Zlecenie nadania przesyłki – informacje ogólne
W systemie istnieje możliwość utworzenia zlecenia:
- Na podstawie dyspozycji pochodzącej z dokumentów utworzonych w zewnętrznym systemie ERP współpracującym z aplikacją. Szczegółowe informacje na temat współpracy z innymi systemami znajdują się w poniższych artykułach:
- Comarch ERP XL: XL140 – Przesyłki kurierskie – integracja z Comarch Shipping
- Comarch ERP XT: Jak nadać przesyłkę wykorzystując usługę Comarch Shipping?
- Comarch WMS: Integracja z Comarch Shipping
- Ręcznie – utworzenie nowego zlecenia nadania przesyłki za pomocą dedykowanego przycisku Nadaj przesyłkę dostępnego bezpośrednio z listy zleceń w aplikacji (zakładka Zlecenia). Po jego wybraniu pojawi się nowe okno Zlecenie nadania przesyłki.
Formularz zlecenia nadania przesyłki zawiera następujące sekcje:
- Informacje podstawowe – prezentuje aktualny stan danego zlecenia oraz informacje zwrotne od kuriera:
- dostępne po rejestracji zlecenia nadania przesyłki w serwisie kuriera, takie jak: numer listu przewozowego, link do śledzenia przesyłki, status zlecenia
- komunikaty zwracane z serwisów kuriera, np. w przypadku niestandardowych wymiarów paczek, czy dostępności kurierów,
- Wybrany kurier – nazwa firmy kurierskiej realizującej daną przesyłkę:
- Dla zleceń tworzonych z poziomu systemu zewnętrznego jest to kurier wskazany na dokumencie, na podstawie którego tworzone jest zlecenie. Szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji systemu zintegrowanego z aplikacją.
- Dla zleceń tworzonych ręcznie Nadaj przesyłkę jest to kurier oznaczony jako domyślny w ustawieniach konfiguracyjnych aplikacji Ustawienia → Kurierzy
Do momentu nadania listu przewozowego istnieje możliwość zmiany kuriera bezpośrednio na zleceniu utworzonym w aplikacji. Po zmianie, parametry dotyczące zlecenia zostaną automatycznie zaktualizowane według ustawień szablonu wskazanego kuriera. Dla zleceń utworzonych za pośrednictwem systemów zewnętrznych zmiana kuriera jest zablokowana.
Na zleceniu znajdują się takie informacje jak:
- Wybrany szablon – prezentuje nazwę domyślnego szablonu spedycji zdefiniowanego z poziomu Ustawienia → Kurierzy → Szablony spedycji
- Dane odbiorcy – dane osobowe oraz adresowe odbiorcy, pola obligatoryjne do zarejestrowania nowego zlecenia. W przypadku tworzenia ZNP na podstawie dokumentu źródłowego, pola te zostają automatycznie uzupełnione danymi ze wskazanego dokumentu.
- Dane nabywcy – dane osobowe oraz adresowe nadawcy, domyślnie uzupełniane na podstawie informacji podanych z poziomu Ustawienia → Ogólne → Dane nadawcy
Kolejna część formularza domyślnie uzupełniana jest wartościami zdefiniowanym na szablonie spedycji wybranym na nagłówku zlecenia, z możliwością zmiany przez operatora. Ze względu na specyfikę pracy, dostępność danych pól i sekcji różni się w zależności od wybranego kuriera – szczegółowy opis poszczególnych pól można znaleźć w dedykowanym artykule dla danego spedytora.
W tej części, w zależności od wybranego na zleceniu kuriera, prezentowane są m.in. takie informacje jak:
- Szczegóły przesyłki – pozwala na określenie szczegółowych informacji dotyczących zlecenia, takich jak zawartość czy ubezpieczenie przesyłki. Pole Typ przesyłki ustawiane jest automatycznie na podstawie kraju nadawcy i odbiorcy bez możliwości zmiany.
- Paczki – sekcja umożliwiająca określenie takich informacji jak rodzaj oraz ilość paczek, ich waga oraz wymiary. Dostępne rodzaje paczek oraz możliwość nadawania więcej niż jednej paczki na zleceniu, wynikają z obsługiwanych przez aplikację usług spedytora. Waga i wymiar na nowo tworzonym zleceniu ustalane są na podstawie wartości z szablonu i jeżeli kurier udostępni taką opcję – mogą być modyfikowane na zleceniu. Oznaczenie parametru Domyślne wymiary podpowiada maksymalne wymiary dopuszczalne przez kuriera dla danego rodzaju paczki.
- Zawartość – informacje o zawartości przygotowanej paczki. Pole uzupełniane zgodnie z parametrem Zawartość przesyłki ustawionym na szablonie z możliwością dodania/ modyfikacji na ZNP lub przekazywana z systemu zewnętrznego.
- Uwagi – dodatkowe informacje o przesyłce, które mogą być przenoszone na wydruk etykiety w zależności od specyfiki kuriera (np. informacje dotyczące działania podczas nieobecności adresata czy dodatkowe wskazówki dotyczące miejsca dostarczenia przesyłki)
- MPK (miejsce powstawania kosztów) – parametr dostępny tylko dla niektórych spedytorów, wykorzystywany w niektórych firmach w procesie rozliczania paczek:
- Wartość z dokumentu źródłowego
- Stała wartość
- Usługi dodatkowe – pozwala na określenie dodatkowych informacji dotyczących odbioru przesyłki (m.in. godzin odbioru czy powiadomień sms/e-mail). Dostępność usług dodatkowych zależy od typu i rodzaju przesyłki oraz oferty danego kuriera.
Na dole każdego zlecenia udostępniona jest sekcja Historia zmian, gdzie prezentowana jest lista wykonanych operacji powiązanych z daną przesyłką wraz informacją o użytkowniku je wykonującym oraz datą ich realizacji.
Po uzupełnieniu formularza i zapisaniu zlecenia nadania przesyłki jest ono prezentowane na liście zleceń. Dostęp do szczegółów zlecenia jest możliwy poprzez kliknięcie numeru zlecenia lub przycisk dostępny na liście zleceń. Zlecenia otwierane są w trybie:
- Edycji – zlecenie będące w stanie Zapisane.
- Podglądu – zlecenia w stanach: Potwierdzone, Potwierdzone, Wysłane i Anulowane.
Potwierdzenie wysyłki dostępne jest bezpośrednio z listy zleceń (pod przyciskiem trzykropka) dla pojedynczego zlecenia w stanie Potwierdzone, Zlecone lub Wysłane.
Dalsza praca ze zgłoszeniem, tzn. rejestracja zlecenia u kuriera czy zamawianie kuriera różni się w zależności od wybranego spedytora i została opisana w artykułach opisujących pracę z poszczególnymi kurierami.
Rejestracja zostanie przerwana stosownym komunikatem, jeżeli:
- zlecenie znajduje się w niepoprawnym statusie,
- wystąpi błąd wykonania operacji po stronie aplikacji kuriera,
- niepoprawnie skonfigurowano parametry dostępu do aplikacji kuriera,
- na zleceniu nie ma uzupełnionych wymaganych pól.
