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (BUFOR)DZK/16/10/2/1), a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo bankowego – dekret FS. Dekret dotyczący dokumentu różnicy kursowej został podpięty pod dekret o wyższym kursie, bez względu na to z poziomu której płatności w systemie dokonano rozliczenia. Dekret ten jest księgowany schematem na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto ujemnych/dodatnich różnic kursowych określonych na definicji waluty, w której przeprowadzane jest rozliczone. Dekret taki zawiera zawsze w swoim opisie informację, jakich dokumentów i po jakim kursie dotyczy. Jeśli zachodzi konieczność zaksięgowania takiego dokumentu w inny sposób, należy w takiej sytuacji stworzyć odpowiedni schemat księgowy. Różnica kursowa powstała w ten sposób jest widoczna na poziomie konta księgowego oraz rozliczanych płatności – po stronie płatności o wyższym kursie. W opisany powyżej sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety (rys. Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dokumentu różnicy kursowej).

Po dokonaniu rozliczenia, płatności w analogiczny sposób są również prezentowane w Preliminarzu Płatności, a dekrety – na Liście Rozrachunków (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej).

Dokumenty zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe

Jest to bardziej skomplikowany niż poprzedni przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie oraz zaksięgowane na różne złotówkowe konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z różnymi kontami pozabilansowymi walutowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, tzw. dekretu kompensacyjnego. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Dodatkowo podczas dokonywania rozliczenia pod płatność o wyższym kursie zostanie podpięty dokument różnicy kursowej, który będzie widoczny z poziomu płatności dokumentu, a po zaksięgowaniu również z poziomu kont księgowych. Rozrachunek ten powstaje dopiero w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat

Dekret kompensacyjny i dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozrachunku i bez nich nie może on istnieć. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie cztery dekrety przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dekrety pochodzące z księgowania dokumentów nie są rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretem kompensacyjnym – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret kompensacyjny jest dekretem jednopozycyjnym dwustronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany. Powstaje on natomiast w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej odpowiednim schematem księgowym, który podpina się zawsze pod dekret o wyższym kursie.

W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie rozliczeniu zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć wygenerowanie dokumentu różnicy kursowej, a po jego zaksięgowaniu – powstanie rozrachunku z udziałem dekretu kompensacyjnego. Z kolei usunięcie dekretu kompensacyjnego będzie powodowało usunięcie rozrachunku między dekretami i usunięcie rozliczenia między płatnościami, gdyż przy istnieniu dekretów nierozrachowanych nie może istnieć w takiej sytuacji rozliczenie na płatnościach. Również usunięcie rozrachunku między dekretem kompensacyjnym a jednym z dwóch dekretów lub dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej i jednym z dekretów spowoduje usunięcie całego rozrachunku, i co za tam idzie usunięcie rozliczenia. Odksięgowanie natomiast dokumentu różnicy kursowej, baz usuwania rozliczenia spowoduje, że płatności dokumentów pozostaną rozliczone, przy równoczesnym braku rozrachunku na dekretach pochodzących z ich zaksięgowania.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który zaksięgowany jest na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 904. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, co zostało przedstawione na rys. Nierozliczony zapis kasowo – bankowy w EUR i jego dekret księgowy.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach przy udziale dokumentu różnicy kursowej towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów, w momencie zaksięgowania tego dokumentu różnicy kursowej. Na dekretach zostanie utworzony dekret kompensacyjny i pod dekret o wyższym kursie zostanie podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej.

Dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/10/1/1) został podpięty pod dekret kompensacyjny ((BUFOR)DZK/16/10/2/1) po stronie Rozrachunków – credit, a dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo bankowego ((BUFOR)KASA/16/10/1/1) – pod dekret kompensacyjny ((BUFOR) DZK/16/10/2/1) po stronie Rozrachunków – debet. Dodatkowo pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej ((BUFOR)DZK/16/10/3/1). Po stronie płatności rozliczenie jest zrealizowane przy użyciu dokumentu różnicy kursowej. Powstanie dekretu kompensacyjnego dotyczy tylko kont księgowych i w żaden sposób nie jest widoczne z poziomu rozliczanych płatności. W ten sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety (rys. Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dokumentu różnicy kursowej i dekretu kompensacyjnego). Należy również zauważyć, że równocześnie do rozrachunku na koncie złotówkowym dokonywany jest także rozrachunek na koncie walutowym – również na kontach walutowych odzwierciedlony jest dekret kompensacyjny.

Po dokonaniu rozrachunku, na liście rozrachunków dla obydwóch kont złotówkowych oraz kontach walutowych pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret kompensacyjny, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący powiązane ze sobą dekrety oraz dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej, po stronie konta złotówkowego, na którym zaksięgowany jest dekret o wyższym kursie (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej i dekretu kompensacyjnego).

Dokumenty rozliczone przy pomocy dokumentu kompensaty

Jest to kolejny przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na takie same bądź różne konta rozrachunkowe złotówkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z kontami pozabilansowymi walutowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dwóch dodatkowych dekretów: pierwszego powstałego w wyniku z zaksięgowania dokumentu kompensaty, który rozlicza powiązane ze sobą płatności i drugiego, który powstaje w wyniku zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej podpiętego pod płatność o wyższym kursie. Rozrachunek na poziomie kont księgowych powstaje w chwilą zaksięgowania ostatniego z dokumentów uczestniczących w rozliczeniu i tym dokumentem jest zawsze dokument różnicy kursowej. W momencie zaksięgowania takiego dokumentu na poziomie kont tworzony jest rozrachunek. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dokument kompensaty i dokument różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozliczenia, a dekrety powstały w wyniku ich zaksięgowania – rozrachunku. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku muszą istnieć wszystkie cztery dekrety, jak i wszystkie cztery dokumenty składowe przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dokumenty składowe biorące udział w rozliczeniu nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każdy z nich jest rozliczony z dokumentem kompensaty, który jest dokumentem łączącym dokumenty podlegające rozliczeniu. Dodatkowo pod dokument o wyższym kursie zostaje podpięty dokument różnicy kursowej, który następnie podlega księgowaniu odpowiednim schematem księgowym. Dekrety pochodzące z zaksięgowania rozliczanych dokumentów nie są również rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu kompensaty – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty jest dekretem dwupozycyjnym jednostronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już jednostronnie rozrachowany. Rozrachunek po drugiej stronie tworzony jest w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. Dekret ten podpina się pod jeden z rozrachowywanych dekretów, ten o wyższym kursie.

W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie skompensowaniu za pomocą dokumenty kompensaty zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie dokumentu różnicy kursowej. Pełen rozrachunek zostanie natomiast utworzony dopiero w momencie zaksięgowania tego dokumentu różnicy kursowej, po uprzednim zaksięgowaniu dokumentu kompensaty. Zaksięgowanie dokumentu kompensaty będzie powodować powstanie rozrachunku po stronie konta, na które nie jest księgowana różnica kursowa. Zaksięgowanie dokumentu różnicy kursowej spowoduje powstanie rozrachunku po stronie drugiego z kont. Dokument kompensaty i dokument różnicy kursowej powstają zawsze od strony płatności, nie jest możliwe ich utworzenie od strony dekretów w momencie dokonania rozrachunku dekretów składowych. Dokument różnicy kursowej jest ostatnim dokumentem, który jest księgowany. Odksięgowanie dokumentu kompensaty powoduje automatyczne odksięgowanie dokumentu różnicy kursowej. Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura sprzedaży w walucie EUR po kursie 100EUR=400PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Należność w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Następnie do dokumentu FS wystawiony zostaje dokument zapłaty, który zaksięgowany jest na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego. Sytuację tę przedstawiono na rys. Nierozliczona faktura sprzedaży w EUR i jej dekret księgowy i rys. Nierozliczony zapis kasowo – bankowy w EUR i jego dekret księgowy.

Powiązanie płatności następuje w tym przypadku za pomocą dokumentu kompensaty (Rozrachunki/Rozliczenia -> Kompensaty). Po dokonaniu skompensowania płatności przy pomocy tego dokumentu, obie płatności składowe nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każda z nich jest skompensowana z dokumentem kompensaty. W efekcie zarówno z poziomu dokumentu FS, jak i KP można odnaleźć odwołanie do dokumentu kompensaty. Na zakładce Płatności dokumentu kompensaty utworzone zostały niejako dwie płatności tego dokumentu, z których każda jest rozliczona – jedna z dokumentem FS (ta o typie Zobowiązanie), a druga – z zapisem kasowo – bankowym (ta o typie Należność) (rys. Dokument kompensaty). Dodatkowo na dokumentach pierwotnych pod płatność o wyższym kursie został podpięty dokument różnicy kursowej (rys. Dokument różnicy kursowej).

Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty tworzony jest dekret wynikający z tego zaksięgowania. Dokument ten zawsze księgowany jest na konta pochodzące z dokumentów składowych. Po odwołaniu do dekretu wynikowego tego dokumentu (przed zaksięgowaniem dokumentu różnicy kursowej) na zakładce rozrachunki został podpięty odpowiedni dekret dotyczący dokumentu rozliczonego przy użyciu tej kompensaty – tego o niższym kursie. W swoim opisie dekret dotyczący dokumentu kompensaty zawiera zawsze informację o tym jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane. Drugi z rozrachunków, na poziomie drugiego konta, na które zaksięgowany jest dokument kompensaty, powstanie w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. Sytuację tę przedstawia poniższy rysunek.

Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FS ((BUFOR)DZK/16/10/1/1) został podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/10/2/1) oraz dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (BUFOR)DZK/16/10/3/1, a pod dekret pochodzący z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)KASA/16/10/1/1) – dekret pochodzący z dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/10/2/2).

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty, kreujący zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący dekrety dotyczące skompensowanych płatności. Dodatkowo po stronie dekretu o wyższym kursie zostaje podpięty dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej, bez którego rozrachunek w tym przypadku nie może istnieć (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej i dokumentu kompensaty).

Rozliczenia i rozrachunki walutowe dokumentów rozchodowych wprowadzonych w ramach tzw. Magazynu walut

W programie Comarch ERP XL wprowadzono funkcjonalność wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych, potocznie zwaną magazynem walut. Dokładny opis nowej funkcjonalności zawarty jest w biuletynie technicznym pt. Magazyn walut. Zgodnie z udostępnioną funkcjonalnością, podczas wprowadzania zapisów rozchodowych w rejestrach kasowo – bankowych walutowych istnieje możliwość określania wartości zapisów rozchodowych na podstawie skojarzonych z nimi zapisów przychodowych wg metody FIFO lub LIFO lub też na podstawie wprowadzonego tzw. kursu Ustalonego. Wybór sposobu ustalania wartości zapisu rozchodowego skutkuje zastosowaniem odpowiedniego schematu wykonywanych rozrachunków, w którym te wycenione zapisy biorą udział. Wykonywanie rozrachunków walutowych przy udziale takich wycenionych zapisów wiąże się z powstaniem różnicy kursowej. Sposób jej powstania zależy jednak również od wybranego sposobu ustalania wartości zapisu rozchodowego. W programie Comarch ERP XL różnice kursowe dotyczące rozrachunków, tak jak zostało to opisane w poprzednim rozdziale, mogą być tworzone na dwa sposoby: jako dekret różnicy kursowej lub jako dokument różnicy kursowej. Dekret powstaje tylko na poziomie kont księgowych, dokument powstaje na poziomie płatności i następnie jest księgowany (automatycznie lub schematem). Wybór wykorzystania dekretu lub dokumentu dokonywany jest na poziomie konfiguracji modułu Księgowość (Konfiguracja -> Księgowość -> Księgowania -> Dokument różnic kursowych). Różnice kursowe związane z wyceną rozchodu środków pieniężnych powstają natomiast tylko, jeśli kurs na zapisie rozchodowym jest określony jako Ustalony. Należy równocześnie podkreślić, że takie różnice powstają zawsze w formie dokumentu różnicy kursowej, mimo dokonanych ustawień w konfiguracji i zawsze są księgowane automatycznie w momencie zaksięgowania ostatniego zapisu kasowo – bankowego biorącego udział w wycenie. W związku z tym poniższy rozdział zostanie podzielony na dwie części: w pierwszej opisano sytuację, w której wartość zapisu rozchodowego ustalana jest na podstawie skojarzonych z nim zapisów przychodowych, w drugiej natomiast na podstawie kursu Ustalonego, przy czym zapis ten jest skojarzony z zapisami przychodowymi zgodnie z przyjętą metodą FIFO lub LIFO. Dodatkowo należy podkreślić, że w ramach każdej z tych części opisano osobno wykorzystanie dekretu różnicy kursowej i dokumentu różnicy kursowej. Opisane przykłady rozliczeń i rozrachunków, w których biorą udział wycenione zapisy rozchodowe (bez względu na sposób określenia wartości tych zapisów), przedstawione zostały przy założeniu, że każdy dokument rozchodowy jest wyceniony/skojarzony za pomocą dwóch dokumentów przychodowych.

W programie Comarch ERP XL umożliwiono również dokonywanie wyceny przez wskazanie. Wybór tego sposobu wskazania dokumentów do wyceny nie wpływa na sposób dokonania rozliczeń i rozrachunków. W odniesieniu do niego mają również zastosowanie zasady opisane w poniższym rozdziale.

Rozrachunek zapisu kasowo-bankowego rozchodowego wycenionego wg metody FIFO lub LIFO

W przedstawionych poniżej przykładach należy zwrócić uwagę na dokonywanie rozliczenia między dokumentem a zapłatą za ten dokument. Rozliczenie dokonywane jest zawsze tyko jeden raz i nie jest to rozliczenie częściowe. Jednak zapłata zostaje skojarzona z dokumentem tyle razy, ile razy zapis rozchodowy był skojarzony z zapisami przychodowymi po różnych kursach w ramach rozliczanej kwoty. W efekcie każde z rozliczeń dokonane jest po innym kursie, co pozwala na prawidłowe wyliczenie różnic kursowych. Na schematach przedstawionych w tym rozdziale opisana powyżej sytuacja jest przedstawiona w formie podwójnego rozliczenia płatności, gdyż zapis rozchodowy był skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi, a rozliczenia następowało na pełną kwotę. Rozrachunek związany z tymi rozliczeniami powstaje na koncie rozrachunkowym kontrahenta i to ten rozrachunek został opisany w podrozdziałach do tego rozdziału.

Oprócz rozrachunku, który powstaje na koncie kontrahenta należy pamiętać również o rozrachunku, który dokonywany jest automatycznie na koncie rozrachunkowym przypisanym do rejestru, jeśli dokonywana jest automatyczna wycena rozchodu środków pieniężnych. Jeśli wycena ta dokonywana jest wg metody FIFO lub LIFO dokonaniu wyceny i powstaniu rozrachunku nie towarzyszy naliczenie różnic kursowych.

Sytuację przedstawioną na schemacie: Rozrachunek na koncie rejestru związany z wyceną rozchodu środków pieniężnych można przeanalizować na poniższym przykładzie.

Przyklad

Zapis rozchodowy zostaje wprowadzony na 200 EUR wg kursu wynikającego z metody FIFO. Dla tego zapisu skojarzenie z zapisami przychodowymi wprowadzonymi w ramach tego samego rejestru również następuje wg metody FIFO. Podczas wprowadzania zapis ten zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN. Po zaksięgowaniu ostatniego dokumentu biorącego udział w wycenie (raportu zawierającego odpowiedni zapis) na koncie przypisanym do rejestru automatycznie tworzony jest rozrachunek, w wyniku czego dekrety powstałe z zaksięgowania zapisów kasowo – bankowych są ze sobą rozrachowane. Sytuację tę przestawiają poniższe rysunki.

Wykorzystanie dekretu różnicy kursowej

Wykorzystanie dekretu różnicy kursowej następuje z sytuacji, gdy parametr: Dokument różnicy kursowej znajdujący się w konfiguracji modułu Księgowość jest odznaczony. Dodatkowo w odniesieniu do sytuacji opisanych w tym podrozdziale przyjęto założenie, że najwyższy kurs wprowadzony jest na fakturze zakupu, co powoduje, że dekrety różnicy kursowej zawsze wykazywane są po stronie dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania tego dokumentu.

Dokumenty zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe

Jest to najprostszy przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków z wykorzystaniem dekretu różnicy kursowej. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe (złotówkowe powiązane z odpowiednim kontem walutowym) powiązane z podmiotem. Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany za pomocą dwóch dekretów zgodnie z kursami, po jakich został wyceniony ze skojarzonymi zapisami przychodowymi. Na tym koncie (złotówkowym i walutowym) zostają utworzone rozrachunki, w wyniku połączenia obu tych dekretów z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu handlowego. Integralną częścią każdego z nich będą dekrety różnicy kursowej, które zostają stworzone na poziomie konta księgowego. Dekret różnicy kursowej zostaje zawsze podpięty pod dekret o wyższym kursie. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR po kursie 100EUR=500PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie określonym jako FIFO. Zapis rozchodowy podczas wprowadzania zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN.

Zapis kasowo – bankowy zostaje również zaksięgowany na to samo konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. Na zakładce: Płatności dokumentu handlowego zapis kasowo – bankowy rozchodowy zostanie podpięty dwa razy – co wynika ze skojarzenia tego zapisu z zapisami przychodowymi wprowadzonymi po różnych kursach. Z poziomu dokumentu FZ można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FZ (rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym).

Po odwołaniu do dekretów wynikowych tych dokumentów na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) zostały podpięte dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz (BUFOR)BANK/16/09/1/4) oraz dekrety różnicy kursowej ((BUFOR)DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR)DZK/16/09/3/1), a pod dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego – dekret FZ. Dekrety różnicy kursowej zostały podpięte pod dekret o wyższym kursie, bez względu na to, z którego poziomu w systemie dokonano rozliczenia. Dekret ten jest księgowy automatycznie na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto ujemnych/dodatnich różnic kursowych określonych na definicji waluty, w której przeprowadzane jest rozliczone. Dekret taki zawiera zawsze w swoim opisie informację, jakich dokumentów i po jakim kursie dotyczy. Nie istnieje możliwość ingerencji w sposób powstania tego dekretu (konta, na które on powstaje). Różnica kursowa powstała w ten sposób jest widoczna tylko na poziomie konta księgowego, nie ma ona swojego odpowiednika na poziomie rozliczanych płatności. W opisany powyżej sposób bardzo łatwo można uzyskać informację o dokumentach rozliczających dane płatności (rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym) oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety (rys. Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dekretu różnicy kursowej).

Po dokonaniu rozliczenia, płatności w analogiczny sposób są również prezentowane w Preliminarzu Płatności, a dekrety – na liście Rozrachunków (rys. Rozliczenie płatności i rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu różnicy kursowej).

Gdyby zamiast dokonywania rozliczenia płatności zaksięgowanych dokumentów, został dokonany rozrachunek dekretów, to dokonaniu takiego rozrachunku na dekretach będzie towarzyszyć powstanie rozliczenia na płatnościach. Na rozrachunkach zostaną podpięte pod dekrety o wyższym kursie dekrety różnicy kursowej, a więc efekt końcowy będzie identyczny jak przestawiony na rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym, na rys. Rozliczone płatności i rozrachowane dekrety przy użyciu dekretu różnicy kursowej i rys. Rozliczenie płatności i rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu różnicy kursowej.

Dokumenty zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe

Jest to bardziej skomplikowany niż poprzedni przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie oraz zaksięgowane na różne złotówkowe konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z różnymi kontami pozabilansowymi walutowymi. Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany za pomocą dwóch dekretów zgodnie z kursami, po jakich został wyceniony ze skojarzonymi zapisami przychodowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, tzw. dekretu kompensacyjnego. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Dodatkowo pod dekrety o wyższym kursie zostaną podpięte dekrety różnicy kursowej, które będą widoczne tylko z poziomu konta księgowego. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dekrety: kompensacyjny i różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozrachunku i bez nich nie może on istnieć. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku musi istnieć wszystkie siedem dekretów przedstawionych na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozliczone są z dekretem kompensacyjnym – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret kompensacyjny jest dekretem jednopozycyjnym dwustronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekret ten jest już obustronnie rozrachowany. Dodatkowo pod dekret o wyższym kursie podpięty jest dekret różnicy kursowej. W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie powstają dwa dekrety kompensacyjne i związane z nimi dwa dekrety różnicy kursowej, co jest spowodowane zaksięgowaniem zapisu kasowo – bankowego rozchodowego dwoma dekretami, co wynika z tego że zapis ten został wyceniony dwoma zapisami przychodowymi o różnych kursach.

W sytuacji przedstawionej na schemacie: Cztery nogi rozrachunku – dekrety wprowadzone różne konta rozrachowane z wykorzystaniem dekretu kompensacyjnego i dekretu różnicy kursowej, rozliczeniu zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie wygenerowania dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej. Po dokonaniu rozliczenia płatności dokumentu handlowego i zapisu kasowo – bankowego, rozliczenia zostanie dokonane tyle razy, ile razy dany zapis został skojarzony z zapisami przychodowymi w ramach rozliczanej kwoty. Dodatkowo należy podkreślić, że z zapisem kasowo – bankowy rozchodowym zostanie powiązanych w wyniku jego zaksięgowania tyle dekretów, ile wynika z dokonanej wyceny tego zapisu z zapisami przychodowymi. Z drugiej strony rozrachowaniu dekretów wprowadzonych na dwa różne konta i dotyczących nierozliczonych płatności, będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku w formie dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej oraz powstanie rozliczenia na płatnościach związanych z rozrachowywanymi dekretami, przy czym rozliczenie również zostanie dokonane tyle razy, ile ten zapis rozchodowy w ramach rozliczanej kwoty został skojarzony z zapisami przychodowymi. Z kolei usunięcie dekretu kompensacyjnego lub dekretu różnicy kursowej będzie powodowało usunięcie rozrachunku związanego z tym dekretem i usunięcie rozliczenia między płatnościami związanego z tym dekretem, gdyż przy istnieniu dekretów nierozrachowanych nie może istnieć w takiej sytuacji rozliczenie na płatnościach. Również usunięcie rozrachunku między dekretem kompensacyjnym a jednym z dwóch dekretów lub dekretem różnicy kursowej i jednym z dekretów spowoduje usunięcie całego rozrachunku, i co za tam idzie usunięcie rozliczenia.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie określonym jako FIFO. Zapis rozchodowy podczas wprowadzania zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na kwotę 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN.

Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 904. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. Na dekretach zostaną utworzone dekrety różnicy kursowej i dekrety kompensacyjne.

Na zakładce: Płatności dokumentu handlowego zapis kasowo – bankowy rozchodowy zostanie podpięty dwa razy – co wynika ze skojarzenia tego zapisu z dwoma zapisami przychodowymi wprowadzonymi po różnych kursach. Z poziomu dokumentu FZ można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FZ (rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym).

Dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) został podpięty pod dekrety kompensacyjne ((BUFOR) DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR) DZK/16/09/4/1) po stronie Rozrachunków – debet, a pod dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz ((BUFOR) BANK/16/09/1/4) – odpowiednio pod dekrety kompensacyjne ((BUFOR) DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR) DZK/16/09/4/1) po stronie Rozrachunków – credit. Dodatkowo pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ zostały podpięte dekrety różnicy kursowej (BUFOR) DZK/16/09/3/1 oraz (BUFOR) DZK/16/09/5/1. Po stronie płatności rozliczenie wygląda w analogiczny sposób, jak w poprzednim przykładzie. Powstanie dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej dotyczy tylko kont księgowych i w żaden sposób nie jest widoczne z poziomu rozliczanych płatności. W ten sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności (rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym) oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety (rys. Rozrachowany dekret FZ przy użyciu dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej, rys. Rozrachowany dekrety rozchodowego zapisu kasowo – bankowego oraz rys. Powstałe dekrety kompensacyjne). Należy również zauważyć, że równocześnie do rozrachunku na koncie złotówkowym dokonywany jest także rozrachunek na koncie walutowym – również na kontach walutowych odzwierciedlone są dekrety kompensacyjne.

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont złotówkowych oraz kontach walutowych pojawiają się w takiej sytuacji rozrachowane dekrety kompensacyjne, kreujące zapisy na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujący powiązane ze sobą dekrety oraz dekrety różnicy kursowej, po stronie konta złotówkowego, na który zaksięgowany jest dekret o wyższym kursie (rys. Rozrachowany dekret FZ przy użyciu dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej, rys. Rozrachowany dekrety rozchodowego zapisu kasowo – bankowego oraz rys. Powstałe dekrety kompensacyjne).

W opisanej powyżej sytuacji nie ma znaczenia, czy rozliczenie rozstanie dokonane z poziomu dokumentów, Preliminarza Płatności, Listy nierozliczonych płatności czy rozrachunek z poziomu Listy Rozrachunków – efekt rozliczenia i rozrachunku zawsze będzie taki sam – rozrachunek zostanie zrealizowany przy pomocy dekretów kompensacyjnych i dekretów różnicy kursowej.

Dokumenty rozliczone przy pomocy dokumentu kompensaty

Jest to kolejny przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na takie same bądź różne konta rozrachunkowe złotówkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z kontami pozabilansowymi walutowymi. Zapis kasowo – bankowy jest zaksięgowany za pomocą dwóch dekretów zgodnie z kursami, po jakich został wyceniony ze skojarzonymi zapisami przychodowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, powstałego w wyniku z zaksięgowania dokumentu kompensaty, który rozlicza powiązane ze sobą płatności. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą to samo lub dwa różne konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty powstanie jeden dekret, ale wielopozycyjny, co wynika z faktu wielokrotnego rozliczenia płatności kompensowanych dokumentów, spowodowanego dokonaniem wyceny zapisu kasowo – bankowego rozchodowego za pomocą dwóch zapisów kasowo – bankowych przychodowych. Rozrachunek na poziomie kont księgowych powstaje z chwilą zaksięgowania ostatniego z dokumentów uczestniczących w rozliczeniu i tym dokumentem jest zawsze w tej sytuacji dokument kompensaty. W momencie zaksięgowania takiego dokumentu na poziomie konta tworzone są dodatkowo dekrety różnicy kursowej. Sytuację tę przedstawia poniższym schemacie.

Dokument kompensaty jest w tym przypadku integralną częścią rozliczenia, a dekret powstały w wyniku jego zaksięgowania wraz z powstałymi dekretami różnicy kursowej – rozrachunku. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku musi istnieć wszystkich sześć dekretów, jak i wszystkie trzy dokumenty składowe przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dokumenty składowe biorące udział w rozliczeniu nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każdy z nich jest rozliczony z dokumentem kompensaty, który jest dokumentem łączącym dokumenty podlegające rozliczeniu. Rozliczenie płatności skompensowanych na dokumencie kompensaty, jest dokonane tyle razy, ile razy została dokonana wycena zapisu kasowo – bankowego rozchodowego za pomocą zapisów kasowo – bankowych przychodowych. Dekrety pochodzące z zaksięgowania rozliczanych dokumentów nie są również rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Dekrety te rozrachowane są z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu kompensaty – jedne po stronie WN, a drugie po stronie MA pozycji tego dekretu. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty jest dekretem wielopozycyjnym jednostronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. Wielopozycyjność tego dekretu wynika z rozliczenia wycenionego zapisu rozchodowego, które miało miejsce na tym dokumencie. W momencie zaksięgowania dokumentu kompensaty, powstały dekret jest już rozrachowany. Dodatkowo pod jeden z rozrachowywanych dekretów, ten o wyższym kursie, podpięte są dekrety różnicy kursowej.

W sytuacji przedstawionej na schemacie: Cztery nogi rozrachunku – dekrety wprowadzone różne konta rozliczone przy użyciu dokumentu kompensaty i rozrachowane z wykorzystaniem dekretu różnicy kursowej, skompensowaniu płatności za pomocą dokumenty kompensaty zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie rozrachunku dopiero w momencie zaksięgowania tego dokumentu kompensaty. Dokument kompensaty powstaje zawsze od strony płatności, nie jest możliwe jego utworzenie od strony dekretów w momencie dokonania rozrachunku dekretów składowych. Dokument kompensaty jest ostatnim dokumentem, który jest księgowany, wobec czego aby móc odksięgować dokumenty składowe należy najpierw odksięgować dokument kompensaty. Nie można również dokonać usunięcia rozrachunku, gdyż nie może istnieć dekret dotyczący tego dokumentu rozrachowany jednostronnie. Nie istnieje również możliwość usunięcia dekretów różnicy kursowej. W takich sytuacjach należy najpierw odksięgować dokument.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej, który zaksięgowany jest na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego. Rozchodowy zapis kasowo – bankowy został wyceniony dwoma zapisami przychodowymi, w wyniku czego została ustalona wartość tego zapisu. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na kwotę 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN.

Powiązanie płatności następuje w tym przypadku za pomocą dokumentu kompensaty (Rozrachunki/Rozliczenia -> Kompensaty). Po dokonaniu skompensowania płatności przy pomocy tego dokumentu, obie płatności składowe nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każda z nich jest skompensowana z dokumentem kompensaty. Dokonane rozliczenie jest wielokrotne co wynika z tego, iż zapis kasowo – bankowy został wyceniony poprzez skojarzenie z zapisami przychodowymi, w wyniku czego jego wartość został ustalona na podstawie dwóch zapisów przychodowych. W efekcie zarówno z poziomu dokumentu FZ, jak i KW można odnaleźć odwołanie do dokumentu kompensaty. Na zakładce Płatności dokumentu kompensaty utworzone zostały niejako cztery płatności tego dokumentu, z których każda jest rozliczona – jedne z dokumentem FZ (te o typie Należność), a drugie – z zapisem kasowo – bankowym (te o typie Zobowiązanie) (rys. Dokument kompensaty i rys. Dokumenty rozliczone przy udziale dokumentu kompensaty).

Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty tworzony jest dekret wynikający z tego zaksięgowania. Dokument ten zawsze księgowany jest na konta pochodzące z dokumentów składowych. Po odwołaniu do dekretu wynikowego tego dokumentu na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. W swoim opisie dekret dokumentu kompensaty zawiera zawsze informację o tym jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane (rys. Rozrachowane dekrety dokumentu kompensaty). Dodatkowo w momencie zaksięgowania dokumentu kompensaty na poziomie konta tworzone są dekrety różnicy kursowej, które są integralną częścią rozrachunku, co przedstawia rys. Rozrachunki na dekrecie powstałym z zaksięgowania Faktury zakupu.

Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) zostały podpięty pozycje dekretu pochodzącego z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR) DZK/16/09/2/2oraz (BUFOR) DZK/16/09/2/4) oraz dekrety różnic kursowych ((BUFOR) DZK/16/09/3/1oraz (BUFOR) DZK/16/09/4/1). Zapis kasowo – bankowy rozchodowy wyceniony za pomocą dwóch zapisów przychodowych został zaksięgowany dwoma dekretami ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz (BUFOR) BANK/16/09/1/4). W wyniku rozrachunku pod dekret (BUFOR) BANK/16/09/1/3) została podpięta pozycja dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty (BUFOR)DZK/16/09/2/1, a pod dekret (BUFOR) BANK/16/09/1/4- pozycja (BUFOR)DZK/09/2/3.

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont pojawia się w takiej sytuacji rozrachowany dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty, kreujący zapisy na tym koncie po przeciwnych stronach w stosunku do dekretów pierwotnych i rozrachowujący dekrety dotyczące skompensowanych płatności. Dodatkowo po stronie dekretu o wyższym kursie zostają podpięte dekrety różnicy kursowej, bez których rozrachunek w tym przypadku nie może istnieć (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dekretu dokumentu kompensaty i dekretu różnicy kursowej).

Wykorzystanie dokumentu różnicy kursowej

Wykorzystanie dokumentu różnicy kursowej następuje w sytuacji, gdy parametr: Dokument różnicy kursowej znajdujący się w konfiguracji modułu Księgowość jest zaznaczony. Dokument różnicy kursowej może być księgowany automatycznie (księgowanie następuje na konto rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto dodatnich/ujemnych różnic kursowych) lub schematem stworzonym przez Użytkownika na dowolne konta. Wybranie opcji księgowania automatycznego skutkuje automatycznym zaksięgowaniem takiego dokumentu w momencie zaksięgowania ostatniego z dokumentów biorących udział w rozrachunku. Wybór opcji schematem, powoduje, że dokument ten należy zaksięgować wybierając na nim odpowiedni schemat. Rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero w momencie zaksięgowania ostatniego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu, którym jest właśnie dokument różnicy kursowej. Zaprezentowane poniżej przykłady zostały przedstawione przy założeniu księgowania dokumentu różnicy kursowej schematem, przy czym schematem o nazwie: Automatyczny – wbudowanym w program, który księguje ten dokument w analogiczny sposób, w jaki powstaje dekret różnicy kursowej.

Dodatkowo w odniesieniu do sytuacji opisanych w tym podrozdziale przyjęto założenie, że najwyższy kurs wprowadzony jest na fakturze zakupu, co powoduje, że dekrety różnicy kursowej zawsze wykazywane są po stronie dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania tego dokumentu.

Dokumenty zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe

Jest to najprostszy przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków z wykorzystaniem dokumentu różnicy kursowej. Oba dokumenty składowe (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na to samo konto rozrachunkowe (złotówkowe powiązane z odpowiednim kontem walutowym) powiązane z podmiotem. Na tym koncie (złotówkowym i walutowym) zostanie utworzony rozrachunek. Integralną częścią tego rozliczenia będzie dokument różnicy kursowej, który zostanie stworzony na poziomie płatności. Taki dokument zostaje zawsze podpięty pod płatność o wyższym kursie. Po jego zaksięgowaniu na kontach złotówkowym i walutowym zostanie utworzony rozrachunek. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR po kursie 100EUR=500PLN, w wyniku czego na zakładce: Płatność tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Również dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie określonym jako FIFO. Zapis rozchodowy podczas wprowadzania zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN (rys. Zapis kasowo – bankowy rozchodowy wprowadzony po kursie FIFO skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi).

Zapis kasowo – bankowy zostaje również zaksięgowany jest na to samo konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta powiązane z kontem pozabilansowym walutowym. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę podstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach towarzyszyć będzie wygenerowanie dokumentów różnicy kursowej, a w wyniku ich zaksięgowania schematem: Automatycznym, powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. Na zakładce: Płatności dokumentu handlowego zapis kasowo – bankowy rozchodowy zostanie podpięty dwa razy – co wynika ze skojarzenia tego zapisu z zapisami przychodowymi wprowadzonymi po różnych kursach, wyniku czego zostaną utworzone dwa dokumenty różnicy kursowej. Dzięki dokonaniu rozliczenia z poziomu dokumentu FZ można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego oraz numery dokumentu różnicy kursowej, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FZ (rys. Dokumenty różnicy kursowej i rozliczenie przy ich udziale).

Rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero z chwilą zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej. Wobec tego może istnieć sytuacja, gdy dokumenty są rozliczone, ale nie są rozrachowane. Po zaksięgowaniu dokumentów różnicy kursowej, na dekretach wynikowych rozliczonych dokumentów na zakładkach rozrachunki zostały również podpięte odpowiednie dekrety. Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) zostały podpięte dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz (BUFOR) BANK/16/09/1/4) oraz dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej ((BUFOR)DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR) DZK/16/09/2/1), a pod dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo bankowego – dekret FZ. Dekrety dotyczące dokumentów różnicy kursowej zostały podpięte pod dekrety o wyższym kursie, bez względu na to z poziomu której płatności w systemie dokonano rozliczenia. Dekrety te są księgowane schematem na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta i odpowiednio konto ujemnych/dodatnich różnic kursowych określonych na definicji waluty, w której przeprowadzane jest rozliczenie. Dekrety takie zawierają zawsze w swoim opisie informację, jakich dokumentów i po jakim kursie dotyczą. Jeśli zachodzi konieczność zaksięgowania dokumentów RK w inny sposób, należy w takiej sytuacji stworzyć odpowiedni schemat księgowy. Różnice kursowe powstałe w ten sposób są widoczne na poziomie konta księgowego oraz rozliczanych płatności – po stronie płatności o wyższym kursie. W opisany powyżej sposób bardzo łatwo można uzyskać informacje o dokumentach rozliczających dane płatności oraz o dekretach rozrachowujących dane dekrety.

Po dokonaniu rozliczenia, płatności w analogiczny sposób są również prezentowane w Preliminarzu Płatności, a dekrety – na Liście Rozrachunków (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej).

Dokumenty zaksięgowane na różne konta rozrachunkowe

Jest to bardziej skomplikowany niż poprzedni przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie oraz zaksięgowane na różne złotówkowe konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z różnymi kontami pozabilansowymi walutowymi. Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany za pomocą dwóch dekretów zgodnie z kursami, po jakich został wyceniony w wyniku skojarzenia z zapisami przychodowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, tzw. dekretu kompensacyjnego. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Dodatkowo podczas dokonywania rozliczenia pod płatność o wyższym kursie zostanie podpięty dokument różnicy kursowej, który będzie widoczny z poziomu płatności dokumentu, a po zaksięgowaniu również z poziomu kont księgowych. Rozrachunek ten powstaje dopiero w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. W tym przypadku zostaną utworzone dwa dokumenty różnicy kursowej oraz dwa dekrety kompensacyjne, co wynika z dokonanej wyceny zapisu rozchodowego za pomocą dwóch zapisów przychodowych. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dekrety kompensacyjne i dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozrachunku i bez nich nie może on istnieć. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku musi istnieć wszystkie siedem dekretów przedstawionych na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów nie są rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretami kompensacyjnymi – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Każdy z dekretów kompensacyjnych jest dekretem jednopozycyjnym dwustronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. W momencie powstania dekrety te są już obustronnie rozrachowane. Powstają one natomiast w momencie zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej odpowiednim schematem księgowym. Powstałe dekrety dotyczące dokumentów różnic kursowych podpinają się zawsze pod dekret o wyższym kursie. W sytuacji przedstawionej na powyższym schemacie powstają dwa dekrety kompensacyjne i związane z nimi dwa dekrety pochodzące z zaksięgowania dwóch dokumentów różnicy kursowej, co jest spowodowane zaksięgowaniem zapisu kasowo – bankowego rozchodowego dwoma dekretami, co wynika z tego że zapis ten został wyceniony dwoma zapisami przychodowymi o różnych kursach.

W sytuacji przedstawionej na schmacie: Cztery nogi rozrachunku – dekrety wprowadzone na różne konta rozliczone z wykorzystaniem dokumentu różnicy kursowej i dekretu kompensacyjnego, rozliczeniu zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć wygenerowanie dwóch dokumentów różnicy kursowej, a po ich zaksięgowaniu – powstanie rozrachunku z udziałem dwóch dekretów kompensacyjnych. Po dokonaniu rozliczenia płatności dokumentu handlowego i zapisu kasowo – bankowego, rozliczenia zostanie dokonane tyle razy, ile razy dany zapis został skojarzony z zapisami przychodowymi w ramach rozliczanej kwoty. Dodatkowo należy podkreślić, że z zapisem kasowo – bankowy rozchodowym zostanie powiązanych w wyniku jego zaksięgowania tyle dekretów, ile wynika z dokonanej wyceny tego zapisu z zapisami przychodowymi. Z kolei usunięcie dekretu kompensacyjnego będzie powodowało usunięcie rozrachunku między dekretami i usunięcie rozliczenia między płatnościami, gdyż przy istnieniu dekretów nierozrachowanych nie może istnieć w takiej sytuacji rozliczenie na płatnościach. Również usunięcie rozrachunku między dekretem kompensacyjnym a jednym z dwóch dekretów lub dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej i jednym z dekretów spowoduje usunięcie rozrachunku, i co za tam idzie usunięcie rozliczenia. Odksięgowanie natomiast dokumentu różnicy kursowej, baz usuwania rozliczenia spowoduje, że płatności dokumentów pozostaną rozliczone, przy równoczesnym braku rozrachunku na dekretach pochodzących z ich zaksięgowania.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie określonym jako FIFO. Zapis rozchodowy podczas wprowadzania zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na kwotę 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN, co przedstawia poniższy rysunek.

Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 904. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Po dokonaniu powiązania płatności, powstaniu rozliczenia na tych płatnościach przy udziale dokumentu różnicy kursowej towarzyszyć będzie powstanie rozrachunku na dekretach pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów, w momencie zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej. Na dekretach zostaną utworzone dekrety kompensacyjne i pod dekret o wyższym kursie zostaną podpięte dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej.

Na zakładce: Płatności dokumentu handlowego zapis kasowo – bankowy rozchodowy zostanie podpięty dwa razy – co wynika ze skojarzenia tego zapisu z zapisami przychodowymi wprowadzonymi po różnych kursach. Z poziomu dokumentu FZ można będzie odczytać numer rozliczającego go zapisu kasowo – bankowego, a z poziomu zapisu – numer rozliczającej go FZ (rys. Rozliczenie FZ z zapisem wycenionym zapisem kasowo – bankowym). Dodatkowo na zakładce: Płatności dokumentu FZ podpięte są dwa dokumenty różnic kursowych. Naliczone różnice zostały podpięte w formie dokumentu pod dokument o wyższym kursie spośród rozliczanych dokumentów.

Dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) został podpięty pod dekrety kompensacyjne ((BUFOR)DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR)DZK/16/09/4/1) po stronie Rozrachunków – debet, a dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz ((BUFOR)BANK/16/09/1/4) – pod dekrety kompensacyjne ((BUFOR)DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR)DZK/16/09/4/1) po stronie Rozrachunków – credit. Dodatkowo pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ zostały podpięte dekrety różnicy kursowej (BUFOR)DZK/16/09/3/1oraz (BUFOR)DZK/16/09/5/1. Po stronie płatności rozliczenie jest zrealizowane przy użyciu dokumentów różnicy kursowej. Powstanie dekretów kompensacyjnych dotyczy tylko kont księgowych i w żaden sposób nie jest widoczne z poziomu rozliczanych płatności (rys. Rozrachowany dekret FZ przy użyciu dokumentów różnicy kursowej i dekretów kompensacyjnych i rys. Rozrachunek na dekretach powstałych w wyniku zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego rozchodowego). Należy również zauważyć, że równocześnie do rozrachunku na koncie złotówkowym dokonywany jest także rozrachunek na koncie walutowym – również na kontach walutowych odzwierciedlony są dekrety kompensacyjne.

Po dokonaniu rozrachunku, na liście rozrachunków dla obydwóch kont złotówkowych oraz kontach walutowych pojawiają się w takiej sytuacji rozrachowane dekrety kompensacyjne, kreujące zapisy na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujące powiązane ze sobą dekrety oraz dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej, po stronie konta złotówkowego, na którym zaksięgowany jest dekret o wyższym kursie (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej i dekretu kompensacyjnego).

Dokumenty rozliczone przy pomocy dokumentu kompensaty

Jest to kolejny przypadek dokonywania rozliczeń i rozrachunków walutowych. Oba dokumenty (płatności) są w tym przypadku wyrażone w walucie obcej oraz zaksięgowane na takie same bądź różne konta rozrachunkowe złotówkowe powiązane z podmiotem oraz powiązane z kontami pozabilansowymi walutowymi. Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany za pomocą dwóch dekretów zgodnie z kursami, po jakich został wyceniony ze skojarzonymi zapisami przychodowymi. W tym przypadku rozrachunek zostanie dokonany przy udziale dodatkowego dekretu, powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty, który rozlicza powiązane ze sobą płatności. Dekret ten niejako ‘spina’ ze sobą to samo lub dwa różne konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności. Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty powstanie jeden dekret, ale wielopozycyjny, co wynika z faktu wielokrotnego rozliczenia płatności kompensowanych dokumentów, spowodowanego dokonaniem wyceny zapisu kasowo – bankowego rozchodowego za pomocą dwóch zapisów kasowo – bankowych przychodowych. Dodatkowo, w wyniku zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej podpiętych pod płatność o wyższym kursie, powstają dwa dodatkowe dekrety. Rozrachunek na poziomie kont księgowych powstaje z chwilą zaksięgowania ostatniego z dokumentów uczestniczących w rozliczeniu i tym dokumentem jest zawsze dokument różnicy kursowej. W momencie zaksięgowania takiego dokumentu na poziomie kont tworzony jest rozrachunek. Sytuację tę przedstawia poniższy schemat.

Dokument kompensaty i dokumenty różnicy kursowej są w tym przypadku integralną częścią rozliczenia, a dekrety powstałe w wyniku ich zaksięgowania – rozrachunku. Aby istniał w pełni poprawny rozrachunek w tym przypadku musi istnieć wszystkich sześć dekretów, jak i wszystkich pięć dokumentów składowych przedstawione na powyższym schemacie. W takiej sytuacji dokumenty składowe biorące udział w rozliczeniu nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każdy z nich jest rozliczony z dokumentem kompensaty, który jest dokumentem łączącym dokumenty podlegające rozliczeniu. Rozliczenie płatności skompensowanych na dokumencie kompensaty, jest dokonane tyle razy, ile razy została dokonana wycena zapisu kasowo – bankowego rozchodowego za pomocą zapisów kasowo – bankowych przychodowych. Dodatkowo pod dokument o wyższym kursie zostają podpięte dokumenty różnicy kursowej, które następnie podlegają księgowaniu odpowiednim schematem księgowym. Dekrety pochodzące z zaksięgowania rozliczanych dokumentów nie są również rozrachowane bezpośrednio ze sobą. Oba dekrety rozrachowane są z dekretem pochodzącym z zaksięgowania dokumentu kompensaty – jeden po stronie WN, a drugi po stronie MA tego dekretu. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu kompensaty jest dekretem wielopozycyjnym jednostronnym, zawierającym po obu stronach konta rozrachunkowe. Wielopozycyjność tego dekretu wynika z rozliczenia wycenionego zapisu rozchodowego, które miało miejsce na tym dokumencie. W momencie powstania dekret ten jest już na pozycjach jednostronnie rozrachowany. Rozrachunek na pozycjach po drugiej stronie tworzony jest w momencie zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej. Dekrety powstałe w wyniku ich zaksięgowania podpinają się pod jeden z rozrachowywanych dekretów, ten o wyższym kursie.

W sytuacji przedstawionej na schemacie: Cztery nogi rozrachunku – dekrety wprowadzone na różne konta rozliczone z wykorzystaniem dokumentu kompensaty i dokumentu różnicy kursowej, skompensowaniu za pomocą dokumentu kompensaty zaksięgowanych na dwa różne konta dokumentów będzie towarzyszyć powstanie dokumentów różnicy kursowej, gdyż rozliczany zapis kasowo – bankowy rozchodowy jest skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Pełen rozrachunek zostanie natomiast utworzony dopiero w momencie zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej, po uprzednim zaksięgowaniu dokumentu kompensaty. Zaksięgowanie dokumentu kompensaty będzie powodować powstanie rozrachunku po stronie konta, na które nie jest księgowana różnica kursowa. Zaksięgowanie dokumentów różnicy kursowej spowoduje powstanie rozrachunku po stronie drugiego z kont. Dokument kompensaty i dokumenty różnicy kursowej powstają zawsze od strony płatności, nie jest możliwe ich utworzenie od strony dekretów w momencie dokonania rozrachunku dekretów składowych. Dokument różnicy kursowej jest ostatnim dokumentem, który jest księgowany. Odksięgowanie dokumentu kompensaty powoduje automatyczne odksięgowanie dokumentu różnicy kursowej.

Opisaną powyżej sytuację można przedstawić na następującym przykładzie.

Przyklad

Na Kontrahenta wystawiona zostaje faktura zakupu w EUR, w wyniku czego na zakładce: Płatności tworzy się płatność o typie Zobowiązanie w EUR. Dokument ten zostaje zaksięgowany schematem księgującym kwotę płatności na konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 203 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 903. Faktura ta jest nierozliczona – na zakładce Płatności tej faktury kwota ‘Pozostaje’ jest równa kwocie płatności. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Następnie do dokumentu FZ wystawiony zostaje dokument zapłaty w kasie walutowej po kursie określonym jako FIFO. Zapis rozchodowy podczas wprowadzania zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Wartość tego zapisu jest wyliczona na podstawienie skojarzonych z nim zapisów przychodowych. Powstaniu skojarzenia tych zapisów nie towarzyszy powstanie różnicy kursowej, gdyż wartość zapisu rozchodowego została ustalona na podstawie zapisów przychodowych. Zapis został wprowadzony na kwotę 200 EUR. W wyniku jego skojarzenia z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, jego wartość w PLN została ustalona w wysokości 850 PLN, co przedstawia poniższy rysunek.

Zapis kasowo – bankowy zostaje zaksięgowany na drugie konto złotówkowe rozrachunkowe kontrahenta 204 powiązane z kontem pozabilansowym walutowym 904. Dokument ten nie jest rozliczony – kwota ‘Pozostaje’ na zakładce Rozliczenia jest równa całej kwocie zapisu kasowo – bankowego, a dekret nie jest rozrachowany – kwota ‘Pozostaje’ na dekrecie, jest równa kwocie tej pozycji dekretu. Sytuację tę przedstawiono na poniższym rysunku.

Powiązanie płatności następuje w tym przypadku za pomocą dokumentu kompensaty (Rozrachunki/Rozliczenia -> Kompensaty). Po dokonaniu skompensowania płatności przy pomocy tego dokumentu, obie płatności składowe nie są rozliczone bezpośrednio ze sobą, ale każda z nich jest skompensowana z dokumentem kompensaty. W efekcie zarówno z poziomu dokumentu FZ, jak i KW można odnaleźć odwołanie do dokumentu kompensaty. Na zakładce Płatności dokumentu kompensaty utworzone zostały niejako cztery płatności tego dokumentu, z których każda jest rozliczona – jedne z dokumentem FZ (te o typie Należność), a drugie – z zapisem kasowo – bankowym (te o typie Zobowiązanie) (rys. Dokument kompensaty). Dodatkowo na dokumentach pierwotnych pod płatność o wyższym kursie zostały podpięte dokumenty różnicy kursowej (rys. Dokumenty rozliczone przy udziale dokumentu kompensaty).

Po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty, tworzony jest dekret wynikający z tego zaksięgowania. Dokument kompensaty zawsze księgowany jest na konta pochodzące z dokumentów składowych. Po odwołaniu do dekretu wynikowego tego dokumentu (przed zaksięgowaniem dokumentu różnicy kursowej) na zakładce rozrachunki został podpięty odpowiedni dekret dotyczący dokumentu rozliczonego przy użyciu tej kompensaty – tego o niższym kursie. W swoim opisie dekret dotyczący dokumentu kompensaty zawiera zawsze informację o tym, jakie dokumenty (o jakich numerach) zostały ze sobą skompensowane. Drugi z rozrachunków, na poziomie drugiego konta, na które zaksięgowany jest dokument kompensaty, powstanie w momencie zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej. Rozrachowany dekret powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty przedstawia poniższy rysunek.

Pod dekret pochodzący z zaksięgowania FZ ((BUFOR)DZK/16/09/1/1) zostały podpięte dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/09/2/2oraz (BUFOR)DZK/16/09/2/4) oraz dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej ((BUFOR)DZK/16/09/3/1 oraz (BUFOR)DZK/16/09/4/1), a pod dekrety pochodzące z zaksięgowania zapisu kasowo – bankowego ((BUFOR)BANK/16/09/1/3 oraz (BUFOR)BANK/16/09/1/4) – odpowiednio dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentu kompensaty ((BUFOR)DZK/16/09/2/1 oraz (BUFOR)DZK/16/09/2/3).

Po dokonaniu rozrachunku na Liście Rozrachunków dla obydwóch kont pojawią się w takiej sytuacji rozrachowane dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentu kompensaty, kreujące zapis na tym koncie po przeciwnej stronie w stosunku do dekretu pierwotnego i rozrachowujące dekrety dotyczące skompensowanych płatności. Dodatkowo po stronie dekretu o wyższym kursie zostają podpięte dekrety pochodzące z zaksięgowania dokumentów różnicy kursowej, bez których rozrachunek w tym przypadku nie może istnieć (rys. Rozrachunek dekretów przy użyciu dokumentu różnicy kursowej i dokumentu kompensaty).

Rozrachunek zapisu kasowo-bankowego rozchodowego wycenionego wg tzw. kursu ustalonego

W przypadku opisanym w tym podrozdziale wartość zapisu kasowo – bankowego jest znana już w momencie wprowadzania takiego zapisu, gdyż na takim zapisie wprowadzony jest tzw. kurs Ustalony. Na podstawie tego kursu wartość zapisu, który wprowadzany jest w walucie, od razu przeliczana jest na walutę systemową. Zapis rozchodowy wprowadzony po tzw. kursie Ustalonym podlega również skojarzeniu z posiadanymi zasobami pieniężnymi wg określonej na rejestrze metody kojarzenia. W wyniku takiego skojarzenia może zostać utworzony dokument różnicy kursowej, ale taka różnica kursowa dotyczy tylko skojarzenia wyceny – czyli skojarzenia zapisu rozchodowego z przychodowymi prowadzonymi po innych kursach. Podczas rozliczania tak wprowadzonego zapisu kasowo – bankowego z dokumentem handlowym, rozliczenie dokonywane między dokumentem a zapłatą za ten dokument. Rozliczenie to dokonywane jest na analogicznych zasadach, jak rozliczenie dokumentu, który nie podlega wycenie. Rozliczenie dokonane jest po kursie określonym na tym zapisie, co pozwala na prawidłowe wyliczenie różnic kursowych, które określane są w stosunku do kursu podanego na tym zapisie. Rozrachunek związany z tym rozliczeniem powstaje na koncie rozrachunkowym kontrahenta i ten rozrachunek jest tematem tego podrozdziału.

Oprócz rozrachunku, który powstaje na koncie kontrahenta, należy pamiętać również o rozrachunku, który dokonywany jest automatycznie na koncie rozrachunkowym przypisanym do rejestru, jeśli dokonywana jest automatyczna wycena rozchodu środków pieniężnych. Jeśli wycena dokonywana jest po tzw. kursie Ustalonym i równocześnie ma miejsce skojarzenie tego zapisu z zapisami przychodowymi wg wybranej na rejestrze metody, dokonaniu wyceny towarzyszy naliczenie różnic kursowych. Różnice te naliczane są zawsze w formie dokumentu różnicy kursowej. Tym samym rozrachunek na koncie rejestru dokonywany jest zawsze z udziałem dekretów pochodzących z zaksięgowania powstałych dokumentów różnicy kursowej. Poniższy schemat przedstawia rozrachunek dokonywany na koncie rejestru i dotyczy wszystkich podrozdziałów tego rozdziału.

Sytuację przedstawioną na powyższym schemacie można przeanalizować na poniższym przykładzie.

Przyklad

Zapis rozchodowy zostaje wprowadzony na 200 EUR wg tzw. kursu Ustalonego określonego jako 100EUR=500PLN, wobec czego wartość w walucie systemowej dla tego zapisu zostaje określona jako 1000 PLN. Dla tego zapisu rozchodowego skojarzenie z zapisami przychodowymi wprowadzonymi w ramach tego samego rejestru następuje wg metody FIFO. Podczas wprowadzania zapis ten zostaje skojarzony z dwoma zapisami przychodowymi. Powstaniu skojarzenia tych zapisów towarzyszy powstanie dwóch dokumentów różnicy kursowej, gdyż kurs dla zapisu rozchodowego jest inny niż kursy na skojarzonych z nim zapisach przychodowych. W wyniku skojarzenia zapisu rozchodowego z zapisami przychodowymi odpowiednio o wartości 100 EUR i kursie 100EUR=400PLN oraz 100 EUR i kursie 100EUR=450PLN, zostają naliczone dwie różnice kursowe, w wysokości odpowiednio 100 PLN oraz 50 PLN. Po zaksięgowaniu ostatniego dokumentu biorącego udział w wycenie (raportu zawierającego odpowiedni zapis) na koncie przypisanym do rejestru automatycznie tworzony jest rozrachunek, w wyniku czego dekrety powstałe z zaksięgowania zapisów kasowo – bankowych są ze sobą rozrachowane. Elementem składowym tego rozrachunku są również dekrety dotyczące różnic kursowych powstałe w wyniku skojarzenia wyceny, które księgowane są automatycznie na konto rejestru i odpowiednio konto ujemnych/dodatnich różnic kursowych w momencie zaksięgowania ostatniego raportu, z którego pochodzą wyceniane zapisy. Sytuację tę przestawiają rys. Wycena zapisu kasowo – bankowego rozchodowego wprowadzonego po tzw. kursie Ustalonym oraz rys. Rozrachunki na dekrecie zapisu kasowo – bankowego rozchodowego wprowadzonego po tzw. kursie Ustalonym skojarzonego z zapisami przychodowymi.

Rozliczenia i rozrachunki dokonywane przy udziale zapisu kasowo – bankowego rozchodowego wprowadzonego po tzw. kursie Ustalonym, dotyczące konta rozrachunkowego kontrahenta dokonywane są na identycznych zasadach, co rozrachunki w wersji 8.0. Dlatego też wszystkie informacje przestawione w rozdziale: Rozliczenia i rozrachunki walutowe znajdują również zastosowanie i są prawdziwe w tym przypadku. Podczas dokonywania rozrachunku na koncie rozrachunkowym kontrahenta rozrachunek dokonywany jest między wycenionym zapisem, który ma ściśle określony, podany przez Użytkownika kurs. W momencie dokonywania takiego rozliczenia i rozrachunku dotyczącego płatności kontrahenta i jego konta rozrachunkowego, kurs do jego wykonania pobierany jest z zapisu rozchodowego. Kursy na skojarzonych z tym zapisem rozchodowym zapisach przychodowych nie mają znaczenia. A więc rozrachunki przebiegają w standardowy sposób opisany w rozdziale Rozliczenia i rozrachunki walutowe.

Najczęściej spotykane problemy dotyczące rozliczeń i rozrachunków

Podczas dokonywania rozliczenia lub rozrachunku pojawia się komunikat: Dla danej płatności brak dekretów nierozrachowanych lub rozrachowanych wraz z rozliczeniem

Problem: Podczas próby dokonania rozliczenia płatności lub rozrachunku dekretów pojawia się komunikat: Dla danej płatności brak dekretów nierozrachowanych lub rozrachowanych wraz z rozliczeniem.

Rozwiązanie: Komunikat ten może pojawić się w momencie dokonywania rozliczeń dokumentów lub rozrachunków dekretów. Problem wynika z niezachowania spójności między rozliczeniami a rozrachunkami. W przedstawionym przykładzie dekret (BUFOR)DZK/16/10/5/1 powstały z zaksięgowania dokumentu FS został częściowo rozrachowany z zapisem księgowym (BUFOR)DZK/16/10/5/1 wprowadzonym bezpośrednio do dziennika księgowego. Zapis księgowy nie posiada płatności (do zapisu nie została wygenerowana uproszczona nota memoriałowa), wobec tego powstaniu rozrachunku na dekretach nie może towarzyszyć powstanie rozliczenia na płatności FS, gdyż płatność do zapisu księgowego nie istnieje. Jeśli dekret ten zostanie rozrachowany z dekretem pochodzącym z zaksięgowania zapłaty do tego dokumentu, będącej płatnością lub też z poziomu płatności zostanie dodane rozliczenie płatności pochodzącej z FS z zapłatą za tą fakturą, to będzie to skutkowało pojawieniem się przytoczonego komunikatu.

Jeśli bowiem dekret pochodzący z zaksięgowania FS posiadającej płatności został częściowo rozrachowany z zapisem księgowym wprowadzonym bezpośrednio do dziennika księgowego, w wyniku czego został utworzony tylko rozrachunek na poziomie dekretów, to nie będzie możliwości dokonania rozrachunku tego dekretu na pozostałą kwotę z dekretem pochodzącym z dokumentu posiadającego płatności lub rozliczenia płatności tego dokumentu z zapłatą. Ma to na celu zapobieżenie sytuacji, w której występuje rozbieżność między tym co jest rozrachowane na rozrachunkach, a tym co jest rozliczone na płatnościach. Gdyby była taka możliwość istniałaby sytuacja, w której dekrety byłyby całkowicie rozrachowane, a płatności częściowo rozliczone. Obecnie musi być spójność między tym co jest rozliczane na płatnościach i rozrachowywane na dekretach.

Opisanej sytuacji rozwiązaniem problemu jest odrozrachowanie dekretów i wygenerowanie do zapisu księgowego uproszczonej noty memoriałowej, po czym ponowne dokonanie rozrachunków. Powstaniu tych rozrachunków powinno towarzyszyć powstanie rozliczenia w poprawny sposób, gdyż wszystkie rozliczane dokumenty posiadają płatności.

W opisanym powyżej przypadku pojawienia się przytoczonego komunikatu, można spróbować zastosować jeszcze jedno rozwiązanie. Można spróbować bowiem wystawić notę memoriałową uproszczoną dwupozycyjną jednostronną, podając na obu pozycjach to samo konto. Nota taka będzie posiadać dwie płatności: jedną o typie Należność, drugą o typie Zobowiązanie na tego samego kontrahenta. Po zaksięgowaniu tej noty, na koncie kontrahenta powstaną dwa dekrety po przeciwnych stronach. Jeden z tych dekretów należy rozrachować z dekretem, który jest już częściowo rozrachowany z zapisem księgowym, ale używając opcji: Rozrachuj bez rozliczenia. Na płatności pochodzącej z FS i na odpowiedniej płatności noty uproszczonej należy następnie zaznaczyć parametr: Nie rozliczaj z np. z poziomu Listy Nierozliczonych płatności. Parametr ten należy zaznaczyć, aby w przyszłości nie zostało dokonane rozliczenie tej płatności z jakąś inną. Drugi z dekretów podlega natomiast rozrachunkowi z dekretem pochodzącym z zaksięgowania zapłaty za fakturę. Tutaj należy użyć opcji: Rozrachuj w wyniku czego postaniu rozrachunków będzie towarzyszyło powstanie rozliczenia. Po zastosowaniu takiego rozwiązania zarówno sytuacja na płatnościach, jak i na rozrachunkach będzie prawidłowa. Należy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie spowoduje zwiększenie obrotów na danym koncie.

Przyklad

Analogiczna sytuacja opisana do tej powyżej, czyli pojawienie się przytoczonego komunikatu może mieć również miejsce, gdy co prawda wszystkie dokumenty mają płatności, ale zostały zaksięgowane w niepoprawny sposób. Jeśli jeden z dokumentów składowych biorących udział w rozliczeniu został zaksięgowany niepoprawnym schematem księgowych, w którym pozycja dokonująca księgowania na konto rozrachunkowe kontrahenta została zbudowana w inny sposób niż Oblicz dla: Płatności, kwota: Płatność/Należność/Zobowiązanie lub też dokonano ręcznej modyfikacji pozycji predekretacji dotyczącej konta rozrachunkowego kontrahenta, to podczas dokonywania rozliczenia płatności lub rozrachunku dekretów, może pojawić się komunikat przytoczony w tym punkcie. Aby potwierdzić zaistnienie jednej z opisanych powyżej sytuacji wystarczy podnieść do edycji pozycję predekretacji dotyczącą konta rozrachunkowego dokumentów, których dekrety są rozrachowywane. Jeśli kwota tej pozycji jest czarna, to sugeruje to, że w analizowanym przypadku zaistniała jedna z opisanych powyżej sytuacji (rys. Pozycja predekretacji dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta).

W tym przypadku rozwiązaniem tego problemu jest odksięgowanie nieprawidłowo zaksięgowanych dokumentów i ponowne ich zaksięgowanie bez dokonywania ręcznych zmian na predekretacji dokumentu. Po ponownym zaksięgowaniu, rozliczenia i rozrachunki powinny wykonać się prawidłowo.

W opisanej sytuacji można spróbować zastosować również rozwiązanie przedstawione powyżej z wykorzystaniem uproszczonych not memoriałowych.

Problem: Podczas księgowania dokumentu różnic kursowej pojawia się komunikat: Dla danej płatności brak dekretów nierozrachowanych lub rozrachowanych wraz z rozliczeniem (Wewnętrzny), a dokonana predekretacja nie bilansuje się – w pozycji predekretacji brak jest informacji o koncie rozrachunkowym kontrahenta.

Rozwiązanie: Przyczyną zaistnienia takiej sytuacji jest niezachowanie spójności między dokonywanymi rozliczeniami a rozrachunkami. Rozrachunek został dokonany na dekrecie wbrew istniejącemu rozliczeniu płatności dokumentów, o czym świadczy brak predekretacji na konto rachunkowe podczas wywoływania schematu księgowego na dokumencie różnicy kursowej.

W opisanej sytuacji rozliczone zostały zaksięgowane dokumenty, których płatności wyrażone są w walutach obcych. Rozliczeniu towarzyszyło powstanie dokumentów różnicy kursowej. Zgodnie z ustawieniami dokonanymi w konfiguracji systemu, dokument różnicy kursowej nie został zaksięgowany automatycznie (wskazanie księgowania schematem). Następnie dokonano w systemie ręcznego rozrachunku dekretów pochodzących z zaksięgowania tych dokumentów. W wyniku rozrachunku dekretów został utworzony dekret różnicy kursowej – rozrachunek dokonał się w sposób prawidłowy, ale nie spowodował dokonania rozliczenia płatności, gdyż te są już rozliczone. W następnym kroku przystąpiono do zaksięgowania, utworzonego w wyniku rozliczenia dokumentów, dokumentu różnicy kursowej. Podczas wykonywania predekretacji prezentowany jest komunikat: Dla danej płatności brak dekretów nierozrachowanych lub rozrachowanych wraz z rozliczeniem (Wewnętrzny).

Aby móc zaksięgować dokument różnicy kursowej, należy usunąć rozrachunek dekretów wynikających z tych dokumentów. Po dokonaniu odrozrachowania dekretów, księgowanie dokumentu różnicy kursowej będzie przebiegać w prawidłowy sposób. Po zaksięgowaniu dokumentu rozrachunek dekretów zostanie dokonany w prawidłowy sposób.

Podczas dokonywania rozrachunku pojawia się komunikat: Jeden lub oba dekrety są już rozrachowane wraz z rozliczeniem

Problem: Podczas dokonywania rozrachunku pojawia się komunikat: Jeden lub oba dekrety są już rozrachowane wraz z rozliczeniem

Rozwiązanie: Opisany komunikat występuje w sytuacji, gdy płatność dokumentu została częściowo rozliczona z zapłatą, w wyniku czego na koncie rozrachunkowym utworzył się częściowy rozrachunek, a następnie dekret ten został rozrachowany z zapisem księgowym wprowadzonym bezpośrednio do dziennika księgowego.

Jeśli bowiem dekret pochodzący z zaksięgowania FS posiadającej płatności został częściowo rozrachowany z zapisem księgowym dotyczącym zapłaty za tą fakturę, w wyniku czego zostało utworzone rozliczenie na poziomie płatności i rozrachunek na poziomie dekretów, to nie będzie możliwości dokonania rozrachunku tego dekretu na pozostałą kwotę z dekretem księgowym wprowadzonym bezpośrednio do dziennika księgowego. Ma to na celu zapobieżenie sytuacji, w której występuje rozbieżność między tym co jest rozrachowane na rozrachunkach, a tym co jest rozliczone na płatnościach. Gdyby była taka możliwość istniałaby sytuacja, w której dekrety byłyby całkowicie rozrachowane, a płatności częściowo rozliczone. Obecnie musi być spójność między tym co jest rozliczane na płatnościach i rozrachowywane na dekretach.

W opisanej sytuacji można zastosować rozwiązania przedstawione w poprzednim przykładzie, a mianowicie wygenerowanie dokumentu noty memoriałowej do zapisu księgowego lub też wykorzystanie dodatkowej noty memoriałowej uproszczonej dwupozycyjnej.

Brak możliwości zaksięgowania dokumentu kompensaty

Problem: Podczas próby predekretacji dokumenty kompensaty pojawia się komunikat, że dokument składowy o określonym numerze nie jest zaksięgowany, a tak naprawdę jest on zaksięgowany.

Rozwiązanie: Przyczyną pojawienia się takiego problemu jest zaksięgowanie wskazanego dokumentu składowego w niepoprawny sposób. Pozycja schematu użytego do zaksięgowania noty memoriałowej dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta została zbudowana w inny sposób niż w oparciu o Oblicz dla: Płatność, kwota: Należność/Zobowiązanie lub też pod dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym dokonano ręcznej zmiany na predekretacji dotyczące pozycji konta rozrachunkowego, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie. Aby potwierdzić zaistnienie jednej z opisanych powyżej sytuacji wystarczy podnieść do edycji pozycję predekretacji dotyczącą konta rozrachunkowego dokumentu, który wskazany jest w pojawiającym się komunikacie, co przedstawia poniższy rysunek. Kwota tej pozycji jest czarna. Sugeruje to, że w analizowanym przypadku zaistniała jedna z opisanych powyżej sytuacji. Nie można natomiast określić – która. Jeśli schemat w obecnej chwili przypisany do tej noty memoriałowej jest prawidłowy i nie był on zmieniany, to można wyciągnąć wniosek, że przyczyną jest ręczna ingerencja Użytkownika na predekretacji. Jeśli natomiast schemat w obecnej sytuacji jest prawidłowy, ale nota była zaksięgowana jakiś czas temu, to również dobrze w momencie księgowania noty schemat księgowy przypięty do jej definicji mógł być nieprawidłowy. Gdyby nota została zaksięgowana w prawidłowy sposób: prawidłowym schematem księgowym i bez ręcznym modyfikacji dokonanych przez Użytkownika kwota na pozycji predekretacji dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta byłaby szara. W opisanej sytuacji należy odksięgować problematyczny dokument i zaksięgować go ponownie bez dokonywania modyfikacji na predekretacji.

Brak możliwości zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej

Problem: Podczas próby predekretacji dokumenty różnicy pojawia się komunikat, że dokument składowy RK nie jest zaksięgowany, a tak naprawdę jest on zaksięgowany lub też dokument nie został zaksięgowany mimo, że w konfiguracji modułu Księgowość wskazana jest opcja księgowania automatycznego.

Rozwiązanie: Przyczyną pojawienia się takiego problemu jest zaksięgowanie jednego z dokumentów składowych w niepoprawny sposób. Pozycja schematu użytego do zaksięgowania tego dokumentu dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta została zbudowana w inny sposób niż w oparciu o Oblicz dla: Płatność, kwota: Należność/Zobowiązanie lub też pod dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym dokonano ręcznej zmiany na predekretacji dotyczące pozycji konta rozrachunkowego, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie. Aby potwierdzić zaistnienie jednej z opisanych powyżej sytuacji wystarczy podnieść do edycji pozycję predekretacji dotyczącą konta rozrachunkowego kontrahenta. Jeśli kwota na tej pozycji jest czarna, to sugeruje to, że w analizowanym przypadku zaistniała jedna z opisanych powyżej sytuacji. Nie można natomiast określić – która. Jeśli schemat w obecnej chwili przypisany do tego dokumentu jest prawidłowy i nie był on zmieniany, to można wyciągnąć wniosek, że przyczyną jest ręczna ingerencja Użytkownika na predekretacji. Jeśli natomiast schemat w obecnej sytuacji jest prawidłowy, ale dokument był zaksięgowany jakiś czas temu, to równie dobrze w momencie księgowania dokumentu schemat księgowy przypięty do jej definicji mógł być nieprawidłowy. Gdyby dokument został zaksięgowany w prawidłowy sposób: prawidłowym schematem księgowym i bez ręcznych modyfikacji dokonanych przez Użytkownika kwota na pozycji predekretacji dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta byłaby szara. W opisanej sytuacji należy odksięgować problematyczny dokument i zaksięgować go ponownie bez dokonywania modyfikacji na predekretacji. Po ponownym poprawnym zaksięgowaniu dokumentu składowego, nie powinno być problemów z zaksięgowaniem dokumentu różnicy kursowej.

Usuwanie rozrachunku, w przypadku gdy dekret kompensacyjny lub/i różnica kursowa jest w Księdze Głównej

Problem: Rozrachunek został dokonany przy wykorzystaniu dekretu kompensacyjnego i została utworzona różnica kursowa (dekret lub dokument różnicy kursowej – nie ma to w tym przypadku znaczenia). Po przeniesieniu wszystkich dekretów do Księgi Głównej, wystąpiła konieczność usunięcia rozrachunku.

Rozwiązanie: Rozrachunek w takiej sytuacji można usunąć bez problemu. Należy jednak pamiętać o tym, że po usunięciu rozrachunku, w Księdze Głównej pozostają nierozrachowane dekrety dotyczące dekretu kompensacyjnego i dekretu związanego z różnicą kursową. Jeśli bowiem dekrety znajdują się w Księdze Głównej, to usunięciu rozrachunku nie towarzyszy usunięcie tych dekretów. Takie nierozrachowane dekrety należy ręcznie wystornować, aby w przyszłości nie doprowadzić do zduplikowania wartości na kontach. Dokonanie ponownego rozliczenia i rozrachunku spowoduje bowiem ponowne naliczenie różnicy kursowej i wygenerowanie dekretu kompensacyjnego.

Brak istnienia rozrachunku przy istniejącym rozliczeniu

Problem: Zaksięgowane dokumenty w Preliminarzu Płatności są rozliczone, a na kontach nie są rozrachowane.

Rozwiązanie: Jeśli rozliczone są dokumenty walutowe w pierwszej kolejności należy sprawdzić czy wszystkie dokumenty uczestniczące w rozliczeniu są zaksięgowane, czyli należy sprawdzić czy dokument różnicy kursowej i ewentualny dokument kompensaty są zaksięgowane. Jeśli nie, to należy je zaksięgować. Jeśli dokumenty te nie uczestniczą w rozliczeniu (np. używany jest dekret różnicy kursowej lub są to rozliczenia złotówkowe) należy sprawdzić schematy księgowego użyte do zaksięgowania dokumentów. Powinny one być zbudowane w oparciu o Oblicz dla: Płatności, kwota Płatność/Należność/Zobowiązanie. Jeśli są one prawidłowe należy sprawdzić dla obu rozliczanych dokumentów kwoty predekretowane na konta rozrachunkowe kontrahenta. Jeśli kwoty te są czarne, to podczas księgowania tego dokumentu użyty został nieprawidłowy schemat księgowy, który obecnie został zmieniony lub też dokonano ręcznej modyfikacji pozycji predekretacji na konto rozrachunkowe kontrahenta (rys. Pozycja predekretacji dotycząca konta rozrachunkowego kontrahenta). W takim przypadku dokument należy odksięgować i zaksięgować ponownie prawidłowym schematem bez dokonywania ręcznej modyfikacji na predekretacji.

Brak rozliczenia przy istniejącym rozrachunku

Problem: Dekrety księgowe na kontach są rozrachowane, a płatności nie są rozliczone w Preliminarzu płatności.

Rozwiązanie: W opisanym przypadku należy sprawdzić czy na płatnościach nie został zaznaczony parametr: Nie rozliczaj. Jeśli tak, to jest to prawidłowa sytuacja. Jeśli parametr ten jest odznaczony, to podczas rozrachunku mogła zostać użyta opcja: Rozrachuj bez rozliczenia (opisana w osobnym biuletynie technicznym pt. Funkcjonalność opcji Rozrachuj bez rozliczenia). W takiej sytuacji należy sprawdzić czy schematy użyte do zaksięgowania dokumentów, których dekrety podlegają rozrachunku są prawidłowe. Jeśli tak należy również sprawdzić czy kwoty na pozycjach predekretacji dotyczących kont rozrachunkowych na tych dokumentach są prawidłowe czyli szare. Jeśli kwoty są prawidłowe, to jest to potwierdzenie, że podczas dokonywania rozrachunku została wybrana opcja: rozrachuj bez rozliczenia. W takiej sytuacji na płatnościach tych dokumentów należy zaznaczyć parametr: Nie rozliczaj np. z poziomu Listy nierozliczonych płatności. Płatności dekretów rozrachowanych w ten sposób nie można bowiem rozliczyć, gdyż pojawia się komunikat:

„Dla danej płatności brak dekretów nierozrachowanych lub rozrachowanych wraz z rozliczeniem.”

Jeśli natomiast podczas sprawdzania poprawność schematu okaże się, że schemat księgowy przynajmniej dla jednego dokumentu jest nieprawidłowy, albo kwoty predekretowane na konta rozrachunkowe kontrahentów są czarne, to świadczy o tym, że predekretacja dokumentu podlegała ręcznej modyfikacji. W tym przypadku, aby dla tych dokumentów istniała spójność między rozliczeniami a rozrachunkami, należy odksięgować nieprawidłowo zaksięgowane dokumenty składowe i zaksięgować je ponownie poprawnym schematem bez dokonywania ręcznych zmian na predekretacji dokumentu. Można również na płatnościach takich dokumentach zaznaczyć parametr: Nie rozliczaj.

Podczas dokonywania rozliczenia lub rozrachunku pojawia się komunikat: Niezgodne waluty rozrachunku

Problem: Podczas próby dodania rozliczenia na płatnościach lub rozrachunku na dekretach lub w momencie księgowania dokumentu różnicy kursowej pojawia się komunikat: Niezgodne waluty rozrachunku.

Rozwiązanie: W opisanej sytuacji podczas gdy płatności wyrażone są w walucie, najprawdopodobniej jeden z dekretów powstał tylko na konto złotówkowe, podczas gdy powinien postać na konto złotówkowe i konto pozabilansowe powiązane z tym kontem złotówkowym. Dekret taki na zakładce Waluty ma wybrane konto walutowe, ale kurs jest określony jako 1EUR = 0,00PLN, wobec czego kwota w walucie równa jest 0,00 EUR. Taki dekret powstał najprawdopodobniej poprzez ręczne wyzerowanie kursu na zakładce Waluty dekretu, po zaksięgowaniu dokumentu.

Jeśli dekret jest wprowadzony w ten sposób, należy go usunąć, a następnie ponownie zaksięgować dokument, bez dokonywania zmian na zakładce Waluty na dekrecie.

Podczas dokonywania rozliczenia lub rozrachunku pojawia się komunikat: Rozliczane dokumenty różnią się walutą: PLN<>EUR. Rozliczenie niemożliwe

Problem: Podczas dokonywania rozliczenia lub rozrachunku pojawia się komunikat: Rozliczane dokumenty różnią się walutą: PLN <> EUR. Rozliczenie niemożliwe!

Rozwiązanie: W opisanej sytuacji rozliczane płatności mają różnice waluty – np. jeden z dokumentów ma płatność określoną w EUR, a drugi – w PLN. W takiej sytuacji, aby móc rozliczyć te płatności należy wykorzystać funkcjonalność rozrachunków krzyżowych opisaną w osobnym biuletynie technicznym pt. ‘Rozrachunki krzyżowe’.

Podczas dokonywania rozliczenia pojawia się komunikat: Zapisy księgowe wynikające z księgowania dokumentów mają konta rozrachunkowe po tej samej stronie. Rozrachunek niemożliwy

Problem: podczas dokonywania rozliczenia płatności dokumentów pojawia się komunikat: Zapisy księgowe wynikające z księgowania dokumentów mają konta rozrachunkowe po tej samej stronie. Rozrachunek niemożliwy.

Rozwiązanie: W opisanym przypadku najprawdopodobniej płatność jednego z dokumentów została zaksięgowana po niepoprawnej stronie konta księgowego, w efekcie oba dekrety są zaksięgowane po tej samej stronie. W opisanej sytuacji należy odksięgować dokument zaksięgowany w niepoprawny sposób, księgując go po właściwej stronie konta.

Podczas dokonywania rozrachunku pojawia się komunikat: Oba dokumenty są zobowiązaniami lub oba są należnościami. Rozliczenie niemożliwe

Problem: podczas dodawania rozrachunku dwóch dekretów zaksięgowanych po przeciwnych stronach konta pojawia się komunikat: Oba dokumenty są zobowiązaniami lub oba są należnościami. Rozliczenie niemożliwe.

Rozwiązanie: W sytuacji pojawienia się takiego komunikatu, najprawdopodobniej rzeczywiście płatności dokumentów, których dekrety podlegają rozrachunkowi są tych samych typów, tylko jedna z nich jest zaksięgowana niepoprawnie – po niewłaściwej stronie konta. W efekcie następuje próba rozliczenia płatności o typie Należność z płatnością o typie Należność lub z zapisem kasowo – bankowym o typie przychód, i analogicznie w stosunku do Zobowiązań. W takiej sytuacji należy sprawdzić, jakiego typu są płatności rozrachowywanych dekretów i odksięgować, po czym ponownie zaksięgować dokument.

Podczas dokonywania rozrachunku pojawia się komunikat: Niemożliwe ustalenie kont rozrachunkowych

Problem: Podczas dodawania rozrachunku dekretów pojawia się komunikat: Niemożliwe ustalenie kont rozrachunkowych.

Rozwiązanie: W opisanej sytuacji podczas próby dodania rozrachunku dekretu częściowo rozrachowanego wraz z rozliczeniem z dekretem pochodzącym z zaksięgowania innego dokumentu posiadającego płatność pojawia się komunikat o niemożności ustalenia kont rozrachunkowych. Dokumenty te są zaksięgowane w prawidłowy sposób. Przyczyną takiego zachowania programu jest zaznaczenie na płatności pochodzącej z tego drugiego dokumentu parametru: Nie rozliczaj. Po odznaczeniu tego parametru rozrachunek dekretów wraz z rozliczeniem płatności dokonywany jest w prawidłowy sposób.

Podczas rozliczania dokumentów pojawia się komunikat: Jeden z dokumentów lub oba dokumenty nie są przeznaczone do rozliczenia. Rozliczenie niemożliwe.

Problem: Podczas dodawania rozliczenia dokumentów pojawia się komunikat: Jeden z dokumentów lub oba dokumenty nie są przeznaczone do rozliczenia. Rozliczenie niemożliwe.

Rozwiązanie: Przyczyną pojawienia się takiego komunikatu, jest zaznaczenie na jednej z rozliczanych płatności parametru: Nie rozliczaj. Aby móc dokonać rozliczania, parametr ten należy odznaczyć.

Różnica kursowa utworzona została w postaci dekretu zamiast dokumentu

Problem: Różnica kursowa została utworzona w formie dekretu różnicy kursowej, mimo że w konfiguracji zaznaczony jest parametr: Dokument różnicy kursowej i powinna utworzyć się w formie dokumentu różnicy kursowej.

Rozwiązanie: Opisana w tym punkcie sytuacja może zaistnieć w programie, przy czym jest to prawidłowe zachowanie programu. Jeśli w konfiguracji zaznaczony jest parametr: Dokument różnicy kursowej, to podczas rozliczania dokumentów wyrażonych w walucie różnica kursowa tworzona jest w formie dokumentu, który podlega księgowaniu. Jeśli natomiast zamiast dodawania rozliczenia płatności, dodany zostanie rozrachunek dekretów, to różnica kursowa powstanie w formie dekretu, mimo że w konfiguracji zaznaczone jest używanie dokumentu. Od strony rozrachunków zawsze powstaje dekret różnicy kursowej, bez względu na to co jest wybrane w konfiguracji.

Podczas księgowania dokumentu pojawia się komunikat: Błąd sprawdzania tożsamości kont. W okresie, w którym dokonywany jest rozrachunek nie istnieje konto tożsame do konta rozrachowywanego dekretu

Problem: podczas księgowania rozliczonych dokumentów lub podczas rozliczania zaksięgowanych dokumentów lub podczas księgowania dokumentu różnicy kursowej lub podczas rozrachowywania dekretów pojawia się komunikat: Błąd sprawdzania tożsamości kont. W okresie, w którym dokonywany jest rozrachunek nie istnieje konto tożsame do konta rozrachowywanego dekretu.

Rozwiązanie: Przyczyną pojawienia się takiego komunikatu jest brak tożsamości kont na przełomie okresów. Opisany powyżej komunikat pojawia się, gdy rozliczane są ze sobą dokumentu pochodzą z różnych okresów obrachunkowych i na przełomie tych lat nie została zachowana ciągłość kont księgowych. Może się bowiem okazać, że w obu okresach obrachunkowych konta istnieją w planach kont, ale nie są ze sobą powiązane jako konta tożsame, czyli na zakładce: Tożsame karty konta brak jest wskazania na odpowiednie konto w poprzednim okresie obrachunkowym.

Problem ten może wystąpić zarówno w przypadku dokonywania rozliczeń złotówkowych, jak i walutowych i może dotyczyć zarówno kont bilansowych złotówkowych, jak i pozabilansowych walutowych. Może się również okazać, że tożsamość istnieje na poziomie konta złotówkowego, a na poziomie konta walutowego – nie. W takiej sytuacji również pojawi się komunikat przytoczony powyżej. Aby rozwiązać ten problem należy w poprawny sposób nadać tożsamość kontom, której jej nie posiadają. W tym celu należy w poprzednim okresie obrachunkowym na karcie konta na zakładce: Właściwości wpisać poprawne konto w pole: Konto w następnym okresie. Po zapisaniu karty konta, tożsamość powinna się uzupełnić w poprawny sposób, co spowoduje, że rozliczenia i rozrachunki powinny się wykonać bez problemu.

Podczas rozliczania dokumentów pojawia się komunikat: Operacja anulowana. Brak kwoty w walucie systemowej na płatności dokumentu

Problem: podczas rozliczania płatności dokumentów pojawia się komunikat: Operacja anulowana. Brak kwoty w walucie systemowej na płatności dokumentu.

Rozwiązanie: W opisanej sytuacji podczas próby dodania rozliczenia dokumentów walutowych pojawia się komunikat o braku kwoty w walucie systemowej na płatności dokumentu, podczas gdy płatność dokumentu wyrażona jest w walucie obcej. Przyczyną takiej sytuacji jest brak wypełnienia pola TRP_kwotasys w tabeli CDN.Traplat dla rozliczanej płatności. W polu tym wpisana jest wartość 0,00 podczas gdy kwota płatność dokumentu jest niezerowa.

Rozwiązanie tego problemu zależy od typu dokumentu, na jakim występuje problem.

Jeśli pole TRP_kwotasys zostało nieprawidłowo wypełnione na dokumencie tzw. handlowym tj. na fakturach (sprzedaży, zakupu, itd.), do wersji 10.5 można go wypełnić w prawidłowy sposób dokonując wywołania triggera, która zapięty jest na tabeli CDN.Traplat i który odpowiedzialny jest za prawidłowe wypełnienie tego pola. Aby wywołać wspomniany trigger należy odksięgować dokument, usunąć rozliczenie, podnieść płatność do edycji, zmienić walutę na jakąś inną niż pierwotna, zapisać płatność, podnieść ponownie do edycji, zmienić walutę na pierwotną, zapisać płatność i zaksięgować dokument. Zmiana waluty na płatności powoduje wywołanie triggera i wypełnienie pola TRP_Kwotasys w prawidłowy sposób.

Jeśli pole TRP_kwotasys zostało nieprawidłowo wypełnione na dokumencie tzw. księgowym czyli np. na nocie memoriałowej zwykłej lub uproszczonej, na deklaracji VAT-7, itd., należy wykonać update tego pola ustalający jego prawidłową wartość.

Należy podkreślić, że wykonanie updatu nie znajdzie odzwierciedlenia na dokumentach handlowych, dlatego iż za wyliczenia wartości tego pola w ich przypadku odpowiedzialny jest trigger. Wyliczenia wartości pola TRP_Kwotasys na dokumentach księgowych dokonywane jest natomiast w aplikacji.

Różnice kursowe zostały wyliczone w niepoprawnej wysokości

Problem: różnice kursowe powstałe w wyniku rozliczenia płatności dokumentów lub dokonania rozrachunków dekretów zostały wyliczone w niepoprawnej wysokości.

Rozwiązanie: przyczyną wyliczenia różnic kursowych w niepoprawnej wysokości jest najprawdopodobniej zaburzona kwota w polu TRP_kwotasys w tabeli CDN.Traplat dla rozliczanej płatności.

W takiej sytuacji należy doprowadzić do wypełnienia pola TRP_Kwotasys prawidłową wartością.

Rozwiązanie tego problemu zależy od typu dokumentu, na jakim występuje problem.

Jeśli pole TRP_kwotasys zostało nieprawidłowo wypełnione na dokumencie tzw. handlowym tj. na fakturach (sprzedaży, zakupu, itd.), do wersji 10.5 można go wypełnić w prawidłowy sposób dokonując wywołania triggera, która zapięty jest na tabeli CDN.Traplat i który odpowiedzialny jest za prawidłowe wypełnienie tego pola. Aby wywołać wspomniany trigger należy odksięgować dokument, usunąć rozliczenie, podnieść płatność do edycji, zmienić walutę na jakąś inną niż pierwotna, zapisać płatność, podnieść ponownie do edycji, zmienić walutę na pierwotną, zapisać płatność i zaksięgować dokument. Zmiana waluty na płatności powoduje wywołanie triggera i wypełnienie pola TRP_Kwotasys w prawidłowy sposób.

Jeśli pole TRP_kwotasys zostało nieprawidłowo wypełnione na dokumencie tzw. księgowym czyli np. na nocie memoriałowej zwykłej lub uproszczonej, itd., należy wykonać update tego pola ustalający jego prawidłową wartość.

Należy podkreślić, że wykonanie updatu nie znajdzie odzwierciedlenia na dokumentach handlowych, dlatego iż za wyliczenia wartości tego pola w ich przypadku odpowiedzialny jest trigger. Wyliczenia wartości pola TRP_Kwotasys na dokumentach księgowych dokonywane jest natomiast w aplikacji.

Podczas rozliczania zapisu dotyczącego lokat pojawia się komunikat: Operacja anulowana. Zapis bankowy zamykający lokatę może być rozliczony jedynie z zapisem bankowym zakładającym lokatę

Problem: Automatycznie utworzone rozliczenie między zapisem zakładający i zamykającym lokatę zostało usunięte. Próba rozliczenia zapisu z innym obiektem (zapisem kasowo – bankowym lub fakturą) kończy się wyświetleniem komunikatu, iż zapis zamykający lokatę może zostać rozliczony jedynie z zapisem zakładającym lokatę.

Rozwiązanie: Aby móc rozliczyć zapis zamykający lokatę, należy do rozliczenia wskazać zapis będący operacją zakładającą lokatę.