Plan pracy

Plan pracy – pozwala na układanie harmonogramu pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i planować pracę sobie lub swoim podwładnym.

Plan pracy – widok miesięczny

Plan pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest domyślnie dla zalogowanego użytkownika. Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny Plan pracy. Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. W dolnym rogu w kolorze niebieskim wyświetlona jest zaplanowana miesięczna suma godzin pracy oraz liczba dni pracy. Za pomocą przycisków dostępnych w górnej części okna możliwe jest wykonanie operacji:

Wydruk miesięczny – umożliwia wydrukowanie planu pracy dla zalogowanego użytkownika lub pracownika wybranego z listy. Wydruk jest tworzony i zapisywany w formacie pdf.

 Walidacja 11-godzinnej przerwy – umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowane godziny pracy nie naruszają prawa do 11-godzinnego dobowego odpoczynku.

 Walidacja co 4 wolnej niedzieli – umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowana praca w niedziele nie narusza prawa pracownika do co najmniej jednej wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie.

Podgląd legendy – wywołuje okno legendy z opisem oznaczeń i alertów stosowanych na planie pracy.

Plan pracy – legenda oznaczeń

Zmień widok – wyświetlany jest kalendarz w układzie tygodnia 7-dniowego dla zalogowanego użytkownika oraz jego podwładnych pracowników.

Dni w planie pracy i czasie pracy dla zleceniobiorców wyświetlane są w kolorze niebieskim, a dla osób którym nadano dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia, w kolorze zielonym.

Plan pracy – widok 7 dniowy

Plan pracy w widoku tygodniowym może być wyświetlony jako tydzień roboczy 5-dniowy lub tydzień 7-dniowy. Dodatkowo na desktopie jest możliwość zmiany układu kalendarza na miesięczny wraz z widocznym podsumowaniem godzin dla każdego pracownika. Widok można zmieniać używając przycisków:

Widok 5-dniowy (poniedziałek-piątek) – przycisk jest dostępny przy ustawieniu widoku miesięcznego.

Widok 7-dniowy (poniedziałek-niedziela) – przycisk jest dostępny przy ustawieniu widoku 5‑dniowego.

Widok miesięczny – przycisk jest dostępny przy ustawieniu widoku 7-dniowego – pokazuje godziny rozpoczęcia pracy oraz ilość zaplanowanych godzin w danym dniu.

Filtr umożliwia wybranie z listy podległego centrum oraz wyświetlenie Planu pracy dla pracowników należących do danego centrum. Jeżeli w strukturze podległościowej pod centrum są jeszcze podcentra, to możliwe jest zaznaczenie opcji „Z podcentrami” i wyświetlenie kalendarzy dla pracowników wybranego centrum wraz z podcentrami.

Filtrowanie planu pracy wg Centrum

Na Planie pracy poszczególne dni posiadają oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch HRM oraz informacje o nieobecnościach pracownika w danym okresie.

 – zaznaczony dzień, w którym pracownik ma rozpocząć pracę o godzinie 8:00 i pracować przez 8 godzin.

 – niebieski alert informuje, że ten dzień został zmodyfikowany w Comarch HRM (wyjątek w kalendarzu)

 – czerwony alert informuje, że w tym dniu pracownik jest nieobecny. Oznaczenie dotyczy zarówno osób posiadających wpisaną nieobecność, jak i osób niezatrudnionych w tym okresie.

Edycja dnia pracy

Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia oraz edycję danych. Edycja planu dnia możliwa jest poprzez:

  • Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wciśnięciu przycisku Edycja planu dnia
  • Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na danym dniu

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez:

  • Dłuższe przytrzymanie na danym dniu, a następnie wciśnięcie przycisku  Edycja planu dnia.
  • Krótkie kliknięcie na danym dniu

Na urządzeniach mobilnych, na planie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy ‘kliknąć’ w inicjały. Wówczas pojawi się nazwisko i imię pracownika. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez:

  • Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy
  • Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL
  • Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy

Edycja dnia na Planie pracy

Edycja planu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących typu dnia (Praca, Wolne, Święto), godzin wykonywania pracy, jak i pracy na wydziałach i projektach (Szczegóły dostępne dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus).
W przypadku modułu Płace i Kadry zablokowana jest możliwość dodawania wielu wejść/wyjść w jednym dniu.

Dla dni typu Praca w polu Uwagi można odnotować dodatkowe informacje widoczne potem również na Planie pracy w bazie danych systemu ERP.

Uwaga
Na urządzeniach mobilnych z systemem Android i przeglądarką Chrome, w celu wpisania godzin i minut, należy usunąć zawartość pola i wpisać z klawiatury numerycznej cały ciąg znaków, np.09:45.

Edycja dnia planu pracy – Szczegóły

Ilość zaznaczonych dni na planie pracy decyduje o tym, jakie dane podlegają modyfikacji na formularzu dnia planu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono:

  • tylko jeden dzień – edycji podlegają informacje o godzinach wejścia i wyjścia, strefach, wydziałach, projektach. Można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy oraz zmienić zakres dat.
  • więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje związane z planem dnia, takie jak: godziny wejścia i wyjścia, strefy. w module Płace i Kadry Plus dodatkowo można zmienić informacje o wydziałach i projektach. Szczegółowe informacje na temat planu dnia odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy.

Kopiowanie danych

Na planie pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych dni. Jeśli chcemy skopiować ustawienia danych na inne dni miesiąca, należy zaznaczyć wybrany dzień lub kilka dni i użyć przycisku Kopiuj. Automatycznie na górnej belce pojawi się przyciskWklej. Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu.

Usuwanie danych

Za pomocą przycisku Usuń możliwe jest usuwanie zmian wykonanych na poszczególnych dniach. Usuwane są tylko te dane, które zostały naniesione w aplikacji Comarch HRM.

Walidacja 11-godzinnej przerwy

W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji 11-godzinnej przerwy na odpoczynek pomiędzy godzinami wyjścia, a godzinami wejścia w następujących po sobie dniach pracy. W przypadku, gdy nie zostanie zachowana 11-godzinna przerwa w trakcie zapisu danych pojawi się komunikat.

Plan pracy – weryfikacja 11 godzinnej przerwy

Opcja walidacji 11-godzinnej przerwy może być również używana w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie przycisku i wskazanie opcji Walidacja 11-godzinnej przerwy. Weryfikacja dotyczy wyświetlanego na oknie okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany czas pracy, to po wykonaniu weryfikacji, dni w których wykryto nieprawidłowości oznaczane są na ‘czerwono’ i wyświetla się komunikat:

Przynajmniej jeden z dni nie spełnia wymogów 11-godzinnej przerwy.

Walidacja co 4 wolnej niedzieli

W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji ich poprawności pod kątem zachowania co 4 wolnej niedzieli. W przypadku, gdy ta zasada nie zostanie zachowana, w trakcie zapisu danych pojawi się odpowiedni komunikat. Sprawdzane są trzy niedziele poprzedzające aktualnie modyfikowaną, jeśli odnotowano w niej czas pracy w strefie wliczanej do czasu pracy.

Walidacji co 4 wolnej niedzieli może być również użyta w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie przycisku i wskazanie opcji Walidacja co 4 wolnej niedzieli. Weryfikacja dotyczy wyświetlanego na oknie okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany dzień lub dni, to po wykonaniu weryfikacji dni, w których wykryto nieprawidłowości oznaczane są na ‘czerwono’ i wyświetla się komunikat:

Plan pracy – walidacja co 4 wolnej niedzieli

Uwaga
Walidacja co 4 wolnej niedzieli nie jest dostępna na telefonach.

Wydruk miesięczny (zbiorczy) – przy wyświetlonym widoku 31-dniowym możliwy jest wydruk planu pracy dla wszystkich podwładnych zalogowanego użytkownika. W przypadku wybrania konkretnych osób lub użycia filtra wydruk wykona się dla widocznych pracowników. Na wydruku oprócz godzin pracy w poszczególnych dniach w ostatniej kolumnie znajduje się suma zaplanowanych godzin w miesiącu.

Przykład wydruku miesięcznego (zbiorczego) planu pracy




Czas pracy

Czas pracy – pozwala na odnotowanie wykonanej pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i modyfikować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom. Czas pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest domyślnie dla zalogowanego użytkownika.

Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to dostępny będzie Filtr, którego działanie jest analogiczne jak na Planie pracy:

  • w układzie miesięcznym można z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny Czas pracy.
  • w układzie 5, 7, 31-dniowym można z listy wybrać podległe centrum i wyświetlić Czas pracy dla pracowników  danego centrum. Jeżeli w strukturze podległościowej pod tym centrum są jeszcze podcentra, to możliwe jest zaznaczenie opcji „Z podcentrami” i wyświetlenie kalendarzy dla pracowników wybranego centrum wraz z podcentrami.

Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. Obsługa przycisków dostępnych na oknie Czas pracy jest analogiczna, jak w przypadku Planu pracy.

 Zmień widok – domyślnie wyświetlany jest kalendarz w układzie 7-dniowym, gdzie kierownik na jednym oknie ma dostęp również do czasu pracy swoich podwładnych pracowników. Możliwa jest zmiana widoku kalendarza na 5-dniowy lub 31-dniowy. W układzie 31-dniowym dodatkowo pokazana jest suma godzin przepracowanych przez poszczególnych pracowników w obrębie całego miesiąca.

Czas pracy – widok miesięczny

Wydruk miesięczny (zbiorczy) – przy wyświetlonym widoku 31-dniowym możliwy jest wydruk planu pracy dla wszystkich podwładnych zalogowanego użytkownika. W przypadku wybrania konkretnych osób lub użycia filtra wydruk wykona się dla widocznych pracowników. Na wydruku oprócz godzin pracy w poszczególnych dniach w ostatniej kolumnie znajduje się suma zaplanowanych godzin w miesiącu.

Wydruk miesięczny – umożliwia wydrukowanie czasu pracy dla zalogowanego użytkownika lub pracownika wybranego z filtra. W układzie 5, 7, 31- dniowym można wykonać wydruk dla zaznaczonych wielu pracowników (zaznaczamy dzień/dni pracy pracowników). Wydruk jest tworzony i zapisywany w formacie pdf.

W przypadku pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’ na wydruku w poszczególnych dniach pojawi się opis ZEST, a sumaryczna ilość godzin będzie wydrukowana w polu Przepracowano.

podgląd legendy – wywołuje okno legendy z opisem oznaczeń i alertów stosowanych na czasie pracy. Poszczególne dni na kalendarzu mogą posiadać dodatkowe oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch HRM oraz oznaczenia dotyczące nieobecności pracownika w danym okresie.

Podgląd legendy – Czas pracy

Pracownik, który wykonuje pracę, a jednocześnie przebywa na urlopie związanym z rodzicielstwem, w Czasie pracy na poszczególnych dniach ma również widoczne oznakowanie nieobecności. Nie jest możliwe modyfikowanie jego czasu pracy z poziomu aplikacji Comarch HRM. Ilość przepracowanych przez niego godzin pracy w trakcie nieobecności rodzicielskiej widoczna jest w podsumowaniu.

Na urządzeniach mobilnych, na czasie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy kliknąć w inicjały. Wówczas pojawią się dane – nazwisko i imię. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Sposób kopiowania, czy usuwania informacji o czasie pracy pracowników rozliczanych wg kalendarza lub wg obecności jest analogiczny, jak w planie pracy. Również i tutaj jest możliwość odnotowania więcej niż jednego wejścia i wyjścia, wybór wydziału i projektu, a dodatkowo oznaczenie odbioru nadgodzin (przy współpracy z modułem Płace i Kadry Plus).

Zaznaczenie dnia w czasie pracy

Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia. Pojawią się wówczas dodatkowe przyciski:

Edycja czasu pracy – pozwala na zmianę ustawień dnia, dla pracowników rozliczanych wg zestawienia użycie przycisku edytuje zestawienie czasu pracy

Kopiuj – pozwala na skopiowanie ustawień dnia. Kopiowanie czasu pracy dotyczy tylko dni, w których faktycznie odbywała się praca. Nie można kopiować czasu pracy z dni, w których jest wpisana nieobecność. Funkcja kopiowania nie jest również dostępna dla pracowników rozliczanych wg zestawienia.

W przypadku edycji jednego dnia pracy można zmodyfikować dane jednocześnie dla kilku osób. Oprócz wybrania nazwisk pracowników zmianie podlegają godziny pracy, strefy, wydziały, projekty oraz pole uwagi. Nie jest możliwa jednoczesna modyfikacja danych, gdy przynajmniej jeden z zaznaczonych pracowników rozliczany jest wg zestawienia.

Wydruk miesięczny – umożliwia wydrukowanie czasu pracy dla zalogowanego użytkownika lub pracownika wybranego z filtra. Wydruk jest tworzony i zapisywany w formacie pdf.

Czas pracy – edycja dnia pracowników rozliczanych wg kalendarza lub wg obecności

 jest dostępne przy współpracy z modułem Płace i Kadry Plus. Po rozwinięciu okna można odnotować odbiór nadgodzin i pracę na wydziałach i projektach. Edycja czasu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących godzin wykonywanej pracy. Zasady odnotowywania odbioru nadgodzin i wpisywania odpowiednich stref są analogiczne, jak w bazie danych systemu ERP. Dokładny sposób odbioru nadgodzin wraz z przykładami został opisany w biuletynie nr 35 ‘Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych’.

Szczegóły dnia czasu pracy (Płace i Kadry Plus)

Dla pracowników rozliczanych wg zestawienia edycja dnia za pomocą ikonypowoduje otwarcie formularza istniejącego zestawienia lub otwarcie pustego formularza zestawienia. Na zestawieniu program automatycznie podpowiada okres zestawienia oraz wyświetla informację o zaplanowanej w tym okresie ilości godzin i dni pracy. Uzupełnienie zestawienia polega na wpisaniu sumarycznych godzin pracy oraz ilości dni, jeśli czas pracy jest ‘niezerowy’, w jakich pracownik wykonał swoją pracę. Każde zestawienie musi posiadać co najmniej 1 element zestawienia.

Formularz zestawienia – edycja

W celu  dodania nowego elementu zestawienia należy użyć przycisk plusa .

Formularz elementu zestawienia

Elementy zestawienia uzupełniamy w taki sam sposób, jak w bazie danych systemu ERP. Podajemy rzeczywisty czas pracy (wraz z nadgodzinami), ilość dni pracy – wymagana jeśli podano niezerowy czas, czas nadgodzin (50%, 100%, nocne). Dodatkowo można przypisać Wydział oraz Projekt.




RCP

RCP (Rejestracja czasu pracy) – umożliwia wprowadzenie oraz zaimportowanie z pliku informacji o godzinach wejścia i wyjścia pracownika z firmy. Odnotowane dane są informacją o rzeczywistym czasie pracy pracownika, zapisanym na oddzielnym kalendarzu. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus.

W celu korzystania z funkcjonalności RCP w aplikacji Comarch HRMnależy ustawić:

  1. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > Parametry włączyć opcję „Używanie RCP do ewidencji czasu pracy”.
  2. W bazie danych systemu ERP Konfiguracja firmy > Płace > RCP formaty importu zdefiniować format zgodny z zawartością pliku tekstowego, z którego będą importowane dane.
  3. W bazie danych systemu ERP pracownikom, dla których będzie importowany czas pracy należy przypisać numery kart RCP. Import identyfikuje pracownika po numerze przypisanej karty RCP.
  4. W Comarch HRM w menu Administracja > Konfiguracja > Format importu RCP wybieramy z listy zdefiniowany wcześniej format.

Lista dostępnych formatów RCP jest odczytywana z bazy danych systemu ERP. Nie pojawią się tutaj schematy oznaczone jako Nieaktywne oraz schematy z opcją RCP jako lista obecności i Import z bazy Comarch ERP XL.

RCP wprowadzanie danych

Wybierając z menu głównego RCP zostanie wyświetlony kalendarz w układzie miesięcznym dla zalogowanego użytkownika. W górnym menu dostępne są przyciski:
Podgląd legendy
Zmień widok

Dodatkowo w zależności od nadanych uprawnień do edycji RCP i czasu pracy Użytkownik ma również dostępne opcje Import pliku RCP oraz Kopiuj RCP na czas pracy.

RCP – kalendarz miesięczny

Zapisy w tym kalendarzu mogą być wprowadzane:

  • ręcznie – poprzez edycję danego dnia
  • import z pliku tekstowego RCP

Dostęp do tej funkcjonalności oparto o schemat uprawnień, w którym mamy do wyboru Edycję, Podgląd lub Brak dostępu do RCP, dla własnych danych i podwładnego.

  • Edycja pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie zaimportowanych danych
  • Podgląd daje możliwość tylko wyświetlenia zaimportowanych informacji
  • Brak nie daje dostępu do funkcjonalności RCP.

Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny kalendarz RCP.

Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym. Poszczególne dni na kalendarzu RCP oznaczono innymi kolorami zostały opisane pod przyciskiem legendy :

Legenda w kalendarzu RCP

Import z pliku RCP

 Import pliku RCP. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie.

Uruchomienie importu powoduje otwarcie okna parametrów, w którym wskazujemy plik i sposób importu danych:  import wszystkich danych z pliku lub za wskazany okres. Jeśli jest to ponowny import danych za ten sam okres wybieramy opcję Pomiń lub Dopisz.

Import dostępny jest z poziomu:

  • kalendarza miesięcznego – dla osoby aktualnie wyświetlanej na kalendarzu
  • zestawienia RCP – dla zaznaczonych osób

Podczas importu nie są stosowane żadne reguły wygładzania, a wejścia/ wyjścia służbowe są pomijane. Zaimportowane dane tworzą oddzielny ‘kalendarz’ pracownika, na którym pracownik lub jego przełożony może dokonywać ręcznych modyfikacji, uzupełnić dni z niepełnym importem lub usuwać zaimportowane dane.

Okno parametrów do importu pliku RCP

Import danych z pliku RCP jest również zależny do ustawień Blokady edycji nie/obecności w stosunku do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli w datach na oknie importu wskazano co najmniej jeden dzień z miesiąca, który jest już zablokowany do edycji, to podczas importu pojawi się komunikat „Nie posiadasz uprawnień do edycji kalendarza dla wybranego zakresu dat”.

Pozostałe operacje dostępne w RCP

Edycja RCP – po zaimportowaniu danych z pliku RCP możliwa jest ręczna edycja szczegółów dotyczących pracy w danym dniu. Zwłaszcza dni oznaczone pomarańczowym kolorem powinny być uzupełnione o brakujące wejścia lub wyjścia, aby możliwe było ich zatwierdzenie i przeniesienie na Czas pracy.

Ręczna edycja dostępna jest również na dniach z poprawnym odczytem danych oraz dniach wolnych i świątecznych.

Edycja danych dla zaimportowanego dnia

Zatwierdzanie wprowadzonych danych dostępne jest przy użyciu przyciskówZatwierdź RCP orazCofnij zatwierdzenie RCP. Operacje te nie są dostępne dla zalogowanej osoby.

 Kopiuj RCP na czas pracy. Funkcjonalność dostępna tylko na desktopie.

Umożliwia przeniesienie zatwierdzonych danych na kalendarz Czasu pracy. Kopiowanie informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach nie dotyczy pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia”. W oknie parametrów należy podać zakres dat jakiego ma dotyczyć kopiowane.

Okno parametrów kopiowania RCP na czas pracy

Zmiana widoku pod przyciskiem dostępna jest tylko na desktopie. W tym układzie dla zalogowanego kierownika wyświetlany jest widok podwładnych w układzie listy, z możliwością zawężenia do wybranego centrum.

Lista RCP dla podwładnych pracowników

Lista RCP jest raportem informującym przełożonego o sumarycznej liczbie godzin przepracowanych przez jego podwładnych. Osoby, których odczyty są niekompletne (brak godziny wejścia lub wyjścia) zostały oznaczone czerwonym wykrzyknikiem  (dzień z niekompletnym zapisem w kolorze pomarańczowym).

Dostępne z tego poziomu filtrowanie daje możliwość zawężenia listy do pracowników do wybranego centrum podległościowego.

Przycisk Zaznacz wszystkich pracowników umożliwia wykonywanie operacji dla wielu osób. Z poziomu tej listy kierownik może wykonywać import pliku RCP oraz kopiować RCP na czas pracy dla wielu zaznaczonych osób. Operacje zatwierdzania RCP i cofnięcia zatwierdzenia dla wielu są możliwe jeśli nie zostanie zaznaczona zalogowana osoba oraz osoba oznaczona czerwonym wykrzyknikiem.