Ogólny opis funkcjonalności modułu
W ramach systemu Comarch ERP XL, moduł: Serwis, wspomaga proces wykonania zestawu usług dla konkretnego kontrahenta. Jest to narzędzie, które pozwala zarejestrować listę zamówionych usług, przypisać niezbędne składniki oraz robociznę, automatyzuje wydawanie towarów oraz generuje dokument pozwalający na rozliczenie z kontrahentem.
Ponadto, moduł: Serwis, umożliwia monitorowanie przebiegu realizacji, rozliczanie zleceń oraz wspomaga planowanie. Pierwszym etapem jest rejestracja zlecenia, które po potwierdzeniu może przejść do etapu realizacji. W wyniku realizacji powstają dokumenty rejestrujące operacje wydania składników oraz faktury sprzedaży lub paragony. Zakończeniem realizacji zlecenia jest jego zamknięcie.
Moduł ma również za zadanie wspomóc działalność przedsiębiorstwa, polegającą na świadczeniu usług serwisowych. Usługi wykonywane są dla zarejestrowanych w systemie kontrahentów. Kontrahentom przyporządkowana jest lista urządzeń, które mogą być serwisowane. W celu wykonania usługi należy zarejestrować w systemie odpowiednie zlecenie, a następnie przeprowadzić jego realizację. Realizacja zlecenia jest rejestracją zdarzeń z nim związanych. Zdarzeniami mogą być: ustalanie listy czynności, wydawanie materiałów, generowanie faktur, wiązanie serwisantów ze zleceniem, łączenie zasobów z czynnościami.
Moduł: Serwis, wykorzystuje dane zapisane w innych obszarach działania systemu Comarch ERP XL oraz generuje dane, które są dostępne z innych modułów. Działanie jego opiera się na parametrach definicji dokumentu. W wyniku potwierdzenia zlecenia generowane są rezerwacje, które mają wpływ na informacje o dostępności zasobów wykorzystywaną w procesie realizacji. Dokumenty wygenerowane ze zlecenia widoczne są po stronie modułu: Sprzedaż oraz modułu: Księgowość.
Korzystanie z modułu: Serwis jest możliwe jeśli użytkownik posiada licencję na ten moduł. W przypadku gdy użytkownik posiada licencję na stary moduł: Serwis, może on również korzystać jednocześnie z nowego i starego modułu. Jednak uruchomienie którejkolwiek z wersji serwisu uniemożliwia korzystanie z drugiej.
Za pomocą poniższego update-u istnieje możliwość zmiany ukrytego parametru. –stary serwis update cdn.konfig set kon_wartosc=1 where kon_numer=4100 –nowy serwis update cdn.konfig set kon_wartosc=2 where kon_numer=4100 Parametr pobierany jest przy logowaniu, stąd po update należy dokonać przelogowania. Parametr dodaje się sam przy otwarciu dowolnego modułu. Przy konwersji bazy ustawia się na 1 jeśli są stare zlecenie serwisowe i remontowe, w przeciwnym razie 2. Drugi update ukrywa również inne parametry, które nie są wykorzystywane w nowym Serwisie. Ten ukryty parametr porządkuje dostępne funkcjonalności dla starego i nowego Serwisu.
Menu główne i pasek narzędzi
Podstawowy pasek narzędzi (dla typu interfejsu – wstążka) widoczny jest powyżej. Po otwarciu innych okien pojawią się na nim dodatkowe ikony właściwe dla otwartego okna.
Menu główne
System
- Aktywne sesje – wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Konfiguracja – konfiguracja modułu: Serwis. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne przed rozpoczęciem pracy z modułem.
- Zmiana hasła … – służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Uzupełnij cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile w karcie zalogowanego Operatora włączono parametr pozwalający na logowanie metodą rozpoznawania twarzy. Otwiera okno podglądu z kamery i sczytuje cechy biometryczne na postawie zdjęcia wykonanego Operatorowi.
- Usuń cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile cechy biometryczne są przypisane do zalogowanego Użytkownika. Usuwa cechy biometryczne tego Operatora.
- Uzupełnij cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile w karcie zalogowanego Operatora włączono parametr pozwalający na logowanie metodą rozpoznawania twarzy. Otwiera okno podglądu z kamery i sczytuje cechy biometryczne na postawie zdjęcia wykonanego Operatorowi.
- Usuń cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile cechy biometryczne są przypisane do zalogowanego Użytkownika. Usuwa cechy biometryczne tego Operatora.
- Zmiana daty … – służy zmianie daty używanej w programie. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Zmiana okresu… – służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Zmiana kontekstu operatora – umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora. Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Zmiana operatora – służy zmianie zalogowanego operatora. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Zakazy kontekstowe – służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Domyślne ustawienia okien – funkcja służy przywróceniu domyślnego ustawienia okien w module w którym zostanie użyta.
- Ustawienia użytkownika – otwiera okno: Ustawienia użytkownika, dokładnie opisane w dokumentacji modułu: Administrator.
- Ustawienie drukarki… – przygotowuje drukarkę do pracy z modułem.
- Dodatki – otwiera okno: Lista dodatków, które jest dokładnie opisane w dokumentacji modułu: Administrator.
- Koniec pracy – powoduje zamknięcie programu.
Listy
- Kontrahenci – wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą, akronimu, numeru NIP i akwizytora. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
- Towary – wyświetla listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy i według symbolu. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
- Banki – wyświetla listę banków.
- Waluty – wyświetla waluty dostępne w systemie oraz ich kursy.
- Rodzaje urządzeń – wyświetla listę rodzajów urządzeń z określonymi przez operatora parametrami.
- Urządzenia – wyświetla listę serwisowanych urządzeń podzielonych na rodzaje.
- Receptury -wyświetla listę receptur serwisowych
- Typy przeglądów – wyświetla listę typów przeglądów
- Cechy – wyświetla listę cech towarów zgrupowanych w klasy cech.
- Samochody – wyświetla listę samochodów.
- Zasoby – wyświetla listę zasobów wykorzystywanych przy realizacji zleceń serwisowych.
- Funkcje – wyświetla listę funkcji określających kwalifikacje pracowników, narzędzia, maszyny itp.
- Kalendarze – lista kalendarzy grupujących okresy dostępności i niedostępności pracowników.
Dokumenty
- Dokumenty handlowe – otwiera okno z dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
- Zamówienia – służy otwarciu okna z dokumentami zamówienia zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL. W otwartym oknie można również zarejestrować nowe dokumenty. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Zamówienia.
- Plany przeglądów – wyświetla listę planów przeglądów technicznych
- Zlecenie serwisowe – wyświetla listę zleceń serwisowych posortowana według daty, według operatora i według serwisanta.
- Bilans stanu towarów – zestawienie porównujące ilości towaru w magazynie z ilościami założonymi oraz zamówionymi lub zarezerwowanymi. Dokładny opis znajduje się w dokumentacji modułu: Zamówienia.
- Plan zapotrzebowania – otwiera listę planów zapotrzebowania, które zostały stworzone przez operatorów do określenia swoich przewidywań odnośnie zapotrzebowania na wybrane towary (produkty). Szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji modułu: Produkcja.
- Wizyty handlowe – wyświetla listę Wizyt handlowych
- Notatnik – narzędzie do tworzenia dokumentów w oparciu o inne dokumenty. Umożliwia utworzenie kopii roboczej wybranego dokumentu, przetworzenie jej oraz utworzenie na podstawie zmodyfikowanych danych innego dokumentu.
- Umowy – wyświetla listę Umów
- Budżety projektów – wyświetla listę Budżetów projektów
- Wnioski pracowników – wyświetla listę Wniosków
- Delegacje pracowników – wyświetla listę Delegacji
Narzędziownia
- Narzędzia
- Wydania i zdania narzędzi
- Wydane narzędzia
- Zdane narzędzia
- Likwidacja narzędzi
- Zużycie narzędzi
- Przestoje i awarie
- Zgłoś przestój
Funkcjonalność narzędziowni jest również dostępna w module: Produkcja. Dokładny opis znajduje się w podręczniku do Produkcji.
Zadania
Z menu możliwe jest wybranie następujących funkcji:
- Terminarz – otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator.
- Skrzynka pracownika – otwiera okno: Skrzynka pracownika, z poziomu którego operator/pracownik może obsłużyć wszystkie procesy przypisane do siebie, do centrum, w którym się znajduje oraz do podległych pracowników (według struktury podległościowej). Obsługa procesu z poziomu skrzynki pracownika to możliwość uruchomienia procesu i wykonywania kolejnych zadań. Więcej informacji na temat funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator
- Lista procesów – w oknie wyświetlone są wszystkie aktywne procesy, zarejestrowane w systemie. Poziomu okna można uruchomić wybrany proces, wyświetlić jego historię itd. Więcej informacji na temat funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
- Moje dokumenty w obiegu
- Skrzynka dokumentów
Sztuczna inteligencja
- Sztuczna inteligencja AI
- Robotyzacja RPA
- ChatERP
Pomoc
Tematy pomocy – otwiera dokumentację systemu COMARCH ERP XL.
- Spis treści – służy wyszukiwaniu tematów pomocy.
- Szukaj – prezentuje tematy pomocy.
- O programie … – wyświetla informacje o programie, posiadanej licencji, umożliwia zgłoszenie postulatu do programu, podaje informacje o posiadanym kluczu sprzętowym oraz informacje techniczne.
- Pomoc zdalna – możliwość nawiązania połączenia zdalnego
- Oferta Comarch ERP – okno z informacją o ofercie.
- Społeczność Comarch ERP – otwiera okno z logowaniem do Comarch Cloud.
- Wszystko.pl – okno z ofertami handlowymi z portalu wszystko.pl.
- Ważne informacje – okno z wiadomościami produktowymi oraz promocjami dla użytkowników Comarch ERP XL.
Interfejs modułu: Serwis, zbudowany jest w taki sposób, aby umożliwić dostęp do wszystkich niezbędnych list oraz raportów, jakie mogą być użyteczne dla operatora. Spośród list opisanych w innych częściach dokumentacji, znajdują się tutaj: lista kontrahentów, lista towarów, lista zamówień, lista dokumentów oraz raport braków.
Pasek narzędzi
[Lista kontrahentów] – otwiera listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą, akronimu, numeru NIP – u i akwizytora.
[Lista towarów] – otwiera listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy i według symbolu.
[Lista płatności] – otwiera okno lista nierozliczonych płatności.
[Zapisy kasowo/bankowe] – otwiera okno zapisy kasowo/bankowe.
[Lista urządzeń] – otwiera listę urządzeń serwisowych.
[Plany przeglądów]
[Zlecenie serwisowe] – służy wystawieniu zlecenia serwisowego, bez konieczności uruchamiania listy zleceń.
[Lista zleceń serwisowych] – wyświetla listę zleceń serwisowych, posortowaną według daty i według kontrahenta.
[Lista dokumentów] – otwiera okno z dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL.
[Lista zamówień] – służy otwarciu okna z zapytaniami, ofertami i zamówieniami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL.
[Bilans stanu towarów] – służy otwarciu okna prezentującego stan towarów.
[Terminarz] – otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator.
Konfiguracja dokumentów
Aby właściwie obsłużyć scenariusz najbardziej odpowiedni do procesów, jakie zachodzą w konkretnym przypadku, należy umiejętnie zarządzić dostępnymi w konfiguracji parametrami. Parametry mające wpływ na działanie modułu, to parametry znajdujące się w definicji dokumentu.
Dokumentem specyficznym dla modułu Serwis jest Zlecenie serwisowe. Definicja tego dokumentu dostępna jest w module Administrator, w oknie Edycja struktury firmy, zakładka Dokumenty (więcej informacji o definicji dokumentu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator).
Wybrane parametry na definicji dokumentu: Zlecenie serwisowe
Na definicji dokumentu: Zlecenie serwisowe obok parametrów występujących na innych definicjach, znajdują się takie, które ze względu na specyfikę mają zastosowanie tylko w module: Serwis. Należy do nich:
Na zakładce: Inne
Okres ważności rezerwacji – służy ustaleniu ilości dni, które dodane do daty aktywacji rezerwacji wskażą datę jej ważności. Jeżeli rezerwacja blokuje ilość na magazynie, po tej dacie rezerwacja przestanie ją blokować. Istnieje możliwość wskazania nieograniczonej daty ważności rezerwacji (opis poniżej),
Brak ograniczenia – po zaznaczeniu parametru, rezerwacje nie będą miały końcowej daty ważności, czyli będą ważne od momentu ich powstania aż do czasu ich realizacji lub zwolnienia,
Rezerwacje aktywne po okresie – służy ustaleniu ilości dni, jakie mają upłynąć od daty wygenerowania rezerwacji do daty aktywności takiej rezerwacji. Jeżeli parametr ten jest równy: 0, wtedy data aktywacji rezerwacji równa jest dacie jej wygenerowania.
