Etapy realizacji zlecenia serwisowego
Operacja realizacji zlecenia to proces składający się z następujących operacji:
- przyjęcie zlecenia do realizacji – operator uznaje, że może rozpocząć realizację zlecenia,
- potwierdzenie zlecenia – operator uznaje, ze informacje zapisane na zleceniu są wystarczające do tego, aby zlecenie zostało potwierdzone,
- wydanie materiałów z magazynu (dokumentem RW); możliwe jest wydanie tylko materiałów o typie: Koszt serwisu;
- wygenerowanie zamówienia zakupu lub zamówienia wewnętrznego,
- wygenerowanie dokumentu handlowego (FS, FSE, WZ, WZE, PA) – umożliwia zapłatę z tytułu wykonania zlecenia,
- realizacja/zamknięcie zlecenia – jeżeli zostało zakończone wykonywanie czynności związanych ze zleceniem i nie będą już wystawiane żadne dokumenty, wtedy można nadać zleceniu status: Zrealizowane. Możliwe jest również zamknięcie potwierdzonego zlecenia. Może tak się zdarzyć, gdy z jakichś powodów realizacja zlecenia została przerwana i nie będzie kontynuowana. Wtedy zleceniu można nadać status: Zamknięte potwierdzone. Wszystkie rezerwacje zostaną wtedy usunięte i nie ma możliwości dalszej realizacji zlecenia. Zamknięcie zlecenia będzie możliwe, jeżeli dokumenty z nim związane nie znajdują się w buforze.
Przyjęcie zlecenia do realizacji
Realizacja zlecenia rozpoczyna się po zaznaczeniu parametru: Do realizacji. Ze stanu: Niepotwierdzone, zlecenie przechodzi w stan: Do realizacji.
Operacje możliwe do wykonana na dokumencie w stanie: Do realizacji:
- Dodawanie, edycja i usuwanie czynności serwisowych – pod warunkiem, że z usuwanych czynności nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe oraz przy usuwaniu czynności zostanie jedna (nie można usunąć wszystkich czynności).
- Dodawanie, edycja i usuwanie składników serwisowych – pod warunkiem, że z usuwanych składników nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe. Jeśli na składniki znajdujące się na dokumencie zostały już utworzone rezerwacje, wtedy podczas edycji ilości składnika (która jeszcze nie została zrealizowana) przy modyfikacji w dół, ilość w związanych rezerwacjach odpowiednio się zmniejsza, natomiast przy modyfikacji w górę, rezerwacje zostaną utworzone po uruchomieniu funkcji: Rezerwuj zasoby.
- Edycja daty realizacji na czynnościach serwisowych.
- Generowanie wszystkich dokumentów.
- podmiana kontrahenta
- dodawania i usuwanie urządzenia – podczas usuwania urządzenia, sprawdzane będzie, czy nie wygenerowano jeszcze żadnych dokumentów, do powiązanych z urządzeniem czynności lub składników oraz czy nie została oznaczona jako Zrealizowana.
Dokument zlecenia, który jest w stanie: Do realizacji można anulować tylko wtedy, gdy z dokumentu zlecenia nie wygenerowano jeszcze żadnego dokumentu handlowego.
Dokument będący w stanie: Do realizacji można zamknąć tylko wtedy, gdy z dokumentu nie wygenerowano jeszcze dokumentów lub są wszystkie zatwierdzone.
Potwierdzenie zlecenia serwisowego
Zlecenie przyjęte do realizacji należy następnie potwierdzić. Operację potwierdzenia można wykonać:
- zaznaczając parametr: Potwierdzenie zlecenia, w oknie: Zlecenie serwisowe na zakładce Potwierdzenie lub
- zaznaczając jedno lub wiele zleceń na liście i wybierając z menu kontekstowego, wyświetlonego po naciśnięciu prawego klawisza myszy, opcję: Zatwierdź lub Zatwierdź zaznaczone.
Potwierdzenie zlecenia powoduje:
- zmianę statusu zlecenia na: Zatwierdzone,
- wygenerowanie rezerwacji,
- możliwość wygenerowania dokumentów handlowych,
- Potwierdzenie zlecenia powoduje blokadę dodawania usług, czy składników do takiego zlecenia. Kontrolowana jest możliwość usuwania pozycji zlecenia tak, aby nie dopuścić do sytuacji, gdy zlecenie jest potwierdzone, a nie zawiera żadnych elementów.
Zdarzają się sytuacje, gdy należy przywrócić zleceniu status: Niepotwierdzone. Może tego dokonać operator, który:
- nie ma zakazu do zaawansowanych operacji na zleceniach lub
- zarejestrował to zlecenie,
Operacja taka nazywa się: Otwarcie zlecenia i jest dostępna dla pojedynczego, zatwierdzonego zlecenia, wskazanego na liście. Należy spośród opcji dostępnych spod prawego klawisza myszy, wybrać opcję: Otwórz. Otwarcie zlecenia spowoduje usunięcie wszystkich dotychczasowych rezerwacji oraz zmianę statusu zlecenia.
Czynności serwisowe można oznaczać jako Zrealizowane.
Operator, który na karcie ma zaznaczony parametr Operacje na potwierdzonych: ZSR (Karta Operatora, zakładka Parametry / Handlowe), ma uprawnienia do edycji dokumentów ZSR ze stanem " Zatwierdzone" lub " W realizacji", w analogicznym zakresie, w jakim udostępniono do edycji elementy ZSR ze stanem "Do realizacji".
Dokumenty wystawiane podczas realizacji zlecenia serwisowego
Dla zleceń serwisowych generowanie poniższych dokumentów przebiega według następujących reguł i dotyczy pozycji zapisanych na zakładkach: Składniki oraz Zasoby.
Rozchód wewnętrzny (RW)
Dokument RW może zostać wygenerowany z okna: Zlecenie serwisowe (dla wszystkich pozycji na dokumencie) z zakładki: Ogólne lub zakładki: Dokumenty. Przepisywane są pozycje z zakładki: Składniki – pozycja o typie: koszt serwisu.
Zamówienie zakupu (ZZ), Zamówienie wewnętrzne (ZW), Zamówienie na kooperację (ZZ)
Dokumenty Zamówienia zakupu, Zamówienia wewnętrznego i Zamówienia zakupu na kooperację można wygenerować z dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki: Ogólne i zakładki: Dokumenty oraz z listy zleceń. Pozycje jakie pojawią się na zamówieniu będą przepisywane z zakładki Składniki.
Funkcjonalność Zamówienie zakupu na kooperację pozwalająca na złożenie zamówienia zakupu u innego kontrahenta na wykonanie usługi z czynności zlecenia serwisowego. Wygenerowanie zamówienia na kooperację jest możliwe z poziomu dokumentu zlecenia, a także listy zleceń i obejmuje wskazane czynności z danego zlecenia lub wszystkie czynności ze wskazanych ZSR. W wyniku generowania zamówienia zakupu na usługę kooperacji powstanie jedno lub kilka ZZ, w zależności od wybranych opcji w oknie Generowanie zamówień (wg istniejących reguł generowania zamówień). Po zrealizowaniu zamówienia zakupu na kooperację następuje aktualizacja kosztów wykonania usługi na zleceniu, widocznych na zakładce Kalkulacja. Wartość usługi potwierdzona na dokumencie handlowym związanym z ZZ, zostanie przypisana jako koszt danej czynności na zleceniu serwisowym. W sytuacji, gdy na zamówieniu ilość usługi zostanie zmieniona, wówczas na zlecenie serwisowe koszt zostanie naliczony proporcjonalnie, zgodnie z ilością na ZSR. Aktualizacja ww. kosztów nastąpi w momencie wartościowego zatwierdzenia dokumentu realizującego ZZ.
Faktura sprzedaży (FS, FSE), wydanie zewnętrzne (WZ, WZE), paragon (PA)
Dokumenty FS, FSE, WZ, WZE oraz PA mogą zostać wygenerowane z dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki: Ogólne oraz zakładki: Dokumenty
Przepisywane są następujące pozycje:
- Wszystkie usługi i składniki, które miały ustawiony parametr: typ kosztu: Sprzedaż
- Ilość, jaką system próbuje przepisać na te dokumenty to ilość składników zapisana na pozycji zlecenia pomniejszona o ilości, jakie znajdują się na wygenerowanych już dokumentach tego typu.
Generowanie Zlecenia serwisowego z Zamówienia sprzedaży
Z dokument Zamówienia sprzedaży istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia serwisowego na pozycje typu usługa, koszt oraz towar. Towar typu A-Vista zostanie dodany do dokumentu zlecenia jako czynność. Pozycje typu towar, produkt są przenoszone na zlecenie jako urządzenia, pod warunkiem, że na ich karcie, na zakładce Serwis zaznaczony został parametr ‘Rejestruj urządzenie przy sprzedaży’. W przeciwnym razie pozycje będą pomijane na zleceniu, o czym Użytkownik zostanie poinformowany. Jednocześnie dla tych pozycji, które na dokumencie zlecenia będą stanowić urządzenia, generowane będą w tle stosowne karty urządzenia. Na karcie urządzenia powstałej w trakcie generowania ZSR do ZS jako rodzaj urządzenia będzie wskazywana grupa wybrana na karcie towaru na zakładce {Serwis}. Dokument Zlecenia może być generowany bezpośrednio z dokumentu ZS po zaznaczeniu pozycji lub z Listy zamówień sprzedaży. Na dokument ZSR są przekazywane zaznaczone elementy z zamówienia, jeżeli generowanie zlecenia odbywa się z poziomu zamówienia sprzedaży. W przypadku generowania ZSR z poziomu listy zamówień na dokument zostaną przeniesione wszystkie (spełniające warunki) elementy z zaznaczonych dokumentów zamówień.
Dokument ZSR można wygenerować z elementu reklamacji RLS.
Z modułu CRM w ramach wizyty handlowej na elemecie: Realizacja zlecenia serwisowego możliwe jest zarejestrowanie ZSR, a także jego edycja i usunięcie. Na elemencie wizyty: Realizacja czynności serwisowych możliwe jest przypisanie zarejestrowanych czynności serwisowych oraz ich realizacja.
Nadawanie zleceniu statusu: Zamknięte
Po wygenerowaniu dokumentów handlowych ze zleceń, zlecenie to nadal będzie miało status: W realizacji. Aby zmienić status takiego zlecenia, należy:
- na liście zleceń, zaznaczyć zlecenie, które ma mieć zmieniony status,
- prawym przyciskiem myszy rozwinąć menu kontekstowe,
- z menu kontekstowego wybrać funkcję: Zamknij.
Zaznaczenie opcji powoduje, że zlecenie zmieni status na: Zamknięte. Niezrealizowane rezerwacje, wynikające ze zlecenia zostaną usunięte.
Realizacja ilości na dokumentach
W przypadku, gdy żądana ilość nie może zostać zrealizowana, na dokument zostanie przepisana ilość, jaka jest dostępna. W przypadku, gdy całkowicie brakuje zasobów potrzebnych na pokrycie żądanej ilości – pozycja nie zostanie przepisana na dokument.
