Jak założyć kartę kontrahenta
Aby założyć kartę kontrahenta, należy:
- otworzyć okno: Kontrahenci.
- W oknie: Kontrahenci, w lewym panelu (na zakładce Grupy) należy wskazać grupę, w której zostanie zarejestrowany nowy kontrahent (w przypadku rejestrowania kontrahenta na innych zakładkach, niż Grupy, po naciśnięciu przycisku: [Dodaj] zostanie wyświetlone okno: Grupy kontrahentów, w którym należy wskazać taką grupę). Jeżeli kontrahent ma zostać zarejestrowany w nowej grupie, należy taką grupę uprzednio zarejestrować. Możliwe jest to tylko na zakładce Grupy, po naciśnięciu przycisku: [Dodaj grupę].
- Po wskazaniu grupy, w której ma zostać zarejestrowany kontrahent, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj element]. Zostanie otworzone okno: Karta kontrahenta.
- Na karcie kontrahenta należy wypełnić pola, zgodnie z opisem w rozdziale: Karta kontrahenta.
Po wypełnieniu pól w oknie: Karta kontrahenta, należy zapisać kartę kontrahenta, naciskając przycisk: 
[Zapisz]. Nowy kontrahent zostanie wyświetlony na liście kontrahentów.
Przy rejestrowaniu kontrahenta, należy zwrócić uwagę na dziedziczenie cech ustalonych dla poszczególnych grup. Dziedziczenie następuje: a) z grupy do podgrupy (w momencie zakładania nowej podgrupy) b) z grupy/podgrupy do karty kontrahenta (przy rejestrowaniu karty w konkretnej grupie/podgrupie). Przenoszenie, bądź kopiowanie elementu z grupy do grupy nie powoduje zmiany jego cech, bez względu na to czy wartości cech danego elementu są zgodne z wzorcem grupy, do której został przeniesiony lub skopiowany.
Dodawanie podobnych kontrahentów
Dodawanie podobnych kontrahentów ma miejsce wtedy, gdy do listy kontrahentów będzie dodawany kontrahent z numerem NIP, jaki został już zarejestrowany w systemie. W takiej sytuacji system rozpozna ten numer NIP i wyświetli komunikat, jak poniżej.
Jeżeli Użytkownik będzie kontynuował dodawanie kontrahenta pomimo powyższego komunikatu, przy próbie zapisania karty nowego kontrahenta zostanie wyświetlone okno: Informacja. Na belce okna zostanie wyświetlona nazwa dodawanego kontrahenta. Aby możliwe było wyświetlenie okna, należy
w oknie: Konfiguracja, na zakładce Sprzedaż/Parametry 2, zaznaczyć parametr: Sprawdzaj podobnych kontrahentów przy dodawaniu.
W oknie: Informacja, znajdują się funkcje:
[Otwórz do podglądu] – otwiera do podglądu kartę kontrahenta, która ma już zarejestrowany numer NIP, jaki został zaproponowany nowemu kontrahentowi. Aby był możliwy jej podgląd, kartę należy zaznaczyć na liście.
[Kontynuuj zapis karty kontrahenta] – naciśnięcie spowoduje dodanie nowego kontrahenta do listy.
[Anuluj zapis] – naciśnięcie spowoduje powrót do karty nowo dodawanego kontrahenta.
Po naciśnięciu przycisku: 
[Kontynuuj zapis karty kontrahenta], na liście znajdą się dwaj kontrahenci z tym samym numerem NIP.
Jak wyszukiwać kontrahenta
Wyszukiwanie kontrahentów odbywa się w oknie: Kontrahenci, na zakładce Znajdź. Aby wyszukać kontrahenta, należy:
- otworzyć okno: Kontrahenci i wybrać zakładkę Znajdź.
- Na zakładce wskazać (w odpowiednich polach) dane, według których ma zostać wyszukany kontrahent. Przy wypełnianiu pól, należy uwzględnić opis znajdujący się w rozdziale: Kontrahenci, zakładka: Znajdź.
- Po wskazaniu kryterium wyszukiwania kontrahenta, należy nacisnąć przycisk: [Znajdź kontrahentów], aby uruchomić proces wyszukiwania. Poszukiwany kontrahent, lub wielu kontrahentów (jeśli zostaną dla wielu kontrahentów spełnione warunki wyszukiwania zostaną wyświetleni na liście znalezionych.
Jak wyszukać kontrahentów przypisanych do danego akwizytora
Aby wyszukać klientów przypisanych do danego akwizytora, należy:
- otworzyć okno: Kontrahenci i wybrać zakładkę: Wg akwizytora (Kontrahenci, zakładka: Według akwizytora).
- Na wybranej zakładce, należy nacisnąć przycisk: [Wybierz akwizytora]. Możliwy jest także wybór akwizytora: z listy pracowników i z listy kontrahentów, z menu rozwiniętego po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji]. Zostanie wyświetlone okno: Lista akwizytorów.
Z listy akwizytorów, należy wskazać akwizytora i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrany akwizytor zostanie wyświetlony w oknie: Kontrahenci, na zakładce Wg akwizytora.
Po wybraniu akwizytora, w oknie: Kontrahenci, na zakładce Wg akwizytora zostanie wyświetlona lista kontrahentów przypisanych do akwizytora.
Jak przenieść kontrahenta do innej grupy
Aby przenieść kontrahenta do innej grupy, należy:
- otworzyć okno: Kontrahenci i wskazać kontrahenta, który ma zostać przeniesiony do innej grupy.
- Po wskazaniu kontrahenta, należy nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Karta kontrahenta (wybranego kontrahenta).
- W oknie: Karta kontrahenta, należy wybrać zakładkę Grupy. Na zakładce wyświetlona jest lista grup, do których jest przypisany kontrahent.
- Po wybraniu zakładki Grupy, należy nacisnąć przycisk: [Dodanie kontrahenta do grupy]. Zostanie wyświetlone okno: Grupy kontrahentów.
- W oknie: Grupy kontrahentów, należy wskazać grupę, do której ma zostać przeniesiony kontrahent i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrana grupa zostanie wyświetlona na liście grup, do których jest przypisany kontrahent, na zakładce Grupy.
- Jeżeli grupa, do której kontrahent został przypisany wcześniej, ma zostać odłączona od kontrahenta, należy ją wskazać i nacisnąć przycisk: [Usunięcie kontrahenta z grupy]. W ten sposób, grupa, do której do tej pory był przypisany kontrahent, zostanie od niego odłączona.
Jak założyć kartę towaru
Aby zarejestrować nowy towar w systemie należy:
- otworzyć okno: Towary.
- W oknie: Towary, w lewym panelu (na zakładce Grupy według kodu) należy wskazać grupę, w której zostanie zarejestrowany nowy towar (w przypadku rejestrowania kontrahenta na innych zakładkach, niż Grupy według kodu, po naciśnięciu przycisku: [Dodaj] zostanie wyświetlone okno: Grupy towarów, w którym należy wskazać taką grupę). Jeżeli kontrahent ma zostać zarejestrowany w nowej grupie, należy taką grupę uprzednio zarejestrować. Możliwe jest to tylko na zakładce Grupy, po naciśnięciu przycisku: [Dodaj grupę].
- Po wskazaniu grupy, w której ma zostać zarejestrowany towar, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj element]. Zostanie otworzone okno: Karta towaru.
- Na karcie kontrahenta należy wypełnić pola, zgodnie z opisem
- Karta towaru
- Po wypełnieniu pól w oknie: Karta towaru, należy zapisać kartę towaru, naciskając przycisk: [Zapisz]. Nowy towar zostanie wyświetlony na liście towarów.
Przy rejestrowaniu towaru, należy zwrócić uwagę na dziedziczenie cech ustalonych dla poszczególnych grup. Dziedziczenie następuje: a) z grupy do podgrupy (w momencie zakładania nowej podgrupy), b) z grupy/podgrupy do karty kontrahenta (przy rejestrowaniu karty w konkretnej grupie/podgrupie). Przenoszenie, bądź kopiowanie elementu z grupy do grupy nie powoduje zmiany jego cech, bez względu na to czy wartości cech danego elementu są zgodne z wzorcem grupy, do której został przeniesiony lub skopiowany.
Jak przenieść towar do innej grupy
Aby przenieść towar do innej grupy, należy:
otworzyć okno: Towary i wskazać towar, który ma zostać przeniesiony do innej grupy.
Po wskazaniu towaru, należy nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Karta towaru (wybranego towaru).
W oknie: Karta towaru, należy wybrać zakładkę Grupy. Na zakładce wyświetlona jest lista grup, do których jest przypisany towar.
Po wybraniu zakładki Grupy, należy nacisnąć przycisk: [Dodanie towaru do grupy]. Zostanie wyświetlone okno: Grupy towarów.
W oknie: Grupy towarów, należy wskazać grupę, do której ma zostać przeniesiony towar i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrana grupa zostanie wyświetlona na liście grup, do których jest przypisany kontrahent, na zakładce Grupy.
Jeżeli grupa, do której towar został przypisany wcześniej, ma zostać odłączona od towaru, należy ją wskazać i nacisnąć przycisk: [Usunięcie towaru z grupy]. W ten sposób, grupa, do której do tej pory był przypisany towar, zostanie od niego odłączona.
Generowanie dokumentów
Jak generować dokumenty – uwagi ogólne
Generowanie dokumentów odbywa się:
poprzez wybranie z menu, rozwijanego po naciśnięciu przycisku: 
, znajdującego się obok przycisku: 
[Faktura sprzedaży] pozycji, która odpowiada danemu dokumentu handlowemu lub
wybranie, w oknie: Lista dokumentów handlowych, zakładki z listą odpowiednich dokumentów i wygenerowanie z niej dokumentu.
Dokument wewnętrzny FW, może zostać wygenerowana z zakładki Sprzedaż/FW (na tej zakładce znajduje się lista dokumentów wewnętrznych FW i korekt do tych dokumentów).
Na każdej zakładce znajduje się lista dokumentów, które mogą zostać wygenerowane z poziomu wybranej zakładki. Rozwijana jest ona przyciskiem: 
[Rozwija menu dostępnych opcji] znajdującym się w lewym dolnym rogu okna: Lista dokumentów handlowych.
Rozwinięcie listy możliwych do wygenerowania dokumentów jest możliwe także po naciśnięciu, na wybranej zakładce, prawego klawisza myszy. Zostanie wtedy rozwinięte tzw. menu kontekstowe.
W systemie Comarch ERP XL możliwe jest rejestrowanie dokumentów „ręcznie” lub generowanie ich
z innych dokumentów, np. FS (Faktury sprzedaży) z ZS (zamówienia sprzedaży).
Należy pamiętać, że w generowanych dokumentach znajdują się pola, których wypełnienie jest niezbędne oraz takie, których wypełnienie jest opcjonalne. Pola niezbędne zaznaczone są pogrubioną czcionką.
Generowanie dokumentów zostało przedstawione na przykładzie wystawienia dokumentu sprzedaży (FS) i dokumentu zakupu (FZ), a także ręcznego generowania dokumentu PW (z zaznaczonym parametrem: Złóż automatycznie nową dostawę). Zasady generowania innych dokumentów są analogiczne do niżej przedstawionych, a przy ich wypełnianiu należy uwzględnić opis poszczególnych dokumentów.
Jak wystawić dokument: Faktura sprzedaży (FS)
Aby wygenerować dokument FS należy:
otworzyć okno: Faktura sprzedaży, poprzez:
- naciśnięcie przycisku: [Faktura sprzedaży] na pasku narzędzi lub
- wybranie w oknie: Lista dokumentów handlowych, zakładki: Sprzedaż/FA i naciśnięcie przycisku: [Dodaj] lub wybranie na tej zakładce z menu kontekstowego (rozwijanego prawym przyciskiem myszy) pozycji: Faktura sprzedaży.
W nagłówku otworzonego okna: Faktura sprzedaży, zostanie wyświetlony kolejny numer dokumentu (który będzie mógł zostać zmieniony na zakładce: Nagłówek generowanego dokumentu FS).
W otwartym oknie należy wprowadzić dane wymagane (w polach zaznaczonych pogrubioną czcionką) oraz opcjonalne (w zależności od potrzeb Użytkownika). Dane należy wprowadzać zgodnie z opisem
w rozdziale: Faktura sprzedaży (FS).
Po wypełnieniu pól należy zapisać wprowadzone dane przyciskiem: 
.
Jak wystawić dokument: Faktura zakupu (FZ)
Aby wygenerować dokument FZ należy:
otworzyć okno: Faktura zakupu, poprzez:
- rozwinięcie menu, znajdującego się obok przycisku: [Faktura sprzedaży] na pasku narzędzi i wybraniu, z rozwiniętego menu, pozycji: Faktura zakupu lub
- wybranie w oknie: Lista dokumentów handlowych, zakładki: Zakup/FZ i naciśnięcie przycisku: [Dodaj] lub wybranie na tej zakładce z menu kontekstowego (rozwijanego prawym przyciskiem myszy) pozycji: Faktura zakupu.
W nagłówku otworzonego okna: Faktura zakupu, zostanie wyświetlony kolejny numer dokumentu (który będzie mógł zostać zmieniony na zakładce Nagłówek generowanego dokumentu FZ).
W otwartym oknie należy wprowadzić dane wymagane (w polach zaznaczonych pogrubioną czcionką) oraz opcjonalne (w zależności od potrzeb Użytkownika). Dane należy wprowadzać zgodnie z opisem
w rozdziale: Faktura zakupu (FZ).
Po wypełnieniu pól należy zapisać wprowadzone dane przyciskiem: 
.
Jak wygenerować ręcznie dokument: PM
Aby wygenerować ręcznie dokument PM, należy:
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: 
, znajdujący się obok ikony: 
i z rozwiniętego podmenu wybrać opcję: Przyjęcie magazynowe. Zostanie otworzone okno: Przyjęcie magazynowe – zostanie dodane.
W oknie: Przyjęcie magazynowe, na zakładce: Ogólne należy wskazać kontrahenta, od którego zostanie przyjęty towar oraz magazyn, na który zostanie przyjęty towar.
Po naciśnięciu przycisku: 
[Dodaj], zostanie otworzone okno: Element.
W oknie należy wybrać towar, jaki zostanie przyjęty do magazynu oraz określić jego ilość.
W zależności od zaznaczenia parametru: Załóż automatycznie nową dostawę, możliwe będą dwie sytuacje:
- Przy parametrze zaznaczonym – naciśnięcie przycisku: [Zapisz], spowoduje założenie nowej dostawy
- Przy parametrze odznaczonym – naciśnięcie przycisku: [Zapisz], spowoduje, że zostanie wyświetlona lista dostaw, z której będzie można wybrać zarejestrowaną dostawę lub dodać nową.
Parametr: Załóż automatycznie nową dostawę, w oknie: Dodanie elementów, będzie zawsze domyślnie zaznaczony.
Po wybraniu towaru na zakładkę Ogólne, uaktywnią się funkcje:
[Edycja atrybutów] – umożliwia dodanie atrybutów do zaznaczonej pozycji dokumentu PM.
[Podgląd karty towaru] – otwiera do podglądu kartę towaru, który stanowi pozycję dokumentu PM.
[Zmień dostawę] – umożliwia zdefiniowanie dostawy towaru, w tym:
- daty ważności,
- współczynnika finansowego,
- cechy,
- kodu EAN,
- położenia w magazynie,
- opisu dostawy.
Edycja powyższych pól jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.
Definiowanie elementów dostawy jest możliwe jedynie na dokumencie PM wystawianym ręcznie.
[Usuń] – usuwa, zaznaczoną na liście, pozycję dokumentu PM.
Po wprowadzeniu elementu dokumentu, można wypełnić pola znajdujące się na pozostałych zakładkach.
Po wypełnieniu, potrzebnych Użytkownikowi pól, w oknie: Przyjęcie magazynowe, należy zapisać dokument PM, naciskając przycisk: 
[Zapisz].
Jak wygenerować dokument za pomocą notatnika
Za pomocą notatnika możliwe jest wygenerowanie dokumentów: WZ, WZE, PZ, FZ, FS, FSE, FW, PA, PW, RW, WKA, PKA, PM, MM, WM, FAI, SAD, ZZ, ZS. Dokumenty mogą być generowane dla wskazanego kontrahenta lub kontrahentów. Możliwe jest wygenerowanie dokumentów z przypisanym elementem transakcji (określeniem rodzaju, ilości, ceny towaru, zastosowanego rabatu). Dane te mogą ulec zmianie na wygenerowanym dokumencie. Zarejestrowanie dokumentu w notatniku następuje poprzez zarejestrowanie nowego dokumentu lub wczytanie dokumentu wcześniej zarejestrowanego w systemie.
Rejestracja nowego dokumentu w notatniku
Aby zarejestrować nowy dokument w notatniku, należy:
- z menu: Dokumenty, wybrać funkcję: Notatnik;
- w otworzonym oknie: Notatnik, na zakładce: Ogólne, nacisnąć przycisk: [Nowy dokument]. W prawym, górnym panelu, stanowiącym listę dokumentów, zostanie wprowadzony nowy dokument. Domyślnie jako typ dokumentu, zostanie wyświetlony dokument: WZ (kolumna: Typ);
- Aby wskazać odpowiedni rodzaj dokumentu, należy go wybrać z listy rozwiniętej za pomocą przycisku strzałki. Przycisk uaktywni się po dwukrotnym kliknięciu w wiersz nowego dokumentu
(w kolumnie: Typ). - Dla wybranego typu dokumentu, należy wybrać magazyn, lub skład celny, określić walutę
(w przypadku FAI, SAD, FSE, WZE). Pola w kolumnach: Nazwa i Suma, wypełniane są automatycznie. - Jak napisano wyżej, wygenerowany dokument może mieć przypisany element transakcji. Przypisanie to odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Dodaj] i wprowadzeniu w otworzonym oknie: Element notesu, wartości elementu transakcji. Wprowadzone dane należy zapisać przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Element zostanie wyświetlony na liście w dolnym panelu zakładki: Ogólne.
- Aby dokument został wygenerowany dla wybranego kontrahenta/kontrahentów, należy ich wskazać na zakładce: Kontrahenci, okna: Notatnik. Wskazanie to następuje po naciśnięciu przycisku: [Dodaj] i wybraniu z otworzonej listy odpowiednich kontrahentów.
Rejestracja nowego dokumentu w notatniku poprzez wczytanie dokumentu już zarejestrowanego
Wczytanie do notatnika dokumentu już zarejestrowanego w systemie, powoduje, że na dokument ten zostaną automatycznie wprowadzone elementy dokumentu źródłowego: nazwa, ilość, cena towaru, wartość zastosowanego rabatu. Ten sposób rejestracji umożliwia skrócenie czasu wystawiania dokumentów seryjnych dla różnych dostawców. Przypisanie wielu kontrahentów do takiego dokumentu w notatniku, umożliwia wygenerowanie dla każdego z nich, osobnego dokumentu zawierającego ten sam element, po naciśnięciu jednego przycisku.
Aby wczytać do notatnika dokument, który został już wcześniej zarejestrowany należy:
- z menu: Dokumenty, wybrać funkcję: Notatnik;
- w otworzonym oknie: Notatnik, na zakładce: Ogólne, nacisnąć przycisk: [Wczytaj dokument]. Zostanie otworzona lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych. Możliwy jest wybór dokumentu źródłowego z innych list dokumentów. Po naciśnięciu przycisku strzałki [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku [Wczytaj dokument], zostanie rozwinięte menu, za pomocą, którego można otworzyć listę dokumentów: handlowych, magazynowych, importowych, SAD, zamówień.
- Po otworzeniu odpowiedniej listy, należy zaznaczyć dokument, który zostanie wczytany (którego dane zostaną pobrane na nowy dokument w notatniku) i zatwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Dokument zostanie wczytany. Informacja o dokumencie źródłowym zostanie wyświetlona w kolumnie: Nazwa, na liście dokumentów w notatniku, na zakładce: Ogólne.
Generowanie dokumentu z notatnika
Aby wygenerować dokument, zarejestrowany w notatniku, należy:
- zaznaczyć dokument, który ma zostać wygenerowany,
- sprawdzić, czy do dokumentu są przypisani kontrahenci (na zakładce: Kontrahenci) i czy przypisane zostały elementy do dokumentu (przypisanie kontrahentów i elementów nie jest konieczne do wygenerowania dokumentów notatnika);
- nacisnąć przycisk [Zapisz na dokument]. Dokument zostanie wygenerowany. Jeżeli dokument został wygenerowany dla więcej niż jednego kontrahenta, wtedy wygenerowane dokumenty należy odszukać na odpowiedniej liście dokumentów. Dokumenty te będą zapisane do bufora.
- Wygenerowanie dokumentu może nastąpić również przez wybranie typu dokumentu z menu, rozwijanego za pomocą przycisku strzałki [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku [Zapisz na dokument]. Nowy dokument będzie zawierał te elementy, jakie będą wyświetlone w Notatniku na zakładce: Ogólne, w chwili jego generowania i dla tych kontrahentów, którzy znajdą się w tym czasie na zakładce: Kontrahenci.
Jak zarejestrować nową walutę
Aby zarejestrować nową walutę w systemie, należy:
otworzyć okno: Waluty.
W otwartym oknie, należy nacisnąć przycisk: 
[Dodaj]. Zostanie otworzone okno: Waluta.
Okno: Waluta, należy wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale: Waluta.
Po wypełnieniu pól, należy zapisać nową walutę, przez naciśnięcie przycisku: 
[Zapisz].
Jak zarejestrować nowy bank
Aby zarejestrować bank w systemie Comarch ERP XL, należy:
otworzyć okno: Banki.
W otwartym oknie, należy nacisnąć przycisk: 
[Dodaj]. Zostanie otworzone okno: Bank.
Otwarte okno, należy wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale: Bank.
Po wprowadzeniu danych banku, należy je zapisać, naciskając przycisk: 
[Zapisz]. Nowy bank zostanie dodany do listy banków.
Jak przypisać atrybuty do obiektu
Przypisanie atrybutów do obiektu odbywa się dla wszystkich obiektów na identycznych zasadach. Przypisanie atrybutu do konkretnego obiektu, np. towaru, musi zostać poprzedzone przypisaniem danej klasy atrybutu do obiektu: Towary. Odbywa się to w module: Administrator (więcej w dokumentacji modułu: Administrator).
Aby przypisać atrybut do konkretnego obiektu, należy:
Otworzyć zakładkę Atrybuty w otwartym oknie obiektu.
Nacisnąć przycisk: 
[Dodaj]. Zostanie wyświetlone okno: Definicja atrybutów.
W otwartym oknie, należy zaznaczyć klasę atrybutu, który ma zostać przypisany do obiektu i zatwierdzić wybór przyciskiem: 
[Wybierz]. Wybrana klasa atrybut zostanie wyświetlona w lewym panelu okna obiektu. Lista atrybutów dostępnych do przypisania do obiektu dla danego operatora, uwzględnia ustawione ograniczenia dostępność na zakładce dostępność do atrybutów. Na liście nie pojawią się atrybuty, do których dany użytkownik nie ma dostępu.
Po wybraniu klasy atrybutu, należy określić jego wartość. W prawym panelu należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, na wysokości klasy atrybutu.
Zostanie rozwinięta lista atrybutów (jeżeli została tak wcześniej zdefiniowana), z której należy wybrać odpowiednią wartość. Możliwe jest również wpisanie wartości atrybutu z klawiatury (o ile możliwość taka jest dostępna dla danej klasy atrybutu – więcej w dokumentacji modułu: Administrator).
Po wskazaniu wartości atrybutu, zakładka: Atrybuty obiektu będzie miała widok, jak na rysunku poniżej.
