Lista reklamacji

Na stanowisku POS możliwe jest obsłużenie procesu reklamacji artykułów, między innymi:

• przyjęcie, uznanie, odrzucenie lub zamknięcie reklamacji
• weryfikacja statusu reklamacji

W celu przejścia na listę wszystkich reklamacji zgłoszonych na danym stanowisku POS należy w menu głównym wybrać kafel [Reklamacje].

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Kontrahent
• Data utworzenia
• Termin rozpatrzenia
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Anulowany, Zamknięty, Zrealizowany
• Status – przyjmuje wartości: Uznana, Do rozpatrzenia, Odrzucona, Anulowana, Zrealizowana

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego, umożliwiające przeszukiwanie listy reklamacji na podstawie numeru systemowego dokumentu.

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie reklamacji można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Stan
• Status
• Data

Z poziomu listy reklamacji można:

• dodać nowy dokument RLS przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wydrukować dokument RLS przy pomocy przycisku [Drukuj]
• wyświetlić do podglądu dokument RLS
• zamknąć dokument RLS, który ma status Uznana/Odrzucona

Po wysłaniu RLS do Comarch ERP XL, reklamacja może być nadal uznawana bądź odrzucana na stanowisku POS. Po wykonaniu tej akcji informacja o zmianie stanu jest przesyłana do bazy XLa. Stany i statusy są odpowiednio aktualizowane; na pozycji reklamacji a na zakładce Realizacja pojawia się nowa pozycja: uznanie lub odrzucenie. Reklamacja, która jest rozpatrzona może zostać zamknięta przez operatora POS, po czym następuje aktualizacja stanu reklamacji w Xlu na Zamknięta. Reklamacja złożona w Comarch POS nie może być anulowana ani na stanowisku POS, ani z poziomu XLa. Jedyna droga to odrzucenie i zamknięcie reklamacji. Do POS przesyłane są następujące akcje wykonane systemie Comarch ERP XL:

• Uznanie
• Odrzucenie
• Zamknięcie
• Otwarcie

Na reklamacjach pochodzących z POS w systemie Comarch ERP XL możliwe jest wykonywanie innych akcji oraz generowanie dokumentów takich jak korekta do PA/FS, RLZ czy dokumenty magazynowe, jednak informacja o tym nie jest synchronizowana do POS. Aktualizacja reklamacji w Comarch POS następuje po naciśnięciu przycisku [Odśwież] na liście reklamacji. W XLu możliwe jest również Otwarcie zamkniętej wcześniej reklamacji. Po otwarciu reklamacji, jest ona aktualizowana w POS i otrzymuje stan zgodny ze stanem w XLu czyli W realizacji. Po otwarciu reklamacja może być na powrót rozpatrywana. Reklamacje aktualizowane w systemie Comarch ERP XL są przekazywane tylko na stanowisko, na którym zostały wystawione. Nie ma możliwości pobrania reklamacji na innym stanowisku POS. Taka funkcjonalność będzie realizowana w kolejnych wersjach systemu.

Dodanie nowej reklamacji

W celu dodania nowego procesu reklamacyjnego (RLS) należy z poziomu listy reklamacji wybrać przycisk [Dodaj].

Uwaga

Dodanie dokumentu RLS wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Na formularzu dodawanego dokumentu RLS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Dokument - informacja dotycząca dokumentu, z którym może zostać powiązana definiowana reklamacja. Takie powiązanie można stworzyć wybierając przycisk [Powiąż z FS/PAR] oraz wybierając dany dokument z wyświetlonej listy dokumentów handlowych. Jeżeli dokument paragonu/faktury wystawiony został wyłącznie na jedną pozycję, to zostanie ona automatycznie dodana na reklamację. W przeciwnym wypadku należy wybrać która z pozycji ma zostać uwzględniona w procesie reklamacji.
   2. Wyszukaj artykuł – umożliwia ręczne dodanie reklamowanego artykułu, jeżeli nie zostało stworzone powiązanie dokumentu RLS z dokumentem handlowym. Taka sytuacja może zaistnieć w przypadku dokumentu wystawionego na innym stanowisku POS lub jego braku w systemie.

Dokument RLS może dotyczyć:

• • tylko jednego artykułu
  • nieaktywnego artykułu

3.Termin rozpatrzenia - data rozpatrzenia reklamacji. Z poziomu systemu ERP można określić domyślną liczbę dni na rozpatrzenie danej reklamacji. 4.Usterka - wartości pola są definiowane w systemie ERP 5.Data usterki 6.Żądanie – wartości pola są definiowane w systemie ERP. Pole jest wymagane. 7.Opis usterki – umożliwia dodanie dodatkowego opisu usterki 8.Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu W oknie nowej reklamacji dostępne są następujące przyciski:

• [Uznaj] – uznaje reklamację bezpośrednio po jej przyjęciu. Funkcja ta wymaga od operatora posiadania odpowiednich uprawnień do modyfikacji dokumentu RLS, definiowanych w systemie ERP. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Uznana (w stanie Zatwierdzony).
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument reklamacji w celu jego rozpatrzenia. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Do rozpatrzenia (w stanie Zatwierdzony). Dalsza obsługa procesu reklamacyjnego może przebiegać po stronie systemu ERP.

W dalszym postępowaniu użytkownik może wystawić korektę dokumentu handlowego, który podlegał procesowi reklamacji, a następnie zakończyć cały proces reklamacyjny wybierając przycisk [Zamknij reklamację]. Wybór tej opcji spowoduje zmianę stanu dokumentu reklamacji na Zamknięty.

Uwaga

Zamknąć można reklamację, która ma status Uznana/Odrzucona.

Uwaga

Wystawienie korekty jest opcjonalne. Użytkownik musi zdecydować, czy sposób w jaki reklamacja została uznana, wymaga wystawienia korekty. Przykładowo w sytuacji naprawy towaru, wystawienie korekty nie jest konieczne.

Przykład

Klient w sklepie odzieżowym zgłasza usterkę zakupionego towaru. Operator sprawdza reklamowany towar i zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami dodaje nowy dokument RLS. W tym celu wybiera w głównym menu kafel [Reklamacje], a następnie przycisk [Dodaj]. W pierwszej kolejności na formularzu nowo dodawanej reklamacji sprzedaży wybiera przycisk [Powiąż z FS/PAR] i wyszukuje okazany paragon (dowód zakupu) na liście dokumentów handlowych. W efekcie na RLS zostaje automatycznie dodany artykuł z paragonu. Następnie operator wybiera rodzaj usterki oraz dopisuje dodatkowe informacje. Zgodnie z życzeniem klienta, operator wybiera Żądanie: Naprawa oraz uzupełnia termin realizacji na za dwa tygodnie. Na koniec użytkownik wybiera przycisk [Zatwierdź] oraz z poziomu listy dokumentów RLS drukuje kopię dokumentu dla klienta. Reklamacja zostanie rozpatrzona w przeciągu dwóch tygodni. W przypadku uznania reklamacji, naprawa towaru zostanie zrealizowana w ciągu kolejnych trzech tygodni.

Podgląd reklamacji

W celu wyświetlenia dokumentu RLS należy z poziomu listy reklamacji zaznaczyć dokument oraz wybrać przycisk [Podgląd].

Z poziomu podglądu dokumentu użytkownik o odpowiednich uprawnieniach może:

• zobaczyć informacje o przebiegu procesu reklamacyjnego
• uznać reklamację o statusie Do rozpatrzenia
• odrzucić reklamację o statusie Do rozpatrzenia, Uznana
• wydrukować reklamację

Pod szczegółami dotyczącymi usterki wyświetlone są kolejne etapy realizacji procesu reklamacji w postaci listy wszystkich akcji reklamacyjnych, ich dat oraz statusów dokumentu.

Uwaga

Akcje reklamacyjne nowo zdefiniowane z poziomu systemu ERP prezentowane są z nazwą: Inna akcja.