Ewidencjonowanie środków trwałych
W momencie rozpoczynania pracy z modułem: Środki trwałe systemu Comarch ERP XL bardzo często zdarza się, że Użytkownik posiada środki trwałe ewidencjonowane wcześniej w innym systemie. W momencie wprowadzania takich środków do systemu bardzo ważne jest wprowadzenie ich w taki sposób, aby dane generowane później w programie były prawidłowe.
Wprowadzanie kart inwentarzowych
Pierwszym krokiem w trakcie rozpoczęcia pracy z modułem: Środki trwałe, jest wprowadzenie kart inwentarzowych dla środków trwałych. Dla każdego środka trwałego należy wprowadzić kartę inwentarzową i zapisać na niej prawidłowe dane dla danego środka: symbol klasyfikacji rodzajowej, akronim, stawki i współczynniki dla amortyzacji bilansowej i podatkowej, metody dla amortyzacji podatkowej i bilansowej (w przypadku jednotorowości tylko dane dla amortyzacji bilansowej). Na karcie należy również określić miesiąc rozpoczęcia naliczania amortyzacji bilansowej i podatkowej.
Na wprowadzanej karcie środka trwałego należy wprowadzić datę faktycznego przyjęcie środka do użytkowania (np. 01.01.2009)
Wprowadzenie dokumentów
Po założeniu dla środków trwałych kart inwentarzowych należy wprowadzić dla nich odpowiednie dokumenty z zachowaniem historyczności.
Przyjęcie środka trwałego do użytkowania – dokument OT
Po zarejestrowaniu kart inwentarzowych środków trwałych należy każdy ze środków przyjąć do użytkowania za pomocą dokumentu OT. Bardzo ważne jest to, aby na dokumencie OT podać datę faktycznego przyjęcia do użytkowania środka trwałego, czyli datę, od której środek był użytkowany w poprzednim systemie (np. 01.01.2009).
Na dokumencie OT wprowadzamy pozycje. Na pozycji w polach: Podstawa bilansowa i Podstawa podatkowa, podajemy faktyczną wartość początkową środka trwałego.
Zmiany wartości środka trwałego – dokument MW
W celu zachowania historyczności oraz prawidłowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych użytkowanych wcześniej w innych systemach, należy w momencie ich ewidencji w systemie Comarch ERP XL wprowadzić dla nich wszelkie wcześniej dokonane modyfikacje wartości. Modyfikacje te wprowadzamy z faktyczną datą ich wykonania (np. 01.03.2010) za pomocą dokumentu MW.
Na dokumencie MW wprowadzamy pozycje. Na pozycji w polach: Podstawa bilansowa i Podstawa podatkowa, podajemy faktyczną wartość, o którą ma zostać zwiększona/zmniejszona wartość początkowa środka trwałego. W tym miejscu określamy również, czy dokument MW będzie obowiązywał od miesiąca jego wystawienia, czy od kolejnego miesiąca.
Dotychczasowa amortyzacja środka trwałego – dokument AM
Dla środków trwałych częściowo zamortyzowanych w innych systemach należy, oprócz podstawy amortyzacji bilansowej i podatkowej, wprowadzić również wartości dotychczasowych odpisów bilansowych i podatkowych. W tym celu należy wystawić odpowiednie dokumenty AM. Dokument taki należy wystawić w grudniu roku poprzedzającego rok rozpoczęcia pracy z systemem Comarch ERP XL (np. rozpoczęcie pracy 01.01.2012 – dokument AM 31.12.2011). Dokument taki należy wystawić z pozycji Tabeli amortyzacji, zakładka: Generacja. Ważne jest, aby w momencie generowania dokumentu AM, w oknie: Parametry generacji, zaznaczyć opcję: Uwzględniaj zaległe odpisy od daty rozpoczęcia amortyzacji.
W wyniku generacji zostanie utworzony dokument AM o wartości odpisów wyliczonych automatycznie według wprowadzonych wcześniej stawek i wartości na dzień 31.12.2011.
Jeżeli odpisy automatycznie wygenerowane w systemie nie są wartościowo zgodne z odpisami wcześniej poniesionymi, wówczas dokument AM można wystawić z pozycji listy dokumentów. Dokument ten również powinien być wystawiony z datą 31.12.2011.
Na pozycji dokumentu AM należy wybrać opcję generacji: od daty rozpoczęcia amortyzacji. Na pozycji dokumentu AM można dodatkowo modyfikować wartość odpisów.
Wprowadzone w ten sposób środki trwałe można prawidłowo amortyzować od stycznia 2012 roku. Wszystkie dokumenty wystawione w systemie od tej powinny być księgowane. Dokumenty wystawione z datami wcześniejszymi (wprowadzone historycznie dla celów prawidłowego naliczania amortyzacji) nie są księgowane.
