Idea prowadzenia rozrachunków w systemie Comarch ERP XL
W programie Comarch ERP XL zostało wprowadzone uszczelnienie rozliczeń i rozrachunków. Generalna zmiana dotyczyła tzw. uszczelnienia rozliczeń i rozrachunków. Polegała ona na tym, iż podczas dokonywania rozrachunku istotne znaczenie ma fakt, czy dekret księgowy jest powiązany z dokumentem źródłowym. Analizując to stwierdzenia na przykładzie, można oprzeć się na dokumentach handlowych. Załóżmy, iż w programie są zaewidencjonowane i zaksięgowane dwa dokumenty handlowe dotyczące tego samego kontrahenta: faktura sprzedaży na kwotę 2000 PLN oraz faktura zakupu na kwotę 1500 PLN. Płatności tych dokumentów podlegają kompensacie w wysokości 1500 PLN – czyli niższej z wartości tych dwóch dokumentów. W związku z tym, iż dokumenty te są zaksięgowane schematem zbudowanym w oparciu o kwotę płatność, dokonaniu kompensaty automatycznie będzie towarzyszyło powstanie rozrachunku. W takiej sytuacji na płatnościach faktury sprzedaży pozostaje do rozliczenia kwota 500 PLN, która jest równa kwocie, jaka pozostaje do rozrachowania na dekrecie wynikowym tej faktury. W programie wystawiony jest również zapis księgowy wprowadzony bezpośrednio do dziennika księgowego, będący dokumentem, który nie ma powiązania z żadnym innym dokumentem posiadającym płatności, czyli jest dokumentem bez tzw. źródła. We wcześniejszych wersjach możliwe było dokonanie rozrachunku między takim zapisem księgowym, a częściowo już rozrachowanym dekretem wynikowym z faktury sprzedaży. Jednak w efekcie tego następowała rozbieżność między wartością, która pozostawała do rozliczenia na dokumencie (500 PLN), a wartością, jaka pozostawała do rozrachunku na dekrecie (0 PLN). Taka sytuacja powodowała różnego rodzaju nieścisłości, dlatego zdecydowano się ją uniemożliwić. w obecnej wersji systemu dokonanie rozrachunku takich dekretów, tzn. zapisu księgowego wprowadzanego bezpośrednio do dziennika z częściowo już rozrachowanym dekretem wynikowym faktury, jest niemożliwe, a przy jego próbie pojawia się stosowny komunikat, przedstawiony na rysunku:
W analogiczny sposób system zachowa się w sytuacji, gdy dekret pochodzący z zaksięgowania faktury sprzedaży zostanie najpierw rozrachowany z zapisem księgowym wprowadzonym bezpośrednio do dziennika księgowań, a w kolejnym kroku będzie następowała próba rozliczenia płatności faktury sprzedaży z płatnością pochodzącą z zaksięgowanej faktury zakupu. W takim przypadku pojawi się komunikat podany na rysunku:
Identyczny komunikat pojawiłby się również w sytuacji, gdy próba skojarzenia tych dokumentów następowałaby z poziomu dekretów tych dokumentów.
Aby przedstawione powyżej rozliczenia i rozrachunki były możliwe do wykonania, należy przeksięgowania dokonane za pomocą zapisu księgowego zamienić na księgowania dokonywane za pomocą not memoriałowych, lub też do zapisu księgowego wygenerować uproszczoną notę memoriałową.
Wprowadzone zmiany w kierunku uszczelnienia rozliczeń i rozrachunków sprawiły, że poprawne dokonanie rozrachunku w niektórych sytuacjach wymagało wykonania dodatkowych czynności, co było widoczne, m.in. w czasie przeprowadzania wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych. Aby zoptymalizować wykonywanie tych czynności zdecydowano się na wprowadzenie nowej opcji dokonywania rozrachunków, a mianowicie opcji: Dodaj rozrachunek bez rozliczenia. Pozwala ona na wykonanie rozrachunku głównie w sytuacjach, gdzie konieczny jest tylko rozrachunek na dekretach, bez dokonywania rozliczenia na płatnościach.
Warto dodatkowo zauważyć, iż wprowadzenie funkcjonalności: Rozrachuj bez rozliczenia nie oznacza rozszczelnienia rozrachunków. Wszystkie zmiany zostały wprowadzone zgodnie z ideą dokonywania rozliczeń i rozrachunków i nie odznaczają odstępstwa od tych zasad.
Idea użycia opcji: Rozrachuj bez rozliczenia
Wprowadzona funkcjonalność: Rozrachuj bez rozliczenia, jak sama nazwa wskazuje, pozwala na dokonanie tylko rozrachunku dekretów pochodzących z zaksięgowania np. dokumentów handlowych, bez równoczesnego dokonywania rozliczenia płatności tych dokumentów. Dostępna jest ona z poziomu listy rozrachunków. Można ją zobrazować na następującym przykładzie. Na koncie 201 zostały zaksięgowane dwa dokumenty: faktura sprzedaży i faktura zakupu. Dekrety wynikowe tych dokumentów rozrachowano za pomocą opcji: Rozrachuj bez rozliczenia, co obrazuje rysunek ponizej:
W efekcie na tych dekretach powstał rozrachunek, któremu jednak nie towarzyszyło powstanie rozliczenia na płatnościach dokumentów, co jest poprawną sytuacją.
Wybranie opcji: Rozrachuj bez rozliczenia powoduje, że rozrachunek zostaje utworzony na niższą z kwot dekretów. Jeśli konieczne jest utworzenie częściowego rozrachunku bez rozliczenia należy skorzystać w opcji: Dodaj częściowy rozrachunek bez rozliczenia, co zostało przedstawione na rysunku:
Jeśli dekrety zostały częściowo rozrachowane bez rozliczenia, to na pozostałą część również muszą być rozrachowane za pomocą opcji: Dodaj rozrachunek bez rozliczenia. w takiej sytuacji rozrachunek na dekretach wykona się na pozostałą kwotę. Jeśli dekrety są już częściowo rozrachowane za pomocą opcji: Rozrachuj bez rozliczenia i w przypadku rozrachowywania ich na pozostałą kwotę zostanie wybrana opcja: Dodaj rozrachunek, to w momencie ich rozrachowywania pojawi się komunikat widoczny poniżej:
Przykładowe scenariusze wykorzystania funkcjonalności: Rozrachuj bez rozliczenia
Funkcjonalność: Dodaj rozrachunek bez rozliczenia może być wykorzystana w różnorodnych sytuacjach. Poniżej kilka scenariuszy jej wykorzystania.
Wycena rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych
Wykorzystanie opcji: Dodaj rozrachunek bez rozliczenia w aspekcie wyceny rozchodu środków pieniężnych zostało opisane w osobnym biuletynie technicznym poświęconym wycenie pt. Wycena rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych.
Obsługa kart płatniczych
Ewidencja rozrachunków z tytułu obsługi kart płatniczych została przedstawiona w osobnym biuletynie technicznym pt. Obsługa kart płatniczych w systemie Comarch ERP XL. Rozrachunki dokonywane na koncie służącym do ewidencji transakcji dokonywanych za pomocą karty, mogą być dokonywane za pomocą opcji: Rozrachuj bez rozliczenia.
Uzgodnienie konta 303 – Rozliczenie zakupu
Wcześniej konto rozliczenie zakupu, aby można było dokonywać na nim poprawnie rozrachunków, musiało mieć status konta rozrachunkowego specjalnego. Teraz zrezygnowano z kont rozrachunkowych specjalnych, zostawiając tylko konta rozrachunkowe. Wobec tego, zakładając, że na koncie 303 mają być przeprowadzane rozrachunki, powinno ono mieć status konta rozrachunkowego. W takiej sytuacji podczas przeprowadzania rozrachunków na koncie 303 należy używać opcji: Rozrachuj bez rozliczenia. Opis wykorzystania opcji: Rozrachuj bez rozliczenia na koncie 303 – Rozliczenie zakupu można przedstawić na podstawie rozliczania zakupów importowych. Przedstawiony poniżej przykład będzie przeprowadzony przy założeniu, że towar na magazyn został przyjęty w tym samym dniu, w którym dotarła do firmy faktura, w związku z czym kursy walut na wszystkich dokumentach są jednakowe.
Faktura importowa zostaje zaksięgowana na konto 303 Rozliczenie Zakupu po stronie DT. Następnie z tej faktury zostaje wygenerowany dokument SAD, z którego na konto: Rozliczenie zakupu po stronie DT zaksięgowane są Cło, Akcyza, wartość transportu krajowego oraz wartość transportu zagranicznego. Następnie z dokumentu SAD zostaje wygenerowany dokument PZI, z którego na konto 303 po stronie CT jest zaksięgowana wartość netto dokumentu. W efekcie tych księgowań dekrety na koncie rozrachunkowym 303 – Rozliczenia zakupu wyglądają tak jak na rysunku poniżej:
Po zaznaczeniu wszystkich dekretów przedstawionych na rysunku powyżej i wybraniu opcji: Rozrachuj bez rozliczenia, następuje ich rozrachowanie z pominięciem rozliczenia, co jest widoczne na rysunku poniżej. W związku z tym, iż suma kwot po stronie DT konta Rozliczenia zakupu była równa kwocie po stronie CT tego konta, nastąpiło całkowite rozrachowanie tego konta.
Wykonanie kompensaty dokumentów tylko na ich dekretach
Czasami zachodzi potrzeba wykonania rozrachunku tylko na dekretach dokumentów. W takiej sytuacji Użytkownik świadomie decyduje, że płatności danych dokumentów nie będą podlegać rozliczeniu, rozrachowywane będą tylko dekrety. Wybierając taki sposób przeprowadzenia rozrachunków i rozliczeń należy pamiętać, iż na płatnościach rozliczanych dokumentów, przed zaksięgowaniem tych dokumentów, należy zaznaczyć parametr ‘Nie rozliczaj’. Kompensata natomiast w takim wypadku nie jest przeprowadzana przez dokument kompensaty ani generowany automatycznie dekret kompensacyjny, ale przez wprowadzony bezpośrednio do dzienników księgowań dekret księgowy pełniący rolę dekretu kompensacyjnego. Opisaną sytuację można zrealizować opierając się na następującym przykładzie.
W programie zostaje wystawiona na kontrahenta AAA faktura importowa z kwotą płatności równą 1000 EUR po kursie 100 EUR=381,95PLN. Na płatnościach tej faktury zaznaczony jest parametr: Nie rozliczaj. Faktura zostaje zaksięgowana schematem zbudowanym w oparciu o płatność na konto 205 powiązane z kontem 905.
Na tego samego kontrahenta AAA jest również wystawiona faktura eksportowa z kwotą płatności równą 1000 EUR po kursie 100EUR=382,08PLN, która również na płatności ma znaczony parametr: Nie rozliczaj i również została zaksięgowana schematem zbudowanym w oparciu o płatność na konto 206 powiązane z kontem 906.
Następnie bezpośrednio w dziennikach księgowań zostaje wprowadzony jednopozycyjny zapis księgowy po kursie innym niż kursy na wymienionych powyżej dokumentach, będący kompensatą na wymienione powyżej konta księgowe. Taki przykładowy zapis księgowy przedstawiony jest na rysunku:
Kolejnym krokiem jest dokonanie rozrachunków na kontach rozrachunkowych tego kontrahenta. Dokonanie takich rozrachunków powinno być przeprowadzone za pomocą opcji: Rozrachuj bez rozliczenia. W wyniku takiej czynności zostaje dokonany rozrachunek tylko na dekretach, bez dokonania rozliczenia na płatnościach dokumentów (gdzie został zaznaczony parametr: Nie rozliczaj). W wyniku rozrachunku powstaje dekret różnicy kursowej, co zostało pokazane na rysunku poniżej, na przykładzie konta 206.
W identyczny sposób rozrachunki powinny być dokonane na drugim z kont rozrachunkowych, gdzie również powinna powstać różnica kursowa.
W efekcie przeprowadzenia opisanych powyżej czynności, dekrety dokumentów handlowych zostały ze sobą rozrachowane przy pomocy trzeciego dokumentu, będącego ręcznie wystawionym dekretem kompensacyjnym. Opisana powyżej sytuacja jest przykładem dokonywania rozrachunku tylko na dekretach księgowych przy użyciu opcji: Rozrachuj bez rozliczenia, któremu to rozrachunkowi nie towarzyszy powstanie rozliczenia na płatnościach tych dokumentów.
Inne zastosowania funkcjonalności: Rozrachuj bez rozliczenia
Warto podkreślić, iż przedstawione powyżej przykłady nie są wszystkimi możliwymi scenariuszami wykorzystania funkcjonalności: Rozrachuj bez rozliczenia. Opcja ta może być bowiem użyta wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba dokonania tylko samego rozrachunku, np. na koncie Rozliczeń międzyokresowych kosztów, przy założeniu, że jest to konto rozrachunkowe, lub też tam, gdzie rezygnacja z rozliczenia na dokumentach jest świadomą decyzją Użytkownika, który dokonuje tylko rozrachunku na dekretach, co również może mieć zastosowani,e np. do konta służącego do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Trudno wymienić tutaj wszystkie przykłady zastosowania tej funkcjonalności, gdyż ich wielość wynika bowiem z różnorodności operacji przeprowadzanych w Księgowości.
