XL122 – Korekty zbiorcze

Wstęp

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, dało możliwość „udzielenia” rabatu w odniesieniu do dostaw towarów, dokonanych na rzecz odbiorcy w danym okresie czasu, za pomocą jednego zbiorczego dokumentu korekty. Z takiej możliwości mogą korzystać również podmioty w przypadku udzielania rabatu nie od całego okresowego obrotu, ale od obrotu danym towarem, czy asortymentem. Taka rejestracja udzielanie rabatu jest dla Użytkownika znacznie prostsza, niż konieczności rejestrowania oddzielnych korekt dla poszczególnych faktur rejestrujących obrót. Na zbiorczej korekcie wymaganych jest również mniej informacji, niż w przypadku zwyczajowych korekt.

W systemie Comarch ERP XL obsłużona jest funkcjonalność zbiorczych korekt rabatowych (Z)FSK, (Z)FKE i (Z)FZK, za pomocą których można udzielić rabatu od obrotu zarejestrowanego dokumentami: FS, WZ, FSE, WZE, FZ i PZ. Jest ona oparta na mechanizmie generowania korekt WZK/WKE/PZK do poszczególnych transakcji zarejestrowanych dokumentami FS/WZ/FSE/WZE/FZ/PZ, które następnie spinane są do jednego zbiorczego dokumentu o właściwym typie. I tak, na dokument (Z)FSK spinane są dokumenty WZK korygujące transakcje dokonane dokumentami FS oraz WZ, na dokument (Z)FKE spinane są dokumenty WKE korygujące transakcje dokonane dokumentami FSE i WZE, a na dokument (Z)FZK dokumenty PZK, korygujące FZ i PZ.

Formatka korekty zbiorczej

Pola charakterystyczne dla formatek korekt zbiorczych

Formatka dokumentu korekty zbiorczej (Z)FSK, (Z)FZK, (Z)FKE została oparta na formatce spinacza korekt, z tym, że dodatkowo umieszczono na niej dodatkowe informacje i wyposażono w dodatkowe operacje.

Tworzenie formularza korekty zbiorczej

Korektę zbiorczą można zarejestrować bezpośrednio z listy dokumentów oraz historii kontrahenta. W wyniku tej operacji System najpierw tworzy formularz korekty zbiorczej, a następnie spina na niego zaznaczone dokumenty WZK/WKE/PZK. W ten sposób możliwe jest spinanie wyłącznie korekt wartościowych.

Oznaczanie korekt zbiorczych na liście dokumentów

Korekty zbiorcze są stosownie oznaczane na liście dokumentów, a z racji tego, że korygują wiele transakcji, kolumna {Źródłowy} zamiast numerem korygowanego dokumentu wypełniana jest opisem „Lista dokumentów”

Formatka parametrów dodatkowych korekty zbiorczej

W ramach funkcjonalności Korekty zbiorczej udostępniona została formatka, z dodatkowymi parametrami korekty zbiorczej. Formatka ta spełniała szereg funkcji, zależnych od „charakteru” korekty. To na niej zapisywana jest informacja o towarach, których dotyczy korekta rabatowa oraz o wielkości rabatu przyznanego od obrotu tymi towarami (% rabatu, wartość rabatu lub korekta ceny na określonego poziomu).

W przypadku, gdy korekta ma dotyczyć całego obrotu, czyli na formatkę nie przypisane zostały żadne towary wówczas służy ona do:

Formatka składa się z dwóch niezależnych od siebie sekcji.

Sekcja {Wartość} formatki parametrów dodatkowych korekty zbiorczej

W sekcji Wartość można podać procentową wielkość rabatu jaki należy naliczyć od poszczególnych transakcji z danym kontrahentem w danym okresie. Możliwe jest to wyłącznie w przypadku, gdy nie dodano pozycji towarowych, wartości te dotyczą bowiem całego obrotu. W przypadku korekty zbiorczej, na którą nie dodano jeszcze żadnego dokumentu możliwe jest zasymulowanie wielkości obrotu. Po podaniu wielkości rabatu należy wybrać opcję „generuj automatycznie” w wyniku której System wygeneruje i zepnie poszczególne korekty.

Jeżeli nie zostanie wykonane automatyczne generowanie i zamknięcie formatki, wówczas w/w symulacja zostanie „utracona”.

Wielkość symulowanego obrotu wyliczana jest bez sprawdzania szeregu warunków, które są sprawdzane podczas operacji automatycznego generowanie korekt na formatce korekty zbiorczej. System wyliczy cały „potencjalny” obrót, jednak ostatecznie po dokonaniu symulacji i wywołaniu automatycznego generowania, mogą istnieć przeszkody dla skorygowania poszczególnych transakcji, ujętych w tejże symulacji np. dany dokument nie jest jeszcze zatwierdzony, lub dany WZ nie jest jeszcze spięty do spinacza itp.

W przypadku dokumentu zawierającego już spięte dokumenty na ww formatce prezentowane są informacje o wielkości udzielonego dotychczas rabatu oraz wielkości obrotu, na podstawie którego został on naliczony. Jeżeli korekta zbiorcza nie została jeszcze zatwierdzona możliwe jest dokonania zmiany wielkości udzielonego rabatu i stosowne przeliczenie dokumentów już spiętych o ile pozwala na to ich stan.

Podczas takiej operacji System ustali wielkość korekty na podstawie nowej wartości {Różnica}, modyfikując spięte niezatwierdzone dokumenty proporcjonalnie do ich wartości sprzed korekty. Jeżeli zadeklarowana wartość rabatu jest większa, niż możliwa do naliczenia, wówczas Użytkownik jest o tym informowany.

W sekcji Wartość można zaznaczyć parametr IxC=W ze źródłowego.

Jeżeli Użytkownik zaznaczy ww parametr, wówczas System generując poszczególne WZK/WZE/PZK będzie honorował ustawienie ww parametru na poszczególnych elementach korygowanych. Jeżeli parametr zgodności równania na elemencie źródłowym jest włączony, wówczas System nada taki rabat, jaki jest możliwy do nadania, aby po korekcie ww równanie nadal było spełnione. W przypadku korygowania elementu z wyłączonym parametrem równania System nada żądany rabat, nawet wówczas, gdy równanie nie będzie już spełnione.

Jeżeli na formatce jw. parametr będzie odznaczony, wówczas System nie będzie sprawdzał ustawienia równania na elementach źródłowych, udzieli rabatu nie sprawdzając równania.

Domyślnie ww parametr na formatce jest wyłączony. Jego ustawienie ma wpływ na zachowanie Systemu podczas poniższych operacji, samo bowiem jego przestawienie na formatce nie wywołuje żadnych zmian na korekcie zbiorczej:

Sekcja {Towary} formatki parametrów dodatkowych korekty zbiorczej

Sekcja jw. służy do dodawania tych pozycji towarowych, którymi obrót podlega okresowym rabatom obrotowym. W ten sposób można naliczyć rabat procentowy lub kwotowy od transakcji dokonanych wskazanym asortymentem, czy też ustalić cenę po rabacie na określonym poziomie.

Opcja naliczania rabatu wskazywana na formatce ma zastosowanie do wszystkich dodanych pozycji towarowych, natomiast poziom tego rabatu może być zróżnicowany w obrębie tych pozycji.

W przypadku takiego samego rabatu/wartości upustu/ceny ich przypisania do poszczególnych pozycji można dokonać metodą edit-in-place dla każdej pozycji, lub wykorzystać operację „kopiowania” dostępną w menu kontekstowym.

W przypadku dokumentu, na który przypisano pozycje towarowe, operacja naliczania rabatu, dokonywana zarówno automatycznie, jak i do wskazanych przez Użytkownika dokumentów odbywa się wprost z formatki korekty zbiorczej.

Podczas generowania automatycznego System odszukuje te dokumenty zarejestrowane z danym kontrahentem w podanym okresie, które dotyczyły obrotu wyszczególnionymi towarami i koryguje wyłącznie pozycje z tymi towarami.

Wielkość podanego rabatu jest wielkością szacunkową, tj. istotną w chwili generowania korekt do poszczególnych transakcji. Zmiany dokonane już po wygenerowaniu poszczególnych korekt zarówno w zakresie wielkości czy rodzaju rabatu, jak i w zakresie listy towarów na korekcie zbiorczej nie będą miały już wpływu na wygenerowane i spięte dokumenty korekt. Wielkość rabatu nie będzie również kontrolowana podczas spinania samodzielnie wystawionych dokumentów WZK/WKE/PZK. System nie będzie również blokował edycji wygenerowanych w ten sposób korekt, stąd faktyczna wielkość rabatu może być ostatecznie inna, niż wielkość zadeklarowana na formatce parametrów dodatkowych korekty zbiorczej.

Korekty zbiorcze do spinaczy elementów

W wersji 2019.1 udostępniona została możliwość rejestrowania zbiorczych korekt wartościowych do faktur typu spinacze elementów, w tym możliwość rozliczania za ich pomocą rabatów retrospektywnych dla transakcji objętych tego typu dokumentami.

Dla transakcji rejestrowanych w ścieżce PZ/WZ/WZE- spinacz (s)FZ/FS/FSE funkcjonalność zbiorczych korekt rabatowych obsłużona została następująco:

Korektę zbiorczą (Z)FSK/FKE/FZK do faktur typu spinacze elementów można rejestrować w identyczny sposób, jak dla pozostałych typów dokumentów, tj. za pomocą operacji j.n.

Podmiana dostawy zwracanego towaru

W wersji 2020 Systemu na dokumentach (s)FZK/FRK oraz PZK/PKK towarzyszących takim korektom udostępniona została możliwość dokonywania przez Użytkownika samodzielnej zmiany dostawy, z jakiej ma nastąpić zwrot towaru. Aby tego dokonać należy ustawić kursor na danym subelemencie i użyć przycisku Zmień dostawę.

Informacja o dokonaniu podmiany dostawy, czy to przez System w przypadku wyprzedaży dostawy oryginalnej, czy to samodzielnie przez Użytkownika jest stosownie prezentowana na ww. korektach spinaczy elementów.

Dodatkowa opcja: Nie księguj dokumentów spiętych korekty zbiorczej do spinaczy elementów

Wprowadzony został opcjonalny mechanizm automatycznego oznaczania parametrem Nie księguj dokumentów PZK, WZK, WKE generowanych jako korekty pomocnicze korekt zbiorczych (Z)FZK, (Z)FZK, (Z)FKE do spinaczy elementów (s)FZ, (s)FS, (s)FSE. Mechanizm ten zostanie zastosowany o ile na definicji spinacza włączony zostanie parametr Nie księguj dokumentów spiętych korekty zbiorczej do spinaczy elementów.

Parametr ten jest nadrzędny w stosunku do parametru Nie księgować definicji PZ, WZ, WZE.

Generowanie dokumentów na korekcie zbiorczej

Jedną z możliwości rejestrowania korekty zbiorczej jest wywołanie operacji automatycznego naliczenia przez System rabatu od poszczególnych transakcji wg parametrów podanych przez Użytkownika. Operacja taka polega na wygenerowaniu i spięciu na korektę zbiorczą z poziomu której jest wykonywana odpowiednio: dokumentów WZK wygenerowanych do FS/WZ – w przypadku korekty zbiorczej (Z)FSK, dokumentów WKE wygenerowanych do FSE/WZE – przypadek zbiorczej (Z)FKE, czy też PZK wygenerowanych do FZ/PZ – przypadek zbiorczej (Z)FZK.

Na korekcie zbiorczej (Z)FZK po wywołaniu tej operacji System odszukuje dokumenty FZ oraz spięte do spinacza PZ, zarejestrowane dla kontrahenta, dla którego wystawiana jest korekta zbiorcza. Te dokumenty winny być zarejestrowane w okresie zdefiniowanym zakresem dat Od-Do korekty zbiorczej. Do wyfiltrowanych w ten sposób dokumentów, system generuje dokumenty PZK, odrębne dla każdego z tych dokumentów, a następnie spina je do korekty zbiorczej. Podczas weryfikacji dokumentów przychodowych pomijane są te o nieustalonej wartości dostawy oraz te dokumenty PZ/FZ, które posłużyły do podmiany wyprzedanej dostawy korygowanej.

Sposób generowania korekt zależy od tego, czy ma ona dotyczyć całego obrotu z danym kontrahentem, czy też obrotu zarejestrowanego określonym asortymentem. Przypisanie listy towarów, dla których ma zastosowania rabat obrotowy odbywa się na dodatkowej formatce {Parametry korekty zbiorczej}, opisanej szerzej w dalszej części dokumentu.

Mechanizm generowania korekt wartościowych WZK/WKE/PZK w wyniku rejestrowania korekty zbiorczej różni się od standardowego mechanizmu tym, że w tym przypadku System ignoruje ustawienie parametru „generuje płatności” na źródłowym WZ/WZE/PZ i w przypadku takich WZK/WKE/PZK płatności nie są tworzone, powstają one dopiero na korekcie zbiorczej.

Automatyczne generowanie korekt na korekcie zbiorczej

Opcja używana jest głownie w celu udzielenia rabatu od całego obrotu kontrahentem. Po jej wywołaniu System odszukuje transakcje z danym kontrahentem i tworzy dla każdej z nich korektę WZK/FKE/PZK wartościową.

Wygenerowanie automatycznej korekty – przykład

Dla odbiorcy ‘saku’ w miesiącu sierpień wystawiono trzy faktury sprzedaży. Następnie zdecydowano o udzieleniu temu kontrahentowi rabatu zbiorczego na całość obrotu dotyczącego sierpnia.

Aby uruchomić automatyczne tworzenie zbiorczej faktury korygującej należy wykonać poniższą sekwencję czynności.

Należy uruchomić ścieżkę: Lista dokumentów FA pole rozwijalne przy opcji ‘Korekta’ opcja {Korekta zbiorcza ze wskazanego}.

Następnie w oknie {Zbiorcza – Korekta faktury sprzedaży}, na zakładce {Ogólne} w sekcji {Data} należy podać zakres dat Wystawienia lub Sprzedaży odnoszące się do dokumentów korygowanych. Wg tej daty system wyfiltruje wystawione dokumenty do skorygowania zbiorczego.

Należy rozwinąć listę opcji zamieszczoną przy podanej ikonie: i wybrać opcję {Generuj korekty automatycznie}.

W efekcie system po przetworzeniu informacji w komunikacie poinformuje, jakie transakcje zostały wstępnie zakwalifikowane do zbiorczego skorygowania.

Do dokumentu korekty zbiorczej ostatecznie trafiły dwie faktury sprzedaży, faktura ‘FS-35/16/TEST’ posiada zapisaną w buforze fakturę korygującą (uniemożliwia to wystawienie kolejnej, zanim ta pierwsza nie zostanie potwierdzona).

W oknie ‘Parametry korekty’ należy określić dane do wyliczenia rabatu. Po wpisaniu wartość kwotowej lub procentowej dla rabatu należy uruchomić opcję ’Przelicz spięte korekty’.

Generowanie korekt do wskazanych dokumentów

W wyniku operacji system otwiera listę transakcji z historii kontrahenta, dla którego wykonywana jest korekta.

Po wskazaniu przez Użytkownika dokumentów System generuje dla każdego z nich odrębną korektę WZK/WKE/PZK i spina ja z bieżącą korektą zbiorczą. W ten sposób Użytkownik wskazuje, których konkretnie transakcji ma dotyczyć korekta rabatowa.

Rodzaj i wartość tak generowanych korekt zależny jest od danych zapisanych na korekcie zbiorczej:

Następnie należy uruchomić opcję ‘Generuj korekty do wskazanych’. W oknie transakcji Historii kontrahenta należy zaznaczyć te, jakie mają podlegać korekcie zbiorczej.

W oknie wyboru na Historii kontrahenta należy zaznaczyć te transakcje, jakie mają być przedmiotem korekty zbiorczej.

System weryfikuje możliwość skorygowania wybranych przez operatora transakcji, o wynikach tej weryfikacji informuje w infologu:

Następnym krokiem jest wprowadzenie odpowiednich parametrów dla korekty zbiorczej (np. wysokość rabatu):

Po zapisaniu okna Parametrów korekty zbiorczej, system informuje o wyliczeniach kwot dla poszczególnych elementów tej korekty

Następnie podaje numery utworzonych dokumentów korekt, dla których został wygenerowany odpowiednio spinacz (Z)FSK,(Z)FZK I (Z)FKE:

W efekcie na formatce korekty zbiorczej zostają wykazane odpowiednie transakcje:

Operacje na liście dokumentów spiętych

Oprócz standardowych operacji wykonywanych na liście dokumentów spiętych spinacza, takich jak dołączanie i odłączanie dokumentów, z poziomu formatki korekt zbiorczych możliwa jest również edycja niezatwierdzonego dokumentu spiętego, zatwierdzanie poszczególnych korekt, jak również ich usuwanie. Do wykonania wymienionych operacji, w tym również seryjnie, dla zaznaczonych dokumentów, służą stosowne przyciski pod listą dokumentów oraz opcje w menu kontekstowym.

Funkcja {Przypnij} dostępna jest z poziomu formatki faktury korygującej zbiorczej .

Aby odpiąć od faktury korygującej zbiorczej zawarty na niej element – spięty dokument WZK/WKE/PZK, należy podświetlić wiersz kwalifikujący się do odpięcia od faktury korekty zbiorczej, po czym należy uruchomić ikonkę {Odepnij}

Inne operacje na dokumencie korekty zbiorczej (zatwierdzanie, usuwanie, anulowanie)

Niezatwierdzona korekta zbiorcza może mieć przypięte dokumenty, które nie są jeszcze zatwierdzone, stąd zatwierdzenie takiej korekty powoduje najpierw zatwierdzenie wszystkich dotąd niezatwierdzonych dokumentów spiętych i dopiero jeżeli ta operacja się uda, wówczas zatwierdzenie całego dokumentu. Jeżeli nie uda się zatwierdzić któregokolwiek ze spiętych WZK/WKE/PZK, wówczas korekta zbiorcza nie jest zatwierdzana.

Operacja usuwania korekty zbiorczej przebiega na zasadach jak dla innych spinaczy, tj. dokumenty spięte na tejże korekcie nie są z Systemu usuwane. Operacja usuwania korekty zbiorczej posiadającej spięte dokumenty poprzedzona jest stosownym pytaniem. Podobnie System zachowuje się podczas anulowania korekty zbiorczej: dokumenty spięte są odpinane z korekty, a korekta zostaje anulowana.

Od wersji 2020.2 istnieje możliwość usunięcia korekty zbiorczej z równoczesnym usunięciem wszystkich dokumentów w niej spiętych. Wystarczy odpowiedzieć pozytywnie na pytanie zadawane przez System.

Podobna funkcjonalność udostępniona została podczas anulowania korekty zbiorczej – Użytkownik może wraz z nią anulować dokumenty w niej spięte, wystarczy zaznaczyć stosowny parametr w oknie anulowania korekty.

Wydruki korekt zbiorczych

Udostępnione zostały stosowne wydruki korekt zbiorczych. Podstawowy wydruk zawiera wyłącznie dane, wymagane Rozporządzeniem, nie zawiera więc elementów korekty, ani też numerów dokumentów korygowanych. Jako wydruki dodatkowe udostępnione zostały wydruki oparte na ww wydruku podstawowym, uzupełnione o informacje o towarach, przypisanych do korekty zbiorczej oraz o informacje o numerach dokumentów objętych danym rabatem.