XL136 – Comarch OCR-Comarch ERP XL

Wstęp

OCR czyli Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to technologia przeznaczona do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym. Comarch opracowuje unikatową usługę, która przyspieszy wprowadzanie danych w systemach ERP Comarch. Dzięki Comarch OCR, możliwe będzie błyskawicznie wprowadzenie do rejestrów VAT każdej papierowej faktury – potrzebny będzie jedynie skaner lub aparat fotograficzny i połączenie z Internetem. Jeszcze prościej będzie, jeśli faktury przesyłane są w formie plików pdf bądź graficznych.

Zadaniem Comarch OCR jest rozpoznanie danych (np. kontrahentów, kwot netto/brutto/VAT, dat czy numeru faktury) z zeskanowanych faktur a następnie przeniesienie ich do systemu. Jedną z głównych korzyści jest znacząca oszczędność czasu przy wprowadzaniu faktur kosztowych do systemu księgowego. Usługa dostępna od wersji Comarch ERP XL 2019.1.0.

Komunikat przy pierwszym użyciu przycisku OCR z poziomu rejestru VAT
Komunikat po wykorzystaniu pakietu DEMO przy użyciu przycisku OCR z poziomu rejestru VAT

Uwaga

Do uruchomienia usługi należy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę. Każdy z Użytkowników może skorzystać z pakietu DEMO (50 dokumentów na okres jednego miesiąca). Cennik usługi dostępny jest na https://www.comarch.pl/ocr/

Zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją ogólną dotyczącą Comarch OCR https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2019_5/index.php/dokumentacja/comarch-ocr-poradnik-korzystania-z-uslugi/  oraz strony

https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2019_5/index.php/kategorie/ocr-faq/

Przekierowanie do strony w celu zaakceptowania zgody

Rozpoznawanie i odczytywanie dokumentów

Comarch OCR rozpoznaje dane z faktur w walucie PLN dodawanych do rejestru VAT zakupu. Rozpoznawane są faktury jedno- i wielostronicowe z pojedynczych oraz ze zbiorczych plików, w których zapisane są skany wielu faktur (jedna faktura to jeden plik). Dokumenty zaczytywane są jako faktury a-vista, czyli (A)FZ.

Comarch OCR potrafi rozróżnić następujące pozycje z faktury:

  • numer NIP – po odnalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument w rejestrze zakupu VAT przenoszone są dane pobrane z GUS,
  • numer dokumentu
  • data wystawienia i sprzedaży (data wpływu uzupełniana jest jako data bieżąca)
  • forma płatności i termin płatności
  • stawki VAT oraz kwoty
  • numer rachunku bankowego
  • pozycje dokumentu

Dodano również odpowiednie pole w bazie na tabeli cdn.TraNag TrN_OCR, gdy wartość TrN_OCR=1 oznacza to że dokument był zaczytany przez Comarch OCR.

Dokumenty jakich nie potrafi rozpoznać usługa Comarch OCR:

  • faktury wypisywane odręcznie
  • faktury zaliczkowe
  • rachunki
  • paragony
  • faktury w innych językach niż polski

Podczas pracy z Comarch OCR aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:

  • dobrej jakości skan dokumentu lub zdjęcie dokumentu w formacie jpg lub pdf (zdjęcie faktury wykonane przy dobrym oświetleniu)
  • skan dokumentu/zdjęcie powinny być wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie (obraz w pionie zgodnie z poprawnym widokiem do czytania, możliwie bez przekrzywień)
  • maksymalny rozmiar pliku to 20 MB
  • dobra jakość graficzna obrazu faktury (wszystkie informacje były czytelne, nie ulegały obcięciu na marginesie dokumentu np. NIP, numer faktury)

Zastosowanie Comarch OCR w Comarch ERP XL

Funkcjonalność importu faktur z plików graficznych możliwa jest z poziomu rejestru VAT zakupu poprzez przycisk pod listą zapisów. Przed zaczytaniem wybieramy rejestr VAT zakupu, do którego będą zaczytane dokumenty. Po wybraniu opcji: OCR – Pobierz dokumenty do przetworzenia zostanie otwarte okno wyboru dokumentów. Należy wskazać jeden lub więcej plików z fakturami do przetworzenia. Zaczytywane pliki muszą być zapisane na dysku. Comarch OCR zwraca dokumenty w postacie plików XML, które są następnie zaczytane za pomocą API przez Comarch ERP XL.

Uwaga
Uwaga: W momencie gdy na definicji dokumentu FZ wybrana jest seria domyślna, natomiast na serii wybrany jest rejestr zakupowy, dokumenty będą zaczytywane do rejestru z serii nie wybranego ręcznie w oknie rejestr VAT.
Wybór plików do wczytania za pomocą Comarch OCR

Po wskazaniu plików należy wybrać opcje Otwórz i dokumenty zostaną dodane do listy zapisów w rejestrze VAT zakupu. Przed dodaniem dokumentu konieczne jest zidentyfikowanie kontrahenta. Kontrahent sprawdzany jest na podstawie numeru NIP. Aby kolejne importy nie dodawały nowych kart kontrahenta zalecanym jest ustawienie parametru w Konfiguracji: Blokada przy zapisie karty o tym samym numerze NIP (Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 2). Jeśli takiego kontrahenta nie ma w bazie danych wówczas zostanie dodana nowa karta kontrahenta, gdzie w polu kod zostanie umieszczony NIP kontrahenta. Kod ten można zmienić wg własnego uznania. Dane kontrahenta weryfikowane są w bazie GUS i na tej podstawie wypełniane są informacje na karcie kontrahenta. Jeśli kontrahent istnieje w bazie wówczas porównywane są dane adresowe w bazie ERP XL z danymi przekazanymi z GUS i jeśli różnią się, dodawany jest nowy adres kontrahenta.

Dokumenty są zapisywane w rejestrze VAT jako faktury zakupu a-vista (A)FZ. Możliwe jest odczytywanie zarówno samych faktur, jak i ich korekt.

Każdy dokument wczytany automatycznie powinien być jednak zweryfikowany pod względem merytorycznym i finansowym przed przekazaniem go do zaksięgowania. Dlatego na liście zapisów rejestru VAT dodano filtr: Dokumenty wczytane z użyciem OCR, w celu wyszukania dokumentów wczytanych automatycznie. Dodatkowo oznaczenie OCR widoczne jest na zakładce [Nagłówek], obok numeru dokumentu.

Zmieniono działanie filtra na liście zapisów w rejestrze VAT zakupu, tak aby można było oddzielnie wyfiltrować dokumentu zweryfikowane i niezweryfikowane.

Domyślnie po zaznaczeniu opcji Dokumenty wczytane z użyciem OCR, filtrowane będą jak do tej pory wszystkie dokumenty dodane za pomocą usługi OCR. Aby odszukać tylko dokumenty np. niezweryfikowane w celu ich weryfikacji, należy wybrać odpowiednią opcję z rozwijanej listy.

Po sprawdzeniu poprawności dokumentu można skorzystać z opcji zaznaczenia parametru Zatwierdził pod względem Merytorycznym na zakładce Księgowość/ Dekretacja (parametr aktywny po zaznaczeniu na operatorze odpowiedniego uprawnienia Operator/ Parametry/ Księgowe/ Zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym.

Parametr Zatwierdził pod względem Merytorycznym
Ustawienie na operatorze uprawnienia do Zatwierdzania dokumentu pod względem merytorycznym

Wyróżnienie i dostępność usługi Comarch OCR

Na liście zapisów w rejestrze VAT zakupu zmieniono przycisk do uruchamiania usługi Comarch OCR umożliwiającej automatyczne wczytywanie dokumentów do rejestru na podstawie otrzymanych plików faktur bądź ich skanów. Oprócz tego przycisk OCR dostępny jest kontekstowo w menu górnym (wstążka) okna programu.

Zmiany przycisków dla usługi Comarch OCR

Na oknie rejestru VAT – zakup dodano nową opcję odczytu dokumentów: Pobierz dokument z pozycjami. Opcja ta dostępna jest przy przycisku OCR, w rozwijanym menu lub z poziomu górnego paska.

Po wybraniu opcji Pobierz dokument z pozycjami, oprócz dotychczas pobieranych informacji, odczytywane są również pozycje dokumentu i zapisywane jako pozycje A-Vista. Dla każdej pozycji odczytywana jest nazwa, ilość, jednostka, cena, stawka VAT i na tej podstawie ustalane są elementy (A)FZ.

Dodawanie faktury wraz z pozycjami

 

Jeśli jakieś elementy nie zostaną rozpoznane przez OCR, wówczas pozycja nie jest dodawana. Dotyczy to braku nazwy, ceny, ilości czy stawki VAT. Informacja o tym, że pozycja nie mogła zostać dodana, prezentowana jest w logu odczytu. W przypadku braku jednostki miary podstawiamy szt.

Brak odczytu jakiejkolwiek pozycji nie wpływa na wartość całkowitą dokumentu. Kwoty podsumowania w podziale na stawki VAT importowane są zgodnie z danymi przesłanymi dla podsumowania faktury.

W przypadku odczytywania faktur z pozycjami obsługiwane jest również dzielenie pliku pdf, jeśli zawierał więcej niż jedną fakturę. W takiej sytuacji do każdej zapisanej faktury dołączony jest plik pdf zawierający tylko daną fakturę. W przypadku gdy ustawiono w konfiguracji Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 1 zapis załączników OCR w postaci linków do pliku, po imporcie pdf’y cząstkowe zapisywane będą w tej samej lokalizacji co importowany pdf.

Dodanie komunikatu przy wejściu na listę zapisów w rejestrze Vat zakupu, informującego o możliwości skorzystania
z opcji automatycznego odczytu dokumentów zakupowych.

Komunikat ten będzie pojawiał się przy każdym wejściu do rejestru VAT zakupu, aż do momentu zaznaczenia opcji: Nie informuj mnie więcej o tym.

Wczytywanie dokumentów FZ przy pomocy OCR

Na liście faktur zakupu udostępniony jest przycisk pod listą dokumentów oraz na Ribbonie, służący do wczytywania FZ za pomocą usługi OCR.

Opcje wczytywanie FZ z OCR na liście faktur zakupu
Opcje wczytywanie FZ z OCR na liście faktur zakupu

Podobnie jak to ma miejsce w Rejestrze VAT, również na liście FZ operacja polega na wskazaniu pliku/plików z dysku i ich wczytaniu tj. tworzeniu na ich podstawie dokumentów FZ. Użytkownik ma możliwość wskazania wielu plików naraz, jak również wczytania plików wielostronicowych, w tym, zawierających wiele faktur.

Obsłużone zostało wczytywanie faktur zakupu FZ na podstawie plików .pdf oraz plików graficznych .jpg, .jpeg, .tiff, .png, .tif, .bmp, .gif. Użytkownik ma możliwość wczytania faktur w walucie PLN oraz w walucie obcej, przy czym usługa rozpoznaje faktury zarejestrowane w EUR, GBP i USD.

Uwaga
Uwaga: W przypadku dokumentów walutowych Użytkownik powinien mieć świadomość, że ceny/wartości prezentowane na zakładce [Ogólne] utworzonego dokumentu FZ będą się różniły od cen/wartości na zdjęciu/skanie, gdyż ceny/wartości FZ prezentowaną są w walucie systemowej. Wielkości walutowe prezentowane są na szczegółach elementów – zakładce [Kalkulacje] formatki elementu FZ.

Rejestrowane ww. metodą faktury nie są w żaden sposób wiązane z wcześniej zarejestrowanymi przyjęciami PZ, tak więc Klienci korzystający ze ścieżki PZ-(S)FZ/(S)FZ z tej usługi nie skorzystają. System nie dokonuje również powiązania pomiędzy tak rejestrowaną fakturą a zamówieniem złożonym u Dostawcy. Jeżeli wczytywana faktura jest związana z zamówieniem, wówczas po jej utworzeniu Użytkownik powinien dokonać stosownego powiązania przy użyciu opcji Spinaj z zamówieniem w menu kontekstowym listy faktur zakupu. W wersji 2022.0 obsłużone zostało wczytywanie faktur zakupu, korekty faktur nadal należy rejestrować w tradycyjny sposób.

Operacji wczytywania faktur zakupu może dokonywać każdy Użytkownik uprawniony do rejestrowania FZ. Jeżeli jednak w Firmie istnieje potrzeba ograniczenia prawa do tej usługi wystarczy dla tych Operatorów, którzy nie powinni z niej korzystać przypisać stosowny zakaz: Dodawanie dokumentu za pomocą mechanizmu OCR.

Podczas wczytywania poszczególnych dokumentów Użytkownik otrzymuje szereg informacji z zakresu poprawności odczytania dokumentu, identyfikacji poszczególnych informacji na dokumencie itp., a dodatkowo przy każdej takiej operacji prezentowana jest informacja o pozostałej, dostępnej w danym pakiecie ilości stron do wczytania. Ilość dostępną w pakiecie można sprawdzić w każdej chwili, wystarczy skorzystać z dostępnej w menu ww. przycisku opcji Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

Opcja sprawdzania ilości dostępnej w pakiecie OCR
Opcja sprawdzania ilości dostępnej w pakiecie OCR

Numery tworzonych przez System faktur prezentowane są formie linków, pozwalających na podniesienie formatki utworzonego dokumentu bezpośrednio z loga.

Informacja o dostępnej ilości w pakiecie i podgląd utworzonej faktury
Informacja o dostępnej ilości w pakiecie i podgląd utworzonej faktury

Oryginał dokumentu, na podstawie którego tworzona jest faktura zapisywany jest jako załącznik faktury, o ile w konfiguracji Systemu System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1 włączony jest parametr Zapisuj faktury dodawane za pomocą OCR jako załączniki. Zależnie od wybranej opcji ww. parametru załącznik dodawany jest do bazy lub jako link do importowego dokumentu.

Parametryzacja zapisywania załączników OCR
Parametryzacja zapisywania załączników OCR

Weryfikacja dokumentów utworzonych metodą OCR

Każdy dokument FZ utworzony przy pomocy usługi OCR powinien zostać przez Użytkownika zweryfikowany w zakresie jego zgodności z oryginałem. Aby ułatwić taką operację formatka dokumentu FZ utworzonego przy użyciu ww. metody wyposażona została w pogląd oryginału, dostępny na poszczególnych zakładkach formularza FZ. Jego włączenia/wyłączenia dokonuje się przy użyciu przycisku OCR dostępnego na prawej belce formatki. Wygląd przycisku odzwierciedla aktualny status dokumentu:

na dokumencie niezweryfikowanym przez Operatora prezentowany jest przycisk 

na dokumencie zweryfikowanym prezentowany jest przycisk

Użytkownik po dokonaniu weryfikacji poprawności dokumentu powinien oznaczyć taki dokument statusem zweryfikowany. Jeżeli tego nie uczyni, wówczas niemożliwe będzie zatwierdzenie dokumentu. Zweryfikowany dokument można cofnąć do statusu dokumentu niezweryfikowanego do chwili zatwierdzenie dokumentu. Zmiany statusu dokumentu można dokonać przy użyciu stosownej opcji:

w menu ww. przycisku na belce dokumentu

w menu przycisku pod listą dokumentów FZ

w menu kontekstowym listy FZ

Opcje dostępne w menu kontekstowym oraz przy przycisku pod listą dokumentów FZ obsłużone zostały jako operacje seryjne, dla wielu zaznaczonych dokumentów. Aktywność danej opcji uzależniona jest od stanu/statusu, w jakim znajduje się wskazany dokument.

Opcje zmiany statusu dokumentu dostępne na liście i formatce dokumentu
Opcje zmiany statusu dokumentu dostępne na liście i formatce dokumentu

Status poszczególnych dokumentów prezentowany jest w nowej kolumnie OCR listy dokumentów FZ. Obsłużony został nowy filtr na liście, pozwalający na jej ograniczenie do dokumentów wczytanych za pomocą usługi OCR:

  • Wszystkich wczytanych z OCR
  • Niezweryfikowanych
  • Zweryfikowanych
Kolumna ze statusem dokumentu OCR i filtrowanie wg tego statusu
Kolumna ze statusem dokumentu OCR i filtrowanie wg tego statusu

Dane nagłówkowe tworzonej faktury FZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów nagłówkowych na tworzonym dokumencie FZ oraz prezentuje stosowne ostrzeżenia w przypadkach budzących wątpliwości:

Kontrahenci na dokumencie FZ

Usługa OCR odczytuje NIP sprzedawcy z wczytywanej faktury, a następnie ustala jego pełne dane na podstawie danych w rejestrze GUS. Tak zidentyfikowany sprzedawca, z ustalonymi jw. danymi adresowymi ustalany jest jako kontrahent główny tworzonej faktury FZ. Jeżeli taki kontrahent nie jest zarejestrowany w Systemie, wówczas tworzona jest jego karta. Akronim tak tworzonej karty ustalany jest na podstawie NIP-u kontrahenta. Jeżeli kontrahent o danym NIP-ie jest zdefiniowany w Systemie, ale jego dane nie są zgodne z danymi pobranymi z GUS, wówczas System tworzy nowy adres dla tego kontrahenta.

Zasady ustalania kontrahenta głównego i jego adresu na tworzonej FZ przedstawia poniższa tabela

Zasady ustalania kontrahenta głównego na FZ
NIP sprzedawcy na wczytywanej fakturze Kontrahent główny Adres kontrahenta głównego
Brak NIP-u Sprzedawcy lub NIP jest niepoprawny Jednorazowy Pierwszy niearchiwalny adres Jednorazowego
NIP jest prawidłowy, ale w GUS nie ma podmiotu o takim NIP-ie Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu, w przeciwnym wypadku na FZ ustalany kontrahent Jednorazowy W przypadku głównego Jednorazowego – jw.

W przypadku kontrahenta nie-jednorazowego – aktualny adres podstawowy kontrahenta

NIP kontrahenta zidentyfikowanego w GUS Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu.

Jeżeli ww. kontrahenta nie ma, wówczas dodawana jest nowa karta kontrahenta i jest on przypisywany na FZ jako kontrahent główny

Adres kontrahenta zgodny z danymi z GUS, jeżeli takowy adres w Systemie istnieje.

Jeżeli brak ww. adresu, wówczas dodawany jest nowy adres „Inny” z danymi zgodnymi z GUS

W przypadku, kiedy w Systemie nie został dotąd zarejestrowany kontrahent o NIP-ie zgodnym z NIP-em sprzedawcy i System zakłada jego kartę, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Ostrzeżenie o braku karty kontrahenta i jej założeniu przez System
Ostrzeżenie o braku karty kontrahenta i jej założeniu przez System

Kontrahent docelowy na tworzonym FZ jest zgodny z ustalanym jw. kontrahentem głównym, adres kontrahenta docelowego zaś w standardowy sposób, tj. na podstawie domyślnego adresu wysyłkowego tego kontrahenta, a jeżeli takowy nie istnieje, wówczas 1-wszego spośród adresów wysyłkowych. Jeżeli kontrahent nie posiada adresów wysyłkowych, wówczas ustalany jest aktualny podstawowy adres kontrahenta.

Płatnik ustalany jest w standardowy sposób, tj. na podstawie Płatnika przypisanego na karcie kontrahenta głównego ustalanego jw. Adres Płatnika ustalany jest wg zasad:

Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na FZ jako Płatnik przypisany jest ten sam kontrahent, wówczas adres zgodny z adresem ustalonym jw. dla kontrahenta głównego na FZ

Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na FZ jako Płatnik przypisany jest inny kontrahent, wówczas aktualny adres podstawowy tego kontrahenta

Jeżeli w karcie kontrahenta głównego jako Płatnik przypisany jest kontrahent z Knt_Archiwalny=1, wówczas jako Płatnika ustalać kontrahenta głównego

Daty dokumentu FZ

Data wystawienia i data zakupu tworzonego dokumentu FZ ustalane są na podstawie odpowiednich dat odczytanych z dokumentu, data wpływu zaś oraz data przyjęcia ustalane są na poziomie daty bieżącej. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku, gdy data na wczytywanym dokumencie (wystawienia i/lub sprzedaży) jest datą z miesiąc innego niż bieżący lub poprzedni.

Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu spoza okresu rozliczeniowego
Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu spoza okresu rozliczeniowego

Numer wczytywanego dokumentu i kontrola duplikatów

Numer wczytywanej faktury zapisywany jest jako numer obcy na tworzonej fakturze FZ. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku wczytywania faktury o takim samym numerze jak zarejestrowana już faktura od tego Dostawcy.

Ostrzeżenie podczas wczytywania faktury o numerze już zarejestrowanym w Systemie
Ostrzeżenie podczas wczytywania faktury o numerze już zarejestrowanym w Systemie

Ostrzeżenie podczas wczytywania faktury o numerze już zarejestrowanym w Systemie

Waluta i kurs

Usługa OCR rozpoznaje dokumenty w PLN, USD, EUR i GBP. Waluta odczytana z dokumentu ustalana jest jako waluta na tworzonej przez System fakturze FZ. Kurs na tak tworzonym dokumencie ustalany jest na podstawie kursu NBP z dnia poprzedzającego mniejszą z dat: wystawienia/sprzedaży.

Forma i termin płatności

Forma i termin płatności ustalane są na podstawie danych odczytanych przez usługę OCR, przy czym, jeżeli z faktury odczytany zostanie numer rachunku, wówczas jako forma płatności przyjmowany jest przelew. Ustalona jw. forma i termin ustalana jest zarówno w nagłówku dokumentu FZ jak i na tworzonej płatności.

Kierunek VAT

Metoda naliczania VAT od netto/od brutto ustalana jest na podstawie rodzaju odczytanych cen/wartości dokumentu. Jeżeli są to ceny/wartości netto, wówczas na tworzonej FZ ustalana jest metod od netto, jeżeli zaś odczytane zostaną ceny/wartości brutto, wówczas na tworzonej FZ ustalana jest metod od brutto.

Rachunek bankowy kontrahenta

Obsłużone zostało automatyczne dodawanie do karty kontrahenta numeru rachunku bankowego odczytanego z dokumentu. Numer ten jest przypisywany o ile taki rachunek nie został dotąd dla tego kontrahenta zdefiniowany.

Zidentyfikowany na wczytywanej fakturze rachunek jest przypisywany na tworzonej płatności dokumentu FZ.

Weryfikacja statusu w VAT sprzedawcy

W trakcie odczytywania danych o kontrahencie przez usługę OCR kontrahent ten jest weryfikowany pod kątem statusu w podatku VAT. Jeżeli weryfikacja przebiegnie prawidłowo, wówczas informacja ta jest zapisywana w karcie adresu kontrahenta.

Informacja o pozytywnej weryfikacji sprzedawcy w VAT podczas wczytywania FZ
Informacja o pozytywnej weryfikacji sprzedawcy w VAT podczas wczytywania FZ

Nabywca na wczytywanej fakturze

Podczas wczytywania faktur System weryfikuje, czy nabywcą (kupującym) na tej fakturze jest Firma, która tą fakturę wczytuje. Weryfikacja ta dokonywana jest poprzez porównanie NIP-u kupującego odczytanego na wskazanym dokumencie z NIP-em zdefiniowanym na pieczątce Firmy. W przypadku braku zgodności w logu prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Ostrzeżenie w przypadku niegodności NIP-u Nabywcy
Ostrzeżenie w przypadku niegodności NIP-u Nabywcy

Elementy FZ – identyfikacja towaru

System dodaje na tworzoną fakturę FZ te elementy (towary), dla których udało się odczytać ilość oraz cenę/wartość. Identyfikacja towaru odbywa się na podstawie odczytanego z faktury: numeru EAN, Kodu lub Nazwy. Jeżeli żadnej z tych informacji nie uda się odczytać, wówczas dodawany jest element z towarem A-vista.

W przypadku odczytania ww. informacji identyfikacja karty towarowej odbywa się wg poniższych zasad:

Obowiązuje następująca kolejność interpretacji danych odczytanych z faktury: w pierwszej kolejności interpretowany jest odczytany EAN, następnie Kod, a na koniec Nazwa

W ramach informacji odczytanych w EAN i Kod System poszukuje towaru o kodzie własnym, EAN-ie własnym (przypisanym do karty towaru i do jednostek pomocniczych towarów) oraz kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnym z odczytanym i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas System poszukuje towaru o nazwie własnej zgodne z Nazwą odczytaną z oryginału, następnie o nazwie u kontrahenta lub kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnej z Nazwą odczytaną z oryginału i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Parametr ten decyduje o tym, czy w przypadku gdy System nie zidentyfikuje towaru o podanym EAN-ie, kodzie, nazwie, ma samodzielnie utworzyć kartę towarową. Przy włączonym parametrze Użytkownik ma możliwość wskazania grupy towarowej, w kontekście której taka kartoteka ma zostać utworzona. Dzięki temu Użytkownik może utworzyć i wskazać specjalną grupę towarową, dedykowaną takim kartom, po weryfikacji których przesunie towary do właściwej grupy.

Uwaga
Uwaga: Użytkownik powinien mieć świadomość, że na kartotece użytej na dokumencie nie można zmieniać już typu (towar/usługa) ani jednostki podstawowej towaru, tak więc w przypadku konieczności zmiany tych parametrów powinien on usunąć towar z elementu FZ, zmienić ww. parametry na karcie towaru po czym raz jeszcze przypisać go na element FZ. Weryfikacji poprawności karty towaru w zakresie typu i jednostki należy więc dokonać zanim zostanie zatwierdzony dokument FZ, który tą kartę założył.

Jeżeli ww. parametr zostanie wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanej faktury, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument FZ dodawany jest towar A-vista, nowe karty towarowe nie są zakładane.

Parametryzacja zakładana przez System kart towarowych
Parametryzacja zakładana przez System kart towarowych

W przypadkach, kiedy nie udało się zidentyfikować towaru prezentowane jest stosowne ostrzeżenie o zakładanej przez System karcie, którą należy zweryfikować lub o dodaniu na elemencie towaru A-vista, zależnie od ww. parametru.

Informacja o założeniu przez System karty towarowej
Informacja o założeniu przez System karty towarowej
Informacja o niepowodzeniu w identyfikacji towaru i wprowadzeniu na element towaru A-vista
Informacja o niepowodzeniu w identyfikacji towaru i wprowadzeniu na element towaru A-vista

Dla kart towarowych dodawanych automatycznie przez System przyjęte zostały poniższe zasady ustalania poszczególnych parametrów:

Kod towaru ustalany jest na podstawie numeru EAN, a jeżeli nie zostanie on odczytany, wówczas na podstawie Kodu produktu. Jeżeli i kod nie zostanie odczytany, wówczas jako kod zostaje ustalonych 40 znaków z Nazwy towaru

Nazwa towaru zostaje ustalona na podstawie Nazwy odczytanej z faktury

Jednostka podstawowa towaru ustalana jest na podstawie jednostki odczytanej z dokumentu, o ile taka jednostka jest zdefiniowana w Systemie. W przypadku braku takiej jednostki przypisywana jest jednostka z grupy towarowej, w kontekście której dodawana jest karta

Stawka Vat (zakupu/sprzedaży) ustalana jest na podstawie stawki odczytanej z dokumentu, o ile takowa stawka istnieje w Systemie. W przeciwnym razie ustalana jest stawka przypisana do ww. grupy towarowej

Do tworzonej karty towarowej przypisywany jest EAN towaru, o ile takowy zostanie z dokumentu odczytany

Pozostałe parametry towaru ustalane są na podstawie ww. grupy towarowej.

Inne parametry dodawanego elementu FZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów na elementach FZ dodawanych na podstawie wczytywanego dokumentu:

Jednostka pomocnicza

Jeżeli odczytana z oryginału jednostka jest przypisana jako jednostka pomocnicza towaru, wówczas jest ona ustalana na elemencie FZ. W pozostałych przypadkach, tj. gdy jednostki nie uda się odczytać, odczytana jednostka nie jest przypisana do towaru, lub odczytana jednostka jest jednostką główną towaru, jako jednostka pomocnicza na elemencie FZ zostaje ustalona domyślna jednostka zakupu tego towaru, jeżeli takowa została zdefiniowana, w przeciwnym wypadku jednostka pomocnicza jest zgodna z podstawową.

Przelicznik jednostki zostaje ustalony standardowo tj. na podstawie przelicznika zdefiniowanego na ustalonej jw. jednostce pomocniczej.

W przypadku gdy odczytana z oryginału jednostka nie jest przypisana do towaru w logu pojawia się stosowne ostrzeżenie.

Ostrzeżenie o niezgodności jednostki towaru
Ostrzeżenie o niezgodności jednostki towaru

Ilość i precyzja ilości

Jeżeli odczytana z faktury jednostka jest jednostką pomocniczą towaru, wówczas odczytana ilość elementu traktowana jest jako ilość w tejże jednostce pomocniczej. W takim wypadku System ustala ilość w jednostce podstawowej na podstawie odczytanej ilości i przelicznika jednostki. W pozostałych przypadkach odczytana z faktury ilość traktowana jest jako ilość w jednostce podstawowej.

Podczas ww. ustalania ilości na elemencie System nie bierze pod uwagę ani parametru Rejestruj w jednostkach całkowitych, ani też precyzji ilości zdefiniowanej na karcie towaru/formatce jednostki, honoruje bowiem ilość odczytaną z dokumentu.

Precyzja ilości na elemencie (zarówno dla podstawowej jak i pomocniczej) ustalana jest wtórnie, na podstawie większej z precyzji: z karty towaru/jednostki lub właściwej dla ilości ustalonej na elemencie.

Stawka VAT

Jeżeli uda się odczytać z faktury stawkę VAT elementu i taka stawka w Systemie istnieje, wówczas to ona zostaje ustalona na elemencie, w przeciwnym razie ustalana jest stawka zakupu z karty towaru.

Cena i wartość

System honoruje wartość (netto/brutto) odczytaną z faktury dla danego elementu. Cena na elemencie dodawanym na FZ ustalana jest wtórnie, na podstawie ww. wartości i ilości elementu. Odczytana przez usługę OCR wartość rozumiana jest jako wartość w walucie odczytanej z wczytanego dokumentu.

Aby możliwe było ustalenie wartości elementu zgodnej z odczytanym na elemencie FZ, niezależnie od definicji FZ parametr Kontrola (ilość * cena= wartość) jest wyłączany.

Tabela VAT na dokumencie FZ

Aby obsłużyć przypadki, kiedy to Dostawcy korzystają z innej metody naliczania podatku Vat niż stosowana w Systemie przyjęta została zasada, zgodnie z którą tabela VAT utworzona przez System na podstawie dodanych na FZ elementów jest następnie modyfikowana zgodnie z tabelą VAT odczytaną z oryginału, o ile różnica pomiędzy kwotą VAT wyliczoną dla danej stawki przez System a odczytaną z dokumentu różni się o 0,01PLN.

Przyklad

Przykład 1: dla stawki 23% i dokumentu od netto:

T1 3,33 netto; vat 0,77

T2 3,33 netto; vat 0,77

Netto: 6,66

VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,77+0,77=1,54, Brutto: 8,20

VAT liczony od suma wartość: 6,66×0,23=1,53; Brutto 8,19

Przyklad

Przykład 2: dla stawki 23% i dokumentu od brutto:

T1 4,03 brutto; Vat 0,75

T2 4,03 brutto; Vat 0,75

Brutto: 8,06

VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,75+0,75=1,50, Netto: 6,56

VAT liczony od suma wartość: 8,06*23/123=1,51; Netto: 6,55

VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,77+0,77=1,54, Brutto: 8,20

VAT liczony od suma wartość: 6,66×0,23=1,53; Brutto 8,19

Wczytywanie dokumentów PZ przy pomocy OCR

Na liście przyjęć zewnętrznych udostępniony został stosowny przycisk na Ribbonie oraz pod listą dokumentów, służący do wczytywania PZ za pomocą usługi OCR.

Opcje wczytywanie PZ z OCR na liście przyjęć zewnętrznych
Opcje wczytywanie PZ z OCR na liście przyjęć zewnętrznych

Operacja polega na wskazaniu pliku/plików z dysku i ich wczytaniu tj. tworzeniu na ich podstawie dokumentów PZ. Użytkownik ma możliwość wskazania wielu plików naraz.

Obsłużone zostało wczytywanie dokumentów PZ na podstawie plików .pdf oraz plików graficznych .jpg, .jpeg, .tiff, .png, .tif, .bmp, .gif. Użytkownik ma możliwość wczytania zarówno dokumentu w walucie PLN jak i w każdej walucie obcej zgodnej ze standardem ISO, o ile w Systemie dodano tą walutę.

Uwaga
W przypadku dokumentów walutowych Użytkownik powinien mieć świadomość, że ceny/wartości prezentowane na zakładce [Ogólne] utworzonego dokumentu PZ będą się różniły od cen/wartości na zdjęciu/skanie, gdyż ceny/wartości PZ prezentowaną są w walucie systemowej. Wielkości walutowe prezentowane są na szczegółach elementów – zakładce [Kalkulacje] formatki elementu PZ.

Rejestrowane ww. metodą dokumenty PZ nie są w żaden sposób wiązane zamówieniem złożonym u Dostawcy. Jeżeli wczytywany dokument jest związany z zamówieniem, wówczas po jego utworzeniu Użytkownik powinien dokonać stosownego powiązania przy użyciu opcji Spinaj z zamówieniem w menu kontekstowym listy przyjęć zewnętrznych.
Operacji wczytywania przyjęcia zewnętrznego może dokonywać każdy Użytkownik uprawniony do rejestrowania PZ. Jeżeli jednak w Firmie istnieje potrzeba ograniczenia prawa do tej usługi wystarczy dla tych Operatorów, którzy nie powinni z niej korzystać przypisać stosowny zakaz: Dodawanie dokumentu za pomocą mechanizmu OCR.

Podczas wczytywania poszczególnych dokumentów Użytkownik otrzymuje szereg informacji z zakresu poprawności odczytania dokumentu, identyfikacji poszczególnych informacji na dokumencie itp., a dodatkowo przy każdej takiej operacji prezentowana jest informacja o pozostałej, dostępnej w danym pakiecie ilości stron do wczytania. Ilość dostępną w pakiecie można sprawdzić w każdej chwili, wystarczy skorzystać z dostępnej w menu ww. przycisku opcji Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

Opcja sprawdzania ilości dostępnej w pakiecie OCR
Opcja sprawdzania ilości dostępnej w pakiecie OCR

Numery tworzonych przez System dokumentów prezentowane są formie linków, pozwalających na podniesienie formatki utworzonego dokumentu bezpośrednio z loga.

Podgląd utworzonego dokumentu PZ
Podgląd utworzonego dokumentu PZ

Oryginał dokumentu, na podstawie którego tworzone jest przyjęcie zewnętrzne zapisywany jest jako załącznik dokumentu PZ, o ile w konfiguracji Systemu System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1 włączony jest parametr Zapisuj dokumenty dodawane za pomocą OCR jako załączniki. Zależnie od wybranej opcji ww. parametru załącznik dodawany jest do bazy lub jako link do importowego dokumentu.

Parametryzacja zapisywania załączników OCR
Parametryzacja zapisywania załączników OCR

Weryfikacja dokumentów utworzonych metodą OCR

Każdy dokument PZ utworzony przy pomocy usługi OCR powinien zostać przez Użytkownika zweryfikowany w zakresie jego zgodności z oryginałem. Aby ułatwić taką operację formatka dokumentu PZ utworzonego przy użyciu ww. metody wyposażona została w pogląd oryginału, dostępny na poszczególnych zakładkach formularza PZ. Jego włączenia/wyłączenia dokonuje się przy użyciu przycisku OCR dostępnego na prawej belce formatki. Wygląd przycisku odzwierciedla aktualny status dokumentu:

    • na dokumencie niezweryfikowanym przez Operatora prezentowany jest przycisk
    • na dokumencie zweryfikowanym  prezentowany jest przycisk 

Użytkownik po dokonaniu weryfikacji poprawności dokumentu powinien oznaczyć taki dokument statusem zweryfikowany. Jeżeli tego nie uczyni, wówczas niemożliwe będzie zatwierdzenie dokumentu. Zweryfikowany dokument można cofnąć do statusu dokumentu niezweryfikowanego do chwili zatwierdzenia dokumentu. Zmiany statusu dokumentu można dokonać przy użyciu stosownej opcji:

    • w menu ww. przycisku na belce dokumentu
    • w menu przycisku pod listą dokumentów PZ
    • w menu kontekstowym listy PZ

Opcje dostępne w menu kontekstowym oraz przy przycisku pod listą dokumentów PZ obsłużone zostały jako operacje seryjne, dla wielu zaznaczonych dokumentów. Aktywność danej opcji uzależniona jest od stanu/statusu, w jakim znajduje się wskazany dokument.

Opcje zmiany statusu dokumentu PZ dostępne na liście i formatce dokumentu
Opcje zmiany statusu dokumentu PZ dostępne na liście i formatce dokumentu

Status poszczególnych dokumentów prezentowany jest w nowej kolumnie OCR listy dokumentów PZ. Obsłużony został nowy filtr na liście, pozwalający na jej ograniczenie do dokumentów wczytanych za pomocą usługi OCR:

    • Wszystkich wczytanych z OCR
    • Niezweryfikowanych
    • Zweryfikowanych
Kolumna ze statusem dokumentu OCR i filtrowanie listy PZ wg tego statusu
Kolumna ze statusem dokumentu OCR i filtrowanie listy PZ wg tego statusu

Dane nagłówkowe tworzonego dokumentu PZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów nagłówkowych na tworzonym dokumencie PZ oraz prezentuje stosowne ostrzeżenia w przypadkach budzących wątpliwości:

  • Kontrahenci na dokumencie PZ

Usługa OCR odczytuje dane sprzedawcy/dostawcy z wczytywanego dokumentu. Tak zidentyfikowany sprzedawca, ustalany jest jako kontrahent główny tworzonego dokumentu PZ. Jeżeli taki kontrahent nie jest zarejestrowany w Systemie, wówczas tworzona jest jego karta. Akronim tak tworzonej karty ustalany jest na podstawie NIP-u kontrahenta. Jeżeli kontrahent o danym NIP-ie jest zdefiniowany w Systemie, ale jego dane nie są zgodne z danymi odczytanymi przez OCR, wówczas System tworzy nowy adres dla tego kontrahenta.

Zasady ustalania kontrahenta głównego i jego adresu na tworzonym dokumencie PZ przedstawia poniższa tabela:

NIP sprzedawcy na wczytywanym dokumencie

Kontrahent główny

Adres kontrahenta głównego

Brak NIP-u Sprzedawcy lub nie udało się go odczytać Jednorazowy Pierwszy niearchiwalny adres Jednorazowego
NIP został odczytany, ale nie udało się odczytać nazwy i/lub miasta kontrahenta Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu, w przeciwnym wypadku na PZ ustalany kontrahent Jednorazowy W przypadku głównego Jednorazowego – jw.

W przypadku kontrahenta nie-jednorazowego – aktualny adres podstawowy kontrahenta

Został odczytany NIP i nazwa kontrahenta oraz w zakresie danych adresowych co najmniej miasto

Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu

Jeżeli ww. kontrahenta nie ma, wówczas dodawana jest nowa karta kontrahenta i jest on przypisywany na PZ jako kontrahent główny

Adres kontrahenta zgodny z danymi odczytanymi przez OCR, jeżeli takowy adres w Systemie istnieje

Jeżeli brak ww. adresu, wówczas dodawany jest nowy adres „Inny” z danymi zgodnymi z odczytanymi przez OCR

W przypadku, kiedy w Systemie nie został dotąd zarejestrowany kontrahent o NIP-ie zgodnym z NIP-em sprzedawcy i System zakłada jego kartę, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Ostrzeżenie o braku karty kontrahenta i jej założeniu przez System
Ostrzeżenie o braku karty kontrahenta i jej założeniu przez System

Kontrahent docelowy na tworzonym PZ jest zgodny z ustalanym jw. kontrahentem głównym, adres kontrahenta docelowego zaś w standardowy sposób, tj. na podstawie domyślnego adresu wysyłkowego tego kontrahenta, a jeżeli takowy nie istnieje, wówczas 1-wszego spośród adresów wysyłkowych. Jeżeli kontrahent nie posiada adresów wysyłkowych, wówczas ustalany jest aktualny podstawowy adres kontrahenta.

Płatnik ustalany jest w standardowy sposób, tj. na podstawie Płatnika przypisanego na karcie kontrahenta głównego ustalanego jw. Adres Płatnika ustalany jest wg zasad:

    • Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na PZ jako Płatnik przypisany jest ten sam kontrahent, wówczas adres zgodny z adresem ustalonym jw. dla kontrahenta głównego na PZ
    • Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na PZ jako Płatnik przypisany jest inny kontrahent, wówczas aktualny adres podstawowy tego kontrahenta
    • Jeżeli w karcie kontrahenta głównego jako Płatnik przypisany jest kontrahent z Knt_Archiwalny=1, wówczas jako Płatnika ustalać kontrahenta głównego
  • Daty dokumentu PZ

Data wystawienia i data zakupu tworzonego dokumentu PZ ustalane są na podstawie odpowiednich dat odczytanych z dokumentu, data wpływu zaś oraz data przyjęcia ustalane są na poziomie daty bieżącej. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku, gdy data na wczytywanym dokumencie (wystawienia i/lub sprzedaży) jest datą z miesiąca innego niż bieżący lub poprzedni.

Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu spoza okresu rozliczeniowego
Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu spoza okresu rozliczeniowego
  • Numer wczytywanego dokumentu i kontrola duplikatów

Numer wczytywanego dokumentu zapisywany jest jako numer obcy na tworzonym przyjęciu zewnętrznym. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku wczytywania dokumentu o takim samym numerze jak zarejestrowane już dokument od tego Dostawcy.

Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu o numerze już zarejestrowanym w Systemie
Ostrzeżenie podczas wczytywania dokumentu o numerze już zarejestrowanym w Systemie
  • Waluta i kurs

Usługa OCR do wczytywania PZ rozpoznaje wszystkie waluty zgodnie ze standardem ISO. Jeżeli więc w Systemie zdefiniowano daną walutę obcą, wówczas jest ona ustalana na dokumencie PZ. Kurs waluty ustalany jest wg standardowych obowiązujących w Systemie zasad, tj. na podstawie definicji dokumentu PZ i dat ustalonych na dokumencie.

  • Kierunek VAT

Metoda naliczania VAT od netto/od brutto ustalana jest na podstawie rodzaju odczytanych cen/wartości dokumentu. Jeżeli są to ceny/wartości netto, wówczas na tworzonej PZ ustalana jest metoda od netto, jeżeli zaś odczytane zostaną ceny/wartości brutto, wówczas na tworzonej PZ ustalana jest metoda od brutto.

  • Nabywca na wczytywanej PZ

Podczas wczytywania dokumentu PZ System weryfikuje, czy nabywcą (kupującym) na tym dokumencie jest Firma, która ten dokument wczytuje. Weryfikacja ta dokonywana jest poprzez porównanie NIP-u kupującego odczytanego na wskazanym dokumencie z NIP-em zdefiniowanym na pieczątce Firmy. W przypadku braku zgodności w logu prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Ostrzeżenie w przypadku niegodności NIP-u Nabywcy
Ostrzeżenie w przypadku niegodności NIP-u Nabywcy

Elementy PZ – identyfikacja towaru

System dodaje na tworzony dokument PZ te elementy (towary), dla których udało się odczytać ilość. Identyfikacja towaru odbywa się na podstawie odczytanego z dokumentu: numeru EAN, Kodu lub Nazwy. Jeżeli żadnej z tych informacji nie uda się odczytać, wówczas dodawany jest element z towarem A-vista.

W przypadku odczytania ww. informacji identyfikacja karty towarowej odbywa się wg poniższych zasad:

    • Obowiązuje następująca kolejność interpretacji odczytanych danych: w pierwszej kolejności interpretowany jest odczytany EAN, następnie Kod, a na koniec Nazwa
    • W ramach informacji odczytanych w EAN i Kod System poszukuje towaru o kodzie własnym, EAN-ie własnym (przypisanym do karty towaru i do jednostek pomocniczych towarów) oraz kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnym z odczytanym i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element PZ
    • Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas System poszukuje towaru o nazwie własnej zgodne z Nazwą odczytaną z oryginału, następnie o nazwie u kontrahenta lub kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnej z Nazwą odczytaną z oryginału i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element PZ

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Parametr ten decyduje o tym, czy w przypadku, gdy System nie zidentyfikuje towaru o podanym EAN-ie, kodzie, nazwie, ma samodzielnie utworzyć kartę towarową. Przy włączonym parametrze Użytkownik ma możliwość wskazania grupy towarowej, w kontekście której taka kartoteka ma zostać utworzona. Dzięki temu Użytkownik może utworzyć i wskazać specjalną grupę towarową, dedykowaną takim kartom, po weryfikacji których przesunie towary do właściwej grupy.

Uwaga
Użytkownik powinien mieć świadomość, że na kartotece użytej na dokumencie nie można zmieniać już typu (towar/usługa) ani jednostki podstawowej towaru, tak więc w przypadku konieczności zmiany tych parametrów powinien on usunąć towar z elementu PZ, zmienić ww. parametry na karcie towaru po czym raz jeszcze przypisać go na element PZ. Weryfikacji poprawności karty towaru w zakresie typu i jednostki należy więc dokonać zanim zostanie zatwierdzony dokument PZ, który tą kartę założył.

Jeżeli ww. parametr zostanie wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanego PZ, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument PZ dodawany jest towar A-vista, nowe karty towarowe nie są zakładane.

Parametryzacja zakładana przez System kart towarowych
Parametryzacja zakładana przez System kart towarowych

W przypadkach, kiedy nie udało się zidentyfikować towaru prezentowane jest stosowne ostrzeżenie o zakładanej przez System karcie, którą należy zweryfikować lub o dodaniu na elemencie towaru A-vista, zależnie od ww. parametru.

Informacja o założeniu przez System karty towarowej
Informacja o założeniu przez System karty towarowej
Informacja o niepowodzeniu w identyfikacji towaru i wprowadzeniu na element towaru A-vista
Informacja o niepowodzeniu w identyfikacji towaru i wprowadzeniu na element towaru A-vista

Dla kart towarowych dodawanych automatycznie przez System przyjęte zostały poniższe zasady ustalania poszczególnych parametrów:

    • Kod towaru ustalany jest na podstawie numeru EAN, a jeżeli nie zostanie on odczytany, wówczas na podstawie Kodu produktu. Jeżeli i kod nie zostanie odczytany, wówczas jako kod zostaje ustalonych 40 znaków z Nazwy towaru
    • Nazwa towaru zostaje ustalona na podstawie Nazwy odczytanej z dokumentu
    • Jednostka podstawowa towaru ustalana jest na podstawie jednostki odczytanej z dokumentu, o ile taka jednostka jest zdefiniowana w Systemie. W przypadku braku takiej jednostki przypisywana jest jednostka z grupy towarowej, w kontekście której dodawana jest karta
    • Stawka Vat (zakupu/sprzedaży) ustalana jest na podstawie stawki odczytanej z dokumentu, o ile takowa stawka istnieje w Systemie. W przeciwnym razie ustalana jest stawka przypisana do ww. grupy towarowej
    • Do tworzonej karty towarowej przypisywany jest EAN towaru, o ile takowy zostanie z dokumentu odczytany
    • Pozostałe parametry towaru ustalane są na podstawie ww. grupy towarowej.

Inne parametry dodawanego elementu PZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów na elementach PZ dodawanych na podstawie wczytywanego dokumentu:

    • Jednostka pomocnicza

Jeżeli odczytana z oryginału jednostka jest przypisana jako jednostka pomocnicza towaru, wówczas jest ona ustalana na elemencie PZ. W pozostałych przypadkach, tj., gdy jednostki nie uda się odczytać, odczytana jednostka nie jest przypisana do towaru lub odczytana jednostka jest jednostką główną towaru, jako jednostka pomocnicza na elemencie PZ zostaje ustalona domyślna jednostka zakupu tego towaru, jeżeli takowa została zdefiniowana, w przeciwnym wypadku jednostka pomocnicza jest zgodna z podstawową.

Przelicznik jednostki zostaje ustalony standardowo tj. na podstawie przelicznika zdefiniowanego na ustalonej jw. jednostce pomocniczej.

W przypadku gdy odczytana z oryginału jednostka nie jest przypisana do towaru w logu pojawia się stosowne ostrzeżenie.

    • Ilość i precyzja ilości

Jeżeli odczytana z dokumentu jednostka jest jednostką pomocniczą towaru, wówczas odczytana ilość elementu traktowana jest jako ilość w tejże jednostce pomocniczej. W takim wypadku System ustala ilość w jednostce podstawowej na podstawie odczytanej ilości i przelicznika jednostki. W pozostałych przypadkach odczytana z dokumentu ilość traktowana jest jako ilość w jednostce podstawowej.

Podczas ww. ustalania ilości na elemencie System nie bierze pod uwagę ani parametru Rejestruj w jednostkach całkowitych, ani też precyzji ilości zdefiniowanej na karcie towaru/formatce jednostki, honoruje bowiem ilość odczytaną z dokumentu.

Precyzja ilości na elemencie (zarówno dla podstawowej jak i pomocniczej) ustalana jest wtórnie, na podstawie większej z precyzji: z karty towaru/jednostki lub właściwej dla ilości ustalonej na elemencie.

    • Stawka VAT

Jeżeli uda się odczytać z dokumentu stawkę VAT elementu i taka stawka w Systemie istnieje, wówczas to ona zostaje ustalona na elemencie, w przeciwnym razie ustalana jest stawka zakupu z karty towaru.

    • Cena i wartość

System honoruje wartość (netto/brutto) odczytaną z dokumentu dla danego elementu. Cena na elemencie dodawanym na PZ ustalana jest wtórnie, na podstawie ww. wartości i ilości elementu. Odczytana przez usługę OCR wartość rozumiana jest jako wartość w walucie odczytanej z wczytanego dokumentu.

Aby możliwe było ustalenie wartości elementu zgodnej z odczytanym na elemencie PZ, niezależnie od definicji PZ parametr Kontrola (ilość * cena= wartość) jest wyłączany.

Jeżeli na dokumencie nie podano cena/wartości lub nie udało się ich odczytać, wówczas cena ustalana jest standardowo na podstawie ceny u tego dostawcy lub ostatniej ceny zakupu i obowiązujących rabatów/promocji.

Obsługa faktur w języku angielskim podczas rejestracji FZ przy użyciu Comarch OCR

Od wersji 2023.2 funkcjonalność rejestracji dokumentów FZ/(A)FZ przy użyciu mechanizmu OCR została wzbogacona o interpretację plików graficznych w języku angielskim. Zasada wczytywania takich dokumentów jest bardzo podobna do dotychczasowego mechanizmu stosowanego dla dokumentów w języku polskim, poza wyjątkami opisanymi w dalszej części dokumentu.

Wskazówka
Na podstawie faktur w języku angielskim można zarejestrować dokumenty FZ/(A)FZ, funkcjonalność ta stanowi więc wsparcie dla tych Uzytkowników, którzy rejestrują faktury importowe/faktury nabycia wewnątrzwspólnotowego poza modułem Import.

Identyfikacja kontrahenta i jego adresu

Zmiany w ww. zakresie obejmują:

  • Obsługę dokumentów, na których numer NIP Dostawcy poprzedzony jest prefiksem kraju UE
  • Zmianę zasad identyfikacji/zakładania adresu kontrahenta

W przypadku faktur w języku polskim OCR odczytuje i zwraca nazwę i dane adresowe kontrahenta pobrane z GUS, w przypadku faktur w języku angielskim zaś dane pobierane są z VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli jednak w VIES nie ma tego kontrahenta, wówczas OCR odczytuje nazwę/dane adresowe z faktury. Jeżeli więc uda się odczytać NIP Sprzedawcy, lecz nie uda się odczytać pozostałych podstawowych danych Sprzedawcy tj. jego nazwy i/lub miasta, wówczas, jeżeli w bazie znajduje się kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on zostanie ustalony jako kontrahent główny dokumentu, a jako adres przypisany zostanie jego adres aktualny. Jeżeli zaś takiego kontrahenta w bazie nie ma, wówczas na FZ ustalony zostanie kontrahent Jednorazowy. W przypadku niepełnych danych kontrahenta jego karta nie jest więc zakładana.

  • Zmiana zasad ustalania typu kontrahenta (krajowy, unijny, pozaunijny) na zakładanej dla niego karcie 

Typ kontrahenta ustalany jest na podstawie języka dokumentu – dla dokumentów w języku polskim kontrahent zakładany jest jako podmiot krajowy, w przypadku dokumentów w języku angielskim zaś odpowiednio: jako kontrahent unijny, jeżeli odczytany prefiks NIP wskazuje na kraj należący do Unii Europejskiej lub jako kontrahent poza-unijny, jeżeli kraju tego nie udało się odczytać lub jest to kraj spoza UE.

Identyfikacja pozycji towarowych

Dla faktur w języku angielskim obsłużono dodatkowe kryterium identyfikacji towarów – jeżeli nie uda się zidentyfikować towaru w oparciu o dotychczasowe kryteria, wówczas System identyfikuje towar na podstawie angielskiego tłuczenia nazwy towaru.

Po ww. zmianach identyfikacja towaru podczas wczytywania faktury w języku angielskim przebiega więc następująco:

  • Obowiązuje następująca kolejność interpretacji odczytanych danych: w pierwszej kolejności interpretowany jest odczytany EAN, następnie Kod, a na koniec Nazwa
  • W ramach informacji odczytanych w EAN i Kod System poszukuje towaru o kodzie własnym, EAN-ie własnym (przypisanym do karty towaru i do jednostek pomocniczych towarów) oraz kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnym z odczytanym i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ
  • Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas System poszukuje towaru o nazwie własnej zgodne z Nazwą odczytaną z oryginału, następnie o nazwie u kontrahenta lub kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnej z Nazwą odczytaną z oryginału i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ
  • Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas System poszukuje towaru, dla którego zdefiniowano angielskie tłumaczenie zgodne z Nazwą odczytaną z oryginału i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ
Identyfikacja towaru w OCR na podstawie jego angielskiej nazwy
Identyfikacja towaru w OCR na podstawie jego angielskiej nazwy

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas jak dotychczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Jeżeli ww. parametr jest włączony, wówczas zakładana jest nowa karta towaru, jeżeli zaś wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanej faktury, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument FZ dodawany jest towar A-vista.

Identyfikacja jednostki pomocniczej towaru

Zmiana w zakresie interpretacji odczytanych przez OCR danych z faktury w języku angielskim dokonana została również w zakresie jednostek towarów, będących przedmiotem takiej transakcji. System ustala na elemencie jednostkę pomocniczą zgodną z jednostką odczytaną z takiej faktury o ile do karty towaru przypisano jednostkę o odczytanym symbolu lub jednostkę z angielskim tłumaczeniem zgodnym z odczytanym z dokumentu.

Podobna zasada dotyczy ustalania jednostki głównej podczas zakładania karty nowego towaru – jeżeli w bazie zdefiniowano jednostkę o odczytanym symbolu lub jednostkę z angielską nazwą zgodną z odczytaną, wówczas to ta jednostka jest ustalana na dodawanej karcie towaru.

Identyfikacja jednostki towaru w OCR na podstawie jej angielskiej nazwy
Identyfikacja jednostki towaru w OCR na podstawie jej angielskiej nazwy

Zasady ustalania stawki VAT na elemencie

Zasady ustalania stawki VAT na elementach tworzonej FZ pozostają niezmienne niezależnie od języka dokumentu. Jeżeli stawka zostanie odczytana i taka stawka istnieje w bazie, wówczas jest ona ustalana na elemencie. Jeżeli stawka nie zostanie odczytana lub takiej stawki nie ma w bazie, wówczas na elemencie ustalana jest stawka VAT zakupu z karty towaru.

Uwaga
Ww. zasada ustalania stawki VAT na elemencie dotyczy również faktur otrzymywanych od Dostawców zagranicznych, na których eksportowa stawka VAT rzadko jest podawana. W takim wypadku na tworzonej FZ ustalona zostanie stawka krajowa, naliczony więc zostanie VAT po stronie zakupu. Zasada ta wynika z proponowanego postępowania w przypadku rejestracji faktur importowych/faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego poza modułem Import.

Możliwość oznaczania dokumentów zaimportowanych za pomocą OCR jako zweryfikowanych

Na formatce (A)FZ w rejestrze VAT pod przyciskiem Dokument wczytany za pomocą OCR – przejdź do podglądu oryginału dokumentu, dodano rozwijane menu:

Podgląd załącznika – dotychczasowe działanie przycisku, pozwala otworzyć plik z zapisanym dokumentem na zakładce [Załączniki]. Naciśnięcie przycisku OCR domyślnie podnosi do podglądu załącznik. Oznacz jako zweryfikowany – pozwala oznaczyć dokument, który został zweryfikowany pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym. Na przycisku zweryfikowanego dokumentu pojawi się zielony znacznik

Cofnij do: niezweryfikowany – w przypadku, gdy po weryfikacji ujawnione zostaną dodatkowe nieścisłości możliwe jest wycofanie oznaczenia poprawnej weryfikacji. Po cofnięciu przycisk oznaczony będzie czerwonym znakiem zapytania

Uwaga
Wszystkie dokumenty odczytane przez OCR domyślnie będą oznaczone jako niezweryfikowane.

Zapisywanie dokumentu jako załącznika

Umożliwiono zapisywanie oryginału dokumentu, na podstawie którego OCR przesyła dane do rejestru VAT, jako załącznika a typie Dokument OCR. To czy załącznik będzie dodawany, uzależnione jest od parametru, który został udostępniony w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1.

Parametr System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1

Załącznik może zostać dodany do bazy danych – opcja Plik w bazie lub jako link do importowanego dokumentu – Link do pliku. Zapisany załącznik będzie miał nowy Typ – Dokument OCR i nie będzie mógł być modyfikowany.

Po podniesieniu danego dokumentu zaczytanego przez Comarch OCR (A)FZ, na wszystkich zakładkach jest dostępny przycisk , za pomocą którego możemy otworzyć załącznik, czyli plik, za pomocą którego dokument został zaczytany.

W celu jeszcze łatwiejszej weryfikacji dokumentów wczytanych z użyciem OCR umożliwiono podgląd załącznika dodanego podczas importu danych, bezpośrednio na oknie dokumentu.

Opcja ta jest dostępna dla formularza standardowego (zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatność], [Nagłówek],
[Księgowość], [VAT]) oraz dla formularza uproszczonego (zakładki: [Ogólne], [Księgowość]).

Podgląd obrazu importowanego pliku na dokumencie (A)FZ (formularz uproszczony)
Podgląd obrazu importowanego pliku na dokumencie (A)FZ (formularz pełny)

Aby uzyskać podgląd załącznika z poziomu dokumentu należy wybrać przycisk znajdujący się po prawej stronie okna. Przestrzeń przeznaczoną na podgląd załącznika można zmniejszać i zwiększać przesuwając pionową kreskę podziału pomiędzy sekcjami. Po prawej stronie oraz na dole okna podglądu załącznika znajdują się belki umożliwiające przesuniecie obrazu, gdy nie mieści się w oknie. Oprócz tego dla załączników typu PDF obraz można pomniejszać i powiększać korzystając ze scrolla wraz z przyciskiem <CTRL> . Opcja widoczna w lewym, górnym rogu podglądu pozwala na poruszanie się pomiędzy stronami w przypadku dokumentów wielostronicowych.

Uwaga
Uwaga: Umożliwiono podgląd załączników zapisanych jako linki bezpośrednio na oknie dokumentu (A)FZ, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku załączników zapisanych do bazy. Pogląd ten jest możliwy zarówno na pełnym jak i uproszczonym formularzu faktury. Dostępny jest po wybraniu przycisku OCR dostępnego po prawej stronie okna.

Praca asynchroniczna podczas odczytywania dokumentów przez Comarch OCR

Umożliwiono wykonywanie innych operacji podczas odczytywania faktur z OCR. Po wskazaniu większej ilości faktur do odczytu, można przejść do wykonywania innych operacji bez konieczności oczekiwania na zakończenie procesu odczytu faktur z OCR.

Co zrobić, jeżeli dane ze skanu/zdjęcia nie zostały rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR lub zostały rozpoznane niepoprawnie?

W przypadku, kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia poprzez System Obsługi Zgłoszeń lub wiadomość na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem faktury oraz opisem problemu.

Czy ten artykuł był pomocny?