Obsługa bonów

Co to jest bon?

Bony znajdują zastosowanie jako element wsparcia finansowego i motywacji pracowników oraz jako narzędzie budowania lojalności konsumentów. Obecnie obserwuje się rozwój w wykorzystaniu tego nośnika do formy kart lojalnościowych i kart stałego klienta. Bony poza funkcją umożliwiającą dokonanie płatności mogą służyć jako identyfikator klienta i jego transakcji, usprawniając tym samym procesy biznesowe tj. rejestracja zwrotów, weryfikacja transakcji.
Wiele firm handlowych, szczególnie sieci sklepów odzieżowych, coraz częściej wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, proponując zakup bonów i kart podarunkowych, które można wręczyć innej osobie w formie prezentu.
Bon doceniany jest przez pracodawców i pracowników z racji rozległej i zróżnicowanej sieci punktów akceptujących tę formę płatności, obejmującej sklepy odzieżowe, sklepy RTV i AGD, perfumerie, salony jubilerskie, sportowe, spożywcze i wiele innych.
Bon towarowy − dokument uprawniający jego posiadacza do bezgotówkowego nabycia określonych towarów w oznaczonym terminie, w określonym przedsiębiorstwie, w kwocie na jaką wystawiony jest dany bon. Bony towarowe emitowane są przez przedsiębiorstwa, w których możliwe jest zrealizowanie bonu lub przez podmioty pośredniczące, specjalizujące się w obsłudze programów kafeteryjnych dla firm (np. BonCard, SodeXo). Nabywcą bonu może być osoba fizyczna lub przedsiębiorstwo, które następnie przekazuje kupon do osoby finalizującej transakcję poprzez bezgotówkowe nabycie dóbr lub usług u wystawcy bonu.

Na stanowisku POS możliwe są następujące czynności:

• przyjęcie płatności bonem własnym i zewnętrznym, w przypadku gdy dany rodzaj bonu został przypięty do danego centrum, dla którego zdefiniowane zostało stanowisko POS
• sprzedaż bonów na dokumentach FS i PAR oraz notach debetowych (DN)
• wykorzystanie numeru bonu jako identyfikator kontrahenta (karta lojalnościowa)

Sprzedaż bonów własnych

Sprzedaż bonów własnych na stanowisku POS, w zależności od konfiguracji rodzaju bonu w systemie ERP, może odbywać się poprzez dokumenty:

• FS/PAR
• noty debetowe (DN)

Wprowadzenie bonu na dokument możliwe jest poprzez:

• zeskanowanie/wprowadzenie numeru bonu
• wybranie bonu z listy artykułów

W aplikacji, na dokumentach bony podlegają następującym warunkom:

• można dodać tylko i wyłącznie jeden bon, bez możliwości zmiany jego ilości
• bonom o określonej wartości (niezerowej) nie można zmienić ceny początkowej ani naliczyć rabatu użytkownika na pozycję
• bonom o niezdefiniowanej wartości (zerowej) można zmienić cenę początkową oraz nadać mu cenę przy pomocy przycisku [Zmień rabat]
• bony nie podlegają rabatom nagłówka

Podczas zatwierdzenia dokumentu PAR/FS, na którym znajduje się bon z parametrem Sprzedaż przez noty zostają wykonane następujące akcje:

• aplikacja generuje dokumenty noty debetowej
• pozycje dokumentu będące bonami są usuwane z dokumentu PAR/FS. Jeżeli na dokumencie jedynym elementem jest bon, to nie zostaje utworzony dokument PAR/FS.

Podczas zatwierdzenia dokumentu PAR/FS, na którym znajduje się bon z odznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty, zostaje on na stałe zapisany jako element PAR/FS.

Zarówno dokumenty PAR/FS, jak i dokumenty not debetowych rejestrujące sprzedaż bonów dostępne są z poziomu listy dokumentów handlowych.

Bon nie może zostać dodany na dokument korekty ręcznej.

Obsługa na dokumentach MM-

Dzięki powiązaniu artykułu typu Bon z odpowiadającym mu rodzajem bonu możliwe jest kontrolowanie ilości bonów na magazynie, poprzez ich ewidencje na dokumentach MM- oraz MM+.
Na MM- możliwe jest dodanie tylko jednego bonu, poprzez wprowadzenie numeru bonu.

Płatność bonem

Szczegółowy opis płatności bonem w oknie płatności opisany jest tutaj.

Dokument korygujący

Realizacja zapłaty za korektę możliwa jest poprzez:

• doładowanie bonu własnego wielokrotnego użycia
• wydanie nowego bonu własnego wielokrotnego użycia

Podczas dokonywania zwrotu na nieaktywny bon własny wielokrotnego użycia, taki bon zostaje aktywowany i zasilony kwotą wynikającą ze zwrotu.

Dokument KP

Użytkownik ma również możliwość dokonania ręcznej wpłaty za pomocą bonu. Taka sytuacja może być wykorzystana w przypadku wskazania przez kasjera błędnej formy płatności. W tym celu należy wystawić dokument KP.

Po wybraniu na formularzu KP formy płatności:

• bon zewnętrzny – otwarte zostaje okno, w którym operator określa numer bonu oraz jego wartość.
• bon własny – pojawia się okno z możliwością wprowadzenia numeru bonu

Po zatwierdzeniu okna wprowadzania numeru bonu oraz zatwierdzeniu dokumentu KP wartość wynikająca z dokumentu zostaje uwzględniona w podsumowaniu dnia.

Dokument KW
Użytkownik ma również możliwość dokonania ręcznej wypłaty za pomocą bonu. W tym celu, należy wystawić dokument KW.

Dokument KW dla bonów własnych jest tworzony w przypadku:

• doładowania bonu własnego wielokrotnego użycia
• wydania nowego bonu własnego wielokrotnego użycia

Po wybraniu na formularzu KW formy płatności:

• bon zewnętrzny – otwarte zostaje okno, w którym operator określa jego wartość
• bon własny – pojawi się okno z możliwością wprowadzenia numeru bonu

Wpływ do kasy odnotowany przez takie KW jest widoczny w polu prezentującym odpowiednią formę płatności.

Płatność przy użyciu bonu o kodzie GS1 (ERP: Enterprise)

Możliwe jest dokonanie płatności bonami o kodzie kreskowym w strukturze GS1-128. Aplikacja w prawidłowy sposób rozpoznaje numer bonu, jego typ (emiter), wartość bonu oraz datę jego ważności.

Każdy zewnętrzny numer bonu jest zdefiniowany w następujący sposób:

253|AAAAAAAAABCCCCCCCC|17|YYMMDD|3902|VVVvvv

Skanowanie bonu zewnętrznego z kodem GS1 możliwe jest w przypadku okna płatności następujących dokumentów:

• paragon
• faktura sprzedaży
• faktura zaliczkowa sprzedaży
• pochodzących z proces wymiany (w przypadku, gdy wartość paragonu/faktury jest wyższa niż korekty)

Obsługa różnicy stanu kasy dla bonów wewnętrznych  (ERP: Enterprise)

Wprowadzona została możliwość wygenerowania dokumentów KP/KW na początku/końcu dnia bądź zmiany dla bonów wewnętrznych. Funkcjonalność ta jest dostępna po aktywacji odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Zmiana wyświetlania ilości bonów na liście artykułów  (ERP: Enterprise, Altum)

Do tej pory na liście artykułów każdy bon wyświetlany był oddzielnie, co sprawiało, że w przypadku dużej ilości bonów, lista się wydłużała. W celu poprawy ergonomii pracy i ułatwienia w przeszukiwaniu listy artykułów została wprowadzona zmiana związana z wyświetlaniem bonów. Nie będzie możliwe posiadanie dwóch lub więcej bonów o tej samej ilości lub o ilości mniejszej niż zero.

Bony powiązane z kontrahentem (ERP: Enterprise)

W integracji z system Comarch ERP Enterprise istnieje możliwość ograniczenia realizacji bonów jako środka płatniczego w powiązaniu z kontrahentem. Do stanowiska POS mogą zostać przesyłane bony spersonalizowane przypisane do konkretnych kontrahentów. Parametr Spersonalizowany ustawiany jest na rodzajach bonów, określa czy bony tego typu są przypisywane do konkretnych kontrahentów. Parametr ten jest konfigurowalny w systemie Comarch ERP Enterprise w aplikacji Rodzaje bonów. Dla każdego numeru bonu musi być przypisany konkretny klient, w związku z czym:

• podczas użycia już utworzonego bonu z przypisanym kontrahentem w systemie ERP, klient jest weryfikowany przy wybieraniu/skanowaniu numeru bonu na dokumencie sprzedaży.

• podczas procesu zwrotu, klient z dokumentu źródłowego jest przypisywany do utworzonego bonu

Na karcie kontrahenta dostępna jest w modyfikacji widoku zakładka Bony, która prezentuje aktywne bony ustawione jako spersonalizowane i powiązane z wybranym kontrahentem.

W oknie z listą spersonalizowanych bonów prezentowane są kolumny:

• Ikona bonu
• Wartość
• Nazwa rodzaju bonu
• Ważny od
• Ważna do
• Numer
• Status – określa czy bon jest Aktywny, Nieaktywny, Użyty lub Wygasły