Prezentacja możliwości definiowania pozycji księgowania okresowego
Wstęp
W module: Księgowość systemu Comarch ERP XL Użytkownik ma możliwość definiowania księgowań okresowych. Funkcjonalność pozwala na automatyzację procesu rozliczania kosztów działalności w czasie. Rozwiązanie takie jest pożądane, gdy w jednostce wystąpią koszty dotyczące innego okresu sprawozdawczego lub kilku okresów sprawozdawczych. Raz zaewidencjonowane w systemie, dzięki użyciu funkcjonalności Księgowanie okresowe, mogą zostać comiesięcznie automatycznie rozksięgowane, co pozwala na znaczną poprawę ergonomii pracy w komórkach księgowych.
Poniższe opracowanie ma charakter komplementarny w relacji z dokumentacją oraz biuletynami technicznymi. Zostaną w nim omówione poszczególne elementy Pozycji księgowania okresowego pod kątem możliwości stosowania w nich właściwych wyrażeń.
Księgowanie wg harmonogramu nagłówka
Pole: Oblicz dla
W polu: Oblicz dla, istnieje możliwość wprowadzenia maski konta o maksymalnej długości 30 znaków, w oparciu o którą będzie generowane księgowanie. Maska konta może zawierać dwa rodzaje znaków:
„*” – zastępuje dowolną ilość znaków,
„?” – zastępuje jeden znak.
Maska konta pozwala na dokonanie przeksięgowań z wielu kont na jedno lub na wiele kont (na koncie docelowym podaje się wtedy wyrażenie obliczające konto zawierające zmienną: Konto, odwołującą się do bieżącego konta zgodnego z maską wprowadzoną w polu: Oblicz dla).
W polu: Oblicz dla, można też stosować filtry SQL. Przykładowa wartość tego pola z włączonym parametrem: Filtr SQL, ma postać: kks_konto like ‘532%’ and kks_poziom=1
Pole: Oblicz dla, określa źródło danych branych pod uwagę w księgowaniu okresowym. W zaprezentowanym przykładzie bazą do księgowania okresowego są zapisy na kontach analitycznych konta syntetycznego o numerze zaczynającym się od cyfr: 532.
Po zaznaczeniu na pozycji Księgowania okresowego pola Filtr SQL system automatycznie zaproponuje składnię: KKS_Konto LIKE, którą Użytkownik ma możliwość uzupełnić według potrzeb. W polu: Oblicz dla, bez włączonego parametru Filtr SQL, Użytkownik ma możliwość podać konkretny numer konta księgowego z możliwością używania symboli:
„*” – zastępuje dowolną ilość znaków,
„?” – zastępuje jeden znak.
Dzięki wskazaniu na pozycji księgowania okresowego źródła Użytkownik ma możliwość stosowania odwołania do zakresu kont z pola Oblicz dla: używając polecenia KONTO, na pozostałych elementach księgowania okresowego:
W Wyrażeniu Kwoty księgowania okresowego, wybierając opcję: Funkcje bieżącego konta
W polu: Konta księgowe, wpisując „z ręki” słowo: Konto.
Pole: Kwota
W polu: Kwota pozycji księgowania okresowego, Użytkownik definiuje kwotę, która będzie brana pod uwagę przy księgowaniu na konta księgowe.
Użytkownik decyduje o tym, czy do księgowania okresowego mają być brane kwoty z zapisów będących w buforze, czy tylko zapisy na koncie księgowym, które znajdują się w Księdze Głównej.
- Jeżeli Bufor: TAK – zapisy z Bufora księgowego i Księgi Głównej,
- Jeżeli Bufor: NIE – zapisy z Księgi Głównej.
W oknie: Kwota, Użytkownik może zdefiniować wartość kwoty za pomocą Wyrażenia lub Zmiennej. Nie ma możliwości stosowania kombinacji Wyrażenia i Zmiennej w celu wyliczenia kwoty do zaksięgowania.
W polu: Wyrażenie Kwoty pozycji księgowania okresowego istnieje możliwość stosowania funkcji CHOOSE, w celu warunkowego określenia Kwoty do zaksięgowania.
Kwota, która w wyniku zastosowania powyższego przykładu zostanie pobrana do zaksięgowania jest uzależniona od połowy wartości Salda debetowego konta 640, która jest porównywana z wartością 130. Jeżeli warunek: SDT(640)/2)>=130 jest spełniony, to system pobierze do zaksięgowania lub rozksięgowania wartość Salda debetowego konta 640. W przeciwnym wypadku pole Kwota pozycji księgowania okresowego uzyska wartość 130.
Pole: Konta księgowe
Funkcjonalność pola Konta księgowe na pozycji Księgowania okresowego zachowuje się i powinna być stosowana, jak na pozycjach schematów księgowych.
Pola: Opis i Opis dekretu
W polu: Opis, Użytkownik ma możliwość wpisania czterdziestoznakowego opisu księgowania okresowego. Przycisk o nazwie Opis dekretu pozwala na zdefiniowanie opisu na podstawie makr, który zostanie przeniesiony do pola Opis w nagłówku zapisu księgowego. Poniżej zestawienie udostępnionych makr:
| Nazwa opcji | Wyrażenie | Informacja przekazywana do nagłówka zapisu księgowego, do pola opis |
|---|---|---|
| Nazwa | @NAZWA | Nazwa księgowania okresowego (pole Nazwa w nagłówku KO) |
| Numer dokumentu | @NUM | Numer dokumentu (pole Numer dokumentu w nagłówku KO) |
| Opis dokumentu | @OPISD | Opis księgowania okresowego (pole Opis w nagłówku KO) |
| Zapytanie SQL |
W przypadku kiedy dekret księgowy generowany w wyniku jednopozycyjnego księgowania okresowego (relacja: 1 do wiele) jest wielopozycyjny, każda pozycja generowanego dekretu, jak i sam zapis księgowy, będzie miała wartość pola: Opis dekretu.
Księgowanie wg harmonogramu pozycji
Aby możliwe było generowanie księgowań okresowych wg harmonogramu określonego na pozycjach, konieczne jest zaznaczenie parametru „Wg harmonogramu pozycji” na zakładce: Ogólne księgowania okresowego.
Pole: Oblicz dla
Działanie analogiczne do opisanego w rozdziale: Pole: Oblicz dla.
Pole:Kwota
Określenie kwoty, która będzie podlegała automatycznemu podziałowi wg harmonogramu, jest możliwe na trzy sposoby:
- Wyrażenie/Zmienna
Działanie analogiczne do opisanego w rozdziale: Pole: Kwota. - Kwota do zaksięgowania
Po zaznaczeniu opcji: „Kwota do zaksięgowania”, będzie możliwe ręczne wprowadzenie określonej wartości, która ma być rozksięgowana wg harmonogramu. - Dekret
Należy wskazać dekret, którego wartość będzie rozksięgowana.
Po wyborze jednej z opcji: „Kwota do zaksięgowania” lub „Dekret”, prezentowane są dodatkowe informacje na pozycji księgowania okresowego tj.: „Kwota do zaksięgowania”; „Kwota zaksięgowana” i „Pozostaje do zaksięgowania”.
Pole:Częstotliwość
W celu ustalenia kolejnych dat księgowania należy uzupełnić parametry: „Okres ważności: Od Do”, „Generuj co” oraz datę „Następnej generacji”.
W polu Częstotliwość dostępny jest parametr Proporcjonalnie do liczby. Parametr udostępnia trzy opcje:
- okresów generacji,
- dni w okresie generacji,
- dni w pierwszym i ostatnim okresie generacji.
Wybranie opcji proporcjonalnie do liczby okresów generacji jest równoznaczne z dotychczasowym mechanizmem generacji rat w harmonogramie.
W metodzie proporcjonalnie do liczby dni w okresie generacji, raty wyliczane są proporcjonalnie do liczby dni przypadających na dany okres generacji do całkowitej liczby dni przypadających na wszystkie okresy.
Generacja harmonogramu wg metody: Proporcjonalnie do liczby dni w okresie generacji.
• Kwota do zaksięgowania: 1260,00
• Częstotliwość, co: 1 miesiąc
• Następna generacja: 31.08.2016 r.
• Okres ważności: od 26.08.2016 r. do 30.04.2017 r.
Raty:
• Łączna ilość dni w okresie generacji: 248
• I rata: (6 dni /248 dni) x 1260,00 = 30,48
• II rata: (30 dni/248 dni) x 1260,00 = 152,42
Itd.
W metodzie proporcjonalnie do liczby dni w pierwszy i ostatnim okresie generacji, jeżeli okres wyznaczony przez datę rozpoczynającą bieg ważności oraz datę rozpoczęcia generacji, nie będzie obejmował pełnego miesiąca, dla pierwszego i ostatniego miesiąca wysokość rat zostanie wyliczona proporcjonalnie. Dla pozostałych okresów raty będą generowane w równej wysokości.
Harmonogram
Po ustaleniu częstotliwości generowania księgowania oraz po wskazaniu kwoty do zaksięgowania przez wybór jednej z opcji: „Kwota do zaksięgowania” lub „Dekret”, można wygenerować harmonogram używając przycisku: [Generuj harmonogram] 
. Na zakładce: Harmonogram zostanie utworzony plan kolejnych księgowań.
Jeżeli na pozycji księgowania okresowego w sekcji: Częstotliwość parametry zostaną ustawione jak poniżej:
Okres ważności: od 01.01.2017 do 30.06.2017
Generuj co: 1 miesięcy
Następna generacja: 31.01.2017
to daty kolejnych księgowań będą następujące:
Kwoty do zaksięgowania w poszczególnych miesiącach są wyliczane jako iloraz „Kwoty do zaksięgowania” (lub „Kwoty dekretu”) przez ilość okresów (księgowań). Wykonując takie dzielenie może się zdarzyć, że wartości kolejnych kwot zostaną zaokrąglone. Wówczas wartość ostatniej raty zostanie zmodyfikowana w taki sposób, aby dopełnić wartość kwoty, która podlegała rozksięgowaniu. Pozostałe raty będą w jednakowej wysokości.
Kwoty do zaksięgowania w poszczególnych miesiącach są wyliczane jako iloraz „Kwoty do zaksięgowania” (lub „Kwoty dekretu”) przez ilość okresów (księgowań). Wykonując takie dzielenie może się zdarzyć, że wartości kolejnych kwot zostaną zaokrąglone. Wówczas wartość ostatniej raty zostanie zmodyfikowana w taki sposób, aby dopełnić wartość kwoty, która podlegała rozksięgowaniu. Pozostałe raty będą w jednakowej wysokości.
Jeżeli rozksięgowaniu podlega kwota 100 zł w ciągu trzech miesięcy, to kwota do zaksięgowania zostanie podzielona następująco:
1 miesiąc: 33.33 zł
2 miesiąc: 33.33 zł
3 miesiąc: 33.34 zł
Ostatnia rata została zwiększona o 1 gr, aby suma wszystkich księgowań dała wartość 100 zł.
Po zaksięgowaniu raty, na zakładce: Harmonogram jest prezentowana informacja o numerze i kwocie powstałego dekretu:
Kwota do zaksięgowania jest możliwa do modyfikacji także wtedy, gdy wygenerowanych zostało już kilka z zaplanowanych księgowań. Jeżeli to nastąpi, to konieczne jest ponowne przeliczenie harmonogramu. Taka modyfikacja harmonogramu nie powoduje zmian w istniejących dekretach. Będzie miała wpływ tylko na pozostałe księgowania.
Kwota do rozksięgowania wynosi 100zł i została podzielona na 3 raty. Jedno z księgowań zostało już wykonane.
Po zmodyfikowaniu kwoty do zaksięgowaniu na 90 zł i przeliczeniu harmonogramu, pozostałe dwie raty w planie zostaną przeliczone ponownie, uwzględniając już zaksięgowaną kwotę.
Pole:Konta księgowe
Działanie analogiczne do opisanego w rozdziale: Pole: Konta księgowe.
Pola:Opis i Opis dekretu
Działanie analogiczne do opisanego w rozdziale: Pola: Opis i Opis dekretu.
Atrybuty na księgowaniu okresowym
Jest możliwe dodawanie atrybutów na nagłówku księgowania okresowego oraz jego pozycjach, a także ich automatyczne kopiowanie na generowane dekrety księgowe. Możliwe jest również zdefiniowanie kopiowania atrybutów z nagłówka księgowania okresowego na jego pozycje.
Kopiowanie atrybutów z nagłówka księgowania okresowego na nagłówek dekretu
Kopiowanie atrybutów z nagłówka księgowania okresowego na nagłówek dekretu będzie możliwe, jeżeli:
- na definicji księgowania okresowego na zakładce: Ogólne zostanie zaznaczony parametr: „Kopiowanie atrybutów na dekrety”
- zostanie zdefiniowana klasa atrybutu
- zdefiniowana klasa atrybutu zostanie przypisana do nagłówka księgowania okresowego i nagłówka zapisu księgowego
- zostanie włączona opcja „Kopiowanie atrybutów z nagłówka księgowania okresowego na nagłówek zapisu księgowego” dla danej klasy atrybutu, dla akcji: Dodanie
Kopiowanie atrybutów z pozycji księgowania okresowego na pozycje dekretów
W celu konfiguracji kopiowania atrybutów z pozycji księgowania okresowego na pozycję dekretów należy:
- Zaznaczyć parametr: Kopiowanie atrybutów na dekrety na pozycji księgowania okresowego
- Zdefiniować klasę atrybutu i przypisać ją do pozycji dekretu i pozycji księgowania okresowego
- Włączyć opcję: „Kopiowanie atrybutów z pozycji księgowania okresowego na pozycje zapisów księgowych” na akcję: Dodanie
Przykłady zastosowań księgowań okresowych
Księgowanie na Wynik Finansowy podczas zamykania okresu obrachunkowego
Funkcjonalność Księgowań Okresowych może zostać wykorzystana do zamykania ksiąg rachunkowych na koniec okresu obrachunkowego. Przykładem takiego wykorzystania mogą być księgowania związane z wynikiem finansowym.
Zakładając, że plan kont zawiera koszty ewidencjonowane w zespole 4, można zdefiniować takie księgowanie okresowe, które dokona przeniesienia kosztów z kont analitycznych zespołu 4 oraz przeniesienia kosztów i przychodów z kont zespołu 7, na konto wyniku finansowego.
W tym celu pole: Oblicz dla, definiujemy albo poprzez wprowadzenie maski konta 4??-*, albo poprzez zaznaczenie parametru: Filtr SQL. Efekt będzie taki sam, tzn. pod uwagę zostaną wzięte wszystkie konta analityczne zespołu 4.
W polu: Kwota definiujemy wartości podlegające wyksięgowaniu, czyli obroty lub salda debet kont wskazanych w filtrze , czyli ODT(KONTO) lub SDT(KONTO).
W polu: Konto DT, wskazujemy konkretne konto wyniku finansowego , np. 860-01.
W polu: Konto CT, wprowadzamy odwołanie do zakresu kont wskazanych w polu: Oblicz dla, wpisując wyrażenie KONTO.
Tak zdefiniowaną pozycją księgowania okresowego można przeksięgować salda wszystkich kont kosztowych z zakres zespołu 4.
Pozycja dotycząca księgowania przychodów i kosztów z kont zespołu 7 będzie zdefiniowana analogicznie.
Opisany wyżej przykład obrazują poniższe rysunki.
Efektem wykorzystania takiego schematu księgowego będzie wygenerowany zapis księgowy, zawierający dekrety na wszystkie konta objęte filtrem w zdefiniowanych pozycjach.
W zaprezentowanym przykładzie nie ma księgowań dotyczących pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych i finansowych, ale takie pozycje również mogą zostać zdefiniowane w tym samym księgowaniu okresowym.
Wyksięgowanie kosztów rozliczeń międzyokresowych w koszty okresu
Innym przykładem wykorzystania księgowań okresowych mogą być księgowania związane z księgowaniem kosztów rozliczanych w czasie, czyli biernymi lub czynnymi księgowaniami międzyokresowymi kosztów.
Zautomatyzowanie procesu księgowania rozliczeń międzyokresowych jest łatwiejsze do przeprowadzenia wówczas, kiedy każdy tytuł podlegający rozliczeniu w czasie będzie ewidencjonowany na odrębnym koncie analitycznym. Wówczas łatwo jest podzielić wartość na liczbę miesięcy, na które koszt jest rozliczony, oraz łatwo jest kontrolować, czy wartość została całkowicie rozliczona.
W tym celu w polu: Oblicz dla, należy podać konkretne konto syntetyczne dotyczące rozliczeń międzyokresowych kosztów: np. 640-???
W polu: Kwota, należy użyć wyrażenia: Konto, oznaczającego zakres kont z pola: Oblicz dla. Ważnie jest, aby definicja zawierała wyrażenie sprawdzające, czy suma rozksięgowanych kosztów czy przychodów nie przekroczyła wartości podlegającej rozliczeniu. Chodzi o to, by nie została wyksięgowana większa wartość niż wynika to z kosztów.
W tym celu można zastosować wyrażenie:
choose (ODT(Konto)-OCT(Konto)<1,ODT(Konto)-OCT(Konto), ODT(Konto)/12).
W pozycji: Konto DT, wskazujemy konto kosztów okresu, na które mają zostać zaksięgowane koszty rozliczane w czasie. Nie można tutaj podać konta bezpośredniego z planu kont, lecz zastosować schemat powiązań pomiędzy numerami analityk konta 640, a numerami analityk kont kosztów okresu. Schemat ten będzie polegał na zgodności numerów kont analityczny obu kont kosztowych. Mogłoby to wyglądać jak na Rysunek 26.
Numery kont analitycznych dla konta 640 są identyczne jak numery konta kosztów, na które następuje przeksięgowanie.
W pozycji: Konto CT należy wpisać wyrażenie: Konto, które pobierze konto zgodnie z filtrem wskazanym w polu: Oblicz dla.
Opisany wyżej przykład zobrazowany jest na poniższych rysunkach.
W pozycji: Konto DT zastosowano wyrażenie, które wycina fragmenty numerów kont podanych w filtrze, w polu: Oblicz dla. W tym konkretnym przypadku wybierany jest numer konta jako dziewięć znaków począwszy od piątego znaku konta. W efekcie uzyskujemy zapis księgowy zawierający następujące dekrety.
Szablony dekretów księgowych
Księgowania okresowe mogą zostać wykorzystane do skonstruowania pewnych szablonów dekretów księgowych, które są powtarzalne w okresach rozliczeniowych w zakresie kont biorących udział w księgowaniu. Zmienia się tylko wartość takich zapisów księgowych, a trudno jest zdefiniować wartość, która będzie podlegać rozliczeniu.
Taki szablon wymaga określenia tak naprawdę tylko kont księgowych po stronie DT i CT. W pozycji: Kwota takiego szablonu należy wpisać wartość 1, ponieważ nie jest możliwe wprowadzenie dekretu księgowego z wartością 0. Po wygenerowaniu takiego księgowania, kwoty zostaną uzupełnione na właściwe. Przykładem takiego dekretu może być np. rozliczenie podatku VAT naliczonego i należnego.
Pole: Oblicz dla, należy pozostawić puste.
W polu: Kwota, należy wpisać wartość 1.
W pola: Konto DT oraz Konto CT, należy wprowadzić konkretne numery kont z planu kont.
W polu: Opis, należy podać treść opisującą pozycje księgowania.
