W programie istnieje możliwość ewidencjonowania rozpoczęcia pracy przez pracowników. Aby korzystać z tej funkcjonalności należy z konta Użytkownika Admin lub Użytkownika ze schematem Administrator zweryfikować ustawienie parametru Potwierdzanie obecności przy rozpoczęciu pracy w Konfiguracja/Pozostałe. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Oznacza to, że Użytkownikowi po zalogowaniu do aplikacji w danym dniu na stronie startowej zostanie wyświetlony alert z możliwością potwierdzenia rozpoczęcia pracy (o ile nie ma odnotowanej nieobecności w tym dniu).

Jeśli Użytkownik nie wykona potwierdzenia lub zamknie alert ikoną x będzie się pojawiał ponownie po każdym wejściu na stronę startową.

Weryfikację kto z Użytkowników potwierdził danego dnia obecność można przeprowadzić z menu Pracownicy/Lista pracowników. Zastosowano dla nich oznaczenie w postaci zielonej kropki w widoku listy oraz oznaczenie graficzne w widoku kafelkowym. Po najechaniu na ikonę kropki widoczny jest również opis słowny.

Można również skorzystać z dostępnego filtra Status, dla którego dostępne są opcje: wszyscy, potwierdzona obecność oraz nieobecność.

Podmenu Kalendarz w Planie pracy pozwala na układanie harmonogramu pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i planować pracę sobie lub swoim podwładnym.

W planie pracy możliwych jest do wyboru kilka widoków:

• Pracownik
• Centrum – miesiąc (dostępny na desktopach)
• Centrum – tydzień
• Centrum – tydzień roboczy
• Centrum – dzień

Widok: Pracownik

Plan pracy w widoku Pracownik wyświetlany jest domyślnie dla zalogowanego użytkownika. Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny Plan pracy. Na kafelku danego dnia wyświetlane są zaplanowane godziny pracy od do oraz suma godzin. Dla dni wolnych wyświetlany jest typ oraz rodzaj dnia wolnego. Dodatkowo dni wolne oznaczone są kolorem zielonym. Pozostałymi kolorami oznaczane są dni z innymi zdarzeniami zgodnie z legendą zamieszczoną pod kalendarzem planu pracy. Aby wyświetlić całą legendę należy użyć przycisku  .

Po najechaniu na przycisk dodatkowej informacji dla dnia wolnego w legendzie zostaną wyświetlone rodzaje dni wolnych wraz z ich opisem.

Jeśli dany dzień został zmodyfikowany w aplikacji Comarch HRM zostanie oznaczony symbolem kropki w lewym górnym rogu kafelka dnia.

Od wersji Comarch HRM 2021.5.1 wprowadzono oznaczenie kolorystyczne delegacji oraz szkoleń. Dzień delegacji wyświetlany jest w kolorze bordowym, a dzień szkolenia w kolorze niebieskim.

Pod kalendarzem planu pracy wyświetlane są również dodatkowe informacje dotyczące:

• Okresu rozliczeniowego – podany jest termin okresu rozliczeniowego dla wyświetlanego aktualnie miesiąca, a także norma czasu pracy obliczona wg Kodeksu pracy oraz ilość zaplanowanych godzin i dni w planie pracownika w tym okresie (z zawężeniem do okresu zatrudnienia pracownika, pomijając dodatkowy dostęp poza okresem zatrudniania). Jeśli pracownikowi zaplanowano inną liczbę godzin niż wynika to z normy obliczonej wg art. 130 Kodeksu pracy to godziny w sekcji Zaplanowano wyświetlone zostaną na czerwono. Podobnie sygnalizowane jest jeżeli zaplanowana ilość dni jest większa od ilości wynikających z normy (nie zapewniono odpowiedniej ilości dni wolnych). Jeśli obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc to po najechaniu na ikonę dodatkowych informacji zostaną wyświetlone informacje zawężone do bieżącego miesiąca.
• Szczegółów dnia – podane są tu zaplanowane godziny pracy oraz strefa czasu pracy dla danego dnia. Domyślnie jest to dzień bieżący, a jeżeli Użytkownik dokonuje zaznaczeń poszczególnych dni są prezentowane dane dotyczące ostatnio zaznaczonego dnia.

Za pomocą przycisków dostępnych w górnej części okna możliwe jest wykonanie operacji:

Wydruk miesięczny – umożliwia wydrukowanie planu pracy dla zalogowanego użytkownika lub pracownika wybranego z listy. Wydruk jest tworzony i zapisywany w formacie pdf.

Sprawdź plan pracy – umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowane godziny pracy nie naruszają reguł Kodeksu pracy. Możliwe do sprawdzenia są: naruszenie doby pracowniczej, 11 godzinnego dobowego odpoczynku, 35 godzinnego odpoczynku tygodniowego oraz co 4 wolnej niedzieli. Szczegóły poniżej w rozdziale Sprawdź plan pracy. Walidacja reguł Kodeksu pracy w planie pracy.

Widok: Centrum – miesiąc

Widok miesięczny dostępny jest tylko na desktopach.

Filtr umożliwia wybranie z listy podległego centrum oraz wyświetlenie Planu pracy dla pracowników należących do danego centrum. Jeżeli w strukturze podległościowej pod centrum są jeszcze podcentra, to możliwe jest zaznaczenie opcji Z podcentrami i wyświetlenie kalendarzy dla pracowników wybranego centrum wraz z podcentrami. Po wyborze centrum za pomocą filtra można również wybrać wydział. Wówczas zostaną wyświetleni wszyscy pracownicy, którzy pracują w danym wydziale i jednocześnie należą do wskazanego centrum.

Kalendarze planu pracy poszczególnych pracowników ułożone są poziomo. Jeden wiersz odpowiada jednemu pracownikowi. W pierwszej kolumnie znajdują się dane pracowników: nazwisko, imię, norma wyliczona wg Kodeksu pracy oraz liczba godzin i dni zaplanowanych w aktualnym okresie rozliczeniowym.

Po najechaniu na kafelek danego pracownika wyświetlane są dodatkowo: akronim, wymiar etatu (tylko dla zatrudnienia etatowego), informacja o okresie rozliczeniowym. Jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż jeden miesiąc wyświetlana jest także norma kodeksowa oraz liczba godzin i dni zaplanowanych tylko w danym miesiącu.

Pod danymi pracowników znajduje się zestawienie z podsumowaniem liczby wszystkich pracowników z podziałem na pracujących i nieobecnych w poszczególnych dniach. Używając ikony można rozwinąć szczegóły danej grupy:

• Pracujący – wyszczególniono: obecność, praca zdalna, delegacja, szkolenie,
• Nieobecni – wyszczególniono: urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy (plan), inna nieobecność, dzień wolny.

Liczba pracowników z zaplanowaną pracą w poszczególnych przedziałach czasu oraz weryfikacja ustalonego zapotrzebowania

Dla Użytkowników, którzy są kierownikiem lub zastępcą kierownika oraz w schemacie uprawnień dla planu pracy podwładnych mają ustawioną opcję inną niż brak, w nagłówkach kalendarza przy poszczególnych dniach znajduje się ikona . Jej uruchomienie spowoduje wyświetlenie wykresu prezentującego liczbę osób z zaplanowaną pracą w poszczególnych przedziałach czasowych tego dnia z dokładnością do 15 minut.

Jeśli w filtrze zostanie zastosowana opcja „bez podcentrów” oraz wskazane centrum podległościowe, dla którego w menu Plan pracy/Zapotrzebowanie zostało określone zapotrzebowanie na określoną liczbę pracowników (szczegóły) to przy danym dniu pojawi się dodatkowe oznaczenie informujące o tym, czy zapotrzebowanie zostało zrealizowane.

– spełnione jest określone zapotrzebowanie główne oraz dodatkowe warunki,

– nie spełniony jest co najmniej jeden z warunków zapotrzebowania.

Po kliknięciu na ikonę z oznaczeniem zapotrzebowania zostanie wyświetlony wykres liczby pracowników z naniesioną linią zapotrzebowania. Okres, w którym co najmniej 1 z warunków nie jest spełniony jest wyróżniony kolorem czerwonym.

Przykład 1.

Na dzień 21.02 w centrum OGRÓD zaplanowano zapotrzebowanie na 3 pracowników w godzinach od 8:00 do 16:00. Zaznaczono, że mają to być tylko pracownicy etatowi.

W planie pracy pojawiło się oznaczenie braku realizacji zapotrzebowania . Po wejściu w szczegóły zostanie wyświetlony wykres jak poniżej. Linia zapotrzebowania została naniesiona od godziny 8:00 do 16:00. Od godziny 15:00 do 16:00 słupki oznaczone są kolorem czerwonym, co oznacza, że w tym okresie zapotrzebowanie nie zostało zrealizowane. Po najechaniu na dany przedział wyświetlane są szczegóły. W przedziale 15:45 – 16:00 zapotrzebowanie wynosiło 3 pracowników, natomiast pracę zaplanowaną ma tylko 1 pracownik.

Przykład 2.

Na dzień 22.02 w centrum OGRÓD zaplanowano zapotrzebowanie na 4 pracowników w godzinach od 8:00 do 15:00. Dodano dodatkowe warunki, że wśród nich ma być 1 pracownik na stanowisku projektant zieleni oraz 2 na stanowisku ogrodnik. Nie zaznaczono, że mają to być tylko pracownicy etatowi.

W planie pracy pojawiło się oznaczenie braku realizacji zapotrzebowania . Po wejściu w szczegóły zostanie wyświetlony wykres jak poniżej. Linia zapotrzebowania została naniesiona od godziny 8:00 do 15:00. Od godziny 14:00 do 15:00 słupki oznaczone są kolorem czerwonym, co oznacza, że w tym okresie zapotrzebowanie nie zostało zrealizowane. Po najechaniu na dany przedział wyświetlane są szczegóły. W przedziale 14:45 – 15:00 liczba pracowników wynosi 4, czyli jest zgodna z ogólnym zapotrzebowaniem, jednak nie został spełniony warunek dodatkowy. Jeśli w zapotrzebowaniu określone były dodatkowe warunki to na wykresie dostępny jest filtr, gdzie można zweryfikować realizację poszczególnych warunków. Niespełniony warunek wyświetlany jest czerwoną czcionką.

Po wyfiltrowaniu dodatkowego warunku widać, że od godziny 14:00 brakuje jednego pracownika na stanowisku ogrodnik.

Przykład 3.

Na dzień 23.02 w centrum OGRÓD zaplanowano zapotrzebowanie na 1 pracownika w godzinach od 8:00 do 16:00. Musi to być pracownik etatowy z uprawnieniem do obsługi wózka widłowego.

W planie pracy pojawiło się oznaczenie braku realizacji zapotrzebowania . Po wejściu w szczegóły zostanie wyświetlony wykres jak poniżej. Linia zapotrzebowania została naniesiona od godziny 8:00 do 16:00. W całym okresie  słupki oznaczone są kolorem czerwonym. Po najechaniu na dany przedział wyświetlane są szczegóły. Pomimo, że liczba pracowników jest równa lub większa niż ogólne zapotrzebowanie to nie został spełniony warunek dodatkowy. .

Po wyfiltrowaniu warunku obsługa wózka widłowego widać, że do godziny 15:00 pracę ma zaplanowaną 1 osoba z tym uprawnieniem, ale nie jest zatrudniona na etat jak było wskazane w zapotrzebowaniu.

Pozostałe

Wydruk miesięczny (zbiorczy) – przy wyświetlonym widoku miesięcznym możliwy jest wydruk planu pracy dla wszystkich podwładnych zalogowanego użytkownika. W przypadku wybrania konkretnych osób lub użycia filtra wydruk wykona się dla widocznych pracowników. Na wydruku oprócz godzin pracy w poszczególnych dniach pojawiają się oznaczenia rodzaju dnia wolnego, a w ostatniej kolumnie znajduje się suma zaplanowanych godzin w miesiącu. Pod tabelą znajduje się legenda oznaczeń rodzaju dnia wolnego.

Widok: Centrum – tydzień oraz Centrum – tydzień roboczy

Widoki tygodniowe prezentują dane w analogiczny sposób jak widok miesięczny, z tym że dany ekran zawężony jest do tygodnia od poniedziałku do niedzieli dla widoku tygodniowego oraz od poniedziałku do piątku dla widoku tydzień roboczy.

Na urządzeniach mobilnych na planie pracy w widoku tygodniowym ze względu na mały ekran wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy ‘kliknąć’ w inicjały. Wówczas pojawi się nazwisko i imię pracownika, akronim, wymiar etatu oraz daty okresu rozliczeniowego. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Na urządzeniach mobilnych nie jest wyświetlane podsumowanie liczby osób pracujących i nieobecnych dla danego dnia.

Widok: Centrum – dzień

Widok dostępny dla Użytkowników będących kierownikiem/zastępcą z uprawnieniem do edycji/podglądu planu pracy podwładnych. Znajduje się tu lista pracowników zgodnie z wybranym filtrem (Centrum, Wydział) na określony dzień. Obok danego pracownika mogą znajdować się 2 linie. Górna linia prezentuje obecny plan pracy pracownika. Zazwyczaj ma kolor szary. Jeśli w danym dniu pracownik ma nieobecność, przebywa na szkoleniu lub w delegacji linia przybiera kolor zgodny z legendą umieszczoną pod listą pracowników. Jeśli wybrany dzień jest dniem wolnym wyświetlana jest zielona linia w godzinach od 8:00 do 16:00.

Jeśli na dany dzień pracownik określił swoją dyspozycyjność jest ona prezentowana za pomocą dolnej linii w kolorze pomarańczowym.

Za pomocą tego widoku kierownik/zastępca kierownika w łatwy sposób może zweryfikować czy plan pracy danego pracownika pokrywa się z określoną przez niego dyspozycyjnością. Jeśli posiada uprawnienie do edycji planu pracy podwładnych może z tego miejsca zmienić plan pracy pracownika. Edycji planu pracy można dokonać poprzez:

• przytrzymanie linii planu pracy i przesunięcie jej na odpowiednie godziny,
• przytrzymanie lub końca linii planu pracy i jej odpowiednie skrócenie/wydłużenie do odpowiednich godzin,
• kliknięcie w linię planu pracy, co spowoduje przejście do standardowego formularza planu pracy, gdzie można wprowadzić dodatkowe informacje (typ dnia, kolejne wejście, uwagi, wybrać wydział lub projekt).

Edycja poprzez przesuwanie linii planu pracy nie jest możliwa dla planu pracy na przełomie dni (np.: 22:00 – 06:00).

Jeżeli w filtrze wybrano centrum (bez podcentr) dla którego na ten dzień określono zapotrzebowanie to przy ikonie wywołania wykresu z obsadą pojawi się odpowiednia informacja graficzna o spełnieniu lub braku realizacji zapotrzebowania  . Po kliknięciu pojawi się wykres z naniesionym zapotrzebowaniem oraz szczegółami jego spełnienia lub informacją o brakach.

Edycja dnia planu pracy – pozostałe widoki

Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na konkretnym dniu otwiera okno edycji danych planu pracy.

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez krótkie kliknięcie na danym dniu.

Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez:

• Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy
• Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL
• Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy

Wskazówka

W celu edycji kilku dni dla tego samego pracownika lub dla różnych pracowników (w widokach miesięcznym i tygodniowych) po zaznaczeniu ich prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję Edytuj plan pracy dostępną pod ikoną w prawym, górnym rogu ekranu.

Edycja planu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących typu dnia (Praca, Wolne, Święto), godzin wykonywania pracy, jak i pracy na wydziałach i projektach (Szczegóły dostępne dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus).
W przypadku modułu Płace i Kadry zablokowana jest możliwość dodawania wielu wejść/wyjść w jednym dniu.

Dla dni typu Praca w polu Uwagi można odnotować dodatkowe informacje widoczne potem również na planie pracy w bazie danych systemu ERP.

Na formularzu dnia typu Wolne oraz Święto dostępne jest pole Rodzaj dnia wolnego, w którym Użytkownik może ustawić oznaczenie rodzaju dnia wolnego. Lista zawiera kilka standardowych pozycji. Pozycje niestandardowe mogą zostać dodane z poziomu bazy danych systemu ERP.

Standardowe rodzaje dni:

• Dzień wolny z tytułu niedzieli,
• Dzień wolny z tytułu święta,
• Dzień wolny z tyt. 5-dniowego tyg. pracy,
• Dzień wolny wynikający z harmonogramu,
• Dzień wolny za pracę w niedzielę,
• Dzień wolny za pracę w święto,
• Dzień wolny za pracę w dniu wolnym.

Domyślnie w dniach typu ‘wolny’ ustawiony jest rodzaj dnia wolnego jako Dzień wolny z tyt. 5 – dniowego tyg.pracy, w dniach typu ‘świąteczny’ przypadających w niedziele Dzień wolny z tytułu niedzieli, a w pozostałych dniach świątecznych Dzień wolny z tytułu święta.

Ilość zaznaczonych dni na planie pracy decyduje o tym, jakie dane podlegają modyfikacji na formularzu dnia planu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono:

• tylko jeden dzień – edycji podlegają informacje o godzinach wejścia i wyjścia, strefach, wydziałach, projektach. Można zmienić zakres dat, a w widokach miesięcznym i tygodniowych można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy,
• więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje związane z planem dnia, takie jak: godziny wejścia i wyjścia, strefy. W module Płace i Kadry Plus dodatkowo można zmienić informacje o wydziałach i projektach. Nie można zmieniać zakresu dat. Szczegółowe informacje na temat planu dnia odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy.

Jeśli wybrany do edycji jest 1 dzień, na który pracownik odnotował informacje o dyspozycyjności to będą wyświetlone w oknie edycji dnia planu pracy.

Kopiowanie danych

Na planie pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych dni. Jeśli chcemy skopiować ustawienia danych na inne dni miesiąca, należy zaznaczyć wybrany dzień lub kilka dni i użyć przycisku Kopiuj. Automatycznie na górnej belce pojawi się przyciskWklej. Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu.

Limitowanie pracy zdalnej

W przypadku, gdy dla pracownika przyznany jest miesięczny limit pracy zdalnej lub roczny limit pracy zdalnej okazjonalnej to są one weryfikowane podczas edycji lub kopiowania dni planu pracy. Jeśli któryś z limitów zostanie przekroczony to edycja lub kopiowanie zakończy się wyświetleniem odpowiedniego komunikatu informacyjnego, a operacja się nie powiedzie. Weryfikowane są dni posiadające odnotowaną strefę Czas pracy wykonywanej zdalnie lub Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie (zarówno powstałe wskutek złożonych wniosków o pracę zdalną jak również poprzez ręczne odnotowanie danej strefy pracy zdalnej bezpośrednio w kalendarzu planu lub czasu pracy). W przypadku edycji, kopiowania planu pracy dla więcej niż jednego pracownika jednocześnie w sytuacji przekroczenia limitu pracy zdalnej dane pracownika, dla którego następuje przekroczenie podświetlane są na czerwono.

Usuwanie danych

Usuwanie zmian wykonanych na poszczególnych dniach możliwe jest przy użyciu opcji Usuń dostępnej pod ikoną w prawym, górnym rogu ekranu. Usuwane są tylko te dane, które zostały naniesione w aplikacji Comarch HRM.

Podmenu Praca zdalna jest widoczne tylko jeśli Użytkownik w schemacie uprawnień dla pracy zdalnej ma ustawioną  opcję inną niż brak.

W zależności od posiadanych uprawnień do podglądu lub edycji zalogowany pracownik będzie mógł tylko podejrzeć zaplanowaną i zatwierdzoną dla niego pracę zdalną lub ją samodzielnie zaplanować. Kierownik z uprawnieniami do edycji będzie mógł planować oraz zatwierdzać pracę zdalną również swoim podwładnym.

Po wejściu do zakładki Praca zdalna zalogowany pracownik z odpowiednimi uprawnieniami będzie widział listę własnych wniosków o pracę zdalną, natomiast kierownik również wnioski swoich podwładnych . Za pomocą ikon lista oraz kafelki można przełączać widok. W układzie kafelkowym wyświetlane jest nazwisko i imię pracownika, okres oraz status – praca zdalna (plan) – dla wniosku, który nie został jeszcze zaakceptowany oraz praca zdalna dla wniosku zatwierdzonego.

Dodatkowo przy wnioskach zatwierdzonych pojawia się znacznik . Jeśli wniosek nie został jeszcze zaakceptowany, a dotyczy dat wcześniejszych niż data bieżąca to okres wnioskowanej pracy zdalnej będzie wyświetlany w kolorze czerwonym.

W widoku listy widoczne są kolumny: Status, Pracownik, Data od oraz Data do. Listę można posortować według każdej z kolumn klikając w nagłówek z jej nazwą.

Niezależnie od widoku istnieje możliwość filtrowania według Centrum, Statusu oraz okresu.

Planowanie pracy zdalnej

Zaplanowanie pracy zdalnej dla siebie oraz podwładnych jest możliwe z poziomu:

• zakładki Plan pracy/Praca zdalna przy użyciu przycisku
• kalendarza na stronie startowej (tylko dla siebie) poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybór opcji Zaplanuj pracę zdalną.
• panelu powiadomień na stronie startowej za pomocą przycisku .

Istnieje możliwość ustawienia konieczności zapoznania się z regulaminem przed rozpoczęciem wnioskowania o pracę zdalną. W tym celu w konfiguracji aplikacji w sekcji Pozostałe należy zaznaczyć parametr Wymagana akceptacja regulaminu pracy zdalnej, wskazać odpowiedni dokument będący regulaminem umieszczony w intranecie oraz  wskazać treść oświadczenia, które ma potwierdzić pracownik, aby mógł wnioskować o pracę zdalną. W domyślnej treści oświadczenia jest również potwierdzenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli wskazany powyżej parametr został zaznaczony to przy pierwszym wnioskowaniu o pracę zdalną pracownikowi zostanie wyświetlony komunikat do potwierdzenia. Znajduje się w nim bezpośredni link do dokumentu oraz treść oświadczenia podanego w konfiguracji.

Po zaakceptowaniu oświadczenia pracownik może zacząć wnioskować o pracę zdalną. Informacja o zaakceptowaniu oświadczenia wraz z jego datą zapisywana jest w profilu pracownika w sekcji Inne (Moje dane dla własnego profilu lub Lista pracowników dla podwładnych kierownika/zastępcy).

Na formularzu pracy zdalnej należy:

• podać zakres dat na jakie ma być złożony wniosek,
• określić czy jest to praca zdalna okazjonalna (jeśli jest dopuszczalna w firmie),
• wskazać miejsca wykonywania pracy zdalnej jeśli jest inne niż miejsce zamieszkania,
• dodać ewentualne uwagi (nie są obligatoryjne),

Użytkownik będący pracownikiem ma  możliwość tylko zapisania formularza, co spowoduje dodanie na listę pozycji ze statusem Praca Zdalna (plan). Dopóki wniosek nie zostanie zatwierdzony przez przełożonego pracownik może go usunąć ikoną kosza . Po zatwierdzeniu wniosku przez kierownika lub zastępcę status zmienia się na Praca zdalna i pracownik nie ma już możliwości usunięcia wniosku.

Kierownik z uprawnieniami do edycji Pracy zdalnej dla podwładnych ma możliwość planowania pracy zdalnej swoim podwładnym. Wówczas w polu Pracownik wybiera z listy podwładnych danego pracownika. Może wskazać również kilku pracowników jednocześnie i wybrać opcję Zapisz lub Zapisz i zatwierdź, która jest dostępna po kliknięciu w obok przycisku Zapisz.

Zatwierdzanie i anulowanie zatwierdzonej pracy zdalnej

Operację zatwierdzania pracy zdalnej może wykonać kierownik/zastępca dla swoich podwładnych pracowników. Pracownik nie może zatwierdzać swoich własnych wniosków, dla niego wykonuje to jego przełożony. Jeżeli natomiast do aplikacji zalogowany jest kierownik lub zastępca najwyższego centrum podległościowego, np. Firma, i tym samym nie ma on nad sobą żadnego przełożonego, to wówczas ma on możliwość zatwierdzania własnych wniosków.

Zatwierdzenie pracy zdalnej możliwe jest na kilka sposobów:

• Strona startowa – wybór opcji „Zatwierdź” z powiadomienia
• Menu Plan pracy – wybór podmenu Praca zdalna, zatwierdzenie wniosku przyciskiem 
• bezpośrednio w momencie dodawania wniosku o pracę zdalną dla podwładnego użycie ikony  obok przycisku Zapisz i wybór opcji Zapisz i zatwierdź.

Zatwierdzenie pracy zdalnej powoduje:

• zmianę statusu wniosku z Praca zdalna (plan) na Praca zdalna,
• zmianę strefy pracy w planie pracy zgodnie z okresem zatwierdzonej pracy zdalnej. Zmiana dotyczy wejść z ustawioną strefą wliczaną do czasu pracy w dniach typu Praca. Ustawiana jest odpowiednio strefa Czas pracy wykonywanej zdalnie lub Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie.

Wniosek można również odrzucić opcją Odrzuć na powiadomieniu ze strony startowej, usuwając wniosek seryjnie z listy po zaznaczeniu ikoną kosza lub indywidualnie z poziomu danego formularza.

W przypadku odrzucenia wniosku o pracę zdalną kierownik może wprowadzić uzasadnienie dla pracownika, którego treść zostanie przeniesiona do wiadomości email. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został opisany w rozdziale Konfiguracja.

Kierownik/zastępca kierownika z uprawnieniem do edycji pracy zdalnej podwładnych ma możliwość usunięcia zatwierdzonego już wniosku o pracę zdalną dla swoich podwładnych. Spowoduje to modyfikację planu pracy poprzez usunięcie strefy Czas pracy zdalnej lub Czas pracy zdalnej okazjonalnej w tym dniu oraz ustawienie strefy z pierwszego wejścia z kalendarza pracownika lub strefy Czas pracy podstawowy.

Limitowanie pracy zdalnej

Praca zdalna okazjonalna. Jeśli w programie Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR podano roczny limit pracy zdalnej (System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/1 Dane kadrowe i deklaracje) to na formularzu planowania pracy zdalnej w Comarch HRM dostępny jest parametr Praca zdalna okazjonalna. Po jego zaznaczeniu na formularzu widoczna jest informacja o wielkości limitu rocznego oraz liczbie dni pozostałych do wykorzystania w wybranym roku. Do tego limitu zliczane są:

• dni pracy zdalnej pochodzące z wniosków z zaznaczonym parametrem pracy okazjonalnej,
• dni z kalendarza czasu pracy, w których odnotowano strefę Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie,
• dni pracy zdalnej okazjonalnej wykorzystanej w danym roku u poprzedniego pracodawcy odnotowane w historii zatrudnienia w Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR.

Praca zdalna w miesiącu. Istnieje także możliwość limitowania pracy zdalnej w danym miesiącu tzn. wskazania ilości dni, w których pracownik może pracować zdalnie. Limit jest nadawany w schemacie uprawnień w pozycji Praca zdalna – miesięczny limit dni. W zależności od ustawienia parametru Wliczaj do miesięcznego limitu wykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej dostępnego w konfiguracji aplikacji do limitu miesięcznego mogą być zliczane dni pracy zdalnej okazjonalnej i nieokazjonalnej (domyślne ustawienie) lub tylko dni pracy zdalnej nieokazjonalnej.

Dodatkowo kierownik z uprawnieniami do Edycji pracy zdalnej podwładnego oraz Edycji danych pracowników może nadać indywidualny limit dla pracownika inny niż ten wynikający ze schematu uprawnień. Aby to zrobić należy  przejść do zakładki Inne na Formularzu pracownika z menu bocznego Pracownicy/Lista pracowników oraz zaznaczyć parametr Indywidualny miesięczny limit pracy zdalnej i podać liczbę dni.

Do ilości dni wykorzystanych do tego limitu poza wszystkimi wnioskami o pracę zdalną (zaplanowane i zatwierdzone dla pracy okazjonalnej i nieokazjonalnej) zliczane są również dni pracy zdalnej wprowadzone bezpośrednio na kalendarzu czasu pracy pracownika, w których odnotowano strefę Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie lub Czas pracy wykonywanej zdalnie.

Wysokość oraz wykorzystanie poszczególnych limitów można również sprawdzać na karcie pracownika w sekcji Inne (Moje dane dla własnych lub Lista pracowników dla podwładnych).

W momencie składania wniosku o pracę zdalną przez pracownika, który ma nałożony miesięczny limit wyświetlana jest informacja o tym ile wynosi jego limit oraz ile dni może jeszcze wykorzystać. Dodatkowo po zaznaczeniu parametru Praca zdalna okazjonalna wyświetlana jest analogiczna informacja dotycząca limitu rocznego pracy zdalnej okazjonalnej.

Podobna informacja jest wyświetlana, gdy pracę zdalną dla podwładnego planuje kierownik, ale wyłącznie wtedy, gdy planuje ją tylko dla 1 pracownika. Gdy kierownik na jednym wniosku wskaże więcej pracowników informacja nie zostanie wyświetlona.

Jeśli wniosek zostanie wypełniony na więcej dni niż liczba pozostającego do wykorzystania limitu zostanie wyświetlony komunikat o przekroczeniu przyznanego pracownikowi limitu, a wniosek nie zostanie zapisany. Gdy kierownik wypełnia wniosek dla większej liczby pracowników, również zostanie wyświetlony komunikat o przekroczeniu dopuszczalnego limitu, a nazwiska osób przekraczających limit zostaną obramowane na czerwono. Żaden wniosek nie zostanie zapisany.

Powiadomienia

Operacje związane z pracą zdalną powodują generowanie powiadomień na stronie startowej poszczególnych użytkowników. Pracownik niezależnie od posiadanych uprawnień do pracy zdalnej zawsze otrzyma powiadomienie o zatwierdzeniu jego wniosku przez kierownika (złożonego samodzielnie lub przez przełożonego) lub odrzuceniu wniosku. Kliknięcie w powiadomienie spowoduje przeniesienie do formularza pracy zdalnej, a wybór opcji UKRYJ usunięcie powiadomienia.

Zalogowany kierownik niezależnie od uprawnień zawsze jest informowany o zaplanowaniu pracy zdalnej przez podwładnego oraz zatwierdzeniu wniosku, gdy wniosek zatwierdził zastępca kierownika. Jeśli kierownik ma w schemacie uprawnień ustawione dla Pracy zdalnej Podwładnego Brak lub Podgląd to na powiadomieniu pod ikoną 3 kropek będzie miał tylko opcję UKRYJ. Gdy będzie miał uprawnienia do Edycji to na powiadomieniu będzie miał dodatkowo opcje ZATWIERDŹ lub ODRZUĆ.

Istnieje również możliwość wysyłania powiadomień mailowych/SMS o zaplanowanej oraz zatwierdzonej pracy zdalnej. W tym celu należy dokonać odpowiednich ustawień po stronie zakładki Konfiguracja tak jak dla powiadomień mailowych/SMS z tytułu innych operacji. Szczegóły zostały opisane w dziale Konfiguracja.

W wysyłanych powiadomieniach mailowych zawarta jest informacja o pracy zdalnej okazjonalnej – jeśli oznaczono we wniosku parametr pracy okazjonalnej oraz informacje o tym, czy jest wykonywana w innym miejscu niż miejsce zamieszkania – zgodnie z wnioskiem.

W tym miejscu pracownik może wprowadzić swoją dyspozycyjność na poszczególne dni, co powinno ułatwić przełożonemu planowanie pracy.

Podmenu Dyspozycyjność będzie widoczne jeśli w schemacie uprawnień w sekcji Zarządzanie czasem pracy zostanie aktywowane uprawnienie „Dyspozycyjność”.

Po otwarciu zakładki Dyspozycyjność widoczny jest kalendarz w układzie miesięcznym. Dni wolne oznaczone kolorem zielonym pobierane są z kalendarza Standard ustawionego w konfiguracji systemu ERP.

Definiowanie dyspozycyjności

W celu dodania swojej dyspozycyjności należy kliknąć na kafelek odpowiedniego dnia. Wówczas zostanie otwarte okno edycji, w którym należy podać szczegóły dotyczące:

• okresu dyspozycyjności – domyślnie jest to wybrany dzień. Jeśli chcemy dodać taką samą dyspozycyjność na okres dłuższy należy podać odpowiedni zakres dat. Jeśli wybrany okres będzie dłuższy niż 1 dzień pojawi się możliwość wskazania, czy definiowana dyspozycyjność będzie również wstawiona na dni wolne, czy mają być one pominięte,
• dyspozycyjności – należy podać odpowiedni przedział czasowy z dokładnością do 15 minut. Można podać kilka przedziałów czasowych. W tym celu należy kliknąć w i uzupełnić pola z godzinami.
  Pracownik w polu Uwagi może wprowadzić dodatkowe informacje, które będą prezentowane na planie pracy jego przełożonemu układającemu grafik.

Wyświetlanie dyspozycyjności na kalendarzu

Po odnotowaniu dyspozycyjności jest ona przenoszone na widok kalendarza dyspozycyjności. Na kafelkach poszczególnych dni wyświetlane są informacje o:

• godzinach od do, na które została określona dyspozycyjność. Godzina od jest to godzina od dla pierwszego przedziału czasowego, natomiast godzina do jest godziną do pobieraną z ostatniego przedziału czasowego ustalonego dla danego dnia,
• łącznej liczbie godzin dyspozycyjności w ramach podanego przedziału czasu.

Pod kalendarzem wyświetlone jest podsumowanie określające na ile godzin i dni określono dyspozycyjność w całym miesiącu oraz szczegóły zaznaczonego lub aktualnego dnia.

Weryfikacja dyspozycyjności pracowników przy planowaniu pracy podwładnych

Kierownik lub zastępca kierownika może wykorzystać wprowadzoną przez podwładnych pracowników dyspozycyjność przy ustalaniu planu pracy.

Przełożony z uprawnieniem do podglądu lub edycji planu pracy podwładnych w menu Plan pracy/Kalendarz będzie miał dostępny dodatkowy widok „Centrum – dzień” w którym może w łatwy sposób porównać określoną przez pracowników dyspozycyjność z planem pracy oraz zapotrzebowaniem. Jeśli kierownik/zastępca kierownika będzie miał uprawnienie do edycji planu pracy podwładnych będzie mógł z tego miejsca dokonywać odpowiednich modyfikacji planu pracy.
Określona przez pracownika dyspozycyjność wraz z uwagami będzie również widoczna dla kierownika/zastępcy na formularzu danego dnia w planie pracy podwładnego.

Szczegóły weryfikacji dyspozycyjności zostały opisane w artykule Plan pracy – Kalendarz rozdział „Widok Centrum – dzień”.

W tym miejscu można określać zapotrzebowanie na odpowiednią liczbę pracowników w danym dniu. Dodatkowo można określić inne warunki jak minimalna liczba pracowników na danym stanowisku, czy też posiadających aktywne uprawnienie. Określenie zapotrzebowania odbywa się w ramach danego centrum.

Podmenu Zapotrzebowanie jest widoczne tylko jeśli Użytkownik jest kierownikiem/zastępcą danego centrum oraz w schemacie uprawnień dla planu pracy podwładnych ma ustawioną opcję inną niż brak.

W zależności od posiadanych uprawnień do podglądu lub edycji zalogowany pracownik może tylko podejrzeć ustalone zapotrzebowanie lub je samodzielnie określić.

Po otwarciu zakładki Zapotrzebowanie widoczny jest kalendarz w układzie miesięcznym. Dni wolne oznaczone kolorem zielonym pobierane są z kalendarza Standard ustawionego w konfiguracji systemu ERP. W filtrze można wskazać centrum podległościowe, dla którego ma być ustalone zapotrzebowanie oraz miesiąc.

Definiowanie zapotrzebowania

W celu dodania zapotrzebowania na odpowiednią liczbę pracowników należy kliknąć na dzień, na który ma być określone zapotrzebowanie. Wówczas zostanie otwarte okno edycji, w którym należy podać szczegóły dotyczące:

• okresu zapotrzebowania – domyślnie jest to wybrany dzień. Jeśli chcemy dodać takie samo zapotrzebowanie na okres dłuższy należy podać odpowiedni zakres dat. Jeśli wybrany okres będzie dłuższy niż 1 dzień pojawi się możliwość wskazania, czy definiowane zapotrzebowanie będzie również wstawione na dni wolne, czy mają być one pominięte,
• zapotrzebowania – należy podać odpowiedni przedział czasowy oraz minimalną liczbę pracowników dla tego przedziału. Dany przedział czasowy można ustalać z dokładnością do 15 minut. Dodatkowo można ustalić, czy podana liczba dotyczy tylko pracowników etatowych (domyślne ustawienie), czy mają być również uwzględnione osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Można dodawać większą liczbę nienakładających się przedziałów czasowych jeśli zapotrzebowanie w poszczególnych przedziałach jest różne. W celu dodania zapotrzebowania dla kolejnego przedziału czasowego należy użyć przycisku
• dodatkowych warunków dla danego przedziału czasowego. Po kliknięciu w można dodatkowo określić jaka jest wymagana liczba pracowników na określonym stanowisku lub posiadających wskazane uprawnienie. Aby zmieniać warunek ze stanowiska na uprawnienie lub odwrotnie należy klikać odpowiednio na przyciski oraz  . Można dodać kilka warunków jednocześnie. Lista stanowisk oraz uprawnień pobierana jest z danych słownikowych ustalonych w systemie ERP (Płace i kadry/Słowniki/Stanowiska oraz Płace i kadry/Słowniki/Uprawnienia(kwalifikacje),

Wyświetlanie zapotrzebowania na kalendarzu

Po odnotowaniu zapotrzebowania jest ono przenoszone na widok kalendarza zapotrzebowania. Na kafelkach poszczególnych dni wyświetlane są informacje o:

• godzinach od do, na które zostało określone zapotrzebowanie. Godzina od jest to godzina od dla pierwszego przedziału czasowego, natomiast godzina do jest godziną do pobieraną z ostatniego przedziału czasowego ustalonego dla danego dnia,
• minimalnej liczbie pracowników. Jeśli w każdym przedziale czasowym podano taką samą liczbę pracowników lub dla danego dnia jest zdefiniowany tylko jeden przedział czasowy wyświetlona zostanie jedna wartość, np. na obrazie poniżej w dniu 6 grudnia określono zapotrzebowanie na 1 pracownika w godzinach od 8:00 do 16:00. W sytuacji, gdy w danym dniu określono kilka przedziałów czasowych z różną liczbą pracowników na kafelku zostanie wyświetlony zakres od najmniejszej minimalnej liczby pracowników do największej minimalnej liczby pracowników zdefiniowanych w zapotrzebowaniu, np. w dniu 1 grudnia w godzinach od 6:00 do 17:00 zapotrzebowanie wynosi od 5 do 10 pracowników.

Po zaznaczeniu danego dnia pod kalendarzem prezentowane są szczegóły zapotrzebowania z rozbiciem na poszczególne przedziały czasowe. Jeśli zdefiniowane były dodatkowe warunki to również są one wyświetlane.

Weryfikacja realizacji zapotrzebowania na planie pracy

Określone w powyższy sposób zapotrzebowanie można zweryfikować z rzeczywistą liczbą pracowników, którzy mają zaplanowaną pracę w poszczególnych przedziałach czasowych. Dzięki temu kierownik w prosty sposób może sprawdzić, czy w danym okresie w centrum podległościowym pracę ma zaplanowaną wymagana liczba pracowników, z odpowiednim uprawnieniem lub stanowiskiem. Jeśli nie to może zweryfikować dla jakiego przedziału czasowego oraz dla jakich warunków nie są spełnione określone wymagania.

Weryfikacja odbywa się z menu Plan pracy/Kalendarz w widokach dotyczących centrum. Dla kierownika/zastępcy z odpowiednim uprawnieniem w kolumnach z nagłówkami dni znajduje się ikona z dodatkowym zielonym lub czerwonym oznaczeniem graficznym w zależności od tego czy zapotrzebowanie zostało zrealizowane czy nie.

Szczegóły weryfikacji zapotrzebowania wraz z przykładami zostały opisane w artykule Plan pracy – Kalendarz rozdział „Liczba pracowników z zaplanowaną pracą w poszczególnych przedziałach czasu oraz weryfikacja ustalonego zapotrzebowania.”

.

Podmenu Kreator w Planie pracy pozwala na stworzenie grafiku planu pracy w formie roboczej, nie widocznej dla pracowników do momentu opublikowania.

Sekcja ta jest dostępna dla wszystkich Użytkowników będących kierownikiem/zastępcą, którzy w schemacie uprawnień posiadają aktywne uprawnienie do Plan pracy (Podwładnego) – Edycja.

Z tego poziomu Użytkownik w łatwy sposób może sprawdzić zapotrzebowanie oraz dyspozycyjność pracowników. Widoczne są dodatkowo aktywne kwalifikacje pracowników oraz ich stanowisko (wraz z filtrowaniem). Po utworzeniu planu pracy kierownik/zastępca może dokonać jego publikacji tj. przeniesienia danych z kreatora na rzeczywisty plan pracy. Pracownik o opublikowaniu plany pracy jest informowany poprzez powiadomienie na stronie startowej. Dodatkowo w zależności od wprowadzonych ustawień, może on otrzymać powiadomienie mailowe i/lub SMS o tym fakcie.

Plan pracy – Kreator 

Po otwarciu zakładki Kreator widoczny jest kalendarz w układzie miesięcznym. Z tego poziomu możliwych do wyboru jest kilka widoków:

• Centrum – miesiąc
• Centrum – tydzień
• Centrum – tydzień roboczy

Dodatkowo na każdym z widoków dostępne są następujące filtry:

• Centrum – filtrowanie do danego centrum z możliwością wybrania opcji z/bez podcentrów;
• Wydział – filtrowanie do danego wydziału;
• Opublikowano – opcja Tak – zwraca pracowników, dla których w danym okresie jest co najmniej jeden dzień opublikowany i nie ma żadnego dnia nieopublikowanego. Nie – zwraca pracowników z co najmniej 1 dniem nieopublikowanym w danym okresie.
• Stanowisko – filtrowanie pracowników zatrudnionych na wybranym stanowisku na pierwszy dzień wskazanego okresu,
• Uprawnienie – filtrowanie pracowników z ważnym (aktywnym) uprawnieniem na pierwszy dzień wybranego okresu. Filtr widoczny tylko wtedy, gdy kierownik/zastępca ma uprawnienia do edycji lub podglądu Kwalifikacji podwładnych.

Z poziomu okna Kreatora planu pracy dostępne są następujące przyciski akcji:

• Publikuj plan pracy – umożliwia przeniesienie wprowadzonego planu pracy w kreatorze na rzeczywisty plan pracy 
• Kopiuj – przycisk dostępny po zaznaczeniu dnia lub kilku dni
• Wklej – przycisk dostępny gdy zaznaczony jest jeden dzień i wcześniej nastąpiło skopiowanie
• Sprawdź plan pracy – przycisk dostępny pod ikoną , umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowane godziny pracy nie naruszają reguł Kodeksu pracy. Możliwe do sprawdzenia są: naruszenie doby pracowniczej, 11 godzinnego dobowego odpoczynku, 35 godzinnego odpoczynku tygodniowego oraz co 4 wolnej niedzieli.
• Edytuj plan pracy – przycisk dostępny pod ikoną , gdy zaznaczono co najmniej jeden dzień

Dni zmodyfikowane w kreatorze są oznaczane szarą kropką . Po opublikowaniu dany dzień jest oznaczony z kolei niebieską kropką . Dzień opublikowany nadal można modyfikować z poziomu kreatora, a zmiana spowoduje zmianę statusu dnia na Modyfikacja (nieopublikowana).

Informacje o stanowisku oraz aktywnych uprawnieniach

Kalendarze planu pracy poszczególnych pracowników ułożone są poziomo. Jeden wiersz odpowiada jednemu pracownikowi. Na kafelku danego dnia domyślne wartości tj. godziny pracy, strefa, wydział, projekt pobierane są z planów pracy poszczególnych pracowników.

W pierwszej kolumnie znajdują się dane pracowników: nazwisko, imię, norma wyliczona wg Kodeksu pracy oraz liczba godzin i dni zaplanowanych w aktualnym okresie rozliczeniowym. Po najechaniu na kafelek danego pracownika wyświetlane są dodatkowo: akronim, stanowisko, wymiar etatu (tylko dla zatrudnienia etatowego), okres rozliczeniowy, miesiąc, norma oraz zaplanowana liczba godzin, aktywne uprawnienia. Dane dotyczące aktywnych uprawnień widoczne są, gdy kierownik/zastępca posiada uprawnienia do edycji lub podglądu kwalifikacji podwładnych. Z tego poziomu wyświetlona jest lista uprawnień pracownika ważnych (aktywnych) na pierwszy dzień wybranego okresu. Dodatkowo, jeśli dane uprawnienie traci ważność w trakcie wybranego okresu to jego data ważności jest wyświetlona obok uprawnienia.

Kreator – stanowisko oraz uprawnienia

Informacje o dyspozycyjności

Po najechaniu na dany dzień z dodaną dyspozycyjnością zostaje on wyróżniony graficznie, dodatkowo wyświetlane są godziny pracy zadysponowane przez pracownika oraz ewentualne uwagi.

Dodatkowo jeśli wybrany do edycji jest 1 dzień, na który pracownik odnotował informacje o dyspozycyjności to informacje te będą wyświetlone w oknie edycji dnia planu pracy.

Kreator – Dyspozycyjność 

Formularz dnia

Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na konkretnym dniu otwiera okno edycji danych planu pracy. Działanie formularza jest identyczne jak na planie pracy.

Kreator – edytuj plan pracy

Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez:

• Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy
• Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL
• Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy

Wskazówka

W celu edycji kilku dni dla tego samego pracownika lub dla różnych pracowników (w widokach miesięcznym i tygodniowych) po zaznaczeniu ich prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję Edytuj plan pracy dostępną pod ikoną  w prawym, górnym rogu ekranu.

Po kliknięciu w pojawia się okno, na którym należy wskazać okres, za jaki publikowany jest plan pracy oraz centrum (wraz z ewentualnymi podcentrami).
Domyślnie ustawione są opcje zgodne ze wskazaniami filtra.

Kreator – Publikuj plan pracy

Powiadomienia

Po publikacji pracownicy otrzymają informację o publikacji planu pracy w formie powiadomienia na dashboardzie.

Powiadomienie otrzymają pracownicy, którzy mają dostęp do swoje planu pracy (w schemacie uprawnień aktywne uprawnienie dla Plan pracy / Własne – Edycja lub podgląd).

Dodatkowo do pracowników może zostać wysłane powiadomienie mailowe i gdy z poziomu Konfiguracja / Powiadomienie mailowe zaznaczona jest opcja Plan pracy – publikacja oraz powiadomienie SMS gdy w Konfiguracja / Powiadomienie SMS zaznaczona jest opcja Plan pracy – publikacja. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych/SMS został opisany w rozdziale Konfiguracja.

Czas pracy – pozwala na odnotowanie wykonanej pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i modyfikować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom.

W czasie pracy możliwych jest do wyboru kilka widoków:

• Pracownik
• Centrum – miesiąc (dostępny na desktopach)
• Centrum – tydzień
• Centrum – tydzień roboczy

Widok: Pracownik

Czas pracy w widoku Pracownik wyświetlany jest domyślnie dla zalogowanego użytkownika. Jeśli użytkownikiem jest Kierownik, to może on z listy wybrać nazwisko podległego pracownika i wyświetlić jego miesięczny czas pracy. Na kafelku danego dnia wyświetlane są przepracowane godziny od do oraz suma godzin. Dni wolne oznaczone są kolorem zielonym. Pozostałymi kolorami oznaczane są dni z innymi zdarzeniami zgodnie z legendą zamieszczoną pod kalendarzem planu pracy. Aby wyświetlić całą legendę należy użyć przycisku  .

W Comarch HRM stosowane jest oznaczenie kolorystyczne delegacji oraz szkoleń. Dzień delegacji wyświetlany jest w kolorze bordowym, a dzień szkolenia w kolorze niebieskim.

Jeśli nieobecność, szkolenie lub delegacja obejmują również dni wolne to kafelki przyjmują kolor danego zdarzenia tj. nieobecności, szkolenia lub delegacji. Dodatkowo na kafelku dnia wyświetlana jest informacja, że jest to dzień wolny lub święto. W przypadku nieobecności na kafelku wyświetlane jest również oznaczenie rodzaju nieobecności. Po najechaniu na przycisk dodatkowej informacji umieszczony obok Nieobecności w legendzie zostaną wyświetlone ich rodzaje wraz z opisem.

Dla dodatkowego urlopu dla pracowników z niepełnosprawnością oraz urlopu dla pracowników młodocianych zastosowano te same oznaczenia jak dla zwykłego urlopu wypoczynkowego: Urlop wypoczynkowy – UW oraz Urlop wypoczynkowy – (plan) UW(p).

Jeśli dany dzień został zmodyfikowany w aplikacji Comarch HRM zostanie oznaczony symbolem kropki w lewym górnym rogu kafelka dnia.

Pod kalendarzem czasu pracy wyświetlane są również dodatkowe informacje dotyczące:

• Okresu rozliczeniowego – podany jest termin okresu rozliczeniowego dla wyświetlanego aktualnie miesiąca, a także ilość zaplanowanych godzin i dni w planie pracownika oraz ilość godzin i dni przepracowanych w tym okresie (z zawężeniem do okresu zatrudnienia pracownika, pomijając dodatkowy dostęp poza okresem zatrudniania). Jeśli obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc to po najechaniu na ikonę dodatkowych informacji zostaną wyświetlone informacje zawężone do bieżącego miesiąca.
• Szczegółów dnia – podane są tu godziny przepracowane oraz strefa czasu pracy dla danego dnia. Domyślnie jest to dzień bieżący, a jeżeli Użytkownik dokonuje zaznaczeń poszczególnych dni są prezentowane dane dotyczące ostatnio zaznaczonego dnia.

Wydruk miesięczny – umożliwia wydrukowanie czasu pracy dla zalogowanego użytkownika lub pracownika wybranego z listy. Wydruk jest tworzony i zapisywany w formacie pdf.

Widok: Centrum – miesiąc

Widok miesięczny dostępny jest tylko na desktopach.

Filtr umożliwia wybranie z listy podległego centrum oraz wyświetlenie czasu pracy dla pracowników należących do danego centrum. Jeżeli w strukturze podległościowej pod centrum są jeszcze podcentra, to możliwe jest zaznaczenie opcji Z podcentrami i wyświetlenie kalendarzy dla pracowników wybranego centrum wraz z podcentrami. Poza wyborem centrum pracowników można również odfiltrować wg przypisanego wydziału. Wówczas zostaną wyświetleni wszyscy pracownicy, którzy pracują w danym wydziale i jednocześnie należą do wskazanego centrum.

Kalendarze czasu pracy poszczególnych pracowników ułożone są poziomo. Jeden wiersz odpowiada jednemu pracownikowi. W pierwszej kolumnie znajdują się dane pracowników: nazwisko, imię, ilość zaplanowanych godzin i dni w planie pracownika oraz ilość godzin i dni przepracowanych w tym okresie.

Po najechaniu na kafelek danego pracownika wyświetlane są dodatkowo: akronim, wymiar etatu (tylko dla zatrudnienia etatowego), informacja o okresie rozliczeniowym. Jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż jeden miesiąc wyświetlana jest także liczba godzin i dni zaplanowanych i przepracowanych tylko w danym miesiącu.

W przypadku pracownika łączącego pracę z urlopem rodzicielskim na czasie pracy widoczne są godziny oraz nieobecności wynikające z jego pracy na część etatu.

Pod danymi pracowników znajduje się zestawienie z podsumowaniem liczby wszystkich pracowników z podziałem na pracujących i nieobecnych w poszczególnych dniach. Używając ikony można rozwinąć szczegóły danej grupy:

• Pracujący – wyszczególniono: obecność, praca zdalna, delegacja, szkolenie,
• Nieobecni – wyszczególniono: urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy (plan), inna nieobecność, dzień wolny.

Wydruk miesięczny (zbiorczy) – przy wyświetlonym widoku miesięcznym możliwy jest wydruk czasu pracy dla wszystkich podwładnych zalogowanego użytkownika. W przypadku wybrania konkretnych osób lub użycia filtra wydruk wykona się dla widocznych pracowników. Na wydruku oprócz godzin pracy w poszczególnych dniach pojawiają się oznaczenia rodzaju dnia wolnego, a w ostatnich kolumnach znajduje się suma przepracowanych oraz zaplanowanych godzin w miesiącu. Pod tabelą znajduje się legenda oznaczeń rodzaju dnia wolnego.

Widok: Centrum – tydzień oraz Centrum – tydzień roboczy

Widoki tygodniowe prezentują dane w analogiczny sposób jak widok miesięczny, z tym że dany ekran zawężony jest do tygodnia od poniedziałku do niedzieli dla widoku tygodniowego oraz od poniedziałku do piątku dla widoku tydzień roboczy.

Na urządzeniach mobilnych na czasie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy kliknąć w inicjały. Wówczas pojawią się dane – nazwisko i imię, akronim, wymiar etatu oraz daty okresu rozliczeniowego. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Edycja dnia czasu pracy

Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na konkretnym dniu otwiera okno edycji danych planu pracy.

Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez krótkie kliknięcie na danym dniu.

Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez:

• Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy
• Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL
• Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy

Wskazówka

W celu edycji kilku dni dla tego samego pracownika lub dla różnych pracowników (w widokach miesięcznym i tygodniowych) po zaznaczeniu ich prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję Edytuj czas pracy dostępną pod ikoną w prawym, górnym rogu ekranu.

Edycja czasu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących godzin wykonywania pracy oraz strefy. Po kliknięciu w pojawią się dodatkowe pola umożliwiające odnotowanie wydziału, projektu, oznaczenia odbioru nadgodzin (Szczegóły dostępne dla użytkowników modułu Płace i Kadry Plus) oraz uwag. Zasady odnotowywania odbioru nadgodzin i wpisywania odpowiednich stref są analogiczne, jak w bazie danych systemu ERP. Dokładny sposób odbioru nadgodzin wraz z przykładami został opisany w biuletynie nr 35 ‘Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych’.

Za pomocą można dodać kolejne wejścia/ wyjścia dla tego samego dnia (tylko dla Użytkowników modułu Płace i Kadry Plus)

Ilość zaznaczonych dni na kalendarzu decyduje o tym, jakie dane podlegają modyfikacji na formularzu dnia czasu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono:

• tylko jeden dzień – edycji podlegają informacje o godzinach wejścia i wyjścia, strefach, wydziałach, projektach, odbiorze nadgodzin. Można zmienić zakres dat, a w widokach miesięcznym i tygodniowych można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy,
• więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje takie jak: godziny wejścia i wyjścia, strefy, wydziały i projekty oraz informacje o odbiorach nadgodzin. Nie można zmieniać zakresu dat. Szczegółowe informacje odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy.

Dla pracowników rozliczanych wg zestawienia kliknięcie w dowolny dzień powoduje otwarcie formularza istniejącego zestawienia lub otwarcie pustego formularza zestawienia. Na zestawieniu program automatycznie podpowiada okres zestawienia oraz wyświetla informację o zaplanowanej w tym okresie ilości godzin i dni pracy. Uzupełnienie zestawienia polega na wpisaniu w elementach zestawienia sumarycznych godzin pracy oraz ilości dni, jeśli czas pracy jest ‘niezerowy’, w jakich pracownik wykonał swoją pracę. Każde zestawienie musi posiadać co najmniej 1 element zestawienia. Pod okresem zestawienia wyświetlana jest informacja o ilości godzin i dni zaplanowanych oraz przepracowanych. Po najechaniu na ikonę wyświetlone zostaną szczegóły dotyczące ilości godzin nocnych oraz poszczególnych nadgodzin.

W celu  dodania kolejnego elementu zestawienia należy użyć przycisk .

Elementy zestawienia uzupełniamy w taki sam sposób, jak w bazie danych systemu ERP. Podajemy rzeczywisty czas pracy (wraz z nadgodzinami), ilość dni pracy – wymagana jeśli podano niezerowy czas, czas nadgodzin (50%, 100%, nocne). Dodatkowo można przypisać Wydział oraz Projekt.

Kopiowanie i usuwanie danych

Na kalendarzach czasu pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych dni. Jeśli chcemy skopiować ustawienia danych na inne dni miesiąca, należy zaznaczyć wybrany dzień lub kilka dni i użyć przycisku Kopiuj. Automatycznie na górnej belce pojawi się przyciskWklej. Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu.

Usuwanie zmian wykonanych na poszczególnych dniach możliwe jest przy użyciu opcji Usuń dostępnej pod ikoną w prawym, górnym rogu ekranu. Usuwane są tylko te dane, które zostały naniesione w aplikacji Comarch HRM.

Limitowanie pracy zdalnej

W przypadku, gdy dla pracownika przyznany jest miesięczny limit pracy zdalnej lub roczny limit pracy zdalnej okazjonalnej to są one weryfikowane podczas edycji lub kopiowania dni czasu pracy. Jeśli któryś z limitów zostanie przekroczony to edycja lub kopiowanie zakończy się wyświetleniem odpowiedniego komunikatu informacyjnego, a operacja się nie powiedzie. Weryfikowane są dni posiadające odnotowaną strefę Czas pracy wykonywanej zdalnie lub Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie (zarówno powstałe wskutek złożonych wniosków o pracę zdalną jak również poprzez ręczne odnotowanie danej strefy pracy zdalnej bezpośrednio w kalendarzu planu lub czasu pracy). W przypadku edycji, kopiowania czasu pracy dla więcej niż jednego pracownika jednocześnie w sytuacji przekroczenia limitu pracy zdalnej dane pracownika, dla którego następuje przekroczenie podświetlane są na czerwono.