W programie istnieje możliwość określenia listy pracowników, których dany Użytkownik może wskazać jako swojego zastępcę podczas planowania nieobecności. Dodatkowo można zablokować planowanie nieobecności bez wskazania zastępcy i/lub w tym samym okresie co wskazany zastępca.

Domyślnie ustawiono, że Użytkownika podczas jego nieobecności może zastąpić każdy pracownik z jego centrum podległościowego oraz kierownik lub zastępca kierownika. W przypadku kierownika może go zastąpić także pracownik z dowolnego centrum, którym kieruje.

Kierownik dla swoich podwładnych może zmienić to ustawienie wskazując konkretnych zastępców spośród wyżej wymienionych. Aby mógł to zrobić musi mieć nadane następujące uprawnienia:

• Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Podwładnego
• Zastępstwa Edycja dla Podwładnego

Aby ustalić listę możliwych zastępców dla konkretnego pracownika kierownik z poziomu Listy pracowników wchodzi na zakładkę Zastępstwa na karcie podwładnego pracownika, a następnie wyłącza suwak Dowolny współpracownik i wskazuje w dostępnym polu nazwiska zastępców.

Po wskazaniu zastępców jak wyżej Babińska Joanna planując nieobecność będzie mogła wskazać jako swojego zastępcę Martę Słowik-Nowak lub Jana Zakowalskiego.

Dodatkowo pracownik będący kierownikiem  w centrum podległościowym może zarządzać listą zastępców w centrach podległościowych, którymi kieruje.

W tym celu konieczne są następujące uprawnienia:

• Dane pracowników Podgląd lub Edycja dla Własne
• Struktura podległościowa: Aktywne lub Tylko edycja zastępstw

Kierownik z powyższymi uprawnieniami może dodawać swoich zastępców w centrum podległościowym na 2 sposoby:

1. Z poziomu Mój profil/ Moje dane, na zakładce Zastępstwa w sekcji Pracownicy, którzy Cię zastępują. 

Widoczna jest tu lista zastępców wynikająca ze struktury podległościowej wraz z możliwością dodania/edycji/usunięcia. Z informacji na screenie poniżej widać, że Babińska Joanna jest zastępcą aktualnie zalogowanego Użytkownika Zama Wiktor w centrum SKLEP (bezterminowo) oraz w centrum ADMINISTRACJA w okresie od 17.07.2023 do 21.07.2023.

Kierownik ma w tym miejscu możliwość wskazania kolejnego zastępcy. Po wybraniu opcji  pojawi się okno, na którym należy wskazać:

• Centrum – do wyboru spośród listy centr, którymi kieruje dany pracownik
• Zastępca – do wyboru spośród listy pracowników zgodnie z ustawieniami na karcie pracownika, wprowadzonymi przez jego przełożonego (wszyscy współpracownicy lub wybrana grupa pracowników)
• Okres pełnienia zastępstwa kierownika centrum z domyślną datą od bieżącą oraz możliwością ustawienia braku terminu do

Jeśli wybrany zastępca nie ma w swoim schemacie wszystkich uprawnień, na tym oknie można nadać mu dodatkowe uprawnienia na wskazany okres :

• dodawanie i akceptacja urlopów pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Urlopy/Podwładnego lub nie ma aktywnego uprawnienia Akceptacja urlopów podwładnych,
• dodawanie i akceptacja delegacji pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Delegacje/Podwładnego
• dodawanie i akceptacja szkoleń pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Szkolenia/Podwładnego. Ta opcja jest widoczna tylko i wyłącznie jeśli dostępny jest moduł Rozwój pracownika.

2. Bezpośrednio podczas planowania nieobecności.

Jeśli kierownik podczas planowania nieobecności wskaże jako swojego zastępcę pracownika, który nie jest jego zastępcą w strukturze podległościowej we wskazanym na nieobecności okresie na formularzu wyświetli się komunikat informujący o tym fakcie.Po wybraniu otworzy się okno Ustaw zastępstwo, analogiczne jak w przypadku wskazywania zastępcy z poziomu Mój profil / Moje dane. Dalszy sposób postępowania oraz skutki są takie same jak w pkt 1.

Blokowanie planowania nieobecności bez wskazania zastępcy oraz w tym samym okresie co wskazany zastępca.

Blokady związane z planowaniem nieobecności można ustawić w schemacie uprawnień.

Aktywna blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy powoduje, że wskazanie zastępcy jest konieczne, aby można było zaplanować nieobecność. W przypadku braku blokady również można wskazać zastępcę, ale nie jest to obowiązkowe.

W zależności ustawienia blokady planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca w przypadku wystąpienia takiej sytuacji pracownik otrzyma informację o pokrywających się okresach (brak blokady) lub komunikat o braku możliwości zaplanowania nieobecności (aktywna blokada).

Na liście Limity wyświetlane są osoby, dla których w bazie danych systemu ERP dodano co najmniej jeden z następujących limitów:

• urlop wypoczynkowy,
• urlop wypoczynkowy (młodociany),
• urlop dodatkowy (niepełnosp.),
• urlop opiekuńczy kp. 188,
• urlop opiekuńczy kp. 188/godz,
• Urlop opiekuńczy kp.173(1),
• Zwolnienie (siła wyższa),
• Zwolnienie (siła wyższa)/godz.

Jeśli pracownik nie ma przyznanego limitu lub w bieżącym okresie jego limity nie są aktualne, pracownik nie będzie widoczny na liście.

Okno filtra pozwala na zawężenie wyświetlanych pracowników do osób zatrudnionych w danym centrum, bezpośrednich podwładnych zalogowanego Użytkownika lub podwładnych we wskazanym centrum oraz  wybór rodzaju limitu i daty z jaką mają być pokazane dane dotyczące limitu urlopowego.

Filtr – wybór rodzaju limitu urlopowego

Lista limitów urlopowych domyślnie wyświetlana jest w widoku kafelkowym. Kafelek zawiera podstawowe informacje dotyczące limitu urlopowego, są to: nazwisko i imię, nazwę limitu, akronim oraz ilość dni i godzin pozostałych do wykorzystania dla wybranego rodzaju limitu. Dodatkowe oznaczenie pojawi się, jeśli w dniu bieżącym osoba ma odnotowany urlop.

Kliknięcie w kafelek limitu  spowoduje wyświetlenie szczegółowych danych dotyczących wybranego limitu w tym, wykresu kołowego prezentującego ilość dni nieobecności wykorzystanych, do zatwierdzenia oraz pozostałych.

Pod przyciskiem Zmień widok możliwe jest przełączenie widoku kafelkowego na listę. Wówczas dodatkowo  prezentowane są informacje dotyczące limitu, takie jak:

• Przysługuje – łączna ilość godzin urlopu jaka przysługuje pracownikowi w danym roku,
• W tym zaległy – ilość godzin urlopu z przeniesienia z poprzedniego roku
• Wykorzystany – ilość godzin urlopu wykorzystanego w bieżącym roku,
• Na żądanie – ilość dni urlopu zaznaczonych jako „na żądanie”
• Do zatwierdzenia – ilość godzin urlopu zaplanowanego, do zatwierdzenia przez przełożonego,
• Pozostało – ilość godzin urlopu, jaka pozostała do wykorzystania w bieżącym roku, z uwzględnieniem urlopu wykorzystanego i zaplanowanego.

W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat lub pracujących w innym wymiarze godzin szacunkowa ilość dni może się nie pokrywać z rzeczywistą ilością dni pracy, w których urlop ten może być wykorzystany.

Od wersji 2021.0.1 możliwy jest eksport Limitów nieobecności do arkusza Excel. Funkcja dostępna jest pod ikoną  . Eksportowane są tylko dane widoczne na bieżącym ekranie. Dzięki temu użytkownik może eksportować dane zawężone do wyników filtrowania.

Urlopy – menu składa się z: Limity, Nieobecności, Grafik urlopowy. W zależności od uprawnień zalogowany użytkownik może zobaczyć ilość pozostałych dni urlopowych do wykorzystania. W tym miejscu może również zaplanować nieobecność urlopową lub zatwierdzić urlop swojemu pracownikowi.

Od wersji 2021.0.1 możliwy jest eksport Nieobecności do arkusza Excel. Funkcja dostępna jest pod ikoną  . Eksportowane są tylko dane widoczne na bieżącym ekranie. Dzięki temu użytkownik może eksportować dane zawężone do wyników filtrowania.

Nieobecności

Lista nieobecności pozwala na wyświetlenie pracowników nieobecnych w danym okresie. Na liście wyświetlają się pracownicy z nieobecnościami dodanymi zarówno w aplikacji Comarch HRM, jak i dodanymi w bazie danych systemu ERP. Zalogowany użytkownik w zależności od uprawnień, może sprawdzić, jakie nieobecności ma odnotowane dana osoba w wybranym okresie.

Przy domyślnych ustawieniach filtra wyświetlają się wszystkie nieobecności z okresu bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje możliwość zawężenia wyników do wskazanego centrum podległościowego, bezpośrednich podwładnych zalogowanego Użytkownika lub podwładnych we wskazanym centrum, rodzaju nieobecności, statusu rozliczenia nieobecności oraz zakresu dat.

Filtr na liście nieobecności

Nieobecności mogą być wyświetlane zarówno w widoku kafelkowym, jak i widoku listy. Zmiana widoku jest możliwa za pomocą przycisku . W widoku kafelkowym oprócz nazwiska i imienia pracownika pojawia się również akronim, rodzaj nieobecności oraz jej okres. Te same informacje dostępne są w widoku listy. Tutaj istnieje również możliwość sortowania zarówno wg nazwiska pracownika, jak i rodzaju nieobecności i okresu. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy.

Nieobecności – planowanie

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można zaplanować następujące rodzaje nieobecności:

• Urlop wypoczynkowy (plan),
• Urlop wypoczynkowy (młodociany) (plan),
• Urlop dodatkowy (niepełnosp.)(plan),
• Urlop opiekuńczy kp. 188/godz (plan),
• Urlop opiekuńczy kp. 188/dni (plan),
• Urlop opiekuńczy kp. 173(1) (plan),
• Urlop okolicznościowy (plan),
• Zwolnienie (siła wyższa)/godz (plan),
• Zwolnienie (siła wyższa)/dni (plan),
• e‑Nieobecność (plan).

Jeśli w Konfiguracji powiadomień mailowych/SMS zostały ustawione opcje wysyłania e-maili/SMS, to do przełożonego i jego zastępcy może zostać wysłane powiadomienie o wpisanych nieobecnościach.

Planowanie urlopu, zwolnienia z tytułu siły wyższej lub urlopów opiekuńczych jest możliwe tylko dla osób, które posiadają odpowiedni limit (poza urlopem okolicznościowym). Nie można dodać urlopu i opieki zleceniobiorcom oraz właścicielom, ponieważ nie posiadają oni przyznanego limitu urlopowego w bazie danych systemu ERP.

Dodanie nieobecności dla siebie lub podwładnego pracownika możliwe jest na kilka sposobów:

• Strona startowa – wybór opcji „Zaplanuj nieobecność”
• Menu Urlopy – wybór podmenu Limity, dodanie nieobecności przyciskiem
• Menu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, dodanie nieobecności przyciskiem
• Menu Urlopy – wybór podmenu Grafik urlopowy, dodanie nieobecności przyciskiem

Wybranie jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza nieobecności.

Planowanie nieobecności przez pracownika.

Na formularzu nieobecności pracownik wskazuje okres i rodzaj nieobecności. Dla nieobecności urlopowych za pomocą suwaka może zaznaczyć „urlop na żądanie”. Jeśli w konfiguracji aplikacji na zakładce Pozostałe zaznaczono „Zezwalaj na planowanie urlopu wypoczynkowego na część dnia” to dla takich nieobecności dostępny będzie suwak, po zaznaczeniu którego można wskazać liczbę godzin nieobecności.

Pracownik może dodać swoje uwagi do nieobecności poprzez przycisk  .

Jeśli w schemacie uprawnień osoby planującej nieobecność aktywna jest „Blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy” to należy obowiązkowo wypełnić pole Zastępca. W przeciwnym razie zapisanie nieobecności nie będzie możliwe. Jeśli takiej blokady nie ma, to podanie zastępcy nie jest obowiązkowe, ale można to zrobić za pomocą przycisku . Zastępcę należy wybrać z rozwijanej listy. Domyślnie pracownika może zastąpić dowolny pracownik z jego centrum podległościowego oraz kierownik lub zastępca kierownika. W przypadku kierownika może go zastąpić także pracownik z dowolnego centrum, którym kieruje. Przełożony może zawęzić listę osób, które dany pracownik może wskazać jako zastępców. Określanie struktury zastępstw zostało opisane w osobnym artykule.

Po wskazaniu zastępcy program weryfikuje, czy w podanym okresie wpisany zastępca nie przebywa na nieobecności. Jeśli nieobecności pokrywają się chociaż jednym dniem to zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. W zależności od ustawienia w schemacie uprawnienia „Blokada planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca” pokaże się czerwony komunikat o braku możliwości zaplanowania nieobecności lub żółty komunikat ostrzegawczy (w tym przypadku mimo to można będzie zapisać nieobecność).

W momencie zapisywania planowanego urlopu aplikacja sprawdza, czy pracownik nie przekroczył przyznanego mu limitu urlopowego, w tym również limitu dni urlopu „na żądanie”. Nieobecność nie zostanie dodana, jeśli chociaż 1 dniem będzie wykraczała poza należny limit urlopu. Pojawi się wówczas komunikat świadczący o przekroczeniu limitu:

Planowana nieobecność przekracza limit nieobecności przyznany pracownikowi.

W przypadku pracowników, którym zmieniono datę zwolnienia, np. w wyniku przedłużenia umowy o pracę lub skrócenia okresu zatrudnienia istotne jest aby w bazie danych systemu ERP wykonać przeliczenie limitów urlopowych.

W przypadku, gdy dodawana nieobecność występuje na przełomie roku, konieczne jest rozdzielenie nieobecności i wpisanie jej w dwóch częściach.

Na oknie Nieobecności dla urlopu z zaznaczoną opcją Urlop na żądanie pojawia się oznaczenie graficzne na kafelku oraz czerwona kropka z widoku listy.

Występująca w programie ‘e-Nieobecność’ pozwala na odnotowanie innego rodzaju nieobecności niż urlop. W polu Uwagi można wpisać przyczynę nieobecności, co pozwoli przekazać przełożonemu i osobie pracującej w bazie danych systemu ERP, informację o przyczynie nieobecności. Operator w bazie danych systemu ERP powinien zmienić rodzaj nieobecności na właściwą np. po otrzymaniu dokumentów potwierdzających zgłoszoną absencję.

Planowanie nieobecności dla podwładnych przez kierownika

Kierownik lub zastępca może planować urlopy również dla swoich podwładnych jeśli w schemacie uprawnień posiada uprawnienie do Edycji dla Urlopów Podwładnego. Kierownik na formularzu nieobecności może wskazać jednocześnie wielu pracowników. Jeśli nieobecność jest planowana dla pojedynczego pracownika to kierownik może wskazać osobę, która będzie pełniła zastępstwo podczas jego nieobecności za pomocą przycisku . Jeśli w podanym okresie wpisany zastępca także przebywa na nieobecności wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym fakcie. Ostateczną decyzję o potwierdzeniu nieobecności podejmuje osoba zatwierdzająca, więc w tej sytuacji nie ma blokady zapisu. Jeśli kierownik posiada aktywne uprawnienie do akceptacji urlopów podwładnego to może go zaakceptować od razu z formularza nieobecności wybierając Zapisz i zatwierdź dostępną jako opcję po rozwinięciu przycisku Zapisz.

Planowanie własnej nieobecności przez kierownika

W przypadku planowania własnej nieobecności przez kierownika blokada planowania nieobecności bez wskazania zastępcy oraz blokada planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca działają w taki sam sposób jak dla pracownika. Dodatkowo jeśli kierownik posiada uprawnienie do struktury podległościowej ustawione na Aktywne lub Tylko edycja zastępstw to system weryfikuje, czy wskazany na czas nieobecności zastępca jest w strukturze podległościowej zastępcą kierownika w centrum, którym kieruje kierownik. Jeśli nie, to wyświetli się komunikat informujący o tym fakcie.

Po wybraniu otworzy się okno, w którym należy uzupełnić szczegóły zastępstwa takie jak centrum oraz okres zastępstwa. Domyślnie ustawia się okres planowanej nieobecności jednak Użytkownik może go zmodyfikować i wprowadzić inne daty. Ponadto na tym oknie można nadać dodatkowe uprawnienia wybranemu zastępcy jeśli ich nie posiada:

• dodawanie i akceptacja urlopów pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Urlopy/Podwładnego lub nie ma aktywnego uprawnienia Akceptacja urlopów podwładnych,
• dodawanie i akceptacja delegacji pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Delegacje/Podwładnego
• dodawanie i akceptacja szkoleń pracowników – możliwe do nadania, jeśli pracownik nie ma w swoim schemacie uprawnień prawa do edycji Szkolenia/Podwładnego. Ta opcja jest widoczna tylko i wyłącznie jeśli dostępny jest moduł Rozwój pracownika.

Nieobecności – zatwierdzanie urlopu

Nieobecność dodana w aplikacji Comarch HRM zostanie zapisana do bazy danych systemu ERP, jako odpowiednia nieobecność z dopiskiem (plan). Aby została ona faktycznie rozliczona w wypłacie pracownika, wymaga zatwierdzenia przez przełożonego. Po zatwierdzeniu, zostanie ona zamieniona na właściwą nieobecność – bez dopisku (plan). Zmianę planowanego urlopu może wykonać również operator systemu ERP zmieniając typ nieobecności na odpowiedni urlop.

Operację zatwierdzania urlopów planowanych może wykonać kierownik dla swoich podwładnych pracowników. Pracownik nie może zatwierdzać swoich własnych urlopów, dla niego wykonuje to zawsze jego przełożony. Jeżeli natomiast do aplikacji zalogowany jest kierownik lub zastępca przypięty do najwyższego centrum podległościowego, np. Firma i tym samym nie ma on nad sobą żadnego przełożonego, to wówczas ma on możliwość zatwierdzania własnych urlopów.

Zatwierdzenie nieobecności dla podwładnego pracownika możliwe jest na trzy sposoby:

• Strona startowa – wybór opcji „Zatwierdź” z powiadomienia
• Menu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, zatwierdzenie urlopu przyciskiem 
• Zaplanuj nieobecność – w momencie dodawania urlopu dla podwładnego użycie przycisku .

Pierwszy sposób – na stronie startowej przełożony dostaje powiadomienie o zaplanowanej nieobecności przez podwładnego. Bezpośrednio z otrzymanego powiadomienia można  zatwierdzić nieobecność. Jeśli wskazany przez pracownika zastępca również przebywa na nieobecności zostanie wyświetlony komunikat:

Wybór drugiego sposobu polega na przejściu do menu Nieobecności, a następnie odszukaniu i zaznaczeniu osób z nieobecnością z dopiskiem (plan). Tylko dla tych nieobecności pojawi się przycisk Zatwierdź wybrane nieobecności.

Trzeci sposób umożliwia kierownikowi jednoczesne dodanie i zatwierdzenie wprowadzonej nieobecności. Jeśli kierownik ma uprawnienia do edycji urlopów swoich podwładnych oraz do zatwierdzania urlopów podwładnych, to już na etapie wprowadzania tych danych może użyć opcji Zapisz i zatwierdź.

Okres dla nieobecności, której data rozpoczęcia jest wcześniejsza lub równa dacie bieżącej jest wyświetlony jako ‘przeterminowany’  .

Na oknie Nieobecności dostępna jest informacja o rozliczeniu nieobecności w wypłacie. Status rozliczenia nieobecności jest widoczny w sytuacji, gdy zalogowany Użytkownik ma w schematach uprawnień aktywne uprawnienie Usuwanie zatwierdzonych urlopów podwładnych. Dla urlopu rozliczonego w wypłacie pojawia się oznaczenie graficzne na kafelku oraz żółta kropka z widoku listy.

Nieobecność rozliczona w wypłacie

Informacja o zatwierdzeniu urlopu lub odrzuceniu wniosku o urlop może być wysłana mailem/SMSem do pracownika. W przypadku odrzucenia wniosku o urlop kierownik może wprowadzić uzasadnienie dla pracownika, którego treść zostanie przeniesiona do wiadomości email. Jeśli nieobecność usunie pracownik (przed jej zatwierdzeniem) to powiadomienie o tym fakcie zostanie wysłane do kierownika/zastępcy. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych/SMS został opisany w rozdziale Konfiguracja.

Nieobecności – pozostałe operacje

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można również usuwać zaplanowane nieobecności, edytować je w celu naniesienia zmian oraz wykonać wydruk Wniosku o urlop. Operacje te można wykonać pod przyciskami:

Usuń nieobecność – Umożliwia usunięcie nieobecności, w tym w zależności od uprawnień nadanych w schemacie również usunięcie przez kierownika zatwierdzonej, nierozliczonej w wypłacie nieobecności pracownika. W przypadku braku aktywnego uprawnienia Usuwanie zatwierdzonych urlopów podwładnych z poziomu aplikacji Comarch HRM można usuwać tylko nieobecności z dopiskiem (plan)” lub „e-Nieobecność”. Pozostałe nieobecności, w tym zatwierdzony urlop wypoczynkowy, mogą być usuwane tylko w bazie danych systemu ERP.

Edytuj nieobecność – zmiany mogą być wykonywane tylko w nieobecnościach z dopiskiem (plan) lub „e-Nieobecność”.

Wydrukuj wniosek o urlop – możliwy jest wydruk wniosku urlopowego dla zaznaczonych nieobecności planowanych lub zatwierdzonych Urlop wypoczynkowy lub Urlop opiekuńczy. Po wywołaniu wydruku tworzony jest plik *.pdf

Zaznacz wszystkich pracowników / zaznacz wszystkie nieobecności

Za pomocą przycisku można zaznaczyć wszystkich pracowników i dodać dla nich nieobecność. Automatycznie w otwartym formularzu nieobecności pojawią się wszystkie nazwiska zaznaczonych osób.

Aby seryjnie zatwierdzić nieobecności typu z dopiskiem (plan) należy najpierw wyszukać te nieobecności, a następnie skorzystać z przycisku Zaznacz wszystkie nieobecności i Zatwierdź wybrane nieobecności.

Grafik urlopowy daje możliwość planowania nieobecności z uwzględnieniem planów urlopowych i pozostałych absencji innych pracowników.

Dostęp do grafika urlopowego uzależniony jest od schematu uprawnień, gdzie istnieje możliwość włączenia lub wyłączenia Grafika urlopowego poprzez wybór opcji Edycja lub Brak. Dodatkowo w przypadku wybrania opcji Edycja należy wskazać, czy na grafiku mają być widoczne nieobecności wszystkich pracowników firmy (zakres Firma), czy tylko pracowników z centrum, do którego należy zalogowany Użytkownik (zakres Centrum).

Listę wyświetlanych pracowników można filtrować za pomocą dostępnych wbudowanych filtrów, których działanie uzależnione jest od opisanych powyżej uprawnień oraz od tego, czy zalogowany Użytkownik jest pracownikiem, czy kierownikiem/zastępcą kierownika:

• Wszyscy pracownicy – wyświetleni zostaną wszyscy pracownicy firmy, zarówno dla pracownika jak i dla kierownika/zastępców,
• Współpracownicy:
  • dla zalogowanego pracownika – wyświetleni zostaną inni pracownicy z centrum, do którego należy pracownik oraz kierownik/zastępcy nawet jeśli nie są oni pracownikami tego centrum,
  • dla zalogowanego kierownika/zastępcy – wyświetleni zostaną pracownicy z centrum, do którego należy Użytkownik oraz pracownicy centrów, dla których Użytkownik jest kierownikiem/zastępcą,
• Bezpośredni podwładni – filtr dostępny tylko dla kierowników/zastępców – wyświetleni zostaną tylko pracownicy centrum, w którym Użytkownik jest wskazany jako kierownik/zastępca kierownika.

Na desktopach grafik prezentowany jest w układzie miesięcznym, a na urządzeniach mobilnych w układzie 7-dniowym.

Na grafiku urlopowym oznaczane są takie zdarzenia jak:

• dzień wolny – kolor zielony,
• praca zdalna – kolor lawendowy,
• nieobecność – kolor ciemnofioletowy,
• nieobecność na część dnia – kolor jasnofioletowy z ciemnofioletowym bramowaniem,
• delegacja – kolor bordowy,
• szkolenie – kolor niebieski.

Oznaczenia kolorystyczne są wyjaśnione w legendzie znajdującej się pod grafikiem. Dla nieobecności poza fioletowym kolorem na kafelkach znajdują się oznaczenia literowe wskazujące na rodzaj nieobecności. Wyróżniane są:

• UW – urlop wypoczynkowy,
• UW(p) – urlop wypoczynkowy (plan),
• UŻ – urlop wypoczynkowy na żądanie,
• UŻ(p) – urlop wypoczynkowy na żądanie (plan),
• eN – e-nieobecność,
• UI – Zwolnienie (siła wyższa), urlop opiekuńczy kp. 173(1)
• IN – inne nieobecności.

Dla dodatkowego urlopu dla pracowników z niepełnosprawnością oraz urlopu dla pracowników młodocianych zastosowano te same oznaczenia jak dla zwykłego urlopu wypoczynkowego: Urlop wypoczynkowy – UW oraz Urlop wypoczynkowy – (plan) UW(p).

Wyjaśnienie zastosowanych oznaczeń nieobecności można podejrzeć po najechaniu na ikonę informacji znajdującą się w legendzie przy pozycji nieobecność.

Pod danymi pracowników znajduje się zestawienie z podsumowaniem liczby wszystkich pracowników z podziałem na pracujących i nieobecnych w poszczególnych dniach. Używając ikony można rozwinąć szczegóły danej grupy:

• Pracujący – wyszczególniono: obecność, praca zdalna, delegacja, szkolenie,
• Nieobecni – wyszczególniono: urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy (plan), inna nieobecność, dzień wolny.

W zależności od posiadanych uprawnień do Urlopów, na oknie grafika pojawiają się dodatkowe przyciski:

Wydrukuj grafik urlopowy – istnieje możliwość wydruku miesięcznego grafika urlopowego i nieobecności współpracowników zalogowanej osoby. Wydruk może być wykonany dla pracowników widocznych na oknie lub dla grupy osób wybranej za pomocą filtra.

Do oznaczenia nieobecności na wydruku użyto następujących skrótów:

• UW – urlop wypoczynkowy,
• UW(p) – urlop wypoczynkowy (plan),
• UŻ – urlop wypoczynkowy na żądanie,
• UŻ(p) – urlop wypoczynkowy na żądanie (plan),
• eN – e-nieobecność,
• IN – inne nieobecności.
• DL – Delegacja

– z poziomu grafika urlopowego możliwe jest zaplanowanie nieobecności:

• Urlop wypoczynkowy,
• Urlop wypoczynkowy (młodociany),
• Urlop dodatkowy (niepełnosp.),
• Urlop opiekuńczy kp. 188/godz,
• Urlop opiekuńczy kp. 188/dni,
• Urlop opiekuńczy kp. 173(1),
• Urlop okolicznościowy,
• Zwolnienie (siła wyższa)/godz,
• Zwolnienie (siła wyższa)/dni,
• e-Nieobecność,

Wybranie pojedynczego dnia powoduje podniesienie formularza z wypełnionym nazwiskiem pracownika, domyślnym rodzajem nieobecności (Urlop wypoczynkowy (plan)) oraz okresem zgodnym z zaznaczonym dniem. Rodzaj nieobecności oraz okres podlega modyfikacji. Na grafiku możliwe jest wybranie okresu nieobecności poprzez przeciągnięcie lewym przyciskiem myszy. Zaznaczone dni są obramowane niebieską ramką.

Zalogowany pracownik może wykonać zaznaczenie dni tylko w swoim wierszu. Po naciśnięciu plusa podniesie się okno dodawania urlopu planowanego z już wypełnionymi datami.

Zalogowany kierownik może wykonać zaznaczenie dni dla jednego ze swoich podwładnych pracowników. W tym momencie przestaje działać zaznaczanie w wierszach innych pracowników. Po wybraniu plusa podniesie się okno dodawania nieobecności z już wypełnionymi datami oraz nazwiskiem pracownika.

Zaznaczenie jakiegokolwiek pojedynczego dnia z zaplanowaną nieobecnością urlop wypoczynkowy powoduje automatycznie zaznaczenie całego okresu tej nieobecności. W górnym menu pojawią się wówczas przyciski:

Usuń nieobecność

Edytuj nieobecności

Wydrukuj wniosek o urlop

Zalogowany kierownik może zaznaczyć kilka planowanych nieobecności (z wyjątkiem własnej) i  wykonać operację zatwierdzania urlopów.

Dodatkowo na oknie grafika dodano możliwości filtrowania oraz wyszukania pracownika wpisując jego dane w polu Szukaj.