Z poziomu listy dokumentów lub z poziomu formularza dokumentu dostępna jest funkcja wysyłania wiadomości e-mail z wydrukiem dokumentu w formacie *.pdf do kontrahenta lub pracownika.
Aby istniała możliwość wysłania maila należy:
- na karcie operatora wskazać pracownika (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Operatorzy)
- na karcie pracownika uzupełnić zakładkę Konto email oraz wprowadzić adres e-mail (Główne –> Pracownicy edycja wybranego pracownika –> zakładka Ogólne –> sekcja Kontakty)
- dodać przynajmniej jedną definicję wydruku dla danego typu dokumentu
Aby wysyłać maila należy zaznaczyć wybrane dokumenty z listy dokumentów danego typu lub z poziomu formularza dokumentu wybrać przycisk [Wyślij].
Przycisk jest podzielony na dwie części:
- górna część, z symbolem koperty, umożliwia wysłanie domyślnego wydruku dokumentu, zgodnie z definicją wydruku oznaczonego jako domyślny dla danego typu dokumentu
- dolna część, z napisem Wyślij, umożliwia wybór jednego wydruku z listy dostępnych lub otworzenie okna konfiguracji wydruków
Automatyczne wysyłanie wiadomości (bez otwarcia formularza) nastąpi, gdy:
- wybrane do wysłania dokumenty wystawione są na różnych kontrahentów/pracowników z różnymi adresami e-mail.
- wśród wybranych dokumentów znajdą się dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresu e-mail, system wyśle wiadomości tylko do tych kontrahentów/pracowników, dla których ma określone adresy, a pozostałych pominie wyświetlając komunikat o nie wysłaniu części wiadomości z powodu braku adresów e-mail.
Formularz wysyłania wiadomości zostanie wyświetlony tylko, gdy:
- wiadomość wysyłana jest z poziomu formularza dokumentu
- zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których określono ten sam adres e-mail
- zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresów e-mail
- zaznaczono tylko dokumenty nie zawierające danych pracownika lub kontrahenta np. MM-
Formularz wysyłania wiadomości e-mail zawiera standardowe pola stosowane we wszystkich aplikacjach pocztowych. Należą do nich:
- pola wskazujące adresatów wiadomości (Do, DW, UDW):
- jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, nie został zdefiniowany adres e-mail, system wyświetli formularz wiadomości bez wypełnionego odbiorcy i nie pozwoli wysłać wiadomości bez wypełnienia pola Do
- jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, został określony adres e-mail, zostanie on automatycznie dodany w polu Do i poprzedzony nazwą kontrahenta/pracownika
- w przypadku, gdy wysyłanie wiadomości uruchomiono dla kilku dokumentów wystawionych na różnych kontrahentów/pracowników, ale ze zdefiniowanym tym samym adresem e-mail na ich kartach, wówczas system doda ten adres i poprzedzi go nazwą kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono dokument o najwyższym numerze spośród wysyłanych dokumentów
- temat – domyślnie ustawiana jest nazwa wydruku oraz numer wysyłanego dokumentu; w przypadku wysyłania kilku dokumentów, w temacie umieszczony zostanie najwyższy z numerów dokumentów dołączonych do wiadomości
- treść wiadomości – domyślnie pobierany jest tekst z pola Podpis: dostępnego na karcie pracownika na zakładce Konto email
- załączniki – domyślnie dodawany jest plik z wydrukiem dokumentu, zapisany w formacie .pdf
Użytkownik może zmodyfikować dane na formularzu wiadomości – dodać lub usunąć odbiorców, załączniki, dodać treść, a także zmienić temat. Do modyfikacji odbiorców i załączników służą dedykowane do tego celu przyciski umieszczone na wstążce.
Po weryfikacji danych zwartych w wiadomości e-mail, należy wybrać przycisk [Wyślij] z grupy przycisków Ogólne. Wybranie przycisku [Anuluj] jest równoznaczne z rezygnacją z wysyłania wiadomości.
