Arkusz inwentaryzacyjny w programie Comarch ERP Optima służy do rejestrowania i rozliczania różnic pomiędzy stanem rzeczywistym towarów a ich stanem zapisanym w systemie. Każda inwentaryzacja dotyczy zawsze jednego, konkretnego magazynu, który wskazuje się bezpośrednio na arkuszu – to właśnie na tym wybranym magazynie są weryfikowane stany towarowe. Aby utworzyć taki dokument, należy z bocznego menu wybrać moduł Magazyn, a następnie wskazać pozycję Inwentaryzacja. Po przejściu na listę, na górnym pasku narzędziowym wystarczy wybrać przycisk Dodaj. Otworzy się wówczas pusty formularz nowego arkusza, który po wybraniu przycisku Zapisz jest zapisywany w systemie ze statusem Wersja robocza.
- Uzupełnianie ilości rzeczywistych na arkuszu
Przed przystąpieniem do ostatecznego przeliczenia inwentaryzacji, na zatwierdzonym arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) należy wprowadzić wyniki fizycznego spisu z natury. Prace te są realizowane na zakładce [Dane podstawowe] w sekcji Pozycje.
W tej sekcji tabeli znajdują się następujące kolumny oraz funkcje:
Ilość wg spisu – pole przeznaczone do wprowadzenia rzeczywistej ilości towaru stwierdzonej podczas fizycznego liczenia. Edycja pola odbywa się bezpośrednio na liście pozycji. Wartość pola domyślnie wynosi 0 i jest edytowalna wyłącznie dla dokumentów mających status Zatwierdzony (przed rozliczeniem inwentaryzacji). Dopuszczalne wartości mieszczą się w zakresie od 0 do 999 999 999,9999.
Stan bieżący – pole tylko do odczytu, prezentujące stan ewidencyjny towaru w wybranym magazynie w momencie zatwierdzenia arkusza lub w momencie ostatniej aktualizacji stanów.
Różnica – pole wyliczane automatycznie przez system według następującego wzoru:
Różnica = Ilość wg spisu – Stan bieżący
Wartość dodatnia oznacza nadwyżkę magazynową (stan rzeczywisty jest większy niż ewidencyjny). Wartość ujemna oznacza niedobór magazynowy (stan rzeczywisty jest mniejszy niż ewidencyjny). Różnica równa 0 oznacza brak rozbieżności i taka pozycja jest pomijana podczas dokumentów PW/ RW korygujących stan magazynowy w systemie.
Przycisk Aktualizuj stan bieżący – funkcja dostępna wyłącznie dla arkuszy w stanie Zatwierdzony, przed wykonaniem inwentaryzacji. Pozwala na ponowne pobranie z systemu aktualnych stanów ewidencyjnych i przeliczenie różnic, bez modyfikowania wartości wpisanych w kolumnie Ilość wg spisu.
- Inicjacja procesu przeliczania inwentaryzacji
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i wygenerowanie dokumentów PW/ RW korygujących stan magazynowy w systemie jest realizowane poprzez opcję Wykonaj Inwentaryzację. W programie Comarch ERP Optima proces ten można wywołać na dwa sposoby:
Z poziomu formularza arkusza: Na otwartym formularzu zatwierdzonego arkusza AI należy wybrać przycisk Zapisz i oznacz jako wykonany, który znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Z poziomu listy arkuszy: Opcja ta jest dostępna na liście arkuszy inwentaryzacyjnych w module Magazyn (po przejściu do okna Inwentaryzacja). W menu kontekstowym (ikona trzech kropek) dla wybranego arkusza należy wskazać pozycję Wykonaj inwentaryzację. Opcja ta pozostaje aktywna wyłącznie dla dokumentów posiadających status Zatwierdzony z pustym statusem rozliczenia (czyli takich, dla których nie wykonano jeszcze inwentaryzacji).
Kontrola blokad i uprawnień (Weryfikacja wstępna)
Przed rozpoczęciem generowania dokumentów korygujących, system automatycznie przeprowadza weryfikację spójności danych w bazie, aby zapobiec zaburzeniu stanów magazynowych. Kontrola ta jest wykonywana i musi zakończyć się sukcesem przed rozpoczęciem właściwego procesu przeliczania:
Kontrola zakazu operatora do magazynu: Jeżeli operator posiada zakaz dostępu do magazynu wskazanego na arkuszu AI (konfigurowany na karcie magazynu na zakładce [Zakazy]), proces zostaje przerwany, a system wyświetla komunikat: Operator ma ustawiony zakaz na magazyn [symbol magazynu]. Przy operacji seryjnej taki arkusz jest pomijany, a pozostałe są procesowane.
Wykrywanie dokumentów blokujących: Program skanuje bazę danych pod kątem dokumentów dotyczących pozycji o typie „Towar” na magazynie przypisanym do arkusza AI. Do dokumentów blokujących należą:
- Dokumenty handlowe i magazynowe w buforze (np. FS, PA, FZ, RO, ZD, Korekty) oznaczona statusem roboczym (w buforze).
- Zatwierdzone dokumenty handlowe bez wygenerowanych dokumentów magazynowych (brak powiązania z WZ/PZ).
- Nieprzekształcone lub niezamknięte dokumenty rezerwacji (RO) oraz zamówień u dostawcy (ZD).
- Otwarte zlecenia serwisowe z przypisanymi partiami dostaw.
Działanie programu zależy od konfiguracji parametru Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów dostępnego w menu Firma > Magazyn > Parametry > Inwentaryzacja:
Parametr wyłączony (ustawienie domyślne): w przypadku wykrycia w bazie dokumentów blokujących proces zostaje przerwany, a dokumenty korygujące (PWAI/RWAI) nie powstają. System wyświetla wówczas okno z komunikatem o tytule “Nie można wykonać inwentaryzacji”
Parametr włączony: System wyświetla okno potwierdzające o tytule Wykonanie inwentaryzacji bez kontroli z zapytaniem: W konfiguracji włączono parametr „Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów”. Dokumenty PWAI/RWAI zostaną utworzone bezwarunkowo. Czy kontynuować wykonanie inwentaryzacji? Wybranie przycisku Tak pozwala na wymuszenie rozliczenia inwentaryzacji, natomiast przycisk Nie przerywa operację.
- Automatyczne generowanie dokumentów PWAI i RWAI
Po pomyślnym zakończeniu walidacji system wylicza różnice dla każdej pozycji i automatycznie generuje dokumenty magazynowe:
- Dokument PWAI (Przyjęcie Wewnętrzne AI) – dla nadwyżek (Różnica > 0)
Dokument ten służy do wprowadzenia do systemu nadwyżek towarowych.
Wycena: Towar jest przyjmowany na magazyn według ostatniej ceny zakupu zapisanej w kartotece dla danego zasobu.
- Dokument RWAI (Rozchód Wewnętrzny AI) – dla niedoborów (Różnica < 0)
Dokument ten jest tworzony w celu wyksięgowania niedoborów magazynowych.
Wycena: Wartość rozchodu jest automatycznie wyliczana zgodnie z metodą rozliczania magazynu (np. FIFO lub LIFO) skonfigurowaną w systemie.
Domyślnie wygenerowane dokumenty PWAI oraz RWAI są automatycznie zatwierdzane na stałe. Jeśli w konfiguracji firmy (menu Firma > Magazyn > Parametry > Inwentaryzacja) włączono parametry Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora oraz Rozchód inwentaryzacyjny do bufora, dokumenty te trafiają do bufora jako edytowalne:
Na dokumencie PWAI w buforze operator może zmienić cenę towaru (ilość jest zablokowana do edycji).
Na dokumencie RWAI w buforze operator posiadający odpowiednie uprawnienia ma możliwość ręcznego wskazania konkretnych dostaw (partii towaru) do rozchodu.
- Skutki rozliczenia inwentaryzacji
Pomyślne wykonanie procesu przeliczania inwentaryzacji niesie za sobą następujące skutki w programie Comarch ERP Optima:
Zmiana statusu: Arkusz AI pozostaje w stanie dokumentu Zatwierdzony, ale w kolumnie Status na liście otrzymuje oznaczenie Wykonano.
Blokada edycji: Dokument przechodzi w tryb tylko do odczytu. Edycja pola Ilość wg spisu oraz ponowne zamykanie są całkowicie zablokowane.
Odblokowanie obrotu: Wszystkie towary ujęte na rozliczonym arkuszu AI zostają natychmiast odblokowane w obrocie magazynowym i mogą być ponownie wskazywane na nowych dokumentach handlowo-magazynowych.
Zakładka Dokumenty: Na formularzu arkusza AI na zakładce [Dokumenty] pojawiają się odnośniki do automatycznie wygenerowanych dokumentów PWAI oraz RWAI.
Zobacz także: