Niniejszy dokument prezentuje nowe oznaczeń w pliku JPK_V7(3) oraz wyjaśnia sposób cechowania dokumentów znacznikami OFF, BFK, DI:
- Nr KSeF –numer nadany fakturze przez system ministerialny (KSeF). Jeśli faktura została wysłana i odebrała numer (w systemie Comarch ERP XL wpis istnieje w tabeli cdn.KSeFDokumenty), system automatycznie pobierze go do JPK.
- OFF (Tryb awaryjny) – stosowany jest dla faktur wystawionych w trakcie oficjalnej awarii KSeF, które na moment generowania JPK nie mają jeszcze numeru KSeF. W systemie XL znacznik ten pojawi się, gdy dokument ma wybrany parametr “Offline”/”Tryb awaryjny”.
- BFK (Brak Faktury w KSeF) – stosuje się w ewidencji JPK_V7(3) dla dokumentów, które nie posiadają numeru identyfikującego KSeF.
- DI (Dowód Inny) – stosowany dla dokumentów niebędących Fakturami VAT
Cechowanie dokumentów
Poniższe tabele prezentują aktualne zasady cechowania dokumentów znacznikami OFF, BFK, DI w pliku JPK_V7(3) w przypadku braku Nr KSeF.
W systemie, na fakturach nie są wyświetlane znaczniki OFF, BFK i DI. Oznaczenia te (szczególnie OFF) są tymczasowe i służą wyłącznie do kontroli procesów. Docelowo każda faktura podlegająca wysyłce otrzymuje Numer KSeF, który zastępuje statusy przejściowe i jest jedynym istotnym identyfikatorem ustawowym. Wyjątkiem są dokumenty wewnętrzne, RS/RSK, które z założenia pozostają poza KSeF. Warto pamiętać, że w trybach offline/awaryjnych rolę informacyjną dla kontrahenta przejmuje kod QR.
| Typ dokumentu | Zakładka [VAT], pole „JPK_Typ dok:” | Nr KSeF | Parametr „Wyślij do KSeF” | Parametr „Offline”/Wartość parametru | Znaczniki (OFF, BFK, DI) | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Puste lub FP | Brak | Niewybrany | - | BFK | Dotyczy m.in.: - faktur B2C (wystawianych dla osób fizycznych), które są zwolnione z wysyłki do KSeF. - faktur B2B wystawiony w okresie przejściowym |
| Dokumenty wewnętrzne oraz ich korekty, np. FW/FWK, FWS, FKS | Puste lub FP | Brak | Niewybrany (Brak zakładki [KSeF]) | - | W wersji 2025.1.3 DI | Dla wszystkich dokumentów wewnętrznych. |
| Od wersji 2025.1.4 BFK | Np. naliczenie podatku VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty wewnętrzne (FW, FWK) z założenia nie podlegają wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznaczenie BFK nadawane jest automatycznie w przypadku, gdy pole „JPK_Typ dok:”: • Pozostanie puste. • Zostanie wybrane oznaczenie FP (Faktura do paragonu). |
|||||
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Pusty lub FP | Brak | Wybrany | Awaria całkowita | BFK | Art. 106ng UoV Awaria KSeF ogłoszona w środkach masowego przekazu. Sposób wystawienia faktury: papierowa lub elektroniczna. Data wystawienia: data wystawienia w systemie Termin wysłania faktury do KSeF: faktury nie przesyła się do KSeF Sposób udostępnienia nabywcy: poza KSeF Data otrzymania faktury przez nabywcę: data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: brak |
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Pusty lub FP | Brak | Wybrany | Tryb awaryjny | OFF | UoV, Art. 106nf Awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Sposób wystawienia faktury: faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną FA Data wystawienia: data wystawienia w systemie Termin wysłania faktury do KSeF: 7 dni roboczych od ustania awarii KSeF Sposób udostępnienia nabywcy: w sposób uzgodniony z nabywcą (poza KSeF lub w KSeF) Data otrzymania faktury przez nabywcę: data faktycznego otrzymania faktury lub przydzielenia nr w KSeF (w zależności, która z dat jest wcześniejsza). W przypadku nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 – data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: Tak |
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Pusty lub FP | Brak | Wybrany | Offline24 | DI | Art. 106nda UoV Brak ograniczeń ustawowych dot. stosowania Sposób wystawienia faktury: faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną FA Data wystawienia: data wystawienia w systemie Termin wysłania faktury do KSeF: niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia Sposób udostępnienia nabywcy: w KSeF, wyjątek nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który otrzymuje fakturę w sposób uzgodniony Data otrzymania faktury przez nabywcę:data przydzielenia numeru KSeF (w zależności, która z dat jest wcześniejsza). W przypadku nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 – data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: Tak |
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Pusty lub FP | Brak | Wybrany | Niedostępność KSeF | DI | Art. 106nf UoV Niedostępność KSeF ogłoszona w BIP MF Sposób wystawienia faktury: faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną FA Data wystawienia: data wystawienia w systemie Termin wysłania faktury do KSeF: 1 dzień roboczy od zakończenia niedostępności KSeF Sposób udostępnienia nabywcy: w KSeF, wyjątek nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który otrzymuje fakturę w sposób uzgodniony Data otrzymania faktury przez nabywcę: data przydzielenia numeru KSeF (w zależności, która z dat jest wcześniejsza). W przypadku nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 – data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: Tak |
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | WEW lub RO | Brak | Nieistotne | Nieistotne | DI | Zgodnie z przepisami dokumenty wewnętrzne i raporty okresowe pozostają poza KSeF. System XL nadaje im status „Inne”, pomijając zaznaczenie (lub brak) parametru „Wyślij do KSeF”. Zasada ta nie dotyczy wyłącznie dokumentów z już nadanym Numerem KSeF – te zachowują swoją pierwotną kategorię. |
| Dokumenty wewnętrzne oraz ich korekty, np. FW/FWK, FWS, FKS | WEW lub RO | Brak | Brak zakładki [KSeF] | Brak zakładki [KSeF] | DI | Dokumenty wewnętrzne (FW, FWK, RS, RSK) z założenia nie podlegają wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur. Dla dokumentów FW, FWK, FWS, FKS oznaczenie DI nadawane jest automatycznie w przypadku, gdy w pole „JPK_Typ dok:” zostanie wybrane oznaczenie WEW lub RO |
| RS/RSK | Nieistotna | Brak | Brak zakładki [KSeF] | Brak zakładki [KSeF] | DI | |
| Faktury sprzedaży oraz ich korekty, np. FS/FSK, FSE/FKE, FSL/KSL | Pusty lub FP | Brak | Wybrany | Niewybrany | BRAK | Brak numeru KSeF przy włączonym parametrze „Wyślij do KSeF” (i wyłączonym „Offline”) spowoduje błąd struktury XML i odrzucenie pliku przez bramkę MF. Dokument bez numeru KSeF musi posiadać jeden ze znaczników (BFK, OFF lub DI), aby zachować zgodność ze schemą. |
Ewidencja zakupu
| Typ dokumentu | Zakładka VAT, pole „JPK_Typ dok:” | Nr KSeF | Parametr „Źródłowy z KSeF” | Parametr „Offline”/Wartość parametru | Znaczniki (OFF, BFK, DI) | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Faktury zakupu oraz ich korekty, np. FZ, FZK | Pusty lub MK | Brak | Niewybrany | - | BFK | W okresie przejściowym faktury wystawiane poza systemem KSeF oznacza się skrótem BFK(Brak Faktury w KSeF). Od 1 kwietnia 2026 r. korzystanie z systemu stanie się obligatoryjne dla większości podatników. Z obowiązku tego wyłączone są faktury od kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają obowiązku rejestracji w systemie KSeF. |
| Dokumenty wewnętrzne FWZ, FKZ | Pusty lub MK | Brak | Brak zakładki [KSeF] | - | W wersji 2025.1.3 DI | Dla wszystkich dokumentów wewnętrznych. |
| Od wersji 2025.1.4 BFK | Odliczenie podatku VAT naliczonego z tytułu transakcji wewnątrzwspólnotowych. | |||||
| Faktury zakupu oraz ich korekty, np. FZ, FZK. | Pusty lub MK | Brak | Wybrany | Awaria całkowita | BFK | Art. 106ng UoV Awaria KSeF ogłoszona w środkach masowego przekazu. Faktury zakupowe otrzymane w czasie awarii całkowitej (poza KSeF, np. e-mailem) będzie trzeba wprowadzać do systemu ręcznie, przez OCR, itp. nadając im status BFK (Brak Faktury w KSeF). Sposób wystawienia faktury: papierowa lub elektroniczna. Termin wysłania faktury do KSeF: faktury nie przesyła się do KSeF, nie będzie zatem potrzeby pobierania Nr KSeF Sposób udostępnienia nabywcy: poza KSeF Data otrzymania faktury przez nabywcę: data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: brak |
| Faktury wystawione w imieniu Rolnika Ryczałtowego np. FRR, FRK | Pusty lub MK | Brak | Brak | - | BFK | Faktury wystawione w imieniu Rolnika Ryczałtowego w systemie Comarch ERP XL nie podlegają wysyłce do KSeF. Tego typu faktury bez oznaczenia lub z oznaczeniem innymi niż VAT_RR , WEW oznaczane są jako BFK. |
| Faktury zakupu oraz ich korekty, np. FZ, FZK. | Pusty lub MK | Brak | Wybrany | Tryb awaryjny | OFF | Art. 106nf UoV Awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym. Sposób wystawienia faktury: faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną FA Sposób udostępnienia nabywcy: w sposób uzgodniony z nabywcą (poza KSeF lub w KSeF) Data otrzymania faktury przez nabywcę: data faktycznego otrzymania faktury lub przydzielenia nr w KSeF (w zależności, która z dat jest wcześniejsza). W przypadku nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 – data faktycznego otrzymania faktury Obowiązek opatrzenia faktury kodami QR: Tak |
| Faktury zakupu oraz ich korekty, np. FZ, FZK | WEW, VAT_RR | Brak | Nieistotne | Nieistotne | DI | Faktury zakupu oraz ich korekty, które nie mają przypisanego nr KSeF, oznaczone jako WEW, VAT_RR traktujemy w systemie Comarch ERP XL jako dokumenty „Inne”. |
| Faktury wystawione w imieniu Rolnika Ryczałtowego np. FRR, FRK | VAT_RR, WEW | Brak | Brak | - | DI | Faktury wystawione w imieniu Rolnika Ryczałtowego w systemie Comarch ERP XL nie podlegają wysyłce do KSeF. Tego typu faktury oznaczone jako VAT_RR (z automatu), WEW traktujemy w systemie Comarch ERP XL jako dokumenty „Inne”. |
| Dokumenty wewnętrzne >FWZ, FKZ | WEW, VAT_RR | Brak | Brak zakładki [KSeF] | - | DI | Tego typu dokumentu z oznaczeniem WEW lub VAT_RR oznaczane są jako Dokumenty Inne |
| SAD | Bez znaczenia | Brak | Brak | - | DI | Bez względu na wartość w polu JPK_Typ dok: tego typu dokument zawsze jest oznaczany jako Dokument Inny |
| Faktury zakupu oraz ich korekty, np. FZ, FZK. | Pusty lub MK | Brak | Wybrany | Niewybrany | BRAK | Brak numeru KSeF przy włączonym parametrze „Źródłowy z KSeF” (i wyłączonym parametrem „Offline”) spowoduje błąd struktury XML i odrzucenie pliku przez bramkę MF. Dokument bez numeru KSeF musi posiadać jeden ze znaczników (BFK, OFF lub DI), aby zachować zgodność ze schemą. |
Znaczniki KSeF (Nr KSeF, OFF, BFK, DI)
Nr KSeF
Nr KSeF to unikalny numer nadany fakturze przez system ministerialny (KSeF). Jeśli faktura została wysłana, po odebraniu UPO, widoczny jest numer (w systemie Comarch ERP XL wpis istnieje w tabeli cdn.KSeFDokumenty), system automatycznie pobierze go do JPK. Po zaznaczeniu parametru: Poza systemem, możliwe jest ręczne uzupełnienie numeru.
Oznaczenie OFF (Tryb awaryjny)
OFF (Tryb awaryjny) stosowany jest dla faktur wystawionych w trakcie oficjalnej awarii KSeF, które na moment generowania JPK nie mają jeszcze numeru KSeF. W systemie XL znacznik ten pojawi się, gdy dokument ma wybrany parametr “Offline”/”Tryb awaryjny”.
Od wersji Comarch ERP XL 2025.1.3 istnieje możliwość wygenerowania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej opatrzonej kodami QR (kodami weryfikującymi).Uwaga
Kody QR są niezbędne do udostępniania faktury poza KSeF wystawionej podczas awarii KSeF opublikowanej w BIP, o której mowa w art. 106nf UoV.
W pliku JPK_V7(3) takie faktury będą miały przypisany znacznik jeden „1” w kolumnie OFF.
Oznaczenie BFK (Bez Faktury KSeF)
Znacznik BFK (skrót od: Brak Faktury w KSeF) stosuje się w ewidencji JPK_V7(3) dla dokumentów, które nie posiadają numeru identyfikującego KSeF. Dotyczy to faktur, które:
- Nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF: np. faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), faktury uproszczone (paragony z NIP uznane za faktury), bilety spełniające definicję faktury.
- W systemie znacznikiem tym zostaną ocechowane faktury sprzedaży, które nie mają wybranego parametru „Wyślij do KSeF” oraz na zakładce VAT nie mają wybranego typu dokumentu WEW lub RO.
- Zostały wystawione w trakcie awarii całkowitej Krajowego Systemu e-Faktur. W systemie Comarch ERP XL znacznikiem tym zostaną ocechowane faktury sprzedaży, które mają wybrany parametr Offline i Awaria całkowita.
- Od wersji Comarch ERP XL 2025.1.4 oznaczenie BFK dla dokumentów wewnętrznych: FW, FWK, A’FW, A’FWK, FWS, FKS zostanie zastosowane, gdy w polu JPK_Typ dok: zostanie wybrana inna wartość niż:
- WEW (Dokument wewnętrzny)
- RO (Dokument zbiorczy z kasy fiskalnej)
- VAT_RR (Faktura RR)
- W pliku JPK_V7(3) takie faktury będą miały przypisany znacznik jeden „1” w kolumnie BFK
Oznaczenie DI (Dowód Inny)
Oznaczenie DI (Dowód Inny) ma zastosowanie dla:
- Dokumentów niebędące Fakturami VAT – stosowane dla dowodów księgowych, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, lecz są ujmowane w ewidencji (np. dowody wewnętrzne, dokumenty zbiorcze, itd.).
- Faktur wystawionych w trybie Offline24 (Brak Połączenia) – kod DI jest używany dla faktur wystawionych lokalnie w sytuacjach, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury bezpośrednio w KSeF (np. lokalny błąd połączenia lub brak dostępu do Internetu), ale nie ogłoszono oficjalnej awarii KSeF. W takim przypadku faktura jest wystawiana lokalnie i oznaczana DI w JPK, jeżeli w momencie składania pliku JPK_VAT nie ma jeszcze numeru systemowego. Kluczową różnicą operacyjną w stosunku do trybu OFF jest termin przesłania faktury wystawionej w trybie offline (DI). Musi ona zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Ze względu na ten krótki termin, faktury te zazwyczaj otrzymają numer KSeF przed ustawowym terminem złożenia JPK_VAT (25. dzień miesiąca). Jednakże, w przypadku wystąpienia opóźnień technicznych lub wewnętrznych i konieczności oznaczenia faktury kodem DI, po nadaniu numeru KSeF, podatnik ma obowiązek złożenia korekty JPK_VAT.
- Faktur wystawionych w trybie chwilowej niedostępności KSeF
Uwaga
W wersji Comarch ERP XL 2025.1.3 oznaczenie DI zostanie zastosowane:
- dla dowodów innych niż faktury wystawione za pośrednictwem KSeF, tj. dla:
- dokumentów wewnętrznych: FW, FWK, A’FW, A’FWK, FWS, FKS, niezależnie od JPK_Typ dok
- dokumentów zbiorczych: RS, RSK
- faktur, które na zakładce VAT mają wybrany typ „WEW” lub „RO”
- Od wersji Comarch ERP XL 2025.1.4 oznaczenie DI dla dokumentów wewnętrznych: FW, FWK, A’FW, A’FWK, FWS, FKS zostanie zastosowane tylko wtedy, gdy w polu JPK_Typ dok: zostanie wybrana jedna z poniższych wartości:
- WEW (Dokument wewnętrzny)
- RO (Dokument zbiorczy z kasy fiskalnej)
- VAT_RR (Faktura RR)
- dla faktury, na których wybrano parametry: „Wyślij do KSeF”, „Offline” oraz „Offline24”
- dla faktury, na których wybrano parametry: Wyślij do KSeF, Offline oraz Niedostępność KSeF
- W pliku JPK_V7(3) takie faktury będą miały przypisany znacznik jeden „1” w kolumnie DI
